Director de Servicios Escolares

Transcripción

1 I. ENCABEZADO Nombre del área o división departamental: Nivel y grupo: Ubicación física del área (campus): Plan de Sucesión: Puesto al que reporta: Puesto (s) que supervisa: 5, Mandos Medios La Luz Director de Servicios Escolares Ninguno II. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Coordinar todas las actividades académico-administrativas encaminadas a apoyar al alumnado en la realización de los trámites que requieran. III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PUESTO: Brindar atención a los alumnos de nivel Posgrado en relación a los trámites que deberán realizar durante su estancia en la Universidad y al concluir su programa académico, con la finalidad de mantener orden en su documentación. IV. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PUESTO a) Actividades diarias: Atender y resolver las actividades pendientes del día. Brindar información a los alumnos, egresados y al público en general. Revisar correspondencia interna y externa. Revisar y atender pendientes con las Facultades, Escuelas y la Coordinación de Educación a Distancia. Sacar copias para expedientes de alumnos. Dar de alta a los alumnos en el Sistema de Registro Académico y Administrativo para asignarle materias. Dar seguimiento a los alumnos en proceso de obtención de grado. b) Actividades semanales: Elaborar e imprimir constancias solicitadas por los alumnos. Cotejar las actas de examen ordinario con historiales académicos de alumnos. Elaborar e imprimir historiales de alumnos. Elaborar la relación de actas de examen ordinario. Sacar copias de las actas para enviar a la Universidad La Salle México. Revisar expedientes de alumnos que solicitan certificado parcial o total. Revisar los documentos originales de los expedientes de los alumnos y armar expediente para tramitar el certificado parcial o total. Enviar a la Universidad La Salle México la documentación necesaria para la expedición de certificado parcial o total. Enviar vía correo electrónico las situaciones pendientes a las Facultades y Escuelas. Febrero Marzo Octubre Anual 1 de 7

2 Archivar las solicitudes de inscripción o acuses de documentación solicitada por los alumnos en sus expedientes correspondientes. Dar seguimiento al calendario académico administrativo. c) Actividades quincenales : Armar expedientes de alumnos en proceso de obtención de grado para asignar fecha de examen. Enviar a las Facultades o Escuelas la solicitud de asignación de sínodo para los alumnos en proceso de obtención de grado. Armar expedientes y acudir a IHEMSYS a realizar el registro estatal de diplomas y/o grados enviados por la Universidad La Salle México. Recoger los grados y/o diplomas antes IHEMSYS. Elaborar la solicitud de instrumentación y las notificaciones de fecha de examen. Realizar la logística para la presentación de examen de grado. Registrar en los libros de la Dirección el examen de grado a realizar. Elaborar los formatos requeridos para el examen de grado: actas, constancias de examen, formato de pago de sinodales, protesta de ley y acuse de entrega de documentos. Archivar acuses de documentación en los expedientes de los alumnos. d) Actividades Mensuales: Archivar documentación pendiente. Revisar en el Sistema de Registro Académico y Administrativo las estadísticas de fichas para aplicar examen. Planear la logística de aplicación de examen de conocimiento a los aspirantes. Solicitar al Área de Desarrollo de Sistemas las contraseñas y usuarios para los aspirantes. Armar los exámenes con las claves de usuarios y contraseñas. Aplicar examen de conocimiento a los aspirantes. Armar folder de bienvenida y entregar a las Facultades y Escuelas para que realicen la entrevista. Recibir documentación de los candidatos que pasaron el examen de conocimiento. Dar de alta en el Sistema de Registro Académico y Administrativo los alumnos que realicen su proceso de inscripción. Sacar copias a las actas de examen ordinarias para enviarlas a la Universidad La Salle México. e) Actividades Cuatrimestrales: Elaborar circular notificando fechas de reinscripción. Entregar a las Facultades y Escuelas los circulares con relación de alumnos para su respectiva entrega. Recibir la documentación de alumnos para realizar el proceso de inscripción y/o reinscripción al siguiente cuatrimestre. Enviar a las Facultades y Escuelas la relación de alumnos inscritos y/o reinscritos para su revisión. Imprimir la relación de inscritos y reinscritos para enviar a la Universidad La Salle México para el oportuno registro. Imprimir las estadísticas de alumnos para enviar a la Universidad La Salle México. Recibir de las Facultades y Escuelas la planta docente y carga horaria del cuatrimestre para enviar a la Universidad La Salle México. Solicitar a la Dirección de Gestión de Administrativa el circular de pagos para enviar a la Universidad La Salle México. Enviar el calendario escolar previa autorización del Director de Servicios Escolares y el Consejo Universitario, a la Universidad La Salle México. Revisar los documentos de soporte y el formato institucional del currículo de los docentes de nuevo ingreso para su debido registro en la Universidad La Salle México. Febrero Marzo Octubre Anual 2 de 7

3 Revisar y armar el expediente de los alumnos de nuevo ingreso y enviar a la Universidad La Salle México para su debido registro. Elaborar el calendario académico administrativo y entregar a las Facultades y Escuelas. Escanear las fotografías de alumnos de nuevo ingreso para la elaboración de las credenciales correspondientes. f) Actividades Semestrales : Elaborar circular notificando fechas de reinscripción. Entregar a las Facultades y Escuelas los circulares con relación de alumnos para su respectiva entrega. Recibir la documentación de alumnos para realizar el proceso de inscripción y/o reinscripción al siguiente semestre. Enviar a las Facultades y Escuelas la relación de alumnos inscritos y/o reinscritos para su revisión. Imprimir la relación de inscritos y reinscritos para enviar a la Universidad La Salle México para el oportuno registro. Imprimir las estadísticas de alumnos para enviar a la Universidad La Salle México. Recibir de las Facultades y Escuelas planta docente y carga horaria del cuatrimestre para enviar a la Universidad La Salle México. Solicitar a la Dirección de Gestión de Administrativa el circular de pagos para enviar a la Universidad La Salle México. Enviar el calendario escolar previa autorización del Director de Servicios Escolares y el Consejo Universitario, a la Universidad La Salle México. Revisar los documentos de soporte y el formato institucional del currículo de los docentes de nuevo ingreso para su debido registro en la Salle México. Revisar y armar el expediente de los alumnos de nuevo ingreso y enviar a la Universidad La Salle México para su debido registro. Elaborar el calendario académico administrativo y entregar a las Facultades y Escuelas. Escanear las fotografías de alumnos de nuevo ingreso para la elaboración de las credenciales correspondientes. g) Actividades Anuales: Entregar información para la elaboración de informe de la Dirección Elaborar e imprimir las credenciales de egresados para la ceremonia de graduación. Requisitar en conjunto con la Coordinación de Servicios Escolares de Licenciatura, el formato 911 vía web para reportar las estadísticas de la Universidad ante la Secretaria de Educación Pública del Estado. h) Actividades eventuales y/o esporádicas: Elaborar e imprimir dictamen pre-equivalencia de materias, en el caso de cambio de Maestría o cambio de Institución. Elaborar y enviar a Universidad La Salle México el análisis comparativo de materias para dictamen de equivalencia. Elaborar circulares o formatos requeridos por el Director de Servicios Escolares. Elaborar instructivos de información para los alumnos que requieran titularse, o en su caso, proporcionar información confiable y oportuna acerca de los requisitos que deberán cubrir para iniciar su trámite de obtención de grado. Elaborar formatos para autorizar fecha de examen profesional o acto recepcional. Elaborar e imprimir credenciales de alumnos o egresados que hayan extraviado. Revisar que en la página de la Universidad esté disponible la información de la Coordinación. Mantener en orden los expediente en los archiveros de la Dirección. Notificar a la Dirección de Relaciones Públicas y Comunicación los alumnos que hayan obtenido su grado o diploma. Febrero Marzo Octubre Anual 3 de 7

4 Elaborar e imprimir constancias y/o historiales de alumnos de las sedes que cursan el posgrado en la modalidad a distancia. Escanear constancias y/o historiales para enviar a alumnos de sedes. V. NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO a) Principales Relaciones Internas : Puestos Facultades y Escuelas Coordinación de Publicaciones e Impresos Coordinación de Asistencia Universitaria b) Relaciones Externas: Áreas o Dependencias Universidad La Salle México Secretaría de Educación Pública Instituto Hidalguense Educación Media Superior y Superior c) Maquinaria, Herramientas y Equipo requerido: Computadora con nodo de Internet, extensión telefónica, impresora, etc. Motivo Coordinación de alumnos de Maestrías y Especialidades. Solicitar material para los alumnos de nuevo ingreso. Verificar que el área donde se efectúan los exámenes de obtención de Grado esté disponible y en las condiciones que se requiere. Motivo Realizar trámites del alumnado. Realizar los trámites correspondientes para registrar las Maestrías y Especialidades que imparta la Universidad. Entregar estadísticas de alumnos inscritos, trámites de Títulos y Cédulas Profesionales. VI. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO a) Requerimientos educativos : Perfil Académico Título profesional de Licenciatura Área de conocimiento Administración o en Informática. Otros atributos Estudios de Posgrado en áreas afines. b) Competencias del Puesto: COMPETENCIA Básica Media Avanzado Experto Administración de proyectos Análisis y planeamiento estratégico Análisis y solución de problemas Trabajo en equipo Habilidad de comunicación Capacidad de liderazgo Toma de decisiones efectiva Asertividad y manejo de conflictos Persuasión Trabajo por objetivos Dominio de TIC Febrero Marzo Octubre Anual 4 de 7

5 c) Requerimientos físicos : d) Otros requerimientos: Investigación Creatividad e innovación Financieras Capacidad de negociación CONDICIÓN % Sentado 90 Atención a asuntos generales 20 Trabajando frente a computadora 70 Trabajando frente a máquina de escribir ---- Manejando un vehículo Eventual Parado 05 Caminando 05 Fuera de la institución Eventual Desplazamiento entre campus Eventual Requiere el uso de equipos especiales ---- Compromiso y pertenencia institucional, identificación plena con los principios de ideario lasallista. e) Experiencia requerida: Irrelevante ( ) Importante ( ) Imprescindible ( ) Años necesarios: 2 Específica en: realización de trámites ante la Secretaría de Educación Pública, control y manejo de oficinas., deseable que con anterioridad se haya desempeñado en algún área de control escolar. VII. RESPONSABILIDAD Información confidencial Manejo de fondos monetarios Manejo de bienes Procesos y operaciones Supervisión Atención al público Seguridad a terceros Calidad de los servicios VIII. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar: Abierto Cerrado Mixto Esfuerzo: Intelectual Físico Mixto Horario: Continuo Especial Mixto Febrero Marzo Octubre Anual 5 de 7

6 I. OBSERVACIONES Las actividades que realiza este puesto deben estar sujetas a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su reglamento, entre otras cosas, la cual establece: Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y de observancia general en toda la República y tiene por objeto la protección de los datos personales en posesión de los particulares, con la finalidad de regular su tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas. Este puesto no está autorizado para proporcionar datos personales sensibles de ningún integrante de la comunidad; los cuales se denominan como: Artículo 3, Fracción VI.- Datos personales sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futura, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual. Se podrá proporcionar este tipo de datos cuando se cuente con la autorización del titular, como se estipula en lo siguiente: Artículo 9.- Tratándose de datos personales sensibles, el responsable deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca. No podrán crearse bases de datos que contengan datos personales sensibles, sin que se justifique la creación de las mismas para finalidades legítimas, concretas y acordes con las actividades o fines explícitos que persigue el sujeto regulado. Para cualquier duda se deberá consultar el manual de seguridad de la información y las políticas de privacidad de la Institución.. FIRMAS Director de Servicios Escolares de Vo.Bo. MDP. Héctor Alberto Asiain Díaz de León Revisó Febrero Marzo Octubre Anual 6 de 7

7 Colaborador Nombre y firma Febrero Marzo Octubre Anual 7 de 7