REGISTRO MERCANTIL DEL CANTÓN QUITO

Transcripción

1 REGISTRO MERCANTIL DEL CANTÓN QUITO INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2016 El presente informe refleja los principales logros alcanzados durante la administración de enero a diciembre de 2016.

2 Contenido 1. OBJETIVO DEL INFORME DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRAL EN SU JURISDICCIÓN Reseña Histórica Servicios que se brinda a la ciudadanía Inscripción Certificaciones LOGROS EN LA GESTIÓN REGISTRAL DURANTE EL AÑO Gestión de la actividad registral Desarrollo del Software SISRMQ EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AL 2016 DEL REGISTRO MERCANTIL CONTROL DE LA GESTIÓN REGISTRAL Política de Calidad Tiempos de atención a la ciudadanía Gobierno por Resultados Sistema de Gestión de Calidad RETOS PARA EL Reducción de tiempos de entrega Optimización de la revisión legal previa Mejoras en el área de atención al público Mejoramiento clima laboral Página 1 de 23

3 INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2016 REGISTRO MERCANTIL DEL CANTÓN QUITO 1. OBJETIVO DEL INFORME Dar a conocer a la ciudadanía y al país, todas las actividades que se han desarrollado en el Registro Mercantil del cantón Quito en el año 2016, que incluye el manejo de recursos, el otorgamiento seguridad jurídica a los y las ciudadanas, precautelando la fe registral de los registros físicos y digitales. Esta rendición de cuentas se la hace en concordancia con lo establecido en la Constitución de la República en su artículo 208, numeral 2, establece como deber y atribución del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social: establecer mecanismos de rendición de cuentas de las instituciones y entidades del sector público y coadyuvar los procesos de veeduría ciudadana y control social ; por lo que el Art. 88 de la Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, determina a la rendición de cuentas como un derecho de la ciudadanía, el Art. 9 del mismo cuerpo legal una obligación a los y las Funcionarias Públicas, para lo cual se ha seguido directrices de la resolución No. PLE-CPCCS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRAL EN SU JURISDICCIÓN El Registro Mercantil es una Institución Pública, perteneciente como entidad operativa desconcentrada a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, en la que se realizan inscripciones de documentos, contratos y títulos que disponen leyes como: la Ley de Registro, Ley de compañías, Código de Comercio, Código Civil, entre otras. Y además se emiten certificaciones de las inscripciones a pedido de la ciudadanía. Su jurisdicción o alcance es cantonal y funciona en forma autónoma registral y administrativamente, atendiendo a una población estimada de tres millones de habitantes. El Registro Mercantil del Cantón Quito, utilizando las herramientas tecnológicas desarrolladas por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos y por la propia Institución, ha permitido ofrecer un servicio de calidad y oportuno mejorando la atención al usuario, garantizando la seguridad jurídica de los datos registrados y así contribuyendo con el reforzamiento de la Matriz Productiva. Página 2 de 23

4 Estas herramientas tecnológicas como el INFODIGITAL (Servicio orientado a las Instituciones Gubernamentales para tener acceso a la consulta de información pública de los ciudadanos dentro del marco legal vigente), SNRM (Sistema Nacional de Registros Mercantiles), SINE (Sistema de Notificaciones Electrónicas), conjuntamente con normativa promulgada, como por ejemplo, la Reforma a la Ley de Compañías del 2014, ha permitido en el 2016, seguir constituyendo compañías ON LINE; y normativas como la Simplificación de Trámites junto a nuevas herramientas informáticas como el SISRMQ (Sistema del Registro Mercantil Quito), nos ha facilitado dinamizar los procesos registrales. El Registro Mercantil del Cantón Quito se ha convertido en una verdadera institución pública, inmersa en un continuo proceso de mejora, con certificación ISO y excelencia en la atención a los ciudadanos. 2.1 Reseña Histórica El Registro Mercantil denominado en sus orígenes como Oficina del Registro a cargo de un funcionario llamado REGISTRADOR, brindaba un servicio público en forma privada sin seguridad jurídica ni control específico por institución pública alguna. Se tiene libros registrales desde el año de 1908 y en un inicio, en cada cantón existía un registro a cargo de las inscripciones de propiedad de bienes inmuebles y de actos mercantiles, pero a partir de enero de 1975 se produce la separación en el cantón Quito, en un registro de la propiedad y en un registro mercantil de forma independiente pero sin institucionalizarse, cuyos ingresos económicos eran privados. En aplicación a la norma Constitucional y a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, el 23 de febrero del 2011, emite la Resolución No. 006-DINARDAP-2011 donde se crean los registros mercantiles como dependencias públicas desconcentradas, con autonomía registral y administrativa, sujetos al control, auditoría y vigilancia de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. En el caso de Quito, el Registro Mercantil como Institución Pública abrió sus puertas el 22 de agosto del 2011, dando de esta manera, fin a una oficina registral que únicamente generaba ingresos económicos a una sola persona, en base a un servicio público. En la actualidad el Registro Mercantil aporta al presupuesto general del Estado con sus ingresos en un promedio aproximado de cinco millones cien mil dólares anuales. Página 3 de 23

5 2.2 Servicios que se brinda a la ciudadanía El servicio al ciudadano(a) es el principal objetivo y el eje de la gestión; se ha enfocado en facilitar el uso de las herramientas tecnológicas y la nueva normativa establecida para satisfacer al ciudadano en sus necesidades, requerimientos, expectativas e inquietudes. En el año 2016, el Registro Mercantil Quito ha realizado trámites registrales, entre inscripciones y certificaciones; además se analizó aproximadamente documentos en el área de revisión legal previa, atendiendo en general a más de ciudadanos entre ellos empresas públicas, privadas y personas naturales. En busca de dar comodidad y ser más eficientes en lo que respecta al tiempo de espera de nuestros usuarios, actualmente contamos con ventanillas para: Información Recepción de documentos Caja Corporativa o preferencial 2 Cajas universales Entrega de documentos Adicionalmente, el Registro Mercantil siempre está abierto para recibir a los usuarios a fin de satisfacer cualquier inquietud, brindando una atención personalizada, liderada por el Registrador Mercantil y apoyada por los inscriptores y revisores legales. Se ha trabajado en la implementación de nuevos procesos internos que han ayudado a reducir el tiempo de entrega al cliente. Se utilizan las aplicaciones tecnológicas, cuyas siglas se presentan en el gráfico siguiente: Página 4 de 23

6 Gráfico Nro. 1: Aplicaciones tecnológicas Fuente: Registro Mercantil de Quito / Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos Por citar un ejemplo, el servicio INFODIGITAL, ha permitido detectar recientemente comparecencia de personas fallecidas, en documentos por inscribirse lo que ha impedido daños y perjuicios a terceros. La Dirección Nacional de Datos Públicos, proporciona el servicio de consulta de información de las y los ciudadanos a través de la herramienta informática FICHA SIMPLIFICADA, que permite reemplazar la solicitud de copias de documentos de identificación que eran requisitos en varios de nuestros trámites, los mismos que hoy ya no se solicitan, esto ha simplificado los procesos y agilitado en las respuestas a la ciudadanía. Dentro de los servicios más importantes que brinda el Registro Mercantil a la ciudadanía se encuentran: inscripción y certificación Inscripción La inscripción es el registro oficial de datos, instrumentos y documentos públicos que pretenden ser legalizados y sujetos a normas y leyes vigentes de los respectivos órganos jurídicos. La ciudadanía una vez inscrito un documento en las diferentes entidades donde se realiza este acto, arroga la legalidad y tranquilidad de poseer un documento sujeto a Página 5 de 23

7 normas y leyes concordantes con el campo legal y jurídico. El uso que el portador de un documento inscrito tiene el aval de ser legal y respaldado por leyes y normas. Gráfico Nro.2: Actos de que se inscriben Fuente: Registro Mercantil de Quito. El Registro Mercantil Quito cuenta con el proceso de revisión legal previa, que es la etapa más importante por cuanto en esta se determina si un documento ingresa, se inscribe o por el contrario, si a un documento se niega la inscripción. Principalmente esta parte se fundamenta en el artículo 11 de la Ley de Registro y constituye, dentro de la calificación registral, el análisis jurídico que los funcionarios registrales están obligados a realizar, en función de los principios registrales y del cumplimiento estricto de las normas jurídicas. Gráfico Nro. 3: Proceso de Inscripción dentro del Registro Mercantil de Quito Fuente: Registro Mercantil de Quito. Página 6 de 23

8 2.2.2 Certificaciones El objetivo es certificar a petición de los interesados o por disposición administrativa judicial, mediante un documento público, las inscripciones o asientos registrales que constan en el Registro pertinente para informarse sobre el estado jurídico o sobre cualquier derecho real que se trate sobre los documentos que deben inscribirse en el Registro Mercantil. La emisión de los certificados registrales se fundamentan en función del objeto de los Registros Mercantiles y de conformidad al Art 1, de la Ley de Registro, dispone: b) Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio, y c) Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos públicos y documentos que debe registrase. De conformidad al Art. 5, de la Ley del Sistema Nacional de Dato Público, que textualmente dice: Art. 5 Publicidad.- El estado de confirmad con la ley, pondrá en conocimiento de las ciudadanías o ciudadanos, la existencia de registros o bases de datos de personas y bienes y en lo aplicable, la celebración de actos sobre los mismos, con la finalidad de que las interesadas o interesados y terceras o terceros conozcan de dicha existencia y los impugnen en caso de afectar a sus derechos ; y considerando además los Art. 6.- Accesibilidad y confidencialidad y Art. 7.- Presunción de Legalidad, del mismo cuerpo legal; se norma la emisión de los certificados registrales. Gráfico Nro.4: Actos de que se certifican Fuente: Registro Mercantil de Quito. Cabe resaltar al carácter jurídico de las certificaciones que de acuerdo al Art. 9, de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Dato Público, dice textualmente: Art 9 De las certificaciones.- La certificación registral, constituye documento público y se expedirá a Página 7 de 23

9 petición de la interesada o interesado, por disposición administrativa u orden judicial y en el Art. 11 de la citada ley, norma el valor Probatorio de los datos públicos registrales legalmente. Se podrá certificar toda clase de asientos con excepción a las limitaciones que la ley expresamente señala. Gráfico Nro. 5: Proceso de Certificación dentro del Registro Mercantil de Quito INICIO Facturación Electrónica Observaciones se notifica Verificación de documentación Emisión de certificados Firmas físicas y electrónicas Gestión de Archivo FIN Fuente: Registro Mercantil de Quito. 3. LOGROS EN LA GESTIÓN REGISTRAL DURANTE EL AÑO 2016 A continuación se presenta en detalle la gestión registral del año 2016, realizada en función de la cantidad de actos registrales e ingresos generales. Adicionalmente se entrará en detalle con la nueva herramienta informática con la que cuenta el Registro Mercantil. 3.1 Gestión de la actividad registral En el año 2016 se realizaron trámites de inscripciones. Página 8 de 23

10 Tabla Nro. 1: Número de inscripciones años 2015 y 2016 AÑO INSCRIPCIONES Fuente: Sistema Nacional de Registros Mercantiles Elaboración: Registro Mercantil Quito Entre la Superintendencia de Compañías, Notarías, Dirección Nacional de Datos Públicos y Registro Mercantil, se han constituido legalmente compañías en forma rápida, efectiva y eficiente, llegando a inscribir, en el año 2016, inscripciones en línea, entre constituciones y nombramientos. En el año 2016 se realizaron trámites de certificaciones. Tabla Nro. 2: Número de certificaciones años 2015 y 2016 AÑO CERTIFICACIONES Fuente: Sistema Nacional de Registros Mercantiles Elaboración: Registro Mercantil Quito El detalle mensual de las certificaciones e inscripciones de los actos registrales realizados de detallan en la Tabla Nro. 3. Meses Tabla Nro. 3: Número de actos registrales 2016 Número de Certificaciones 2016 Número de inscripciones 2016 Total de actos registrales 2016 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Totales Fuente: Sistema Nacional de Registros Mercantiles Elaboración: Registro Mercantil Quito En la tabla Nro. 4 se muestra el número total de actos registrales realizados por año desde el 2011 hasta el año 2016., desglosados en certificaciones e inscripciones. Página 9 de 23

11 Resultados Años Tabla Nro. 4: Número de actos registrales 2016 Número de Certificaciones Número de inscripciones Total de actos registrales Fuente: Sistema Nacional de Registros Mercantiles y Archivo de documentos Elaboración: Registro Mercantil Quito En el gráfico Nro. 6 se presenta un comparativo anual del número de actos registrales, desde el año 2011 hasta el año Gráfico No. 6: Comparativo anual de actos registrales Número de Certificaciones Número de inscripciones Total de actos registrales Años Fuente: Sistema Esigef - Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito. En la tabla Nro. 5, se muestra el total de recaudación obtenida mes a mes durante el año Observando que el mes de diciembre fue el de mayor recaudación. Página 10 de 23

12 Tabla Nro. 5: Ingresos mensuales 2016 Meses Total recaudación certificaciones e inscripciones 2016 Enero 196, Febrero 255, Marzo 402, Abril 493, Mayo 470, Junio 172, Julio 796, Agosto 444, Septiembre 433, Octubre 401, Noviembre 370, Diciembre 650, Totales 5,088, Fuente: Sistema Esigef - Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito. En la tabla Nro. 6, se muestra el total de recaudación obtenida anualmente desde el año 2011 hasta el año 2016, observando que el año 2016 fue el de mayor recaudación. Tabla Nro. 6: Recaudaciones anuales AÑOS TOTAL RECAUDADO CERTIFICACIONES E INSCRIPCIONES Fuente: Sistema Esigef - Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito. En el gráfico Nro. 7, se presenta un comparativo anual de la recaudación, desde el año 2011 hasta el año Página 11 de 23

13 Gráfico No. 7: Comparativo anual de las recaudaciones anuales Fuente: Sistema Esigef - Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito. 3.2 Desarrollo del Software SISRMQ El Registro Mercantil Quito, se propuso un objetivo, el cual era, validar la información histórica y automatizar el proceso de certificaciones, implementando un nuevo sistema que lo hemos denominado SISRMQ. Gráfico No. 8: SISRMQ (Sistema Registro Mercantil Quito) Fuente: Registro Mercantil de Quito. El SISRMQ es un conjunto de tecnologías y técnicas que permitirá al Registro Mercantil de Quito, administrar su flujo de certificados, aplicando tecnologías de gestión de documentos, que permiten alcanzar altos niveles de funcionalidad y eficiencia. Página 12 de 23

14 Gráfico No. 9: Esquema del SISRMQ (Sistema Registro Mercantil Quito) Fuente: Registro Mercantil de Quito. El equipo del Registro Mercantil de Quito, trabajó con la empresa Consultora Seventeenmille Cía. Ltda. y con la colaboración de la Dirección Nacional de Datos Públicos en diferentes fases: Gráfico No. 10: Fases del sistema SISRMQ (Sistema Registro Mercantil Quito) Fuente: Registro Mercantil de Quito. Se inició, por primera vez, diseñando la estructura de una base de datos con información resultante de la actividad registral; la siguiente fase consistió en la toma de datos en cinco campos denominados Metadatos que contienen toda la información del archivo del Registro Mercantil Quito desde hasta el año 2012, este ingreso de información se lo realizó en base a procesos de digitalización. Toda Página 13 de 23

15 esta información fue ingresada al software denominado Open KM que es un gestor documental que permite la organización de toda la información que posee el Registro Mercantil. Inclusive, se ha digitalizado y depurado la información de documentos que fueron entregados recientemente sin ningún tipo de índices ni respaldo informático, como es el caso de los libros de Prendas Especiales de Comercio desde el año A continuación se presenta un gráfico en el cual consta digitalizado la inscripción Nro. 1 del año del Libro Registral mencionado. Gráfico No. 11: Ejemplo de digitalización de libro registral del año Fuente: Registro Mercantil de Quito. En el Gestor Documental se ha podido juntar toda la información depurada e imágenes de las diversas bases de datos con las que contaba el Registro Mercantil anteriormente, esto es que ahora se tiene en una sola herramienta, información de la base de datos del Sistema Nacional de Registros Mercantiles SNRM, información de la base de datos histórica desde denominada Docuware e información de la data de hasta que no se la tenía en medios digitales. Página 14 de 23

16 En base a toda la información se ha realizado la automatización del proceso de certificaciones que comprende: Gráfico No. 12: Etapas que se cumplen en proceso automatizado de certificaciones. Fuente: Registro Mercantil de Quito. Esta automatización permite entregar en el menor tiempo posible certificados registrales como el que se presenta, en el gráfico Nro. 13. Gráfico No. 13: Resultado final de proceso automatizado en SISRMQ. Fuente: Registro Mercantil de Quito. Página 15 de 23

17 Por el momento se están definiendo los procesos de interconexión con el Sistema Nacional de Registros Mercantiles y a la terminación de estos se pondrá a disposición este servicio a la cuidadanía. 4. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AL 2016 DEL REGISTRO MERCANTIL En razón de que los recursos que asigna el Ministerio de Finanzas al Registro Mercantil del Cantón Quito a través del sistema informático Esigef, son limitados, es imprescindible optimizar su ejecución. Así, en el año 2016 se registra una ejecución del 95%, nivel que supera a la observada de años anteriores, lo cual evidencia un alto nivel de utilización de los recursos presupuestados, basados en las necesidades del Registro lo cual permitió brindar un mejor servicio ciudadano. Meses Tabla Nro. 7: Presupuesto mensual 2016 a. Codificado En USD b. Devengado En USD % ejecución (c = b/a) Enero % Febrero % Marzo % Abril % Mayo % Junio % Julio % Agosto % Septiembre % Octubre % Noviembre % Diciembre % Totales % Fuente: Sistema Esigef - Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito Años Tabla Nro. 8: Presupuesto anual a. Presupuesto asignado En USD b. Presupuesto Codificado En USD c. Presupuesto devengado En USD % ejecución (e = c/d) % % % % % % Fuente: Sistema Esigef Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito Página 16 de 23

18 Tabla Nro. 9: Ingresos vs Gastos año 2016 DESCRIPCIÓN AÑO 2016 INGRESOS GASTOS APORTES NETOS AL PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO Fuente: Sistema Esigef Ministerio de Finanzas Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito CONTROL DE LA GESTIÓN REGISTRAL. 5.1 Política de Calidad Cabe anotar que para cumplir de forma eficiente, es necesario tener claro cuál es la Política de calidad de la Institución: Los Registros Mercantiles son instituciones de derecho público que tienen por objeto inscribir documentos que la ley exige o permite; y, certificar los datos de los registros públicos mercantiles, dando con esto seguridad jurídica; precautelando la fe registral, los registros físicos y digitales, cumpliendo con la Constitución, la Ley de Registro, la Ley de Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y demás legislatura vigente, con altos estándares de calidad y responsabilidad en sus procesos y demostrando su actitud de servicio a la ciudadanía, mediante la implementación de los requisitos normativos ISO 9001 que promuevan la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad". Durante el año 2016 se realizado varias mejoras al proceso operativo registral como son: Se ha puesto más énfasis en el control de las actividades de cada uno de los departamentos, así como también capacitaciones y evaluaciones periódicas que permitan a nuestra Institución tener personal altamente capacitado para el desarrollo de sus actividades. Optimización de recursos en base a mejoras en el Sistema Nacional de Registros Mercantiles realizadas por la DINARDAP. Simplificación de requisitos para obtener certificados registrales, dejando de utilizar el llenado de formularios. Eliminación de la presentación de copias de cédulas de ciudadanía o identidad y/o pasaportes para los trámites que se necesita en el Registro Mercantil de Quito. Página 17 de 23

19 Se implementó el proceso de pago denominado EFECTIVO DESDE MI CELULAR, lo que ha contribuido a dar seguridad tanto a usuarios como a la propia Institución. 5.2 Tiempos de atención a la ciudadanía El Registro Mercantil del Cantón Quito cuenta con tres procesos de servicio a la ciudadanía, los mismos que se detalla a continuación: Tabla Nro. 10: Tiempos de entrega de trámites por años 2016 PROCESO TIEMPOS MÁXIMOS DE ENTREGA POR TRAMITE Revisión Legal previa 2 horas 1 hora 1 hora Inscripciones 3 días 3 días 3 días Certificaciones 3 días 2 días 2 días Fuente: Sistema SNRM Elaboración: Registro Mercantil del Cantón Quito Durante el año 2016, a pesar del mínimo presupuesto asignado se ha logrado mantener los tiempos de entrega que se tenían en el año Gobierno por Resultados La gestión y operatividad del Registro Mercantil del Cantón Quito está articulada a los objetivos y políticas públicas formuladas en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional para el buen Vivir , conforme la Planificación Estratégica registrada en la herramienta de Gobierno Por Resultados, GPR, desde el año Incrementar la eficiencia del Registro Mercantil del Cantón Quito mediante completar y depurar la data y coordinar las mejoras del Sistema Nacional de Registros Mercantiles SNRM con la planta central de la DINARDAP es el objetivo operativo alineado al objetivo operativo de la DINARDAP de Fortalecimiento de servicios de actividad registral a nivel nacional, que consta en la herramienta GPR. El indicador utilizado está definido como el porcentaje de servicios registrales terminados a tiempo, calculando el total de servicios registrales terminados a tiempo versus la totalidad de trámites ingresados. A continuación consta el resumen detallado del indicador para el año 2016: Página 18 de 23

20 Gráfico No. 14: Resultado de indicadores de la gestión en GPR Fuente: Sistema GPR Registro Mercantil de Quito 5.4 Sistema de Gestión de Calidad El Sistema de Gestión de Calidad es un conjunto de procesos, documentación y demás elementos que se implementó en el Registro Mercantil Quito. Las ventajas principales del Sistema de Gestión de Calidad en el Registro Mercantil son: Enfoque en la Satisfacción del Cliente, medición, seguimiento de quejas y requerimientos. Formalización y Conocimiento de los procesos. Medición del desempeño a través de indicadores y generación de información relevante para la toma de decisiones. El Sistema de Gestión de Calidad se empezó a gestionar en el año 2014, partiendo con el conocimiento de los requisitos de la norma ISO , analizando la situación y procesos de la Institución, realizando planes de acción y cronogramas, así como también se procedió al desarrollo del diseño de documentación y procesos, sin olvidarnos la parte fundamental: el recurso humano que recibió capacitaciones constantes. Página 19 de 23

21 Para llevar un buen control el sistema de gestión de calidad se crea indicadores mismos que nos permiten medir y analizar el desempeño de las diferentes áreas, dando cumplimiento con los objetivos de calidad mencionados a continuación: OC1: Inscribir y certificar documentos avalados por la ley de una manera transparente, asegurando archivos físicos y digitales en los procesos inmersos en el desarrollo de la gestión registral. OC2: Precautelar los archivos físicos y transferir los archivos tecnológicos de respaldo. OC3: Brindar servicios de eficiencia, eficacia y buen trato cumpliendo con el derecho de las personas a acceder a servicios públicos de alta calidad. Se implementa el buzón de sugerencias, que nos ha permitido mejorar cada día, dando así las soluciones a los usuarios, recordando que también la atención al cliente en la Institución es personalizada. Se toman acciones tanto correctivas para cerrar hallazgos encontrados en las diferentes auditorías, como acciones preventivas anticipándonos a sucesos que podrían afectarnos y de esta manera ir mejorando cada día. Se crea la medición de satisfacción al cliente utilizando algunas herramientas como son: Análisis de Indicadores Internos Operativos Informes de Atención al Público Cartas de Felicitaciones al Registro Mercantil Quito por parte de los usuarios. Además, se cuenta con la herramienta OpenERP, que nos facilita el control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. Página 20 de 23

22 Gráfico No. 15: Sistema OpenERP Fuente: Sistema OPEN-RP El trabajo en equipo y colaboración de todos quienes conforman el Registro Mercantil del Cantón Quito, permitió que el proceso de certificación culmine con éxito, es así que el 22 de enero del 2016 la Certificadora SGS confirma que el Sistema de Gestión del Registro Mercantil Quito cumple con los requisitos establecidos en la norma ISO otorgando así los respectivos certificados para ser exhibidos en la Institución. Gráfico No. 16: Certificación de Sistema de Gestión de Calidad ISO Fuente: Registro Mercantil de Quito Página 21 de 23

23 6. RETOS PARA EL Reducción de tiempos de entrega Con la puesta en producción de la herramienta informática SISRMQ a la ciudadanía, se reducirá drásticamente los tiempos de entrega de los certificados. En cuanto a los tiempos de entrega de inscripciones se estandarizarán la entrega en 48 horas reduciendo de esta forma en un día laborable en la entrega de estos documentos. 6.2 Optimización de la revisión legal previa Se desarrollará una herramienta informática que permita la recepción, repartición, control, seguimiento y entrega de los documentos que ingresan a la revisión legal previa que realiza del Registro Mercantil del Cantón Quito. Esta herramienta tendrá el objetivo principal de disminuir y optimizar los tiempos de revisión de la documentación. 6.3 Mejoras en el área de atención al público Dependiendo de la disponibilidad presupuestaria del presente año, se readecuará las áreas destinadas a la atención al público y el área de archivo con lo cual se destinará mayores espacios y comodidad al usuario que acude a nuestras instalaciones. 6.4 Mejoramiento clima laboral Se dará especial atención a cumplir con todos los procesos destinados a mantener y mejorar el clima laboral. Se optimizará el tiempo efectivo de trabajo para poder realizar reuniones, talleres y seminarios con el objetivo de dar una capacitación de calidad. Página 22 de 23