MUNICIPALIDAD DE PACHALUM, QUICHÉ MANUAL DE COMPRAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. Pachalum, septiembre 2016

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1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM, QUICHÉ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Pachalum, septiembre 2016 MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 1

2 INDICE 1- ACUERDO DE APROBACION PRESENTACION OBJETIVOS DEL MANUAL CONSIDERACIONES GENERALES ALCANCE NORMAS ESTRUCTURA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE PACHALUM ASIGNACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES GLOSARIO PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE FONDO ROTATIVO FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA COMPRA BAJA CUANTIA FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRONICA FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTOS PARA COTIZACION FLUJOGRAMA PROCIDIMIENTOS PARA LICITACION FLUJOGRAMA OTRAS MODALIDADES DE CONTRATACIONES MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 2

3 MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 3

4 1. PRESENTACION El manual de Compras constituye un documento técnico que contiene en forma detallada los procesos relacionados con todas las modalidades de adquisiciones y contrataciones de las instituciones públicas las cuales son aplicables a Municipalidad de Pachalum, Quiche. Este manual es un instrumento de suma utilidad para todo el personal de la Municipalidad de Pachalum, Quiche y de consulta general ya que contiene información y procedimientos de adquisiciones y contrataciones según el Decreto del congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Tomando en cuenta todo lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado se ha elaborado este manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones, con el fin de implementar su aplicación y que este contribuya a la eficiencia, eficacia y trasparencia cumpliendo lo establecido en la Ley de Contrataciones de Estado y su reglamento. De igual manera permita cumplir y garantizar los procesos ordenados en las adquisiciones de bienes, suministros, obras y servicios requeridos por las distintas unidades de la Municipalidad de Pachalum. Contribuyendo a alcanzar las metas establecidas por esta. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 4

5 GENERAL 2. OBJETIVOS DEL MANUAL Describir las normas y procedimientos de las diferentes modalidades de adquisiciones y contrataciones que competan a la Municipalidad de Pachalum, para así lograr ordenar y realizar los procesos de adquisiciones y Contrataciones.. ESPECIFICOS a) Permitir que los procedimientos para las adquisiciones y contrataciones de la Municipalidad de Pachalum, tengan congruencia con la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. b) Facilitar la compresión de los diferentes procesos para la adquisición y contrataciones en las oficinas administrativas de la Municipalidad de Pachalum, Quiche. c) Lograr el buen funcionamiento y eficiencia de la Municipalidad de Pachalum; con normas orientadas hacia el control interno y la transparencia en las adquisiciones y Contrataciones. 3. CONSIDERACIONES GENERALES Las autoridades de la Municipalidad de Pachalum, son las responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar al personal sobre el contenido de este manual, para la correcta aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, así como la inmediata implementación del mismo. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 5

6 4. ALCANCE Los procedimientos señalados en el presente manual aplican para procesos relacionados a todas las modalidades de adquisiciones y contrataciones públicas y evaluación de ofertas de los sujetos regulados en las literales d, e y f del artículo 1 de la Ley de contrataciones del Estado. 5. NORMAS a) Es obligatoria la explicación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en los aspectos relacionados a la adquisición y contratación de bienes, suministros, obras y servicios, por lo que en ningún caso este manual es superior a dicha Ley y su reglamento. b) El área de compras de la Municipalidad de Pachalum, es la que tiene a su cargo los requerimientos directos de adquisiciones y contrataciones de la Municipalidad de Pachalum. Por lo tanto, es prohibido que otras oficinas realicen dichos requerimientos. c) El encargado de Compras de la Municipalidad de Pachalum es responsable de velar por el cumplimiento de las normas descritas en el presente manual, Ley de contrataciones del Estado y su reglamento. d) El origen de la compra está determinado por las solicitudes de pedido y por el análisis de los niveles mínimos y máximos de existencia, los consumos y el punto de reorden, lo que da como resultado el inicio del proceso de compra. e) El encargado de compras, en conjunto con el encargado de presupuesto de la Municipalidad de Pachalum, son responsables de elaborar la programación de los procesos de compras para que los mismos se realicen contratiempos. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 6

7 6. ESTRUCTURA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE PACHALUM MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 7

8 7. ASIGNACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES JEFE DE UNIDAD SOLICITANTE - Elabora solicitud para la adquisición de bienes o servicios. - Realiza informe sobre las adquisiciones que la Municipalidad realiza y que están en su competencia supervisar. - Cotiza precios para las adquisiciones que solicita en las compras de baja cuantia. ENCARGADO DE AREA DE - Recibe solicitudes respecto a las adquisiciones que las unidades de la municipalidad de Pachalum, necesitan para su funcionamiento. - Elabora los expedientes para las adquisiciones de la municipalidad de Pachalum. - Cotiza los precios para realizar las adquisiciones de la municipalidad de Pachalum. - Es el encargado de realizar las publicaciones de los gastos realizados por la municipalidad de Pachalum, para su funcionamiento en el sistema GUATE. - Realiza los procesos de adquisiciones y contrataciones de las diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del estado en el sistema GUATE. - Se encarga de que todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de la municipalidad de Pachalum, cumplan en su totalidad todo lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. - Solicita dictámenes y todos los documentos que sean necesarios para las diferentes modalidades de adquisiciones y contrataciones en el sistema de GUATE. ENCARGADO DE PRESUPUESTO - Recibe requerimientos por medio del área de compras, y revisa si existe disponibilidad financiera. - Se encarga de generar la disponibilidad presupuestaria para realizar las adquisiciones y contrataciones de la Municipalidad de Pachalum. - Es la encargada del control del fondo rotativo de la municipalidad de Pachalum. - Genera el pago a los proveedores por las adquisiciones y contrataciones que son realizadas por la municipalidad de Pachalum. AUDITOR INTERNO - Revisa expedientes para realizar las adquisiciones y contrataciones que la municipalidad de Pachalum, requiere. - Revisa bases para las diferentes modalidades de adquisiciones y contrataciones las cuales se realizan por medio del sistema GUATE. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 8

9 - Corrige y da observaciones a expedientes y bases para las adquisiciones y contrataciones que se realizan. DIRECTOR AFIM - Es el encargado de imprimir los cheques luego de completar los expedientes. - Traslada los cheques a la alcaldía Municipal para que sean firmados por el Alcalde Municipal. - Es el encargado de entregar los cheques a los proveedores. SECRETARÍA - Se encarga de trasladar las solicitudes, expedientes de adquisiciones y contrataciones a alcaldía para su aprobación. - Notifica a los miembros de la junta de calificación respecto a los procesos de adquisiciones y contrataciones que la municipalidad realiza y les competa participar. - Realiza resoluciones de aprobación de bases, aprobación de adjudicación, aprobación de solicitudes. - Realiza actas de negociación o contratos administrativos para las adquisiciones y contrataciones que realiza la Municipalidad de Pachalum. PROVEEDOR - Al existir un evento en GUATE de la municipalidad de Pachalum, puede ofertas si cumple con todo lo requerido en las bases y especificaciones del concurso. - Si es adjudicado asume el compromiso de cumplir con todas las clausulas contractuales establecidas por la municipalidad de Pachalum. - Entregar a su totalidad y entera satisfacción los bienes o servicios que oferte, garantizando calidad y cumplimiento de todo lo establecido en las bases y en el contrato administrativo. SUPERVISOR - Supervisar los trabajos realizados por le empresa adjudicada, para dar certeza a la municipalidad de Pachalum, que se está cumpliendo con lo acordado. - Enviar informe mensual de los trabajos realizados estos deben estar descritos e incluir fotografías de los avances físicos del proyecto. - Debe informar al concluir los trabajos realizados por la empresa adjudicada, que se ha concluido en su totalidad, para así poder realizar la recepción y liquidar el proyecto. JUNTA DE CALIFICACION - Esta es nombrada por el consejo municipal y puede estar formada por 6 personas en caso de cotización y 10 en caso de licitación. - Se encarga de recibir y dar apertura a las plicas que lo oferentes presentan luego de ser publicado un evento en el sistema GUATE. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 9

10 - Analizan, evalúan y dan una propuesta de adjudicación a un proveedor luego de haber recibido las ofertas. ALCALDE MUNICIPAL - Es el encargado de autorizar las solicitudes de gastos los cuales se realizaran por la Municipalidad de Pachalum. - Como representante legal de la Municipalidad de Pachalum, por tal razón es el encargado de firmar actas de negociación o contratos que correspondan según las modalidades de adquisiciones o contrataciones de la municipalidad de Pachalum. - Es el encargado de autorizar las adquisiciones y contrataciones realizadas por la municipalidad cuando estas no excedan de los Q.90, , bajo las modalidades que la ley de contrataciones del estado establece. CONCEJO MUNICIPAL - Como máxima autoridad de la municipalidad de Pachalum, es el encargado de autorizar todas las adquisiciones y contrataciones las cuales excedan de los Q. 90, Es el encargado de aprobar todo lo actuado por la junta de cotización y licitación para la adquisición y contratación de bienes o servicios requeridos por la municipalidad de Pachalum. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 10

11 8. GLOSARIO a) ADJUDICACION: Es el acto judicial que consiste en la atribución de una cosa (mueble o inmueble) a una persona a través de una subasta, licitación o partición hereditaria. b) PLICA: Sobre cerrado en que se reserva algún documento que no debe publicarse hasta fecha u ocasión determinada. c) DICTAMEN TECNICO: Se trata de una exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a una cuestión o un asunto, o a lo que conviene hacer del mismo. d) OPINION JURIDICA: Es una publicación de la Facultad de Derecho, se caracteriza por publicar artículos resultados de investigación que se encuentren en el área del derecho y disciplinas afines. e) NOG: Numero de Operación en GUATE. f) NPG: Numero de Publicación en GUATE. g) GUATE Es el nombre asignado al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. GUATE es un mercado electrónico, operado a través de Internet. Inicialmente GUATE se enfocó en brindar mayor transparencia a las compras públicas y por ello su lema fue "Todo a la vista de todos" h) COTIZACION Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). i) LICITACION: Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o un servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores condiciones. j) REQUISICION: MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 11

12 Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. k) CONCURSO: Es una reunión planificada y organizada de actores de capacidad potencial mínima necesaria para el logro de determinados objetivos dentro de un servicio, tarea, función o acción, con el objeto de ser sometidos a una selección específica que suele realizar una institución colegiada denominada jurado; habitualmente bajo la forma de ordenación en función de sus méritos y capacidades, que demuestran mediante pruebas, por un baremo que puntúa su currículo o por sistemas mixtos. l) CONTRACTUAL: Procedente del contrato o derivado de él. m) OFERENTE: Es un término que aunque no presenta un uso cotidiano en nuestro idioma, es el que sí o sí usamos cuando se quiere indicar a aquel individuo que despliega la acción de ofrecer algo. n) BAJA CUANTIA: Se tramita y resuelve por normas de procedimiento menos complicadas y de modo más breve que el juicio típico; pero con un mínimo suficiente de garantías probatorias y para los alegatos y el fallo. o) PROVEEDOR: Es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. p) CONTRATO: Es un acuerdo legal manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 12

13 9. PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE FONDO ROTATIVO MUNICIPALIDAD DE PACHALUM. DEFINICION: Este procedimiento contiene los pasos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento la Municipalidad de Pachalum, por medio del fondo rotativo tomando en cuenta que los montos no sobrepasen lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. OBJETIVO: Definir las normas y procedimientos que deben realizarse para la adquisición o contratación de bienes o servicios por medio del fondo rotativo. de acuerdo a lo establecido por la ley de contrataciones del estado y su reglamento. NORMAS: - La compras por medio del fondo rotativo, consiste en la adquisición directa de bienes, suministros, obra y servicios, exceptuando los requerimientos que según lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado, la adquisición deba realizarse bajo otra modalidad. - La compra por medio del fondo rotativo se utilizara únicamente para las adquisiciones y contrataciones cuyo monto no sobre pase los Mil Quetzales Exactos (Q.1, ). - La compra por medio del fondo rotativo se realizara bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición. - Esta modalidad se utilizara únicamente para realizar las compras recurrentes y mantenimiento que se contemplen como de urgencia para las unidades de la municipalidad de Pachalum. BASE LEGAL - Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Acuerdo Ministerial No Paso No UNIDAD SOLICITANTE DESCRIPCIÓN 1 JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE 2 AREA DE a) Elabora solicitud de pedido de bien o servicio que cumpla con las características necesarias de acuerdo a la necesidad, calidad, precio, establece la justificación de la compra, de forma detallada. b) Traslada al área de Compras de la Municipalidad. a) Recibe la solicitud de compra de la Unidad Solicitante. b) Revisa los requerimientos y la Justificación de la compra. c) Traslada la Solicitud a presupuesto verificar si cuenta con fondos disponibles del MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 13

14 fondo rotativo. 3 ENCARGADO DE PRESUPUESTO a) Recibe solicitud y verifica si cuenta con fondos disponibles del fondo rotativo, si cuenta traslada a alcaldía para la aprobación. 4 ALCALDIA a) Firma solicitud para autorizar la adquisición de insumos, bienes o servicios y traslada al área de compras, para que gestione la compra 5 AREA DE a) Solicita al proveedor la entrega del bien o servicio y la factura correspondiente. b) Escanea la factura y solicitud para posteriormente publicarla en el sistema de GUATE. c) Traslada factura y solicitud autorizada a la tesorería para que realice el pago de los fondos del fondo rotativo. 6 TESORERIA a) Realiza el pago de los fondos del fondo rotativo al proveedor. b) Entrega el bien bajo conocimiento a la unidad solicitante. 7 UNIDAD SOLICITANTE a) Si lo solicitado se trata de un servicio, el encargado de la unidad solicitante debe emitir un oficio referido al alcalde Municipal, indicando que recibe el servicio a entera satisfacción. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 14

15 10. FLUJOGRAMA COMPRA DE FONDO ROTATIVO AREA DE UNIDAD SOLICITANTE ALCALDIA MUNICIPAL EMPRESA O PROVEEDOR TESORERIA CONTABILIDAD PRESUPUESTO INICIO RECIBE SOLICITUD PARA LA COMPRA ELABORA SOLICITUD PARA LA COMPRA REVISA LOS REQUERIMIENTOS Y JUSTIFICACION DE LA COMPRA TRASLADA LA SOLICITUD A PRESUPUESTO PARA SU VERIFICAR SI CUENTA CON DISPONIBILIDAD DEL FONDO ROTARIVO. SOLICITA AL PROVEEDOR LA ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO Y FACTURA FIRMA REQUISICION Y TRASLADA A PARA ADQUIRIR EL BIEN O SERVICIO VERIFICA SI CUENTA CON DISPONIBILIDAD DE FONDO ROTATIVO INTERNO, SI CUENTA TRASLADA A ALCALDIA PARA SU APROBACION RECIBE FACTURA ORIGINAL, ESCANEA FACTURA Y SOLICITUD PARA POSTERIORMENTE PUBLICARLO EN GUATE, Y TRASLADA A TESORERIA PARA QUE REALICE EL PAGO SI ES UN SERVICIO DEBE EMITIR UN OFICIO DIRIGIDO AL ALCALDE MUNICIPAL POR EL SERVICIO RECIBIDO ENTREGA EL BIEN O SERVICIO JUNTO CON LA FACTURA ORIGINAL REALIZA EL PAGO AL PROVEEDOR Y ENTREGA EL BIEN BAJO CONOCIMIENTO A LA UNIDAD SOLICITANTE FIN MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 15

16 11. PROCEDIMIENTO PARA COMPRA BAJA CUANTIA MUNICIPALIDAD DE PACHALUM. DEFINICION: Este procedimiento contiene los pasos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento la Municipalidad de Pachalum, por medio de baja cuantía tomando en cuenta que los montos no sobrepasen lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. OBJETIVO: Definir las normas y procedimientos que deben realizarse para la adquisición o contratación de bienes o servicios por medio del proceso de baja cuantía de acuerdo a lo establecido por la ley de contrataciones del estado y su reglamento. NORMAS: - La modalidad de compra de baja cuantía, consiste en la adquisición directa de bienes, suministros, obra y servicios, exceptuando los requerimientos que según lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado, la adquisición deba realizarse bajo otra modalidad. - La compra de baja cuantía se utilizara únicamente para las adquisiciones y contrataciones por un monto hasta Diez Mil Quetzales Exactos (Q.10, ). - La compra de baja cuantía se realizara bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición. - En este tipo de modalidad será necesario contar por lo menos con dos cotizaciones. BASE LEGAL: - Art. 43, literal a del Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. - Art. 26, acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado. Paso No UNIDAD SOLICITANTE DESCRIPCIÓN 1 JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE c) Elabora solicitud de pedido de bien o servicio que cumpla con las características necesarias de acuerdo a la necesidad, calidad, precio, establece la justificación de la compra, de forma detallada. d) Solicita cotizaciones del bien o servicio que cumpla con las características necesarias de acuerdo a la necesidad, calidad y precio del bien o servicio. e) Traslada al área de Compras de la Municipalidad. 2 AREA DE b) Recibe la solicitud de compra y cotizaciones de la Unidad Solicitante. c) Revisa los requerimientos y la Justificación de la compra. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 16

17 3 ENCARGADO DE PRESUPUESTO 4 ALCALDIA 5 AREA DE 6 UNIDAD SOLICITANTE 7 AREA DE 8 AUDITORIA 9 AREA DE d) Traslada la Solicitud al encargado de presupuesto. a) Verifica la disponibilidad presupuestaria, que está autorizada para ejecutar dentro del Cuatrimestre. b) Si está autorizado firma y traslada a la Alcaldía, para su aprobación. c) Si no existe disponibilidad presupuestaria informa a alcaldía para que tramite la disponibilidad. b) Firma requisición para la adquisición de insumos, bienes o servicios y traslada al área de compras, para que gestione la compra o archive el expediente, si no existiera disponibilidad Presupuestaria. c) Si no existe disponibilidad presupuestaria, solicita al Concejo Municipal la autorización de la modificación presupuestaria para realizar la adquisición e informa a presupuesto de la asignación de la disponibilidad presupuestaria para tramitar la adquisición de los bienes o servicios requeridos por la unidad solicitante. c) Solicita al proveedor la entrega del bien o servicio y la factura correspondiente. d) Si lo adquirido es activo fijo o material debe darse ingreso a almacén o bodega según corresponda al tipo de bien. b) Si lo solicitado se trata de un servicio, el encargado de la unidad solicitante debe emitir un oficio referido al alcalde Municipal, indicando que recibe el servicio a entera satisfacción. a) Recibe la factura original, si es factura cambiaria debe solicitar recibo de caja, el ingreso a almacén o bodega, inventario u hoja de servicio realizado y traslada el expediente a contabilidad para el visto bueno de la adquisición. a) Recibe el expediente, revisa que la documentación llene los requisitos de Ley de IVA, ISR y Ley de Contrataciones de Estado y su Reglamento, traslada el Expediente al área de Compras. a) Recibe expediente, escanea factura, solicitud de compra, orden de compra, documentos de ingreso a almacén o inventario para posteriormente publicarlos el sistema de GUATE. b) Traslada el expediente a Tesorería para tramitar el Cheque para pagar al Proveedor. 10 TESORERIA a) Elabora el Cheque para pagar al proveedor. b) Entrega el cheque de pago por el bien o servicio adquirido. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 17

18 12. FLUJOGRAMA COMPRA DE BAJA CUANTIA AREA DE UNIDAD SOLICITANTE ALCALDIA MUNICIPAL EMPRESA O PROVEEDOR TESORERIA AUDITORIA PRESUPUESTO INICIO RECIBE SOLICITUD Y COTIZACIONES PARA LA COMPRA ELABORA SOLICITUD PARA LA COMPRA Y TRASLADA JUNTO CON COTIZACIONES REVISA LOS REQUERIMIENTOS Y JUSTIFICACION DE LA COMPRA TRASLADA LA REQUISICION AL ENCARGADO DE PRESUPUESTO VERIFICA DISPONIBILIDAD FINANCIERA ARCHIVA EL EXPEDIENTE FIRMA REQUISICION Y TRASLADA A PARA ARCHIVAR EL EXPEDIENTE SI NO EXISTE INFORMA A ALCALDIA PARA QUE TRAMITE LA DISPONIBILIAD SOLICITA AL CONCEJO MUNICIPAL LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO INFORMA A PRESUPUESTO LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO REGISTRA EL SISTEMA LA DISPONIBILIDAD ASIGNADA MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 18

19 SOLICITA AL PROVEEDOR LA ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO Y FACTURA SI LO ADQUIRIDO ES ACTIVO FIJO O MATERIAL SE DA INGRESO A ALMACEN O BODEGA SEGÚN SEA EL CASO RECIBE FACTURA ORIGINAL Y DOCUMENTACION INTERNA TRASLADA A AUDITORIA PARA REVISION SI ES UN SERVICIO DEBE EMITIR UN OFICIO DIRIGIDO AL ALCALDE MUNICIPAL POR EL SERVICIO RECIBIDO FIRMA REQUISICION Y TRASLADA A PARA ADQUIRIR EL BIEN O SERVICIO ENTREGA EL BIEN O SERVICIO JUNTO CON SOLICITUD DE PAGO Y LA FACTURA ORIGINAL SI EXISTE DISPONIBILIDAD TRASLADA A ALCALDIA PARA SU APROBACION RECIBE EXPEDIENTE DA SU VISTO BUENO PARA LA ADQUISICION RECIBE EXPEDIENTE REVISADO PARA ESCANEAR DOCUMENTACION PARA POSTERIORMENTE PUBLICARLA EN GUATE Y TRASLADA EXPEDIENTE A TESORERIA PARA TRAMITAR EL PAGO TRASLADA A EL EXPEDIENTE REVISADO ELABORA CHEQUE PARA PAGAR AL PROVEEDOR Y ENTREGA EL CHEQUE POR EL BIEN O SERVICIO ENTREGADO FIN MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 19

20 13. PROCEDIMIENTO PARA LAS Y CONTRATACIONES POR EL REGIMEN DE COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRONICA DEFINICION: Este procedimiento contiene los pasos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento la Municipalidad de Pachalum, por medio de compra directa con oferta electrónica tomando en cuenta que los montos no sobrepasen lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. OBJETIVO: Definir las normas y procedimientos que deben realizarse para la adquisición o contratación de bienes o servicios por medio del proceso de compra directa con oferta electrónica de acuerdo a lo establecido por la ley de contrataciones del estado y su reglamento. NORMAS: - La compra directa con oferta electrónica se utilizara únicamente para las adquisiciones y contrataciones por un monto mayor de Diez Mil Quetzales Exactos (Q.10, ) y que no supere no Noventa Mil Quetzales Exactos. (Q. 90,000.00). - La compra directa con oferta electrónica se realizara bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición. - En este tipo de modalidad se realizara una oferta electrónica en el sistema GUATE. BASE LEGAL: - Art. 43, literal b del Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. - Art. 27, acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado. Paso No UNIDAD SOLICITANTE DESCRIPCIÓN 1 JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE 2 AREA DE a) Elabora solicitud de pedido de bien o servicio, establece la justificación de la compra, descripción, especificaciones, que formaran parte de las bases de la contratación. b) Previo a dar inicio al proceso de compra directa con oferta electrónica la adquisición deberá estar incluida en el Plan anual de Compras del año en curso. c) Traslada al área de Compras de la Municipalidad. a) Recibe la solicitud de compra, revisa los requerimientos y la Justificación de la compra. b) Traslada la Solicitud al encargado de presupuesto. a) Verifica la disponibilidad presupuestaria, que está autorizada para ejecutar dentro del Cuatrimestre. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 20

21 3 ENCARGADO DE PRESUPUESTO b) Verifica que haya disponibilidad presupuestaria y anota la partida presupuestaria correspondiente y renglón del gasto, solicita trasferencia a la alcaldía y traslada para su aprobación. c) Si no existe disponibilidad presupuestaria informa a alcaldía para que tramite la disponibilidad. 4 ALCALDIA a) Firma requisición para la adquisición de insumos, bienes o servicios y traslada al área de compras, para que proceda a realizar las bases para la adquisición por medio de compra directa con oferta electrónica. 5 AREA DE 6 ALCALDIA 7 AREA DE a) Verifica que los bienes o servicios solicitados estén incluidos en el Plan Anual de Compras. b) Si no está incluido, elabora la justificación de la compra, actualiza el Plan Anual de Compras y traslada a la alcaldía para su aprobación. c) Si está contemplado continúa con el proceso. a) Solicita al concejo Municipal la aprobación de la modificación presupuestaria y al Plan Anual de Compras. b) Informa al encargado de presupuesto la aprobación del concejo municipal de la modificación presupuestaria y al área de compras de la aprobación de la modificación del Plan Anual de Compras. a) Elabora las bases de Compra Directa Con Oferta Electrónica donde incluya las especificaciones y características de lo requerido, documentos que debe incluir, criterios de calificación y todo lo que sea preciso para la adquisición. b) Creado el evento se publican los documentos sobre este, bases del proyecto, invitación a ofertar, modelo de la oferta en GUATE, estos deben permanecer por un plazo mínimo de un día hábil para que los interesados puedan realizar sus ofertas. c) Al finalizar el tiempo para la recepción de la ofertas, procede a imprimir la documentación para evaluar si los proveedores cumplen con los requisitos establecidos en la bases. d) Publica un oficio de recepción de las ofertas en GUATE e) Si no hubiesen ofertas se dará una prórroga de un día hábil para recibir ofertas, si al finalizar la prorroga no hubiesen ofertas se realizara la compra directamente con el proveedor que se crea conveniente para los intereses de la municipalidad. f) Se adjudica al proveedor que sea más conveniente a los intereses de la municipalidad, que cumpla con todo lo requerido en las bases de la contratación y Se traslada todos los documentos de las ofertas a la alcaldía para que sean evaluadas y se realice un acuerdo de alcaldía donde se aprueba la adjudicación. 8 ALCALDIA a) Emite u acuerdo de alcaldía donde se aprueba la adjudicación y se traslada al área de compras para que este sea publicado en GUATE. AREA DE a) Publica en GUATE el acuerdo de adjudicación. b) Traslada el expediente a Secretaria para que realice contrato o se omita según art. 50 MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 21

22 9 de la Ley de Contrataciones del Estado, haciéndose constar en acta todos los por menores de la negociación, agregando las constancias del caso respectivo. 10 SECRETARIA a) Elabora contrato o acta de por menores cuando el monto no exceda a las Cien Mil Quetzales (Q. 100,000.00) según art. 50 de la ley de contrataciones del Estado, suscrita por el alcalde y el representante legal o propietario de la empresa adjudicada, en el cual sus cláusulas incluirán, el plazo de ejecución y las condiciones para ampliar el mismo, especificaciones contractuales de adquisición del bien o servicio objeto del contrato, precio, destino, procedimientos que se utilizaran en caso de incumplimiento o desacuerdos de cualquier tipo por parte del proveedor y contratante, garantías que consideren necesarias para el cumplimiento del contrato, calidad del bien u otros que considere y las causas para hacer uso de las mismas, forma en que se realizar el pago del proyecto, procedimientos para recepción del proyecto, así como liquidación del mismo y toda información que considere necesaria y no vulnerable a los intereses del estado b) Traslada al área de compras el expediente para que se publique el acta o contrato en GUATE. 11 AREA DE 12 UNIDAD SOLICITANTE 13 AREA DE a) Publica en el sistema GUATE el acta de por menores de la negociación. b) Solicita al proveedor la entrega del bien o servicio y la factura. c) Si lo adquirido es Activo Fijo o Material, da ingreso a Almacén o bodega según sea el caso. a) Si lo solicitado se trata de un servicio, el encargado de la unidad solicitante debe emitir un oficio referido al alcalde Municipal, indicando que recibe el servicio a entera satisfacción. a) Recibe la factura original, si es factura cambiaria debe solicitar recibo de caja, el ingreso a almacén o bodega, inventario u hoja de servicio realizado y traslada el expediente a contabilidad para el visto bueno de la adquisición. 14 AUDITORIA a) Recibe el expediente, revisa que la documentación llene los requisitos de Ley y traslada el Expediente a Compras. 15 AREA DE a) Recibe expediente, escanea factura, solicitud de compra, orden de compra, documentos de ingreso a almacén o inventario y si se emitió contrato, posteriormente publicarlo en GUATE. b) Traslada el expediente a Tesorería para tramitar el pago de Cheque para pagar al Proveedor. 16 TESORERIA c) Elabora el Cheque para pagar al proveedor. d) Entrega el cheque de pago por el bien o servicio adquirido. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 22

23 14. FLUJOGRAMA COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRONICA AREA DE UNIDAD SOLICITANTE ALCALDIA SECRETARIA EMPRESA O PROVEEDOR TESORERIA AUDITORIA PRESUPUESTO MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 23

24 INICIO RECIBE SOLICITUDPARA LA COMPRA ELABORA SOLICITUD PARA LA COMPRA TRASLADA LA SOLICITUD AL ENCARGADO DE PRESUPUESTO Y VERIFICA QUE LOS BIENES ESTEN INCLUIDOS EN EL PLAN ANUALDE SI NO ESTA INCLUIDO ELABORA JUSTIFICACION DE LA COMPRA Y TRASLADA A ALCALDIA PARA LA AUTORIZACION RECIBE NOTIFICACIONES Y FIRMA REQUISICION SOLICITA AL CONCEJO MUNICIPAL LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO Y MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE VERIFICA DISPONIBILIDAD FINANCIERA SI NO EXISTE INFORMA A ALCALDIA PARA QUE TRAMITE LA DISPONIBILIAD ACTUALIZA EL PLAN ANUAL DE INFORMA A PRESUPUESTO LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO Y A APROBACION DE LA MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE REGISTRA EL SISTEMA LA DISPONIBILIDAD ASIGNADA MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 24

25 CONTINÚA CON EL PROCESO DE COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRONICA FIRMA REQUISICION Y TRASLADA A PARA ADQUIRIR EL BIEN O SERVICIO SI EXISTE DISPONIBILIDAD TRASLADA A ALCALDIA PARA SU APROBACION ELABORA LAS BASES DE COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRONICA CREADO EL EVENTO PUBLICA LAS BASES POR UN PLAZO MINIMO DE UN DIA HABIL REPONDE COMENTARIOS A LAS BASES SI LAS HUBIERA SI NO HUBIESEN OFERTAS DEBERA PRORROGAR EL PLAZO RECIBE LAS OFERTAS E IMPRIME LA DOCUMENTACION ADJUDICA AL PROVEEDOR QUE PRESENTE LA MEJOR OFERTA Y TRASLADA A ALCALDIA PARA LA APROBACION DE LA ADJUDICACION EMITE EL ACUERDO DE ADJUDICACION Y TRASLADA A MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 25

26 PUBLICA EN GUATE LA ADJUDICACION TRASLADA EL EXPEDIENTE A SECRETARIA PARA REALIZAR EL CONTRATO O ACTA DE POR MENORES PUBLICA EL ACTA O CONTRATO EN GUATE FIRMA REQUISICION Y TRASLADA A PARA ADQUIRIR EL BIEN O SERVICIO ELABORA EL CONTRATO O ACTA DE POR MENORES Y TRASLADA A PARA SU PUBLICACION SI EXISTE DISPONIBILIDAD TRASLADA A ALCALDIA PARA SU APROBACION SOLICITA AL PROVEEDOR LA ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO Y LA FACTURA ENTREGA EL BIEN O SERVICIO JUNTO CON LA FACTURA ORIGINAL SI LO ADQUIRIDO ES ACTIVO FIJO O MATERIAL DEBERA INGRESAR A ALMACEN O BODEGA SEGÚN RECIBE FACTURA ORIGINAL Y REMITE EL EXPEDIENTE A CONTABILIDAD RECIBE EXPEDIENTE, ESCANEA, FACTURA, ORDEN DE COMPRA PARA POSTERIORMENTE PUBLICARLO EN GUATE SI ES UN SERVICIO DEBERA EMITIR UN OFICIO INDICANDO QUE RECIBE EL SERVICIO A SATISFACCION RECIBE EXPEDIENTE REVISA LA DOCUMENTACION DA VISTO BUENO Y TRASLADA A MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 26

27 TRASLADA EL EXPEDIENTE A TESORERIA PARA REALIZAR EL PAGO AL PROVEEDOR ELABORA CHEQUE PARA PAGAR AL PROVEEDOR ENTREGA CHEQUE DE PACO AL PROVEEDOR FIN MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 27

28 15. PROCEDIMIENTO PARA LAS Y CONTRATACIONES POR EL REGIMEN DE COTIZACION DEFINICION: Este procedimiento contiene los pasos necesarios para ejecutar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento la Municipalidad de Pachalum, por medio de cotización tomando en cuenta que los montos no sobrepasen lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. OBJETIVO: Definir las normas y procedimientos que deben realizarse para la adquisición o contratación de bienes o servicios por medio del proceso de cotización de acuerdo a lo establecido por la ley de contrataciones del estado y su reglamento. NORMAS: - La cotización se utilizara únicamente para las adquisiciones y contrataciones por un monto mayor de Noventa Mil Quetzales Exactos (Q.90, ) y que no supere no Novecientos Mil Quetzales Exactos. (Q. 900,000.00). - La cotización se realizara bajo la responsabilidad de la máxima autoridad Municipal. - En este tipo de modalidad se realizara una física en el lugar, fecha y hora establecidos. - Para la recepción de estas ofertas la autoridad superior nombrara una junta de Cotización conformada de 6 personas, 3 titulares y 3 suplentes. BASE LEGAL: - Art. 38 al 42 del Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. - Art. 10, acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado. Paso No UNIDAD SOLICITANTE DESCRIPCIÓN 1 JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE 2 AREA DE 3 ENCARGADO DE PRESUPUESTO a) Elabora solicitud de pedido de bien o servicio, establece la justificación de la compra, descripción, especificaciones, que formaran parte de las bases de la contratación. b) Previo a dar inicio al proceso de cotización la adquisición deberá estar incluida en el Plan anual de Compras del año en curso. c) Traslada al área de Compras de la Municipalidad. a) Recibe la solicitud de compra, revisa los requerimientos y la Justificación de la compra. b) Traslada la Solicitud al encargado de presupuesto. a) Verifica la disponibilidad presupuestaria, que está autorizada para ejecutar dentro del Cuatrimestre. b) Verifica que haya disponibilidad presupuestaria y anota la partida presupuestaria correspondiente y renglón del gasto, solicita trasferencia a la alcaldía y traslada para su aprobación. c) Si no existe disponibilidad presupuestaria informa a alcaldía para que tramite la MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 28

29 disponibilidad. NOTA: Se pueden solicitar ofertas aun si no se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los pagos, para la adjudicación definitiva se requiere la existencia de partida presupuestaria. 4 ALCALDIA a) Firma requisición para la adquisición de insumos, bienes o servicios y traslada al área de compras, para que proceda a realizar el proyecto de bases para la adquisición por medio del evento de cotización. 5 AREA DE 6 ALCALDIA 7 AREA DE 8 AUDITORIA 9 AREA DE 10 ALCALDIA a) Verifica que los bienes o servicios solicitados estén incluidos en el Plan Anual de Compras. b) Si no está incluido, elabora la justificación de la compra, actualiza el Plan Anual de Compras y traslada a la alcaldía para su aprobación. c) Si está contemplado continúa con el proceso. a) Solicita al concejo Municipal la aprobación de la modificación presupuestaria y al Plan Anual de Compras. b) Informa al encargado de presupuesto la aprobación del concejo municipal de la modificación presupuestaria y al área de compras de la aprobación de la modificación del Plan Anual de Compras. a) Elabora el proyecto de bases para el evento de cotización donde incluya como mínimo: las especificaciones y características de lo requerido, documentos que debe incluir, criterios de calificación, las fianzas correspondientes según corresponda al tipo de proyecto y todo lo que sea preciso para la adquisición y los anexos que la ley establece que hay que publicar y traslada a auditoría interna para revisión. a) Recibe proyecto de bases para el evento, y revisa que cumpla con todo lo establecido en la ley de contracciones del estado y su reglamento realiza correcciones u observaciones y traslada a compras para que realice las correcciones si estas fueran necesarias. a) Recibe proyecto de bases ya revisado y realiza las correcciones que sean necesarias. b) Creado el evento se publica sobre este, el proyecto de bases, este debe permanecer por un plazo mínimo de un 3 días hábiles para que estas sean analizadas y evaluadas, si hubieren preguntas se deben contestar en un plazo no mayor de 3 días. c) Al finalizar el tiempo determinado para la evaluación de este, notifica a alcaldía para que el alcalde junto con el concejo municipal, aprueban las bases definitivas del proyecto y se de seguimiento al proceso correspondiente, debe solicitar dictamen técnico favorable luego de publicadas las bases, y dictamen jurídico se debe solicitar luego de recibir el dictamen. a) Recibe notificación junto con copia del las bases definitivas las cuales serán analizadas por el concejo municipal, para su aprobación y así continuar con el proceso correspondiente. b) Se traslada al área de compras la certificación del punto de acta de concejo donde se MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 29

30 aprueban las bases, para que continúe con el proceso. 11 AREA DE a) Al recibir la aprobación de las bases definitivas, y contar con todos los documentos para el proceso, traslada a auditoria para revisión. 12 AUDITORIA a) Recibe todos los documentos para el evento, y revisa que cumpla con todo lo establecido en la ley de contracciones del estado y su reglamento realiza correcciones u observaciones y traslada a compras para que realice las correcciones si estas fueran necesarias. 13 AREA DE a) Publica todos los documentos correspondientes sobre el evento del proyecto, incluyendo solicitud o requerimiento de bien, invitación a ofertas, bases definitivas del concurso, modelo de la oferta, cuadros de criterio de calificación, proyecto de contrato, diseño y planos si los hubiera, dictamen técnico, opinión jurídica, resolución de aprobación de las bases y de mas documentos que el sistema requiera dependiente de la clase de proyecto. b) Al estar publicado notifica a Secretaría, para que se informe a los integrantes de la junta de cotización respecto al lugar, fecha y hora para la recepción de las ofertas, junto con una copia de las bases definitivas para cada miembro. 10 SECRETARIA a) Notifica y traslada copia de las bases de cotización a los integrantes de la Junta de cotización, la cual fue nombrada por el concejo municipal y está integrada por 3 personas titulares y 3 suplentes, las cuales ocupan los cargos de presidente, secretaria y vocal. 11 JUNTA DE COTIZACION a) En el lugar, fecha y hora según lo establecido en las bases definitivas del evento, procede a recibir las plicas de los oferentes para el proyecto, después de trascurridos 30 minutos de la hora establecida se cierran ofertas y no se reciben más ofertas. b) Al finalizar el tiempo determinado por la ley Elaboran acta de recepción de ofertas, donde se describe todo lo actuado por la junta y Traslada al área de compras para realizar la publicación sobre el concurso. c) Si no hubieran ofertas se notifica a alcaldía para que autorice dar una prorroga no menor a 8 días hábiles según la ley de contrataciones del estado. Art. 32 y 39. Si aun así no se presentan ofertas se declara el evento como desierto por medio de una resolución y se publica en GUATE, la autoridad administrativa mayor queda facultada para realizar la compra de forma directa por ausencia de ofertas. d) Si a la convocatoria se presentara un solo oferente, la junta de cotización pude adjudicar a este, siempre y cuando satisfaga los requerimientos exigidos en las bases y sea conveniente a los intereses de la institución, en caso contrario la junta puede abstenerse de adjudicar. e) En un tiempo no mayor a los 5 días hábiles los miembros de la junta deben reunirse para analizar las plicas, contemplando que cumplan con todo lo establecido en las bases de cotización, analicen las especificaciones técnicas de la oferta y establezcan una ponderación para cada criterio de calificación, dejando fe de todo lo actuado y MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 30

31 estableciendo que proveedor recomiendan para la adjudicación en un acta. f) Si hubiera un empate en la puntuación obtenido por una o más empresas, se convocaran por medio de GUATE a los oferentes bajo el NOG correspondiente, en el lugar y fecha establecida por la junta y se realiza un sorteo y se adjudicara al oferente que resulte ganador. Si no se presentaran los oferentes se realizara el sorteo en ausencia de los convocados y se adjudicara al oferente ganador, y se realizara un acta de desempate. g) Al concluir con este procedimiento trasladan el expediente completo y documentos de todo lo actuado por la junta a la alcaldía para que el concejo municipal analice, evalué y apruebe la adjudicación definitiva para el proyecto. 12 ALCALDIA 13 AREA DE 14 SECRETARIA 15 AREA DE a) El alcalde municipal junto con el concejo municipal analizan, evalúan y aprueban todo lo actuado por la junta de cotización, y se elabora un acuerdo municipal donde se aprueba realizar la adjudicación definitiva al proveedor para la realización del proyecto. b) Traslada el acuerdo de aprobación de adjudicación, datos de fianzas de sostenimiento y criterios de calificación al área de compras para la publicación de la adjudicación en GUATE, a presupuesto para que genere la disponibilidad presupuestaria para la realización del proyecto, a secretaria para elaborar el contrato y a las unidades que corresponda para continuar con el proceso. a) Publica en GUATE el acuerdo de adjudicación definitiva, criterios de calificación montos de las fianzas y finaliza el concurso. a) Elabora el acta de por menores de la negociación cuando el monto no exceda a los Q. 100, según art. 50 de la Ley de Contrataciones del Estado o contrato administrativo en el cual sus clausulas incluirán, el plazo de ejecución y las condiciones para ampliar el mismo, especificaciones contractuales de adquisición del bien o servicio objeto del contrato, precio, destino, procedimientos que se utilizaran en caso de incumplimiento o desacuerdos de cualquier tipo por parte del proveedor y contratante, garantías que consideren necesarias para el cumplimiento del contrato, calidad del bien u otros que considere y las causas para hacer uso de las mismas, forma en que se realizara el pago del proyecto, procedimientos para recepción del proyecto, así como liquidación del mismo y toda información que considere necesaria y no vulnerable a los intereses del estado, el cual será firmado por el alcalde municipal y el proveedor dentro de un plazo de 10 días después de recibir la notificación. b) Traslada al área de compras el expediente para que se publique el acta o contrato en GUATE. a) Publica en el sistema GUATE el contrato de la negociación. 16 PROVEEDOR a) Al contar con el contrato debe presentar a la municipalidad las fianzas que correspondan según el caso dentro de los 15 días hábiles siguientes. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 31

32 17 SECRETARÍA 18 AREA DE 19 SUPERVISOR a) Recibe las pólizas que corresponden a la contratación de parte del proveedor. b) Traslada las pólizas junto con el contrato a la alcaldía municipal, para dar lectura y llevar acabo junto con el alcalde y su concejo municipal la aprobación del contrato y nombre a la junta de recepción y liquidación la cual será encargada de recibir el bien o servicio y en su momento liquidarlo. c) Remite copia del contrato a la contraloría general de Cuentas, dentro de un plazo de 30 días contados a partir de su aprobación., para efectos de registro, control y fiscalización. d) Notifica a la Junta de Recepción para que reciba el producto si fuera este el caso, cuando se trate de un servicio se notifica a la Junta de Recepción para que lleva el control de en conjunto con el supervisor que se designe para este evento. e) Traslada a compras para que complemente el expediente correspondiente de pago y adquisición del bien o servicio. a) Realiza el expediente y traslada a presupuesto para que asigne la disponibilidad presupuestaria. a) Este es designado por la municipalidad para supervisar los trabajos realizados por el proveedor, si el caso lo requiere. b) Traslada los informes de avances físicos a la unidad responsable y a la Junta de Recepción y liquidación. c) Al finalizar el proyecto debe notificar de que los trabajos ya han concluido y procedan a decepcionar y liquidar el proyecto. 20 JUNTA DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN a) Es la encargada de recibir el bien o servicio en su totalidad, donde lo actuado por la junta se describe en un acta de recepción y liquidación del bien o servicio la cual se realiza posterior a recibir la notificación del supervisor que lo trabajos han concluido. b) Si es un producto ingresa a almacén o bodega según corresponda, por medio de un envió, posterior mente se realizara la entrega el producto por medio de una requisición. c) Traslada el acta de recepción y liquidación a alcaldía para continuar con el proceso. 21 ALCALDIA a) Aprueba la recepción y realizar la liquidación del proyecto. b) Traslada al área compras para que se publique en GUATE y realice el expediente para realizar el pago. 22 AREA DE a) Publica en el sistema GUATE el acta de recepción y liquidación del bien o servicio. b) Recibe la factura original, si es factura cambiaria debe solicitar recibo de caja, el ingreso a almacén o bodega, inventario u hoja de servicio realizado y traslada el expediente a auditoria para el visto bueno de la adquisición. 23 AUDITORIA b) Recibe el expediente, revisa que la documentación llene los requisitos de Ley y traslada el Expediente a Compras. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 32

33 24 AREA DE c) Recibe expediente, escanea factura y cheque voucher, para posteriormente publicarlo en GUATE. d) Traslada el expediente a Tesorería para tramitar el pago de Cheque para pagar al Proveedor. 25 TESORERIA e) Elabora el Cheque para pagar al proveedor. f) Entrega el cheque de pago por el bien o servicio adquirido. MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 33

34 16. FLUJOGRAMA COTIZACION AREA DE UNIDAD SOLICITANTE ALCALDIA SECRETARIA JUNTA DE COTIZACION RECEPCION EMPRESA O PROVEEDOR TESORERIA CONTABILIDAD PRESUPUESTO INICIO RECIBE SOLICITUDPARA LA COMPRA JEFE DE UNIDAD ELABORA SOLICITUD PARA LA COMPRA TRASLADA LA SOLICITUD AL ENCARGADO DE PRESUPUESTO Y VERIFICA QUE LOS BIENES ESTEN INCLUIDOS EN EL PLAN ANUALDE SI NO ESTA INCLUIDO ELABORA JUSTIFICACION DE LA COMPRA Y TRASLADA A ALCALDIA PARA LA AUTORIZACION RECIBE NOTIFICACIONES Y FIRMA REQUISICION SOLICITA AL CONCEJO MUNICIPAL LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO Y MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE VERIFICA DISPONIBILIDAD FINANCIERA Y SOLICITA AUTORIZACION SI NO EXISTE INFORMA A ALCALDIA PARA QUE TRAMITE LA DISPONIBILIAD ACTUALIZA EL PLAN ANUAL DE INFORMA A PRESUPUESTO LA AUTORIZACION DEL FINANCIAMIENTO Y A APROBACION DE LA MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE MANUAL DE MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 34