ELABORO REVISO APROBO MIRIAM GALICIA SECRETARIA. Cambios de esta revisión

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1 Revisión : 8 Página 1 de 5 ELABORO REVISO APROBO ING. EDUARDO TOLIVIA GERENTE DE CALIDAD MIRIAM GALICIA SECRETARIA ING. ENRIQUE TOLIVIA DIRECTOR GENERAL Cambios de esta revisión Diciembre 2005 Con base en el cambio de los Términos de referencia de Auditoría Ambiental por parte de la PROFEPA en Diciembre del 2005, se actualiza todo el sistema de calidad Septiembre 2007 Se ajustó el presente procedimiento con lo marcado por la norma NMX-CC IMNC-2002 Se crea el formato FC Matriz DNC Se crea el formato FC Programa de capacitación Se crea el formato FC Curso Programado Enero 2008 Abril 2008 Mayo 2009 Septiembre 2010 Diciembre 2011 Diciembre 2012 Se revisó el documento no existiendo modificaciones Se crea el formato FC Selección de instructores como evidencia de la capacidad de los instructores Se crea el formato FC Expediente de capacitación por empleado para evidenciar la capacitación Se revisó el documento no existiendo modificaciones Se modifica el procedimiento conforme al nuevo proceso de auditoría en línea y se eliminan formatos no aplicables en el nuevo esquema. Se revisa el sistema por la entrada en funcionamiento de la fase II del SAAEL Se realiza al revisión anual de los documentos del sistema 1. Objetivo El objetivo de este procedimiento es proporcionar lineamientos y asignar responsabilidades para: Determinar la competencia requerida por el personal que participa en los procesos que

2 Revisión : 8 Página 2 de 5 afectan la calidad del servicio Detectar las necesidades de capacitación y entrenamiento del personal que afecta la calidad del servicio, con el propósito de proporcionarles los cursos de capacitación y/o el entrenamiento necesario para desempeñar mejor sus actividades. Implementar programas de concientización, para que el personal conozca la importancia y beneficios del SAC, que conozca y entienda la Política de Calidad y de Capacitación y el papel que cada persona desempeña para que se cumpla. Proporcionar la capacitación y evaluar su eficacia; y Mantener registros de la capacitación 2. Alcance Este procedimiento aplica a todos el personal de la empresa y subcontratados, involucrados en los servicios incluidos en el sistema de calidad. 3. Definiciones y Terminología Definición de Términos usados en este Documento Término N/A Definición 4. Responsabilidades y autoridad El Gerente de Calidad junto con el Director General son responsables de desarrollar e implementar programas de concientización en el SAC así como de detectar las necesidades de capacitación. 5.- Formación: los cuatro pasos Con el fin de garantizar una correcta formación y capacitación se contemplan dentro de nuestra empresa cuatro pasos básicos: a) definición de necesidades de formación b) diseño y planificación de la capacitación c) impartición de la capacitación con calidad d) evaluación de los resultados Dentro de la empresa se cuenta con la siguiente política de capacitación: El personal que labora dentro de Estudios de Planeación Ambiental S.A. de C.V. se encuentra capacitado para el desarrollo de todas sus labores lográndose esto a través de tres elementos fundamentales: la determinación de competencias por puesto, una oportuna detección de necesidades de capacitación y una capacitación efectiva Los cuatro puntos anteriormente descritos contemplan los tres aspectos fundamentales: la determinación de competencias por puesto mediante la definición de necesidades de formación, la oportuna detección de las necesidades de capacitación mediante el mismo aspecto y la capacitación efectiva mediante la impartición de capacitación con calidad y la evaluación de los resultados Definición de las necesidades de capacitación La Dirección General preocupada en la formación de su personal ha establecido el presente procedimiento con el fin de determinar las brechas existentes entre la aptitud actual y la requerida por puesto de trabajo. Dentro de este análisis de competencias se determina si la

3 Revisión : 8 Página 3 de 5 brecha existente se puede corregir mediante simple capacitación o se requiere una acción más formal y de profundidad Identificación de las necesidades de capacitación Dentro de la matriz DNC FR presentada se detalla la competencia mínima requerida por puesto determinada por el personal de la empresa en conjunto con la Dirección General a través de reuniones y pláticas así como por recurrencia de errores en las labores diarias de trabajo. De igual forma, dentro de este análisis, se recibieron y escucharon opiniones de terceras partes (cliente y auditores externos) con el fin de determinar a mayor detalle las competencias requeridas Aspectos a considerar dentro de la identificación de competencias Los siguientes aspectos son elementos indispensables para la determinación de las competencias: a) sistema de calidad de la empresa, objetivos, metas y política de calidad b) términos de referencia y documentos de la PROFEPA c) certificaciones internas y externas del personal d) legislación aplicable a las actividades diarias e) resultado de revisiones por la dirección f) comentarios de terceras partes interesadas g) acciones correctivas revisadas Soluciones para cerrar las brechas detectadas Una vez detectadas las brechas existentes, se debe de documentar dentro del formato FC Programa de capacitación, la justificación de la opción tomada para el cierre de la brecha (curso dentro del apartado correspondiente con el fin de mantener un registro de esta solución) para una evaluación posterior de soluciones en capacitación dentro de la Revisión Gerencial Diseño y planificación de la formación Dentro del diseño y planificación de la formación se consideran dos aspectos: a) elaboración del programa de capacitación b) criterios de evaluación de la capacitación Bases para la elaboración del programa de capacitación Una vez que se cuenta con la matriz de detección de necesidades de capacitación, se prepara de forma anual el programa para la capacitación del personal. Las bases para este programa son: DNC Fechas de impartición Prioridad de capacitación Disponibilidad de los participantes Métodos de formación y criterios de selección De acuerdo con la experiencia de la empresa la formación se realiza mediante cursos breves teórico prácticos con el fin de cerrar las brechas detectadas. Dentro de la matriz de DNC se cuenta con una columna donde se especifica si el curso es interno o externo con base en la competencia referida.

4 Revisión : 8 Página 4 de 5 Dentro del formato del programa de capacitación FC Programa de capacitación se incluyen fechas propuestas así como horario para la impartición del curso Selección de instructores Con el fin de garantizar la calidad de la instrucción, se revisará previamente a la impartición del curso, la capacidad del instructor en la materia. Para la aceptación de un instructor externo, su curriculm vitae en materia de capacitación será revisado así como referencias de clientes o cursos impartidos anteriormente guardando registro de esta selección. Para el caso de los instructores internos, se revisará su competencia laboral en la materia a impartir con el fin de garantizar la calidad de la impartición. Se mantendrá un registro (FC Selección de instructores) de la evidencia de esta selección de acuerdo con los requisitos mencionados a continuación: Los requisitos indispensables en ambos casos son: Conocimiento del tema (evidencia objetiva de cursos recibidos e impartidos) Título profesional Impartición de la capacitación Recursos Dentro del formato FC Curso programado se incluye un apartado donde se detallan los recursos materiales necesarios requeridos para la impartición del curso en cuestión. Los recursos comúnmente utilizados son proyector, computadora, pizarrón o rotafolio y plumones Alcances Dentro del mismo formato se incluye un apartado donde se detalla el alcance de la capacitación, así como participantes, horarios, fechas y criterios de evaluación Evaluación de los resultados Como cuarto pilar se tiene la evaluación de la capacitación. Con base en los temas de capacitación, el instructor determinará si se requiere de una evaluación formal o la asistencia al curso se podrá validar el aprendizaje recibido. Para esto, se cuenta con un apartado dentro del formato FC Curso programado donde se indica esta opción. En caso de requerirse una evaluación, esta evaluación se mantiene como registro por empleado con el fin de crear un historial de capacitación. En caso de existir evaluación de la capacitación, los resultados formarán parte de la Revisión Gerencial durante las revisiones semestrales Registro, Actualización y Control El Gerente de Calidad mantiene un expediente de capacitación donde se incluye el formato FC Programa de capacitación así como los formatos FC Curso programado para los distintos cursos programados así como la matriz de DNC FC De igual forma se mantiene un expediente por empleado (formato FC Expediente de capacitación por empleado) donde se contabiliza la capacitación recibida conteniendo la siguiente documentación:

5 Revisión : 8 Página 5 de 5 Diplomas y constancias de participación en cursos, congresos, seminarios u otros Calificaciones y certificaciones obtenidas como auditor, instructor, etc. Registros de entrenamiento teórico-práctico (si aplica) Exámenes escritos realizados (si aplica) 6. Referencias Documentos Relacionados Código Referencia Tipo de Documento Revisión MAC Sección Manual de Calidad 8 MTC Manual Técnico de Calidad Manual de Calidad 8 PC Control de los registros 8 7. Registros Formatos por Utilizar Código Título Departamento, Area ó Tiempo de Persona que debe retener Retención el documento. FC Matriz DNC Calidad Permanente FC Programa de capacitación Calidad Permanente FC Curso Programado Calidad Permanente FC Selección de instructores calidad Permanente FC Expediente de capacitación por empleado Calidad Permanente