INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 4 CONFIGURACIÓN MÓDULO... 5 ACTIVACIÓN DEL MÓDULO... 5 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 5

Transcripción

1 MANUAL DOLIPOS 3.2

2 INDICE DEL CONTENIDO INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 4 INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 4 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 5 CONFIGURACIÓN MÓDULO... 5 ACTIVACIÓN DEL MÓDULO... 5 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 5 ANTES DE EMPEZAR... 7 CARACTERÍSITICAS Y FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOLIPOS 7 REQUISITOS RECOMENDADOS DEL MÓDULO DOLIPOS BACKEND DEL MÓDULO (ADMINISTRADOR) ADMINISTRACIÓN BACKEND DOLIPOS FRONTEND DEL MÓDULO (USUARIO) FRONT DOLIPOS ZONA DE PRODUCTOS / SERVICIOS / PUESTOS ZONA WORKSPACE PESTAÑAS DEL WORKSPACE LOGIN DOLIPOS FRONT END CONSULTA DE PRODUCTOS EN ALMACENES INSERCIÓN DE UN PRODUCTO / SERVICIO EN EL TICKET DESDE LA PESTAÑA PRODUCTOS CONSULTA DE CLIENTES CREACIÓN DE UN CLIENTE RÁPIDO ASIGNACIÓN DE UN CLIENTE A UN TICKET MANUAL DOLIPOS 3.2 2

3 CONSULTA DEL HISTORIAL DE TICKETS CIERRE DE UN TICKET EN BORRADOR DEVOLUCIÓN DE UN TICKET CERRADO GESTIÓN DE TICKETS Creación de un ticket Descuentos y cantidades de producto Borrador de ticket Recuperación de un ticket Cerrar un ticket Devolución de un ticket FIN NOTAS AGRADECIMIENTOS MANUAL DOLIPOS 3.2 3

4 INSTALACIÓN DEL MÓDULO INSTALACIÓN DEL MÓDULO PARA LA VERSIÓN 3.1 En primer lugar hay que descargar el archivo del módulo (archivo.zip) desde la web dolistore.com Debemos mover el archivo en el directorio raíz de Dolibarr. Descomprir el archivo usando el comando: unzip modulefile.zip En este momento el módulo ya está listo para ser activado. PARA LA VERSIÓN 3.2 Deberíamos repetir los pasos anteriores, pero debemos tener en cuenta: Desde la versión 3.2 es posible definir un directorio "root" alternativo, esto permite almacenar, en un mismo lugar módulos, plugins y temas. Tan sólo hay que crear un directorio en el Raiz de Dolibarr (por ejemplo "custom"), y seguidamente, hay que declararlo en el archivo conf.php. Ejemplos de casos: MANUAL DOLIPOS 3.2 4

5 $dolibarr_main_url_root=' $dolibarr_main_document_root='/path/of/dolibarr/htdocs'; $dolibarr_main_url_root_alt=' $dolibarr_main_document_root_alt='/path/of/dolibarr/htdocs/custom'; Copia el directorio del módulo, a el raiz del directorio "custom" (por ejemplo, llamado anteriormente) CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO CONFIGURACIÓN MÓDULO La configuración del módulo dolipos, es muy básica: 1) Numeración de serie de los tickets: Nos permite establecer una máscara personalizada del número de serie de los tickets, o por el contrario, elegir una predefinida. 2) Vender servicios: Nos permite activar la venta de servicios en el POS. ACTIVACIÓN DEL MÓDULO Deberemos acceder al la configuración de los módulos, y una vez allí deberemos activar el módulo informes. CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO MANUAL DOLIPOS 3.2 5

6 La configuración del módulo dolipos, es muy básica: 1) Numeración de serie de los tickets: Nos permite establecer una máscara personalizada del número de serie de los tickets, o por el contrario, elegir una predefinida. 2) Vender servicios: Nos permite activar la venta de servicios en el POS. Ir a la configuración de cada usuario para asignarle los permisos adecuados sobre el módulo. También se le puede asignar los permisos a los grupos, de esta forma, actuará sobre todos los usuarios que pertenezcan a ese grupo. MANUAL DOLIPOS 3.2 6

7 Una vez tengamos el listado de usuarios, seleccionamos los que deseemos que interactúen con el módulo. Por defecto los permisos, están off, es decir, no podrá realizar ninguna acción con el módulo, tampoco podrá acceder. (1) Asignación de los siguientes permisos: Acceso al frontend, es decir al punto de venta. Aconsejable para los trabajadores que realizan las ventas y las cobran. Acceso al backend, a la parte de administración de dolipos. Aconsejable para administradores de las terminales, cuantos menos mejor. Posiblilidad de realizar transferencias entre las distintas cuentas creadas (caja, bancos, etc...). Aconsejable para admnistradores o responsables de la parte financiera. Lectura de gráficos. No tener acceso a información interna financiera por las ventas realizadas en las distintas terminales. Aconsejable para administradores o responsables de la parte financiera. Acceso a informes. Tener acceso o no, a los informes que proporciona el módulo, sobre las ventas realizadas. Aconsejable para administradores o responsables de la parte financiera. ANTES DE EMPEZAR CARACTERÍSITICAS Y FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOLIPOS MANUAL DOLIPOS 3.2 7

8 Dolipos es un sistema de Punto de Venta, que además está totalmente integrado con el ERP & CRM Dolibarr, haciendo de esta combinación, la herramienta perfecta, y totalmente centralizada para vender productos y/o servicios en tu negocio físico. Las características principales del sistema DoliPos son las siguientes: 1) Es un sistema muy sencillo de utilizar, además de muy intuitivo, lo cual facilita el manejo del mismo. 2) Es un sistema WEB, por lo tanto nos da una flexibilidad e independencia de sistemas de hardware específicos, tan sólo necesitamos un pc/mac con conexión a internet. Además es muy rápido, ya que no se producen recargas de página, debido a que está desarrollado bajo tecnología AJAX. 3) Compatible con Pantallas Táctiles. Dispone de un teclado virtual. 4) Amplia visión del espacio de trabajo. Se ha dispuesto del espacio necesario en pantalla para trabajar con comodidad. 5) Infinitos terminales y usuarios. 6) Totalmente escalable. Listo para incluir nuevas funcionalidades, a través de actualizaciones. 7) Panel de configuación de terminales (opciones de pago, cliente por defecto, tpv tactil, almacenes). 8) Control de gestión de tickets, arqueos y cierres. MANUAL DOLIPOS 3.2 8

9 9) Listados en pantalla e impresión de listados de tickets, terminales, arqueos y cierres de caja. Las funcionalidades principales del módulo DoliPos son las siguientes: 1) Creación e impresión de tickets. 2) Devolución e impresión de tickets. 3) Creación de tickets borradores. 4) Lector de código de barras, para ir más rápido. 5) Inspección visual de productos/servicios y de sus categorías (a través de imágenes). 6) Modo activación "pantalla táctil", de esta forma se utilizará el teclado virtual. Indicado para pantallas táctiles. 7) Modo activación "información del producto/servicio". Cuando seleccionemos un producto visual (imagen) veremos su ficha. 8) Modo activación código de barras. Activarlo únicamente cuando estemos utilizando un lector de código de barras (este modo emula el retorno de carro en los lectores de códigos). MANUAL DOLIPOS 3.2 9

10 9) Consultas de historial de tickets (cerrados, borrador, procesados). Consultas de tickets devueltos. 10) Consultas de productos en almacén. 11) Creación de productos (datos mínimos y necesarios para dar de alta el producto). 12) Creación de clientes (datos mínimos y necesarios para dar de alta un cliente). 13) Cambios de clientes y usuarios desde el mismo POS. 14) Estadísiticas de ventas de terminales. 15) Aperturas, cierres y arqueos de cajas. 16) Activación del cajón portamonedas al emitir el ticket (esto dependerá de la impresora de tickets, que es la encargada de abrir el cajón portamonedas). 17) Activación de la utilización de los "servicios". 18) Informes de ventas por usuarios y por clientes. 19) Transferencias o movimientos de cajas, bancos, etc... Aquí podrás encontrar más información acerca del módulo y unos vídeos ilustrativos: MANUAL DOLIPOS

11 Acceso a la información MANUAL DOLIPOS

12 REQUISITOS RECOMENDADOS DEL MÓDULO DOLIPOS Los requisitos recomendados, son los necesarios y testeados, para una experiencia perfecta con el sistema DoliPos. Estos requisitos son los siguientes: 1) PC, Mac o Linux con conexión a Internet. Recomendado un ADSL. 2) Navegador Firefox 3 o superior, Google Chrome o Safari. 3) El tamaño de las imágenes de los productos/servicios y de las categorías, deberían ser de proporción cuadrada (450 x 450 px. por ejemplo). Y que no tengan un peso superior a unos cientos de KB. De esta forma se visualizará de una forma correcta en el POS. 4) Configuraciones de pantalla para PC igual o superior a ) Pantallas táctiles a partir de 15 pulgadas. 6) Culquier tipo de lector de código de barras (pistola). Con él, aumentaremos la rapidez en la búsqueda de productos/servicios. 7) Impresora de tickets con apertura automática de cajón portamonedas al imprimirse el ticket. 8) Utilizar categorías, nos facilitará la búsqueda de productos/servicios, si las realizamos a través de la lista de imágenes disponibles en el POS. BACKEND DEL MÓDULO (ADMINISTRADOR) ADMINISTRACIÓN BACKEND DOLIPOS MANUAL DOLIPOS

13 Una vez hemos accedido a Dolibarr, nos encontraremos una pestaña llamada POS, desde ahí, podremos administrar nuestro módulo DoliPOS. Aquí nos encontraremos: 1) Consulta de los tickets generados en el POS: Podremos listar e imprimir todos los tickets por estados, al igual que con los tickets devueltos. Podemos acceder al detalle del ticket. Información de la venta por tickets y gráficos. Los estados actuales de un ticket son: - Borrador: Ticket que aún no ha sido cobrado (total o parcialmente), ni impreso, y está a la espera de ello. - Cerrado: Ticket que ha sido cobrado (total o parcialmente) e impreso. - Procesado: Ticket que ha sido procesado por un cierre de Caja o Terminal. (Es similar al apunte de que ese ticket ya está contabilizado) En el listado de tickets, una vez visualizado un ticket, a parte de imprimir una copia del mismo, se le pueden aplicar pagos pendientes, si este no está completamente pagado. Hay que recordar que este dolipos, permite hacer pagos parciales de la venta de uno o varios productos/servicios (tickets). 2) Acceso al POS (FrontEnd) y consulta de los Cierres y Arqueos de Terminales o Caja. El cierre de caja sirve para comprobar las ventas realizadas con el dinero en efectivo de la caja y el de pago por tarjeta. De lo que se trata es de corraborar el cuadre de caja. Normalmente se utiliza al final del día de trabajo. MANUAL DOLIPOS

14 El arqueo de caja es similar al cierre, con la diferencia, de que no procesa los tickets creados. Normalmente se utiliza para comprobar el cuadre de caja, y cuando un el terminal cambia de usuario (vendedor). 3) Gestión de los terminales: Creación de un nuevo terminal, listado de los terminales y configuración de los mismos. También podremos ver las estadísticas de ventas por terminal. La configuración de un terminal, es muy sencilla: - Asociación de tipos de pagos - Clientes por defecto - Almacén por defecto - Pantalla tactil o no 4) Transferencias de caja y bancos: Nos permitirá realizar una transferencia o movimiento de una caja (de un terminal) a un banco y viceversa. Al acceder a un terminal (el cual tiene asociado una caja), éste siempre tendrá un saldo inicial, por el total que dispone esa caja. Se recomienda siempre que cuando se realice un cierre de caja, posteriormente, se haga una transferencia a un banco o a otra caja, del efectivo que contenía la caja. También siempre se puede dejar una cantidad de dinero en efectivo en la caja, en concepto de cambio (billetes y monedas). En este último caso, la transferencia que MANUAL DOLIPOS

15 se realice de la caja (a otra caja o banco), será por el total del efectivo, menos el cambio que se deje en la caja. 5) Gestión de informes: Nos permitirá listar los informes de los clientes y los usuarios vendedores (mostrando el total vendido entre dos fechas con sus respectivas estadísticas) así como un diario de ventas. FRONTEND DEL MÓDULO (USUARIO) FRONT DOLIPOS Vamos a dividir en dos zonas la intefaz gráfica del POS. Por una parte la zona de Productos/Servicios, donde encontraremos los productos y sus categorías (indicado para pantallas táctiles); y por otro lado, la zona de trabajo diario o Workspace (es donde se va a producir todos los procesos del POS). MANUAL DOLIPOS

16 ZONA DE PRODUCTOS / SERVICIOS / PUESTOS MANUAL DOLIPOS

17 1) Catálogo de Productos/servicios: Es donde se mostrarán todos los productos/servicios que no tienen una categoría asignada, y también los productos/servicios seleccionados a través de una categoría. 2) Catálogo de Categorías de Productos/servicios: Aquí veremos las categorías que tengamos creadas en dolibarr, tanto para productos, como para servicios. NOTA: Los productos/servicios o categorías que no tengan imágenes serán mostradas con una imagen por defecto. El tamaño recomendado de las imágenes es de medidas cuadradas y con un peso inferior a unos pocos KB, de esta manera la carga incial será más rápida. ZONA WORKSPACE Parte superior del workspace: 1) Usuario, terminal y cliente predeterminado: Indica que empleado está utilizando el POS en este momento, que Terminal y a que cliente se le va a realizar la venta. MANUAL DOLIPOS

18 2) Botón salir o logout: Muy útil cuando se va a dejar de utilizar el POS para otros propósitos ( atender a un cliente, el teléfono, etc...). 3) Botón de ayuda: Enlace externo a esta guia útil. 4) Botón de accionar/deshabilitar el teclado táctil: Imprescindible para pantallas táctiles. 5) Botón activación/desactivación módo visualización de datos: De esta forma el POS nos mostrará la información detallada de los productos seleccionado en la Zona de Productos. 6) Botón de cambio de empleado: Cambiaremos de empleado (usuario vendedor) en cualquier momento, para llevar un control exacto del uso y gestión del POS. 7) Botón de activación lector código de barras: Imprescindible para utilizar lectores de códigos de barras EAN13. 8) Botón de cierre y arqueo de terminal:necesario para poder cuadrar las terminales y cerrarlas para un uso coherente, y un perfecto control. PESTAÑAS DEL WORKSPACE MANUAL DOLIPOS

19 1) Pestaña de tickets: Nos permitirá crear tickets, borradores, descuentos, devoluciones y realizar la búsqueda de productos. 2) Pestaña de datos: Visualizaremos el detalle básico e imagen del producto. 3) Pestaña de clientes: Podremos listar, buscar y dar de alta un cliente, seleccionándolo para la emisión del ticket de forma temporal. 4) Pestaña de historial: Realizaremos búsquedas y listaremos los tickets generados en el POS, desde aquí podremos seleccionar el ticket cerrado para realizar su devolución, o el ticket borrador, para completar la venta. 5) Pestaña de productos/servicios: Realizaremos búsqueda y listaremos productos/servicios, desde aquí podremos seleccionar productos/servicios para un ticket, consultar su stock y almacén, y crear nuevos productos (en modo rápido). 6) Pestaña de ayuda: Encontraremos la guía útil del POS, y también tendremos acceso al sistema de soporte por tickets. RECOMENDACIÓN: Utilizar pantallas superiores a una resolución de 1024 x 760. El resto de botones y vistas serán desarrollados bajo su apartado de funcionalidad. MANUAL DOLIPOS

20 LOGIN DOLIPOS FRONT END A la pantalla de Login podemos llegar desde el módulo de administración de DoliPOS, situado dentro de Dolibarr (pestaña POS), haciendo click en el botón "acceso a terminales". En el Login, encontraremos las últimas noticias de twitter para estar informados de actualizaciones e información de interés. Una vez situados en el Login, introduciremos el login y password de vendedor. También seleccionaremos el Terminal al que deseamos acceder, siempre que esté libre (no utilizado). Si estamos utilizando una pantalla táctil, podemos activar el modo táctil para que nos aparezca el teclado virtual, y así poder completar los datos de usuario y password. MANUAL DOLIPOS

21 CONSULTA DE PRODUCTOS EN ALMACENES Localización: Pestaña productos A través de la columna "Almacén" podremos consultar el stock y el almacén del producto buscado. Podemos utilizar el filtro para encontrar el productos/servicio deseado. Este filtro podrá ser: Referencia del producto. Descripción corta o larga del producto. Haciendo click en el botón de acción "añadir" podremos sumar este producto al ticket del cliente predeterminado, o del cliente seleccionado temporalmente (ver ASIGNACIÓN DE UN CLIENTE A UN TICKET) MANUAL DOLIPOS

22 INSERCIÓN DE UN PRODUCTO / SERVICIO EN EL TICKET DESDE LA PESTAÑA PRODUCTOS Localización: Pestaña de productos. Una vez listados y/o filtrados los productos, podremos seleccionar uno de ellos o varios, desde el botón de añadir de la columna de acciónes. MANUAL DOLIPOS

23 CONSULTA DE CLIENTES Localización: Pestaña clientes Desde la pestaña "clientes" podremos consultar los clientes encontrados en Dolibarr y así poder compartir sus datos entre todos los posibles terminales. La consulta se realizará gracias al filtro de clientes. A través de este listado podremos acceder a sus datos básicos. MANUAL DOLIPOS

24 CREACIÓN DE UN CLIENTE RÁPIDO Localización: Pestaña clientes Desde la pestaña "clientes" podremos crear de forma rápida, tan sólo con los campos necesarios, un nuevo cliente, haciendo click en el botón "Nuevo cliente" MANUAL DOLIPOS

25 ASIGNACIÓN DE UN CLIENTE A UN TICKET Localización: Pestaña clientes Desde la pestaña "clientes" podremos asignar un nuevo ticket a un cliente disponible, desde el botón de la columna de acción, y por consiguiente, el ticket creado se realizará a su nombre. En el momento que se crea el ticket, el sistema vuelve automáticamente a seleccionar el cliente asignado por defecto al terminal (el que se le asoció en la configuración del terminal BACKEND). MANUAL DOLIPOS

26 CONSULTA DEL HISTORIAL DE TICKETS Localización: Pestaña historial En este apartado podremos localizar, a través del filtrado, los tickets guardados, en estado borrador o cerrado, para su posterior recuperación, con el objetivo de consultar el ticket completo, o bien, realizar devoluciones. Para ello, tan sólo, haremos click en el botón recuperar de la columna de acciones. Notas: - No se puede realizar la devolución de un ticket borrado. - No se puede devolver un ticket devuelto. - No se pueden devolver productos/servicios que no pertenecen a un ticket. MANUAL DOLIPOS

27 - No se pueden devolver más unidades de las compradas de un mismo producto. - Si se puede realizar la devolución de un ticket procesado. MANUAL DOLIPOS

28 CIERRE DE UN TICKET EN BORRADOR Localización: Pestaña historial / ticket Buscamos a través del filtro, el ticket borrador, y hacemos click sobre el botón de recuperar de la columna de acciones. Automáticamente nos devuelve a la pestaña de tickets, en este momento, podemos añadir productos al ticket recuperado, o bien directamente guardar el ticket e imprimirlo, inmediatamente, el ticket pasará al estado de cerrado. MANUAL DOLIPOS

29 DEVOLUCIÓN DE UN TICKET CERRADO Localización: Pestaña historial/ticket Buscamos a través del filtro el ticket cerrado, y hacemos click sobre el botón de recuperar de la columna de acciones. Automáticamente nos devuelve a la pestaña de tickets, allí encontraremos el botón de devolución, ahora podremos crear un ticket de devolución, sólo con los productos que se incluían en el ticket original. Notas: - No se puede realizar la devolución de un ticket borrado. - No se puede devolver un ticket devuelto. - No se pueden devolver productos/servicios que no pertenecen a un ticket. MANUAL DOLIPOS

30 - No se pueden devolver más unidades de las compradas de un mismo producto. - Si se puede realizar la devolución de un ticket procesado. MANUAL DOLIPOS

31 GESTIÓN DE TICKETS Localización: Pestaña ticket/historial CREACIÓN DE UN TICKET Para la creación de tickets seleccionaremos los productos que nos ofrece la "Zona de Productos", o bien a través del buscador de productos que contiene la vista de la pestaña "ticket". Siempre podremos crear un nuevo ticket, deshechando el ticket que tenemos actualmente en pantalla, y partiendo de cero, esto lo haremos al hacer click sobre el botón "Crear nuevo ticket". MANUAL DOLIPOS

32 En cualquier momento podremos eliminar un item o línea del ticket (producto), haciendo click en el icono de papelera (en la columna acción ) de cada ítem. DESCUENTOS Y CANTIDADES DE PRODUCTO Podrás aplicar un descuento general al ticket, desde el botón "Aplicar descuento". Este descuento se aplicará al ticket por completo. Podrás aplicar un descuento general al ticket, desde el botón "Aplicar descuento". Este descuento se aplicará al ticket por completo. Desde esta misma ventana podremos asignar cantidades de producto a la línea de producto. BORRADOR DE TICKET En el caso de que tengamos que atender a otro cliente, podremos guardar el ticket como borrador, haciendo click en el botón "ticket borrador", y así poder seguir con el proceso de venta. RECUPERACIÓN DE UN TICKET Para la recuperación de un ticket, tan sólo hemos de consultar el historial (pestaña "Historial"). Por el campo de fecha y hora, sabremos el ticket que tenemos que recuperar, a través del botón de acción. CERRAR UN TICKET MANUAL DOLIPOS

33 Para cerrar un ticket con su correspondiente lista de items o productos/servicios, deberemos hacer click sobre el botón "Cerrar ticket" y seleccionar la forma de pago. Una vez seleccionada la forma de pago, y según el tipo de pago, deberemos introducir el importe entregado por el cliente, indicándonos el importe a devolver, en el caso de tipo de pago en "efectivo"; en caso de ser un tipo de pago directo (con importe íntegro), como por ejemplo TPV, PAYPAL, etc..., sólo tendremos que validar el pago, haciendo click en el botón OK. Esto generará el ticket físico para ser impreso a través de una impresora conectada, y si la impresora de tickets, está conectada a un cajón portamonedas, éste se abrirá automáticamente. NOTA: Cabe la posibilidad de poder añadir una cantidad de entrega en efectivo, menor al total del ticket, quedando a deberse esta cantidad. Esto lo gestionaremos desde Dolibarr. DEVOLUCIÓN DE UN TICKET La devolución de un ticket, se realizará, una vez tengamos nuestro ticket en pantalla, recuperado un ticket cerrado (desde la pestaña "Historial" botón de acción) haciendo click sobre el botón "Devolver ticket" (Este botón solo aparece cuando recuperamos un ticket cerrado del historial) A partir de este momento, podremos seleccionar el item que deseamos devolver, y su cantidad. (más info ver DEVOLUCIÓN DE UN TICKET CERRADO) Notas: MANUAL DOLIPOS

34 Es imprescindible que estemos en el modo "info datos" desactivado, para poder añadir productos al ticket, el modo por defecto es deshabilitado. Si utilizamos lector de código de barras, activar el modo Codigo de Barras ON, encontraremos el botón en la pestaña tickets. FIN NOTAS Este manual, está en continua actualización, según vayan saliendo nuevas versiones, que necesite de hacer cambios en el mismo documento. Por lo tanto, este manual, hace siempre referencia a la útlima versión estable. En el caso de que estés utilizando una versión posterior, es posible, que el manual no se ajuste a éste. Si necesitas ayuda, por no encontrar lo que necesitas en el manual, puedes ponerte en contacto con nosotros. MANUAL DOLIPOS

35 AGRADECIMIENTOS Queremos agradecer la compra de este módulo, que contibuirá las mejoras contínuas del mismo. Es por ello que queremos que participes activamente, con tus sugerencias, las cuales evaluaremos y tendremos en cuenta para posteriores actualizaciones del módulo. Para realizar tus sugerencias, puedes enviárnoslas directamente por info@2byte.es. Te responderemos en lo más breve posible y analizaremos tu caso particular. Gracias por confiar en 2byte.es MANUAL DOLIPOS