SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS EN LA UTILIZACIÓN DE MATERIAL OFICIAL OMECEGA-M-PO-04

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Guillermo Duarte Roldán
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1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Elaboró Revisó y Aprobó MVZ. FERNANDA ALEIN CHÁVEZ BALDERAS Directora de Certificación ING. ENRIQUE LÓPEZ LÓPEZ Director General

2 1.-Objetivo Establecer las acciones preventivas que propicien la utilización adecuada del material oficial (MO) [flejes oficiales (FO) y certificados zoosanitarios (CZM)], así como las acciones correctivas a instaurar como consecuencia de un uso indebido del mismo, ya sea por irregularidades en la aplicación de criterios técnicos, legales y normativos, o por robo o extravío. 2.-Alcance Este procedimiento es aplicable a los Médicos Veterinarios Terceros Especialistas Autorizados (), a los Representantes Legales de los Centros de Certificación Zoosanitaria (CCZ) bajo la coordinación de la OMECEGA, así como a todo el personal relacionado con el mismo. 3.-Descripción de actividades La documentación de apoyo, requerida por los y del CCZ para el adecuado desempeño de sus funciones, debe ser actualizada oportunamente y manejada de tal manera que los interesados puedan accesar a ella a través de los canales de comunicación con que cuente la OMECEGA, como el sitio Web implementado por el Organismo y que debe consultar frecuentemente el. Esta documentación puede incluir: procedimientos, listados, formatos, lineamientos y además disposiciones legales aplicables emitidas por el SENASICA, en materia de certificación de la movilización, así como la situación zoosanitaria del país; la guía técnica y criterios generales para el requisitado y expedición del certificado zoosanitario de movilización de mercancías reguladas, los lineamientos del SENASICA en caso de extravío de un CZM, para la utilización de FO, y cualquier material de su competencia, así como de los lineamientos de la OMECEGA. Los s que estén autorizados como tercero especialista en el área de movilización deben mantener la vigencia de su autorización, de lo contrario serán dados de baja del CCZ de manera automática. Revisión: 00 Página 2 de 6

3 El resguardo y manejo de los FO, CZM y sellos de los CCZ son de competencia exclusiva de los. Los no deben firmar y/o sellar el CZM en blanco; la expedición se debe ceñir puntualmente a los términos establecidos en el Procedimiento de Certificación de la Movilización de mercancías reguladas, implementado por la OMECEGA. Los responsables de la expedición de los CZM debe realizarla de forma consecutiva de acuerdo al N de folio del documento. Los deben flejar, sin excepción, las puertas de los compartimientos de los vehículos y/o contenedores, una vez que hayan certificado el cumplimiento puntual de la normatividad aplicable y de constatar que la carga corresponde a la mercancía amparada en el certificado. La Coordinación de Movilzación de la OMECEGA debe dar seguimiento periódico a las actividades de certificación de la movilización, realizadas en los CCZ, a través de los reportes mensuales de utilización de material oficial. En el caso de que se detecten certificados firmados y sellados en blanco la OMECEGA los decomisara y los entregara al SENASICA para que proceda conforme a lo establecido en la legislación vigente. Revisión: 00 Página 3 de 6

4 5. Descripción de actividades del procedimiento N o RESPONSABLE ACTIVIDAD SENASICA Revisa en la recepción y a intervalos regulares que le permitan su adecuado control, la dotación de MO suministrado por la OMECEGA al CCZ bajo su responsabilidad, para comprobar las existencias o de faltantes del mismo Si no encuentra faltantes, se ubica en la actividad Nº 8, en caso contrario continua. Detecta el (los) faltante (s) de material oficial por medio de su (s) número (s) de folio. En el caso de robo, comunica por escrito, acerca del hallazgo a la Coordinación de Movilización () de la OMECEGA y acude de manera inmediata al ministerio público que le corresponda para levantar el acta de hechos, en un plazo máximo de un día hábil. Procede de acuerdo al documento Acciones a realizar en caso de robo o extravió de material oficial que se utiliza para la certificación de la movilización de mercancías pecuarias reguladas Informa por los medios de que disponga a los CCZ bajo su coordinación y por escrito, a organizaciones con facultades equivalentes en materia de expedición de CZM: nombre del, clave del CCZ, lugar de ubicación, fecha del hallazgo y el (los) número (s) de folio (s) del material oficial faltante reportado, turnando copia al SENASICA. Procede, si así lo considera, a llevar a cabo las acciones que para estos efectos tenga implementadas. Revisión: 00 Página 4 de 6

5 CCZ. Realiza el pago de derechos del monto a cubrir, si el faltante corresponde a CZM. Recibe y registra los informes mensuales de utilización de material oficial enviados por los CCZ bajo su coordinación Selecciona una muestra de los certificados contenidos en el soporte del informe mensual del revisa que su llenado sea el adecuado y que refleje el cumplimiento de la normatividad. Si la revisión da como resultado la utilización correcta del material oficial, se ubica en la actividad Nº 13, en caso contrario continúa. Analiza y determina si el hallazgo en la revisión del llenado del CZM es causal de: apercibimiento o sanción aplicable por la OMECEGA y/o de la implantación de medidas correctivas, en cuyo caso lo hace del conocimiento por escrito al, o bien si requiere de su notificación por escrito al SENASICA Recibe comunicación escrita de la resolución de la OMECEGA o copia de la notificación al SENASICA. Acata la resolución de la instancia que la emita. 13 Envía a captura de datos las copias de los CZM que se incluyeron en el informe mensual del. Revisión: 00 Página 5 de 6

6 5. Control de cambios Fecha Página Cambios Versión Anterior Revisión 00 Versión Actual Revisión: 00 Página 6 de 6

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