Soluciones de Negocios Administración de la relación con los Proveedores

Transcripción

1 Soluciones de Negocios Administración de la relación con los Proveedores

2 SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPRAS El Sistema de Gestión de Compras es una aplicación que permite administrar el proceso de las compras de materiales productivos y no productivos, desde la solicitud de compra por parte de las áreas que requieren, hasta el seguimiento de las recepciones de mercadería generados por almacén. Su funcionalidad es muy práctica ya que que permite informar a traves de correo electrónico, la generación de solicitudes de compras, y así disparar el proceso hasta la recepción de la misma. El sistema brinda soporte a las actividades relacionadas a la gestión de solicitudes de compra internas, relacionando la información de solicitudes con la información de órdenes de compra y presupuestos de proveedores. Además permite administrar la información de inventario y de proveedores. Incluye lo siguiente: Solicitud de compra: Aplicación de precios, descuentos y control de precio límite. Control en almacén pendiente de recibir. Corrección de pedidos. Creación de Ordenes de compra a partir de pedidos Pedidos de Cotización: Selección de proveedores, aplicación automática de ítems a cotizar. Múltiples proveedores, automatización de cotizaciones vía mail. Ordenes de compra: Aplicación precios, descuentos. Creación automática a partir de líneas de pedido pendientes. Anulación de Ordenes de Compra. Relacionamiento de Documentos: Entre solicitudes de Compra, Cotizaciones y Órdenes de Compra. Recepciones de mercadería: Por almacén y control de vencimientos de entrega. Informes Varios: Solicitudes de compra, Pedidos de Cotización, Ordenes de Compra, Proveedores, Selección de Proveedores. Evaluación de proveedores: Por cumplimiento en las entregas, calidad del servicio, y precios.

3 BENEFICIOS De fácil uso: Los usuarios pueden tener todas las herramientas necesarias para sus actividades diarias, y una interfaz muy intuitiva permite la facilidad de operación. Capacidad de Integración: El usuario podrá tener en una misma herramienta controlada y gestionada su actividad de gestión, el control de las compras y sus citas agendadas con los proveedores. Potente: Tiene disponible una gran cantidad de herramientas que proporcionan componentes de gran alcance de funcionalidad. Nivel de seguridad: Tiene un gran énfasis en la seguridad, y los niveles de acceso de los usuarios Valida seguridad a través de políticas definidas por los administradores. Posee múltiples niveles de acceso, por menú y por elemento. Completamente Adaptable: Pueden realizarse cambios a nivel de la estética, incorporando diseños corporativos y modificaciones a los elementos básicos, como tipo de fuente, color, etc., permitiendo cambiar rápidamente el aspecto total de las aplicaciones. Integrable: Arquitectura Abierta. se pueden embeber o conectar con aplicaciones corporativas del tipo ERP, SCM, Workflow, etc. También intranets y otras aplicaciones web. FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA El sistema brinda un workflow de trabajo para las aprobaciones de los diferentes documentos (Ordenes de Compra, Solicitudes de Compra, Cotizaciones). En lasiguiente figura se muestra el esquema estándar de creación y aprobación de documentos, considerando que estos pasos de aprobación pueden ser configurados en la implementación del sistema.

4 FUNCIONALIDADES Estas son las principales características funcionales del sistema de gestión y seguimiento de compras y proveedores: Solicitudes de Compra Permite administrar la generación, modificación, consulta y reportes de las solicitudes de compra. Dentro de este menú encontramos las siguientes funcionalidades: Administrar Solicitudes de Compra: Permite realizar altas, bajas modificaciones, consultas, reporte, impresión, anulación y aprobación de las solicitudes de compra. Consultar estado de solicitudes: Permite consultar actualizar y consultar el estado de la recepción de productos en almacén, para llevar un seguimiento de las solicitudes de compra. Autorización de Solicitudes de Compra: Permite a los responsables de área tener de un vistazo las solicitudes de compra que tienen pendientes de revisar y autorizar. Reporte de Solicitudes de Compra: Permite generar un reporte de las solicitudes de compra generadas en el sistema aplicando diversos filtros, que luego puede ser impreso o exportado a formato pdf. Cotizaciones Permite administrar la generación, modificación, consulta y reportes de las cotizaciones o pedidos de cotización dependiendo del estado. Dentro de este item encontramos las siguientes funcionalidades: Administrar Pedidos/Cotizaciones: Permite realizar altas, bajas modificaciones, consultas, reporte, impresión de los pedidos de cotización y las cotizaciones enviadas por los proveedores. Reporte de Cotizaciones: Permite generar un reporte de las cotizaciones y los pedidos de cotización generadas en el sistema aplicando diversos filtros, que luego puede ser impreso o exportado a formato pdf.

5 Administrar, Controlar, Imprimir Cotizaciones: Permite realizar todas las operaciones de altas, bajas, modificaciones, consultas y listados de las cotizaciones y los pedidos de cotización. Adicionalmente permite generar los antecedentes de proveedores relacionado con los precios, cumplimiento y calidad el servicio. Administrar, Aprobar, Imprimir Solicitudes de compra: Permite realizar todas las operaciones de altas, bajas, modificaciones, consultas y listados de las solicitudes de compra. Llevar un seguimiento de las órdenes de compra, relacionadas a cada una de las solicitudes y los presupuestos. Permite generar avisos automáticos a los responsables de las áreas solicitantes y del área de compras. Administrar, Aprobar, Imprimir Ordenes de compra: Permite realizar todas las operaciones de altas, bajas, modificaciones, consultas y listados de las solicitudes de compra. Permite además llevar un seguimiento de los proveedores y de sus actividades de servicio. Permite generar avisos automáticos a los responsables de las áreas solicitantes cuando la mercadería ha llegado o está a punto de llegar. Exportar Documentos a Excel: Permite exportar los documentos del sistema (Solicitudes Cotizaciones, Ordenes de Compra) a formatos Excel o compatibles con Office. Recepción de Mercadería: Reportes de Solicitudes de Compra con diferentes filtros Reporte cotizaciones por proveedor con diferentes filtros Reporte de Detalle de productos solicitados por área, fecha y estado Reportes de Órdenes de compra por diferentes filtros Selección Inteligente de Proveedores Historial de cotizaciones Control y Seguimiento de Compras Administración de usuarios y Permisos Integración con Microsoft Office Alertas de Escritorio para el seguimiento de compras Gestión de Proveedores Gestión de Productos QUE OFRECEMOS Personal calificado y disponible para dar soluciones de arquitectura tecnológica y soporte al desarrollo en nuevas. Tecnologías e integración de productos. Nos dedicamos a desarrollos empresariales de costo accesible para PYMES. Para acompañar a las empresas en la implementación de estas soluciones brindamos los siguientes servicios de valor agregado: Reingenierías de procesos Definición de circuitos de compras Workflow de solicitudes de compra Optimización de Proveedores y Actividades Integración con Plataformas existentes Tableros de comando y Análisis Dimensional