MANUAL DE USUARIO. Sistema Administrativo XENX ERP. Modulo Bancos

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1 Pag. 1 MODULO BANCOS (Conciliaciones Bancarias) Ruta: Administración Bancos Conciliaciones Bancarias Descripción Del Modulo. Este modulo permite realizar las conciliaciones bancarias automatizadas. Parte de los movimientos detallado-s de bancos que se van generando día a día en el sistema Xenx. Desde egresos, depósitos bancarios, notas de debito y crédito. Luego, se requiere contar con los movimientos, según el banco. Generalmente puede ser bajado via internet, mediante un archivo TXT o Excel. Requerimientos para llevar a cabo las conciliaciones. Primeramente, debe conocer el periodo a conciliar. Hagamos un escenario, que va partir el periodo: 1ro de Ene 2013 al 31 Ene Debe tener presente que todos los movimientos anteriores en este periodo, ya están conciliados y hay que indicárselo al sistema Xenx. Veamos como. (esto es solo necesario, la 1ra vez. Luego el procedimiento es normal) Vaya a los movimientos bancarios y consulte el banco a conciliar.

2 Pag. 2 En el botón (Conciliar F3) observe una pestaña, y pulse clic, para mostrar un menú. Escoja: Marcar conciliado en Serie. Coloque desde el inicio del banco, hasta el (según el ejemplo). Esto hace que el sistema, ignore los movimientos que no deseamos. Luego debe considerar una variable muy importante, que son los cheques o movimientos en tránsito al , puesto que ahora hay que desmarcarlo. Es decir (No Conciliado). Esto se realiza en el mismo modulo de movimientos bancarios. Solo pulse el botón (Conciliar F3) y el sistema asume el modo de edición para conciliación. Ubique los movimientos en transito o pendientes y sobre ellos pulse la barra espaciadora, para cambiar el status que dice (Yes) a (No). Si está marcado como (No) significa que no esta conciliado. Caso contrario, significa que si está conciliado. Por lo tanto, los movimientos en transito, deben estar marcados como (No). Una vez finalizada esta labor, debemos tener presente que el saldo del banco y su fecha de saldo, sean las correctas. Esto se establece en el maestro de cuentas bancarias.

3 Pag. 3 Se entiende que dicho saldo y fecha, son correctas. Es importante destacar, que el saldo ya posee rebajado, los movimientos en tránsito. Procedemos con la Conciliación En este momento, necesita tener los movimientos según el banco. Aunque deben estar presentados en una plantilla, que proporcional el sistema Xenx. Observe el ejemplo.

4 Pag. 4 Al pulsar el botón resaltado en el ovalo rojo, el sistema le presenta la plantilla que debe utilizar. Por lo tanto, pegue allí los datos de los movimientos según el banco y salve la hoja de Excel con la versión es decir extensión.xls Note, que las columnas son expresas con sus títulos. Solo debe completar los datos marcados en color rojo:. Nombre del banco (referencial). fecha desde (referencial). fecha hasta (referencial). saldo final según el banco : (valor exacto del saldo final del banco) es numérico.

5 Pag. 5 Esos son los datos que debe llenar en la plantilla. Ahora el cuadro resaltado con el color azul, denominado Doc. Sugerido, se refiere a que cuando el proceso de conciliación, no hace coincidir un registro en documento pero si en monto, le sugiere el numero del sistema Xenx, que podría ser para el. En el escenario que asi sea, puede copiar dicho valor a la 3ra columna (Documento). De esta manera si va hacer coincidencia total y lo concilia. Podría verse de esta manera: También puede utilizar una sola columna: Cargos (-) solo que los egresos, o cargos, deben estar expresados en negativos y los depósitos o créditos, en Positivo. En lo particular nos inclinamos por el uso de ambas columnas. Finalmente ya todo está listo, para proceder con la conciliación. Solo indique en la pantalla, los valores correspndientes y pulse el Boton (YES).

6 Pag. 6 De inmediato el sistema inicia el proceso, mostrando la cantidad de registros procesados. Puede solicitar reemplazo de un archivo, al cual hay que responder que Si. Luego puede preguntar: Debe responder que Si, hasta que este totalmente seguro del cierre de la conciliación. Pues este proceso puede ser ejecutando tantas veces sea necesario. Luego al estar seguro de que todo está bien, pulse No. Esto lo que hace es muy sencillo. Solo eliminar los movimientos en tránsito ya conciliados, para que no aparezcan en la próxima conciliación.

7 Pag. 7 El resultado final es como sigue: Le sugerimos, que guarde digitalmente este resultado y lo imprima, para sus archivos. Una vez iniciado el arranque de las conciliaciones, los siguientes meses solo consistirán en indicar los movimientos según el banco y ejecutar las conciliaciones normalmente.