Manual de Operaciones

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1 Manual de Operaciones

2 SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I N D I C E M A N U A L D E O P E R A C I O N E S 1. Generalidades Objetivos del sistema Potencialidad Módulos de Ingreso de Información Procesos Consultas e Informes De contabilidad Del presupuesto De tesorería Ingreso al sistema Operación del sistema Parámetros Grupo Agregado Parámetros Generales Centro de Costo Lista de Variables de Gestión Detalle Variables de Gestión Plan de Cuentas Saldos Iniciales Movimientos Consultas Varias Informe por Cuentas del Mayor Informe del Movimiento del Presupuesto Informe de Impuestos Asociados Informe del Mayor Consolidado Informe de Documentos Pendientes de Pago clasificados por R. U. T Informe de Documentos Pagados clasificados por R. U. T Informe de las Obligaciones Pendientes de Devengar Estado de Situación por Rut Menú Sistema Tesorería Ingresos Grupos de Contabilidad Cuentas Cajeros Impuestos Indicadores Económicos Documentos en Garantía Ingreso de Documentos en Garantía Ingresos de Bancos Ingreso de Tipos de Garantía Ingreso de Tipos de Cauciones Ingreso de Tipos de Monedas Procesos Anuales Iniciar Nuevo Año de Contabilidad Traspaso de Deuda Exigible Traspaso de Obligaciones

3 3 10. Procesos Especiales Búsqueda de Comprobantes Descuadrados Búsqueda de Comprobantes que descuadran la Disponibilidad Cambio de Fecha Documento Contable, Presupuestario y Decreto de Pago Submenú Generación de Archivos Planos Generación de Archivo Agregado de Variaciones y otros Procesos Rentas Fuente de Información Comprobante de Egreso y Remuneraciones Revisión Información mediante Mayor Cuenta Retenciones ó Listado Retenciones Proceso Traspaso Anual de Rentas Chequeo del Traspaso mediante Listado Resumen Declaración anual Numeración de Certificados Emisión Certificados Generación Archivos Internet Bajar Software liviano SII Instalar Software liviano SII Edición Información mediante Software Declaración Renta y completar Datos adicionales Generación Archivo Zip Declaración adjuntando Archivo Zip generado Presupuesto Presupuesto Original Modificaciones al Presupuesto Obligaciones del Presupuesto Informes Plan de Cuentas Listado de Personas y Empresas Estado de Situación Libro Mayor Libro Mayor Consolidado Libro Diario Estado de Cuentas de Análisis por Cuenta Estado de Cuentas de Análisis por Rut Agregado de Variaciones Resumen de Cuentas Complementarias Analítico de Variaciones Balance de Comprobación y Saldos Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos Devengamiento Mensual/Diario Informe Anual de Gestión Financiera Listado de Retenciones Pagos por Cuenta Informe de Gastos del Mes Informes Tesorería Cheques Emitidos Cheques Nulos ( Faltantes ) Disponibilidad en Moneda Nacional Listado/Resumen de Egresos Listado Resumen de Egresos ( Versión 2 ) Movimiento de Fondos Informe de Impuestos Informe Impuestos por Cuenta Informe Devengado/Percibido Resumen Giros Pendientes Detalle Giros Pendientes Demostración de Asiento Contable de Giro de Ingreso Movimientos de Ingresos no generados por tesorería...81

4 13.29 Situación del Presupuesto Estado Presupuestario Obligaciones pendientes Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado ( Trimestral) Movimiento Presupuestario Mayor Consolidado Informe Presupuesto Inicial Informe de Actualización Presupuestario Denominación de Asignaciones Planilla de Resumen de Ingresos/Gastos Gestión Presupuestario de Ingresos Gestión Presupuestario de Gastos Situación por Rut Obligaciones pendientes por Rut Preobligaciones por Obligar Informe Decretos de Pagos emitido Informe Decretos de Pagos anulados Informe Documentos en Garantía Informe Documentos en Garantía por Tipo Informe Documentos en Garantía por Departamento...94 ANEXO B (Anexo Informes del Sistema) B. Informes...96 B.1 Plan de Cuentas...96 B..2 Listado de Personas y Empresas...97 B..3 Estado de Situación...97 B..4 Libro Mayor...98 B. 5 Libro Mayor Consolidado...99 B. 6 Libro Diario B. 7 Estado de Cuentas de Análisis por Cuenta B. 8 Estado de Cuentas de Análisis por Rut B Estado de Cuentas de Análisis por Rut (Resumen) B Estado de Cuentas de Análisis por Rut (Detalle) B. 9 Agregado de Variaciones B.10 Resumen de Cuentas Complementarias B.11 Analítico de Variaciones B.12 Balance de Comprobación y Saldos B.13 Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos B Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos (Por Fecha) B Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos (Por Cuenta) B Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos (Resumen por Cuenta y Mes) B Detalle/Resumen Devengamientos de Gastos (Acumulado Por Cuenta) B.14 Devengamiento Mensual/Diario B Devengamiento Mensual/Diario ( por Día) B Devengamiento Mensual/Diario ( por Mes) B.15 Informe Anual de Gestión Financiera B.16 Listado de Retenciones B.17 Pagos por Cuenta B.18 Informe de Gastos del Mes B Informe de Gastos del Mes (Gastos Devengados) B Devengamiento Mensual/Diario ( Deuda Acumulada) B.19 Informes Tesorería B.19.1 Cheques Emitidos

5 5 B Cheques Emitidos (Listado por Cheque) B Cheques Emitidos ( para Firma) B.19.2 Cheques Nulos ( Faltantes ) B.19.3 Disponibilidad en Moneda Nacional B.19.4 Listado/Resumen de Egresos B Listado/Resumen de Egresos (Detalle por Fecha) B Listado/Resumen de Egresos (Detalle por Cuenta) B Listado/Resumen de Egresos (Acumulado por Cuenta) B Listado/Resumen de Egresos (Egresos por Fecha/Glosa/Proveedor) B.19.5 Listado Resumen de Egresos ( Versión 2 ) B Listado/Resumen de Egresos Versión 2 (Resumen) B Listado/Resumen de Egresos Versión 2 (Detalle por Cuenta) B.19.6 Movimiento de Fondos B.19.7 Detalle/Resumen Ingresos B Detalle/Resumen Ingresos (por Fecha) B Detalle/Resumen Ingresos (Detalle por Cuenta) B.20 Informe de Impuestos B.21 Informe Impuestos por Cuenta B.22 Informe Devengado/Percibido B.22.1 Informe Devengado B.22.2 Informe Percibido B.23 Resumen Giros Pendientes B.24 Detalle Giros Pendientes B.25 Demostración de Asiento Contable de Giro de Ingreso B.26 Movimientos de Ingresos no generados por tesorería B.29 Situación del Presupuesto B.30 Estado Presupuestario B.30.1 Estado Presupuestario (Ingresos) B.30.2 Estado Presupuestario (Gastos) B.31 Obligaciones pendientes B.32 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado B.32.1 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Ingresos) B.32.2 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Gastos) B.32.3 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Estudios para Inversión) B.32.6 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Proyectos de Inversión) B.32.7 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Inversión Regional por Area) B.32.8 Balance de Ejecución Presupuestario Acumulado (Estado Cuentas Complementarias) B.33 Movimiento Presupuestario B.34 Mayor Consolidado B.35 Informe Presupuesto Inicial B.36 Informe de Actualización Presupuestario B.37 Denominación de Asignaciones B.38 Planilla de Resumen de Ingresos/Gastos B.38.1 Planilla de Resumen de Ingresos/Gastos (Ingresos) B.38.2 Planilla de Resumen de Ingresos/Gastos (Gastos) B.39 Gestión Presupuestario (Ingresos) B.49 Gestión Presupuestario (Gastos) B.41 Situación por Rut B.42 Obligaciones pendientes por Rut B.43 Preobligaciones por Obligar B.44 Informe Decretos de Pagos emitido B.45 Informe Decretos de Pagos anulados B.46 Informe Documentos en Garantía B.47 Informe Documentos en Garantía por Tipo B.48 Informe Documentos en Garantía por Departamento B.49 Resumen Documentos en Garantía...163

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7 MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 1. Generalidades 1.1 Objetivos del sistema El Sistema de Contabilidad Gubernamental administra las herramientas para lograr el objetivo de la contabilidad: proporcionar información fidedigna y oportuna, destinado a apoyar el proceso de toma de decisiones en los distintos niveles jerárquicos. Es el sistema principal con el cual se relacionan todos los demás sistemas de finanzas. Centraliza toda la información. Permite, entre otros, reflejar el resultado de la gestión durante determinado período, controlar el presupuesto, las cuentas corrientes de deudores y acreedores, informar en detalle de cada partida de ingreso y gasto, tanto devengado como realizado y, administrar los decretos de pago. En forma más específica se puede mencionar como objetivos los siguientes: - Control exacto y oportuno del presupuesto - Control exacto y oportuno de la disponibilidad de fondos - Control detallado de la deuda exigible por proveedor - Control de la morosidad a nivel de cuentas del mayor - Ordenamiento administrativo conforme a la normativa legal vigente - Control por centros de costo - Obtención de informes diversos para fines de gestión - Emitir y administrar los decretos de pago - Entrega información a los demás sistemas computacionales relacionados: 1.2 Potencialidad Este sistema está definido de modo que: - Permite la integración con todos los sistemas del área financiera - Maneja la información contable de todos los años en línea - Registra en forma automática los asientos contables generados por otros sistemas - Obligación generada con el pago de remuneraciones - Generación automática del egreso a partir del Decreto de Pago - Generación del asiento de devengado a partir de los datos de la obligación presupuestaria - Importación del asiento contable de percibido y devengado de ingresos - Valida en línea cada registro de información 7

8 1.3 Módulos de Ingreso de Información Considerando proporcionar una utilización óptima del sistema se ha determinado los siguientes módulos para efectuar la generación y mantención de información: - Plan de cuentas contable - Ingreso de Saldos contables iniciales - Ingreso de Movimientos contables - Parámetros del sistema - Sistema Tesorería de Ingresos - Subsistema de Presupuesto - Decretos de Pagos - Boletas de Garantía - Procesos de Rentas 1.4 Procesos Nuestros sistemas son esencialmente interactivos, lo que significa que la estructuración de la información se realiza durante la digitación directamente sobre los datos. No existen archivos de entrada de información, que posteriormente deben procesarse para imputarlos a los registros definitivos. Sólo en las siguientes opciones del menú principal se encuentran procesos - Procesos Anuales - Procesos de Rentas - Procesos Anuales 1.5 Consultas e Informes La utilidad práctica de todo lo procesado se obtiene mediante los informes. Se ha diseñado una gran variedad, de los cuales mencionaremos los más importantes: De contabilidad Plan de Cuentas Informe de Personas y Empresas Estado de situación Libro Mayor Libro Mayor Consolidado Libro Diario Estado de Cuentas de Análisis por Cuenta y por R. U. T. Agregado y Analítico de Variaciones Resumen de Cuentas Complementarias Balance de Comprobación y Saldos Devengado Diario y Mensual Informe Anual de Gestión financiera Listado de Retenciones Gastos Mensual Pagos por Cuenta Gasto Mensual Informes de Tesorería Nómina de Cheques emitidos Disponibilidad de Moneda Nacional Detalle y Resumen de Ingresos y Gastos 8

9 1.5.2 Del presupuesto Obligaciones por Devengar por Rut Situación del Presupuesto Estado Presupuestario Obligaciones Pendientes por Cuenta Balance de Ejecución Presupuestaria Acumulado (Trimestral) Movimiento Presupuestario Mayor Consolidado Presupuesto inicial ( Formato Contraloría) Informe de Actualización Presupuestaria Denominación de Asignaciones Resúmenes de Ingresos y Gastos Gestión Presupuesto de Gatsos Gestión Presupuesto de Ingresos Situación por Rut Obligaciones pendientes por Rut Informes por Centro de Costo Planilla de Resumen de Ingresos/Gastos por Centro de Costo Balance por Centro de Costo Ingresos y Gastos por Centro de Costo Listado Centro de Costos con detalle Cuentas Informe Movimiento por Centro de Costo De tesorería Listados de Impuestos (por impuestos) Listado de Impuestos (por departamento) Informe Impuestos Asociados Resumen Devengado Resumen Percibido Inventario de Morosidad por Cuenta Detalle de Morosidad por Cuenta 9

10 1.6 Ingreso al sistema El ingreso al Sistema de Contabilidad Gubernamental comienza con la elección que el usuario debe hacer de la opción correspondiente. Insertar Figura 1 - Inicio de Sesión Transcurridos algunos segundos visualizará la pantalla titulada Inicio de Sesión (Ver Figura 1). Con ayuda del ratón ó la tecla tab deberá posicionar el cursor en el campo deseado. - El Usuario se deberá identificar con su login registrado en la base de datos - A continuación deberá ingresar su Contraseña o clave de autorización de acceso. - Si la contraseña ha sido aprobada podrá elegir el Sistema a utilizar. Para evitar escribir el nombre del sistema, puede ubicarlo con el ratón en u y le mostrará las alternativas posibles. De la lista desplegada deberá elegir la contabilidad deseada. - Para ingresar al sistema deberá Aceptar - Si no desea continuar basta Salir Nota: Debido a la confidencialidad de la información y a su importancia pueden ingresar al sistema, y a las funciones determinadas, sólo las personas autorizadas para ello. Esta autorización se define por la persona identificada como el Administrador en el módulo correspondiente: Administración de Sistemas. 10

11 1.7 Operación del sistema Figura 2 S M C Sistema de Contabilidad I Una vez aceptado el ingreso al sistema, la operación comienza mostrando la pantalla principal de él, titulada SMC Sistema de Contabilidad en la cual están indicadas sólo las opciones a las cuales el usuario tiene acceso. En la Figura 2 a modo de información, se visualizan todos los módulos del sistema. Considerando que cada usuario tiene acceso sólo a determinados módulos, al momento de interactuar con el sistema observará sólo aquellos que a él le competen ( Celeste), los demás figuran en color gris. Las Opciones que a su vez tienen un submenú, figuran con una fleja al lado derecho. Los formularios correspondientes a las opciones del menú se despliegan en la superficie de trabajo. A lado derecho de la barra superior figura el nombre del usuario y la versión del sistema. En caso de alguna observación debe indicarse este numero. También hay algunas aplicaciones de tipo general disponible en la opción Herramientas de la barra superior 11

12 2. Menú de Parámetros El acceso a los parámetros debe quedar restringido sólo a usuarios preparados debido a que la modificación de estos puede causar un comportamiento errático del las opciones del sistema contable. Los parámetros en general se definen al inicio de la operación del sistema y no tienen una dinámica de cambios muy frecuentes. 2.1 Grupo Agregado En esta rutina Grupos del Informe Agregado de Variaciones se permite actualizar los nombres de los grupos para el informe agregado. Figura 4 Grupos para el Informe Agregado En el recuadro, ubicándose con el Mouse en un casillero, permite ingresar o modificar la denominación para estos nueve grupos del informe, que corresponden a subtítulos para los respectivos listados. Los nombres propuestos son: Ingresos Presupuestarios, Gastos Presupuestarios, Movimientos de Fondo, Cuentas Complementarias, Bienes, Deuda, Gestión Económica, Patrimonio y Cuentas de Orden. 12

13 2.2 Parámetros Generales La rutina de Parámetros Generales permite definir datos generales para el sistema de contabilidad que se está utilizando y para el año que se determina (Ver Fig. 5). Cabe recordar que los parámetros deberán quedar definidos con anterioridad a cualquier ingreso de movimiento contable o de presupuesto. Figura 5 Parámetros de Contabilidad Los parámetro son por año, para su acceso debe elegirse el año contable que se desea ver ó modificar (al margen derecho superior). La fecha indicada más abajo sólo es informativa, no tiene ningún efecto su modificación. El campo Nombre de la Contabilidad permite elegir el nombre que figura por debajo del nombre de la Municipalidad, y hace referencia al dominio correspondiente ( Municipalidad, Educación etc. ) La Fecha de Protección se refiere a la fecha hasta la cual la contabilidad esta protegida. Esto significa que no se puede incorporar comprobantes nuevos ni alterar comprobantes existentes que tienen fecha igual ó inferior a la fecha indicada. Por encima de esta fecha la contabilidad esta abierta para realizar modificaciones ó incorporar comprobantes nuevos. Para que la modificación de fecha tenga efecto, debe grabarse con el botón Aceptar y deben recargarse los formularios que están abiertos. 13

14 En la parte central del formulario se encuentra el recuadro identificado como Tablas, el que permite ingresar y modificar el nombre que figura en pantalla de los distintos Documentos Contable y Presupuestarios, Nombre de Fondos, Destinos de Inversión, ó Destinos de Cuentas Complementarias, los cuales se despliegan al realizar un clic sobre el nombre correspondiente. Documentos Contables Para los documentos contables el sistema solicita el Código, para a continuación ingresar el Nombre y el Tipo Comprobante. El Folio es sólo informativo. El Código del Comprobante se visualiza como tipo Comprobante en la pantalla de Ingreso de Movimientos y es libremente elegible y de 2 dígitos, se recomienda elegir números inferiores para los Ingresos, para que los movimientos de Ingresos del mismo día figuren antes de los movimientos de Gastos. Como Nombre asociado al Documento Contable puede elegirse cualquier nombre, por lo normal se considera Egreso, Devengamiento de Gatos, Devengamiento de Ingresos, Ajuste Contable, Traspaso Contable etc. El Tipo de Comprobante tiene importancia, debido a que funcionalidades propias de los formularios de Ingreso de Movimientos dependen de esta elección. Están definidos los siguientes tipos : Ing. Percibido : Carga el asiento contable del Percibido desde el sistema de Tesorería al sistema contable. Ing. Devengado : Carga el asiento contable del Devengado desde el sistema de Tesorería al sistema contable. Resumen Ingreso : Carga el asiento contable Percibido y Devengado en un mismo asiento al sistema contable. Devengamiento de Gastos : Configura la pantalla de Ingreso de Movimientos pidiendo información adicional relacionado con el devengamiento de Gastos ( Numero de Factura- Obligación Asume en forma automática la contracuenta de Gastos de Gestión ) Egresos : Configura la pantalla de Ingreso de Movimientos pidiendo información número del Decreto de Pago. Egreso sin decreto Pago : Modalidad que permite generar el Egreso sin decreto de pago correspondiente. Depósitos : Para los comprobante de Depósitos a Cuenta Corriente. Gastos Complementarios : Tipo de Comprobante que no figura en los Informes oficiales, pero si en el Estado de Cuenta por Proveedor y otros informes inoficiales, permite tratar cuentas complementarias en forma similar como cuentas presupuestarias. Consumo Básicos : Pemite identificar un comprobante contable como devengamiento de consumos básicos. Otros Comprobante : Se elige esta opción para los comprobante que no calzan en ninguno de los anteriores. Remuneraciones : Carga el Asiento contable de Remuneraciones al sistema contable. 14

15 Documentos del Presupuesto Para los Documentos del Presupuesto, al igual que para los Documentos de Contabilidad se debe ingresar o actualizar el Código, el Nombre, el Tipo de Comprobante. El Folio es sólo informativo. Figura 6 -Documentos del Presupuesto Respecto a los Códigos de Comprobantes Presupuestarios están reservados los siguientes : 0 : Para el presupuesto original 1 : Modificación presupuestarias 5 : Preobligaciones Los demás códigos mayor que 5 son de libre elección. Presupuesto Inicial : Identifica el movimiento como presupuesto original Modificación : Identifica el movimiento como modificación presupuestario Preobligación : Identifica el movimiento presupuestario como Preobligación presupuestaria Ajuste Obligación: Identifica el movimiento como Ajuste de una Obligación y se agrega a ella incrementando ó rebajando el valor de ella. ( no figura en los listados como propia ) Obl. Orden de Compra : Identifica el movimiento presupuestario como Orden de Compra Obl. Remuneraciones : Permite importar la obligación correspondiente a la Remuneraciones pagada. Obl. Cons. Básicos : Identifica el movimiento presupuestario como Obligación de Consumo básico. Obligación : Toda obligación que no calza con los anteriores 15

16 Tablas de Fondos Figura 7 - Tabla de Fondos Permite identificar la cuenta perteneciente a fondos que no son de la Municipalidad. Ejemplo Fondo Común Municipal. En el Informe Disponibilidad en Moneda Nacional los saldos de estas cuentas se restan de los saldos de las cuentas bancarios, para así obtener la disponibilidad de la Municipalidad. La cuenta indicada permite identificar la cuenta en que se depositan estos fondos. Ver listado de Caja diaria. Destino de Cuentas de Inversión Las tablas de Destino de Cuentas de Inversión sólo requieren del ingreso del Código y del Nombre. A modo de ejemplo para el Destino de las Cuentas de Inversión se puede mencionar: - Mejoramiento urbano Destino de Cuentas Complementarias Las tablas de Destino de Cuentas Complementarias sólo requieren del ingreso del Código y del Nombre. Formulario de Impresión de Cheque Se elige el formulario correspondiente de la lista desplegable al cheque computacional que se utiliza. Finalmente el botón aceptar graba los cambios a la base de datos, mientras cancelar descarta los cambios. 16

17 2.3 Centro de Costos Figura 8 Actualización Centros de Costo Permite la creación de los centros de costo, la modificación de su denominación o la eventual eliminación de él. Cabe recordar que el centro de costos debe estar creado con anterioridad a la contabilización de cualquier movimiento que utilice este centros de costo. Creación de un centro de costos Si desea efectuar la creación de un Centro de Costos, en el casillero determinado para el código, se debe indicar el número que lo identifica. En el recuadro definido para su descripción, se debe escribir el nombre con que se le conoce. Concluido el ingreso de la información se deberá proceder a su aceptación, para poder continuar con el ingreso o actualización de otro centro de costos. Actualización de un centro de costos El código para un centro de costos es único y, una vez utilizado en algún movimiento, sólo puede ser actualizada su descripción. De ser necesaria la modificación de la descripción, se debe ubicar el centro de costos deseado ingresando su código o, utilizando la ayuda prevista. Mostrará en el recuadro definido para su descripción el nombre relacionado que se podrá sobrescribir. Concluida la actualización, se deberá proceder a su aceptación, para poder continuar con el ingreso o actualización de otro Centro de Costos. 17

18 Eliminación de un centro de costos Un centro de costos sólo podrá ser eliminado si no ha sido utilizado en alguno de los demás procesos. Aparece un recuadro de advertencia preguntando si realmente desea borrar la información. Durante el proceso de actualización, o a su término, se puede abandonar esta rutina según está descrito en las Consideraciones Generales a los Sistemas. En el recuadro Cuentas se debe indicar para cuales cuentas se utilizará este centro de costo en particular, como una validación adicional a la digitación del comprobante contable ó presupuestario. Si se quiere utilizar este centro de costo para todo el presupuesto basta indicar agregar y agregar la cuenta 1, si se quiere utilizar p.e. solo para Bienes y Servicios de Consumo debe indicarse agregar y la cuenta Si no se pone nada, este centro de costo no puede utilizarse. El Ingreso de los centros de Costos debe realizarse en forma jerárquica, empezando por el primer nivel de 2 dígitos, ( Proyecto), luego otro nivel de 2 dígitos ( Subproyecto), finalmente el centro de costo con 3 dígitos). 2.4 Lista Variables de Gestión Permite definir variables para ser posteriormente utilizados en la confección del presupuesto. Estas variables se relacionan con factores no monetarios, pudiendo ser p.e. Tipo de Aseo, Tipo de Licencia, Tipo de Vehiculo, Tipo de Propiedad etc. 2.5 Detalle Variables de Gestión El detalle de las Variables de Gestión.conforma la variación que pueda tener los tipos definidos anteriormente (2.4.) p.e. en caso de Tipo de Vehiculo como Variable de Gestión, el detalle sería Moto, Automóvil, Taxi etc., en caso de Tipo de Licencia sería Primera Licencia, Control, Duplicado etc. Las listas correspondientes a esta Variables con sus detalles son anuales y se hereden con el proceso de Inicio Nuevo Año contable. 18

19 3. Plan de Cuentas La base de cualquier sistema contable es la correcta e inteligente conformación del plan de cuentas. A nivel del sistema de contabilidad gubernamental es obligatorio el plan de cuentas del clasificador presupuestario y la subdivisión de los demás cuentas patrimoniales, de acuerdo al Manual de Contabilidad, emitido por la Contraloría General de la República.. Figura 9 Actualización Plan de Cuentas El formulario de la Figura 9 posibilita el ingreso del plan de cuentas. El Plan de Cuentas es anual, con elección de los años contables en el margen superior derecho. El año propuesto inicialmente al entrar al formulario siempre es el año contable vigente. El ingreso del plan de cuentas debe efectuarse en forma jerárquica, debido a que el sistema valida que exista un nivel superior acumulativa antes de poder ingresar un nivel dependiente. Código : El Plan de Cuentas está estructurado para utilizar el sistema de codificación establecido por la Contraloría General de la República, de la forma siguiente: 19

20 XXX XX XX XXX XXX XX AAA BB CC DDD EEE FF Siendo: AAA las cuentas de título AAA BB las cuentas de subtítulo AAA BB CC las cuentas de item AAA BB CC DDD las cuentas de asignaciones AAA BB CC DDD EEE las cuentas de subasignaciones AAA BB CC DDD EEE FF las cuentas de subsubasignaciones En el sistema actual el último nivel de SubSubasignación es de 2 dígitos, modificándose este nivel en el transcurso de 2007 a 3 dígitos, de acuerdo al nuevo clasificador presupuestario. En caso de las cuentas presupuestarias siempre hay que anteceder 111 en caso de las cuentas de ingresos y 121 en caso de las cuentas de gastos. Se ingresa los dígitos sin punto. El código para una cuenta contable es único y, una vez utilizado en algún movimiento, sólo puede ser modificada su descripción. Para la actualización de ella, debe ubicarse el código deseado. Mostrará en el recuadro definido para su descripción el nombre relacionado que podrá ser modificado. Concluido el ingreso de la información se deberá proceder a su aceptación, para poder continuar con la actualización de otras cuentas. Una cuenta contable sólo podrá ser eliminada si no ha sido utilizada en alguno de los demás procesos. En caso de ser requerida esta rutina, aparece un recuadro de advertencia preguntando si realmente desea borrar la información. Denominación. En este campo se digita el nombre de la cuenta. Grupo. El grupo es sólo informativo y hace referencia a los grupos para el informe agregado.. Tipo de Cuenta. Procurando lograr mayor detalle de la información, cada cuenta se puede identificar mediante un código que la relaciona a un tipo específico de movimiento. Se utilizan al efecto tres tipos de cuenta: la cuenta analítica, la bancaria y la oficial. - La cuenta analítica sirve para identificar los movimientos relativos a un acreedor (proveedor, remuneraciones, etc.). Al declarar analítica la cuenta, al momento de devengar y pagar el sistema pide identificación de Rut y numero de documento en la opción Ingreso de Movimientos. En general todas la cuentas presupuestarias son analíticas, salvo las cuentas de ingresos ( presupuestarias y complementarias) y la cuentas de subtitulo La cuenta bancaria marca las cuentas de fondos que son cuentas corrientes para identificarlos para los efectos de la conciliación bancaria - Deben definirse como oficial aquellas cuentas, que no se informan a nivel de asignación, ya que el sistema asume este nivel como nivel de información para los informes oficiales. Ejemplo la cuenta debe identificarse como oficial Acumulativa. Este campo permite definir la cuenta como acumulativa, a la cual no se pueden imputar movimientos contables ni presupuestarias. Solo se permite imputar a cuentas acumulativas Presupuesto inicial y modificaciones presupuestarias. Fondo. Este campo posibilita relacionar la cuenta con alguno de los fondos creados externos que administra la municipalidad como, por ejemplo: Retención Art 42, Fondo Común Municipal,, Sename, Retención de Impuestos, Aportes Vecinales, etc. Sólo puede asignarse un fondo si la cuenta no es acumulativa. Destino. Aquí permite determinar el destino para el cual se usa el proyecto, aplicándose a los proyectos de inversión y a las cuentas complementarias. 20

21 Arrastre. Este recuadro permite al usuario definir la cuenta como arrastre de años anteriores. Es exclusivo para proyectos de inversión. Ingresando un cuenta existente, se despliega la información de ella y permite modificaciones, siempre y cuando el perfil del usuarios lo habilita para aquello. También se activa el botón Consultas que lleva al menú de Consultas Varias en relación a esta cuenta 4. Saldos Iniciales Esta rutina está programada para efectuar la apertura del año contable de las cuentas patrimoniales,. El programa revisa que todos los comprobantes estén debidamente cuadrados, avisando si hubiere falla al respecto. Figura 10 Saldos Iniciales En cada comprobante existen dos partes (Ver Fig. 10): el encabezamiento y las imputaciones contables. El encabezamiento contiene información que es común a cada una de las líneas de imputación. Se debe comenzar indicando el Número del comprobante. Si ingresa un número correspondiente a un comprobante ya existente, el sistema lo mostrará y el usuario deberá determinar si desea efectuar alguna modificación en él o eliminarlo. Para su ingreso, puede utilizar el sistema de ayuda ( ), solicitando el despliegue de los comprobantes ya creadas. Cada comprobante, a su vez debe contar con la Fecha de su emisión, que en general es el 1 día del mes de Enero. Por defecto propone el día de hoy, la cual puede ser modificada por el usuario, sobrescribiendo el día. Si se quiere incorporar un comprobante del mes anterior, debe primero cambiarse previamente la fecha en el margen derecho superior a alguna fecha del mes en que se quiere incorporar el comprobante. Para digitar el 1 de Enero de año, debe preocuparse que la fecha de cierre de la contabilidad sea el 31 de Diciembre del año anterior.. Es conveniente dejar establecida la Glosa, que permite saber globalmente de la materia que trata la contabilización que se está efectuando. 21

22 A continuación corresponde ingresar una a una las líneas con la imputación contable. En cada línea solicita el código de la cuenta contable respectiva, el centro de costos cuando corresponde y el saldo, ya sea deudor o acreedor. Ubicado el código de la cuenta en la base de datos, inmediatamente al lado muestra la denominación de ella para su revisión visual. Si no se conoce la cuenta, existe posibilidad de acceder a plan de cuentas con el clic derecho del Mouse. El Código de la Cuenta corresponde a aquel definido en el Plan de Cuentas. Si el código informado no corresponde con alguno previamente establecido, es rechazado por el programa, dando una advertencia. Como se indicara más arriba, el Centro de Costos sólo se solicita para cuentas debidamente identificadas al momento de actualizar la base de datos del plan de cuentas. Cuando corresponde, se debe indicar aquí un código de hasta 7 dígitos, o solicitar la ayuda Si el código informado no corresponde con alguno previamente establecido, es rechazado por el programa, dando una advertencia. Para informar los valores de Deudor ó Acreedor el usuario tiene que tener la precaución de no equivocar la columna de registro. Si incurriera en ese error, salvo que éste haya sido hecho en forma compensada, el programa advertirá, al terminar el ingreso del comprobante, que se ha producido un error de cuadratura. Es recomendable que a todas las cuentas contables cuyo tipo se definió como analítica le sea desglosado el saldo para permitir su posterior análisis. Lo mismo es válido para las cuentas consideradas bancarias, para su posterior conciliación. Igualmente, si se desea controlar los movimientos por centros de costo, debe ingresar los saldos desglosados. Durante el proceso de actualización, o a su término, se puede abandonar esta rutina según está descrito en las Consideraciones Generales a los Sistemas (Ver 7.2) 22

23 5. Movimientos La utilización de esta rutina resulta fundamental para ir actualizando la información contable. Figura 11 Movimientos Contables La contabilización de los movimientos sólo se podrá comenzar una vez ingresado el plan de cuentas y los parámetros a utilizar. Aunque no es indispensable, sí es recomendable haber procesado los correspondientes saldos iniciales. En cada comprobante existen dos partes (Ver Fig. 11): el encabezamiento y las imputaciones contables. El encabezamiento contiene información que es común a cada una de las líneas de imputación. Para cada comprobante es muy importante que se confirme el año en el cual se desea registrar la información, pues el sistema considera la correlatividad anual de los documentos. Si se quiere ingresar un movimiento contable correspondiente al mes anterior, debe modificarse la fecha en el margen derecho al mes correspondiente. Por defecto siempre se propone la fecha del día de hoy al entrar al formulario. Se debe comenzar indicando el número del comprobante. Este número consta de dos partes: - El tipo de comprobante. Tiene relación con el objetivo mismo del comprobante y así se tiene, por ejemplo: devengamiento del gasto, pago del gasto, devengamiento del ingreso o ingreso percibido. Los tipos de comprobante utilizados son definidos en Parámetros Generales (Ver. Sección 2.2). Con el botón al lado derecho puede desplegarse los tipos de comprobantes existentes. 23

24 Dependiendo del tipo y su correspondiente tipo de comprobante ( ver 2.2) existen varios encabezamientos del comprobante. Encabezamiento tipo general : Ing. Percibido, Ing. Devengado, Resumen Ingreso, Depósitos, Otros Comprobantes de acuerdo a la figura 9. Fig. 12 Encabezamiento Comprobante Movimiento Contable tipo Devengamiento Encabezamiento tipo Devengamiento : Devengamiento de Gastos, Remuneraciones de acuerdo a la figura 12. Gastos Complementarios, Consumo Básicos, Fig. 13 Encabezamiento Comprobante Movimiento Contable tipo Egreso Encabezamiento tipo Egreso : Egresos - El número. Corresponde al número correlativo del tipo de comprobante. Al digitar tipo y número de un comprobante existente, este se despliega para su posible modificación Para la revisión de los comprobantes existentes, puede utilizar el sistema de ayuda, solicitando el despliegue de los comprobantes ya creados. Si decide por un comprobante ya existente, el sistema lo mostrará y el usuario deberá determinar si desea efectuar alguna modificación en él o eliminarlo. 24

25 Para ubicar determinado comprobante, sin recordar su tipo y número, con el botón de ayuda accede a la ventana Búsqueda de Movimientos Contables Cada comprobante, a su vez debe contar con la Fecha de su emisión. El sistema siempre propone la fecha del día en el cual se efectúa la introducción de la información, de la cual puede ser modificada por el usuario solo el día, sobrescribiendolo. Tipo de Comprobante : General A continuación se solicita la Glosa, que permite saber globalmente de la materia que trata la contabilización que se está efectuando. Tipo de Comprobante : Devengamiento A continuación de la fecha se solicita la ó las obligaciones contables ( se puede ingresar más que una ), el tipo y numero del documento del proveedor, el valor total del devengamiento y la glosa del comprobante. En este punto el sistema construye el comprobante del devengamiento, utilizando como contracuenta en la linea 1 la cuenta que más se ha utilizado con este tipo de cuenta presupuestaria ( moda ). Ojo Esto puede llevar, sobre todo al principio del año a una proposición errada, la que debe ser corregida sobrescribiendo la cuenta de gasto (ó complementaria) correcta. En caso que se quiere contabilizar en un comprobante más de una factura, deben agregarse al final del comprobante en forma manual.. Tipo de Comprobante : Egreso A continuación de la fecha se solicita el número del decreto de pago y la glosa. En este punto el sistema construye el comprobante de acuerdo al decreto de pago, solicitando en la línea del Banco el número de cheque que le tocó (en caso de cheques manuales). En caso de cheques computacionales el sistema al oprimir el botón cheque, imprime el ó los cheques y graba el comprobante moviendo el numero de cheque en cada línea del comprobante. A continuación corresponde ingresar una a una las líneas con la imputación contable, con la precaución de que cuadren las columnas de Debe y Haber. En caso de no cumplir con este requisito, el sistema lo detecta y no permite finalizar la contabilización sin la cuadratura adecuada. Líneas de Movimientos Contables Sucesivamente se debe indicar: el código de la cuenta contable, el centro de costos, el valor de la imputación, al Debe o el Haber, la obligación que será afectada ( solo en caso que la cuenta es presupuestaria y la imputación es al haber), la Rut del Proveedor y el documento relacionado que generó el movimiento contable. El código del centro de costos, el número del RUT ó documento solo es solicitado cuando así ha sido definido en el plan de cuentas. El Código de la Cuenta Contable corresponde a aquel definido en el Plan de Cuentas. Si el código informado no corresponde con alguno previamente establecido, es rechazado por el programa, dando una advertencia. Para su ingreso, se puede auxiliar con el sistema de ayuda Clic Mouse derecho Como se indicara más arriba, el Centro de Costos sólo se solicita para cuentas debidamente identificadas al momento de actualizar la base de datos del plan de cuentas. Cuando corresponde, se debe indicar aquí un código de cuatro dígitos, o solicitar la ayuda Si el código informado no corresponde con alguno previamente establecido, es rechazado por el programa, dando una advertencia. Para ingresar los valores de Debe y Haber el usuario tiene que tener la precaución de no equivocar la columna en la cual debe registrarlo. Si se produjere el error mencionado, salvo que éste haya sido hecho en forma compensada, el programa advertirá, al terminar el ingreso del comprobante, que se ha producido un error de cuadratura. Habrá que corregir el error o cancelar el ingreso de información. 25

26 En caso que la cuenta esta marcado como analítica, el sistema pide a continuación el Rut del proveedor y el numero de documento que se cancela. Si el RUT. informado no corresponde con alguno previamente establecido, es rechazado por el programa, dando una advertencia. En caso que la cuenta esta marcado como de Banco el sistema pide a continuación el Rut del proveedor y cheque con que se cancela. Como Documento se debe indicar el número que tiene asignado el documento relacionado que sirve de base para efectuar la contabilización: factura, boleta de honorarios, boleta de ingresos, etc. La información no queda registrada definitivamente en el computador mientras el usuario no dé por finalizado el ingreso o la actualización. Se puede cancelar el ingreso de información en cualquier momento, dejando así nulo todo lo obrado para el comprobante y dejar sin cambios la base de datos. El sistema solo permite ingresar comprobantes cuadrados. No existe limitación del número de líneas del comprobante. Se puede eliminar un comprobante, teniendo permiso para ello y no esta cerrado la contabilidad en la fecha correspondiente a este comprobante ( Ver 2.1 ) 26

27 6. Consultas Varias El acceso a esta rutina permite obtener información ordenada por algunos conceptos como: cuentas del mayor, movimiento del presupuesto, impuestos asociados, mayor consolidado, documentos pendientes de pago clasificados por R. U. T., documentos pagados clasificados por R. U. T., obligaciones pendientes de pago, Estado de Situación por Rut etc (Ver Fig. 14). Figura 14: Consultas Varias El primer paso consiste en verificar el año para el cual desea efectuar la consulta. Después debe indicar el código de cuenta contable para la cual se desea obtener la información. Si no recuerda el código, con el botón marcado con tres puntos, podrá acudir a la ayuda A continuación requiere que se indique el período para el cual se desea obtener la información. Por defecto lo define como del primero de Enero del año calendario que se procesa hasta la fecha actual. Si se desea información para ese período, no es necesario confirmar el dato. En caso contrario habrá que ubicar el cursor en el campo que desea efectuar el cambio y digitar el dato correcto. Puede utilizar la ayuda del sistema Determinado lo anterior es necesario indicarle al computador cuál es el informe que desea obtener, eligiéndolo desde los recuadros que se encuentran debajo de la información previamente definida. 27

28 6.1 Informe por Cuentas del Mayor El acceso a esta rutina permite visualizar en pantalla o en forma impresa los movimientos que ha habido para determinada cuenta contable en el período que se definió previamente. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis el período para el cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo, el nombre del solicitante y la página. Muestra para la cuenta elegida toda la información registrada, indicando para cada movimiento: el tipo y número del comprobante, la fecha de emisión del comprobante, la glosa, el R. U. T. para las cuentas analíticas, el Centro de Costos cuando corresponde, el valor al Debe o Haber y el acumulado a la fecha en Débito, Crédito y Saldo. Si la cuenta es acumulativa (maneja subcuentas), el listado se emite totalizando cada subcuenta y las acumula para arrojar un total global de la cuenta solicitada. De la vista previa en pantalla es posible imprimir la información. 6.2 Informe del Movimiento del Presupuesto El acceso a esta rutina permite visualizar en pantalla o en forma impresa los movimientos que ha habido para determinada cuenta del presupuesto en el período que se definió. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis el período para el cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo y la página. 28

29 Muestra la información registrada, indicando para la cuenta todos los movimientos correspondientes, la fecha de emisión del comprobante, el tipo de movimiento presupuestario ( o=obligación p=preobligación m=modificación), la fecha, la glosa, el Valor del movimiento, el Total de los movimientos, y el Saldo presupuestario Informe de Impuestos Asociados El acceso a esta rutina permite visualizar en pantalla o en forma impresa los impuestos relacionados a una determinada cuenta contable en el año correspondiente. Entrega la información registrada, indicando la cuenta, el impuesto relacionado, la columna en que se ubica, el concepto y el departamento que lo utiliza. 6.4 Informe del Mayor Consolidado El acceso a esta rutina permite visualizar en pantalla o en forma impresa los movimientos consolidados que han habido para una determinada cuenta contable en el período que se definió previamente. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis la fecha hasta la cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo, la persona que lo solicitó y la página. Un ejemplo de este informe se muestra en Anexo B 1, Informe del Mayor Consolidado. Comienza indicando el saldo inicial y luego muestra la información registrada, indicando para todos los movimientos de la cuenta: el tipo y número del comprobante, la fecha de emisión del comprobante, la glosa y los valores de: Presupuesto Inicial, Modificación del Presupuesto, Presupuesto Vigente, Presupuesto Obligado, Obligación Presupuestaria, Saldo del presupuesto, Saldo Disponible, Devengado, Devengado Acumulado, Pagos, Pagos Acumulados y Deuda Exigible. 29

30 Finaliza el informe entregando totales para cada una de las columnas. 6.5 Informe de Documentos Pendientes de Pago clasificados por R. U. T. El acceso a esta rutina permite visualizar en pantalla o en forma impresa los documentos que se mantienen impagos, clasificados por R U T. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis la fecha a la cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo y la página. Muestra la información registrada, indicando para cada RUT.: la cuenta en que se registra el movimiento correspondiente, la fecha de emisión del comprobante, el documento que sirve de base a la contabilización, el nombre de la cuenta y, el valor del Debe o el Haber y su respectivo Saldo. Para cada R. U. T. efectúa la subtotalización de los valores 30

31 6.6 Informe de Documentos Pagados clasificados por R. U. T. Este informe proporciona antecedentes relativos a los documentos pagados, clasificados por R. U. T. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis la fecha hasta la cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo, la persona que lo solicitó y la página. En el cuerpo se muestra la información registrada, indicando para el R. U. T. elegido todos los movimientos correspondientes indicando el tipo y número del comprobante, la fecha de emisión del comprobante, el documento que sirvió de base y el Valor, al Debe, Haber y el Saldo a ese momento. Al finalizar el informe entrega totales para cada columna: Debe, Haber y Saldo. 6.7 Informe de las Obligaciones Pendientes de Devengar La opción permite visualizar en pantalla o en forma impresa las obligaciones pendientes de devengar. Cada listado se identifica con el nombre del organismo, el tipo de informe del que se trata, indicando en paréntesis la fecha a la cual se solicitó el informe. Indica además la fecha en que se emitió, la hora en que se obtuvo, individualiza a la persona que lo solicitó y la página. 31

32 En el cuerpo se muestra la información registrada, indicando todos los movimientos de obligaciones por devengar, identificándolos por documento, fecha, R. U. T., nombre del acreedor o glosa, mostrando el valor de: la obligación, de ajuste cuando existe, del devengado, por devengar, el número de la cuenta y el valor total de la cuenta. Terminado el informe indica los totales para cada columna de valores. 6.8 Estado de Situación Por Rut La opción permite visualizar en pantalla la situación de un determinado Rut, con las columnas de Información de Obligación, Información del Devengamiento, Saldo por Devengar, Información del Decreto de Pago y del Egreso. Esta misma información también se puede obtener en pantalla con links a los comprobantes contables respectivos eligiendo la opción Análisis. 32

33 7. Menú Sistema Tesorería Ingresos El acceso a este módulo permite a Contabilidad fijar los parámetros y otros datos básicos para el funcionamiento del Sistema de Tesorería de Ingresos. Figura 15 Menú de Sistema de Tesorería Ingresos 7.1 Grupos de Contabilidad Permite definir en los sistemas de Giradores relaciones entre Variables propias de cada sistema y cuentas contables asociados. Figura 16 Grupos de Contabilidad 33

34 Códigos de Sistemas : Elegir el nombre de cada sistema a utilizar Códigos de Dominio : Elegir el nombre de la entidad que posee el dominio del sistema Grupo de Contabilidad: Elegir el grupo de contabilidad a crear o utilizar Descripción : Corresponde a la descripción de grupo de contabilidad elegido Para crear un grupo de contabilidad, deberá elegir previamente el código correspondiente al sistema deseado y luego a la entidad que tiene el dominio del sistema (ver Fig. 16). Se eligen con ayuda del recuadro ubicado a la derecha de cada casillero. Luego debe indicar el código del grupo de contabilidad o, si no se recuerda, con botón Buscar permite su ubicación Seleccionado el grupo, se observa a la izquierda, en la mitad del formulario un casillero que dice Impto. Ctas. Con su utilización se agrega otro recuadro (Ver Fig. 16) que posibilita la selección de impuesto relacionado a ese grupo de contabilidad y permite determinar las cuentas de presupuesto que se utilizarán para cada concepto, de ese impuesto, previamente establecido. La selección de las cuentas se hace con clic sobre la cuenta, se abre un recuadro con las cuentas disponibles que luego se asocian al concepto. 7.2 Cuentas Cajero Con esta rutina se puede determinar la cuenta contable que estará relaciona a cada cajero. Figura 17 Asignación Cuentas a Cajeros Figuran en esta lista todos los usuarios que tienen permiso de digitación en del programa de captura de pagos de Tesorería. La Pantalla permite asociar la cuenta contable al login de los cajero, para los efectos de contabilizar la recaudación del día contra la cuenta fondos en poder del cajero. En caso que un cajero no tiene cuenta asociado no puede contabilizarse el percibido del día. Terminada la actualización y habiendo conformidad, deberá Aceptar o, en caso contrario, simplemente, Cancelar. 7.3 Impuestos Este formulario es el módulo central del sistema de Tesorería de Ingresos. Establece la relación entre el concepto de ingreso que establece la ordenanza municipal y las cuentas contables a usar para cada concepto y su forma de contabilizarlo. En la parte superior se ingresa el número asociado al impuesto, el nombre del concepto y se elige la Unidad Giradora. 34