Programa de comercialización de grano

Transcripción

1 Programa de comercialización de grano

2 ProCOGRAN es un software que ayuda a la administración del acopio y comercialización de granos. Características: Genera pólizas contables compatibles con el sistema de contabilidad CONTPAQi. Exporta la mayoría de sus reportes a Microsoft Excel para su edición. Realiza reportes especiales para ASERCA. Puede administrar varias empresas en el mismo sistema.

3 HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

4 Contratos: Se especifican los productores que lo conforman y la cantidad de grano que están contratando cada uno estos, para poder presentar los reportes de una mejor manera. Datos generales: en esta ventana se especifican los datos generales del contrato; comprador, producto, cantidad a contratar, entre otros. Productores: en esta pestaña se establecen los productores que integran el contrato y las cantidades de granos contratado. Importación y exportación: esta ventana permite la importación y exportación de los datos de los productores a través de una hoja de cálculo de Excel.

5 Acopio En la sección de movimientos, la ventana más importante es la de boletas de entrada, ya que el sistema gira alrededor de la información que se captura en esta sección. Dentro de esta ventana se introducen los datos del productor y se especifica el producto que está entregando. Al introducir los datos correspondientes al análisis hecho al recibir el producto, el sistema realiza los descuentos y deducciones, así como la generación de las pólizas contables correspondientes.

6 Acopio: En esta ventana se capturan las boletas de entrada del grano, teniendo los campos básicos donde se especifica el productor, producto y algunos datos adicionales de la boleta. Deducciones: se especifican los valores para generar los descuentos realizados tanto en peso como en dinero, por cada boleta. Póliza: se genera automáticamente la póliza contable correspondiente a la boleta de entrada.

7 Reportes: En el transcurso del acopio de grano es necesario contar con información del proceso de acopio tanto para los administrativos de la empresa como para poder informar al comprador (en algunos casos). El sistema cuenta con una gran variedad de reportes; dentro de los cuales se encuentran los Reportes para el comprador, Reportes para ASERCA, y diversos reportes gerenciales para uso interno de la empresa. El reporte de boletas por productor es un concentrado de todas las boletas entregadas por el productor en un rango establecido. El reporte de existencias por almacén indica las existencias en peso campo y peso analizado.

8 El reporte de entrega por productores contratado especifica la lista de los productores, lo que contrato cada uno, lo que ha entregado y la diferencia entre estos. Existe una ventana especial dentro de los reportes la cual se llama reportes para el comprador. Uno de los principales reportes en esta ventana es el de acopio por periodos en el cual se especifican periodos de fechas de entrega de grano, esto se puede filtrar por contrato o por entrega libre; se pueden generar tantos periodos como sea necesario. Este reporte se exporta directamente a Microsoft Excel.

9 Facturación: Una vez que se cuenta con las existencias suficientes para la venta del grano, se generan facturas para el comprador. El sistema cuenta con una parte específica para esta acción, donde se dan de alta facturas generando de igual manera la póliza contable del movimiento. La ventana de facturación permite guardar las facturas realizadas; esto para poder liquidar a los productores más adelante. Al crear la factura se genera automáticamente su póliza contable.

10 Liquidaciones: Una vez que el comprador decide enviar el pago correspondiente a las facturas expedidas; es momento de liquidar al productor, sin embargo en algunas ocasiones es necesario liquidar por partes a cada uno de los productores, es decir un mismo productor puede tener 2 o más liquidaciones, en ocasiones con diferentes precios cada una. Por ello en la ventana de liquidaciones se pueden seleccionar las boletas a liquidar a un productor, cambiarle el precio a la boleta e imprimir un concentrado y detalle de las mismas en una sola ventana. En esta sección el sistema no genera una póliza contable, solo manipula la información.

11 Al seleccionar el productor al cual se le va a generar la liquidación se cargan automáticamente las boletas que no estén liquidadas de ese productor. Al seleccionar alguna factura registrada se actualiza el precio al cual se va a liquidar, o puede hacerse manualmente. Se pueden seleccionar las boletas que se deseen liquidar, al actualizar el cálculo aparece el monto en peso y dinero a liquidar de las boletas seleccionadas.

12 Reportes para ASERCA Después de iniciar las liquidaciones o al concluir las mismas, ASERCA pide ciertos reportes con respecto al acopio y liquidación de los productores, para esto el sistema cuenta con una ventana especial en la cual se pueden generar estos reportes de manera automática, de acuerdo a la información capturada en su base de datos. En esta ventana se generan los reportes de boletas de productor, desglose de facturas y liquidaciones por productor. Todos los reportes de esta sección se exportan directamente a Microsoft Excel para así poder poder configurar su formato de presentación y darles el manejo deseado.

13 Boletas por productor: En este reporte se especifican los productores, los folios de las boletas de acopio, lo contratado y lo pagado. Desglose de facturación: Aquí se dividen los productores que conforman una factura, se generan los desgloses de todas las facturas en un mismo archivo. Desglose de liquidación: Se genera una relación de liquidaciones por productor, es decir: se enlistan todas las liquidaciones por productor, separados por espacios.

14 Embarques: El sistema cuenta con una ventana específica para capturar las boletas de salidas o embarques, gracias a la información generada en esta sección del sistema se pueden obtener los reportes del estado de cuenta del comprador, cuánto se le ha embarcado y cuál es el faltante con respecto a lo contratado. La información generada en esta parte del sistema actualiza los reportes de existencias, concentrados de contratos, entre otros reportes. Pólizas: En esta ventana se muestran las pólizas derivadas de los movimientos realizados en el programa. Desde aquí se genera el archivo para su traspaso a CONTPAQi.

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