GUÍA TALLER PROCESOS DE EMPALME EQUIPOS DE GOBIERNO

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1 Programa ADAM Fundación para Investigación y Desarrollo de Tecnología de Apoyo a la Gestión Decisión & Estrategia Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de Procesos de Planeación Municipal GUÍA TALLER PROCESOS DE EMPALME EQUIPOS DE GOBIERNO Bogotá, 19 de noviembre de 2007

2 Tabla de contenido 1. PRESENTACIÓN OBJETIVOS DEL EMPALME NORMAS RELACIONADAS EN QUÉ CONSISTE EL EMPALME EN LA GESTIÓN MUNICIPAL? CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO RELACIÓN ENTRE EL PROCESO DE EMPALME Y LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO PLAN DE DESARROLLO INSTRUMENTOS PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN USO DE LA INFORMACIÓN TRANSFERIDA DURANTE EL EMPALME INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL EMPALME PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL PROCESO DE EMPALME TALLERES BIBLIOGRAFÍA ANEXO 1. FORMATO ÚNICO DEL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN ANEXO 2. INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE EMPALME MUNICIPAL. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1

3 GUÍA TALLER PROCESOS DE EMPALME DE EQUIPOS DE GOBIERNO 1. Presentación Esta guía tiene por objeto describir el significado del proceso de empalme entre las administraciones municipales entrante y saliente, y proponer un procedimiento para su realización, de manera que conduzca al logro de los objetivos de dicho proceso. Comienza por una conceptualización del proceso de empalme, la descripción de sus objetivos y las características mínimas y deseables; establece su importancia para la construcción del Plan de Desarrollo; define su contenido y propone un procedimiento para la programación y ejecución de las actividades necesarias para su desarrollo. La guía complementa la Cartilla elaborada por el Departamento Nacional de Planeación. 2. Objetivos del empalme El proceso de empalme responde a los siguientes objetivos: Entregar la administración de los recursos del municipio Establecer el estado en que se encuentra el municipio en las dimensiones social, económica, territorial e institucional Realizar un balance entre las demandas y las necesidades encontradas al inicio de la administración saliente, los logros alcanzados y los retos por atender Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la organización existente para continuar las acciones necesarias para mantener el nivel de logro alcanzado y enfrentar los problemas pendientes de solución Identificar los aliados estratégicos y los espacios de participación social que han mostrado un potencial como complemento de la capacidad de la administración local para abordar los problemas y necesidades de la población y del territorio 3. Normas relacionadas Las principales normas que regulan los procesos de empalme en las entidades territoriales con las siguientes: Ley 152 de Artículo 39, numeral 2. 2

4 Una vez elegido el alcalde o el gobernador respectivo, todas las dependencias de la administración territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para tal efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesario para la elaboración del plan Ley 951 de 2005 Tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano. Establece la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. También, define el proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos. Resolución Orgánica 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República Reglamenta la rendición de cuentas 1, revisión y unificación de la información que se debe presentar a dicha entidad. Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República Reglamenta la metodología para elaborar el Acta de Informes de Gestión, entendida como el conjunto de información administrativa, legal y financiera que debe acompañar un proceso de empalme. Modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de En qué consiste el empalme en la gestión municipal? Es el proceso de transferencia de administración entre el equipo de gobierno saliente y el entrante. Dicha transferencia comprende tanto la entrega material de los elementos necesarios para la gestión local, como el suministro de toda la información requerida para orientar dicha gestión a la atención de los asuntos prioritarios para 1 La rendición de cuentas a que hace referencia esta norma es la entrega de cuentas a la Contraloría y no a la que se dirige a la comunidad. 3

5 el municipio. El Diagrama 1, adjunto, muestra los aspectos contenidos en los dos componentes mencionados. Diagrama 1. Contenido proceso de empalme Transferencia de la administración municipal + Informe de gestión Situación del municipio Qué se buscaba? Plan de desarrollo Planes sectoriales Otros instrumentos Inventarios Cuentas Qué se logró? Productos Resultados Desempeño Impactos Informes CI Planes de trabajo Qué es necesario continuar? Procesos Proyectos Estructura orgánica Qué se abandonó? Procesos Proyectos Procesos y procedimientos Proyecciones y escenarios Litigios Base normativa Dentro del componente de transferencia de administración se incluyen: i) el estado en que se encuentra el municipio en las dimensiones social, territorial, económica e institucional; ii) la estructura orgánica de la administración municipal; iii) los inventarios de bienes muebles e inmuebles; iv) los recursos financieros y las cuentas correspondientes; v) los planes de trabajo y su estado de ejecución; vi) los procesos y procedimientos existentes; vii) la base normativa vigente; y viii) los litigios que generan obligaciones o que resuelven reclamaciones de la administración local. En el componente de suministro de información sobre la gestión se contempla la necesaria para responder las siguientes preguntas: 4

6 i) qué propósitos buscaba la administración saliente? Esta información está contenida en el Programa de Gobierno, en el Plan de Desarrollo, en los planes sectoriales y demás instrumentos de gestión local; ii) de los propósitos planteados, cuáles son los logros más importantes? Estos logros comprenden los productos, los resultados e impactos y el desempeño de la organización, tal como lo muestren los informes de gestión y de control interno; iii) cuáles son los problemas que aún persisten?, cuáles los procesos y proyectos que, por su importancia y por los beneficios esperados, deberían continuar?; cómo se enfrentaron estas dificultades?, qué opciones se exploraron y qué se recomienda a la nueva administración para enfrentarlas adecuadamente?; iv) cuáles procesos y proyectos fueron suspendidos o aplazados?, y las razones consideradas para ello; y v) cuáles son las proyecciones y escenarios factibles para enfrentar los retos locales futuros? 5. Características del proceso Es deseable que el proceso de empalme reúna un conjunto de características mínimas y algunas características deseables adicionales, para que conduzca al logro de la totalidad de los objetivos propuestos. Las características mínimas son las siguientes: Es un proceso formal Es de obligatorio cumplimiento Es de interés público Como proceso formal debe cumplir los siguientes requisitos: i) Observar los procedimientos establecidos ii) Suministro de la totalidad de la información requerida iii) Suscripción de acta de entrega iv) Utilización de los formatos definidos por las entidades competentes para el registro y entrega de la información v) Participación de los funcionarios responsables de las áreas de gestión en la administración saliente y de las personas designadas formalmente por parte del Alcalde electo vi) Cumplimiento de la programación establecida Como proceso de obligatorio cumplimiento tiene las siguientes características: i) Debe realizarse dentro de los tiempos establecidos por ley ii) El contenido mínimo ha sido determinado por norma (Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674 de 2005 CGR) 5

7 Como asunto de interés público: i) Concierne a la comunidad ii) Por tanto, debe ser abierto y divulgar la información obtenida de él Dentro de las características deseables pueden identificarse las siguientes: Propiciar la evaluación de la capacidad de gestión local Identificar los criterios de planeación definidos, las prioridades establecidas, los obstáculos enfrentados en el logro de los resultados propuestos y las lecciones aprendidas, de manera que éstas puedan aprovecharse en la consecución de más altos niveles de desempeño Conducir a la identificación de posibles alianzas con actores regionales y locales, que permitan ampliar la frontera de posibilidades y optimizar el aprovechamiento de los recursos y del capital social existente 6. Relación entre el proceso de empalme y la construcción del nuevo plan de desarrollo Como puente entre la gestión de la administración saliente y la de la entrante, el proceso de empalme tiene lugar en un momento en que la primera culmina su gestión y la segunda se encuentra reuniendo información para formular su Plan de Desarrollo, para materializar los lineamientos de su Programa de Gobierno. El Diagrama 2 ilustra la relación entre el empalme y los demás instrumentos de planeación: Diagrama 2. Relación entre empalme e instrumentos de gestión Programa de gobierno Plan de desarrollo Informes de gestión Informe de empalme 6

8 7. Instrumentos para el registro de información Tanto el DNP como las demás entidades nacionales relacionadas con el proceso de empalme, han definido los instrumentos y el procedimiento para la realización de las actividades correspondientes, de manera que permita cumplir con su carácter formal, obligatorio y de interés público. En esta guía no se incluyen tales instrumentos, los cuales estarán disponibles como parte de la cartilla que el DNP distribuirá a las administraciones territoriales. De igual modo, como parte de estos instrumentos, la Contraloría General de la República estableció un formato de acta de informe de gestión, mediante el cual se formaliza la entrega de información por parte de la administración saliente y el cierre del procedimiento. El Anexo 1 contiene además de este instrumento el listado de los documentos que deben ser entregados por le mandatario saliente durante el proceso de empalme (lista de control). 8. Uso de la información transferida durante el empalme La información preparada y suministrada por la administración saliente durante el empalme debe servir para elaborar el nuevo Plan de Desarrollo y estructurar las acciones necesarias para el fortalecimiento institucional. Para que la información recibida pueda usarse efectivamente para estos propósitos requiere ser organizada. Para este efecto se propone el siguiente modelo que permite su clasificación en recursos, insumos y resultados. Diagrama 3. Información proceso de empalme En este contexto se consideran insumos la información que permite elaborar un diagnóstico de la situación del municipio los productos que entrega la administración anterior; por su parte son recursos los procesos en curso y resultado el cambio que logró la administración saliente. 7

9 9. Información necesaria para el empalme La información necesaria para el empalme se ha organizado en las siguientes categorías, descritas en detalle en el Diagrama 4, a continuación 2 Diagrama 4. Información para procesos de empalme municipal INFORMACIÓN PARA PROCESO DE EMPALME MUNICIPAL RECURSOS INSUMOS RESULTADOS 1 Información general 1 Información procesos generales 1 Cambios generales logrados Características topográficas, fisiográficas, 1.1 geológicas y de ubicación geográfica 1.2 Características ambientales 1.3 Distribución politico administrativa 1.4 Dinámica poblacional 1.5 Caracterización socioeconómica 2 Información área de planeación 2 Información procesos planeación 2 Cambios planeación 2.1 Instrumentos de gestión 2.1 Avances en proceso de ajuste al POT Capacidad de seguimiento y evaluación de la 2.1 gestión 2.2 Instrumentos de apoyo a la planificación 2.2 Avances en Plan de reconversión productiva 2.2 Renovación urbana 2.3 Evaluación y control 2.3 Avances en convenios y asociaciones con municipios y organismos de cooperación 2.4 Programas nacionales y departamentales en ejecución en el municipio 2.5 Avances en proceso de adecuación Banco de programas y proyectos 2.6 Proyectos en ejecución 2.7 Avances en procesos de control social 2.8 Integrantes del Consejo Municipal de Planeación 2.9 Acuerdos sectoriales y compromisos adquiridos en Consejos Comunales 2 Información hacienda municipal 2 Información procesos hacienda municipal 2 Cambios hacienda municipal Información fiscal, tributaria, financiera y 2.1 presupuestal 2.1 Avances saneamiento fiscal 2.1 Sostenibilidad fiscal 2.2 Indicadores de gestión 2.2 Presupuesto de la vigencia 2.2 Capacidad de ahorro 2.3 Avance reestructuración deuda 2.3 Capacidad de endeudamiento 3 Información administrativa 3 Información procesos administrativos 3 Cambios organización y recursos Organización y estructura municipio y sector 3.1 descentralizado, por dependencias 3.1 Plan de reestructuración 3.1 Desempeño institucional 3.2 Informes de control interno 3.2 Avances implementación modelo de control interno y sistema de gestión de calidad 3.2 Adecuación administrativa 3.3 Inventarios 3.3 Plan de compras 3.4 Archivo documental 3.4 Plan de informática 3.5 Información contable 3.5 Avances implementación Ley general archivos 3.6 Información jurídica 3.6 Avances en saneamiento contable 3.7 Seguros 3.7 Procesos jurídicos 4 Información normativa 4 Información procesos normativos 4 Cambios normativos 4.1 Normativa vigente 4.1 Normativa expedida durante el período 4.2 Código urbanístico 4.3 Acuerdos vigentes 4.4 Normas tributarias 5 Información servicios sectoriales 5 Inf procesos servicios sectoriales 5 Cambios servicios sectoriales 5.1 Desarrollo social 5.1 Desarrollo social 5.1 Desarrollo social Educación Educación Educación Salud Salud Salud Bienestar y asistencia social Bienestar y asistencia social Bienestar y asistencia social Cultura Cultura Cultura Recreación y deportes Recreación y deportes Recreación y deportes Desarrollo comunitario Desarrollo comunitario Desarrollo comunitario Seguridad, orden público, justicia y convivencia Seguridad, orden público, justicia y convivencia Seguridad, orden público, justicia y convivencia Vivienda Vivienda Vivienda 5.2 Desarrollo territorial 5.2 Desarrollo territorial 5.2 Desarrollo territorial Medio Ambiente Medio Ambiente Medio Ambiente Infraestructura municipal Infraestructura municipal Infraestructura municipal Prevención y atención de desastres Prevención y atención de desastres Prevención y atención de desastres Agua potable y saneamiento básico Agua potable y saneamiento básico Agua potable y saneamiento básico Otros servicios públicos Otros servicios públicos Otros servicios públicos Transito y transporte Transito y transporte Transito y transporte 5.3 Desarrollo económico y empleo 5.3 Desarrollo económico y empleo 5.3 Desarrollo económico y empleo Agropecuario Agropecuario Agropecuario Servicios y turismo Servicios y turismo Servicios y turismo Minero Minero Minero Industrial Industrial Industrial Tecnológico Tecnológico Tecnológico 5.4 Desarrollo institucional 5.4 Desarrollo institucional 5.4 Desarrollo institucional Fortalecimiento institucional Fortalecimiento institucional Fortalecimiento institucional 2 Una versión más detallada de la información que hace parte de estos grupos se encuentra en el Anexo 2. 8

10 General: en ella, características geográficas, división políticoadministrativa, demografía y caracterización socioeconómica De planeación: instrumentos de gestión, instrumentos de apoyo a la planificación, control y evaluación. De hacienda: información tributaria, presupuestal y financiera, indicadores de gestión Administrativa: estructura orgánica, inventarios, información contable, jurídica, seguros, informes de control interno. Normativa: Acuerdos, demás normas y códigos vigentes. De servicios sectoriales: información de los servicios sociales, económicos, territoriales e institucionales. 10. Procedimiento propuesto para el proceso de empalme A continuación se propone una secuencia para la preparación y desarrollo de las actividades necesarias para realizar la entrega y recibo de la administración, entre el equipo de gobierno saliente y el equipo entrante. Ver Diagrama 5. 1) Designación equipos de empalme El equipo de empalme estará conformado por comisiones de la administración saliente y entrante. Dado que en el proceso la administración entrante recibirá gran cantidad de información en diferentes formatos y modalidades de entrega se recomienda que ésta designe una persona encargada de establecer una lista de chequeo, recibir la totalidad de formatos e informes y verificar su correspondencia con los requerimientos de ley y con las necesidades de la administración. 2) Concertación agenda y sesiones Se realizará la presentación de los participantes en el proceso, se acuerdan los propósitos del proceso que se adelantará y se realiza la programación de las sesiones previstas para la presentación de la información. En esta programación se tendrá en cuenta el desarrollo de sesiones por temas, la disponibilidad de tiempo para ejecutar todo el proceso, incluida la atención de aclaraciones y requerimientos de información adicionales 3) Preparación de información y desarrollo de la programación La recopilación de información, por parte de la administración saliente, de la información necesaria para realizar la entrega a la nueva administración requiere un período de preparación y un procedimiento que permita atender adecuadamente los requerimientos de este proceso. 9

11 Para dar cumplimiento a los requerimientos mínimos de información es necesario utilizar los formatos establecidos por las autoridades competentes. Dado que la administración saliente ha preparado anualmente los correspondientes informes de gestión, la elaboración del informe para el empalme puede apoyarse en el contenido de esos informes. Las sesiones de empalme se realizan de acuerdo con la programación establecida. De ellas debe elaborarse una memoria, en donde se incluya la relación de participantes efectivos por cada una de las comisiones constituidas, los temas cubiertos, las aclaraciones o complementaciones solicitadas y la forma como éstas fueron atendidas. Diagrama 5. Procedimiento para el empalme 4) Consejo de gobierno ampliado Se realizará un Consejo de Gobierno ampliado con participación de miembros del equipo de la administración entrante con el fin de realizar un análisis de los aspectos centrales de la situación del municipio y la administración saliente formulará recomendaciones acerca de programas estratégicos y proyectos que requieren continuidad. Por su carácter esencial esta constituye la actividad más importante del proceso de empalme. 10

12 5) Rendición de cuentas a la comunidad Con la información recopilada y analizada para el informe de gestión, la administración saliente realizará la rendición de cuentas 6) Entrega acta informe de gestión En el formato establecido por la Contraloría General de la República se elabora el Acta de Informe de Gestión, con sus respectivos anexos. Este documento deberá entregarse a más tardar el día 23 de enero de ) Revisión acta informe Con base en la lista de chequeo entregada por el designado para recibir y verificar la información entregada por la administración saliente, la entrante revisará el Acta de Informe de Gestión. En caso necesario, formulará solicitudes de aclaración o complementación. Estas observaciones se realizarán hasta el 5 de marzo de ) Cierre del proceso Al término de las sesiones de empalme, una vez resueltas las aclaraciones e información complementaria, se da por terminado el proceso. 11. Talleres Para ilustrar la metodología aplicable durante el desarrollo de un proceso de empalme se propone la realización de los siguientes talleres: Taller 1. Organización para el empalme Objetivo Diseñar una estrategia para la realización del empalme Organización Grupos de 4 personas Procedimiento 1. Diseñar un plan de acción para realizar el empalme 2. Presentar resultados Materiales Tiempo Resultado esperado Acetatos y marcadores 15 minutos análisis 3 minutos por grupo para presentar Estrategia para proceso de empalme diseñada 11

13 Objetivo Organización Taller 2. Programación sesiones de empalme Preparar la programación de las sesiones de empalme Grupos de cuatro personas Procedimiento 1. Identificar los sectores y áreas de interés para el análisis durante el proceso de empalme 2. Organizar las sesiones de empalme de acuerdo con los temas a desarrollar 3. Asignar fechas y asistentes a las reuniones 4. Elaborar lista de chequeo con las actividades preparatorias y las actividades previstas durante el desarrollo del proceso Materiales Tiempo Resultado esperado Acetatos y marcadores 10 minutos análisis 2 minutos para presentar Programación de las sesiones de un proceso de empalme realizada 12. Bibliografía CGN (2007) Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal. Presentación realizada en el evento sobre orientaciones para el proceso de empalme, realizado el 11 de octubre de CGR (2007) Acta de informe de gestión. Presentación realizada en el evento sobre orientaciones para el proceso de empalme, realizado el 11 de octubre de Correa, C. (2007) Empalme a nivel de gobierno departamental: Una experiencia con muchos adjetivos. Presentación realizada en el evento sobre orientaciones para el proceso de empalme, realizado el 11 de octubre de DNP (2007) Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales septiembre de 2007 DNP (2007) Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales DDTS. Presentación realizada en el evento sobre orientaciones para el proceso de empalme, realizado en Bogotá, el 11 de octubre de DNP (2003) Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios locales. CAF-DDTS. Bogotá. Noviembre. ESAP-Georgetown University (2003) Empalme y Concejo Municipal. Material de apoyo para el Programa Viernes del Concejal, realizado el 7 de noviembre de FCM (2007) Guía para la finalización de la administración municipal Presentación realizada en el evento sobre orientaciones para el proceso de empalme, realizado el 11 de octubre de

14 Anexo 1. FORMATO ÚNICO DEL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley marzo de de 2005) 1. DATOS GENERALES A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA B. CARGO C. ENTIDAD (RAZÓN SOCIAL) D. CIUDAD Y FECHA E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN RETIRO SEPARACIÓN DEL CARGO RATIFICACIÓN G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN 2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN: Informe narrado, máximo de dos hojas, sobre la gestión adelantada, en el cual se cubran aspectos como son: principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de los anteriores, contextualizado en términos de economía, eficiencia y eficacia. 3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, así: A. Recursos financieros (formatos 1 y 2) Formato 1 Concepto Valor (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Activo Total Corriente No corriente Pasivo Total Corriente No corriente Patrimonio Formato 2 13

15 Concepto Valor (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Ingresos operacionales Gastos operacionales Costos de venta y operación Resultado operacional Ingresos extraordinarios Gastos extraordinarios Resultado no operacional B. Bienes Muebles e Inmuebles (formato 3) Concepto Valor (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Terrenos Edificaciones Construcciones en curso Maquinaria y equipo Equipo de transporte, tracción y elevación Equipos de comunicación y computación Muebles, enseres y equipo de oficina Bienes muebles en bodega Redes, líneas y cables Plantas, ductos y túneles Otros conceptos Nota: Adjunte relación de inventarios y responsables. 4. PLANTA DE PERSONAL Formato 4 Concepto Total número de cargos de la planta Número de cargos provistos Número de cargos vacantes Cargos de libre nombramiento y remoción: A la fecha de inicio de la gestión A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación Variación porcentual Cargos de Carrera Administrativa: A la fecha de inicio de la gestión A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación Variación porcentual 5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad (formato 5). Formato 5 14

16 Estado Valor asignado Denominación Descripción Ejecutado Ejecutado (Marque X) (Marque X) (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes 6. OBRAS PÚBLICAS Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todas y cada una de las obras públicas adelantadas, señalando si está en ejecución o en proceso. El valor debe incluir adiciones o modificaciones. Si la obra pública terminó en condiciones anormales terminación anticipada, caducidad, etc. se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones (formato 6). Objeto de la obra pública Formato 6 Nombre o razón social Nombre o razón Estado Valor ejecutado social Ejecutado Ejecutado (millones de contratista interventor (Marque X) (Marque X) pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Observaciones 7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el porcentaje de ejecución (formato 7). Formato 7 INGRESOS Valor presupuestado Valor ejecutado Porcentaje de ejecución Concepto del ingreso (millones de pesos) (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Aportes de la Nación Recursos propios Otros conceptos Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente gastados y el porcentaje de ejecución (formato 8). 15

17 Formato 8 GASTOS Valor presupuestado Valor ejecutado Porcentaje de ejecución Concepto del ingreso (millones de pesos) (millones de pesos) Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Funcionamiento Inversión Otros conceptos 8. CONTRATACIÓN: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías, consultorías, concesiones, fiducias, etc.) y modalidades de contratación (no incluya los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de Gestión) (formato 9). Formato 9 Núm. De contratos en Núm. De contratos Modalidad de contratación Objetos contractuales proceso ejecutados Vigencia Fiscal Año Comprendida entre el día del mes y el día del mes Valor total (millones de pesos) Contratación directa Proceso licitatorio 9. REGLAMENTOS Y MANUALES: Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad (formato 10). Denominación del reglamento y/o manual Descripción Formato 10 Mecanismo de adopción y vigencia Núm. de acto administrativo de adopción Fecha de adopción o vigencia 10. CONCEPTO GENERAL 16

18 Concepto General Gestión del funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma narrada máximo en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retiro o ratificación. 11. FIRMA NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Titular o representante legal) 12. OTRAS FIRMAS En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artículo 8º de la Ley 951 de NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO DE JERARQUIA INMEDIATA INFERIOR (Autorizado) Relación de la Autorización previa del jefe inmediato: Núm. Fecha. NOMBRE Y FIRMA JEFE DE CONTROL INTERNO O SU DELEGADO NOMBRE, CARGO, FIRMA y C. C. NOMBRE, CARGO, FIRMA y C. C. PRIMER TESTIGO SEGUNDO TESTIGO Listado de los documentos que deben ser entregados por el mandatario saliente durante el proceso de empalme (lista de control) 17

19 DOCUMENTOS Información fiscal y financiera Formatos 1 y 2 del Acta de Informe de Gestión Marco Fiscal de Mediano Plazo Plan Financiero Plan Plurianual de Inversiones y sus ajustes Plan Operativo Anual de Inversiones en ejecución del año 2007 y formulado para 2008 Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal Informe sobre los acuerdos de reestructuración de la deuda cuando la entidad territorial se encuentra en Ley 550 Informe sobre la situación de las fuentes de ingreso (Marco Fiscal de Mediano Plazo MFMP ) Informe sobre la situación de los recursos provenientes de las transferencias, nacionales y departamentales (MFMP) Informe sobre la organización y estructura del área financiera Informe sobre la situación de la deuda Informe sobre la situación de los rendimientos financieros Información presupuestal Formatos 7 y 8 del Acta de Informe de Gestión Ejecuciones presupuestales aprobadas durante el Gobierno anterior Acuerdo o proyecto del presupuesto de 2008 Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) Estado de las cuentas presupuestales por pagar Información contable Balance general Estado de la actividad financiera, económica y social Estado de cambios en el patrimonio Formatos CGN96.001, CGN96.02, CGN Notas a los estados contables Informe de gestión relativo al saneamiento contable Informes de control interno contable Libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos de soporte Intercambio de correspondencia con la Contaduría General de la Nación y el Ente Público Comprobantes en medio magnético de las operaciones que efectuó la administración por esta vía Informes y comprobantes del archivo documental Estructura org ánica y recursos humanos Formato 4 del Acta de Informe de Gestión Listado de dependencias de la administración central y descentralizada Relación de funcionarios con su cargo y tipo de contrato (incluye contratistas y supernumerarios) Costo total de la planta de personal, desagregarlo por dependencias Municipios y departamentos certificados en el sector educativo: funcionarios docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicación, escalafón, antigüedad, costo y fuente de financiación Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados Lista de reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos; para ello, diligencie el formato 10 del Acta de Informe de Gestión Recursos físicos y administrativos Formato 3 del Acta de Informe de Gestión Se sugiere diligenciar el cuadro 3 (p. 54) y el cuadro 4 (p. 55) presentados en este documento Plan de compras. Diligencie el cuadro 5 (p. 56) de este documento Plan estratégico de informática. Diligencie el cuadro 6 (p. 57) de este documento 18

20 DOCUMENTOS Información jurídica Formatos 6 y 9 del Acta de Informe de Gestión Relación de los procesos de contratación. Indique aquellos en ejecución y los ejecutados en trámite de liquidación. Así mismo, el estado de las prórrogas, adiciones y garantías. Por último, la situación de incumplimientos, sanciones y reclamos Relación de los procesos judiciales adelantados a favor o en contra de la administración. Para ello, diligencie el cuadro 7 (p. 60) de este documento Información de gestión territorial Formato 5 del Acta de Informe de Gestión Acuerdo de aprobación del Plan de desarrollo de la administración anterior Acuerdos por los cuales se aprobaron los planes sectoriales Acuerdo de aprobación del Plan de Ordenamiento Territorial Información cartográfica, estudios de ordenamiento territorial, estudios de suelos Información catastral y código urbanístico Licencias de construcción y estudios y propuestas de construcción Informes de administración de los servicios públicos y sus proyectos de expansión Plan vial Estudios ambientales Acuerdo de aprobación de la estratificación Estudios técnicos sobre la estratificación Informe sobre el estado actual del Sisbén y de las acciones que se han adelantado para mejorar su administración Norma de creación del Banco de Proyectos y su respectivo manual de procedimientos Información sobre los proyectos inscritos y viabilizados 19