INTRODUCCIÓN A SAP. Nombre archivo: Introduccion a Sap 4.7 Ultimo cambio por: Equipo CO. Ultimo cambio el: 18/04/ :16:00.

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1 INTRODUCCIÓN A SAP Página 1 de 11

2 INTRODUCCIÓN A SAP Entrada al sistema SAP R/3 Antes de entrar en el sistema R/3, debe saber el mandante, su código de usuario y su clave de acceso. Si desea trabajar en un idioma distinto al Español, debe entrar el indicador pertinente en el campo Idioma. Si en el campo Mandante ya hay un valor introducido, puede aceptarlo o sobrescribirlo. Posicione el cursor en el campo Usuario con la tecla de tabulador. Indique su código de usuario R/3 en el campo Usuario y pase al campo Clave de acceso con la tecla de tabulador. Indique su clave de acceso R/3 en el campo Clave de acceso. Al escribir su clave de acceso sólo se mueve el cursor, los asteriscos (*) no. Por motivos de seguridad, su clave de acceso no puede verse. Página 2 de 11

3 Ventana Principal de SAP Barra de menús: En esta barra disponemos de diferentes funciones para configurar la visualización del menú de usuario ó la composición de la carpeta Favoritos Barra de Herramientas Contiene pulsadores para funciones de uso frecuente. Barra de pulsadores En ella se ofrecen diferentes funciones que varían según el menú en el que nos encontremos Barra de status En ella se visualizan el número del sistema, la hora y los mensajes de error, advertencia ó información que se emitan. Puede pasar directamente a una aplicación especificando el código de transacción pertinente en el campo de comandos Página 3 de 11

4 Podemos activar la visualización de los códigos de transacción de cada aplicación a través del siguiente camino en la barra de menús: Detalles/ Opciones Marcamos la opción Visualizar nombres técnicos. De esta forma cuando accedamos a una transacción, veremos su código antes de su descripción. Por ejemplo, acceder a visualizar una clase de coste lo podemos hacer siguiendo su camino en el menú, ó indicando la transacción KA03 directamente en la barra de comandos. Página 4 de 11

5 El Sistema de Menús de SAP El menú de SAP es similar al explorador de Windows. Está estructurado en carpetas que se van desplegando hasta acceder a las transacciones en las que sí que se realiza algún tipo de operación: Todos los usuarios tendrán 2 carpetas: Favoritos y Menú de usuario. 3.1 Menú de usuario El contenido de la carpeta Menú de usuario variará en función de lasautorizaciones que tenga el propio usuario. Dependiendo de dichas autorizaciones podrá tener todas ó alguna de las siguientes carpetas que se corresponden con las áreas funcionales de SAP: Caja Controlling Finanzas Logística En nuestro ejemplo, el usuario FORMACIÓN tiene acceso al módulo de Controlling. Cada carpeta (menú) puede contener otras carpetas ejecutables: ó transacciones Página 5 de 11

6 Carpeta de Favoritos Como hemos podido observar el menú de controlling es bastante amplio y sin embargo es posible que nuestra operativa se reduzca a un nº muy limitado de transacciones. En estos casos disponemos de la carpeta Favoritos en la que podemos incluir otras menús completos (carpetas) ó transacciones que tengamos disponible en nuestro menú de usuario y que utilicemos a menudo. La carpeta de Favoritos la podemos estructurar como deseemos. Podemos crear dentro nuestras propias carpetas, ordenándolas y asignándoles transacciones libremente. Crear una carpeta en Favoritos Seleccionamos en el menú la opción Favoritos/ Insertar carpeta Página 6 de 11

7 A continuación le damos una denominación: Añadir carpetas ó transacciones en Favoritos Debemos situarnos sobre la carpeta ó transacción del menú de usuario que queremos añadir y a continuación arrastrar con el ratón hasta nuestra carpeta en Favoritos. Otra opción es seleccionar en el menú la opción Favoritos/ Añadir. Página 7 de 11

8 3.3 Trabajar con varios Modos Existe la posibilidad de tratar paralelamente varias aplicaciones abriendo varios modos. Seleccione la opción Crear Modo en el Menú Sistema o pulse el icono de la barra de Herramientas: El Sistema abre una nueva ventana en la que puede tratar una nueva aplicación independientemente de la aplicación de la primera ventana: Página 8 de 11

9 Si bien es posible tener abiertos hasta seis Modos distintos, esto no es recomendable debido al consumo de recursos que se hace. Además, no olvide que los objetos que usted ha abierto pueden estar bloqueados para otros usuarios. Si trabaja con varios modos puede perjudicar el trabajo de otros usuarios. La Barra de Herramientas de R/3 Verificar Al pulsarlo, SAP R/3 confirma los valores de la pantalla. Si todos los valores son correctos se podrá acceder a la siguiente pantalla. En caso contrario aparecerá un mensaje de error. Grabar Guarda el registro con el que se está trabajando. Volver Regresa a la pantalla anterior sin grabar su trabajo. Salir El sistema regresa a la pantalla anterior. Cancelar Interrumpe un proceso y descarta información. Imprimir Imprime el documento activo. Buscar Busca textos o números específicos que necesite de la imagen actual. Nueva Busqueda Busca la siguiente aparición del texto o de los números especificados. Inicio Se desplaza hasta el principio de la página de una información. Retroceder Retrocede hasta la página anterior de una información. Avanzar Avanza hasta la siguiente página de una información. Fin Se desplaza hasta el final de la página de una información. Crear Modo Abre una nueva ventana en la que puede tratar una nueva aplicación. Acceso directo Crea un acceso directo de la aplicación tratada en el escritorio de Windows. Ayuda de Nivel de Indica como utiliza SAP R/3 este campo. Campo Página 9 de 11

10 Valores Prefijados Los valores prefijados para el usuario ofrecen la siguiente funcionalidad: En la dirección puede actualizar su dirección, número de teléfono y otras informaciones. En los valores fijos puede definir el dispositivo de salida preferente, el formato de la fecha, representación decimal, etc. En los parámetros puede especificar valores de propuesta para campos de uso frecuente. Puede seleccionar parametrizaciones que le faciliten el trabajo, por ejemplo, indicar la impresora más próxima como dispositivo de salida preferente. También puede seleccionar el formato de fecha y la representación con decimales que prefiera. Página 10 de 11

11 6. El Sistema de Ayuda de R/3 Ayuda para Campos F1 F4 Para visualizar la ayuda para un campo, posicione el cursor sobre el campo correspondiente y seleccione [F1] o el icono de ayuda (interrogante). Puede visualizar definiciones del glosario para conceptos resaltados en el texto de la ayuda. Para ello, haga clic sobre el concepto con el ratón. Para visualizar más información respecto a valores de entrada y definiciones de campo posibles, seleccione Ayuda ampliada o Datos técnicos en la ventana de Ayuda. Para visualizar una lista con posibles valores de entrada o matchcodes para buscar datos deseados, posicione el cursor sobre el campo de entrada y marque [F4] o el pulsador de entradas posibles a la derecha, junto al campo de entrada. Para seleccionar un valor de entrada de la lista, posicione el cursor sobre el valor deseado y marque seleccionar o [F2] o selecciónelo haciendo doble clic. Página 11 de 11