MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INVENTARIO MUNICIPAL

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2 ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN FELIPE DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INVENTARIO MUNICIPAL TITULO I : DE LA FINALIDAD ARTICULO 1 : El presente Manual de Procedimientos tiene como finalidad definir un procedimiento uniforme y obligatorio para el registro actualizado de bienes inventariables de la Municipalidad de San Felipe ARTICULO 2 : A través del Inventario se busca el ordenamiento, actualización, revisión y utilización de los Bienes Muebles Municipales. Para estos efectos,se llevaràn los registros y actualizaciones del inventario a través del sistema computacional TITULO II : DE LAS UNIDADES ENCARGADAS ARTICULO 3 : La Unidad de Finanzas de la Municipalidad será la encargada de llevar el procedimiento de Inventarios y en los Servicios Incorporados a la gestión municipal el o los funcionarios que los Directores designen ARTICULO 4 : La Unidad de finanzas tiene por objeto proveer de los bienes inventariables necesarios para el buen funcionamiento Municipal, Educaciòn, Salud y el Cementerio llevando el control regular de estos haberes Para cumplir con este objetivo, la Unidad de finanzas, en lo relativo a Inventario, tiene a su cargo las siguientes funciones : 4.1 Mantener actualizados los registros de bienes de la Municipalidad y los inventarios valorados de los mismos 4.2 Velar por el ordenamiento, actualizaciòn, revisión y utilización de los bienes Muebles municipales, sin perjuicio de la responsabilidad de cada jefe por los bienes asignados de la unidad bajo su cargo 4.3 Mantener permanentemente actualizados los registros del Inventario General de la Municipalidad, desglosado por dependencias ARTICULO 5 : Los Inventarios deben ser completos y estar permanentemente actualizados, correspondiendo a la dirección de Control realizar revisiones periòdicas de estas materias. Tambièn deberá controlar que se elaboren oportunamente los Controles Unitarios de Uso de Bienes de altas (anexo 1) y las de baja (anexo 2) con su correspondiente Decreto Alcaldicio (anexo 3 y 4) que las aprueba

3 TITULO III DEL PROCEDIMIENTO DEL INVENTARIO ARTICULO 6 : El Inventario General de la Municipalidad estarà formado por nueve (9) secciones, las cuales llevaràn los códigos (anexo 5) que el Sistema de Inventario Computacional les asigne : CODIGO 101 CODIGO 102 CODIGO 103 CODIGO 104 CODIGO 105 CODIGO 106 CODIGO 107 CODIGO 108 CODIGO 109 EQUIPOS DE COMPUTACION MUEBLES DE OFICINA MAQUINAS DE OFICINA MAQUINARIAS PARA LA PRODUCCION INVENTARIO DE VEHICULOS MOTORIZADOS EQUIPOS Y MOBILIARIO ODONTOLOGICOS INSTRUMENTAL MEDICO ARMAS INSTRUMENTOS MUSICALES No se consideran los inmuebles, ya que de conformidad al artìculo 28 de la Ley , Orgànica Constitucional de Municipalidades, le corresponde a la Direcciòn Jurìdica mantener al dìa los títulos de los bienes municipales ARTICULO 7 : El Encargado (a) de los inventarios, tendrá a su cargo el ordenamiento, actualización, revisiòn y custodia general de los bienes muebles sin perjuicio de la responsabilidad de cada jefe de Unidad por los inventarios a su cargo ARTICULO 8 : El Director de Unidad o Jefe deberà informar por escrito a la Direcciòn de Administraciòn y Finanzas del estado de los Bienes Muebles, si están en mal estado se darán de baja mediante un Decreto Alcaldicio y enviarlos a la Direcciòn de Control para ser rematados en subasta pública ARTICULO 9 : La pèrdida de cualquier bien del inventario darà origen de inmediato a una investigación sumaria o sumario administrativo, según sea su importancia TITULO IV : DEL REGISTRO DEL BIEN ARTICULO 10 : Inventariar consiste en tomar el debido registro del bien, ingresándolo al Sistema de Inventario Computacional General de la Municipalidad En la sección que corresponde a las características de la especie y asignándole el código establecido que le corresponda. ARTICULO 11 : Realizado el inventario del Bien, la Unidad de Finanzas emitirá un certificado que acredite que el bien se ha incorporado al registro de Inventarios, este se denomina Ficha Control Unitario de Bienes, cada sección u oficina deberá contar con cada bien individualizado con los siguientes datos : Vehìculos Motorizados - Marca - Modelo - Nº de Motor - Año de fabricación - Color

4 - Inscripciòn en el R.N.V.M. - Rol de Contralorìa General de la Repùblica - Nº Placa Patente Inventario de Maquinarias - Marca - Serie y Nùmero - Fabricaciòn ( Paìs de Origen si es importado) - Modelo ARTICULO 12: En cada una de las secciones del Inventario se asignarà a cada especie un código numérico que entregarà el sistema de Inventario Computacional Esta numeración se continuarà a través de la Ficha de Control Unitario de Bienes Alta y del Decreto Alcaldicio que lo sanciona ARTICULO 13 :Cada Bien o especie deberà incluirse en los Inventarios y en el Decreto Alcaldicio con indicaciòn de : - Caracterìsticas - Estado de conservación - Valor unitario y totales - Nº de Factura - Nombre del proveedor - Uso ARTICULO 14 : El valor de cada especie será el valor de adquisición o de plaza, asì Como los aumentos nominales que haya experimentado y las disminuciones por el desgaste ARTICULO 15 : En los Inventarios no se incluirán los artículos fungibles ni desechables ARTICULO 16 : Los inventarios se complementaràn con las Fichas de Control Unitario de Bienes que emite el Sistema de Inventario Municipal y por intermedio del Decreto Alcaldicio se aprobarà el ingreso al Inventario ARTICULO 17 : En cuanto a las bajas o traslados de bienes, estàs no deberán autorizarse si no han sido informadas a la encargada (o) de la sección Inventario para que regularice el inventario dándole de baja en una Oficina e incorporándola en otra Las bajas de inventario y su destino serán autorizadas por Decreto Alcaldicio. Cuando se trate de bajas con enajenación, estas se efectuaràn a través de remate público. Si se considera la baja con donación, se requerirà previamente el acuerdo del concejo municipal TITULO V : DE LA IDENTIFICACION DEL BIEN ARTICULO 18 : En cada Oficina se mantendrá permanentemente, en un lugar visible una planilla mural, en la cuàl figuraràn todas las especies municipales,

5 existentes en su oficina, la cuàl contarà con las firmas del encargado de la sección Inventarios y del Director, Jefe o del funcionario a cargo de la Oficina (anexo 6). l TITULO VI : DE LA ACTUALIZACION DEL INVENTARIO ARTICULO 19 : La actualización del Inventario General, se hará una vez al año. por el funcionario a cargo de la Secciòn Inventario, durante el ejercicio presupuestario, se elaboraràn los Decretos Alcaldicios de altas y bajas a fìn de concentrar los movimientos pertinentes complementando los inventarios correspondientes TITULO VII : NORMAS GENERALES ARTICULO 20 : La Direcciòn de Control deberá realizar procedimientos para comprobar que se hayan recibido los bienes, tales como exigir la firma de los jefes de las unidades en las cuales se van a utilizar o custodiar en las guìas de recepción Declarando su conformidad ARTICULO 21. Ningùn funcionario municipal podrá por si solo disponer el traslado o destinación de los bienes entregados a su cargo. Es solo facultad de la Unidad de Finanzas la disposición y traslado de bienes, ya sea interna o externa. El funcionario que infrinja estas normas será sancionado previo proceso sumarial, sin perjuicio de la obligación inmediata de reponer los bienes afectados ARTICULO 22 : El presente Manual de procedimiento regirà a contar de su aprobación mediante Decreto Alcaldicio, derogàndose cualquier norma contraria a èste NORMATIVA TRANSITORIA ARTICULO 1 : La Unidad de Finanzas y los Directores de los servicios Incorporados a la Gestión Municipal, Educaciòn, Salud y Cementerio tienen un plazo de 30 dìas para asignar funciones de Encargado de Inventario a un funcionario de dichas unidades mediante Decreto Alcaldicio y enviarlo a la Direcciòn de Administraciòn y Finanzas