Código: UNAP-P-DGQ-03

Transcripción

1 DIRECCIÓN GENERAL DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Código: UNAP-P-DGQ-03 Versión: 01 Fecha Aprobación: 01/08/2011 Elaboración Nombre: Hervoy Matulic Palacios Cargo: Profesional D.G.C Primera Revisión Nombre: Jaime Lam Moraga Cargo: Director General de Calidad Segunda Revisión Nombre: Mauricio Muñoz Venegas Cargo: Asesor Jurídico Aprobación Nombre: Gustavo Soto Bringas Cargo: Rector Control Nombre: Andrés Pulgar Seguel Cargo: Profesional D.G.C Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Firma Firma Firma Firma Firma

2 1. OBJETIVO Este procedimiento describe la identificación, almacenamiento, protección, acceso, tiempo de retención y disposición de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad, de manera de asegurar que estos registros se mantengan legibles, identificables y recuperables, para demostrar evidencia de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad implementado en la institución. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los registros que se generen y pertenezcan al sistema de gestión de la calidad que opera en la Universidad Arturo Prat. 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 3.1 Personal Administrativo o Académico de la Institución: Responsables de informar la necesidad de registrar información y de apoyar el proceso de control de los registros del sistema de gestión de la calidad. 3.2 Profesional de la Dirección General de Calidad: Es el responsable de mantener actualizada la Lista de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad. 4.1 Registros: Documento que establece resultados alcanzados o proporciona evidencia de actividades realizadas. 4.2 Documento: Información y su medio de soporte. 4.3 Lista de Control de Registros: Se refiere al documento que contiene a todos los registros del sistema de gestión de la calidad generados en el ámbito académico, administrativo o sedes según corresponda. 5. REFERENCIAS 5.1 Procedimiento de Elaboración de Documentos de Código UNAP-P-DGQ Procedimiento de Control de Documentos de Código UNAP-P-DGQ MODO OPERATIVO 6.1 Identificación de los registros: Todos los registros generados en la institución y que pertenezcan al sistema de gestión de la calidad, deberán poseer un nombre que los identifique, los registros que se desprendan de los procedimientos normativos y procedimientos operativos se deben indicar en el punto 7 del mismo procedimiento, indicando su nombre. Se podrán generar registros que no se encuentren asociados a procedimientos, pero siempre deberán ser controlados en la lista de control de registros. Todos los registros del sistema de gestión de la calidad serán identificados mediante una lista de control de registros del sistema de gestión de la calidad, (Anexo Nº 1), la Página 2 de 6

3 7. REGISTROS 8. ANEXOS cual será controlada y actualizada por el profesional de la Dirección General de la Calidad. 6.2 Almacenamiento, Protección y Acceso de los Registros: Todos los registros generados en la Institución son almacenados en medios físicos (Archivos, Carpetas, Libros, etc.) y medios electrónicos, disponiendo estos medios en zonas protegidas contra cualquier causa que pudiese deteriorarlo. Cabe señalar que si el archivo es magnético se debe indicar claramente la ruta de ubicación dentro del equipo computacional, en el apartado de la lista de control de registros del sistema de gestión de la calidad y donde se indica Lugar de archivo. En la lista de control de registro del sistema de gestión de la calidad se deberá determinar el Modo de archivo que referencia básicamente a si es físico o magnético. 6.3 Tiempo de retención de los registros: El tiempo de retención de los registros del sistema de gestión de la calidad deberá ser determinado por los generadores de éstos, tomando en consideración los aspectos legales aplicables a estos registros (Reglamentación interna o externa), la cual primará siempre por sobre la determinación tomada por el generador del registro. Cabe señalar que el tiempo de retención de los registros se deberá especificar en la lista de control de registros del sistema de gestión de la calidad, en el lugar donde se indica Tiempo Mínimo de Archivo. 6.4 Disposición de los registros: Los registros una vez que han cumplido el tiempo mínimo de archivo serán dispuestos de acuerdo a los siguientes criterios: Almacenamiento Cercano: Registros que pueden ser consultados habitualmente en el tiempo y que por lo tanto deberán quedar archivados dentro de la casa central o sede según corresponda Almacenamiento final: Registros que son necesarios mantener, pero que no son de consulta habitual, por lo cual pueden quedar almacenados fuera de la Institución o donde ésta lo determine Destrucción: Registros que por su carácter no tienen validez en el tiempo por lo tanto pueden ser destruidos Es importante señalar que la disposición de los registros se deberá especificar en la lista de control de registros del sistema de gestión de la calidad, en el lugar donde se indica Disposición Final, según el criterio definido en este punto. 7.1 Lista de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad. Anexo Nº1: Lista de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad. Página 3 de 6

4 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN Punto 3: Se elimina responsabilidad de Coordinador de aseguramiento y mejora de la Calidad. Punto 4: Se elimina definición de formularios y formatos. Punto 4: Se elimina definición de lista maestra de control de registros. Punto 6: Se elimina además deberán ser codificados como lo indica el procedimiento de elaboración de documentos de código UNAP-ECO-P-DGC-01, en su punto número que indica cómo se codificarán los formularios o formatos Punto 6: Se elimina Para los instructivos se debe seguir el mismo proceso que para los procedimientos pero en el punto 3 del mismo instructivo Punto 6: Se elimina los formularios y/o formatos deben seguir el mismo proceso de revisión, aprobación, autorización de uso y control que se establece en el punto 6.4., matriz de revisión, específicamente lo relacionado con formulario y formato del procedimiento de control de documentos de código UNAP-ECO-P-DGQ-02 Punto 6: Se elimina los cuales deberán cumplir con los procedimientos de elaboración de documentos de código UNAP-ECO-P-DGQ-01 y control de documentos de código UNAP-ECO-P-DGQ-02 Punto 6: Se elimina los registros están disponibles para cualquier persona de la institución que los solicite Página 4 de 6

5 ANEXO Nº1: LISTA DE CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página 5 de 6

6 LISTA DE CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Fecha Actualización: Versión: RESPONSABLE DEL TIEMPO MÍNIMO NOMBRE DEL REGISTRO MODO DE ARHIVO LUGAR DE ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES REGISTRO DE ARCHIVO Página 6 de 6