DESARROLLAR LOS ENLACES DE SAP PARA VISUALIZAR RESULTADOS DE STOCK, UBICACIÓN ESTRATÉGICA Y COMPATIBILIDAD DE EQUIPOS COMO SOPORTE AL MANTENIMIENTO

Transcripción

1 DESARROLLAR LOS ENLACES DE SAP PARA VISUALIZAR RESULTADOS DE STOCK, UBICACIÓN ESTRATÉGICA Y COMPATIBILIDAD DE EQUIPOS COMO SOPORTE AL MANTENIMIENTO Juan Diego Duque Trujillo Asistente Inventarios y equipos Dirección Gestión Mantenimiento ISA Colombia jdduque@isa.com.co Categoría Gestión de Mantenimiento RESUMEN En ISA, el inventario de los equipos en operación está registrado en el módulo de mantenimiento PM y los equipos de repuestos y materiales en el módulo de materiales MM, ambos del sistema integrado de información MySAP. Parte de los equipos del módulo de materiales son analizados periódicamente mediante metodologías que permiten establecer aspectos como: Stocks mínimos, máximos y seguridad, puntos de reorden; Ubicación Estratégica en los sitios de almacenamiento de la empresa; y la Compatibilidad. Este último aspecto no es más que saber qué equipo funcionalmente sirve como remplazo o repuesto a otros, sin que sean necesariamente del mismo fabricante, tipo o familia. Estos aspectos soportan el mantenimiento y la operación, especialmente cuando se trata de aquellos activos que por falta de disponibilidad afecta los ingresos de la compañía. Por tal razón y haciendo uso de la funcionalidad de enlaces entre módulos que ofrece el sistema SAP, es posible desarrollar esta función, que permita visualizar, desde cualquier módulo, la disponibilidad de los equipos para responder en el menor tiempo posible la necesidad de cambio ante cualquier evento, las cantidades de repuestos por equipos instalados, la ubicación de los equipos de respaldo o repuestos y los stock definidos para la seguridad del sistema interconectado de la empresa, convirtiéndose en un plan de acción para el aseguramiento de los ingresos por compensación de los activos en operación. PALABRAS CLAVES. Stocks, Compatibilidad, Ubicación, Inventarios, Desarrollar, Enlazar INTRODUCCIÓN Aplicando diferentes metodologías, el área Gestión Inventarios y Equipos genera valores de stocks, ubicación estratégica y compatibilidad de equipos, como un producto entregable de sus diferentes actividades asignadas. Los resultados obtenidos son recopilados en archivos electrónicos, los cuales son publicados en ISANET en el portal de la Gerencia Transporte de Energía, en la Dirección Gestión Mantenimiento, Grupo Inventarios y Equipos, Compatibilidad Repuestos. Si bien los archivos electrónicos que se publican 1 han facilitado la búsqueda de equipos que como repuesto son requeridos para cubrir las diferentes necesidades de mantenimiento, eventos o fallas en el sistema interconectado de ISA, dicha información podrá ser obtenida directamente desde cada uno de los equipos matriculados en el módulo de mantenimiento PM, desarrollando e implementando los enlaces que nos ofrece MySAP. El presente trabajo muestra el procedimiento para desarrollar en MySAP el enlace correspondiente a la variable Material, que permitirá visualizar los resultados de compatibilidad de equipos y mediante este, visualizar los valores de Stocks mínimos, máximos y de seguridad, puntos de

2 reorden y la Ubicación Estratégica en los sitios de almacenamiento de la empresa. Previo a este procedimiento se hará una descripción breve de cómo se obtienen los resultados. 1 LA UBICACIÓN ESTRATÉGICA DE REPUESTOS ISA contrato con la Universidad Nacional de Colombia Seccional Medellín desarrollar un aplicativo o modelo económico para: Determinar los almacenes y los volúmenes de inventarios de equipos de patio almacenados, para un nivel de confianza dado, de tal forma que se minimice los costos de restricciones y no operación del sistema interconectado, los costos fijos derivados de los almacenes, los costos de transporte de equipos para reparar las unidades constructivas y los costos de oportunidad de los inventarios de los almacenes. Determinar los almacenes que no sean ubicados dentro del grupo anterior llamados otros repuestos. Esta determinación se hizo con base en la minimización de los costos fijos derivados de tener en operación los almacenes, los costos de penalización causados por tener fuera de operación las unidades constructivas, y los costos de transporte derivados de llevar dichos repuestos a las subestaciones donde son requeridos. Determinar la máxima confianza alcanzable con el inventario actual de repuestos de patio. Determinar los volúmenes de inventario requerido de los distintos repuestos de patio, para alcanzar una confianza dada, y su respectivo costo, dado un nivel actual de inventarios. Reasignar del Inventario por encima del requerido para mantener una confiabilidad mínima, para reemplazar repuestos cuyos volúmenes no alcanzan los mínimos requeridos. El modelo pretendió determinar cuáles y cuantos almacenes estarán en operación, minimizando los costos de transporte, no operación, inventarios y fijos. El análisis conjunto de los resultados de este modelo, la actual modalidad de administración de los almacenes por outsourcing y la necesidad de contratar la logística para el suministro de repuestos desde los almacenes de ISA a las diferentes actividades de mantenimiento, nos ha permitido reducir la cantidad de almacenes en operación y por supuesto la reducción de sus costos administrativos. 2 DEFINICIÓN DE STOCKS Para la definición de los stocks en los inventarios de ISA, se ha clasificado los elementos en 2 tipos de materiales: Tipo 1 de Alta Rotación que corresponden a aquellos productos que se consumen y requieren con frecuencia y Tipo 2 los de Baja Rotación que corresponden a los repuestos para Mantenimiento. Los valores para los tipo 1 son determinados por un sistema de reabastecimiento de arrastre que se aplica a las cantidades de los elementos de consumo frecuente y materiales de alta rotación y para un determinado periodo de tiempo. Este sistema de reabastecimiento considera variables como comportamiento de la demanda, tiempo de suministro y niveles de servicio acordados con los clientes. Mientras que para los de tipo 2, especialmente los aplicables a repuestos estratégicos de baja rotación y alto costo unitario, su determinación es compleja, siendo necesario el uso de herramientas y programas especializados que permitan pronosticar o definir los valores de stock que satisfagan las demandas de mantenimiento y optimicen los costos para la empresa. Para los elementos o materiales del Tipo 2, correspondientes a los repuestos de equipos de patio en Subestaciones Eléctricas, considerados elementos de baja rotación y alto costo unitario, como lo son los transformadores de medida, pararrayos, bujes y partes para interruptores y seccionadores, sin olvidar las protecciones eléctricas, son determinados por la combinación del aplicativo Ubicación Estratégica de Almacenes -UEA- y el Esquema de Compatibilidad y Homologación. 2

3 3 LA COMPATIBILIDAD La compatibilidad no es más que saber qué equipo funcionalmente sirve como remplazo o repuesto a otros. Actualmente la compatibilidad se hace con los Transformadores de Corriente, Transformadores de Potencial y Pararrayos, y su metodología puede ser aplicada a otros equipos o materiales para su análisis. 3.1 COMO SE HACE LA COMPATIBILIDAD para asociación de materiales. La transacción CS01 del módulo MM de MySAP permite asociarle a este material o elemento que se creó con el número 3, los equipos cuyo resultado dio la MACRO de la compatibilidad. Se observa en la Imagen 1 Material creado para asociación de materiales, como el material ENSAMBLE a través del menú Entorno y Estructura producto, se observan los equipos o materiales que fueron previamente asociados y que se muestran a través de la Imagen 2 Asociación de materiales a un material Las características técnicas de los equipos matriculados en el módulo de mantenimiento PM y de los equipos que se poseen como repuestos en el inventario en el módulo materiales MM, se tienen tabulados en tablas de EXCEL. Una MACRO que contiene reglas establecidas, compara secuencialmente una a una las características de los equipos del inventario MM con las características de los equipos matriculados en PM y a medida que va encontrando que las características se cumplen, esta MACRO asigna al equipo de PM el equipo MMal final genera resultados de la comparación. Como resultado da al menos que un equipo del inventario cumple con la misma función operativa de uno o varios equipos en operación, ya que durante la construcción de los proyectos, se ha adquirido como mínimo una unidad adicional de repuesto de los equipos a instalar. Imagen 1: Material creado para asociación de materiales en el módulo MM de MySAP Cuando la comparación da como resultado que más de un equipo del inventario de MM puede remplazar a más un equipo de los instalados en PM, se denomina compatibilidad entre repuesto. 3.2 COMO AGRUPAR LA COMPATIBILIDAD ENTRE REPUESTOS Cuando los resultados de compatibilidad da como resultado varios equipos del inventario de MM que le sirven a uno o más equipos matriculados en PM, se podrán crear materiales cuyo número inicia por el 3 y denominados ENSAMBLES tal como fue parametrizado el sistema integrado de información MySAP, mostrado en la Imagen 1: Material creado Imagen 2: Asociación de materiales a un material del módulo MM de MySAP Las anteriores acciones son vistas desde el módulo de materiales MM de MySAP 3

4 3.3 COMO VISUALIZAR LA COMPATIBILIDAD DESDE EL MODULO DE MANTENIMIENTO PM se observa en la Imagen 5. La asignación de la compatibilidad podrá ser vistas desde un equipo o desde un listado de equipos matriculados en el modulo de PM de MySAP, tal como se muestra secuencialmente a continuación. Estando en cualquier equipo, en este caso el numero y desplegando la pestaña correspondiente a Dat.serie mostrado en la Imagen 3 Visualización de equipo: Datos Generales, llegamos hasta visualizar la Imagen 4, que muestra encerado en un rectángulo con línea roja, como previamente ha sido asignado el material ENSAMBLE , mediante la transacción IE02 del modulo PM de MySAP. Imagen 5: Visualizar equipo: Lista de equipos con material compatible asignado del módulo PM de MySAP. Dando doble clic en el material ENSAMBLE , podemos ir al modulo de materiales MM y por intermedio del menú Entorno y Estructura producto, tal como se muestra en la Imagen 6. Imagen 3: Visualización de equipo: Datos Generales del modulo PM de MySAP. Imagen 6: Visualizar material lista de materiales (Ensambles) del modulo MM de MySAP. La vista del material ENSAMBLE mostrado en la Imagen 7, contiene resaltado con un cuadro con línea roja la Lista de materiales y si le damos clic en el icono, este desplegará otra vez el material ENSAMBLE pero con el icono resaltado con un cuadro con línea roja, tal como lo muestra la Imagen 8. Imagen 4: Visualizar equipo: Detalle No de serie del modulo PM de MySAP Mediante la transacción IH08 que permite traer selectivamente un listado de equipos, podemos visualizar como estos ya tienen asignado el material ENSAMBLE compatible como 4

5 Desde esta vista y dando doble clic en cada uno de los materiales cuyo número en este caso comienza por 6, podremos navegar por las diferentes vistas con las que ha sido creado el material. Imagen 7: Estructura del producto: Fecha validez del modulo de materiales MM de MySAP. Las vistas de planeación de cada material contienen los valores de stock mínimo, stock máximo, stock de seguridad y punto de reorden, los cuales pueden ser ingresados individualmente o mediante carga masiva de datos, los resultados de la aplicación de su metodología. De igual forma el menú Pasar a + Niveles de stock, permite visualizar las existencia en el inventario y su ubicación estratégica en el almacén. 4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Imagen 8: Estructura del producto: Fecha validez con lista de materiales del modulo de materiales MM de MySAP. Posteriormente y dando doble clic en el icono del recuadro con línea roja, observamos cuales son los equipos que finalmente fueron asignados como compatibles al ENSAMBLE , obteniendo así el listado de los equipos que funcionalmente pueden cumplir la misma función operativa del equipo instalado, es decir que podrá ser remplazado por cualquiera de ellos en caso de falla o cuestionamiento de sus condiciones físicas Imagen 9: Visualizar lista materiales por material: resumen de posiciones general del modulo de materiales MM de MySAP. La metodología de compatibilidad podrá ser aplicada en equipos como bujes y protecciones eléctricas y su compatibilidad implementada de igual forma como se muestra en este trabajo. Obtenidos listados de partes para seccionadores e interruptores u otros equipos, podrán ser asociados bajo listas de ENSAMBLES y estas a su vez asociadas a los equipos matriculados en el módulo de mantenimiento de PM de la misma forma como se asocia la compatibilidad. Las asociaciones de materiales a un material será un elemento práctico que permitirá darle mejor información a las actividades de mantenimiento si se tienen adecuadamente asociadas a los diferentes equipos que lo requieran. Asignar recurso humano para que investigue las bondades que los módulos de mantenimiento PM y especialmente de materiales MM que nos permita implementar mas información que apoye las actividades de mantenimiento. Esta implementación del desarrollo de los enlaces será de mucha importancia para las actividades de mantenimiento cuando se implemente totalmente Esta metodología facilitará un mejor análisis que mantenga niveles apropiados en los inventarios, contribuyendo con niveles de stocks que nos permita referenciarnos con empresas del mismo negocio comparables con estándares internacionales. 5

6 2 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. [1] INFORME FORMULACIÓN STOCK MÍNIMO EQUIPOS DE PATIO DE SUBESTACIONES Documento ISA DGM-2010-GI-064 [2] DEFINICIÓN DE STOCKS DE REPUESTOS DE PATIO Jornadas Técnicas Trabajo presentado por el Ing. Guillermo León Franco Ríos HOJA DE VIDA DE LOS AUTORES. Juan Diego Duque Trujillo. Tecnólogo Electricista de la Universidad Tecnológica de Pereira en 1981 Especialista en Procesos de Calidad del Instituto Tecnológico Pascual Bravo de Medellín en 1997 Auditor interno de calidad en el sostenimiento de la norma ISO en ISA Cinturón verde Lean Six Sigma en 2011 Cargo actual: Asistente Inventarios y Equipos de la Dirección Gestión Mantenimiento de la Gerencia transporte de energía. 6