MANUAL DE ZEUS GENERAL

Transcripción

1 MANUAL DE ZEUS GENERAL

2 1 CONTENIDO introduccion... 2 Clientes... 2 Crear Y Editar Clientes... 3 Forma De Pago... 5 Descuentos... 6 Facturas... 7 Proveedores... 8 Crear Y Editar Un Proveedor... 9 Condiciones Agregar Y Editar Condiciones Pedidos Agente De Venta / Cobro Crear Y Editar Agentes De Ventas Comisiones Añadir Comisiones Productos Crear Y Editar Productos Agregar Proveedores Precio Agregar Precio De Venta Aplicaciones Promociones Agregar Promocion O Remate Consultas... 22

3 2 INTRODUCCION Este documento presenta la sección General de Área de Trabajo, en el cual definirán las pantallas de clientes, proveedores, agentes de ventas, productos, consultas y proveedores de servicios. Los datos de Clientes, Agentes de Venta y Consultas son propios de la sucursal sin embargo la de Productos, Productos/Coche y Proveedores son comunes para todas las sucursales. Cuando se crean Clientes, Proveedores y Agentes de Ventas, es necesario ingresar datos obligatorios tales como: Nombre, Domicilio, Municipio, Ciudad, CP, RFC, Curp; mismos datos serán utilizados a la hora de la facturación por lo cual no puede hacer falta ninguno de éstos. CLIENTES En la pantalla principal, tal como se muestra en la Figura 1. Nos muestra la información general de los clientes registrados dentro de nuestra base de datos. Figura 1: Pantalla Principal Dentro de ésta sección, se podrá Crear y Editar clientes, Ver Facturas y Forma de pago que tiene asignado cada uno de ellos. A continuación se describe con un poco más de detalle las secciones anteriormente mencionadas.

4 3 CREAR Y EDITAR CLIENTES Para acceder a la opción de crear y/o editar clientes, lo hacemos mediante las formas mencionadas en el manual Entorno General sección Funciones Generales. Al seleccionar la opción crear y/o editar se mostrará un formulario tal como lo podemos ver en la Figura 2. Barra de Ventana Este botón nos permite crear una ficha del mismo Cliente, tomando solo la información General y los Descuentos. Figura 2: Pantalla de Crear y Editar Para guardar la información ingresada debemos haber llenado todos los campos obligatorios, de lo contrario aparecerá un mensaje indicando el nombre del campo obligatorio que falta por llenar tal como se muestra en la FIGURA 3 Figura 3: Mensaje

5 4 Cómo llenar algunos datos? A la hora de crear y/o editar algunos campos como: Días de Crédito, Días Suspendido y Límite de Crédito debemos tener presente la información que ingresaremos. Esto debido a que dichos parámetros pueden variar de acuerdo al cliente que hacemos referencia y son validados al momento de facturar y cobrar. Descuento Standard: Dicho descuento, puede variar de acuerdo al cliente en cuestión. Descuento Pronto Pago: Este descuento se aplica cuando es en crédito y realiza el pago dentro de las fechas establecidas y en contado también se aplica la diferencia es en la forma de mostrarlo dentro de la factura. Nivel de Precios: Esto es una escala que se tiene de precios para los clientes. Cada inciso es un precio diferente. Estos niveles varias con respecto a la sucursal. Agente: Dentro de esta opción se asigna el vendedor que estará a cargo de visitar a dicho cliente. Inicialmente la opción puede estar vacía. De igual manera puede ser asignada tiempo después con la opción Editar. Agente cobrador: En este campo se asigna al agente encargado de realizar la cobranza al cliente. Cuenta Contable: Numero que se asigna al cliente, para identificarlos en el programa de contabilidad. Estado: Tendrá como opciones Crédito, Contado o Suspendido, de acuerdo al status que tenga. Estos pueden variar de acuerdo al comportamiento del cliente o por el cambio de razón social. Cuando el estado este en Crédito, al realizar le pedido de Venta se puedo poner también como contado, pero si es Contado no. Si es Suspendido, al cliente no se le puede vender. Código: Este código es el número que se le asignara al cliente para identificarlo, no es automático, cada sucursal tiene su propia secuencia de número a asignar, este dato si es importante colocarlo ya que con eso manejamos la facturación, en recibos y en otros apartados. Factura Venta Mostrador: Esta opción al presionar o marcarlo el Zeus toma en cuenta que ha este cliente siempre se le va a facturar como ventas mostrador, si es caso contrario, desde facturación se pude poner como ventas mostrador (Ver Ventas-> Facturación).

6 5 FORMA DE PAGO En esta sección se definen las distintas formas de pago que pueden ser asignadas a cada uno de los clientes. Entre las cuales encontramos las siguientes: No identificado Cheque Efectivo Transferencia La opción de cuenta es el número de cuenta bancaria del cliente. Es importante definir esta parte para tener un control de pago de dicho cliente. Dentro de esta ventana también se podrá encontrar el desglose de los saldos a favor del cliente y como se han estado utilizando; también hacemos un total de las notas de crédito pendientes por aplicar ante el SAT de ese cliente, como podemos ver en la Figura 4. Figura 4: Formas de Pago

7 6 DESCUENTOS En el formulario de la Figura 5, se encuentran los descuentos fijos y descuentos especiales que se le asignan al cliente de acuerdo a un fabricante-marca (Estos son adicionales al pronto pago) Figura 5: Descuentos Dentro de esta ventana se creó una forma sencilla de modificar los descuentos y es dando doble clic sobre el descuento a modificar y sale una pantalla como la Figura 6 Figura 6: Modificar Descuento

8 7 FACTURAS La pantalla representada con la Figura 7, es donde se muestran las facturas que han sido generadas al cliente anteriormente seleccionado. Es la suma de todas las facturas seleccionadas Figura 7: Facturas Dentro de esta pantalla tenemos varios botones las cuales se describirán a continuación: Ver: Busca las Facturas que se encuentran dentro del rango de Fechas seleccionadas. Exportar: La lista de Facturas visualizadas, te las manda a un Excel. Ver XML: Visualizas el XML, en esta sección no puedes guardar. Descargar XML: Exporta el XML y lo guarda en el directorio C:\TEMP Ver PDF: Te permite visualizar la factura seleccionada y guardar o imprimir ( Ver Entorno General -> Visualizador PDF) Envío Correo: Este reenvía el correo con PDF y XML al correo puesto en la ficha del cliente. Ver Saldos: Este nos abre un botón con la información de las Facturas, Notas de Cargo y Crédito, SAF que tiene el cliente PENDIENTE por aplicar y nos da el gran total de su deuda.

9 8 PROVEEDORES Al presionar el icono de proveedores nos permite entrar a la ventana principal como se muestra en la Figura 8. Esta ventana nos permite observar la información general de los todos los proveedores de las diversas sucursales. Es importante recordar que esta información es visible para todas las sucursales y que cualquier cambio afecta a las demás. Figura 8: Proveedores

10 9 CREAR Y EDITAR UN PROVEEDOR Para acceder a la opción de crear y/o editar clientes, lo hacemos mediante las formas mencionadas en el manual Entorno General sección Funciones Generales. Al seleccionar la opción crear y/o editar se mostrará un formulario tal como lo podemos ver en la Figura 9. Opciones de Ventana Figura 9: Crear y Editar Proveedores Para guardar la información ingresada debemos haber llenado todos los campos obligatorios, de lo contrario aparecerá un error indicando el nombre del campo obligatorio que falta por llenar tal como se muestra en la FIGURA 3 NOTA: Dentro del formulario tenemos el campo llamado Contacto, este campo refiere a la persona que nos brindara servicio dentro de la empresa proveedor.

11 10 CONDICIONES En la pantalla que muestra la Figura 10, se encuentran las políticas de compra con respecto a las líneas de productos que se manejan con el proveedor seleccionado. En el recuadro condiciones de compra, podrán realizar comentarios sobre dichas condiciones que se van a agregar de manera general. Opciones de Ventana Figura 10: Condiciones NOTA: Las condiciones de compra deben ser establecidas a inicios de año en conjunto con el proveedor. Agregar: En esta opción se añade una nueva línea de producto. Abriendo una ventana como la Fig. 11 Editar: Es para modificar información de alguna línea de producto. Eliminar: La información deja de ser visible para el usuario. Figura 11: Opciones de Condiciones

12 11 AGREGAR Y EDITAR CONDICIONES Al elegir la opción de Agregar y/o Editar condiciones, aparece un formulario como se muestra en la Figura 12. Figura 12: Agregar y Editar Líneas de Productos Dentro de esta pantalla de establecerán los descuentos acordados con el proveedor. Dichos descuentos estarán determinados por los campos Factor, Pronto Pago y Especial.

13 12 PEDIDOS En la Figura 13, se muestra información general de los pedidos que se han realizado al proveedor. Opciones de Ventana Visualizador de Contenido Figura 13: Pedidos Dentro de esta ventana encontraras tres botones las cuales se describirán a continuación: Buscar: De acuerdo al rango de fechas seleccionadas te muestra las facturas realizadas a ese proveedor. Exportar: La información seleccionada en tu búsqueda te lo manda a un formato de Excel. Ver Saldos: En esta opción nos muestra un reporte en Excel de las facturas que están pendientes por pagar y las notas de crédito por aplicarse, dándote así el Gran Total de tu saldo con ese proveedor.

14 13 AGENTE DE VENTA / COBRO Al ingresar a la opción Agente de Venta, nos encontramos con la pantalla descrita en el manual Entorno General Figura 15 el cual describe a cada agente registrado dentro de la sucursal con sus datos correspondientes. Figura 14: Agentes de Venta CREAR Y EDITAR AGENTES DE VENTAS Para acceder a la opción de crear y/o editar agentes de ventas, lo hacemos mediante las formas mencionadas en el manual Entorno General sección Funciones Generales. Al seleccionar la opción crear y/o editar se mostrará un formulario tal como lo podemos ver en la Figura 15. Figura 15: Crear y Editar Agente de Venta NOTA: Cabe destacar dentro del formulario las opciones aplica como vendedor, aplica como cobrador, éstas sirven para determinar el rol que tomará el agente de ventas. Pueden ser aplicados ambos roles o únicamente uno.

15 14 COMISIONES Las comisiones SIEMPRE van a nivel de producto. Cada uno de los productos, tiene definido un porcentaje de comisión de venta. Es importante que se marque la casilla Este agente entra en el sistema de comisiones de vendedor y/o Este agente entra en el sistema de comisiones de cobrador, de lo contrario, él vendedor y/o cobrador no recibirá las comisiones correspondientes. Ver Figura 16. Dentro de la ventana podemos ver las opciones: Comisión: Se seleccionará la comisión el cual se le asignara al vendedor, el cual se encuentra definido en la sección Administración -> Definición de Comisiones Comisión por Recibo Cobrado: es importante el llenado de esta opción, por lo contrario no se sabrá cuanto se debe pagar de comisión al agente. Figura 16: Comisiones AÑADIR COMISIONES En esta ventana Figura 17, se seleccionara la comisión asignado al agente. Figura 17: Añadir Comisiones

16 15 ZEUS REMOTO En esta pestaña se realiza la configuración de inicio de sesión del Agente en el Zeus Remoto, definiendo aquí el Usuario, La Contraseña y la Acción. EL Usuario y Contraseña son datos que el usuario quiere definir, no hay una estructura para eso. Acción: Este parámetro es importante ya que definimos como va a ser el bloqueo y no poder ingresar al sistema. Existen dos formas: Bloqueo por Inactividad: Este bloqueo se produce si el usuario definido tiene desde su último ingreso más de 13 días sin ingresar. Al bloquearse borra la información que tuviese en la base de datos de su computadora, teniendo que volver a configurar todo el Zeus RM Bloqueo Total: Esta opción no permite ingresar al usuario, borrando toda la información que tuviera en su base de datos. Figura 18: Zeus Remoto

17 16 PRODUCTOS El formulario de la sección Productos (Figura 19), nos permite buscar un producto en específico, sin embargo, para realizar esta búsqueda ingresan datos del producto deseado. De igual manera podemos usar la opción Buscar y como resultado tendremos todos los productos manejados. Menú General Accesos directos Presionar después de haber llenado los datos requeridos Presionar para buscar sus equivalencias dentro del sistema Vuelve a dejar las casillas en blanco para realizar otra búsqueda. PANEL DE RESULTADOS Figura 19: Productos Aplicaciones: En esta opción se definirán los carros que son compatibles con el producto. Stock : Nos manda una ventana como la Figura 22. Kardex: Abre un archivo en Excel indicando los movimientos que ha tenido este producto dentro del sistema. Fotos: Nos manda a una página en donde podemos visualizar la foto del producto. Figura 20: Accesos Directos

18 17 En la pantalla de Aplicaciones Figura 21 nos permite ir agregando Marcas y Modelos de carros para el producto. Para poder agregar una Marca y un Modelo, tienes que seleccionar del lado izquierda y arrastrar la opción requerida al lado derecho, y allí tendrás que colocar el motor, desde y hasta y algún comentario (no es requerido), luego Guardas. Figura 21: Aplicaciones La Figura 22: Nos muestra el stock que se encuentra en las otras sucursales, y te da el precio de venta en el que se lo venderías al Cliente (Precio A1), esto es tomando en cuenta el costo y la utilidad de la sucursal que esta consultado. Figura 22: Stock El botón que dice Traspaso, nos permite ingresar el producto dentro de un pedido de compra, realizada a dicha sucursal, al dar clic nos sale una pantalla tal como la Figura 23. Figura 23: Traspaso Al dar clic en Aceptar este producto se coloca dentro de un traspaso si este ya fue creado o se crea uno de manera automática.

19 18 CREAR Y EDITAR PRODUCTOS La Figura 24 representa la ventana por la cual se puede agregar y/o editar productos. Únicamente tenemos que proporcionar la información que el mismo formulario solicita. Realizan las mismas funciones que los de la Figura: 19 Son comentario para todas las sucursales Agregar un proveedor Eliminar un proveedor Comentarios para la sucursal Figura 24: Agregar y Editar Productos Datos Relevantes: Claves: Es el numero con el cual cada sucursal identifica al producto. Equivalencia: Productos que se podrían vender como igualdad. Ubicación Almacén: Es la ubicación del producto dentro de la sucursal. Es importante mencionar que dentro de la Ficha del producto se encuentra una opción Disponible en Sucursal, es necesario que cuando den de alta un producto marquen esta opción, ya que los productos que están marcados son los productos q aparecerán en el Reorval. Existe una forma para marcar todos los productos de manera masiva, tomando en cuenta todos los productos q tengan precio en la sucursal. (Ver Compras-> Costos)

20 19 AGREGAR PROVEEDORES Al darle clic en el botón Agregar Proveedores, emerge una ventana tal como se muestra en la Figura 22. Dicha ventana nos permite seleccionar el proveedor y la línea que le asignaremos al producto que estamos creando y/o editando. PRECIO Figura 25: Agregar Proveedor En esta ventana representada con la Figura 23, se puede definir el precio de venta, dependiendo de los niveles de precios, estos pueden ser agregados y también se encuentra los precios de compra que tiene el producto seleccionado y que se encuentre vigente, sin embargo también pueden ver precios colocados anteriormente seleccionando Mostrar todos los precios. Botón para sincronizar los precios Botón para agregar, editar o eliminar el precio al producto Este recuadro nos muestra las facturas en las que ha llegado el producto, la cantidad solicitada, cantidad llegada y cuantos pusimos en backorder Figura 26: Precio de Producto El apartado de Información de Utilidad: Esta nos define la utilidad que tiene el producto, puede ser de manera global (por fabricante-marca) definido en Utilidades Dto. Máximos o de manera individual modificando desde aquí con un doble clic en el recuadro.

21 20 AGREGAR PRECIO DE VENTA Al seleccionar la opción Agregar precio podremos ver un nuevo formulario tal como en la Figura 24. A través de ésta nueva ventana podemos agregar otro precio a un mismo producto y así mismo definir el período de validez del mismo, sin embargo ese periodo será validado por las fechas puesto en los anteriores precios. Figura 27: Precio de Venta APLICACIONES La Figura 25 nos muestra las distintas aplicaciones que maneja la sucursal. Es decir en la figura podemos ver una relación de Marca-Modelo y las aplicaciones que éstos mismos modelos tienen. Figura 28: Aplicaciones

22 21 PROMOCIONES En esta ventada, representada por la Figura 26, podremos observar información general de las promociones que se aplicaron a los productos. Y en ella se puede agregar más promociones. Agregar / Editar Promociones Figura 29: Promociones AGREGAR PROMOCION O REMATE Dentro de la sección tenemos el botón Agregar. La opción nos permite definir los datos de la promoción tales como el período para que sea Remate debe de ser 2050 y si es promoción puede ser un año menor al de remate, el precio y la cantidad de producto a adquirir para respetar el precio. También se definirán las Comisiones de los Agentes de acuerdo a la promoción. Figura 30: Agregar Promoción Al concluir el periodo o la cantidad asignada a la promoción, se cancela de manera automática. Volviendo al precio colocada con anterioridad.

23 22 PRODUCTOS/COCHE En esta sección se diseñó para que de una manera fácil y con filtros específicos como son: Año, Marca, Modelo o Familia puedes encontrar los productos que cumplan con los requisitos solicitados, dándote la información del stock y precio de la sucursal. En esta pantalla también tenemos los filtros que están en productos Aplicaciones, Stock, Kardex y Fotos Figura 31: Producto/Coche CONSULTAS En esta sección se van a generar todos los reportes necesarios para la sucursal, y estos podrán ser visualizados de acuerdo a los perfiles asignados. Son exportados a un archivo en Excel. Figura 32: Consultas