Control de Cambios FECHA EMISIÓN MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE. 1 Sep 22, 2014 Emisión primera del documento Especialista SISO

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1 Control de Cambios Versión No. FECHA EMISIÓN MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE 1 Sep 22, 2014 Emisión primera del documento Especialista SISO 2 Mayo 14, Mayo 31, 2016 Se agregan responsabilidades en área administrativa y compras, se agregó numeral 4.2 Gestión y reporte de mantenimientos. Se extraen definiciones, medidas obligatorias, controles en el hombre, medio y peatones y reglamentación, lo anterior está contenido en el Plan estratégico de Seguridad Vial. Se adiciona el numeral 4.4 Programación de recorridos y se crea formato para llevar el control de los mismos. Profesional SISOMA Profesional SISOMA Este documento hace parte integral del Sistema de Gestión de Calidad de Cal y Mayor y Asociados, S.C., por lo tanto tiene alto grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial. Nombre Puesto Fecha Nombre Nombre JULY CAMACHO CORREA MARÍA FERNANDA NAJAR MARCO ANTONIO HINOJOSA Puesto Puesto PROFESIONAL SISOMA COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR U.N SUDAMÉRICA Fecha Fecha Mayo 4, 2016 Mayo 13, 2016 Mayo 31, 2016 Elaboró Revisó Aprobó

2 TABLA DE CONTENIDO 1. ALCANCE OBJETIVO RESPONSABLES METODOLOGÍA CONTROLES EN VEHÍCULOS GESTIÓN Y REPORTE DE MANTENIMIENTOS COMBUSTIBLE PROGRAMACIÓN DE RECORRIDOS MANEJO DE REGISTROS ANEXOS

3 1. ALCANCE El procedimiento de seguridad vial aplica para los medios de transporte que sean suministrados por CAL Y MAYOR Y ASOCIADOS, los consorcios o uniones temporales que se encuentren bajo su dirección, durante la ejecución de sus diferentes actividades o proyectos con el objeto de prevenir la ocurrencia de accidentes o incidentes y obtener los mejores resultados en la operación de vehículos y transporte de personal. 2. OBJETIVO Establecer directrices de seguridad vial, durante la ejecución de las actividades o proyectos a cargo de CAL Y MAYOR Y ASOCIADOS y sus consorciados, de tal manera que se minimice el riesgo de accidentes o incidentes de tránsito. 3. RESPONSABLES Director y/o Subdirector del Proyecto: Es responsable de hacer cumplir las medidas de seguridad para el funcionamiento adecuado de los vehículos. Es quien debe velar porque los recursos suministrados por la Organización sean utilizados acertadamente. Coordinador del Proyecto 1 : Es quien recibe los reportes por parte de la Secretaria y quién determina en primera instancia las acciones a seguir en caso de falla mecánica o humana, entablando comunicación con el área administrativa de la organización en caso de ser necesario. Encargado SISOMA del proyecto: Es responsable de realizar el seguimiento a la implementación del procedimiento, verificando aleatoriamente y con una frecuencia mensual el diligenciamiento del formato pre operacional y el estado del vehículo mediante inspección ocular. En el evento de hallazgos, debe informarlos de inmediato a la dirección del proyecto. Si el proyecto no cuenta con personal SISOMA dentro de su estructura, se recibirá el apoyo directo del Profesional SISOMA de Cal y Mayor y Asociados, previa programación. Secretaria del proyecto: Es responsable de verificar que el conductor diligencie adecuadamente el formato -FM1 Registro Pre operacional de vehículos diariamente y de esta forma autorizar la operación del vehículo. No podrá autorizar la operación del vehículo, si no se presenta el formato pre operacional debidamente diligenciado y firmado. En caso de falla mecánica o humana, debe dejarse el reporte por escrito, se recomienda hacerlo a través de correo electrónico, con destino al coordinador del proyecto para que 1 Cuando no exista el cargo, el gerente delega quien haga sus veces 3

4 determinen las acciones a seguir. Debe mantener archivados los formatos pre operacionales de los vehículos. Es responsable de generar los registros correspondientes con relación a los mantenimientos preventivos y correctivos que se le efectúen a los vehículos a su cargo. Así mismo, es la responsable de dar aviso con la respectiva antelación (al menos una semana), al área administrativa (compras) para agendar los mantenimientos de carácter preventivo. De la misma manera, es responsable de dar aviso a la aseguradora en caso de requerirse (siniestro o falla mecánica que impida la movilización del vehículo), y a las áreas involucradas en la organización. Área de compras: Es responsable de cotizar con el proveedor los mantenimientos necesarios que se requieran hacer a los vehículos, teniendo en cuenta los reportes y solicitudes enviadas por las secretarias de los proyectos. En caso de que se requiera comprar alguna parte de los vehículos, el área de compras deberá realizarla directamente en Bogotá. Conductores: Son responsables del diligenciamiento diario del formato -FM1 Registro Pre operacional de vehículos que ese día vayan a conducir, mediante la inspección diaria que garantiza el adecuado funcionamiento del mismo. La inspección debe hacerse a conciencia y en caso de detectar algún tipo de falla ésta debe ser informada de manera inmediata a la secretaria, para que ella a su vez lo informe de inmediato al Coordinador del proyecto o quién haga sus veces, determinará las acciones a seguir de acuerdo con lo establecido en este procedimiento. Una vez diligenciado el formato -FM1 Pre operacional de vehículos debe entregarlo a la secretaria para que ella autorice la operación del vehículo. Esta acción debe realizarse diariamente. Los conductores son responsables en primera instancia de su condición de salud, por tal motivo no pueden operar los vehículos en condiciones de trasnocho, ni bajo la influencia de sustancias alcohólicas, psicotrópicas y/o aquellas que alteren su nivel de atención para el desempeño de su labor. En caso de presentar alguna alteración en su condición de salud, debe ser informada de manera inmediata a la secretaria, quien a su vez debe entrar en contacto con el Coordinador del proyecto o quién haga sus veces y éste con el área de recursos humanos para determinar la suspensión o no de la actividad y la remisión del conductor al centro médico más cercano. Debe asumir la responsabilidad civil por el uso del vehículo, incluyendo cualquier accidente que se tenga en el mismo. El conductor deberá informar a la secretaria a través del formato SISO- GA-PD-01-FM4 Reporte de Vehículos, cualquier eventualidad que suceda con el mismo. En caso que el accidente sea por negligencia o mal uso del vehículo por parte del conductor (de acuerdo al reporte de tránsito), el deducible del seguro o el costo de la reparación será cubierto por el mismo. 4

5 Los conductores deberán diligenciar el formato -FM3 Entrega y Recibo de Vehículo cada vez que se haga cambio de la persona responsable del vehículo y dejar así constancia en qué condiciones se entrega y se recibe éste, por cada una de las partes. En caso de ser hurtado algún elemento del vehículo, el conductor informará a la secretaria a través del formato -FM4 Reporte de Vehículos y ella a su vez lo comunicará al Coordinador del proyecto o quien haga sus veces para tomar las acciones correspondientes. Debe utilizar el vehículo exclusivamente para los fines de trabajo de la empresa, quedando estrictamente prohibido disponer de él para actividades personales. Los conductores deben atender las observaciones y recomendaciones de la secretaria y del personal que transportan, siempre y cuando no comprometan la integridad, vida y la misma seguridad vial. Con carácter obligatorio deben asistir a las capacitaciones que se les programe. Debe ser respetuoso de las normas de seguridad vial; reportar actos inseguros sugeridos por parte del personal que transporta que puedan poner en riesgo la integridad de las personas. Personal (transportado Pasajeros): Son responsables de acatar las normas de seguridad vial y usar los cinturones de seguridad dispuestos en cada vehículo. Deben reportar a la dirección del proyecto los actos inseguros generados por parte de los conductores del proyecto que puedan poner en riesgo la integridad de las personas transportadas. 4. METODOLOGÍA A continuación se describe la metodología a implementar para el manejo seguro de vehículos: 4.1 CONTROLES EN VEHÍCULOS. Con el objeto de determinar las condiciones tecno mecánicas del automotor a nivel básico (sensorial), diariamente y antes de iniciar la operación del vehículo, el conductor al cual está asignado deberá diligenciar el Formato -FM1 Registro Pre operacional de Vehículos que se anexa al presente procedimiento, teniendo en cuenta los siguientes aspectos para su diligenciamiento por bloques: A. BLOQUE GENERAL No. Interno: Escriba el número interno asignado al vehículo en el proyecto. Placas: Escriba las placas asignadas al vehículo por la autoridad de tránsito. Tipo de Vehículo: Escriba si se trata de Automóvil, Camioneta, Campero, etc. Modelo: Escriba el año de fabricación del vehículo. Marca: Escriba la marca de fabricación del vehículo. Referencia: Escriba la referencia del vehículo. 5

6 Seguro Obligatorio (SOAT): Escriba el número de la póliza, la aseguradora y la fecha de vencimiento. Seguro todo riesgo: Escriba el número de la póliza, la aseguradora y la fecha de vencimiento. Nombre del Conductor: Diligencie la casilla con el nombre completo del conductor. Licencia de transito: Escriba el número de la licencia y la fecha de vencimiento. B. BLOQUE REVISIÓN Este bloque corresponde a la revisión de los sistemas y componentes del vehículo: Motor Transmisión / suspensión / dirección / sistema hidráulico Frenos Neumáticos Sistema eléctrico Cabina Elementos de seguridad Estado general de la carrocería En cada día indicar si la inspección da como resultado: Bueno (B-óptimas condiciones), Regular (R-Presenta falla pero puede operar), Malo (M-presenta falla y definitivamente no puede operar), No aplica (N/A), No presenta (NP). En caso de evaluar estado Regular (R) o Malo (M) detallarlo en la casilla de observaciones e informar de inmediato a la secretaria para que esta a su vez lo informe al coordinador del proyecto, quién debe entrar en contacto con el área de compras para tramitar la respectiva solución. Se consideran fallas prohibitivas de la operación las que sean detectadas en sistemas como frenos y dirección, escapes de gasolina, hidráulicos, luces, llantas lisas, entre otras, es decir cualquier falla que pueda poner en riesgo la seguridad de las personas. C. BLOQUE MANTENIMIENTO En este bloque, se debe diligenciar la fecha del último mantenimiento y la del próximo a realizar. Así mismo indicar el tipo de mantenimiento (Preventivo: cambio de aceite, filtros, correas, etc.). Los cambios de aceite deben realizarse de acuerdo al cambio de los filtros de aire y combustible. Las correas de repartición y su kit accesorio deben ser cambiadas de acuerdo con las recomendaciones del manual de mantenimiento del vehículo y demás. La secretaria de cada proyecto deberá llevar el -FM5 Hoja de vida vehículo, donde se registran los mantenimientos preventivos y correctivos de cada vehículo. Es responsable de su diligenciamiento y debe llevar un estricto control del mismo. 6

7 El diligenciamiento del formato -FM1 Pre operacional de Vehículos debe ser verificado por la secretaria, quien debe firmar el formato con una frecuencia diaria. Podrá ser verificado de manera aleatoria por la Dirección, Subdirección o áreas SISO del proyecto. 4.2 GESTIÓN Y REPORTE DE MANTENIMIENTOS Para dar cumplimiento a los mantenimientos respectivos en los vehículos, el conductor debe reportar en el bloque de mantenimiento, cuál es la falla del vehículo especificando claramente los daños. Posteriormente deberá entregar el formato a la secretaria explicándole la falla del vehículo para que pueda ser remitida al área de compras de Bogotá con el respectivo formato. Una vez tenida la información necesaria del reporte, el área de compras gestionará las citas con los talleres autorizados para que el vehículo sea reparado en el menor tiempo posible. Una vez coordinado el mantenimiento es responsabilidad del conductor llevar el vehículo al taller, previa confirmación del área de compras. Así mismo deberá realizar la respectiva verificación del vehículo a la salida del taller, asegurándose que la falla reportada haya sido reparada y que no se presenten otros posibles daños al vehículo por la reparación efectuada en el taller. Una vez llegue la factura del respectivo mantenimiento, el área de compras verifica que lo facturado se ajuste a la reparación hecha y procederá a hacer la correspondiente evaluación del proveedor, de acuerdo a lo estipulado por el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa. 4.3 COMBUSTIBLE La secretaria debe llevar el registro del valor del consumo de combustible de los vehículos, diligenciando el formato -FM2 Control Consumo de Combustible anexo a este procedimiento. Mensualmente debe presentarlo al área administrativa junto con los soportes para efectos de legalización y al Coordinador de proyecto o quién haga sus veces para efectos de revisión y control. 4.4 PROGRAMACIÓN DE RECORRIDOS Cada uno de los vehículos deberá contar con una previa programación de los recorridos, dicha programación estará a cargo del director del proyecto, subdirector o respectivos residentes a quienes se les asigne esta función, la programación se deberá realizar diariamente. Para llevar el control en la programación se deberá dejar soporte en el formato -FM6 7

8 Programación de recorridos, detallando el nombre del conductor, las placas del vehículo, indicar la hora estimada de salida y hora estimada de regreso de cada uno de los recorridos, así como el propósito del trayecto, en caso de que se presenten cambios de último momento y no se hayan contemplado en el la programación inicial, se deberán detallar los cambios en la casilla de observaciones. El formato de -FM6 Programación de recorridos, deberá dejarse en un lugar visible, de tal forma que las partes involucradas estén al tanto de los recorridos a efectuar y se tenga el control por vehículo asignado a cada proyecto. 5. MANEJO DE REGISTROS Al finalizar cada mes, las secretarias deberán enviar todos los reportes asociados al presente procedimiento y contenidos en el numeral 6, ya sea por medio físico o digital al área de compras y Profesional SISOMA de la empresa. 6. ANEXOS 6.1 -FM1 Formato pre operacional de vehículos 6.2 -FM2 Formato control consumo de combustible 6.3 -FM3 Formato entrega y recibo de vehículo 6.4 -FM4 Formato reporte de vehículos 6.5 -FM5 Formato hoja de vida vehículo 6.6 -FM6 Programación de recorridos 8