Informe de evaluación de ERP

Transcripción

1 Versión 1.0 Sergio Catalá Gil, Carlos Martínez Burgos, Javier Llácer Muñoz, c 2009 Instituto Tecnológico de Informática 16 de Enero de 2009

2 Resumen La mayoría de compañías que poseen un amplio rango de departamentos que interactúan entre sí precisan de una aplicación software que dé solución a sus necesidades de generación, mantenimiento y compartición de la información. En el presente informe se evalúan una serie de Planificadores de Recursos Empresariales ó ERP en base a un conjunto de requerimientos genéricos y funcionales del mismo. 1/61

3 Índice 1. Introducción Motivación de la Evaluación Contexto General Propósito Objetivos Características de los ERP Características genéricas Licencia Sistema operativo Bases de datos Modularidad Interfaz de usuario Usabilidad Requerimientos de instalación Interconexión con herramientas ofimáticas Interconexión con sistemas Versión de pago Soporte técnico Internacionalización Customización Extensibilidad Gestión de usuarios Mercado español Lenguaje de programación Actualizaciones Empresas implantadoras Características funcionales Gestión de los datos maestros Gestión de almacenes /61

4 Gestión de facturación Gestión de contabilidad Gestión de producción Gestión de proyectos Gestión de proveedores Gestión de clientes (CRM) Gestión de RRHH Inteligencia de negocio Generación de informes Informes personalizados Evaluación de ERP Introducción OpenERP Definición Características no funcionales Características funcionales Conclusiones Openbravo ERP Definición Características generales Características funcionales Conclusiones OpenXpertya Definicion Características generales Características funcionales Conclusiones Compiere ERP Definición Características generales Características funcionales /61

5 Conclusiones Conclusiones 57 Bibliografía 59 4/61

6 Índice de Tablas 1. Requisitos soportados por cada ERP Funcionalidades soportadas por cada ERP /61

7 1. Introducción El siguiente apartado proporciona una visión global del informe, introduciendo tanto el propósito del mismo como sus objetivos particulares Motivación de la Evaluación Contexto General Con el fin de mejorar su estrategia, muchas compañías empiezan hoy en día a redefinir la visión de su negocio y sus objetivos particulares. Al observar de cerca la continua transformación de la economía, las compañías se ven en la necesidad de llevar a cabo sus propias transformaciones sobre los procesos internos de la empresa así como sobre el modo en que son capaces de llegar a los clientes. Teniendo en cuenta que las demandas de éstos son cada vez más exigentes con la calidad, el precio y las especificaciones de los productos y servicios que desean obtener, la empresa se ve obligada a orientar sus acciones para satisfacer estos requerimientos por parte del cliente. Para solventar esta cuestión, los diferentes departamentos de las compañías comienzan a aproximarse cada vez con mayor énfasis a las diversas tecnologías de la información emergentes y a adoptar aplicaciones que les permitan cumplir con sus objetivos de la manera más óptima posible. El problema muchas veces es que acaba resultando un proceso muy engorroso el poder establecer una comunicación fluida entre aplicaciones pertenecientes a diferentes departamentos. Las fuentes de información de estas aplicaciones están desperdigadas y no se dispone de medios adecuados para generar, editar, compartir y comunicar dicha información. Para resolver estos conflictos de manejo de la información e integrar todas estas aplicaciones en una, han surgido los denominados Enterprise Resource Planning (o ERP). Como hemos comentado, a través de éstos es posible integrar en una sola aplicación todas las áreas de una compañía que contribuyen a la generación de sus productos y servicios. Un ERP o sistema de gestión empresarial no es más que un conjunto de aplicaciones que apoyan las principales actividades de una empresa tales como la manufactura, la logística, la contabilidad y los recursos humanos. Los ERP son pues sistemas de gestión de la información capaces de reunir y automatizar muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos y productivos de una empresa. La gran flexibilidad de los ERP permite que los diferentes departamentos de una empresa aumenten su productividad en un 50 % si el personal en contacto con el ERP es un personal preparado y capaz de asegurar el buen funcionamiento del sistema. En ocasiones, las compañías se hacen la idea equivocada de que informatizar mediante un sistema 6/61

8 de gestión de la información toda la gestión de su empresa les permitirá crecer y competir con otras compañías del mercado. Y esto no siempre es así. Existen cantidad de compañías que han hecho peligrar los resultados de la misma tras implantar en su seno interno un ERP. Hay que tener en cuenta que los ERP no crean modelos de gestión sino que los organizan. Debe existir un modelo previamente implantado en la empresa para que el ERP produzca mejoras sobre el mismo. No obstante, los ERP pueden mejorar un modelo existente, debido a que en el momento de la implantación del ERP, suelen revisarse y mejorarse todos los procesos de gestión de la empresa. Debido a la amplia difusión de los ERP en el mercado empresarial, existe por Internet un amplio abanico para elegir. Incluso existen soluciones open source donde la empresa no tiene que asumir coste alguno en el proceso de instalación del software. En el presente informe nos encargaremos de analizar dichas alternativas Propósito El principal propósito de este informe consiste en evaluar diversos ERP dentro del marco de las licencias Open Source Objetivos Los objetivos de este documento son plasmar la evaluación de los cuatro ERPs de código libre que más se utilizan en el mercado, mostrando sus características funcionales y no funcionales y realizando una comparativa entre ellos en base a estas características, así como mostrar sus principales ventajas y desventajas, extrayendo finalmente unas conclusiones que pueden ayudar a decidir qué ERP instalar dependiendo del entorno final y las necesidades impuestas. 2. Características de los ERP El siguiente apartado proporciona un desglose de las características que permitirán evaluar y seleccionar el ERP óptimo según el caso concreto en cada situación. Separamos las características en los dos siguientes grupos: Características genéricas, que son todas aquellas que analizan los requerimientos software y cualidades esenciales del ERP. Características funcionales, que tienen que ver con todas aquellas funcionalidades que una empresa desea incorporar en sus procesos internos (contabilidad, recursos humanos, etc). 7/61

9 2.1. Características genéricas Licencia La licencia por la cual se rige la distribución de cada ERP puede determinar su funcionalidad, así como sus posibilidades de modificación y adaptación al caso concreto de la implantación. Los ERPs analizados se rigen todos mediante algún tipo de licencia de código abierto, no obstante, cada una tiene sus particularidades Sistema operativo Analizaremos si existen diferentes versiones del ERP para cada plataforma (Linux, Windows, Mac). Dado el gran número de empresas que confían hoy en día en el software libre, muchos servidores corren bajo Linux y se valorará positivamente que exista una versión del ERP para trabajar sobre el mismo Bases de datos Los ERP centralizan toda la información asociada con clientes, productos, etc, a través de una base de datos. Cuanto mayor sea el rango de bases de datos soportadas por el ERP, mayor implantación poseerá en el mercado. Al igual que la cuestión del sistema operativo, se valorará positivamente que puedan utilizarse sistemas gestores de bases de datos open source (como por ejemplo PostgreSQL[1]) Modularidad Entendiendo la modularidad de una aplicación como su capacidad para ser vista y entendida como la unión de varias partes que interactúan entre sí y que trabajan conjuntamente para alcanzar un objetivo común, resulta interesante que el ERP posea una arquitectura modular donde se gestionen los módulos de forma apropiada. Cada módulo se encarga de gestionar las funciones de un departamento diferente, como pueden ser: la gestión de nóminas, la gestión documental y de proyectos, la contabilidad, etc. Se valorará además que no haya una fuerte dependencia entre módulos y que la comunicación entre los mismos se lleve a cabo con unas entradas y salidas bien definidas Interfaz de usuario Es importante separar aquellos ERP que se ejecutan a través de un entorno web (haciendo uso del navegador) y aquellos que se emplean ejecutando una aplicación de escritorio y que requieren una 8/61

10 instalación previa de la misma en el sistema operativo Usabilidad En este apartado se valorará lo fácil o difícil que sea utilizar la herramienta para un usuario, así como la curva de aprendizaje de esta. También se valoraran aspectos del diseño del interfaz con el usuario y si este es atractivo y cómodo Requerimientos de instalación Se evaluará si el número de requerimientos previos a la instalación del ERP es o no aceptable y que no suponga una barrera para el gestor que se encarga de instalar el ERP. Normalmente los requerimientos previos a una instalación tienen que ver tanto con la parte hardware de la máquina servidora donde se implantará el ERP como las aplicaciones que deben estar instaladas previamente en la misma: base de datos, servidor web, intérpretes de lenguajes de programación, etc Interconexión con herramientas ofimáticas Se valorará positivamente que el ERP pueda comunicarse con otros programas capaces de abrir documentos con extensiones estándar (por ejemplo Excel, Word, gestores de correo, etc) Interconexión con sistemas Se valorará en este apartado la capacidad que tiene de integrarse el ERP con el entorno del sistema operativo instalado, como por ejemplo la integración con los servidores LDAP, o la gestión de usuarios de Windows Versión de pago En ocasiones resulta interesante analizar si el ERP dispone de una versión de pago que amplíe las funcionalidades de la aplicación además de dar un soporte técnico profesional sobre las mismas Soporte técnico El soporte de un ERP suele venir en forma de documentación asociada al proyecto (si es entendible y abundante), información sobre el mismo en foros oficiales y no oficiales, y ayuda técnica por parte del 9/61

11 equipo que está detrás del proyecto. Es importante que exista un buen soporte en estos tres aspectos para resolver conflictos que pudieran surgir con el manejo de la aplicación. También es interesante que existan empresas dedicadas a dar un soporte técnico dedicado en planes de formación, ayudas de instalación, consultorías, etc Internacionalización Es interesante que el ERP pueda instalarse en diferentes idiomas y que tenga todas las etiquetas y la ayuda de la aplicación en el idioma elegido por el usuario Customización Entendemos por customización la capacidad de cambiar, con gran facilidad y sin necesidad de poseer unos grandes conocimientos de programación, la apariencia del ERP por parte del personal que hará uso del mismo Extensibilidad Se apreciará que el ERP introduzca una serie de funcionalidades base y dé además la posibilidad al gestor del sistema de añadir extensiones que representen funcionalidades extra para la compañía Gestión de usuarios Dependiendo del departamento al que pertenezca, es interesante que el personal de cada departamento tenga los permisos justos y necesarios para encargarse de la parte correspondiente a su departamento. Debe existir una figura de administrador capaz de interactuar con todos los módulos de la aplicación, y una serie de roles sobre el ERP que permitan el uso de los correspondientes módulos de manera restringida Mercado español Cada país suele venir con sus propias reglas de medida o unidades en la parte de contabilidad y es interesante que el software a implantar venga con dichas medidas de base y no tengamos que adaptarlas nosotros mismos a través de extensiones. Como la empresa donde se va a implantar el ERP pertenece al mercado español, tendremos en cuenta su sistema de medidas en el presente informe. 10/61

12 Lenguaje de programación Es interesante conocer el lenguaje de programación en el que está escrito el ERP para el caso de que determinado personal de la compañía tenga que encargarse de modificar ciertas funcionalidades que dicte la empresa Actualizaciones Se evaluará si el ERP dispone de un sistema de actualizaciones robusto que permita descargar fácilmente la última versión de la aplicación base y sus módulos sin que ello suponga mucho esfuerzo para el gestor y la aplicación siga funcionando correctamente Empresas implantadoras ERP. Se investigará si existen en el mercado empresas consultoras que se encarguen de implantar dicho 2.2. Características funcionales Gestión de los datos maestros Los ERPs almacenan los datos correspondientes a cada una de las entidades del negocio de forma coherente, de forma que no haya duplicados e inconsistencias, manteniendo un formato homogéneo y facilitando que los datos sean fácilmente accesibles y procesables por las distintas partes o módulos del ERP Gestión de almacenes La gestión de almacenes permite que los stocks de los diferentes productos disponibles en estos sean mantenidos correctamente así como mantenerlos claramente localizados físicamente. Esta permite modificar automáticamente la cantidad de productos al recibir pedidos de proveedores, al producir nuevos productos o al servirlos a los clientes Gestión de facturación La gestión de facturación hace referencia a la generación de todo tipo de datos que tienen que ver con la facturación de productos y servicios a los clientes, como pueden ser las facturas de venta, albaranes, tarifas, informes de ventas, etc. Esta información es normalmente usada por los CRM para realizar sus análisis. 11/61

13 Gestión de contabilidad Es muy recomendable que la gestión contable de la empresa esté totalmente integrada en el ERP, ya que al gestionar este los movimientos de compras, ventas, etc., permitirá ahorrar trabajo innecesario volviendo a introducir los datos de contabilidad, siendo así totalmente transparente al usuario Gestión de producción Toda la producción está claramente ligada a un flujo de desarrollo, que ha de ser controlado de manera precisa, de tal forma que estén coordinados los planes de producción, los recursos empleados, la maquinaria utilizada y su estado en cada momento, los materiales utilizados, el coste de la producción, los partes de incidencias, el mantenimiento, etc. Es deseable que dicho control esté integrado en el ERP implantado en la empresa, lo cual ahorrará mucho trabajo a los encargados de dicha producción Gestión de proyectos Las empresas dedicadas a la realización de proyectos o productos, han de mantener una correcta gestión de estos, realizando un control de las fases por las que pasa su desarrollo, así como los recursos necesarios para su realización, compras de materiales involucradas o empleo de personal humano. Esta gestión ha de estar integrada con el resto de la aplicación Gestión de proveedores El aprovisionamiento de productos por parte de los proveedores está sujeto a un flujo determinado, que debe ser gestionado de forma correcta, para evitar la introducción repetida de datos, el error humano en dicho flujo, la pérdida de información, etc., de tal forma que la evolución del flujo desde la realización del pedido hasta la entrada del producto en el almacén sea fluida y automática en la medida de lo posible. Así mismo, ha de estar relacionado con el proceso de contabilidad y facturación, para evitar tener que transportar datos de una aplicación a otra Gestión de clientes (CRM) La gestión de clientes consiste en el proceso que tiene la empresa para organizar y mantener la información disponible de sus contactos para permitir ofrecer a sus clientes los servicios o productos que estos necesiten en un momento determinado, pudiendo realizar ofertas particulares según sea el caso. Este proceso tiene una gran relación con la gestión comercial, ya que son principalmente los comerciales los que se encargaran de recabar dicha información. 12/61

14 Gestión de RRHH Una característica poco frecuente en los ERPs es la posibilidad de gestionar la información de recursos humanos de la empresa, pudiendo hacer ofertas de empleo, gestionar la información de las entrevistas, realizar el mantenimiento de nóminas, contratos, etc. desde el mismo. Esta característica permite centralizar toda esta información y relacionarla con el resto de módulos del programa Inteligencia de negocio La inteligencia de negocio, del inglés Business Intelligence, se utiliza para facilitar a las personas que toman decisiones relevantes en la empresa la toma de dichas decisiones, basándose en los datos de ésta, provenientes de cualquiera de sus fuentes, de forma que sean más comprensibles para ellas y no necesiten muchos conocimientos sobre el funcionamiento de la empresa en un momento determinado, sin más que consultarlos Generación de informes Una característica importante de los sistemas ERP es que permitan generar informes de todos sus procesos de gestión, así como facturas, albaranes y cualquier tipo de documento asociado al funcionamiento interno y externo de la empresa Informes personalizados Algunos ERPs permiten al usuario utilizar herramientas externas tipo Office para generar informes personalizados, o disponen de algún editor interno para este fin. Esto permite adaptarse mejor a las exigencias de clientes, proveedores, o a darle un aspecto más propio de la empresa. 3. Evaluación de ERP 3.1. Introducción En este apartado se van a evaluar los cuatro ERPs más extendidos en el mercado que sean libres o de código abierto, y de los cuales se pueda obtener una versión gratuita. Para cada uno de ellos, se mostrara en primer lugar una definición del mismo, continuando con la enumeración de sus características principales y terminando con una conclusión basándose en estas características. 13/61

15 3.2. OpenERP Definición OpenERP [2] es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, almacén, inventario, proyectos, CRM, recursos humanos, TPV, tiendas virtuales, etc. Soporta múltiples monedas, múltiples compañías y múltiples contabilidades; además incorpora funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde un ordenador conectado a Internet. Se integra con distintos softwares de oficina. Dispone de funcionalidad para la generación de impresos vía PDF, HTML, y permite exportar datos a otros programas como OpenOffice o MS Office (Excel, Word). La arquitectura del sistema es cliente/servidor, lo que permite que todos los usuarios trabajen sobre el mismo repositorio de datos. Esto tiene la ventaja de que toda la información está disponible y sincronizada en todo momento además de que descarga la mayor parte del trabajo de procesamiento de datos de las máquinas cliente (donde trabajan efectivamente los usuarios). El programa es Software Libre liberado bajo licencia GPL, lo que le confiere varias ventajas: coste cero de licencias; documentación extensiva en una diversidad de problemáticas; flexibilidad en la implementación; personalización de la aplicación; amplia posibilidad de desarrollos futuros Características no funcionales Licencia OpenERP está basado en la licencia GPL [3], que consiste básicamente en que el código fuente de la herramienta está disponible gratuitamente para el desarrollador, para que este pueda realizar cualquier modificación y adaptación en el mismo, pero obligándole a publicar dichos cambios también usando la misma licencia GPL. Sistema operativo 14/61

16 Existen instalaciones tanto para Windows como para Linux en la web. La versión actual es la Base de datos OpenERP utiliza únicamente PostgreSQL como gestor de BBDD, el cual se puede encontrar en en Internet fácilmente en [1]. Modularidad Open ERP está estructurado en secciones que abarcan en más de 200 módulos. En la instalación, se instala lo mínimo y puedes ir añadiendo módulos. Un listado de todos los módulos instalables se puede encontrar en [4]. Interfaz de usuario La interfaz cliente de OpenERP puede ser tanto en web como en escritorio. En este caso, la interfaz basada en escritorio es más completa y sencilla de utilizar que la interfaz web. Requerimientos de instalación Para poder instalar Open ERP es necesario tener instalado el gestor de BBDD PostGreSQL y las librería de Python. En la instalación de Windows el instalador ya lo incluye todo. En Linux es necesario instalar estos dos paquetes antes. Interconexión con herramientas ofimáticas Se pueden exportar los listados a formato CSV o Excel. Interconexión con sistemas No es posible utilizar ninguna de las facilidades que nos presta el sistema operativo desde OpenERP. Versión de pago La versión de la aplicación es gratuita y no existe una versión de pago. Soporte técnico Aunque este ERP sea gratuito, existe la opción de contratar servicios de mantenimiento y asesoría. En la web oficial ([2]) se puede encontrar una comparativa de los precios. Internacionalización La última versión está por defecto en Inglés y Francés pero en la instalación existe la posibilidad de configurar el idioma de los usuarios y las empresas. También es posible configurar todas las etiquetas de la aplicación y traducirlas. 15/61

17 Desde la web oficial ([2]) también se puede acceder a foros de discusión en castellano. Customización Al ser open source es posible obtener el código y actualizar la aplicación. Open ERP ofrece módulos de Administración y configuración de las pantallas y módulos. También es posible utilizar la herramienta OpenObject para actualizar y desarrollar módulos Extensibilidad El sistema base puede ser extensible a través de de add-ons descargados desde la página oficial o desde la parte de Administración de la aplicación. Gestión de usuarios OpenERP ofrece una gestión de usuarios propia. Es decir a través del módulo de administración se pueden agregar usuarios y asignarlos a grupos. Se puede personalizar los accesos a los diferentes módulos. Mercado español La adaptación al mercado español se ofrece por mediación de un módulo de instalación del sistema contable español. Este módulo puede encontrarse en la página oficial. Aunque también es posible la instalación desde el apartado de Administración del cliente OpenERP. El impuesto IVA está adaptado ya que se pueden personalizar diferentes impuestos. Lenguaje de programación OpenERP está desarrollado en Python pero también ofrece la herramienta OpenObject para actualizar y desarrollar módulos. Actualizaciones Las actualizaciones se encuentran disponibles en la página oficial de Open ERP, en la sección de descargas. También es posible realizar la actualización desde el apartado de Administración del cliente OpenERP. Empresas implantadoras En la web oficial también se nombran empresas instaladoras, y es un buen recurso para encontrar manuales y ayudas a la implantación de la herramienta. 16/61

18 Características funcionales Gestión de datos maestros OpenERP ofrece una gestión de todos los datos maestros de los diferentes módulos: proveedores, clientes, empresas, usuario, etc. Gestión de almacenes y gestión de producción Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de productos. Listas de materiales multinivel Listas de materiales virtuales o fantasma Creación e impresión de órdenes de fabricación Planificación y creación automática de órdenes de fabricación. Creación automática de necesidades de compra desde fabricación. Actualización automática de stocks según cantidades indicadas en la orden. Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a inventario serían los siguientes. Gestión de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones) Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema Ejecución de envío con albaranes de entrega y cálculo de los gastos de envío. Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock. Definición de reglas para reabastecimiento de stock. Los albaranes de venta son generalmente creados automáticamente desde pedidos de venta. Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en OpenERP con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quién o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida. 17/61

19 OpenERP también maneja el concepto de stock en clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado. La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle. Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad, etc.). Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda. Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son: membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía electronic: Gestión de productos de electronica fashion: Gestión de productos textil o moda extended: Gestión de costes de produccion expiry: Gestión de caducidad de productos foundry: Gestión de productos del área del metal (forja) Gestión de facturacion/ventas La funcionalidad ofrecida en esta área es similar a la ofrecida en el área de compras, sin embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada una. Creación de pedidos de venta. Revisión de los pedidos en sus distintos estados. Consulta del Workflow de los pedidos de venta Confirmación de envío Se puede definir una fecha de facturación y las condiciones individualmente en cada pedido Los gastos de envío pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte. 18/61

20 Albaranes automáticos desde pedido Albaranes de envíos parciales Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos. Gestión de contabilidad Como su nombre lo indica, éste modulo permite al usuario realizar todas las configuraciones y procedimientos relacionados con la actividad contable y financiera de la empresa. Es decir permite abrir el periodo contable, y realizar las actividades básicas a la hora de llevar a cabo el proceso contable, no solo registra los ingresos, sino que también tiene la capacidad de realizar análisis en cuanto a los costos, con sus respectivos procesos de informe (libros), además de brindar la oportunidad de generar tablas que le permitan al usuario tener una mejor perspectiva de las cuentas de la empresa. En este modulo se puede definir los periodos contables (años fiscales y periodos), cuentas contables (definición de cuentas, es decir PUC), libros (definición de libros), impuestos, presupuestos, modelos, términos de pago, contabilidad analítica (en donde se definen los bancos y la monedas que se van a utilizar), asientos (en donde se registran todos los asientos contables), procesamiento periódico (se refiere a las conciliaciones en la cuentas, es decir a discrepancias de la cuentas con lo que puede ocurrir en la realidad), facturas, gráficos (este modulo se refiere a tablas analíticas en donde se relacionan las cuentas), informes (como su nombre lo lo indica en este submódulo, que generan los informes tendientes a la contabilidad). Gestión de proyectos Este módulo permite: Definir tareas y requerimientos de estas tareas. Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos planificacion de proyectos Organización Comunicación automática con los partners Impresión de diagramas de Gantt 19/61

21 Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte, fabricación o desarrollo. Es un módulo universal adaptado a cualquier proyecto de cualquier área de la empresa. Permite definir Subproyectos Gestión de proveedores y clientes (CRM) OpenERP ofrece además de un módulo de atención al Cliente, un módulo de atención al proveedor. Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos módulos es: Gestión de casos: El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los Clientes o proveedores que requieran una atención posterior por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestión de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo. OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede automáticametne reasignar un caso, enviar alarmas por y enlazar con otros documentos y procesos de OpenERP. Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de donde puede actualizar un caso automáticamente desde los s enviados y recibidos. Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automáticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda. Además, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en su trabajo diario: Un editor de documentos que tiene un interfaz con openoffice. interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook con OpenERP. Un plugin de outlook que permite almacenar automáticametne los s y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con OpenERP. Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos datos de su sistema. Se puede implementar una política de mejora continua de los servicios, utilizando algunas de las herramientas estadísticas de OpenERP para analizar las diferentes comunicaciones con sus partners. 20/61

22 Gestión de RRHH Lo que permite este modulo es llevar un seguimiento a los empleados de la empresa, toda la información pertinente del mismo, nombre, usuario, empresa, permite asignar equipos, roles, días de vacaciones (teniendo en cuenta las disposiciones de ley, maternidad, etc.), asistencia (permite registrar la entrada y la salida de su trabajo), en fin permite hacer un seguimiento muy detallado de los empleados. Inteligencia de negocio Open ERP no tiene un módulo en concreto para Inteligencia de Negocio pero cuenta con información estadística dinámica para finanzas, proyectos y fabricación. Las páginas de estadísticas, además de facilitar información, sirven para organizar el trabajo de un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de proyectos, se incluye la lista de próximas tareas del usuario. Desde esta misma pantalla puede navegar a la tarea. Además, los gráficos y datos son dinámicos pudiendo ser filtrados in-situ. También se puede abrir cualquier elemento de la lista para ver estadísticas detalladas de dicho elemento. Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades de cada empresa. Generación de informes e informes personalizados OpenERP incluye de base informes predefinidos que pueden ser fácilmente adaptados a las necesidades del cliente. Permite también la creación de nuevos informes en cualquier objeto, usando OpenOffice para ello Conclusiones OpenERP es un entorno de gestión empresarial de código abierto con un gran número de funcionalidades, deseable en cualquier sistema de este tipo. Defiende desde el principio la filosofía del código abierto, tanto en su licencia de distribución como en las herramientas utilizadas para su desarrollo. Es un sistema multiplataforma desarrollado íntegramente en Python[5], que se apoya sobre la base de datos PostgrSQL, no disponiendo en la actualidad de la posibilidad de usar otras bases de datos, lo cual es una clara desventaja con respecto a otros de sus competidores. Sin embargo, como contrapartida, dispone de muchas más funcionalidades que estos, además de que, al ser altamente modular y extensible (actualmente existen más de 200 módulos implementados), pueden ser implementadas nuevas funcionalidades creando nuevos módulos e incorporándolos al sistema. Con el fin de facilitar la interacción con el sistema, OpenERP proporciona tanto un interfaz de usuario basado en web, como un cliente dedicado que funciona bajo el entorno GTK. Este entorno proviene también de la filosofía del software libre, y por lo tanto está muy extendido en las plataformas 21/61

23 Linux/Unix, pero no tanto en las plataformas Windows, lo cual es un inconveniente si se compara con otros ERPs, cuyo cliente dedicado está implementado en Java[6], que implica que sea multiplataforma. Además de esto, OpenERP está traducido a multitud de idiomas, y es fácilmente adaptable a las leyes y métodos de gestión de los distintos países donde se quiera implantar. Un aspecto importante a tener en cuenta también en OpenERP es su facilidad de interconexión con otras herramientas, ya que dispone cierta conectividad con Outlook, Excel y Word por ejemplo, así como la posibilidad de crear informes personalizados con los datos de las entidades. Así mismo, dada su modularidad, es posible también implementar la interconexión con las herramientas deseadas Openbravo ERP Definición Openbravo ERP [7] es una aplicación de código abierto de gestión empresarial tipo ERP enfocado a PYMES. Su origen es español y actualmente está llevando un proceso de expansión a nivel mundial. El software es una aplicación completamente basada en web, lo que facilita su administración e interacción con los usuarios al encontrarse toda la información, incluido la aplicación, en un solo lugar. Sumado a esto la facilidad de que el equipo cliente sólo necesite un navegador web para interactuar con el aplicativo es mucho más funcional Características generales Licencia Openbravo está licenciado bajo Openbravo Public License ([8]), que es una adaptación de la licencia libre MPL ([9]), cumpliendo completamente con la definición de software de código abierto de la Open Source Initiative (OSI) y con las cuatro libertades del software libre: Libertad 0: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito Libertad 1: la libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades. Libertad 2: la libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino. Libertad 3: la libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. Sistema operativo Soporta cualquier sistema operativo: 22/61

24 Microsoft Windows Vista, XP, 2000 o 2003 server. Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora Base de datos Openbravo soporta uno de los siguientes motores de bases de datos: Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). PostgreSQL Database Server o superior. Modularidad OpenBravo está formado por diferentes módulos. Éstos pueden ser instalados total o parcialmente durante la instalación del software. Las grandes áreas que integra actualmente el sistema de gestión son: Gestión de los datos maestros: productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, etc. Gestión de los aprovisionamientos tarifas, pedidos de compra, recepción de mercancías, verificación de facturas de proveedores, evaluación de proveedores, etc. Gestión de almacenes: almacenes y ubicaciones, unidades de almacén, lotes, números de serie, bultos, etiquetas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoración de existencias, transportes, etc. Gestión de proyectos: proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc. Gestión de servicios: recursos, servicios, gastos, gastos refacturables, facturación de servicios, nivel de servicio, etc. Gestión de la producción: estructura de planta, hojas de ruta y BOM s, órdenes de fabricación, partes de trabajo, incidencias de trabajo, partes de mantenimiento, etc. Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM): pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturación, comisiones, CRM, etc. Gestión económico-financiera: plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, activos fijos, etc. 23/61

25 Business Intelligence (BI): reporting, análisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando predefinidos. Interfaz de usuario La interfaz para acceder a Openbravo es únicamente web. Sin duda, de todos los ERPs evaluados, es el que contiene una interfaz web más rica y amigable. Algunas de sus características son: Menú principal configurable por rol de usuario. Idioma de trabajo configurable a nivel de usuario. Alarmas programables por rol de usuario o usuario concreto. Navegación a través de teclas rápidas para una operativa más rápida. Interfaz de usuario modificable a través de skins o temas. Ayuda contextual (actualmente disponible en español e inglés). Posibilidad de anexar documentos, imágenes u otro tipo de ficheros a cualquier entidad de la aplicación. Información navegable (historial, documentos relacionados, etc.). Filtros configurables y búsquedas flexibles. Selectores incrustados en los formularios para las entidades más usadas (productos, terceros, cuentas, pedidos, facturas, etc.). Requerimientos de instalación Para instalar Openbravo, se requiere el siguiente software: Plataforma Java 2 edición estándar 5.0 o superior. Apache Tomcat versión 5.5 o Superior. Apache Ant 1.6 o Superior. Así mismo es requerido un motor de bases de datos: Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). PostgreSQL Database Server o superior. 24/61

26 El cliente no necesita nada, únicamente un explorador, ya que se accede al servidor por web. Interconexión con herramientas ofimáticas Existe la posibilidad de generar informes en múltiples formatos: Excel, PDF y HTML. Interconexión con sistemas No es posible. Versión de pago y soporte técnico Existen tres versiones de Openbravo: Comunidad, Basic, SMB. La única libre de pago es la versión de comunidad. Las tarifas y comparativa de versiones puede verse en la página web de Openbravo ([7]). Internacionalización y mercado español La empresa desarrolladora de Openbravo es española. El ERP está preparado para la utilización en diferentes países. El mercado español está totalmente integrado. El idioma tanto en la instalación como en la aplicación puede ser español. Customización y extensibilidad Se puede modificar o ampliar Openbravo utilizando la tecnología citada en También es posible utilizar el diccionario de datos y framework desarrollado para OpenBravo. Se desarrolla utilizando estándares abiertos, alrededor de una combinación única entre los marcos de desarrollo MVD y MDD, los cuales han sido exhaustivamente probados, y el motor WAD de Openbravo que los ejecuta. MVC (Model, View, Control): MVC es un marco de desarrollo de aplicaciones web sólido que ayuda a desacoplar la base de datos, los elementos de la interfaz de usuario, y la lógica de negocio. La separación de estos elementos en ficheros distintos resulta en un código más estructurado, facilitando así el desarrollo y mantenimiento del mismo. MDD (Model Driven Development): MDD supone un modelo de diseño de software que depende de los metadatos almacenados en un diccionario para modelar el comportamiento de la aplicación. Esto conlleva una reducción drástica en cuanto a codificación manual y número de errores se refiere, permitiendo que expertos de negocio con poca experiencia a nivel de codificación puedan configurar la aplicación para satisfacer las necesidades de cada empresa. WAD (Wizard for Application Development): Este motor, desarrollado por Openbravo, genera automáticamente el código binario de la aplicación a partir del diccionario MDD. Los ficheros 25/61

27 generados por el WAD se generan conforme al estándar MVC. Diccionario MDD de la aplicación: Almacena los metadatos que describen cada elemento de la aplicación incluyendo el comportamiento del mismo. MVC Foundation Framework: Conjunto de utilidades de programación robustas seleccionadas entre los mejores candidatos en software libre disponibles o desarrolladas por Openbravo en el caso que no exista candidato alguno en ese momento. Estas herramientas facilitan el desarrollo web de la aplicación según el esquema MVC. Gestión de usuarios Los usuarios de diversos perfiles pueden acceder a Openbravo ERP mediante roles diseñados a medida de sus hábitos de trabajo y que garantizan la seguridad de la información que pueden consultar y modificar. Los roles permiten controlar qué pantallas son accesibles desde el menú y son visibles para los usuarios de una determinada organización y accesibles en modo de edición o bien de sólo lectura. También es posible configurar para cada usuario el idioma y otros valores predeterminados. Lenguaje de programación Openbravo ERP utiliza las siguientes tecnologías: Java y Javascript SQL y PL/SQL XML HTML Actualizaciones Todas las actualizaciones y releases nuevas se pueden obtener de la web oficial ([7]). Empresas implantadoras Se pueden encontrar diversas empresas que implantan Openbravo: OpenBravo: (oficial) Open Sistemas: (Valencia y Madrid) 26/61

28 Características funcionales Gestión de datos maestros OpenBravo registra los datos necesarios para el funcionamiento del ERP: Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, empleados, etc. Productos y componentes: Categorías de productos. Ficha de producto. Tipo de producto (ítem, servicio, gasto), con gestión particularizada para cada uno. Definición particular de gestión en almacén para cada producto (gestión de stock, trazabilidad). Características. Imagen de producto. Unidades de medida. Conversión entre unidades. Unidades de peso variable. Listas de materiales (productos compuestos por otros). Proveedores por producto. Esquemas de tarificación. Definición de tarifas a partir de otras tarifas (por ejemplo, de tarifas de venta a partir de tarifas de compra). Proceso de generación de tarifas automático. Tarifas. Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas particularizables de aplicación de precios. Aplicable a compras y ventas. Categorías de portes. Transportistas (integrado con terceros). Productos sustitutivos. Terceros: Clientes, proveedores, empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (entrega/recepción de material, facturación, cobro, dirección social, otras). Contactos asociados a dirección. Grupo de terceros. Áreas de interés (para análisis comercial). Clientes. Tarifa de venta. Modo de facturación (inmediato, albaranes servidos, pedido completamente entregado, periódico). Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Formato de impresión y número de documento específicos por cliente. Riesgo permitido (crédito). Proveedores. Tarifa de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago). 27/61

29 Empleados. Relacionado con comercial de cliente. Grupos de terceros (segmentos o categorías). Condiciones de pago (plazo para vencimiento, días fijos de pago, días laborables, múltiples vencimientos). Calendarios de facturación periódica (mensual, quincenal, semanal), con día de corte para cada caso. Posibilidad de uso mixto de calendarios. Rápeles de compra y venta. Relación de artículos. Escalas. Ruteros de atención (rutas de auto-venta, rutas de tele-venta). Áreas de interés. Informe de actividad de un tercero. Gestión de almacenes La gestión de almacenes es una parte importante en Openbravo. Se puede encontrar un control de: Almacenes y ubicaciones (multialmacén). Stock por producto en doble unidad (por ejemplo, en kilogramos y cajas). Atributos del producto en almacén personalizables (color, talla, descripción de calidad, etc.). Lote y número de serie. Impresión de etiquetas. Códigos de barras (EAN, UPC, UCC, Code, otras.). Gestión de bultos en almacén. Control de reposición. Trazabilidad configurable por producto. Movimiento entre almacenes. Gestión automática de salidas de stock (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Inventario físico. Planificación de inventarios. Inventario continuado. 28/61

30 Informes de movimientos, seguimiento, stocks, entradas/salidas, caducidades, inventario, ubicaciones, etc. Informes personalizables. Integrado con Openbravo POS. Sincronización y control del stock en la misma tienda. Gestión de producción Se ofrece un control de todo el proceso de fabricación para cubrir las necesidades del ciclo de trabajo de la empresa: Estructuras de la planta. GFH s (Grupos Funcionales Homogéneos) o Centros de Coste. Centros de trabajo y máquinas. Planificación de la producción (MRP), teniendo en cuenta, previsiones, pedidos de cliente, existencias, stock mínimo y órdenes de fabricación en curso. Planes de producción con múltiples productos de entrada y múltiples productos de salida. Órdenes de fabricación. Edición de las secuencias y de los productos de cada orden fase. Partes de trabajo pre-rellenados con los datos del plan de producción de la secuencia. Cálculo de los costes de producción con posibilidad de añadir costes indirectos. Incidencias de trabajo. Tipos de utillajes y gestión de cada utillaje individual. Mantenimiento preventivo y partes de mantenimiento. Gestión de facturación/ventas y gestión de clientes (CRM) En OpenBravo el módulo de gestión de ventas y facturación está unido al de CRM. Este módulo ofrece: Zonas de ventas. 29/61

31 Pedidos de venta. Auto-venta. Preventa. Tele-venta. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Reserva de género en almacén para pedidos no servidos. Aviso de riesgo cliente superado. Corrección de pedidos. Tipos de documento de pedido: presupuesto (con y sin reserva de género), estándar, almacén (generación automática de albarán), punto de venta (generación automática de albarán y factura). Albaranes. Creación automática a partir de líneas de pedido pendientes. Automatización de las salidas (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Anulación de albaranes. Generación automática de albaranes. Proceso de facturación. Para todos los tipos de facturación: inmediata, género servido, pedido completamente servido, periódica (semanal, quincenal, mensual). Edición de facturas. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Creación automática a partir de líneas de pedido o líneas de albarán pendientes de facturación. Aviso de riesgo cliente superado. Anulación de factura (dejando pendiente de facturación los documentos asociados). Impresión masiva de documentos (pedidos, albaranes, facturas), con criterios de selección específicos definidos por el usuario. Posibilidad de creación de documentos en cualquier orden y de prescindir de documentos no requeridos (Pedido-Albarán-Factura; Pedido-Factura-Albarán; Albarán-Factura; Factura). Comisiones. Informes de pedidos, pedidos de venta suministrados, albaranes, facturas, pedidos no facturados, detalles de facturación. Integrado con sistemas de captura de pedido en PDA (palm y pocketpc). Información unificada de clientes (visión 360 ). Gestión de peticiones. Integración con correo electrónico. Integrado con Openbravo POS. Gestión de proveedores Los diferentes procesos que están disponibles en OpenBravo son: 30/61

32 Planificación de las necesidades de aprovisionamiento, por explosión de las necesidades de producción, teniendo en cuenta stocks mínimos, plazos de entrega y pedidos en curso. Soporte para solicitud de compras para gestión centralizada de aprovisionamientos. Pedidos de compra. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Control en almacén de género pendiente de recibir. Corrección de pedidos. Creación de pedidos de compra a partir de pedidos de venta. Devoluciones al proveedor. Albaranes de proveedores. Creación automática a partir de líneas de pedido pendientes. Automatización de las entradas (ubicación según prioridad). Devoluciones al proveedor (según existencias). Anulación de albaranes. Facturas de compra. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Creación automática a partir de líneas de pedido o líneas de albarán pendientes de facturación. Facturación de genero servido en consigna. Anulación de factura (dejando pendiente de facturación los documentos asociados). Relación entre pedidos, albaranes y facturas. Facturas de gastos. Impresión masiva de documentos. Informes de pedidos de compra, facturas de proveedores. Gestión de contabilidad Totalmente adaptado al mercado español. Contabilidad general: Planes por defecto. Definición de planes contables. Ejercicios contables y gestión interanual. Presupuestos. Categorías de impuestos. Rangos de impuestos. Determinación flexible de impuestos en función del producto, tercero y región. 31/61

33 Enlace contable. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa. Asientos manuales. Asientos tipo. Diario de asientos. Balance de sumas y saldos. Libro mayor. Cuenta de resultados. Balance de situación. Cuadros del plan general contable. Cuentas a pagar y cuentas cobrar: Generación de efectos (a partir de facturación). Edición de efectos. Gestión (cancelación, unión y división) de efectos. Remesas (según cuadernos bancarios). Edición de cajas. Multicaja. Diario de caja (arqueo). Apuntes de caja de tipo gasto, ingreso, diferencia, efecto, pedido (para forma de pago contado albarán: posibilidad de cobrar efectos antes de facturar). Generación automática de apuntes para las formas de pago efectivo y contado albarán. Extractos bancarios. Asistente de selección de efectos en cartera. Liquidaciones manuales. Otros efectos (nómina, impuestos, etc.). Informes de caja, banco, efectos por situación. Activos fijos: Definición de grupos de activos, activos, con su precio de adquisición correspondiente y valoración contable. Amortización lineal en porcentaje o temporal. Planes de amortización. Internacionalización 32/61

34 Soporte para múltiples monedas. Soporte para múltiples esquemas contables, lo cual permite que la misma transacción sea contabilizada según reglas distintas, esquemas contables varios, distintas monedas o incluso diferentes calendarios. Soporte para números de cuentas bancarias internacionales. Soporte para múltiples idiomas, definidos a nivel de usuario. Gestión de proyectos Openbravo ofrece un control completo de los proyectos de la empresa: Tipos de proyectos, fases y tareas. Gastos asociados a un proyecto. Categorías salariales históricas asociadas a costes de proyecto. Proyectos de pedidos. Generación de pedidos a partir de plantillas. Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto). Tarifas por proyecto. Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos. Generación de pedidos de compra. Informe de rentabilidad de proyectos. Recursos. Registro de servicios. Gastos internos. Gastos facturables. Facturación de servicios. Niveles de servicio. Informe de actividades. 33/61

35 Gestión documental Openbravo no dispone de esta funcionalidad. Gestión de RRHH Openbravo no dispone de esta funcionalidad. Inteligencia de negocio Existe un módulo de Business Intelligence, es decir, un módulo donde podremos definir cuadros de mando e indicadores clave sobre la actividad de la empresa. Existen una serie de cuadros de mando previamente definidos, aunque podremos elaborar los que consideremos necesarios para la gestión. Integrado con el sistema de gestión. Informes definibles por el usuario. Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categoría de producto, proyecto, campaña, etc.) y dimensiones definidas por el usuario. Cuadros de mando predefinidos. Generación y personalización de informes Existe la posibilidad de personalizar los informes generales y de la parte de Business Intelligence Conclusiones Openbravo ERP es un sistema de gestión implementado por la empresa Openbravo, reconocida en el desarrollo de software libre para empresas, que está apoyada por un gran número de partners tecnológicos. En este caso, el desarrollo esta controlado y gestionado por una empresa privada, en lugar de una comunidad de desarrolladores, lo cual es una ventaja, ya que dicha empresa puede proporcionar el soporte técnico necesario para la implantación de sus herramientas, así como la solución de posibles errores e inconvenientes de una forma más centralizada. La diferencia entre este y un software propietario es que Openbravo ha decidido publicarlo basándose en una licencia de código abierto, lo cual permite a cualquiera descargar y modificar el código para adaptarlo a sus necesidades. Openbravo ERP está desarrollado totalmente en el lenguaje Java, lo cual permite utilizar el software en cualquier sistema que disponga de la máquina virtual Java. Además, permite ser utilizado con la base de datos PostgreSQL, también de código abierto, pero también puede implantarse usando una base de datos Oracle[10], que está ampliamente extendida en el entorno empresarial, así como en sistemas con gran volúmenes de datos. Esto da cierta ventaja al sistema, ya que puede implantarse en cualquier entorno que ya tenga instalada dicha base de datos, y facilitar así la gestión de los datos. 34/61

36 En cuanto a la interacción con el sistema, hay que decir que aunque Openbravo ERP no dispone de un cliente dedicado como otros de sus competidores, su interfaz web es plenamente funcional e intuitivo. Además de esto, este sistema está traducido a varios lenguajes, entre ellos el castellano, pero su principal ventaja es que está adaptado al mercado español en sus mecanismos de gestión, lo cual asegura su correcto funcionamiento en nuestro entorno empresarial OpenXpertya Definicion OpenXpertya [11] es una solución empresarial global basada en software libre, adaptado a la legislación española. Incluye ERP, CRM, soporte de e-business y de cuadro de mando. El propósito de OpenXpertya es cubrir ámpliamente, y muy de cerca, todas aquellas necesidades de gestión que una empresa de tamaño medio o grande podría tener. Es la planificación global de todos los recursos de la empresa Características generales Licencia Todo el código de OpenXpertya está licenciado bajo la Licencia Pública de openxpertya LPO[12]. Esta licencia otorga a los usuarios y programadores la totalidad de las cuatro libertades, y posibilita la reutilización del código junto a cualquier otro, esté gobernado por la licencia que esté. De acuerdo con tal definición, el software es libre si garantiza las siguientes libertades: Libertad 0: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito. Libertad 1: la libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades. Libertad 2: la libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino. Libertad 3: la libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. Sistema operativo OpenXpertya puede correr sobre un amplio rango de sistemas operativos, tales como Unix, Windows, Linux y MacOS X, permitiendo al usuario elegir desde una amplia gama de sistemas operativos abiertos, hasta los sistemas propietarios ofrecidos por los proveedores tradicionales. Íntegramente desarrollado en J2EE. Es multiplataforma (funciona virtualmente en cualquier sistema operativo actual) y dispone de una metodología de desarrollo interna con la que se puede añadir 35/61

37 funcionalidad sin una sola línea de código. Base de datos Aunque inicialmente fue desarrollada con Oracle, actualmente se puede instalar sobre varios gestores de base de datos (PostgreSQL, DB2, etc.). OpenXpertya tiene más de 700 tablas y tipos abstractos de datos, más de 100 vistas sobre estas tablas y más de 500 índices entre tablas, y sigue creciendo. El SGBD central es independiente y escalable en función de las necesidades. Modularidad Sistema modular e integrado (se puede instalar todo el sistema y utilizar en cada momento aquellos módulos necesarios, anulando el acceso en el menú y en el diccionario de la aplicación a los módulos no utilizados en cada momento, lo cual nos permitirá una mayor velocidad y productividad en el día a día). Los principales módulos con los que cuenta la aplicación son: Configuracion Entidades comerciales Artículos, stock y logística Compras (seguimiento y automatización) Ventas (seguimiento y automatización) Cobros y pagos Contabilidad (varios tipos simultáneos) Proyectos (con costes y balances por proyecto) CRM (seguimiento de clientes) Comercio electrónico y portal de empleados Producción por fases con trazabilidad Interfaz de usuario La interfaz cliente puede ser web o escritorio: 36/61

38 Dispone de un entorno de usuario gráfico (cliente) en Java (Swing) optimizado para su utilización con altos volúmenes de datos. Este entorno se comunica vía JDBC ligero con la base de datos y vía Java RMI (Remote Method Invocation) con el servidor de aplicaciones. Además también dispone de un entorno de trabajo por web, posibilitando el acceso a través de un navegador a la misma funcionalidad que la proporcionada por el cliente gráfico principal, pero con la velocidad que proporcione el acceso remoto a la red. Moderna Interfaz gráfica, similar a la del cliente de SAP, del tipo árbol desplegable personalizable en función de las necesidades de la instalación y residente en la propia base de datos (en el diccionario de la aplicación). Así el entorno del interfaz es completamente independiente de la aplicación y puede ser modificado en función del usuario, ubicación, etc. Como todo lo demás en la aplicación, es multiinterfaz. Requerimientos de instalación Para poder instalar OpenXpertya es necesario tener instalado un gestor de BBDD. Se recomienda PostgreSQL u Oracle pero pueden instalarse otros gestores de BBDD. Interconexión con herramientas ofimáticas La solución OLAP integrada permite la explotación de la base de datos a los siguientes formatos: Excel, HTML, XML, Texto, PDF, etc. Interconexión con sistemas No es posible aprovechar las funcionalidades del sistema desde OpenXpertya. Versión de pago y soporte técnico No dispone de versión de pago pero es posible contratar un servicio de asesoría, formación o implementación tanto al equipo de desarrollo como a empresas implantadoras. Internacionalización Está totalmente adaptada al mercado español y su legislación. Customización Como el código fuente está disponible, se podrá modificar y ampliar cualquiera de éstos. Usa diccionario de datos propio, lo que permite una estructura de base de datos altamente dinámica. Así, el implementador o incluso el usuario puede agregar campos nuevos a las tablas y nuevas tablas a la base de datos siendo interpretados y usados por la aplicación desde el primer momento. Todos los interfaces de la aplicación son configurables. Incluso el usuario final puede decidir que partes de la aplicación se ven o no, cuales son los valores predefinidos para ciertos campos. 37/61

39 La visualización de los elementos se organiza por área, de tal manera que se puede ocultar un área rápidamente a cierto tipo de usuario, ya por cuestiones de seguridad o por cuestiones ergonómicas. Extensibilidad Sistema escalable (es posible utilizar distintos motores de base de datos, siendo posible pasar de un sistema de base de datos menos potente y con menores requisitos de hardware a otro en cuanto las necesidades del sistema lo demanden). El desarrollo modular y abierto del software permite un amplio margen de maniobra para la extensión del mismo. Algunas funcionalidades extras que se han integrado o están en vías de integración: Integración específica con redes inalámbricas. Desarrollo de clientes en otras tecnologías (PHP, C). Integración con servidores de impresión IPP. Integración de impresoras de etiquetas avanzadas. Compatibilidad con el uso de lectores de códigos de barras. Gestión de usuarios El software usa un sistema multiperfil de acceso. El administrador define las vistas del usuario y aquellos elementos que puede modificar o visualizar. Los usuarios se agrupan en perfiles para facilitar su gestión. El administrador define los accesos según el perfil y luego adjudica perfiles; así controla hasta los accesos a la BBDD. Por otra parte, la implantación conlleva un plan avanzado de copias de seguridad. El software además permite su congelación. Se puede sacar un snapshot del sistema en cualquier momento y volver a él si es necesario. Todo el sistema está centralizado en el servidor, a pesar que la carga de proceso está distribuida. Por ello, es la única parte que necesita ser salvaguardada. Mercado español OpenXpertya está totalmente adaptado al mercado español. El grupo de desarrollo, así como los socios tecnológicos son empresas con capital Español. El principal mercado al que va destinado es al español e hispano-americano. Lenguaje de programación Todo el desarrollo del código ha sido realizado utilizando ECLIPSE como IDE tanto para el código principal de la aplicación como para el desarrollo del cliente ligero con Servlets y JSPs. 38/61

40 Desarrollo por componentes o clases Java, totalmente orientado a objetos. Cada elemento consta de una o varias tablas en la BBDD. Tiene una proyección dinámica en una clase Java, de la cual hereda métodos generales, y mediante el diccionario de la aplicación se relaciona con los demás elementos. Sistema orientado claramente a Internet. (e-business) con soporte B2B, B2C y B2E. Todo ello sobre el servidor de aplicaciones JBOSS, y desarrollado utilizando JSP, Servlets y diversos Beans libres. Base de datos abierta, organizada y preparada para sistema multiorganización, multiempresa, multialmacén, multimoneda, multicontabilidad, multiimpuestos, multilenguaje, multicosto, etc. Altamente personalizable sectorialmente. Al ser diseñada de esta manera, la aplicación resultante es más fácil de mantener y de extender; y por encima de todo, es mucho más estable. Actualizaciones Todas las actualizaciones y las nuevas release están disponibles en la web oficial de OpenXpertya ([11]). Empresas implantadoras Es el ERP open source con más empresas implantadoras en España. Existen más de 50 oficiales. En Valencia podemos encontrar las siguientes: Iris Telcom: Main Informática: IpGest: Aidima: Características funcionales Gestión de datos maestros OpenXpertya ofrece una gestión de todos los datos maestros de los diferentes módulos. Proveedores, clientes, empresas, usuario, etc. Maestros de Datos Multidivisa. Cambio entre divisas (posibilidad de actualización del cambio en tiempo real). Unidades de Medida. Múltiplos y divisores. Múltiples Calendarios y Periodos Contables. Personalización. Gestión de Ubicaciones. 39/61

41 Configuración de la Aplicación Diccionario de la Aplicación. Control de Procesos. Gestión multidioma. Traducción y creación de nuevas lenguas. Mantenimiento del menú de la aplicación. Gestión de Perfiles (roles) y Usuarios. Gestión de Alertas personalizadas. Gestión de la Impresión. Mensajería Interna Mensajes y Seguimiento de los mismos. Envío de Correos de Prioridad. Seguimiento de Transacciones a través de la Mensajería Interna. Gestión de almacenes y gestión de producción OpenXpertya ofrece una gestión de almacenes que abarca: Multialmacén: posibilidad de gestionar varios almacenes. Gestión de Ubicaciones: posibilidad de ubicar el material en ubicaciones dentro de cada almacén, organizadas por calles y localidad. Gestión de facturación/ventas El ERP ofrece gran cantidad de módulos y operaciones: Gestión de Artículos Gestión de Jerarquías de Artículos. Familias. Marcas. Gestión de Atributos de los Artículos. Informes de Artículos Personalizables. Gestión de Tarifas 40/61

42 Multitarifas. Descuentos Comerciales. Descuentos Financieros. Descuentos por línea y multilínea. Procesos de Ventas Gestión de Pedidos de clientes. Gestión de Albaranes de Clientes. Gestión de Facturas de Clientes. Procesos automáticos de facturación y albaranado. Informes personalizables de Ventas. Petición de material. Escandallos. Pedido, albaran, envío, paquete, factura y muchos más documentos configurables directamente y generados de forma manual o automática. Toda la información y generación de informes personalizables en tiempo real. Venta directa automática desde proveedor sin pasar por almacén. Automatización de pedidos de ventas en función de stock, cliente, autorización, rappels de ventas y acumulados, etc. Terminal Punto de Venta Multiterminal, multicaja, configuración. Múltiples series de Facturación. Cierres consolidados o individuales. Formatos de Impresión de Tickets personalizables. Cobros y pagos Informes de vencimientos y de pagos parciales, pendientes, en tiempo real. 41/61

43 Pagos y cobros automatizados. Conciliación bancaria semiautomática a partir de ficheros emitidos por el banco. Remesas bancarias integradas. Envío de pagos y cobros al banco. Generación y aceptación de ficheros de las Normas de la Asociación Española de Banca y del CEMLA. Gestión de proveedores Los principales procesos de Compras son: Gestión de Pedidos a Proveedores. Gestión de Albaranes de Proveedores. Gestión de Facturas de Proveedores. Procesos automáticos de facturación y albaranado. Informes absolutamente personalizables de Compras. Aviso de pedido coordinado por el CRM. Seguimiento de mercados de compras. Automatización de pedidos en función de stock, ventas, eventos externos, etc. Gestión de contabilidad OpenXpertya ofrece una gestión de contabilidad Automática y manual: Asientos automáticos para las transacciones más comunes. Creación de asientos nuevos. Informes para presentación a la Hacienda Pública. Creación y personalización de informes nuevos. Control de acceso a nivel de asientos y de cuentas. Adaptación a las nuevas normas NIC-NIF. Varios tipos de contabilidad simultanea. 42/61

44 Gestión de proyectos OpenXpertya ofrece un módulo de Seguimiento y Gestión de Proyectos. Algunas características son: Gestión de recursos y asignación de costes por proyectos o recursos. División del proyecto en fases o periodos. Control de pagos parciales y repartos según fases de proyecto. Seguimiento de acciones y/o resultados. Contabilidad analítica. Informes según actividad, cliente, etc. Gestión documental OpenXpertya no dispone de esta funcionalidad. Gestión de clientes (CRM) Contiene un módulo de CRM para la relación con los clientes con los siguientes procesos generales: Mensajería interna directa con seguimientos. Mensajería externa con enlace a correo electrónico. Mailing por áreas de interés. Suscripción a áreas de interés o boletines de información periódica. Acceso vía web a noticias, comunicados, ofertas, etc. Gestión de RRHH OpenXpertya no dispone de esta funcionalidad. Inteligencia de negocio Tiene una solución OLAP integrada que permite la explotación de la base de datos a los siguientes formatos: Excel, HTML, XML, Texto, PDF, etc. Generación y personalización de informes Existe un generador visual de informes y formatos de informes totalmente personalizados, confeccionados a partir de la información global que almacena el sistema. Se podrán personalizar o agregar informes en todos los módulos mediante el editor incluido o por programación. 43/61

45 Conclusiones OpenXpertya es un ERP desarrollado por una entidad privada, la consultoría del grupo inforhouse, pero que está siendo apoyado por el gobierno del Principado de Asturias como proyecto de I+D+i. Es un ERP con muchas de las características propias de este tipo de software, pero con la ventaja añadida de que está desarrollado teniendo en cuenta las necesidades del mercado español, lo cual asegura su funcionamiento en cualquier empresa de nuestro territorio. Además, como otros ERPs, está basado en una licencia de código abierto, que permite que cualquier usuario pueda descargárselo de Internet y modificarlo para adaptarlo a sus necesidades. También, se han desarrollado varias adaptaciones sectoriales de OpenXpertya para ahorrar dicho esfuerzo a las empresas. El código de OpenXpertya está basado íntegramente en Java, que lo hace multiplataforma, pudiendo ser usado en cualquier servidor existente que disponga de la máquina virtual correspondiente. OpenXpertya posee las funcionalidades principales de todo ERP, incluyendo además las de un CRM. No obstante, hay algunas funcionalidades no implementadas que sí lo están en otros ERPs, lo cual es una desventaja (ver tabla 2). Otra de las desventajas que tiene OpenXpertya es que para actualizarlo a nuevas versiones, es necesario descargar el producto completo y volverlo a instalar, en lugar de poder gestionar dichas actualizaciones desde el mismo producto, actualizando solo aquellas partes del programa que hayan cambiado. Por el contrario, OpenXpertya tiene la ventaja de poder trabajar tanto con Oracle como con PostgreSQL, pudiendo adaptarlo así a unas necesidades u otras, o utilizando un sistema gestor de base de datos ya instalado sin necesidad de instalar otro nuevo dedicado. Además, permite un acceso al programa usando tanto un cliente web como un cliente dedicado desarrollado en Java, mediante JavaWebStart, que permite no tener el cliente instalado en la máquina hasta que este vaya a utilizarse. OpenXpertya puede ser utilizado incluso desde terminales de bolsillo por GSM o GPRS. Otra ventaja es la interconexión que permite OpenXpertya con herramientas externas como Office y Outlook, así como exportar e importar los datos usando distintos formatos. También permite ser utilizado para analizar grandes volúmenes de datos mediante cubos OLAP, así como la exportación de datos en los distintos formatos demandados por las entidades públicas, bancarias, etc. de nuestro entorno, al estar adaptado para el mercado español Compiere ERP Definición Compiere ERP [13] es uno de los ERP & CRM más eficientes del mercado internacional. Fue desarrollado en conjunto por un grupo numeroso de expertos bajo el sistema de Open-Source. Está orientado a procesos y permite definirlos de acuerdo a las necesidades cambiantes de la empresa 44/61

46 moderna. Tiene una base de datos completa y además con posibilidades de cambio y adaptación a través de la capacidad de modificar su estructura fácilmente. Luego se tiene flexibilidad para obtener informes de toma de decisiones. Integra la información de los socios del negocios (clientes, proveedores, colaboradores) de manera que se les da seguimiento con CRM Características generales Licencia Aunque Compiere está gobernado por una licencia de Software Libre derivada de la MPL 1.1[9], la CPL 1.1[14], realmente es difícil saber cuánto del producto es código abierto y cuánto no, al incluir varias librerías internas cuyo código no se proporciona con el producto e incluso algunas de pago que realizan funciones centrales en el producto. Asimismo, la propia licencia CPL incluye la posibilidad clara de que la empresa desarrolladora pase partes, o la totalidad del código, a licencia comercial transcurridos dos años de su fecha de lanzamiento. Sistema operativo Compiere puede correr sobre un amplio rango de sistemas operativos, tales como Unix, Windows, Linux y MacOS X, permitiendo al usuario elegir desde una amplia gama de sistemas operativos abiertos, hasta los sistemas propietarios ofrecidos por los proveedores tradicionales. Base de datos Antes de la liberación de la versión 2.5.2, Compiere era dependiente de los Triggers y Procedures de la base de datos. Luego que los servidores de aplicaciones se volvieron más confiables, la funcionalidad de los procedimientos de PL/SQL fueron movidos hacia el motor de Workflow de Compiere. Para ello se extendió el motor de persistencia de Compiere lo cual posibilitó la eliminación de los Triggers, y todas las funciones PL/SQL fueron convertidas a SQLJ (Java corriendo en la base de datos). Compiere genera las sentencias SQL y las analiza sintácticamente por seguridad. La capa de independencia de la base de datos convierte los SQL a la notación correspondiente de la base de datos. El programa de configuración empaqueta las librerías requeridas para la instalación de clientes y servidores de aplicaciones. Este enfoque elimina la necesidad de portar Compiere a otros motores de base de datos y permite que las nuevas versiones estén disponibles para otras plataformas simultáneamente. En Febrero del 2005 Compiere incluyó un Kit de Independencia de la Base de Datos que ha sido utilizado para implementar Compiere sobre Sybase y será utilizado para futuras implementaciones sobre IBM DB2 y Microsoft SQL Server. Los componentes primarios de este Kit son: 45/61

47 Analizador que convierte los DML y DDL a la notación original de la base de datos. Administración/Interfase Class de la base de datos Configuración de la Database Class Ant y scripts del Sistema Operativo para crear la librería y efectuar las tareas de la base de datos. Los requerimientos de Compiere para la base de datos son: Que soporte completamente el estándar ANSI SQL 99 (CASE, todos los tipos de JOIN, etc.) Que soporte vistas y vistas sobre vistas. Que soporte Funciones Definidas por el Usuario (preferentemente a través de SQLJ) Que soporte vistas en línea (por ej. SELECT... FROM (SELECT xx FROM yy)...) Que soporte JDBC 3.0 (especialmente RowSet) Modularidad Compiere (en su versión comunity) instala todos los módulos disponibles. En la página [15] se pueden encontrar los diferentes módulos en los que se organiza Compiere. Como el código fuente está disponible, se podrá modificar y ampliar cualquiera de éstos. Interfaz de usuario La interfaz cliente puede ser web o escritorio. Aunque en la versión libre gratuita, no está disponible la interfaz web y sólo se nos ofrece el cliente JAVA. Requerimientos de instalacion Para poder instalar Compiere ERP es necesario tener instalado un gestor de BBDD. Compiere recomienda PostGreSQL u Oracle pero pueden instalarse otros gestores de BBDD. Interconexión con herramientas ofimáticas Compiere exporta todos sus datos de informes a los siguientes formatos: Excel HTML XML 46/61

48 Archivos planos de texto PDF PS Word Cubos OLAP Compiere también importa datos desde XML, formatos de registros fijos, etc. Ya trae incorporados formatos predefinidos, pero el usuario puede definir sus propios formatos. También proporciona las interfaces de acuerdo al OAGIS (Open Applications Group Integration Specification). Interconexión con sistemas No es posible. Versión de pago y soporte técnico Compiere contiene 3 productos diferenciados [16]: community, estándar y profesional. El único libre de pago es el comunity que no ofrece ningún tipo de soporte de la empresa distribuidora pero que ofrece todo el código fuente del ERP. Internacionalización La instalación está en inglés aunque Compiere provee la traducción de los siguientes elementos del sistema al lenguaje que usted requiera: Pantallas Informes Mensajes Datos almacenados Transacciones Muchas aplicaciones le permiten traducir pantallas, informes y mensajes, pero solo unos pocos la traducción de datos y aún menos, la traducción de transacciones. Además tiene la opción de cambiar el lenguaje del usuario del sistema y, finalmente, es posible que la emisión de los documentos sean realizados en el lenguaje de su cliente o proveedor, independientemente del lenguaje que usted utiliza en la aplicación. Los formatos de fechas y/o direcciones son también reemplazados con los del país de 47/61

49 destino. Al estar la traducción basada en diccionario, es mucho más consistente que otras aplicaciones que tienen herramientas que permiten traducir los distintos elementos. Customización Además de la posibilidad de personalizar las Interfaces de Usuario, Informes y Extensiones, Compiere proporciona capacidades de personalización adicionales: Preferencias Default o elecciones preseleccionadas Preferencias de Login: Organización, Lenguaje, Fecha de Transacciones e Impresora. Preferencias definidas por el Usuario, tales como tipos de transacciones específicas. Personalización de la Barra de Menú, permitiendo guardar cualquier entrada en la barra (Ventanas, Procesos, Informes) como un acceso rápido. La Terminología puede ser cambiada. Por ejemplo si los usuarios en lugar de Productos utilizan Ítems o Artículos, o a la Organización la denominan Sucursal, etc. Los Textos de Ayuda pueden ser modificados y extendidos por el usuario para proporcionar sugerencias y ayudas específicas. Las personalizaciones son definibles a diferentes niveles: Sistema o implementación Ventana, si es apropiado (por ejemplo para preferencias) Cliente Organización Usuario Específico Extensibilidad Como el código fuente está disponible, se podrá modificar y ampliar cualquiera de éstos. Gestión de usuarios Primer nivel de seguridad en Compiere. Los usuarios entran a la aplicación con un Rol específico. Si bien un usuario puede tener muchos roles, el acceso a Compiere se obtiene basado en el Rol que se escogió al momento de entrar. 48/61

50 Los roles definen la Organización, Ventanas, Procesos, Formularios, Workflows y Tareas (en adelante llamadas entidades) a las que el usuario puede acceder. El usuario no ve ítems de menú a los que no tiene acceso; no es que los tiene deshabilitados, sino que sencillamente no los puede visualizar. Los Roles también definen las acciones que el usuario puede efectuar en las entidades a las que tiene acceso La definición de Rol permite que una serie de acciones pueda ser habilitada o deshabilitada para cada Rol en particular: Mostrar Contabilidad: le permite al Rol acceder a los Tabs y Ventanas con información contable. En caso de estar deshabilitado, los usuarios con este rol no podrán ver ni modificar información contable. Informes: permite al Rol el acceso a informes. Exportar: permite la exportación de datos. Para permitir la exportación, el Rol debe tener habilitado Informes también. Bloqueo Personal: le permite al Rol bloquear registros para que no puedan ser accedidos por otro Rol. Acceso Personal: le permite al Rol acceder a registros que han sido bloqueados. Solo Lectura: controla que el Rol tenga permitido hacer modificaciones a los registros. Entidad Dependiente: controla si el acceso debe estar restringido para otras pantallas y procesos que usan ese registro; por ejemplo permitir que alguien que trate con Términos de Pago pueda ver Ordenes, Facturas, etc., donde se utilice algún Término de Pago. Sobrescribir Precio Límite: controla la posibilidad de sobrescribir los precios límites cuando se introducen ordenes o facturas. Mantener Log de Cambios: determina si el sistema debe mantener un registro de los cambios efectuados por los usuarios de este Rol. Acceso a Todas las Organizaciones: controla el acceso a las Organizaciones. Si no está habilitado, es posible restringir el acceso a una organización asignada para un usuario específico. Nivel de Preferencias: controla la posibilidad de los usuarios del rol de establecer preferencias a nivel de Cliente, Organización, Ventana o Usuario. Segundo nivel de seguridad de Compiere. Para un determinado Rol y privilegios, es posible además establecer el acceso a tablas, columnas o registros específicos. Por Ejemplo: 49/61

51 Que determinados usuarios solo puedan crear Ordenes de Venta con el Término de Pago Inmediato; así, no podrán seleccionar, por ejemplo, el Término de Pago Crédito. Prevenir que ciertos usuarios puedan utilizar determinadas cuentas contables en el Diario o ver información de esas cuentas. Cuando un Rol tiene habilitado el Bloqueo aparece un icono de bloqueo en la barra de herramientas. El bloqueo en posición abierta, indica que el registro está abierto a todos los usuarios, mientras que en posición cerrada significa que solo está abierto para el usuario Mercado español Compiere puede ser adaptado al mercado español ya que ofrece diferentes tipos de contabilidad (multi-contabilidad). El impuesto IVA está adaptado ya que se pueden personalizar diferentes impuestos (multi-impuestos). Lenguaje de programación Los componentes de la aplicación Cliente están escritos enteramente en Java, diseñados para utilizar las capacidades que brindan las PC s actualmente. La aplicación Java o cliente Java Applet es la elección ideal para altos volúmenes de datos y proporciona una interfase gráfica de usuario de alto rendimiento. Se comunica vía thin JDBC (Java Database Connectivity) con la base de datos y mediante RMI (Remote Method Invocation) con el servidor de aplicaciones. El cliente puede acceder a los servidores a través de Internet o de una Intranet. Actualizaciones Las actualizaciones se encuentran en la página oficial de descargas de Compiere. Todas las nuevas releases podrán ser descargadas pero si existe algún tipo de error o actualización específica, sólo tendrán acceso las empresas que lo hayan contratado. Empresas implantadoras Existen varias empresas implantadoras de Compiere, por ejemplo: Directive Soft: Global Quality System & Solutions: Características funcionales Gestión de datos maestros 50/61

52 Compiere ofrece una gestión de todos los datos maestros de los diferentes módulos. Proveedores, clientes, empresas, usuario, etc. Gestión de almacenes y producción Compiere contiene un módulo para la gestión de los almacenes y producción de materiales diversos. Compiere soporta las siguientes características en el manejo avanzado de almacenes: Múltiples almacenes físicos y cada uno de ellos puede ser descompuesto en múltiples almacenes lógicos, como recepción, control de calidad y testeo, almacenamiento y entrega. Almacenar en cada almacén en una ubicación referenciada por 3 ejes (pasillo, cajón y nivel) definido por el usuario. Múltiples unidades de Medida (por ejemplo almacenar en cajas y vender en unidades). Prioridades de salida, para asegurarse que salen de una ubicación con una secuencia preestablecida. Prioridades de usuario para despachos o recepción. Los movimientos de inventario entre ubicaciones o almacenes pueden configurarse para que se efectúen con la documentación adecuada y el manejo de stock en tránsito. Las tomas y los ajustes de inventario pueden ser procesados en paralelo con las actividades de venta. El stock utilizado para propósitos internos puede ser fácilmente descontado para registrar el decrecimiento de stock y las consecuencias financieras de la contabilidad general. La documentación de entrega, puede ser creada en forma serial (batch) o individualmente una por orden. Los bienes recibidos de los proveedores pueden ser comparados directamente con la orden de compra o la factura del proveedor. El sistema permite tener un disponible para prometer, calculado teniendo en cuenta las reservas para envíos a realizar a clientes y las recepciones esperadas del proveedor. Las Listas de Reabastecimiento de Material, son creadas basadas en reglas de reabastecimiento de inventario. Los pedidos y órdenes de compra pueden ser generados automáticamente desde el Informe de Reabastecimiento de Material. Compiere además permite: Seguimiento de Lotes/Series y manejo de números de serie. Listado de número de parte del proveedor y otros atributos. 51/61

53 Listado de materiales o desmontaje. Fusión de productos. Cantidades de stock negativas. Administración de Activos. Gestión de facturación/ventas Compiere cubre el proceso de negocios requerido para la creación de una propuesta para un cliente, administración de órdenes de venta, facturación y cobros. En los sistemas tradicionales esta funcionalidad se encuentra generalmente en los módulos llamados procesamiento de órdenes de venta y cuentas a cobrar. Compiere permite la creación e impresión de propuestas a clientes basadas en listas de precios generales o específicos por cliente. Las propuestas pueden ser efectuadas de manera tal que reserven inventario inclusive. Pueden ser modificadas en cualquier momento y ser convertidas automáticamente en órdenes de venta sin necesidad de introducir datos adicionales. Desde una orden de venta se pueden generar de manera automática documentos de entregas y facturas. Adicionalmente, es posible generar automáticamente Órdenes de Compra a Proveedor para los ítems de una orden de venta y que se efectúe la entrega directamente al cliente si corresponde. Los diferentes tipos de órdenes de venta, causan diferentes comportamientos en el proceso de negocio. Es posible convertir propuestas a cualquier tipo de orden e inclusive cambiar de un tipo de orden a otro. En base a los detalles tomados de la orden de venta, se pueden generar uno o más envíos, inmediatamente o automáticamente cuando existe inventario disponible. En base a acuerdos con los clientes, las facturas pueden ser generadas: Inmediatamente después de cada envío, Cuando la orden se entrega de manera completa, o Basadas en un calendario de facturación predefinido para el cliente. Por ejemplo, una factura resumen, que contiene todos los envíos realizados en los días previos, semanas o meses. Cuando se recibe una orden de venta o factura, las reglas de pago permiten flexibilidad en la generación automática de recibos: Por transacciones en efectivo, se genera automáticamente una entrada en el Libro de Caja 52/61

54 Por transacciones con tarjeta de crédito, cheque y débito directo se genera una entrada automática contra la cuenta bancaria correspondiente. Actualmente Compiere soporta los procesadores de pago de VeriSign PayFlowPro y se planean agregar otros procesadores en futuras versiones del software. Los Ítems Abiertos son actualizados introduciendo un pago (por ejemplo recibiendo un cheque o creando un débito directo), creando una entrada en el Libro de Caja (por ejemplo una factura cobrada por caja) o durante el proceso de conciliación bancaria (por ejemplo transferencias bancarias). Gestión de proveedores Cubre el proceso de negocios necesario para la creación de pedidos, órdenes de compra, recepción de mercadería, facturas de proveedores y el procesamiento de pagos. Esta funcionalidad está integrada con la Administración de Abastecimiento (SCM). Los módulos de Compras y Cuentas a Pagar contienen esta funcionalidad en los sistemas tradicionales. La recepción de material es procesada creando un registro de recepción de material. Estos registros son entonces comparados con las órdenes de compra o facturas del proveedor. Es posible generarlas automáticamente desde órdenes de compra o facturas de proveedor para disminuir la introducción de datos manuales. Las facturas de proveedor pueden ser introducidas manualmente, en base a la factura del proveedor, o ser creadas automáticamente desde órdenes de compra o recepciones de material, en cuyos casos son comparadas con éstos. La recepción de material puede ser creada desde la factura de proveedor, cuando ambas llegan al mismo tiempo. Compiere permite generar pagos basados en términos de pago (30 días, contado, etc.), permitiendo además la incorporación de descuentos automáticos. Los pagos pueden ser efectuados mediante transacciones de débito directo (transferencias ó ACH) o imprimir los cheques en formularios preimpresos otorgados por el banco. Gestión de contabilidad Esta funcionalidad cubre el costeo y dimensiones contables de la aplicación. Las entradas contables son generadas automáticamente en base a reglas que son aplicadas a documentos de transacciones y son definidas por el sistema, pudiendo ser extendidas por el usuario si lo desea. Estas reglas, definen los códigos de cuentas para cada grupo de transacciones generadas por un documento contable, permitiendo que la mayoría de las transacciones sean introducidas al sistema sin que los usuarios deban conocer los números de cuentas a imputar. El sistema también permite la introducción manual para generar imputaciones adicionales (actual, presupuesto y estadística). El sistema facilita la creación de reglas definidas por el usuario que permiten que importes debitados o acreditados en el sistema por cualquier documento sean distribuidas sobre múltiples cuentas 53/61

55 contables. La mayoría de las transacciones contables son generadas como consecuencia del procesamiento de Documentos, permitiendo grabar las transacciones individuales en múltiples esquemas contables. Los diarios manuales, permiten crear entradas contables para un esquema contable en particular. Compiere soporta la auto reversión de entradas en el diario y proporciona la funcionalidad de documentos recurrentes, que permite procesar cualquier documento basado en transacciones. Gestión de proyectos Compiere no dispone de esta funcionalidad. Gestión documental Compiere no dispone de esta funcionalidad. Gestión de clientes (CRM) El CRM en Compiere no es un módulo independiente, sino una vista lógica de todas las actividades relacionadas con los clientes o potenciales clientes (llamados prospectos). En Compiere las funciones de CRM son una parte integral del proceso de negocio, por lo tanto no se requieren procesos batch ni de sincronización, como es habitual en los sistemas de CRM tradicionales. Puede administrar la creación, distribución y seguimiento del cliente, proveedor y los pedidos generados internamente, para asegurar un tiempo de respuesta oportuno, crecimiento de acuerdo a procesos y tiempos definidos. Compiere soporta los siguientes tipos de requerimientos en el área de CRM: Información: requerimiento no estructurado originado desde la web o vía . Servicios: requerimientos estructurados para realizar un servicio en un lugar y fecha determinados. Cargos: requerimiento estructurado para reembolso de costos. Cuenta: requerimiento estructurado relacionado con una orden, factura, despacho o pago relativo a un proveedor o cliente en particular. Garantía: requerimiento estructurado relacionado con un problema con un servicio o producto. Ayuda: requerimiento estructurado de servicios a clientes. Dependiendo del tipo de requerimiento que se trate, este puede ser convertido automáticamente a un documento (por ejemplo una oferta, orden o factura). Es posible enviar manual o automáticamente un de confirmación con un número de seguimiento y, utilizando ese número, el autor del 54/61

56 requerimiento puede actualizar información en el mismo. Los requerimientos pueden ser asignados a usuarios del sistema, para que tome acciones o realice el seguimiento. Los requerimientos pueden ser generados también en base al estado de la cuenta (por ej. fecha de la última venta, pago vencido, etc.) para el seguimiento por parte de la fuerza de ventas o de atención al cliente. Compiere soporta la creación de mailings. Gestión de RRHH Compiere no posee esta funcionalidad. Inteligencia de negocio Generación de informes e inteligencia de negocio Compiere proporciona tres tipos de informes: Informes por listas desde cada ventana. Informes financieros. Vistas OLAP (utilizando la herramienta OLAP de Oracle u otras herramientas OLAP de terceras partes). Las listas están basadas en información de las ventanas y es posible generar múltiples informes para cada ventana en el sistema. Cualquiera de esos informes pueden ser iniciados desde dentro de una ventana en particular o, alternativamente, colocarlos en el menú, incluyendo parámetros definidos por el administrador del sistema. Los visores OLAP proporcionan diferentes dimensiones (como cuentas, productos, clientes) que serán mostrados en formato tabular o gráfico. Compiere brinda la información necesaria para mostrarla en el visor OLAP de terceros que seleccione el usuario. Los datos pueden ser almacenados también en datawarehouses de terceros que elija el usuario. Informes personalizados Compiere diferencia la vista del modelo. La aplicación provee un número de vistas estándar predefinidas, pero es posible que el usuario cree vistas adicionales de los datos utilizando sentencias Select de SQL provistas por el mismo. A diferencia de otras aplicaciones, el usuario no necesita resolver referencias a claves foráneas (que requeriría conocer el modelo de datos) o preocuparse por la seguridad de los datos, ya que Compiere resuelve esos temas de manera automática. Generalmente, la gente tiene diferentes preferencias en cuanto a la forma en que cada informe debería mostrarse. Por ello Compiere permite que el usuario defina los informes a nivel del Sistema, Cliente, Organización o inclusive Usuario: 55/61

57 Columnas del informe Orden de las columnas Orden dentro del informe Cabecera de las columnas Sumas, conteos de cantidad, mínimo, máximo, desviación, media y varianza (para las columnas numéricas). Agrupación El lenguaje del informe está basado en el lenguaje que el usuario escogió en el momento de entrar a la aplicación y cada usuario puede tener uno diferente. La selección de datos se hace mediante los parámetros del informe introducidos cuando se inicia el mismo, o mediante el panel de Consulta avanzado, lo cual permite al usuario introducir un criterio del estilo consulta por ejemplo ( query by example ) extendido Conclusiones Compiere ERP está desarrollado por una empresa privada (Compiere Inc.), con recursos propios y partners tecnológicos que permiten basar su desarrollo en métodos tradicionales. Sin embargo, esta empresa ha decidido distribuir la aplicación basándose en una licencia de código abierto, que permita una mayor versatilidad a aquellos clientes que la adquieran. No obstante, en este caso, hay distintas ediciones de la herramienta (community, standard y professional), cada una de las cuales incorpora más funcionalidades que la anterior, así como soporte técnico, y de las cuales, únicamente la edición community, se puede descargar sin coste alguno. Dicha edición tiene una funcionalidad limitada comparándola con las otras dos, así como con otras herramientas ERP que no imponen coste alguno (ver [16]). Aun así, es posible descargar versiones completamente funcionales de todas las ediciones como para evaluar su calidad y poder decidir su adquisición final. Compiere ERP está íntegramente desarrollada en Java por lo que puede utilizarse tanto en entornos Windows como Linux/Unix. Así mismo, la posibilidad de usar como base de datos tanto PostgreSQL como Oracle, permiten aun mayor versatilidad. Del mismo modo que otros ERPs, Compiere se puede utilizar accediendo al sistema mediante un cliente Java dedicado, pero también usando un entorno web. No obstante, este entorno web solo está disponible en la versión profesional. En cuanto a la interconexión entre Compiere y otras herramientas externas, esta implementada la posibilidad de exportar los resultados a varios formatos estándar, que luego pueden ser utilizados en otras herramientas, como Excel, Word, XML, PDF, HTML. Así mismo, es posible también crear 56/61

58 scripts en SQL para acceder directamente a la base de datos, así como pequeños scripts con la sintaxis Java para ampliar las posibilidades de importación y exportación. 4. Conclusiones En este informe se han presentado cuatro herramientas de gestión empresarial (ERPs) de código abierto, con el objetivo de poder decidir cual de todas ellas es la más adecuada para la implantación en una empresa. Se han tenido en cuenta las distintas características tanto generales como funcionales indicadas anteriormente en los apartados 1 y 2. En las tablas 1 y 2 pueden verse las comparaciones tenidas en cuenta para evaluar los sistemas ERPs escogidos. Teniendo en cuenta estas características, podemos descartar en principio la herramienta Compiere ERP, ya que ésta, en su versión libre, dispone de muchas menos funcionalidades que las demás, que las incluyen sin coste alguno. En dichos casos el único coste económico que se debería abordar sería el del soporte técnico a contratar, por medio de alguna consultora dedicada, en caso de desearlo, ya que todos poseen documentación y un servicio de foros de discusión donde realizar consultas bastante completo. En caso de estar dispuesto a sufragar dicho coste económico, Compiere no es una mala opción, ya que dispone de muchas funcionalidades y dicho coste es menor que el de los otros ERPs estudiados. Aunque OpenXpertya es una buena elección en cuanto a herramienta software, porque es muy flexible y está adaptada al mercado español, carece de algunas funcionalidades importantes, como son la gestión documental y la inteligencia de negocio, además de tener un soporte limitado a la gestión comercial y de producción. Por esta razón, en caso de no desear estas funcionalidades, no debería ser una herramienta a descartar. No obstante, hay otros ERPs que poseen dichas funcionalidades y no suponen peor opción en otros aspectos. Una vez descartadas OpenXpertya y Compiere ERP, vemos que Open ERP y Openbravo ERP poseen características semejantes, por lo cual cualquiera de las dos podría ser una elección factible. Si bien Openbravo no dispone de un gestor documental ni de recursos humanos, es posible implantarla en una empresa que tenga instalada una base de datos Oracle, que en alguna ocasión puede ser una restricción. Además, está desarrollada en Java, que en teoría permite la implantación en un mayor número de sistemas si se dispone de la máquina virtual correspondiente. Sin embargo, Openbravo tiene un soporte peor que OpenERP en cuanto a la exportación de datos y la interconexión con herramientas externas. Además, Openbravo no dispone de un cliente dedicado que no sea web, lo cual puede ser recomendable ya que en teoría funcionan de forma más eficiente que un cliente web. También hay que decir que, aun siendo modular, no es posible implementar pequeñas funcionalidades nuevas creando módulos e instalándolos en el sistema. 57/61

59 Así pues, si las restricciones que obligarían a escoger Openbravo no se cumplen, la opción mas recomendable como sistema ERP de los evaluados sería OpenERP, ya que tiene implementadas todas las funcionalidades evaluadas y como herramienta software es también la más completa y versátil. 58/61

60 Referencias [1] Postgresql. [2] Openerp. [3] Licencia gpl. [4] Modulos de erp. [5] Python. [6] Java. java.sun.com. [7] Openbravo erp. [8] Licencia openbravo public license. [9] Licencia mpl. [10] Oracle. [11] Openxpertya. [12] Licencia lpo. es.wikipedia.org/wiki/lpo. [13] Compiere erp. [14] Licencia cpl. [15] Arquitectura de compiere erp. [16] Ediciones de compiere erp. 59/61

61 Características generales OpenERP Openbravo ERP OpenXpertya Compiere ERP Licencia GPL [3] OPL [8] LPO [12] CPL [14] Sistema operativo Multiplataforma Multiplataforma Multiplataforma Windows/Linux BBDD PostgreSQL Oracle y PostgreSQL Oracle y PostgreSQL Oracle y PostgreSQL L. de programación Python Java Java Java Interfaz de usuario Web y GUI con GTK Web Web y GUI con Java Web y GUI con Java Requerimientos BD y Python BD, JRE y Tomcat BD, JRE y JBoss BD y JDK Interconexión Implementado en módulos? I/O de datos en fichero Modularidad (+ de 200 módulos) Versión de pago Soporte técnico Internacionalización Customización Extensibilidad Gestión de usuarios Mercado español Actualizaciones E. implantadoras Soporte total Soporte parcial No soportado Tabla 1: Requisitos soportados por cada ERP 60/61

62 Características funcionales OpenERP Openbravo ERP OpenXpertya Compiere ERP Gestión de datos maestros Gestión de almacenes Gestión de facturación Gestión de contabilidad Gestión de producción Gestión de proyectos Gestión de proveedores Gestión de clientes (CRM) Gestión de RRHH Gestión documental Inteligencia de negocio (BI) Generación de informes Infomes personalizados Soporte total Soporte parcial No soportado Tabla 2: Funcionalidades soportadas por cada ERP 61/61