1.- OBJETO 2.- REQUISITOS DE LAS PUBLICACIONES

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE MEDIACIÓN E INSERCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LAS ACTIVIDADES Y SERVICIOS DE LOS DISTRITOS EN LOS MEDIOS DE DIFUSIÓN LOCAL DENOMINADOS MICROMEDIOS. 1.- OBJETO El objeto del presente Pliego es la descripción detallada de las tareas a desarrollar por la empresa que resulte adjudicataria del procedimiento abierto para la prestación de los servicios de planificación, mediación, inserción, asesoramiento y seguimiento de la inserción de información de las actividades y servicios de los Distritos en los medios de difusión local denominados micromedios. La finalidad de la contratación proyectada es promover la divulgación y difusión entre los ciudadanos de Madrid de la información sobre actividades y servicios que el Ayuntamiento pone a su disposición a través de los 21 Distritos en que se organiza territorialmente la ciudad, para la atención y satisfacción de sus demandas y necesidades. 2.- REQUISITOS DE LAS PUBLICACIONES A efectos de este contrato, tendrán la consideración de micromedios las publicaciones en ediciones impresas, de carácter periódico y gratuito, dirigidas y puestas a disposición de un público indeterminado en un área geográfica reducida, delimitada por uno o varios Distritos de la ciudad, cuyo contenido incluya preferentemente el tratamiento de temas y noticias de especial repercusión en los Distritos y barrios de la ciudad de Madrid. Esta definición de micromedios no excluye a aquellas publicaciones que, a través de diferentes cabeceras o ediciones circunscritas a uno ó más Distritos, se distribuyan en parte o en todos los Distritos de la ciudad Asimismo, es requisito imprescindible que las publicaciones en las que se inserte la información sobre las actividades y servicios de los Distritos dispongan de auditoría o control externo de tirada, difusión o audiencia a través de entidad especializada que garantice la objetividad y fiabilidad del control. 1

2 3.- CONTENIDO DE LOS TRABAJOS A REALIZAR 3.1- Planificación de la información a insertar. La empresa que resulte adjudicataria del contrato deberá presentar un Plan de Medios en el plazo de quince días desde la formalización del contrato. Dicha planificación incluirá, al menos, un cuadro resumen donde se relacionen sistemáticamente las publicaciones, el formato y número de inserciones y el coste bruto y neto por medio, así como los criterios objetivos tomados en consideración para su formulación. Para la elaboración del Plan de Medios, la empresa adjudicataria deberá tener en cuenta, ya sea de forma separada o mediante su aplicación combinada, los siguientes criterios objetivos, sin perjuicio del empleo de cualquier otro que se estime adecuada para la mejor elaboración del Plan: Número de páginas de la publicación o, en su caso, de sus cabeceras o ediciones: las publicaciones, cabeceras o ediciones deberán tener un número de páginas adecuado y suficiente para justificar su utilización como soportes divulgativos de la información institucional a que se refiere este pliego Número de Distritos cubiertos informativamente por la publicación, cabecera o edición Extensión de las noticias e informaciones (excluidos anuncios, cartelera, etc.) de interés local específicas del Distrito o Distritos cubiertos informativamente por la publicación. A título orientativo, a continuación se indican los porcentajes de extensión de estas noticias sobre la extensión total de la publicación, que se consideran adecuados para considerar a la publicación, cabecera o edición como soporte divulgativo idóneo a los efectos de este contrato: Publicaciones específicas de un Distrito: las noticias e informaciones de interés específico para el Distrito deberán ocupar, al menos, el 30% de la extensión de la publicación (ej.: en una publicación de 30 páginas, al menos 9 deberán destinarse a este tipo de noticias o informaciones). Publicaciones específicas de dos Distritos: el porcentaje de noticias e informaciones referidas, indistintamente, a los dos Distritos, debe suponer, al menos, el 40% de la publicación. Publicaciones específicas de tres Distritos: el porcentaje se eleva al 50% Publicaciones específicas de cuatro Distritos: en este supuesto, el porcentaje será de, al menos, el 60% del total de la publicación. Publicaciones específicas de cinco ó más Distritos: porcentaje del 70% 2

3 Tirada y distribución: A título orientativo, para considerar que una publicación o, en su caso, cabecera o edición, es soporte divulgativo idóneo a efectos de este contrato, el número de ejemplares de la publicación, o en su caso, cabecera o edición, a distribuir por cada uno de los Distritos de su cobertura informativa debe ser igual o superior a Descuento de tarifas ofertadas por el licitador y definitivamente adjudicadas por el Ayuntamiento. El Plan deberá ser aprobado por la Dirección General de Coordinación Territorial del Ayuntamiento de Madrid, que también lo podrá modificar por razones de interés general Intermediación en la contratación de espacios e interlocución con lo micromedios. El adjudicatario realizará, previa orden de compra de la Dirección General de Coordinación Territorial, todos los trámites que sean precisos para la contratación de espacios en las publicaciones que se indican a continuación: El Distrito Gacetas Locales Gente Madrid Distrito Villaverde Gaceta del Buen Retiro Guía de Aluche Informativo de Moratalaz Madrid Sureste Página del Distrito Plácet Tetuán 30 Días Vaguada.Net Valle del Kas El envío de las órdenes de inserción por la empresa adjudicataria a los diferentes micromedios se realizará de forma que se garantice su entrega a la mayor brevedad. La entrega del material a insertar a los micromedios será realizado por el adjudicatario con la suficiente antelación para garantizar la inserción. Excepcionalmente, el Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho a negociar a la baja directamente con las publicaciones mencionadas el precio de los servicios objeto de este contrato, pudiendo ordenar a través de la empresa 3

4 adjudicataria la publicidad que resulte de este pacto, en cuyo caso el contratista respetará en la facturación el precio negociado directamente, y solo tendrá derecho a percibir el porcentaje de agencia ofertado. Corresponde, además, a la empresa adjudicataria la interlocución con las publicaciones incluidas en el contrato, en cualquier cuestión que se suscite en relación con la ejecución del mismo durante su vigencia Pautas orientativas de las inserciones. Con carácter general, las inserciones de la información o programación de cada uno de los 21 Distritos se realizarán con periodicidad mensual, excepto el mes de agosto en el que no se darán órdenes de inserción. A título orientativo, a efectos de negociación de las tarifas por los licitadores, se prevé que, con carácter general y periodicidad mensual, en cada publicación, o en su caso, cabecera se efectuará la inserción de una página, con la excepción de la publicación Gente Madrid, en la que, por sus características especiales, la pauta a efectos de negociación serán de media página mensual por cabecera. No obstante, este número aproximado de inserciones podrá reducirse o incrementarse en el Plan de Medios en función de lo previsto en el apartado 3.1 de este Pliego Maquetación de los anuncios institucionales. Facilitados por la Administración contratante los requisitos y especificaciones técnicas y de diseño del anuncio, el adjudicatario confeccionará la maquetación del anuncio así como las artes finales, que enviará al micromedio de que se trate previa aprobación por la que para ello recabará, también con carácter previo, la conformidad de la Dirección General de Medios de Comunicación Asesoramiento técnico La empresa adjudicataria realizará de forma continuada el asesoramiento técnico que garantice la consecución de los objetivos del Ayuntamiento de Madrid durante la vigencia del contrato. Además, el Ayuntamiento podrá requerir la realización de estudios e informes sobre micromedios en aquellos aspectos relacionados con el objeto del contrato Seguimiento y posterior evaluación de la inserción de información ordenada por el Ayuntamiento de Madrid. 4

5 La empresa adjudicataria realizará el control y seguimiento de la inserción de información ordenada por el Ayuntamiento de Madrid, incluyendo la comprobación de la correcta publicación de las inserciones ordenadas por éste. Asimismo, será requisito técnico indispensable para el adjudicatario, contar con una herramienta on-line de seguimiento y control de facturación que permita obtener, con la periodicidad y requisitos que determine el Ayuntamiento, un informe estadístico actualizado e inmediato de la gestión publicitaria objeto del contrato. 4.- CONDICIONES DE EJECUCIÓN 4.1- La dará las órdenes de inserción de acuerdo con el Plan anual de medios aprobado y, en su caso, en función de las necesidades que se planteen La empresa adjudicataria únicamente gestionará, en el marco de este contrato, la publicación de los anuncios que le sean remitidos a tal fin por la A efectos de contratar las correspondientes inserciones, la empresa adjudicataria respetará, en todo caso, la creatividad, contenido y forma de los anuncios que se determine por la, adecuándose a la imagen corporativa del Ayuntamiento de Madrid y manteniendo los logotipos, colores, tipos de letra, etc. que determine la Los anuncios objeto de este contrato deberán publicarse en color Corresponde a la empresa adjudicataria la verificación, durante todo el plazo de ejecución del contrato, del cumplimiento de los requisitos establecidos en el apartado 2 de este Pliego. No obstante, en cualquier momento la Administración contratante podrá requerir de la empresa adjudicataria informe sobre dichos aspectos así como la acreditación documental de los mismos. Asimismo, con la periodicidad que se determine, la empresa adjudicataria deberá presentar a la informe relativo a la distribución, tirada, difusión o audiencia de las publicaciones La facturación de los servicios objeto de este contrato será con carácter mensual, detallando el número y tipo de anuncios insertados en el transcurso del mes anterior. 5

6 4.7- La empresa adjudicataria deberá entregar mensualmente en el Área de Coordinación Territorial, junto con la factura, un ejemplar de cada una de las ediciones de las revistas, gacetas o periódicos en los que se inserte la información La empresa adjudicataria deberá comunicar, inexcusablemente y de forma inmediata, mediante escrito dirigido al Área de Coordinación Territorial los supuestos siguientes: Incumplimiento sobrevenido de los requisitos establecidos en el apartado 2 de este Pliego para las publicaciones incluidas en el contrato. Cambios significativos de las características de las publicaciones (estilo, imagen o diseño, tirada,etc.), desaparición de los micromedios en zonas concretas o cierre de alguna de las publicaciones. Cualquier otro cambio que altere las condiciones iniciales de los micromedios o que modifique cualquiera de los aspectos básicos que determinaron su selección por el Ayuntamiento. 5.- INCORPORACIÓN DE OTRAS PUBLICACIONES Durante el plazo de ejecución del contrato podrá disponerse la incorporación de otras publicaciones distintas de las incluidas inicialmente en el contrato. Las publicaciones que eventualmente pudieran ser propuestas en este sentido, tanto por la empresa adjudicataria como por la Dirección General de Coordinación Territorial, deberán ajustarse por sus características a los dispuesto en el apartado 2 de este Pliego. En todo caso, la incorporación de nuevas publicaciones requerirá la previa tramitación del oportuno expediente de modificación del contrato. Siempre que se produzca la incorporación de nuevas publicaciones, la empresa adjudicataria deberá proceder a la oportuna modificación del Plan de medios previsto en el apartado 3.1. La incorporación de nuevas publicaciones al programa de inserciones objeto de este pliego no determinará necesariamente la ampliación del presupuesto del contrato. 6.- PRECIO DEL CONTRATO. El precio del presente contrato será el que resulte de aplicar el descuento ofertado por el licitador y definitivamente adjudicado por la Administración a las tarifas máximas indicadas en el Anexo a este Pliego, incrementado con el porcentaje de comisión de agencia ofertado por el adjudicatario. 6

7 El descuento ofertado será único para cada publicación, sin perjuicio del desglose requerido en el modelo de proposición económica que se incluye como Anexo del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, e independiente de los formatos y otros elementos de la inserción tales como: página par o impar, posición preferente, etc. En casos excepcionales de ausencia de tarifas para un formato o acción determinados, la empresa adjudicataria negociará con el micromedio afectado las condiciones económicas de la inserción, debiendo ser autorizado el resultado de la negociación por la Administración contratante. El Jefe de Servicio de Coordinación de Cultura, Educación, Deportes y participación Ciudadana Fdo. Ángel Luis Pérez Blanco 7

8 ANEXO TARIFAS MÁXIMAS DE INSERCIÓN (Excluidos IVA y Comisión de Agencia) MICROMEDIO I) GENTE MADRID (todas las cabeceras) PRECIO MÁXIMO 1 PÁGINA PRECIO MÁXIMO ½ PÁGINA II) EL DISTRITO GACETA LOCAL (excepto edición Barajas) III) GACETA LOCAL- Edición Barajas PLÁCET DISTRITO VILLAVERDE VALLE DEL KAS GACETA DEL BUEN RETIRO GUÍA DE ALUCHE EL INFORMATIVO DE MORATALAZ VAGUADA.NET TETUÁN 30 DÍAS PÁGINA DEL DISTRITO MADRID SURESTE