MANUAL DE USUARIO. Timbrado de los CFDI s de Nómina. Coordinación de Nóminas

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Timbrado los CFDI s Secretaría Finanzas, Inversión y Administración

2 Timbrado CFDI s nómina Índice Temas Página 1. Objetivo Acceso al sistema Validación Previa.. 4. Proceso Timbrado por Sistema. 5. Proceso Timbrado los Recibos 5.1. Descripción l archivo a utilizar Ingresar al portal para la administración factura electrónica y nómina Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 2 32

3 Timbrado CFDI s nómina 1. Objetivo Dar cumplimiento con la obligación fiscal emitir los recibos nómina como comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI s), para esto, es importante que ntro la organización se implementen controles internos funcionamiento, con la finalidad mantener la consistencia entre la información generada por el sistema nómina y la emisión los CFDI s. Como parte l control interno que se be implementar, es necesario llevar a cabo la revisión los CFDI s en dos vertientes, la primera es validar que los importes que se tienen en la nómina sean los mismos que los que se van a timbrar. La segunda es validar que todos los recibos nómina estén timbrados en su totalidad. Para facilitar el cumplimiento tus obligaciones fiscales, la Dirección General Recursos Humanos adscrita a la Secretaría Finanzas, Inversión y Administración pone a tu disposición el siguiente para el Timbrado los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 3 32

4 Timbrado CFDI s nómina 2. Acceso al sistema Para tener acceso al Sistema en la Plataforma Estatal Información (PEI) es necesario: Tener un nombre usuario. Este será creado por la Dirección General Tecnologías la Información y Telecomunicaciones (DGTIT) la Secretaria Finanzas, Inversión y Administración, generalmente estará formado la primera letra su nombre y su apellido. Una clave acceso inicial, igualmente proporcionada por la DGTIT y una clave acceso propia. Para accer al sistema nómina, berá dar doble clic en el ícono, que se encontrará en el escritorio su PC. Después iniciar el sistema, la primera pantalla que verá será la siguiente: Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 4 32

5 Timbrado CFDI s nómina A continuación, en esta pantalla se selección a la opción PRODUCTIVO que se encuentra en la pestaña sistemas esta imagen y dar clic en Accer. Una vez realizado lo anterior el sistema mostrará la siguiente pantalla don se be ingresar el usuario y contraseña para por accer al sistema nómina. Lo primero que se be verificar al ingresar al Sistema, es que el campo Mandante contenga el dato 400, que es el ambiente en que se opera la Plataforma Estatal Información (PEI). En el campo s, es necesario escribir el nombre usuario que previamente fue asignado por la Dirección General Tecnologías Información y Telecomunicaciones. En seguida, en el campo Clave Acceso be escribir la contraseña personal para por accer al sistema. Después haber ingresado aparecerá la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 5 32

6 Timbrado CFDI s nómina Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 6 32

7 Timbrado CFDI s nómina 3. Validación Previa Este proceso berá llevarlo a cabo previo a la contabilización la nómina, con la finalidad que en caso que exista inconsistencias se puedan corregir antes que continuar con la contabilización la nómina. Es importante recordar que como parte l requerimiento l SAT, se tiene que clasificar el origen l recurso con el que se está pagando el sueldo los empleados. En la Plataforma Estatal Información (PEI) se intifican con los cc_nóminas: Recurso Propio, Recurso Feral y Recurso Mixto. De acuerdo con lo establecido en el siguiente link goscomplementonomina.pdf Para esta revisión, es necesario consultar el usuario Revisión CFDI s que se encuentra a su disposición en el link Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 7 32

8 Timbrado CFDI s nómina 4. Proceso Timbrado por Sistema Ingresar a la Transacción ZHRPYCFDI002. Para accer a esta transacción la cual se conoce como Timbrado, berá ubicarse en el campo comandos, ubicado en la parte superior izquierda la pantalla,, como se muestra en la siguiente imagen y dar clic en el botón para accer a la transacción. El sistema manera automática mostrará la siguiente pantalla, dar clic al botón y el sistema le mostrará la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 8 32

9 Timbrado CFDI s nómina En esta pantalla, berá llenar y/o completar los campos acuerdo a la información que corresponda: Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 9 32

10 Timbrado CFDI s nómina Otro periodo Campo Excluir xml, con total en 0 y negativos Observación Ingresar el área nómina que le corresponda al organismo. Ingresar el periodo nómina que see analizar. Se be seleccionar esta opción para que se consiren los comprobantes l periodo que se va a seleccionar. Ingresar el área nómina que le corresponda al organismo. Este campo be estar activo. Para el timbrado nóminas especiales berá consirar la información correspondiente l siguiente apartado: Campo Contenido Observación Motivo nómina especial AG01, ZLIQ, ZNN, ZADE Ingresar el motivo nómina especial que corresponda. Tipo nómina A Intificador nómina 0,1, 2, 3 Fecha pago Este campo se usa para intificar la nómina que correspon a pagos adicionales o absentismos. Es un consecutivo que se termina acuerdo a los pagos. Este campo lo estable la DGRH. La fecha con la que se realizó el pago. Una vez que completo la información dar clic al botón. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 10 32

11 Timbrado CFDI s nómina La siguiente imagen muestra los empleados que no generan datos l periodo a timbrar, la cual se sugiere bajar la información correspondiente a Mensajes referidos a personas en formato Excel. Una vez que la información empleados erróneos se transfirió a un archivo Excel, regresar al sistema para seleccionar y dar doble clic en la opción Fichero XML, y a continuación se mostrará la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 11 32

12 Timbrado CFDI s nómina Una vez que el sistema generó la información, se sugiere transferirla a Excel, seleccionando l menú la opción exportar, con lo cual aparece un menú contextual, en el que berá seleccionar la opción Hoja cálculo, como se muestra en la siguiente pantalla. Seleccione la opción Selec. formatos disponibles (todos), en la lista splegable elija Excel (antes en formato XXL) como se muestra en la siguiente pantalla. Dar clic en el botón, para Continuar con el proceso. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 12 32

13 Timbrado CFDI s nómina El sistema mostrara el siguiente recuadro, dar clic en el botón, para continuar con el proceso. En la siguiente pantalla seleccionar la opción Tabla y dar clic al botón para continuar. El sistema le mostrara un recuadro en el cual berá seleccionar la opción Microsoft Excel, y dar clic al botón para enviar la información a Excel. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 13 32

14 Timbrado CFDI s nómina Una vez que se ha generado la información a timbrar, se tiene que marcar todas las filas para lo cual se dará un clic al botón, una vez realizada esta acción se berá dar un clic en el botón, para que el sistema genere los archivos en el servidor, como se muestra en la siguiente imagen. Cuando el sistema termine grabar la información y envié el mensaje que ha sido generado, dar doble clic en el icono back, para continuar con el proceso. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 14 32

15 Timbrado CFDI s nómina En la siguiente pantalla se presenta la información que se ha generado, se tienen que llenar los campos Año/Periodo, y el campo Sociedad, una vez que completo los campos dar clic en el botón para continuar con el proceso. Esta pantalla muestra la información que se ha generado, seleccionar todos los registros con el botón y dar clic en el icono sellar. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 15 32

16 Timbrado CFDI s nómina En la parte superior recha la pantalla se encuentra el campo Registros, este campo nos muestra el total comprobantes que se timbraran, por lo que se be verificar en cada actividad que se realice para que verificar que se están procesando el total los registros. Una vez que dio clic en el botón sellar, el sistema le mostrara un recuadro don le indica que Se dispone a liberar a sellado los registros seleccionados, esta acción no se pue shacer, dar clic en el botón para continuar con el proceso. En esta pantalla, en el campo Estatus berá cambiar a Sellado y dar clic continuamente en el botón que se ben timbrar. para que el sistema le indique el total registros que se han sellado y Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 16 32

17 Timbrado CFDI s nómina Una vez que el sistema termino sellar la información, berá seleccionar nuevamente todos los registros con el ícono y dar clic al botón, el sistema le mostrara un recuadro don le indica que Se dispone a liberar a timbrado los registros seleccionados, esta acción no se pue shacer, dar clic en el botón para continuar con el proceso. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 17 32

18 Timbrado CFDI s nómina Para continuar con el proceso timbrado, en esta pantalla seleccionar en el campo Estatus la Timbrado y dar clic continuamente en el botón refrescar listado, hasta que la columna Estatus cambien a Timbrado. El sistema berá indicar el total registros, por lo que se tiene que validar que se hayan timbrado el total registros que estamos procesando.. Una vez que el sistema finalizo el proceso Timbrado, es importante validar el total empleados timbrados y el estatus Timbrado. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 18 32

19 Timbrado CFDI s nómina Se sugiere bajar el total empleados Timbrados a un formato Excel, para futuras validaciones. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 19 32

20 Timbrado CFDI s nómina 5. Proceso Timbrado los Recibos. Derivado l análisis los errores encontrados en el proceso automático operado en la Plataforma Estatal Información (PEI), en algunos casos no es posible procesarlos en la PEI, por lo que el timbrado tendrá que realizarse manualmente. Este proceso se lleva a cabo cuando se presenta alguno los siguientes supuestos: - Existen diferencias en el importe neto, total percepciones, total ducciones o ISR reflejado en el recibo, respecto a lo que se represente en el XML l sistema. - El importe neto que se tiene en el XML tiene un importe negativo, es cir, el importe total las ducciones es mayor a las percepciones. - Cuando un empleado tiene percepciones y/o ducciones 2 sociedas en el mismo periodo nómina. En los supuestos anteriores se proce a realizar el timbrado l recibo nómina a través la plataforma sarrollada por la Dirección General Tecnologías la Información y Telecomunicaciones. Para ello, se utiliza como base una plantilla en formato Excel, como se muestra a continuación: Anexo 1 Plantilla CFDI es. En esta plantilla se talla cada concepto que el empleado tenga en el periodo nómina a timbrar, es cir, se be tener la misma cantidad renglones como conceptos percepciones y ducciones se tengan en dicho periodo. Amás, siempre se be indicar el origen l recurso, por lo que se tiene que agregar un renglón o renglones, como percepción con la clave 040, 041 o 042, según corresponda. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 20 32

21 Timbrado CFDI s nómina Notas importantes a consirar - NO se ben cambiar los títulos las columnas, quitar o adicionar columnas, sólo se puen agregar renglones, sin embargo estos ben quedar ntro la tabla y no bajo ella. Por lo que una vez que se tengan los XML a timbrar, se be verificar que no se tengan renglones vacíos ntro la tabla. - Elaborar un archivo por cada periodo y/o área nómina a timbrar. - Verificar que los importes estén limitados a 2 cimales. - Pegar valores, en el caso haber usado alguna fórmula Llenado la plantilla Información. El archivo (plantilla) consta 70 columnas la A a la BR. Para el llenado la información, la columna A a la BC, se repite la misma información en todos los renglones (percepciones ducciones, incapacidas y tiempo extra). A partir la columna BD se talla el pago que se va a timbrar. En caso que no se tengan incapacidas ni tiempo extra, se ben eliminar estos renglones. La plantilla se divi en colores, los cuales indican las secciones l XML, como se muestra a continuación: Cantidad renglones acuerdo a las percepciones. Concepto Percepción con origen recurso. Cantidad renglones acuerdo a las ducciones. Renglón informativo Incapacidas. Renglones informativos l Tiempo Extra. En la siguiente tabla se talla por columna el concepto cada una, así como, la obligatoriedad l campo, indicando la información que se tiene que registrar, es cir, si es un campo fijo o variable. COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A INDICAR A LugarExpedicion SI FIJO Municipio y Estado B certificado NO FIJO Dejar en blanco C scuento SI VARIABLE D fecha SI VARIABLE Importe total las ducciones sin consirar el impuesto retenido Año, mes y día l timbrado seguido la letra "T" Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 21 32

22 Timbrado CFDI s nómina COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE E folio SI VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A INDICAR 13 dígitos compuestos por el número empleado (8 dígitos) y la secuencia l resultado nómina (5 dígitos, que se consultan en la transacción PC_PAYRESULT, en la última columna) Ejemplo: En el caso que el Ente no opere el SINIP, pue generar este folio acuerdo a la información que le genere sus sistema. F formadepago SI FIJO "Pago en una sola exhibicion" G metododepago SI FIJO "Transferencias" o "Cheque nómina" H motivodescuento SI FIJO "Deducciones nomina" I nocertificado NO FIJO Dejar en blanco J sello SI VARIABLE SOCIEDAD ÁREA DE NÓMINA EJERCICIO Espacio en blanco Periodo Ejemplo: GEG ZF En las nóminas especiales se indica el periodo al que corresponda acuerdo a la fecha pago K subtotal SI VARIABLE Importe total las percepciones L tipodecomprobante SI FIJO "egreso" M total SI VARIABLE N version SI FIJO "3.2" O Nombre-Emisor SI FIJO P RFC-Emisor SI FIJO Q Calle-Emisor SI FIJO R CodigoPostal-Emisor SI FIJO S Colonia-Emisor SI FIJO T Estado-Emisor SI FIJO Importe neto que se le paga al empleado Razon social la Entidad, como aparece en la cédula intificación fiscal RFC la Entidad, como aparece en la cédula intificación fiscal Nombre la calle don se dio alta la Entidad, como aparece en la cédula intificación fiscal Código postal que aparece en la cédula intificación fiscal Colonia que aparece en la cédula intificación fiscal Entidad ferativa don se dio alta, como aparece en la cédula intificación fiscal Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 22 32

23 Timbrado CFDI s nómina COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE U Localidad-Emisor SI FIJO V Municipio-Emisor SI FIJO W noexterior-emisor SI FIJO X nointerior-emisor SI FIJO Y PaÍs-Emisor SI FIJO "Mexico" Z Regimen-Emisor SI FIJO CARACTERISTICA O IMPORTE A INDICAR Localidad como aparece en la cédula intificación fiscal Municipio que aparece en la cédula intificación fiscal Número exterior que aparece en la cédula intificación fiscal Número interior que aparece en la cédula intificación fiscal Regímen que aparece en la cédula intificación fiscal AA Nombre-Receptor SI VARIABLE Nombre completo l empleado AB RFC-Receptor SI VARIABLE RFC l empleado AC Calle-Receptor NO VARIABLE AD CodigoPostal-Receptor NO VARIABLE AE Colonia-Receptor NO VARIABLE AF Estado-Receptor NO VARIABLE AG Localidad-Receptor NO VARIABLE AH Municipio-Receptor NO VARIABLE AI noexterior-receptor NO VARIABLE AJ nointerior-receptor NO VARIABLE AK País-Receptor SI FIJO "MEXICO" AL cantidad-concepto SI FIJO "1" Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado Dato opcional la dirección l empleado AM scripcion-concepto SI VARIABLE "Pago nomina", "Liquidación" AN importe-concepto SI VARIABLE Importe total las percepciones AO unidad-concepto SI FIJO "Servicio" AP valorunitario-concepto SI VARIABLE Importe total las percepciones AQ totalimpuestosretenidos- Impuestos SI VARIABLE Importe retenido impuesto AR importe-retencion SI VARIABLE Importe retenido impuesto AS Impuesto-Retencion SI FIJO "ISR" Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 23 32

24 Timbrado CFDI s nómina COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A INDICAR AT CURP-Nomina SI VARIABLE CURP empleado AU FechaFinalPago-Nomina SI VARIABLE AV FechaInicialPago-Nomina SI VARIABLE AW FechaPago-Nomina SI VARIABLE AX NumDiasPagados-Nomina SI VARIABLE AY NumEmpleado-Nomina SI VARIABLE Fecha final l periodo en el formato 31/05/2015 Fecha inicial l periodo en el formato 16/05/2015 Fecha pago l periodo en el formato 30/05/2015 Cantidad días pagados al empleado Número empleado con el que se intifica en el sistema Z PeriodicidadPago-Nomina SI FIJO "cada medio mes" BA RegistroPatronal-Nomina SI FIJO BB TipoRegimen-Nomina SI FIJO "2" BC Version-Nomina SI FIJO "1.1" BD TipoNodo SI VARIABLE BE TotalExento SI VARIABLE BF TotalGravado SI VARIABLE RFC la Entidad, como aparece en la cédula intificación fiscal Percepción, Deducción e Incapacidas Importe total las percepciones o ducciones exentas Importe total las percepciones o ducciones gravadas BG Clave SI VARIABLE Número l CC nómina BH Concepto SI VARIABLE Descripción l CC nómina BI ImporteExento SI VARIABLE BJ ImporteGravado SI VARIABLE BK TipoSAT SI VARIABLE BL Descuento2INCAPACIDAD NO VARIABLE BM DiasIncapacidad NO VARIABLE Importe exento la percepción o ducción a representar Importe exento la percepción o ducción a representar Clave l SAT en la que se clasificó a la percepción o ducción Importe scontando por concepto licencias médicas Cantidad días las licencias médicas BN TipoIncapacidad NO VARIABLE Clave l SAT 1 -Riesgo trabajo 2 - Enfermedad general 3 - Maternidad BO DiasHE NO VARIABLE Indicar la cantidad días a los que correspon el pago tiempo extra Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 24 32

25 Timbrado CFDI s nómina COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A INDICAR BP TipoHorasHE NO VARIABLE Definir si fueron "Dobles o Triples" BQ HorasExtraHE NO VARIABLE Indicar la cantidad e horas pagadas BR ImportePagadoHE NO VARIABLE Importe pagado por el concepto 5.2 Ingresar al portal para la administración factura electrónica y nómina. Una vez que se elaboró el archivo los pagos que se sean timbrar por medio la plataforma, se ingresa al portal para la administración la factura electrónica y nómina, la cual se encuentra en la siguiente liga: En la pantalla anterior se be indicar el usuario y contraseña, previa gestión a través la, y dar clic en entrar. Enseguida aparecerá la siguiente pantalla: Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 25 32

26 Timbrado CFDI s nómina a) La primer operación es generar los XML. Para generar los XML s los recibos que se sean timbrar, se be accer al apartado Accesos (lado izquierdo la pantalla) se encuentra en la sección s (recibos), como se muestra en la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 26 32

27 Timbrado CFDI s nómina a) b) 1 Para generar los XML s, tendrá que realizar las siguientes actividas: 1. Dar clic l lado izquierdo la pantalla, en la sección llamada Generar XMLs 2. Enseguida aparece la pantalla en la cual se be cargar el archivo creado con anterioridad en formato Excel, llevando a cabo los siguientes pasos: a. En el espacio llamado tipo plantilla indicar Plantilla 1. b. Seleccionar el archivo en la ruta don se encuentra guardado y manera inmediata empezará a importar la información. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 27 32

28 Timbrado CFDI s nómina Una vez que finalice el proceso anterior, l lado recho se habilitará el archivo con la extensión.zip, para procer a scargar y guardar los XML generados en el lugar seado. Dando clic en la siguiente imagen: Una vez que se tenga guardado el archivo, es necesario validar que todos los XML estén correctos y con eso se termina el primer paso l timbrado manual. b) La segundo operación es cargar el archivo ZIP con los XML generados. Para efectuar ésta se ben realizar las siguientes actividas: 1. Del lado recho la pantalla dar clic en la sección Carga archivo ZIP. 2. En la pantalla que aparece se ben llenar todos los campos, consirando el periodo y área nómina al cual corresponn los XML. 3. Seleccionar el archivo ZIP generado anteriormente. 4. Guardar información para que inicio el proceso timbrado. En la pantalla se mostrará un mensaje indicando que se guardo la información. Lo antes scrito se muestra en la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 28 32

29 Timbrado CFDI s nómina Al guardar la información se concluye con esta operación regresándonos a la pantalla para el llenado los datos, como se muestra en la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 29 32

30 Timbrado CFDI s nómina c) La tercer operación es darle seguimiento al proceso timbrado. Una vez realizada la operación anterior es necesario verificar el estatus que guardan los XML s, es cir, si fueron timbrados correctamente o si presentaron algún error, para lo cual se ben realizar las siguientes actividas: 1. Ingresar a Lista cargas. 2. Indicar los datos correspondientes al timbrado que se tiene en proceso. 3. Dar clic en el botón consultar, realizado esta acción en la parte inferior aparecerá el listado los procesos timbrado que se han realizado hasta el momento, por lo que se tendrá que ubicar al que se dará seguimiento. 4. Del lado recho la pantalla, en el icono estatus se le tiene que dar clic correspondiente al proceso seado. Lo antes scrito se muestra en la siguiente pantalla. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 30 32

31 Timbrado CFDI s nómina Realizadas las actividas anteriores, aparecerá el estatus en el que se encuentra nuestro proceso, es necesario dar seguimiento hasta que aparezca la palabra Timbrado, por lo que en caso ser necesario se tendrá que repetir las actividas antes mencionadas. 4 Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 31 32

32 Timbrado CFDI s nómina Cuando se finalice el proceso timbrado es posible visualizar el talle los XML s timbrados en cada proceso. Para lo cual se ben realizar las siguientes actividas, en la misma sección Lista cargas: 1. Seleccionar el renglón l proceso a visualizar. 2. Dar clic en ver talle. 3. Aparecerá la siguiente pantalla con el talle por empleado los XML, así como su representación impresa en formato PDF. 4. Si se sean scargar, es puen seleccionar el o los recibos a scargar. 5. Dar clic en scargar recibos. Lo antes mencionado se pue observar en las siguientes pantallas Se recomienda scargar todos los CFDI s para que estén a disposición los trabajadores. Nombre l archivo: Timbrado CFDI Página: 32 32