INSTRUCTIVO PARA ANULAR CHEQUES GIRADOS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA ANULAR CHEQUES GIRADOS VERSIÓN 1.0 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ JUAN CARLOS ROJAS DIAZ NESTOR FABIAN CASTILLO PULIDO DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO GENERAL CONTRALORA DEPARTAMENTAL DEL META FECHA FECHA FECHA DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META

2 1. OBJETIVO Definir los parámetros a seguir cuando se presente la anulación de cheques girados por la Contraloría Departamental, bien sea por encontrarse girados y no reclamados, girados y no cobrados en el banco, extraviados o por pérdida bien sea por parte de los beneficiarios o por el área de Tesorería. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de los cheques girados no retirados o no cobrados y finaliza con la constitución como acreedor. 3. DEFINICIONES O GLOSARIO Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad. Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco. Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los fondos que el librador tiene. Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor). Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque. Página 2 de 5

3 4. RESPONSABLES El procedimiento lo lidera el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) con el apoyo del profesional de Contabilidad y la supervisión del Secretario General. 5. DESARROLLO O CONTENIDO Cuando el cheque haya sido girado y no reclamado o no cobrado por el beneficiario, o entregado al beneficiario y que éste reporte que el título valor se perdió, fue hurtado, destruido, o sufre algún deterioro físico; el profesional universitario con funciones de Tesorero (a), antes de proceder a la anulación verifica que el título valor se encuentra en la dependencia o fue entregado al beneficiario. 5.1 CHEQUES GIRADOS Y NO RECLAMADOS EN LA TESORERIA En los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) verifica la existencia de cheques no reclamados por beneficiarios con un tiempo igual o mayor a 60 días desde su elaboración, los cuales anula mediante acta que suscribe con el Secretario (a) General. El profesional universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el respectivo registro en el software financiero debitando la cuenta corriente y acreditando la cuenta del pasivo correspondiente, debido a que el pago no se ha efectuado y la obligación continua vigente. 5.2 CHEQUES GIRADOS Y RECLAMADOS EN LA TESORERIA PERO NO COBRADOS EN EL BANCO En los diez (10) primeros hábiles días de cada mes, el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) determina de acuerdo a las conciliaciones bancarias, los cheques no cobrados por beneficiarios con un tiempo igual o mayor a 6 meses desde su elaboración, teniendo en cuenta que pierden validez (Art. 721 y 730 Código de Comercio), éstos se anulan mediante acta que suscribe con el Página 3 de 5

4 Secretario (a) General y debe informar al banco correspondiente el no pago del cheque. El profesional universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el respectivo registro en el software financiero debitando la cuenta corriente y acreditando la cuenta del pasivo correspondiente, debido a que el pago no se ha efectuado y la obligación continua vigente. 5.3 CHEQUES EXTRAVIADOS DE LA TESORERIA Cuando el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) ha girado el cheque, el cual se encuentra bajo su custodia y se ha extraviado; el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el siguiente tratamiento: Reportar a la institución bancaria el no pago del cheque relacionando el beneficiario con su número de identificación, número y valor del cheque. Anula mediante acta que suscribe con el Secretario General. Formula la denuncia ante la autoridad competente. Inicia la investigación a fin de establecer responsabilidades. Una vez recibida la respuesta de la institución donde indique que ya dio la orden de no pago, el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) gira el nuevo cheque para ser entregado al beneficiario. 5.4 CHEQUES EXTRAVIADOS POR PARTE DEL BENEFICIARIO Cuando el cheque haya sido entregado al beneficiario y éste reporte que el título valor se ha perdido o ha sido hurtado, el profesional universitario con funciones de Tesorero (a), antes de proceder a su anulación, verifica la entrega por parte del beneficiario de los siguientes documentos como soporte del nuevo giro: Oficio requiriendo el nuevo giro, que contenga la siguiente información: nombre del beneficiario del cheque, número del documento de identidad, número del cheque perdido o hurtado, valor y motivo de la solicitud, adjuntando: Página 4 de 5

5 Fotocopia del documento de identidad Copia de la solicitud por escrito su no pago al banco. En caso de hurto, anexar copia de la denuncia de la perdida del cheque ante la autoridad competente. Certificación del banco de no haber pagado el cheque o dónde indique que dio la orden de no pago. CONTROLES. El profesional universitario con funciones de Contador realiza el control cuando se anulan los cheques verificando el correcto registro contable a través de la refrendación del mismo con el Vo. Bo. del Secretario General 6. FLUJOGRAMA No aplica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normatividad sobre recursos financieros 8. ANEXOS No aplica Página 5 de 5