Dirección de Gestión Administrativa

Transcripción

1 I. ENCABEZADO Nombre del área o división departamental: Nivel y grupo: Ubicación física del área (campus): Plan de Sucesión: Puesto al que reporta: Puesto (s) que supervisa: Departamento de Contabilidad 8, Apoyo Administrativo La Luz / La Concepción De acuerdo al organigrama Coordinador del departamento de Contabilidad Ninguno II. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Brindar una atención eficiente a los usuarios del área de caja que requieren realizar trámite de manera personal. III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PUESTO: Recibir y registrar correctamente todas las operaciones que se realizan en la caja, mediante un estricto control del efectivo que ingresa diariamente. IV. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PUESTO a) Actividades diarias: Atender al público que acude a realizar trámites al área de caja. Recibir el pago de diversos conceptos como colegiaturas, constancias, historiales académicos, credenciales, cursos, diplomados, colegiaturas, exámenes profesionales, registro de tesis, entre otros Elaborar los reportes de cobranza. Llevar el control del fondo de caja chica. Elaborar fichas para realizar depósitos bancarios. Revisar el expediente de prórrogas de pago. Revisar los cheques pos-fechados para gestionar su cobro. Mantener comunicación constante con el Responsable o Director. Proporcionar información vía telefónica al público en general sobre pago de colegiaturas, inscripciones, fechas límite de pago, adeudos, etc. Elaborar el corte de caja para entregar al Departamento de Contabilidad. Realizar la facturación electrónica de los pagos realizados por los alumnos en Bancos. Realizar la facturación electrónica de las transferencias de los pagos de colegiaturas enviadas por correo electrónico. b) Actividades semanales: Elaborar el reporte de ingresos. Realizar el pago a los proveedores mediante la entrega de sus respectivos cheques. Octubre de 2002 Diciembre de 2002 Octubre de 2015 Anual 1 de 5

2 Realizar llamadas a padres de familia y/o alumnos, en caso de que el cheque expedido a favor de la Universidad fuera rechazado por el Banco. Elaborar el reporte semanal con base en los cortes diarios. Llevar el control de los adeudos de los alumnos. Enviar la relación foliada, para cada concepto del efectivo que ingresa (misiones, gastos, eventos, etc.). c) Actividades quincenales: Entregar los cheques al personal administrativo y docente que no recibe su salario a través de un depósito bancario. Brindar información y aclaraciones en cuanto a los pagos realizados por el alumno. d) Actividades Mensuales: Elaborar y controlar los documentos de autorización de prórrogas de pago de los alumnos. Emitir estados de cuenta por Facultad o Escuela para identificar a los alumnos deudores. Elaborar estados de cuenta por alumno. Elaborar el reporte de ingresos por escuela. Realizar el respaldo del sistema SEASO. Entregar el derecho a examen a partir del segundo parcial a los alumnos. e) Actividades Semestrales : Elaborar y entregar los derechos de examen a los alumnos de Bachillerato y Licenciatura, para los exámenes finales y extraordinarios. Recibir el pago por concepto de inscripciones y reinscripciones. Actualizar la base de datos con los pagos realizados por los alumnos por concepto de inscripciones, reinscripciones y colegiaturas realizados en la caja y en el Banco. Realizar un reporte de los alumnos que realizaron el pago de inscripción. Proporcionar a las diferentes áreas información de pagos realizados por los alumnos en cuanto a cursos, seminarios, etc. f) Actividades Anuales: Apoyar en la elaboración del presupuesto anual. Apoyar y participar en los diferentes eventos que realiza la Universidad (Foros, Jornadas, Concursos, Comunicado, etc.) V. NATURALEZA Y ALCANCE DEL PUESTO a) Principales Relaciones Internas: Puestos Motivo Dirección de Servicios Escolares Base de datos de los alumnos inscritos cada semestre. Área de Desarrollo de Sistemas Apoyo y asesoría para el manejo del sistema. Alumnos Pago de Colegiaturas, constancias, credenciales, etc. b) Relaciones Externas: Octubre de 2002 Diciembre de 2002 Octubre de 2015 Anual 2 de 5

3 Áreas o Dependencias Motivo Padres de familia Pago de colegiaturas, adeudos, aclaraciones. Proveedores Entrega de cheques. c) Maquinaria, Herramientas y Equipo requerido: Sumadora, calculadora, computadora con nodo de Internet, impresora, fax, extensión telefónica, etc. VI. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO a) Requerimientos educativos : Perfil Académico Área de conocimiento Idioma extranjero Carrera Técnica Contable o Administrativa Deseable b) Competencias del Puesto COMPETENCIA Básica Media Avanzado Experto Administración de proyectos Análisis y planeamiento estratégico Análisis y solución de problemas Trabajo en equipo Habilidad de comunicación Capacidad de liderazgo Toma de decisiones efectiva Asertividad y manejo de conflictos Persuasión Trabajo por objetivos Dominio de TIC Investigación Creatividad e innovación Financieras Capacidad de negociación c) Requerimientos físicos CONDICIÓN % Sentado 90 Atención a asuntos generales 20 Trabajando frente a computadora 70 Trabajando frente a máquina de escribir ---- Manejando un vehículo ---- Parado 05 Caminando 05 Octubre de 2002 Diciembre de 2002 Octubre de 2015 Anual 3 de 5

4 Fuera de la institución ---- Desplazamiento entre campus Eventual Requiere el uso de equipos especiales ---- d) Otros requerimientos: Compromiso y pertenencia institucional, identificación plena con los principios de ideario lasallista. e) Experiencia requerida: Irrelevante ( ) Importante ( ) Imprescindible ( ) Años necesarios: 2 Específica en: Áreas Contables VII. RESPONSABILIDAD Información confidencial Manejo de fondos monetarios Manejo de bienes Procesos y operaciones Supervisión Atención al público Seguridad a terceros Calidad de los servicios VIII. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar: Abierto Cerrado Mixto Esfuerzo: Intelectual Físico Mixto Horario: Continuo Especial Mixto I. OBSERVACIONES Las actividades que realiza este puesto deben estar sujetas a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su reglamento, entre otras cosas, la cual establece: Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y de observancia general en toda la República y tiene por objeto la protección de los datos personales en posesión de los particulares, con la finalidad de regular su tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas. Este puesto no está autorizado para proporcionar datos personales sensibles de ningún integrante de la comunidad; los cuales se denominan como: Artículo 3, Fracción VI.- Datos personales sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futura, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual. Octubre de 2002 Diciembre de 2002 Octubre de 2015 Anual 4 de 5

5 Se podrá proporcionar este tipo de datos cuando se cuente con la autorización del titular, como se estipula en lo siguiente: Artículo 9.- Tratándose de datos personales sensibles, el responsable deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca. No podrán crearse bases de datos que contengan datos personales sensibles, sin que se justifique la creación de las mismas para finalidades legítimas, concretas y acordes con las actividades o fines explícitos que persigue el sujeto regulado. Para cualquier duda se deberá consultar el manual de seguridad de la información y las políticas de privacidad de la Institución.. FIRMAS de Gestión Administrativa de Vo.Bo. MA. Margarita Cortés Mejía Autorización Colaborador Colaborador Nombre y firma Nombre y firma Octubre de 2002 Diciembre de 2002 Octubre de 2015 Anual 5 de 5