Módulo de seguimiento a Proyectos

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1 Módulo de seguimiento a Proyectos Versión: Julio de 13

2 TABLA DE CONTENIDOS 1. Introducción Normativa legal Objetivo del manual Alcance del módulo Requerimientos técnicos ACCESO AL MÓDULO Ingreso al módulo Datos de ingreso al sistema Perfil único Menú principal del módulo de seguimiento y evaluación PROGRAMACIÓN Y AVANCE DE PROYECTOS Programación de Proyectos Ejecución Presupuestaria: Avance Histórico y Programación del Proyecto Ejecución de Proyectos REPORTES Reporte por proyecto de 13

3 1. Introducción 1.1. Normativa legal Constitución de la República del Ecuador Art EI Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos. Su observancia será de carácter obligatorio para el sector público e indicativo para los demás sectores Art 297. Todo programa financiado con recursos públicos tendrá objetivos, metas y un plazo predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido en el Plan nacional de Desarrollo. Las instituciones y entidades que reciban o transfieran bienes o recursos públicos se someterán a las normas que las regulan y a los principios y procedimientos de transparencia, rendición de cuentas y control público. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Art 5 Principios comunes. 1. Sujeción a la planificación. La programación, formulación, aprobación, asignación, ejecución, seguimiento y evaluación del Presupuesto general del Estado, los demás presupuestos de las entidades públicas y todos los recursos públicos se sujetarán a los lineamientos de la planificación del desarrollo de todos los niveles de gobierno, en observancia a los dispuesto en los artículos 280 y 293 de la Constitución de la República. 3. Coordinación. Las entidades rectoras de la planificación del desarrollo y de las finanzas públicas, y todas las entidades que forman parte de los sistemas de planificación y finanzas públicas, tienen el deber de coordinar acciones para el efectivo cumplimiento de sus fines. 4. Transparencia y acceso a la información. La información que generen los sistemas de planificación y de finanzas públicas es de libre acceso, de conformidad con lo que establece la Constitución de la República y este código. Las entidades competentes de estos sistemas, en forma permanente y oportuna, rendirán cuentas y facilitarán los medios necesarios para el control social. Art 6 Responsabilidades conjuntas. 4. Seguimiento y evaluación de la planificación y las finanzas públicas. El seguimiento y evaluación de la planificación y las finanzas públicas consiste en compilar, sistematizar y analizar información sobre lo actuado en dichas materias para proporcionar elementos objetivos que permitan adoptar medidas correctivas y emprender nuevas acciones públicas. Para este propósito se debe monitorear y evaluar la ejecución presupuestaria y el desempeño de las entidades, organismos y empresas del sector público en función del cumplimiento de las metas de programación fiscal y del Plan Nacional de Desarrollo. Para el cumplimiento de estas responsabilidades, las entidades rectoras de la planificación nacional del desarrollo y las finanzas públicas podrán solicitar la asistencia y participación de otras entidades públicas de conformidad a sus necesidades. Dichas entidades estarán obligadas a solventar los costos de tales requerimientos. 3 de 13

4 Art Contenido y finalidad.- Fase del ciclo presupuestario que comprende la medición de los resultados físicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, el análisis de las variaciones observadas, con la determinación de sus causas y la recomendación de medidas correctivas. La evaluación física y financiera de la ejecución de los presupuestos de las entidades contempladas en el presente código, será responsabilidad del titular de cada entidad u organismo y se realizará en forma periódica. Los informes de evaluación serán remitidos al ente rector de las finanzas públicas en coordinacion con la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo y difundidos a la ciudanía. El Ministro a cargo de finanzas públicas efectuará la evaluación financiera global semestral del Presupuesto General del Estado y la pondrá en conocimeinto del Presidente o Presidenta de la República y de la Asamblea Nacional en el plazo de 90 días de terminado el semestre. Art El incumplimiento de las obligaciones previstas en este código y/o en las normas técnicas, observando el procedimiento previsto en la legislación que regula el servicio público, serán sancionadas con una multa de hasta dos remuneraciones mensuales unificadas del respectivo funcionario o servidor responsable, o con su destitución si el incumplimiento obedece a negligencia grave, sin prejuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a que hubiere lugar. Si el incumplimiento fuere de un Ministro(a) o Secretario (a) de Estado, la sanción a la que se refiere el párrafo anterior será impuesta por el Presidente o Presidenta de la República. Art Si los funcionarios o servidores públicos de las entidades y organismos del sector público no enviaren la información señalada en este código o en las normas técnicas y en conformidad con éstas, dentro de los plazos previstos en dichos instrumentos, se aplicará la sanción de hasta tres remuneraciones que percibe el funcionario o servidor responsable del envío Objetivo del manual El presente manual tiene la finalidad de brindar a las instituciones del sector público, una guía sobre el uso del módulo de seguimiento a proyectos, siendo una herramienta tecnológica para el levantamiento de información con respecto al estado de los proyectos de Inversion Pública Alcance del módulo Recopilar información de programación, ejecución y situación de los programas y proyectos de inversión pública. Disponer de información periódica sobre el avance de los programas y proyectos contemplados en el Plan Anual de Inversiones. Generar alertas tempranas para el logro de resultados e impactos previstos Contar con información consistente para el análisis de la calidad de la inversión pública, y su impacto en las políticas públicas. 4 de 13

5 1.4. Requerimientos técnicos Navegador Mozilla Firefox 20.0 o superior Conexión estable a Internet de al menos 512 Mbps Acceso libre a la página de SENPLADES ( al link: 2. Acceso al módulo 2.1. Ingreso al módulo Para el funcionamiento eficiente del módulo de seguimiento a proyectos, se debe utilizar preferentemente el navegador Mozilla Firefox, el cual se lo puede descargar gratuitamente desde Internet. Adicionalmente, puede utilizar la versión 20.0 o superior del navegador Internet Explorer. El ingreso al módulo de seguimiento a proyectos se lo realiza a través de la página web de la SENPLADES: En el recuadro Programas y Servicios, en la sección Sistemas, se presentan las distintas opciones de aplicativos disponibles, debe seleccionarse Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública. Figura 1: Programas y servicios Una vez ingresado al Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública, se visualizará el icono de acceso al módulo de Seguimiento a proyectos. 5 de 13

6 Figura 2: Pantalla inicial del Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública Al pulsar el icono Seguimiento 2014 se muestra la primera pantalla con el siguiente menú: Figura 3: Pantalla de ingreso al módulo de seguimiento a proyectos 6 de 13

7 Para acceder al sistema el usuario deberá contar previamente con una clave de acceso, la que se asigna a los funcionarios de las entidades que administran los proyectos de inversión, con el objetivo de que la institución realice el ingreso de información del seguimiento a los proyectos bajo su responsabilidad Datos de ingreso al sistema En esta primera pantalla se presentan los siguientes campos a ser llenados por el usuario: Acceso: En este campo debe seleccionarse la opción INTERNET. Usuario: En este campo debe registrarse el RUC de la entidad. Usuario Adicional: En este campo debe registrarse el número de cédula de la persona que tiene la clave, de acuerdo al perfil seleccionado. Contraseña: En este campo debe ingresarse la clave de seguridad personal Perfil único Corresponde al usuario de cada entidad, con perfil de programación, ejecución y reportes por proyecto; tiene la facultad de ingresar y modificar información respecto a la programación y avance de los proyectos Menú principal del módulo de seguimiento 2014 Una vez ingresado al módulo de seguimiento el usuario da un clic en la pestaña de seguimiento a proyectos y se visualizará la pantalla con el siguiente menú: Figura 4: Opción del menú principal De donde el usuario podrá visualizar siguientes opciones: Programación y Avance de Proyectos Reporte de Proyectos 7 de 13

8 3. Programación y avances de proyectos El usuario da un clic en la opción de programación y avance de proyectos en el cual el módulo presenta un listado de los proyectos pertenecientes a la entidad, que fueron ingresados anteriormente en el módulo de inversión y cuentan con recursos presupuestarios (codificados para el año actual). Para la programación y avance se puede buscar un proyecto específico, utilizando Criterios de Búsqueda, por CUP o por Nombre Proyecto. Figura 5: Opción del menú programación Una vez seleccionado el proyecto el usuario da un click sobre el icono y acontinuacion se despliega la pantalla donde el usuario podra ingresar la programacion y avance del proyecto durante el semestre. Cuando aparece el ícono significa que el proyectos ha sido completado con éxito. El usuario ingresa el porcentaje de programación I semestre, mismo que puede ser igual al total de la programación anual o inferior, en tanto que el porcentaje de programación del segundo semestre el módulo lo calcula automáticamente. 8 de 13

9 Figura 6: pantalla programación y avance de proyectos 3.1. Programación de Proyectos Esta pantalla presenta, automáticamente, datos del proyecto provenientes de la información ingresada en el módulo de planificación e inversión pública. Figura 7: Datos del proyecto 9 de 13

10 Nombre Proyecto.- Muestra el nombre del proyecto con el cual fue ingresado en el módulo de inversión. Código Único del proyecto (CUP).- Es el número identificador del proyecto que se genera al ingresar el mismo por primera vez en el módulo de inversión. Fecha inicio.- Corresponde a la fecha de inicio estimada de ejecución del proyecto registrada en el módulo de Inversión Pública. Fecha Fin.- Corresponde a la fecha de fin estimada de la ejecución del proyecto registrada en el módulo de Inversión Pública. Monto Total.- Costo total estimado del proyecto registrado en el módulo de Inversión Pública. Objetivo Estratégico Institucional.- Alineación del proyecto al Objetivo Estratégico Institucional registrado en el módulo de planificación. Objetivo PNBV Alineación del proyecto al Objetivo Plan Nacional del Buen Vivir registrado en el módulo de planificación. Meta del PNBV Alineación del proyecto a la meta del Plan Nacional del Buen Vivir registrado en el módulo de planificación. Política PNBV Alineación del proyecto a la política del Plan Nacional del Buen Vivir registrado en el módulo de planificación Ejecución Presupuestaria: El usuario en este apartado visualiza el presupuesto codificado y devengado tanto semestral como anual del programa y proyecto, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre respetivamente. Figura 8: Ejecución Presupuestaria del Proyecto Codificado: Es el presupuesto inicial más las reformas realizadas (aumentos y/o disminuciones), a un período de corte. Devengado I semestre: Es el monto de las obras, bienes o servicios tramitados por la entidad cuyo valor es una obligación de pago, en forma independiente a si este pago se realizó o no. Correspondiente a la suma del devengado mensual enero junio del año en curso. 10 de 13

11 Devengado Anual: Es el monto de las obras, bienes o servicios tramitados por la entidad cuyo valor es una obligación de pago, en forma independiente a si este pago se realizó o no. Correspondiente a la suma del devengado mensual enero diciembre del año en curso Avance Histórico y Programación del Proyecto. El módulo presenta dos partes: La primera parte incluye información que ya fue ingresada y cargada de los módulos de planificación e inversión y del sistema e-sigef del Ministerio de Finanzas. En la segunda parte dentro del apartado Programación de Proyectos, el usuario debe ingresar el avance histórico al 2013 en porcentaje, y posteriormente la programación del año 2014, mismo que debe ser máximo del 100% que corresponde al avance total del proyecto y el porcentaje de avance histórico, si el proyecto culmina en este año, caso contrario deberá ser un valor menor. Por otra parte, el usuario debe ingresar el porcentaje de programación I semestre, mismo que puede ser igual al total de la programación anual o inferior, en tanto que el porcentaje de programación del segundo semestre el módulo lo calcula automáticamente. Figura 9: Campos de avance histórico y programación. La programación 2014, será el valor de la meta anual ponderada que se calculará dando un peso a cada uno de los componentes del proyecto, cuya sumatoria alcanzará el 100%. El peso lo dará el que formuló el proyecto, considerando la importancia de los mismos. La SENPLADES realiza el seguimiento de los resultados e impactos, para lo cual se requiere que el avance del proyecto se lo calcule de manera integral, considerando todos los componentes, mismos que deben estar en estrecha relación con los indicadores del propósito que constan en el marco lógico que fue presentado en el documento que fue dado la prioridad. A continuación se presenta un caso que gráfica la relación de los componentes con los indicadores del propósito: Propósito Indicador 1: 70% Componente 1: 25% Componente 2: 45% Indicador 2: 30% Componente 3: 30% 11 de 13

12 Componentes Meta (A) Ponderación (%) (B) Componente 1 25 Unidades (E) (E) Ponderación (%) F=(E/A)*B Unidades (G) Ponderación (%) H=(G/A)*B Unidades (I) (E) Ponderación (%) J=(I/A)*B Unidades (K) Ponderación (%) L=(K/A)*B indicador ,0 libros , ,3 5, ,5 0,00 2,5 Indicador ,5 estudiantes , ,5 7, ,5 0,00 1,5 Componente 2 45 Indicador ,5 profesores 30 2,3 70 5,3 7,5 30 2,3 0,00 2,3 Indicador ,0 estudiantes 50 2,5 50 2,5 5,0 50 2,5 0,00 2,5 Indicador ,5 equipos 40 6,0 10 1,5 7,5 45 6,8 0,00 6,8 Componente n 30 Meta Anual ( C ) Meta Anual Ponderada D=(C/A)*B Unidad PROGRAMACION AÑO 2014 Semestre 1 Total Programacion 2014 SEGUIMIENTO AÑO 2014 Semestre 2 Indicador ,0 5 3,0 5 3,0 6,0 5 3,0 0,00 3, ,5 16,4 16, ,5 0,00 15,5 Semestre 2 Semestre 1 Total Seguimiento Ejecución de Proyectos En el apartado de ejecución de proyectos el usuario registra el avance ponderado semestral del proyecto en porcentaje, que se lo calculó de conformidad al peso que se asignó a cada componente. Si corresponde el ingreso al primer semestre del año en curso el módulo automáticamente inhabilita el campo de avance del II semestre, y adicionalmente muestra el porcentaje de avance en los campos avance 2014 y avance total al Terminado el 2014 el usuario de la institución registra el porcentaje de avance ponderado del II semestre y posteriormente los campos de avance del año 2014 y avance total al 2014 el módulo actualiza automáticamente. Subsiguientemente se desplegará el Estado y el usuario seleccionará las opciones: en ejecución, no inicia, paralizado o finalizado. En la parte final se desplegará un campo observaciones para que el usuario registre alguna información relevante que explique las causas por las que no han cumplido con la programación o los logros alcanzados. Esto aparecerá tanto en el primero como en el segundo semestre, una vez ingresado este campo se hará click en guardar y en ese momento el módulo presenta un mensaje indicando que la información se encuentra guardada y enviada exitosamente. Figura 10: Campos de avance del proyecto 12 de 13

13 4. Reportes Adicionalmente, los usuarios pueden acceder a la información ingresada a través de la opción Reportes, que cuenta con el siguiente sub-menú. Reporte por Proyecto 4.1. Reporte por proyecto Al seleccionar la opción Reporte por proyecto, se despliega el listado de proyectos que han sido reportados por la institución, tanto en las fases de programación como seguimiento. Se recomienda que los usuarios tengan de respaldo el reporte que se genera de los avances del proyecto y pueden imprimir mediante el ícono. Al hacer clic en el ícono se descarga la información en archivo pdf. Figura 13: Modelo de reporte de proyecto. Los usuarios pueden generar reportes masivos de la información ingresada al módulo: 13 de 13

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