1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO ESTRATEGICO

Transcripción

1 PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007 SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res junio 2007 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO ESTRATEGICO Versión 1 INS EV EI Página INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO ESTRATEGICO GUÍA Para la elaboración del Plan de Visita de Auditoría al proceso estratégico de la Procuraduría General de la Nación. 1 DESCRIPCIÓN Un programa de auditoría al proceso estratégico incluye las actividades de elaboración del plan de auditoría y la distribución de tareas en el equipo auditor. 2 OBJETIVOS Definir el Plan de Visita del auditor al proceso estratégico, a fin de determinar el cumplimiento de las normas y políticas que los regulan, determinar la Gestión y resultados, establecer los avances en la implantación, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Designación del equipo auditor, recursos físicos, tecnológicos y presupuestales para el desarrollo de la visita. 4 OPERACIÓN El auditor (entiéndase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes tareas: a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. i. Precisar los detalles de la auditoría tales como: Determinación del tipo de auditoria. Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar. Consideración y definición de fechas, inicio y terminación, actividades in situ, preparación y entrega de informe.

2 Asignación de tareas al equipo auditor. Determinación de recursos necesarios. ii. Definir: Objetivos Alcance Antecedentes b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control Interno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. 4.1 Especificidades en la Preparación del Plan de Visita de Auditoría al proceso estratégico Objetivos 1[1] Es necesario precisar el propósito de la visita y registrarlo; seleccione de la lista de objetivos siguientes los que se adecuen a la situación específica que se desea revisar, en caso de requerir otros por favor concertarlos con el servidor público encargado de administrar los parámetros de auditoría 2[2] : General: Ejercer el control de gestión sobre el macroproceso estratégico de la entidad Ejercer control de gestión sobre el plan de desarrollo institucional y su cumplimiento Verificar el cumplimiento de la normatividad general que regula los procesos Determinar que los procesos se cumplen conforme los manuales y parámetros definidos para su operación Verificar el cumplimiento de políticas institucionales definidas en resoluciones, directivas, circulares, manuales e instructivos Específicos: El auditor se formará un juicio en torno a: OBJETO DE CONTROL GESTIÓN ESTRATÉGICA Revisar los contratos para la elaboración o ajuste del Plan de Desarrollo de la entidad Revisar los convenios de cooperación para el desarrollo institucional 1[1] En el software Proaudit menú de <Resumen Ejecutivo> 2[2] Para la inclusión de esta información en el software de auditoría remítase al capítulo sobre utilización del software Proaudit

3 Constatar la existencia de planes operativos y de mejoramiento y su ejecución y seguimiento Verificar el manejo del sistema de información que soporte la operación estratégica o de los registros de información, su correcta operación, actualización, calidad de información, atención a requerimientos de soporte 3[3]. Determinar la existencia de un esquema de operación para el desarrollo de los objetivos estratégicos (dependencias, responsables, lideres, equipos) Constatar que los registros se realizan con base en soportes Verificar el adecuado archivo de los soportes documentales Determinar el nivel de soporte de tecnología informática y su adecuada operación Considerar si se presentan los informes en la debida oportunidad Determinar la administración de los riesgos asociados al proceso conforme a la guía de administración de riesgos La programación y desarrollo de actividades y los Planes Operativos Anuales POA Concurrencia de personal a actividades convocadas La realización de actividades de asesoría, apoyo y acompañamiento que brinda la Oficina de Planeación Los indicadores de gestión y su utilización La capacitación y formación para la gestión estratégica OBJETO DE CONTROL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL La existencia de un proceso normalizado de planeación y gestión estratégica, así como valorar la efectividad de sus controles El plan de desarrollo estratégico institucional El despliegue estratégico Los indicadores de gestión asociados al plan o las metas, verificar su existencia y cumplimiento La existencia de recursos financieros destinados al Plan La existencia de una metodología reconocida para elaborar el Plan de Desarrollo y en general todo el proceso estratégico Ejecución y avance del Plan de Desarrollo Control sobre la ejecución del Plan Definición y seguimiento de Planes Operativos Anuales La metodología para la elaboración de los Planes Operativos Anuales La elaboración y presentación de los Planes Operativos Anuales, su coherencia con las políticas y objetivos institucionales y el seguimiento y control que se realiza sobre los mismos. 3[3] En caso de ser necesario se puede apoyar en el programa de auditoría a sistemas de información y tecnología informática

4 OBJETO DE CONTROL PROYECTOS INSTITUCIONALES Existencia del proceso normalizado para la identificación, formulación y evaluación de proyectos en la Procuraduría La metodología utilizada para los proyectos institucionales, o Alineación de la metodología con la existente en el BPIN del DNP o Alineación de la metodología con la utilizada por organismos internacionales de cooperación o crédito Carpetas y soportes documentales de los proyectos Estudios de perfil, prefactibilidad o factibilidad Otros estudios que han soportado proyectos Proyectos inscritos en el BPIN Otros Proyectos existentes y que cuentan con recursos de alguna fuente Sistemas de información de registro de proyectos Control y seguimiento a la ejecución de proyectos Actualización de información y registros Archivo de soportes OBJETO DE CONTROL GESTIÓN ANTITRÁMITES Gestión institucional en la racionalización de trámites Actividades de racionalización realizadas Publicación en la página WEB de los trámites racionalizados Cumplimiento de las funciones según los roles Constatar la existencia de una planeación y su ejecución y autocontrol Constatar que se estén generando los soportes documentales respectivos Verificar el adecuado archivo de los soportes documentales Considerar si se presentan los informes en la debida oportunidad Concurrencia de personal a actividades convocadas Cumplimiento Ley antitrámites Alcance Se refiere a los procesos, períodos, cuentas que serán objeto de revisión, se busca delimitar el objeto de la auditoría lo que se convierte en el compromiso de la auditoría. A manera de ejemplo se presentan las siguientes: Todos los procesos del macroproceso estratégico Un procedimiento, Vg. El proceso de gestión de proyectos Un evento, la actualización del manual de procedimientos de inversión En relación con los objetivos de control aquí planteados, los mismos pueden verificar a nivel de la Procuraduría General de la Nación, de la Oficina de Planeación o de una dependencia o proceso.

5 4.1.3 Antecedentes Justificación de la necesidad de realizar la auditoría e información relevante que debe ser considerada por el equipo auditor: las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditoría las consideraciones que tiene el auditor al revisar el proceso hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de verificación Al ser aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno se crea el Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría. 4.2 Elaboración Plan de Visita de Auditoría al proceso estratégico Se refiere al método que seguirá el auditor e incluye la revisión de las mejores prácticas de la Oficina de Control Interno, para la determinación de las áreas del plan de auditoría, sus pasos, así como la preparación de algunos de los papeles de trabajo a obtener y algunas de las pruebas a realizar; normalmente in situ es apropiado recoger más papeles de trabajo y aplicar más pruebas de las inicialmente previstas Áreas de Programa 4[4] Es la definición del nombre del compromiso (proceso, subproceso, área o asunto) que será objeto de examen, en forma general pueden ser: Proceso de gestión estratégica Proceso para la conformación, difusión e implantación y seguimiento del plan de desarrollo institucional Proceso para la identificación, formulación, ejecución y seguimiento de proyectos institucionales Gestión simplificación de trámites Al definir un área de programa se pasa a definir detalles, actividades y pruebas que serán realizadas. Detalles Presentación de la definición del proceso, los objetivos de la realización de la auditoria y la secuencia que se define para realizar la visita. 4[4] En el software se incluyen por menú <áreas de programa>, <Detalles> y <pasos de programa>.

6 En este caso se incluye Definición de: GESTIÓN ESTRATÉGICA Los procesos de gestión estratégica son los encargados de definir los propósitos de la Procuraduría General de la Nación, armonizar el aporte de las diversas áreas, disponer de los recursos necesarios para el desarrollo, determinar el aporte de las dependencias y realizar el seguimiento y medición de su logro. Proceso de plan de desarrollo institucional: Incluye las actividades de definición metodológica, preparación, aprobación, despliegue, seguimiento y ajuste del plan de desarrollo de la PGN (Es parte de la gestión estratégica, por la importancia que reviste se separa como objeto de control). Proceso de proyectos institucionales: Incluye las actividades de definición metodológica, identificación, formulación, evaluación, ejecución, seguimiento y control de proyectos de la PGN, que cuenten con fuentes de inversión del Presupuesto General de la Nación, del crédito o de cooperación internacional. Se incluyen siempre la valoración de los planes operativos y de mejoramiento asociados a estos procesos Determinación de actividades y pruebas 5[5] La metodología que seguirá el auditor se define en los denominados pasos de programa, son la definición de actividades y pruebas que in situ se van a realizar para cumplir el compromiso de auditoría adquirido. Las acciones del plan considerados como la mejor práctica son los siguientes: Instructivo, Actividades y pruebas INS-EV-EI-009- Guía Realización de la Reunión de Apertura Formato REG-EV-EI- 060 Lista de chequeo gestión estratégica Formato REG-EV-EI Lista de Chequeo 5[5] Pasos de programa en el software. Descripción Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en los procesos de gestión estratégica de la PGN (es complementario con las listas de chequeo siguientes) Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de Plan de

7 plan de desarrollo institucional Formato REG-EV-EI Lista de chequeo proyectos institucionales INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre Selección de pruebas a realizar 6[6] Desarrollo Institucional Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de Proyectos Institucionales de la PGN En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de reuniones o despacho del jefe de la dependencia visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de auditoría. (Incluye la organización de la documentación,) Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores. 5 PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Resolución No. 212 de 2003, con la cual se adopta el manual de indicadores. Resolución 212 de Nueva metodología para los Planes Operativos Anuales POA Resolución 384 de Por medio de la cual se adopta el Plan de Desarrollo Estratégico de la PGN, periodo Ley 962 de Por la cual se dictan disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos en los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicio. Resolución No. 176 de 2000, por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continúo de los procedimientos. Resolución No. 450 de 2000, mediante la cual se establecen las funciones y requisitos específicos para los cargos. Resoluciones Nos. 041 de 2001 y 197 de 2003, mediante las cuales se adopta el manual de procedimientos. Resolución No. 107 de 2005, Por medio de la cual se crea al Sistema de Gestión de la Calidad para la Procuraduría General de la Nación Resolución 190 de 2006, Por medio de la cual se reglamenta el Sistema de Gestión de la Calidad en la Procuraduría General de la Nación 6[6] Se incluye en el software por <tests>

8 Circular No de 2005, señala pautas para el mejoramiento de los procesos y procedimientos. Ley 962 de Reducción y simplificación de trámites y de atención efectiva al ciudadano Resolución 477 de Por medio de la cual se crea el Grupo Interno Antitrámite y Atención Efectiva al ciudadano de la PGN Normatividad en materia contractual Resoluciones, circulares, directivas, manuales que regulan las operaciones en la Procuraduría General de la Nación. Ley de apropiación y decreto de liquidación del presupuesto, normas de presupuesto Normatividad presupuestal, de contabilidad y tesorería vigentes Corrientes: Soportes de los procesos Plan Operativo Anual POA Plan de Mejoramiento Informe de la visita anterior e información de seguimiento Formato de Registro REG-EV-EI-012- Plan de Visita de Auditoría Formato REG-EV-EI-060- Lista de chequeo gestión estratégica Formato REG-EV-EI-061- Lista de Chequeo plan de desarrollo institucional Formato REG-EV-EI-062- Lista de chequeo proyectos institucionales /

9 En el software Proaudit menú de <Resumen Ejecutivo> [2] Para la inclusión de esta información en el software de auditoría remítase al capítulo sobre utilización del software Proaudit [3] En caso de ser necesario se puede apoyar en el programa de auditoría a sistemas de información y tecnología informática [4] En el software se incluyen por menú <áreas de programa>, <Detalles> y <pasos de programa>. [5] Pasos de programa en el software. [6] Se incluye en el software por <tests>