Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación

Transcripción

1 Sistema de Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación Registro / Ofrecimiento / Ejecución / Calificación

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3 Índice General Introducción Antes de comenzar a operar en el sistema Resumen Primera parte: La gestión administrativa de los cursos ) Registro de los cursos A) Confección de planilla aplicativa B) Importación de cursos en el Sistema C) Modificaciones de datos en cursos ) Ofrecimiento de los cursos A) Confección de aplicativo de asignación B) Importación de aplicativos de asignación C) Confección de aplicativo de desasignación D) Importación de aplicativos de desasignación ) Ejecución de los cursos ) Calificación de los participantes A) Confección del aplicativo de calificación B) Importación del aplicativo de calificación Segunda parte: El sistema de gestión como fuente de información ) Consultas en línea ) Acceso a Informes A) Informes actuales B) Informes de serie histórica Tercera parte: Solución de problemas ) Problemas en la confección de aplicativos ) Problemas en la importación de cursos ) Problemas en la importación de participantes A) Rechazos frecuentes al querer importar aplicativos de asignación B) Otros problemas en la importación de aplicativos de asignación y desasignación ) Problemas en la calificación de participantes Rechazos frecuentes al querer importar aplicativos de calificación Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 3

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5 Introducción El presente instructivo tiene por objeto detallar los procedimientos operativos que las instituciones responsables, por la ejecución de acciones de formación, deben realizar en el sistema de gestión de proyectos de la Secretaría de Empleo. Ha sido dictado por la Dirección Nacional de Orientación y Formación Profesional en virtud de las facultades conferidas en el artículo 41 del Reglamento para la Gestión de Cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales aprobado por la resolución del Secretario de Empleo Nro de agosto de El sistema informático de Gestión de Proyectos es la herramienta operativa que el Ministerio de Trabajo establece, para cumplir con las tramitaciones previstas en el mencionado Reglamento de Gestión. Se trata de una plataforma web a la que se accede desde cualquier computadora personal conectada a internet siempre que disponga de alguna de las versionas recientes de navegadores. Los usuarios ligados al Ministerio por acuerdos protocolos o cualquier otro instrumento legal de compromiso, que suponga la ejecución de acciones de formación, contarán con una o más claves personales y secretas de acceso y podrán realizar, en este sistema, todos los movimientos y trámites que prescribe el Reglamento. Contar con un marco regulatorio claro y específico que favorezca la eficacia de los procesos de ejecución en todas las líneas y ordene el trabajo de instituciones de formación profesional, oficinas de empleo, Gerencias de Empleo y Capacitación Laboral y los equipos de nivel central; es una aspiración que cobra sentido a la luz de la importante relevancia y volumen que las acciones de formación, han adquirido en el marco de la política de empleo. El instrumento que hoy se presenta se basa en una premisa: reunir información veraz y oportuna que facilite el acceso de los trabajadores a nuestras propuestas y que, al mismo tiempo, dote al organismo estatal responsable de una herramienta de gobernabilidad sobre el Sistema de Formación Continua construído en el diálogo de actores. A su vez, propone tres innovaciones que es importante resaltar: descentralización/informatización de los trámites, difusión de todas las ofertas formativas a través de la Red Pública de Oficinas de Empleo y participación activa de esta red en el proceso de inscripción de participantes. El presente instructivo se propone ofrecer una guía paso a paso que facilite el uso del sistema de gestión de proyectos de la Secretaría de Empleo. Sistema este en el que las Instituciones responsables: 1) registrarán los cursos a dictar en el marco de acuerdos o protocolos o cualquier otro instrumento de compromiso, 2) inscribirán participantes 3) realizarán el seguimiento de su asistencia (dando altas o bajas reemplazos según corresponda). 4) registrarán el resultado de los participantes en los cursos o acciones de certificación de estudios. 5) Realizarán consultas que les ayuden en la gestión (la etapa de ejecución de los cursos, participantes inscriptos, etc.) y la elaboración de información estadística (cursos por organismo, distribución de participantes por plan de empleo, etc.) Antes de comenzar a operar en el sistema Creemos que antes de comenzar las operaciones y tramitaciones dentro del sistema es importante darnos un tiempo para conocer los distintos roles, procesos y tareas involucradas, comenzando claro está por el propio, que en este caso es el del organismo responsable o institución de formación. Situarnos adecuadamente en este mapa contribuye a comprender la Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 5

6 INTRODUCCIÓN contribución que estamos haciendo, al mismo tiempo que identificamos nuestro lugar en la red de colaboración que supone la gestión de acciones de formación conveniadas con el Ministerio de Trabajo. Si Ud. está leyendo este instructivo es porque la institución a la que pertenece se encuentra comprometida, a través de un instrumento legal, a dictar cursos que el Ministerio de Trabajo financia total o parcialmente. Estos cursos, para poder ser reconocidos e integrar las metas a las que su institución se ha comprometido, deben registrarse en el sistema de gestión informático. Este registro inicial o presentación no supone la automática autorización para el inicio. Para ello debe mediar una expresa aprobación del Ministerio, la que también se gestiona y comunica a través del sistema. Sintetizando hasta aquí, vemos que existe un rol en el sistema (el del organismo responsable/institución de formación) que es responsable por la tarea de presentar la información de los cursos propuestos a dictar y otro rol (del ministerio) que tiene por tarea aprobar o rechazar en el sistema aquellos cursos. Así, estos dos roles y estas dos tareas dan vida al proceso de registro de cursos. Gráfico 1 Proceso Registro Ofrecimiento Ejecución Calificación Actores Organismo ejecutor/ IFP Presenta curso Oferta MTEySS Decisión Curso aprobado Curso rechazado * OE Oferta Línea de tiempo 48 hs 20 días antes de la fecha de inicio * Nota: Los cursos rechazados son informados por medio del sistema. El ejecutor puede proponer modificaciones y volver a presentarlo reiniciando el ciclo. Como producto del proceso anterior se ha constituido una oferta pública de formación (con los cursos aprobados para dictado). Esta oferta será automáticamente publicada por el sistema en el Portal de Oficinas de Empleo (la herramienta de intermediación que utiliza la red pública de Oficinas de Empleo). Comienza en este punto el proceso de ofrecimiento que tiene por producto la matriculación de participantes y que se extiende en el tiempo entre el momento en que el curso es aprobado en el sistema y la fecha en que éste se inicia efectivamente. Los roles que participan activamente en él son: el del organismo responsable del dictado y el de la oficina de empleo. Ambos actores pueden inscribir participantes en las ofertas. La oficina de empleo puede, adicionalmente, derivar a las instituciones de formación aquellos postulantes que requieran mayor asesoramiento para decidir si toman o no la oferta del curso. La derivación, a diferencia de la inscripción, no supone la reserva automática de la vacante. El Reglamento de Gestión, aprobado por Resolución SE 1134/10 establece que el organismo responsable de dictado contará inicialmente con el 60% de las vacantes y la oficina de empleo con el 40% restante. Cinco días antes del inicio el organismo responsable podrá cubrir las vacantes que la oficina no haya tomado y, a partir de esa fecha, será el único facultado para realizar movimientos de personas en los cursos: 6 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

7 INTRODUCCIÓN Gráfico 2 Proceso Registro Ofrecimiento Ejecución Calificación Actores Organismo ejecutor/ IFP Oferta Inscribe Inscribe Matrícula inicial provisoria MTEySS Curso cargado en sistema MTEySS Matrícula inicial provisoria OE Oferta Deriva Inscribe Deriva Matrícula inicial provisoria Línea de tiempo 5 días antes de la fecha de inicio Dada entonces la matrícula inicial provisoria, como resultado del proceso anterior, y alcanzada la fecha prevista de inicio, da comienzo el proceso de ejecución o dictado. Durante este proceso el organismo responsable es el único facultado a realizar en el sistema los movimientos de nuevas altas (ya sea por reemplazo o disponibilidad pero sólo durante las fases iniciales del curso) o baja de participantes. En este último caso, está obligado a hacerlo reglamentariamente a la brevedad, a efectos de mantener siempre actualizada la nómina de participantes activos. Dependiendo de la duración del curso, pero por lo regular no más allá de transcurridos los diez primeros días, el organismo responsable deberá haber establecido la matrícula inicial depurada. Para esto habrá: desasignado a los participantes inscriptos por la oficina de empleo que no cumplieran con requisitos formales de inscripción o no presentaran la documentación exigible; desasignado a las personas inscriptas por cualquiera de los dos actores que no se hubieran presentado a tomar clases durante este período inicial; reemplazando estas bajas con nuevas altas; cubierto vacantes aún disponibles. Es muy importante tener en cuenta que cuando el organismo responsable/institución de formación disponga la desasignación por falta de requisitos de personas inscriptas en la oficina de empleo (en uso de la atribución otorgada por el artículo 17 del Reglamento) deberá fundar debidamente la decisión, documentarla y notificarla por escrito al interesado. Al cabo del plazo de duración, y producidos todos los movimientos de personas; se obtiene como producto de este proceso la matrícula final y definitiva de participantes en el curso. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 7

8 INTRODUCCIÓN Gráfico 3 Proceso Registro Ofrecimiento Ejecución Calificación Actores Organismo ejecutor/ IFP Alta 1 Baja Baja Baja Matrícula final MTEySS Matrícula depurada Curso cargado en sistema MTEySS Matrícula final OE Consulta Matrícula final 1 Por reemplazo o disponibilidad finalización Estando concluída la ejecución de los cursos y determinada la matrícula final de los mismos el organismo responsable, debe calificar la participación de los asistentes de acuerdo a los códigos vigentes para cada caso. En términos básicos, este proceso arroja como producto la nómina de participantes calificados. Es importante tener presente que la calificación de los participantes debe hacerse dentro de los 30 días corridos de finalizado el curso 1. Recién cuando los cursos se encuentren finalizados y cada uno de sus participantes haya sido calificado el ciclo está completo y satisfechos todos los requisitos de información previstos en el Reglamento al respecto. Gráfico 4 Proceso Registro Ofrecimiento Ejecución Calificación Actores Organismo ejecutor/ IFP Califica Califica Califica Resultado MTEySS Curso Matrícula final Resultado OE Línea de tiempo 30 días Resultado finalización 1 Para el caso de las acciones de certificación de estudios formales, y cumplido el requisito de la calificación inicial dentro de los 30 días de finalizado el curso, se podrán incorporar informes rectificatorios cuando una persona hubiera modificado su resultado en instancias evaluativas posteriores. 8 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

9 INTRODUCCIÓN Por último y aunque en sí mismo no se trate de un proceso, es importante destacar la funcionalidad de consultas disponible en el sistema para que cada actor pueda realizar el seguimiento del trámite y gestión referido a cada curso y cada participante o a conjuntos de cursos y participantes. Resumen Hemos repasado hasta aquí los procesos centrales y las actividades que permiten el registro, ofrecimiento, ejecución y calificación de matrícula que el sistema de gestión de proyectos demanda. Sirviéndonos de una figura metafórica podemos describir el ciclo de vida de un curso del siguiente modo: se presenta, se ofrece, se ejecuta, finaliza y se califica. Cada una de estas etapas tiene un correlato en denominaciones que el sistema de gestión otorga y que permite, de un modo muy útil, identificar en que parte del ciclo se encuentra el curso y, en consecuencia, que actividades tiene habilitada (por medio de permisos) cada actor. Ciclo de vida del curso Etapa En el sistema Resultado Presentación Presentación Presentación Ofrecimiento Anexo Anexo Ejecución Ejecución Activo Finalizado Ejecución Finalizado Organismo responsable / IFP Registra/presenta y modifica propuestas Asigna participantes Modifica propuestas Consulta Asigna (por remplazo o disponibilidad) y da baja de participantes Consulta Califica participantes Consulta Calificado Ejecución Calificado Consulta Permisos discriminados por actor MTEySS Aprueba/rechaza Consulta y controla Consulta y controla Aprueba/rechaza modificaciones Consulta y controla Consulta y controla Consulta y controla Consulta y controla Oficinas de Empleo Asigna participantes Deriva participantes Consulta Consulta Consulta Consulta Nota: la actividad de control habilita al MTEySS a dar de baja participantes y/o directamente cursos en todas las etapas del ciclo de vida en virtud de denuncias o de recomendaciones de intervención surgidas de sus acciones de seguimiento y fiscalización. En la siguiente sección encontrará una guía paso a paso (pantalla por pantalla) descriptiva de las actividades previstas en el sistema para el rol: organismo responsable / institución de formación. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 9

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11 Primera parte La gestión administrativa de los cursos 1) Registro de los cursos A. Confección de planilla aplicativa B. Importación de cursos en el sistema C. Modificación de datos en los cursos 2) Ofrecimiento de los cursos A. Confección de aplicativo de asignación B. Importación de aplicativos de asignación C. Confección de aplicativos de desasignación D. Importación de aplicativos de desasignación 3) Ejecución de los cursos 4) Calificación de los participantes A. Confección del aplicativo de calificación B. Importación del aplicativo de calificación

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13 1) Registro de los cursos Desde el punto de vista de un organismo responsable o institución de formación el proceso de registrar cursos para su dictado demanda dos actividades básicas y, eventualmente, una tercera actividad correctiva: A) En primer lugar se debe completar un formulario aplicativo. Se trata de una planilla Excel que responde a un formato específico (el que no puede ser alterado) y cuenta con validaciones para minimizar el margen de error en la información que se introduce en ella. B) Con la planilla ya elaborada y completa en todos sus campos, se procede a importarla o cargarla en el sistema, la tarea es, en sí, muy simple y similar a adjuntar un archivo en cualquier aplicación tipo webmail. El sistema realiza un procesamiento de la información y arroja un resultado. Este procesamiento se ejecuta por pasos y en cada paso el operador debe dar su aceptación para pasar al siguiente. Finalmente el sistema arrojará un reporte, el que debe ser guardado por el operador. C) Por último puede o no presentarse el caso en que, por diversos motivos, sea necesario realizar modificaciones en los datos registrados. A continuación veremos, pantalla por pantalla, como se ejecutan las actividades sucintamente descriptas. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 13

14 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos A) Confección de planilla aplicativa Si todavía no tiene la última versión de la planilla aplicativa, ingrese a y diríjase a la opción proyectos. El sistema le requerirá su usuario y clave. Ingréselos. 14 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

15 1) Registro de los cursos Vaya a la opción de menú novedades, seleccione aquí la opción capacitación y descargue la planilla llamada generación de proyectos en el sistema. Necesitará también descargar los archivos referencias varias y programas y tipologías que contienen códigos necesarios para el llenado de este instrumento. Tenga en cuenta que los nombres de archivo que le damos en este instructivo corresponden a las denominaciones actuales de los mismos, las que podrían cambiar en futuras revisiones. Ingreso al sistema por primera vez Cuando ingrese al sistema por primera vez deberá obligatoriamente cambiar la clave que le fuera informada al correo electrónico, por una nueva clave secreta, sólo por Ud. conocida. Si ha pasado mucho tiempo sin ingresar en el sistema puede que su clave haya caducado, diríjase entonces a la opción nueva clave y siga las instrucciones. Antes de abrir el archivo verifique activar las opciones de Macro, en Microsoft Excel. Abra entonces el archivo y encontrará la siguiente pantalla: Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 15

16 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Pantalla 1: Cabecera de información Complete los campos según las indicaciones y presione siguiente. identifica al operador del organismo responsable (IFP) quien se responsabiliza por la información suministrada. Por último presione siguiente. En la pestaña Tablas, encuentran los códigos de Gerencia. Código de Gerencia de Empleo y Capacitación Laboral correspondiente al lugar donde se desarrolla la acción. Identifica al programa de carga Seleccione el que corresponde según este listado: (si tiene dudas consulte con la GECAL) Acuerdos Territoriales de Formación Terminalidad educativa 670-TE con Beca 671-TE sin Beca Formación Profesional 674-FP Territorial Provincias con Beca 675-FP Territorial Provincias sin Beca 678-FP Territorial Municipios sin Beca 679-FP Territorial Municipios con Beca Habilidades básicas para el trabajo 676-FP Habilidades para el trabajo con Beca 677-FP Habilidades para el trabajo sin Beca Acuerdos Sectoriales de Formación 748-FP Sectorial con Beca 757-Argentina Trabaja 758-FP Sectorial sin Beca Acuerdos con empresas 164-Red de Empresas Jóvenes con futuro Crédito Fiscal 397-Terminalidad Educativa Crédito Fiscal 398-Formación Profesional Crédito Fiscal 399-Práctica Laboral Crédito Fiscal UTECC 680-Talleres de Formación UEMAT 687-FP por Organizaciones Sociales con Beca 688-FP por Organizaciones Sociales sin Beca 625-Talleres de Orientación Laboral (TOL) 767-Formación Docente 749-Formación Mantenimiento Escolar 788-Teletrabajo 470-Orientación Educativa y Construcción Ciudadana 16 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

17 1) Registro de los cursos Pantalla 2: Información detallada de los proyectos A B A Cantidad de horas reloj que dura el curso. Formato numérico. Cupo refiere a las vacantes del curso. Es decir, a la cantidad máxima de personas que el curso o acción puede admitir. Nombre real del curso. Es una codificación que permite clasificar las especialidades. Utilice el archivo Programas y Tipologías para ubicar los códigos correspondientes. Fecha real de inicio del curso (día, mes, año) Formato: DD/MM/AAAA Fecha de fin real del curso (día/mes/año) Formato: DD/MM/AAAA Fecha de inicio del curso (mes/año) Formato: MM/AAAA Cantidad de meses que atraviesa el proyecto. Ejemplo: Si un proyecto comienza el 15 de abril y termina el 15 de mayo, su duración es de 2 meses. B Protocolo en el que se enmarca la acción. Campos codificados. Colocar sólo códigos provistos en archivo referencia.xls. Convenio en el que se enmarca la acción. Código: ver tabla en aplicativo Año de la firma del convenio Código: ver tabla. CUE o CUIT del organismo ejecutor. Este campo es para identificar al establecimiento de formación o escuela donde se desarrollará el curso. Con este dato se busca registrar la localización específica de un curso (por ejemplo para derivaciones de beneficiarios o supervisiones). El CUE (Clave Única de Establecimientos) es un número que identifica a cada una de las escuelas de la Argentina. Cuando la Institución no posea CUE cargará el CUIT. El número de CUIT se deberá colocar sin guiones ni espacios. Si el Centro de Formación no posee CUE (por no ser un establecimiento público) o CUIT propio (por ser sede de un Sindicato, por ejemplo) deberá utilizar el código de REGICE). Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 17

18 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Pantalla 3: Validación Como último paso queda la validación de los datos que se han cargado. Mediante esta acción se verifica que: No hayan quedado celdas vacías La consistencia entre los códigos de localización y la GECAL Que se respeten los formatos de las celdas. Si una celda es un campo numérico, no puede tener texto. Solo puede cerrarse una planilla si sus datos han sido validados. CUE, CUIT y el viejo código de Regice En la planilla aplicativa que se utiliza para el registro de los cursos se solicita indicar el CUE, CUIT o REGICE de la institución que tendrá a su cargo el dictado. Un error frecuente es colocar en este campo, en cambio, el código correspondiente al organismo firmante del protocolo. Tenga en cuenta que cuando se hace esto se impide que el ofrecimiento del curso se realice adecuadamente. Si, por ejemplo, un sindicato firmó un protocolo y al cargar los cursos en lugar de declarar los CUE, CUIT o REGICE de una de sus sedes coloca su propio nro de CUIT, el sistema interpretará que ese curso se dicta en la sede central de sindicato. En este sentido es también muy importante inscribir ante el Registro de Instituciones de Capacitación y Empleo (RE- GICE) todas las sedes de dictado. Recordemos, por ejemplo, que un mismo Centro de Formación Profesional puede desarrollar cursos en otras sedes distintas de la central. Cada una de estas sedes deben declararse y cuando se cargue el curso debe utilizarse el código correcto y preciso. 18 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

19 1) Registro de los cursos B) Importación de cursos en el Sistema Plazos Recuerde que los cursos deben registrarse en el Sistema de Gestión con una antelación no menor a los 20 días corridos previos a la fecha de inicio prevista, según se indica en el artícuo 11 del Reglamento de Gestión de Cursos aprobado por la Resolución SE 1134 artículo 10. Para importar la planilla confeccionada en la actividad anterior debe ingresar al sistema ( seleccionar la opción proyectos e ingresar su usuario y clave. Importación de Proyectos - Pantalla 1: Seleccione la opción Proyectos Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 19

20 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de Proyectos - Pantalla 2: 1) Introduzca su usuario personal y contraseña. 2) Haga un click en ingresar. 20 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

21 1) Registro de los cursos Importación de Proyectos - Pantalla 3: Despliegue el menú Presentación y seleccione Importar Proyectos 1) Despliegue el menú Presentación 2) Seleccione Importar Proyectos. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 21

22 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de Proyectos - Pantalla 4: 1) Campo desplegable. Seleccionar el modelo de planilla (aplicativo) que utilizamos: Proyectos Generales [V2.0 (301)]. 2) Haga un click en Examinar y seleccione el archivo a importar. 3) Por último seleccione Importar. Importación de Proyectos - Pantalla 5: Esta pantalla mostrará el contenido del aplicativo que se quiere importar. Nos mostrará el listado de los cursos que usted cargó en él. Una vez verificado que la información y que el archivo son correctos, hacer click en validar. 22 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

23 1) Registro de los cursos Importación de Proyectos - Pantalla 6: Esta pantalla anticipa el resultado de la importación curso por curso. El sistema mostrará, en esta instancia, si los cursos (también llamados proyectos) son aceptados o rechazados, según cumplan o no con los requisitos y parámetros de los programas y plazos Cuando haya cursos rechazados convendrá detenerse en este paso. Corregir el aplicativo conforme las observaciones que arrojó el sistema y comenzar nuevamente el proceso de importación. Si los proyectos fueron aceptados hacer click en Generar Proyectos Proyecto Qué quiere decir? Durante sus operaciones dentro del sistema de gestión o incluso a lo largo de la lectura de este instructivo Uds. encontrará la expresión proyecto referida en distintas oportunidades. Más allá del significado literal de esta palabra es importante tener presente que para la jerga del sistema de gestión y a los efectos del Reglamento de Gestión de Cursos, proyecto es sinónimo de curso de FP o acción de terminalidad educativa,y se encuentra determinado por una unidad de lugar, un grupo de participantes, un tema o especialidad de la formación y uno o más instructores a cargo. Es decir, cada curso individualmente tratado es un proyecto, cada sección de terminalidad educativa es un proyecto independiente. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 23

24 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de Proyectos - Pantalla 7: Esta pantalla es un reporte de la generación de cursos o proyectos. Importante: este dato es equivalente al N de trámite. Identificación de un proyecto: Gerencia - Programa - N de Proyecto Exportar a Excel Esta información como comprobante de la carga del proyecto Es importante que el usuario conserve estos datos ya que de aquí en adelante el curso será identificado usando: Código GECAL - Código Programa - N de Proyecto. Cómo se identifica un curso en el sistema? A partir del momento en que se registra un curso en el sistema, esté tendrá un número que lo identificará para siempre. Este número es único, irrepetible y se generará de modo automático. Es, si se nos permite la metáfora, el DNI del curso. Este número único e irrepetible se compone de tres campos: Nro de Gecal Nro de Programa Nro de Proyecto En el caso de la pantalla precedente puede verse que el curso registrado quedó identificado bajo el número En adelante y para todo trámite o gestión con el Ministerio es fundamental tener presente esté número y referirnos siempre a él para aludir al curso registrado. De esta manera se evitarán equívocos y confusiones. 24 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

25 1) Registro de los cursos C) Modificaciones de datos en cursos Para realizar modificaciones en cursos cargados en el sistema, es necesario en primer lugar identificar la etapa en la cual se encuentran. Las etapas por las que pasa un curso en el sistema, desde que se lo carga hasta su finalización, son: - Presentación: Significa que fue cargado en el sistema. - Anexo (Protocolos): Significa que fue aprobado por el MTEySS y ya se le pueden vincular participantes. - Ejecución: Significa que tiene personas asignadas. Modificaciónes en Proyectos En la pantalla que aparece a continuación, pueden verse estas etapas. Todas tienen en el menú, la opción de Modificar Proyecto. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 25

26 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Identificar la etapa del proyecto Si no se sabe la etapa en la que se encuentra el curso, se la puede buscar en Proyectos>> Consultas>>Proyectos. Allí se completan los filtros solicitados: Gecal, Programa, Proyecto y se deja en blanco la fecha de inicio.. 1) Indicar la GECAL del curso. 3) Puede indicar fecha de inicio, o dejar en blanco este campo. 2) Indicar el programa. 4) Indicar N de Proyecto. 5) Oprima Buscar. Va a aparecer un cuadro con los datos del proyecto, entre los cuales figura la etapa en que se encuentra. Etapa del proyecto 26 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

27 1) Registro de los cursos Modificaciónes en Proyectos - Pantalla 1 A continuación modificaremos un proyecto en Ejecución. En el menú Ejecución, elegimos Modificar datos Modificaciónes en Proyectos - Pantalla 2 1) Especificar GECAL. 2) Especificar Programa. 3) Poner la fecha de inicio o dejar en blanco. 4) Especificar el N de Proyecto a modificar. 5) Por último hacer click en Buscar. Completando los filtros que se indican estaremos trayendo el curso para así poder editarlo introduciendo las modificaciones deseadas. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 27

28 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Modificaciónes en Proyectos - Pantalla 3 La siguiente pantalla nos mostrará el detalle del Curso que queremos modificar. Hacer click en Editar Modificaciónes en Proyectos - Pantalla 4 Se desplegarán todos los datos del curso. En el campo correspondiente. se realizan los cambios deseados. 28 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

29 1) Registro de los cursos Para registrar la modificación, se debe ir al pie y donde dice Cambio de estado, desplegar y seleccionar la opción Activo, y clickear en Grabar. Cambio de estado: desplegar y seleccionar la opción Activo Por último hacer click en grabar El sistema devolverá un reporte del curso con los nuevos datos. Importante Los proyectos o cursos finalizados no pueden ser modificados Cada vez que realice una modificación en un curso/proyecto, en el sistema, el usuario deberá solicitar al referente del programa a nivel central o de la Gerencia de Empleo (según corresponda) una nueva aprobación. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 29

30 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos 2) Ofrecimiento de los cursos Desde el punto de vista de un organismo responsable o institución de formación el proceso de ofrecimiento de los cursos demanda cuatro actividades básicas: A) En primer lugar se debe completar un formulario aplicativo. En él se indican los datos de las personas a ser asignadas o dadas de alta y el curso al cual se las quiere incorporar B) Con la planilla ya elaborada y completa en todos sus campos, se procede a importarla o cargarla en el sistema, la tarea es en sí muy simple y similar a adjuntar un archivo en cualquier aplicación tipo webmail. El sistema realiza un procesamiento de la información y arroja un resultado. Este procesamiento se ejecuta por pasos y en cada paso el operador debe dar su aceptación para pasar al siguiente. Finalmente el sistema arrojará un reporte que debe ser guardado por el operador. C) Completar un formulario aplicativo para solicitar las bajas o desasignaciones que correspondan. Se debe indicar en ella los datos de los participantes que se desea dar de baja y los cursos a los que se encuentran asignados. D) Con la planilla ya elaborada y completa en todos sus campos, se procede a importarla o cargarla en el sistema, bajo los mismos lineamientos explicados en B. A continuación veremos, pantalla por pantalla, como se ejecutan las cuatro actividades aquí sucintamente descriptas. Instituciones de Formación y Oficinas de Empleo Cómo Gestionan? Las instituciones de formación y las oficinas de empleo utilizan herramientas de gestión informática distintas orientadas cada una de ellas a sus diferentes misiones y objetivos. Los procedimientos y actividades que se explican y detallan en este instructivo son los indicados exclusivamente para una institución de formación u organismo responsable del dictado de cursos. Si Ud. trabaja en una oficina de empleo y desea conocer como proceder durante el período de ofrecimiento debe remitirse al Instructivo de Gestión para Oficinas de Empleo. 30 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

31 2) Ofrecimiento de los cursos A) Confección de aplicativo de asignación Si todavía no tiene la última versión de la planilla aplicativa para asignar personas, ingrese a y diríjase a la opción proyectos. El sistema le requerirá su usuario y clave. Ingréselos y vaya a la opción de menú novedades, seleccione aquí la opción capacitación y descargue la planilla llamada generación de movimientos en proyectos. Antes de abrir el archivo verifique activar las opciones de Macro, en Microsoft Excel. Abra entonces el archivo y encontrará la siguiente pantalla: Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 31

32 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Pantalla 1 Selección de modalidad de carga La primera pantalla del aplicativo debe completarse señalando las opciones: Siempre debe seleccionar la opción Proyectos de Programas Nacionales de Empleo. Elegir el movimiento que para este caso es Asignación. Seleccionar de acuerdo a lo deseado. Por lo general se informan varios proyectos/cursos simultáneamente. Haga click en continuar. 32 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

33 2) Ofrecimiento de los cursos Pantalla 2 Carga de datos del programa y del operador En Datos del Operador debe consignarse los datos de la persona que está confeccionando el aplicativo. Esta información servirá para su identificación y contacto en caso de ser necesario. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 33

34 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Pantalla 3 Carga de datos de participantes Completar una fila por cada participante. Una vez completados todos los campos de la planilla hacer click en Validar. Campo codificado. (Ver tablas en la solapa) N de proyecto/curso que el sistema otorgó y al cual se pretende asignarle beneficiarios. Sin guiones, puntos o comas. Campo codificado, ver referencia en la solapa Tablas. En mayúscula, sin acentos ni comas (chequear que no haya espacios demás) Debe ser igual al nombre que figura en constancia de CUIL. emitida por la ANSES. formato: dd/mm/aaaa Indica el banco de cobro. Es un número de 8 cifras según codificación de ANSES. Esta información se solicita en la GECAL. Importante: 1. Deben respetarse los números de proyectos otorgados por el Sistema cuando se generó el proyecto. 2. Debe completarse una boca de pago (Banco donde se depositan las asignaciones estímulo), aún cuando no se liquiden incentivos, ya que este dato lo utiliza el sistema para diversas validaciones internas. Comunicarse con la Gerencia de Empleo correspondiente a la jurisdicción de la institución ejecutora para conocer el número de boca de pago. 3. Incorporar todos los datos personales según figuran en la constancia de CUIL. No utilizar puntos ni comas ni guión para separar cifras, respetar el formato de dd/mm/aaaa para las fechas (verificar que el sistema operativo esté seteado en español), y tener en cuenta que los espacios en blanco son desde el punto de vista informático contados como un caracter más. Los nombres y apellidos van en mayúscula, sin tildes ni comas. Los DNI van sin puntos. 4. No alterar en nada el formato de la planilla. 34 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

35 2) Ofrecimiento de los cursos B) Importación de aplicativos de asignación. Una vez confeccionada la planilla aplicativa para asignar participantes le sugerimos verificar que los cursos a los que desea incorporar personas hayan sido aprobados por el Ministerio. Tenga presente que los cursos aprobados son los que se encuentran en etapa Anexo. Puede verificar la etapa de un curso siguiendo el procedimiento descripto más arriba en la sección 1C Modificación de datos en cursos del capítulo anterior (página 25) Repasando, entonces, sólo puede incorporarse personas a cursos que se encuentren en etapa anexo o bien en etapa ejecución, en este último caso se trata de cursos ya comenzados, aspectos que analizaremos en detalle en el capítulo siguiente. Para el momento de ofrecimiento lo típico es que los cursos, en los que se realizarán asignaciones se encuentren, entonces, en anexo. Si en cambio Ud. encuentra que el curso al que desea asignar participantes está en etapa presentación es que el curso por algún motivo no ha sido aprobado. Ya que el sistema no ofrece un reporte detallado de motivos técnicos de reprobación le sugerimos tomar contacto en estos casos con la Gerencia de Empleo correspondiente, o con un referente del nivel central. Una vez verificado que el curso se encuentra apto para asignarle participantes veremos ahora pantalla por pantalla el detalle de esta actividad: Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 35

36 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 1 Ingresar a Seleccione la opción Proyectos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 2 1) Introduzca su usuario personal y contraseña. 2) Haga un click en ingresar. 36 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

37 2) Ofrecimiento de los cursos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 3 Importante: No utilice la opción asignación normal ya que la misma se utiliza sólo en casos específicos cuya explicación excede la materia de este instructivo. 1) Desplegar el menú Beneficiarios. 2) Seleccionar Asignación Directa: A Proyectos (Archivo Excel). Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 4 1) Desplegar y seleccionar el modelo de aplicativo que utilizamos: Multiproyecto V2. 2) Hacer click en Examinar para buscar y seleccionar el aplicativo a importar. 3) Completar los datos del operador. 4) Hacer click en Importar. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 37

38 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 5 Esta pantalla nos sintetiza la información de los proyectos y la cantidad de beneficiarios que queremos asignar. Una vez revisada la información que nos muestra, hacer click en continuar Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 6 Esta pantalla nos muestra los datos de cada beneficiario a asignar. Hacer click en Verificar Beneficiarios 38 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

39 2) Ofrecimiento de los cursos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 7 Lo que nos muestra la Verificación de Beneficiarios es el resultado que arrojará la importación. Nos anticipa, así, si cada uno de los beneficiarios será rechazado/aceptado, en virtud de cumplir o no con los requisitos establecidos. Para generar la importación, hacer click en Generar Movimiento. Muy Importante: Generar Movimiento Un error muy común cuando se es novato en el uso del sistema de gestión es no completar todos los pasos y secuencias que el mismo solicita. Por ejemplo, note que en la pantalla 7 se agrega el botón Generar Movimiento. Es decir, hasta la pantalla 7 usted todavía no ha asignado a los participantes Debe presionar este botón para confirmar la acción. Como recomendación general le sugerimos: no se apresure, lea todas las indicaciones de la pantalla, siga la secuencia que el sistema le indica. Tenga siempre a mano este instructivo, si aún tiene dudas consulte en la Gerencia de Empleo. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 39

40 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación de beneficiarios en el sistema - Pantalla 8 Esta pantalla nos muestra el resultado de la importación Importante: N de importación, es el N o registro del movimiento en el sistema Guarde este reporte exportándolo a Excel así tendrá constancia de lo realizado Muy Importante: Requisitos y documentación obligatoria Durante el período de ofrecimiento la Oficina de Empleo también podrá asignar (con su propio sistema) participantes a los cursos. Sin embargo, esto bajo ningún punto de vista reemplaza los requisitos y la documentación que la institución de formación puede exigir de acuerdo a la normativa jurisdiccional que la alcance. Por ejemplo, es muy común que el Ministerio de Trabajo articule sus prestaciones utilizando para ello ofertas del sistema educativo de cada provincia. Las instituciones de formación pertenecientes a estos sistemas deben dar cumplimiento a las normas y modalidades de inscripción que cada ministerio de educación establece. Es típico que se exija completar una ficha de inscripción en papel, que ella deba ser firmada por el interesado y que además se deban adjuntar fotocopias del documento de identidad y de los certificados de estudio exigibles. Todo esto deberá cumplimentarlo el participante en el establecimiento educativo a efectos de confirmar su inscripción y la institución de formación podrá desasignar del sistema (y recuperar la vacante para su uso) a aquellas personas que llegada esta instancia no cumplimenten los requisitos jurisdiccionales de inscripción. 40 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

41 2) Ofrecimiento de los cursos C) Confección de aplicativo de desasignación Se procede de modo idéntico a lo expresado en la sección A, sólo tenga presente que en este caso debe seleccionarse el movimiento baja de personas/beneficiarios en proyectos. A- Aplicativo Utilizamos el mismo aplicativo que para las altas. Seleccionando en este caso la opción Baja de personas. D) Importación de aplicativos de desasignación. Se procede de modo idéntico a lo expresado en la sección B, sólo tenga presente que en este caso debe seleccionar la opción del menú: Desasignaciones archivo Excel En el menú Beneficiarios elegimos la opción Desasignaciones: Desasignaciones (Archivo Excel). Los pasos siguientes son idénticos a los detallados en la asignación. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 41

42 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos 3) Ejecución de los cursos Desde el punto de vista de un organismo responsable o institución de formación el proceso de ejecución de los cursos, en el sistema de gestión, demanda las mismas cuatro actividades básicas, descriptas en el capítulo anterior. Se trata durante esta etapa de asignar participantes (sólo durante el período inicial) o ir dando de baja a los participantes que dejan el curso. Para la descripción de las actividades involucradas y los detalles operativos, le sugerimos remitirse a la explicación del capítulo anterior. Los cursos sobre los que se realizan movimientos de personas serán en este caso aquellos que figuran en etapa ejecución, es decir aquellos que están en marcha. Por último y más allá de lo operativo es muy importante que tenga en cuenta que mantener actualizada la nómina de participantes en los cursos es su responsabilidad y que el Ministerio verificará la veracidad de los registros que figuren en el sistema. Además, recuerde que debe llevarse puntualmente el registro escrito con las actividades y firma de los presentes (libro de curso) para cada uno de los cursos que dicte. 4) Calificación de los participantes Desde el punto de vista de un organismo responsable o institución de formación el proceso de calificación de los participantes de los cursos, demanda dos actividades básicas: A) Confección del aplicativo de calificación B) Importación del aplicativo de calificación en el sistema de gestión A) Confección del aplicativo de calificación Una vez finalizado el curso y verificado que el mismo se encuentra en etapa ejecución, con resultado finalizado, el organismo responsable podrá completar el aplicativo de calificación en el que expresará el resultado alcanzado por los participantes. Para ello, y si aún no cuenta con este instrumento, debe ingresar al sistema y desde el menú novedades/capacitación (al igual que hizo para el resto de los instrumentos utilizados hasta aquí) y descargar el archivo registro de calificación. Verificado que las macros de Excel se encuentran activas, proceda a abrirlo y se le presentará la siguiente pantalla. Campos optativos y sólo para Certificación de Estudios Formales. Códigos de calificaciones. Completar con los datos del proyecto. Tenga en cuenta que esta planilla permite informar la calificación de personas de distintos proyectos Los n de CUIL son sin puntos, sin espacios y sin guiones. Campo codificado. Refiere a la calificación obtenida por cada persona. Ver tabla de códigos. 42 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

43 4) Calificación de los participantes B) Importación del aplicativo de calificación Confeccionada la planilla, se procede a importarla en el sistema con similar procedimiento al hasta aquí utilizado con los otros aplicativos. Tras ingresar al sistema se selecciona el menú Importación Registro de Calificación - Pantalla 1 1) Despliegue el menú Beneficiarios. 2) Seleccione con un click la opción Registro de Calificaciones (Archivo Excel) Importación Registro de Calificación - Pantalla 2 1) Seleccione del menú desplegable, el modelo de acplicativo CargaCalificaciones V1.0 2) Haga un click en Examinar y seleccione el aplicativo a importar. 3) Complete con sus datos. 4) Por último, haga click en Importar. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 43

44 Primera parte: La gestión administrativa de los cursos Importación Registro de Calificación - Pantalla 3 Esta pantalla identifica el curso (proyecto) y cantidad de personas a calificar del mismo. Una vez revisada la información que nos muestra, hacer click en continuar. Importación Registro de Calificación - Pantalla 4 Esta pantalla nos muestra los CUILES y calificación de cada persona. Una vez revisada la información que nos muestra, hacer click en Verificar Beneficiarios. 44 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales

45 4) Calificación de los participantes Importación Registro de Calificación - Pantalla 5 Lo que nos muestra la Verificación de Beneficiarios es el resultado que arrojará la importación. Nos anticipa si el proceso de calificación de cada una de las personas será rechazado o aceptado El proceso de calificación puede ser rechazado cuando la persona que se intenta calificar: Nunca fue asignada al curso Fue desasignada del curso antes de su finalización. Para finalizar, haga click en Generar movimiento. Muy Importante: Generar Movimiento Un error muy común es no completar todos los pasos y secuencias que el sistema nos solicita. Por ejemplo, hasta la presente pantalla todavía no se calificó a las personas. Para realizarlo, se debe presionar Generar movimiento. Como recomendación general, le sugerimos: no se apresure, lea todas las indicaciones de la pantalla, siga la secuencia que el sistema le indica. Tenga siempre a mano este instructivo, si aún tiene dudas, consulte en la Gerencia de Empleo. Instructivo para Organismos Responsables / Instituciones de Formación 45

46 INTRODUCCIÓN Importación Registro de Calificación - Pantalla 6 Finalmente, esta pantalla nos muestra el resultado del proceso de calificación. Importante: N de importación, es el n o registro del movimiento en el sistema. Guarde este reporte, exportándolo a Excel, como constancia de la calificación registrada. 46 Gestión de cursos de Formación Profesional y Certificación de Estudios Formales