El Proyecto ALFA: La gestión electrónica del registro de invenciones en la OEPM

Transcripción

1 Antecedentes La Oficina Española de Patentes y Marcas ha contado con un soporte informático muy potente para sus procesos desde la década de los ochenta. En esa etapa realizó un importante esfuerzo al introducir el concepto de registro informático. El entonces Registro de la Propiedad Industrial iba a abandonar sus libros de registro para soportar los datos en formato electrónico. Esa revolución puso al RPI en una posición muy avanzada en materia de automatización. Pero iniciando el siglo XXI, todavía usaba, la hoy bautizada OEPM, la misma tecnología GCOS8 con bases de datos obsoletas e infraestructura difícil de mantener. La ambición de la OEPM es, además, contar con sistemas de información modernos que, aprovechando la oferta tecnológica del momento, puedan ofrecer a los usuarios internos y externos servicios avanzados que permitan un uso eficiente de la información y que además sean flexibles y fáciles de mantener. En ese contexto la oficina preparó el proyecto ALFA, descartando el uso de herramientas concebidas por oficinas internacionales para fines similares dado que no ofrecían tecnologías adecuadas y además no aportaban la versatilidad necesarias para el trabajo en la OEPM. El tiempo ha validado esa decisión dado que las tecnologías que entonces se valoraron hoy están siendo descartadas por esos organismos. La OEPM acomete, pues, su modernización en base, no a la simple migración de sus sistemas de gestión prácticamente obsoletos, sino a la creación de un nuevo sistema de gestión completamente electrónico que integra los sistemas relacionados como el sistema de pagos, de solicitud electrónica, boletín oficial, publicación de patentes, etc., garantizando la integración y coherencia de la información y creando un sistema fluido que por su arquitectura y 1 / 7

2 concepción permite una evolución muy efectiva tanto de cara a adaptarlo a cambios normativos o funcionales como de cara a integrar nuevos elementos de administración electrónica o aquellas innovaciones que la OEPM considere preciso. Uno de los puntos fuertes con los que contaba la Oficina para ese fin es la experiencia en la gestión de fondos electrónicos dado que desde hace más de un lustro ha procedido a la digitalización de sus archivos, contando por ello, además de un archivo digitalizado, con una buena experiencia tecnológica en ese ámbito. Por tanto podemos decir que existe una necesidad de actualizar la tecnología, una infraestructura conveniente y sobre todo una ambición de modernización para definir una oficina de propiedad industrial del siglo XXI. Otras líneas estratégicas de la administración nos habían obligado, como los compromisos de la Ley 11/2007, a ofrecer servicios electrónicos a nuestros ciudadanos, mejorando la disponibilidad de los servicios y además la calidad de la información y los procesos que la tratan. Para este fin la OEPM ha aprovechado la tecnología madura que la Oficina Europea de Patentes ofrecía a las oficinas nacionales, lo que le ha permitido en un tiempo razonable cumplir todos los objetivos de la ley y la integración con el nuevo sistema. La convivencia de los servicios electrónicos orientados a los ciudadanos con la gestión electrónica de los títulos de propiedad industrial debía dar un resultado muy eficiente en materia de tramitación automática. La estratégia de la OEPM La OEPM está desarrollando sus nuevos sistemas de información basándose en arquitectura orientada a servicios a efectos de crear sistemas flexibles y evolucionar en función de las necesidades y disponibilidad de tecnologías. Esta línea junto a la consolidación y virtualización deben preparar a la OEPM para beneficiarse de servicios de continuidad y de soluciones cloud computing con gran facilidad. La incorporación de sistemas basados en software abierto quiere reducir costes de licencias y permitir el reaprovechamiento de los resultados en otras oficinas de propiedad industrial. De hecho, la OEPM pertenece a la red de oficinas de patentes europeas (EPN: European Patent Network) con las que existe un acuerdo de colaboración en ese sentido. 2 / 7

3 La introducción de webservices ha permitido construir de forma sencilla servicios de información que han mejorado la presentación y la facilidad de uso de la información, así como la creación de webservices públicos que pueden ser utilizados por otros sistemas en el ejercicio de la política de la apertura de la información de la OEPM. El Proyecto ALFA Como hemos mencionado, el impulso que la puesta en marcha de procedimientos electrónicos ha dado a nuestra actividad ha mostrado la oportunidad de extender esta filosofía a todo el proceso posterior de las solicitudes. Pero ello supone un cambio importante en la automatización de los procedimientos. Nuestros sistemas informáticos han sido desde hace muchos años importantes herramientas de gestión, pero con un rol principal de apunte y registro soportado por workflows en papel. Los nuevos procedimientos electrónicos se diferencian radicalmente de sus antecesores y requieren un modelo de datos exhaustivo de todas las situaciones que un expediente puede experimentar. El papel queda relegado a un soporte ergonómico para la lectura de algún texto y no podemos descansar en anotaciones o p ostits en la carpeta que nos indique el siguiente paso o destino de nuestro expediente. También requerimos el mejor entorno electrónico para alcanzar la deseada eficiencia, es decir, podernos relacionarnos electrónicamente con todos los agentes participantes en el procedimiento y, en su ausencia, buenas interfaces analógico/digital y digital/analógico. 3 / 7

4 Sin duda la puesta en marcha de ALFA ha sido el cambio más importante en la automatización de la Oficina. Concebida como un sistema único integrado para soporte de la gestión de las solicitudes de invenciones y su registro, se ha construido un sistema basado en tecnología J2EE que permite el seguimiento integral electrónico completo del procedimiento así como la integración con los diferentes elementos involucrados en el proceso. La solicitud electrónica, la digitalización de documentos en papel, pagos, emisión de comunicaciones por , remisión de informes sobre el estado de la técnica con una URL que permite consultar los documentos citados, así como numerosas funcionalidades que sólo el concepto de tramitación electrónica permiten, supone un importante avance en la incorporación de la tecnología más allá de la sustitución del antiguo sistema GCOS. Con la puesta en marcha de ALFA se ha implementado la automatización de los intercambios de datos con otros organismos así como la publicación de folletos, actualización de INVENES, comunicación al BOPI de las anotaciones, lo que nos permite consolidar la administración electrónica en el denominado BackOffice. Uno de los problemas más significativos en el desarrollo de ALFA es el gran número de interrelaciones que tiene con otros sistemas. A efectos de poder definir y desarrollar ALFA independientemente de los sistemas con los que debía interrelacionarse se han preparado simuladores de estos sistemas que han permitido avanzar el proyecto independientemente de la velocidad con la que se han desarrollado estos servicios. Al hilo de este proyecto se han desarrollado otros que han supuesto una mejora que además ha conllevado importantes ahorros para la Oficina. También en cumplimiento de la Ley 11/2007 ha puesto la Oficina en marcha la sede electrónica en la que se encuentran todos los servicios de administración electrónica disponibles a los ciudadanos, entre ellos la presentación de solicitudes, la consulta de expedientes y el boletín de la propiedad industrial (BOPI). Estos servicios están garantizados mediante el uso del dominio sede.oepm.gob.es y el sello electrónico. Otro proyecto de singular trascendencia es el nuevo BOPI. Desde la puesta en marcha de 4 / 7

5 ALFA para el tomo II de invenciones y desde el 3 de enero de 2011 para los tomos I y III, cuenta la OEPM con un nuevo sistema de publicación del BOPI en cuyo proceso de creación no intervienen empresas externas. Las aplicaciones de gestión comunican las publicaciones previstas a un módulo de gestión del BOPI (BOPIN) que envía finalmente al módulo de publicación (BOPIWEB) la información textual y gráfica que se debe publicar en los diferentes días. BOPIWEB presenta cada día los tres tomos en diferentes formatos (PDF, XML, HTML y ZIP) además de ofrecer servicios de búsqueda y de verificación de documentos. Durante 2010 se ha preparado una nueva WEB integrada y más ergonómica que verá la luz el año Un nuevo servicio creado para realizar búsquedas de marcas de forma federada en todas las oficinas europeas se ha desarrollado en cooperación con la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI): TMView. Este servicio permite buscar de forma unificada en todos los países participantes. Dentro del ámbito de la tramitación electrónica se ha puesto en marcha un nuevo servicio de solicitud de marcas basado en formularios Adobe. La herramienta SIGEM se ha adaptado para poder tramitar procedimientos individualizados integrándolos con los pagos electrónicos. 5 / 7

6 Como ejemplo de interfaz analógico/digital, la recepción de documentación en papel se ha visto mejorada por el proyecto ALTERA que permite la digitalización de las solicitudes en ventanilla, procesándose posteriormente el almacenamiento, grabación y tramitación de las solicitudes con medidas de apoyo que facilitan el trabajo del departamento de grabación permitiendo la alimentación del expediente electrónico. En materia de servicios de búsquedas, se han mejorado las búsquedas en INVENES presentando la información de forma más ergonómica. Se ha introducido la traducción automática en LATIPAT mejorando la permeabilidad internacional de la base de datos de patentes en castellano. Y podemos destacar el piloto de indexación de los PDFs de las patentes españolas con el dispositivo de búsqueda de Google, que permite una aproximación a la búsqueda en texto completo con la experiencia familiar para todo el mundo de la búsqueda Google. El uso de redes sociales como LinkedIn para los usuarios de INVENES ha demostrado ser una poderosa herramienta de relación con los usuarios externos. Conclusión Vemos cómo la automatización y modernización de la Administración puede ir enriqueciéndose con tecnologías y servicios muy recientes con gran eficacia y rentabilidad. De alguna manera la sociedad tiene que verse favorablemente afectada por todas las innovaciones no sólo por las mejoras que en la gestión se produzcan, sino también por la mayor facilidad para interactuar electrónicamente. ALFA representa para la oficina el nuevo paradigma de la administración y marca el objetivo al que evolucionarán todos nuestros sistemas de gestión. Si la primera década del siglo ha sido la de la administración electrónica, esta segunda que empezamos tiene que ser la de los archivos electrónicos y los procedimientos internos electrónicos. Al valor añadido que al ciudadano le da la interacción electrónica alcanzada, debemos incorporar ahora la continuación de los procedimientos hasta su finalización en formato electrónico pues hay tecnología y normativa para ello. Ahí queremos decir que la OEPM ha hecho un importante esfuerzo con la gestión electrónica de invenciones, desarrollando una experiencia que ofrecemos a otros organismos que estén siguiendo esta dirección. 6 / 7

7 Turmo Alberto Casado Carlos D. G. de la Oficina Española de Patentes y Marcas Director de la División de Tecnologías de la Información 7 / 7