Guía de Usuario DIGITAL SMART SERVICES. Prime ERP. Configuración Extendida

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1 Guía de Usuario DSS DIGITAL SMART SERVICES Prime ERP Configuración Extendida

2 ÍNDICE 1 SECUENCIA DE DOCUMENTO FÍSICO: SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA FACTURAS SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA BOLETAS SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA GUÍAS DE REMISIÓN ASIGNANDO ROLES PANEL DE ASIGNACION DE ROLES... 7 EDITAR LOS USUARIOS CREADOS... 7 ASIGNAR ACCESO DE LOS USUARIOS A ALMACÉN... 8 ASIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO SERIAL AL USUARIO PANEL DE CONTROL DE MÓDULOS: AGREGANDO EXTENSIONES TIPOS DE CAMBIO TIPO DE CAMBIO OFICIAL TIPO DE CAMBIO PARALELO CONFIGURACIÓN DEL PRODUCTO ESTADOS DE PRODUCTO MOTIVOS DE RECHAZO MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN CONCEPTOS CONTABLES... 20

3 1. SECUENCIA DE DOCUMENTO FÍSICO: En esta ventana registrará series correlativos para Documentos de venta o Documentos de Salida, como por ejemplo Factura de Venta, Boletas de Venta, Guía de Remisión, etc. Para registrar las series debe abrir la ventana Secuencia de doc. Físico (numeración) con ayuda del ícono abrir rápido SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA FACTURAS Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario. Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Factura. Incrementar, ingresar la cantidad que incrementará el número de la secuencia cada vez que realice una venta con Factura. Valor actual, ingresar el valor inicial de la factura. 2

4 Prefijo, ingrese el número de la serie de la factura. Hacer clic en el ícono, para Guardar los datos ingresados. Para ingresar el tipo de documento que utilizará la serie hacer clic en la pestaña Tipo de Documento luego clic en crear registro. 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Tipo de Documento Seleccionar el tipo de documento: NOTA: Guia Remisión RTV es el documento para Guias de Remisión por Devolución a Proveedor. Finalmente hacer clic en el ícono y estará registrando la serie al documento seleccionado, en este ejemplo tiene la serie con prefijo 001 en una Factura de Venta. 3

5 1.2. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA BOLETAS Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario. Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Boleta de Venta. Incrementar, ingresar la cantidad que incrementará el número de la secuencia cada vez que realice una venta con Boletas. Valor actual, ingresar el valor inicial de la factura. Prefijo, ingrese el número de la serie de la Boleta. Hacer clic en el ícono, para Guardar los datos ingresados. Para ingresar el tipo de documento que utilizará la serie hacer clic en la pestaña Tipo de Documento luego clic en crear registro. 4

6 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Tipo de Documento Seleccionar el tipo de documento: Finalmente hacer clic en el ícono para registrar la serie de las Boletas de Venta SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA GUÍAS DE REMISIÓN Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario. Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Guía de Remisión. Incrementar, ingresar la cantidad que incrementará el número de la secuencia cada vez que realice una Guía de Remisión. 5

7 Valor actual, ingresar el valor inicial de la Guía de Remisión. Prefijo, ingrese el número de la serie de la Guía de Remisión. Hacer clic en el ícono, para Guardar los datos ingresados. Para ingresar el tipo de documento que utilizará la serie hacer clic en la pestaña Tipo de Documento luego clic en crear registro. 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Tipo de Documento Seleccionar el tipo de documento: Finalmente hacer clic en el ícono Venta. y estará registrando la serie de las Boletas de 6

8 2. ASIGNANDO ROLES 2.1 PANEL DE ASIGNACION DE ROLES Para administrar usuarios y asignarle roles abrir la ventana Panel de Control de Usuarios, con ayuda del ícono abrir rápido. EDITAR LOS USUARIOS CREADOS: Le listará 5 usuarios asignados en el sistema. Para administrar un usuario hacer clic en el ícono Editar. Ya sea para cambiar el nombre de usuario, cambiar la contraseña o asignar algún Rol en el sistema para distintas áreas. Estos roles son los que permitirán acceder al sistema y realizar tareas específicas. Por ejemplo, el usuario Luis Vargas se le ha asignado el Rol de VENTAS, por lo que no podrá ingresar a otra función (compras, almacén, etc.). Como se muestra en la imagen: 7

9 ASIGNAR ACCESO DE LOS USUARIOS A ALMACÉN De la misma forma en la pestaña Almacén permite seleccionar los almacenes a los que tiene acceso el usuario. Esto es necesario para controlar la información disponible para los usuarios de almacén que pueden visualizar información de distintas sucursales. Para usuarios de otras áreas no es necesario asignarles ningún almacén, en ese caso, tendrán acceso a todos los almacenes existentes en la Empresa. Para asignar el Almacén que visualizará el usuario hacer clic en el ícono, luego clic en el ícono. 2) Clic en ícono Crear 1) Clic en Almacén Seleccionar el almacén que podrá interactuar el usuario, y Habilitarlo. Luego hacer clic en el ícono para guardar los cambios realizados. 8

10 ASIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO SERIAL AL USUARIO Asignando Numero Serial de Factura Hacer clic en la pestaña, luego hacer clic en el ícono para crear nuevo registro. Ingresar los siguientes datos: Secuencia de Doc. Físico, seleccionar la secuencia de documento que utilizará el usuario. Almacén, seleccionar el almacén, según la serie del documento. Este campo es opcional. La serie que ha sido seleccionada será aplicada al almacén seleccionado. Finalmente hacer clic en el ícono, para guardar los datos ingresados. 9

11 2.2 PANEL DE CONTROL DE MÓDULOS: AGREGANDO EXTENSIONES Esta ventana permite asignar extensiones a los usuarios seleccionados, para ello debe abrir la ventana Panel de Control de Módulos, con la ayuda del ícono Abrir rápido. Obtendrá la ventana de Panel de control de Módulos, con la lista de roles y cada uno de estos con sus respectivas extensiones que puede asignar: 1) Seleccionar el rol del usuario 2) Seleccionar que extensión desea habilitar para el usuario

12 3) Clic en el recuadro en blanco para habilitar la extensión. 4) Clic en el ícono, para guardar la extensión asignada al usuario. 4 3 Hacer clic en el ícono Obtendrá la siguiente ventana: para generar la extensión según el rol. Clic en Aceptar Finalmente obtendrá el siguiente mensaje: 11

13 3. TIPOS DE CAMBIO 3.1 TIPO DE CAMBIO OFICIAL El Tipo de Cambio Oficial estará configurado con la página oficial de la Sunat. Solo podrá visualizar el precio de compra y venta del dólar, abriendo la ventana Tipo de Cambio Oficial con ayuda del ícono Abrir rápido. Obtendrá la siguiente ventana: Hacer clic en el botón Nuevo Tipo de Cambio y tendrá la siguiente ventana: 1) Hacer clic en el ícono de calendario. 12

14 1 2) Seleccionar la fecha que desea visualizar el tipo de cambio. 2) Obtendrá la ventana con el precio del dólar de la fecha seleccionada. 13

15 3.2 TIPO DE CAMBIO PARALELO Este tipo de Cambio se utilizará para asignar los precios de compra y venta del dólar. Para asignar el precio debe abrir la ventana Tipo de Cambio Paralelo, con ayuda del ícono de Abrir rápido. 1) Seleccione un tipo de cambio, 2) Hacer clic en el ícono : 1 2 3) Hacer clic en el ícono para seleccionar la fecha que aplicará el Tipo de cambio: 14

16 ) Hacer clic en el ícono para asignar el Tipo de Cambio. 5) Finalmente hacer clic en el OK. Podrá visualizar que ha creado el Tipo de Cambio en Venta y Compra de Dólares. 15

17 4. CONFIGURACIÓN DEL PRODUCTO 4.1 ESTADOS DE PRODUCTO Abrir la ventana Estados del Producto con la ayuda del ícono Abrir Rápido. Obteniendo la siguiente ventana, en la cual puede visualizar la lista de estados del producto creadas. Si desea incrementar un estado al Producto, hará clic en el ícono siguientes datos: y llenará los Identificador, ingresar el código o número que identificará el estado del producto. 16

18 Nombre, ingresar el nombre del estado. Descripción, ingresar un detalle del estado, este campo es opcional. Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados. 4.2 MOTIVOS DE RECHAZO El motivo de rechazo se visualiza cuando el cliente, una vez realizada la cotización de venta, rechaza la compra del producto. PROCESO: El cliente solicita una cotización de venta y rechaza la cotización indicando el motivo por el cual no realiza la compra. Abrir la ventana Motivo de Rechazo con la ayuda del ícono Abrir Rápido. Para registrar el Motivo de rechazo hará clic en el ícono datos: y llenará los siguientes 17

19 Identificador, ingresar un código que identifique el motivo. Nombre, ingresar el motivo de rechazo. Descripción, ingresar algún detalle del motivo, es opcional este campo. Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN Después de realizado una Venta, el cliente regresa y desea devolver el producto, en la ventana Devolución de cliente, se debe registrar el motivo por el cual está devolviendo el producto. Abrir la ventana Motivos de Devolución con la ayuda del ícono Abrir Rápido. 18

20 Para registrar el Motivo de devolución hará clic en el ícono datos: e ingresará los siguientes Identificador, ingresar el código del motivo de devolución. Nombre, ingresar el nombre del motivo. Mantener seleccionado las opciones de devolución a cliente y proveedor, el cual se visualizará en las 2 ventanas. Descripción, ingresar un detalle del motivo, este campo es opcional. Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados. 19

21 4.4 CONCEPTOS CONTABLES Concepto contable: Es un concepto relacionado al pago realizado o cobro recibido sin relación a un producto específico. EJM: Cuando ingresamos una factura de compra con el concepto POR CONSUMO. NOTA: Cuando se tiene habilitada la extensión CONTABILIDAD BASICA, estos conceptos se asocian a una cuenta del plan contable empresarial de tu empresa. Abrir la ventana Conceptos Contables con la ayuda del ícono Abrir Rápido. Podrá visualizar los diferentes Conceptos contables registrados en el sistema, si desea registrar/ingresar algún Concepto Contable, hacer clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Nombre, ingresar el nombre de concepto contable. Descripción, ingresar algún detalle del concepto, este campo es opcional. 20

22 Mantener seleccionado esta opción, para visualizarlo y poder usarlo en los Documentos de Venta y de Compra, de lo contrario solo serán accesibles desde la sección de conceptos al momento del pago y cobro. Grupo de Impuesto, seleccionar a que grupo de impuesto pertenece el concepto contable. Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados. Podrá visualizar una lista de conceptos contables en el sistema: 21