ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA CM

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1 ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA CM de Noviembre de NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la Entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales, para atender a su público objetivo en sus 18 sedes a nivel nacional. Dentro de las funciones del área de Gestión de Sistemas, está la de administrar y mantener actualizada la plataforma tecnológica de apoyo a la operación de los procesos y procedimientos que la Entidad ejecuta en cumplimiento de sus labores misionales; así las cosas, se requiere el fortalecimiento de los servicios del sistema informático, la estandarización de los procesos administrativos y financieros manteniendo en óptimas condiciones la infraestructura tecnológica de la entidad y permitiendo las mejores prácticas en la interacción de los sistemas de información. Por lo anterior el COPNIA dentro de su plan estratégico definió como proyecto estratégico, la implementación de un ERP para mejorar el desempeño de los de los procesos de la entidad, orientado a satisfacer sus requerimientos en términos de planeación y administración de la información, que integre en una solución las aplicaciones financieras y administrativas de la entidad. En este sentido, se ha dividido el proyecto en dos fases, una de planeación y otra de ejecución, en la primera fase, un proceso de selección que permita contratar los servicios profesionales de consultoría para que desarrolle el estudio técnico para la implementación de un sistema administrativo y financiero tipo ERP, aplicando las mejores prácticas, que deben contener mínimo los siguientes módulos funcionales: Contabilidad

2 Nómina Presupuesto Tesorería Activos Fijos Inventarios Contratación Talento Humano Mantenimiento 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO Y ALCANCE, CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO Y CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 2.1. OBJETO Elaboración del estudio técnico para la adquisición e implementación de una solución ERP institucional, la asesoría durante el proceso de selección del contratista que la implementará, así como la interventoría técnica, administrativa y financiera durante la ejecución del proyecto ALCANCE La definición de la Arquitectura de Procesos del COPNIA, cubrirá las perspectivas del área Administrativa y Financiera, en los siguientes procesos Informáticos: Proceso Informático Gestión Contable Proceso Informático Gestión Tesorería (Ingresos- Egresos) Proceso Informático Talento Humano Proceso Informático de Nomina Proceso Informático de Presupuesto Proceso Informático Inventarios Proceso Informático Activos Fijos Proceso Informático de Contratos Proceso Informático Mantenimiento Proceso Informático integración procesos de recaudo y misionales 2.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Obligaciones Generales Dentro de las obligaciones principales de la consultoría, está la de realizar un estudio técnico para la adquisición e implementación de una solución ERP institucional, acorde

3 con los requerimientos del COPNIA, asesorar y presentar la ficha técnica que sirva de soporte para llevar a cabo el proceso de contratación para su implementación. Así mismo, es necesario adelantar todas las gestiones inherentes a la interventoría técnica, administrativa y financiera que el proyecto de implementación del sistema requiera para su óptimo funcionamiento. Entregar al supervisor del contrato los documentos que sustenten el cumplimiento de las obligaciones, así como los archivos físicos y magnéticos de los informes que reflejen las actividades realizadas durante la ejecución del contrato. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión de la ejecución del contrato. No instalar ni utilizar software, sin contar con la autorización previa y escrita de parte del supervisor del contrato. Entregar para cada pago, la certificación suscrita por el representante legal o el revisor fiscal, que acredite el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje), durante los últimos seis (6) meses, acorde con el artículo 50 de la Ley 789 de Cargas de Trabajo del Equipo Mínimo Requerido a) Director e Interventor del Proyecto Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas, Industrial, de producción, de procesos, Electrónica, Eléctrica, Sistemas y Computación, o afines, con estudios de postgrado relacionados en áreas administrativas, informática, tecnología, sistemas, computación, interventoría, gerencia de proyectos, áreas de la TICs o afines. Con experiencia general igual o superior a cinco (5) años y experiencia específica igual o superior a tres (3) años en gerencia de proyecto y la elaboración de estudios e interventoría sobre proyectos similares al del objeto contractual. Tendrá a su cargo la responsabilidad del manejo de la consultoría y la comunicación en forma permanente con el COPNIA; en calidad de interventor se encargará de responder por las gestiones que se encomienden al contratista que implementará el proyecto y será el enlace entre las partes contractuales. b) Profesional Auxiliar

4 Profesional No.1 Arquitecto empresarial. Profesional en Administración de Empresa, Ingeniería de Sistemas, Industrial, de Producción, de procesos, Electrónica, Sistemas y Computación, o afines, con posgrado en áreas de las TICs, sistemas, software, procesos, arquitectura empresarial, o afines. Certificado en el marco de referencia TOGAF. Con experiencia general igual o superior a tres (3) años y experiencia específica igual o superior dieciocho (18) meses en formulación de proyectos EPR y estrategias TICs en el sector estatal colombiano. Profesional No.2 Consultor de Procesos. Profesional en Administración de Empresa, Ingeniería de Sistemas, Industrial, de Producción, de procesos, Electrónica, Sistemas y Computación, o afines, con posgrado en áreas de calidad, control, informática, sistemas, software, procesos, arquitectura empresarial, o afines. Con experiencia general igual o superior a tres (3) años y experiencia específica igual o superior dieciocho (18) meses en formulación de proyectos EPR y estrategias TICs en el sector estatal colombiano. Estos profesionales atenderán y asesorarán directamente al COPNIA y atenderán consultas en todos los temas relacionados con el objeto contractual a ejecutar Plan de Trabajo 1. Estudio técnico para la adquisición e implementación de la solución ERP institucional, y la asesoría en el proceso precontractual de la adquisición. Actividades: a) Comprensión del entorno de las áreas de COPNIA involucradas en el proyecto. b) Diagnóstico y dimensionamiento de las estrategia TICs, y la hoja de la ruta para la adecuada administración de los sistemas de información ERP y la infraestructura con el fin de estar actualizados en las innovaciones tecnológicas c) Desarrollar las actividades necesarias para el diseño de la arquitectura de los sistemas de información en términos de flujos de datos que reflejen los procesos organizacionales del COPNIA. d) Recolección de la información de las distintas áreas involucradas en el proyecto, para determinar los requerimientos mínimos que deberá cumplir la solución informática ERP que se va a adquirir, en el marco de los procesos con que cuente la entidad.

5 e) Revisión y ajustes del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicación del COPNIA con el fin de alinear el proyecto con dicha directriz. f) Estudio de mercado de hardware y software para la implementación de la solución ERP asociada. g) Realización del diagnóstico y análisis de las fortalezas y debilidades de COPNIA, exclusivamente en lo que hace referencia a la realización del proyecto de cambio tecnológico mediante la adquisición y puesta en operación de un software del tipo ERP. h) Entregar la ficha técnica requerida para llevar a cabo el proyecto y con la cual se adelantará el proceso de selección para la implementación del sistema. i) Conformación de los grupos de trabajo que se van a requerir para la puesta en operación del proyecto. j) Elaboración de los Términos de Referencia para la adquisición del software y establecer un presupuesto aproximado de los costos que involucra la realización del proyecto. k) Elaboración de presentaciones de divulgación y socialización de los resultados de la consultoría a fin de lograr el compromiso formal de las áreas participantes. l) Realizar talleres de levantamiento del proceso informático con el análisis desde los niveles, gerencial, operativo y tecnología informática; consolidando la información para el desarrollo de la arquitectura base del sistema de información ERP que se implementará en el COPNIA. m) Realizar actividades de manejo de cambio en dos grupos objetivo, el grupo de usuarios líderes del proyecto de construcción de procesos informáticos que podrían ser perfilados como líderes de la implementación del sistema ERP y el grupo de usuarios operativos que serán los futuros usuarios de la herramienta ERP. n) Evaluación de Proveedores Potenciales, Selección de proveedores finalistas y apoyo en la negociación y contratación del proveedor ERP o) Acompañamiento en la selección de la solución, negociación, aspectos contractuales, manejo de pólizas y convenios de mantenimiento. p) Realizar reuniones con el área de sistemas y los directivos de la Entidad. q) Conceptos y respuesta a observaciones del proceso de contratación. 2. Llevar a cabo la interventoría técnica, administrativa y financiera durante la ejecución del contrato por medio del cual se implemente la solución de comunicaciones. Actividades: a) Formalizar mediante acta de inicio las actividades de Interventoría, dicho proceso debe realizarse junto con el contratista y el supervisor de contrato. b) El interventor será el encargado de diseñar y elaborar un plan de seguimiento y control de las actividades del contrato.

6 c) Verificación y exigencia del cumplimiento a cabalidad de todas y cada una de las actividades de carácter técnico, administrativo y financiero desde su iniciación, durante la ejecución y la liquidación del contrato. d) Acompañamiento a nivel de interventoría durante la implementación del ERP e) Realizar actividades de control y verificación inherentes a la interventoría del proyecto durante la implementación del ERP. f) El interventor debe participar en los comités técnicos, administrativos y financieros, que la Entidad convoque para el adecuado desarrollo del proyecto a ejecutar. g) El Interventor debe informar a la Entidad cualquier tipo de situación y/o desviación, amenaza o riesgo, que a su juicio sea o pueda causar retrasos en la ejecución del contrato o que ponga en peligro su cumplimiento dentro del tiempo estimado, sugiriendo las acciones correctivas que a su criterio y juicio de experto deben realizar las partes. h) Definir con la Entidad y el contratista los mecanismos de comunicación entre las partes (formatos de informes, formatos de actas, directorio de contactos entre otros). i) Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento oportuno y permanente de cada una de las obligaciones por parte del Contratista, informando oportunamente al COPNIA las causas de los incumplimientos, sugiriendo las acciones correctivas a seguir. j) Programar y asistir a las reuniones periódicas de evaluación y seguimiento que se establezcan en desarrollo del contrato. k) Verificar que no se modifique el personal mínimo del proyecto sin previa notificación y debida aceptación por parte del COPNIA y la Interventoría. l) Elaborar las actas a que haya lugar, durante la ejecución y el desarrollo del contrato, las cuales estarán debidamente suscritas por cada uno de los participantes. m) Revisar, solicitar aclaraciones y aprobar los informes que presente el contratista n) Realizar un seguimiento permanente al personal y equipos utilizados por el contratista, verificando que la cantidad y calidad de los mismos concuerde con la propuesta presentada y el contrato. o) Requerir por escrito al contratista cuando se presente demora o incumplimiento parcial o total de las obligaciones y del objeto contractual. p) Elaborar y presentar con destino a la Dirección General de la Entidad, una certificación final de ejecución del contrato, señalando los productos, obras, bienes o servicios contratados recibidos a satisfacción y su valor. q) Hacer cumplir el cronograma presentado por el contratista y aprobado por el COPNIA. r) Verificar que las condiciones técnicas del proyecto se cumplan a satisfacción. s) Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de la interventoría.

7 t) Autorizar cada uno de los pagos previo cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato para la realización de dicho trámite PRODUCTOS ENTREGABLES Plan de trabajo, cronograma de actividades y definición de equipo de trabajo. Incluye las tareas relacionadas con la consultoría e interventoría, su enfoque y metodología así como las fechas de entrega de los demás productos. (El plan de trabajo y el cronograma deberán ser presentados dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del acta de inicio del contrato.) Documento con el resultado del diagnóstico y dimensionamiento de las estrategia TICs, y la hoja de la ruta para la adecuada administración de los sistemas de información ERP y la infraestructura con el fin de estar actualizados en las innovaciones tecnológicas Documento con el resultado de la recolección de información sobre los requerimientos de alcance mínimos que debe tener el software, para satisfacer las necesidades de las áreas involucradas en el proyecto Informe evaluando el sistema de información financiera que actualmente utiliza el COPNIA frente a la arquitectura sugerida producto de la consultoría, donde se derivará un concepto técnico especificando la conveniencia y el costo beneficio de la solución propuesta ajustada a la arquitectura y necesidades de la entidad, junto con las recomendaciones para la contratación e implementación Matriz con los objetivos estratégicos del proyecto, análisis de involucrados y expectativas, y recomendaciones a nivel de gestión el cambio para la implementación Documento con el análisis de fortalezas y debilidades de COPNIA de cara a la realización del proyecto con las recomendaciones del Consultor Documento con la conformación de los grupos de trabajo del COPNIA que deberán establecerse para la puesta en operación del proyecto Documento con el presupuesto aproximado sobre los costos que involucra la realización del proyecto Documento RFP (Request For Proposal) que permita al COPNIA, analizar los posibles proponentes de una solución ERP, así como los requerimientos a tener en cuenta para el proceso de calificación y selección de las herramientas que más se ajusten a las necesidades, el cual será la base para la elaboración del pliego de condiciones que permitan la participación de proveedores idóneos Documento con el diseño de Requerimientos Funcionales y No funcionales asociados a las necesidades de los procesos administrativos, financieros y de gestión humana asociados a un ERP Términos de Referencia para proceder a convocar los proponentes de la solución informática, incluyendo los criterios de calificación.

8 Registros de las actividades realizadas para en el manejo de cambio, así como de las presentaciones a las áreas involucradas en el proyecto para alcanzar el nivel de socialización que logre el compromiso de participación efectiva para el éxito del proyecto Talleres de levantamiento del proceso informático con el análisis desde tres niveles, gerencial, operativo y tecnología informática, consolidando la información para el desarrollo de la arquitectura base del sistema de información que implementará ERP, conforme a lo establecido en las especificaciones técnicas Presentaciones a las áreas involucradas en el proyecto para alcanzar el nivel de socialización que logre el compromiso de participación efectiva para el éxito del proyecto Informe de análisis de decisión, referente a la evaluación y selección de oferentes, así como las recomendaciones en la negociación aspectos contractuales, manejo de pólizas, y convenios de mantenimiento Actas, informes y conceptos, resultado de la interventoría. Entrega de productos: Todos los productos se entregarán en medio físico y digital. Aceptación de productos: La aceptación de los productos se producirá con el recibo a satisfacción por escrito, por parte del supervisor del contrato IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO El contrato que se va a celebrar es de Consultoría, con observancia en el procedimiento que rige para el Concurso de Méritos, regulado por lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto reglamentario 734 de 2012 y la Resolución No.1525 de fecha 14 de agosto de 2013, Por la cual el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA se acoge al período de transición otorgado por el Decreto 1510 de CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 1. Objeto 2. Plazo de ejecución Elaboración del estudio técnico para la adquisición e implementación de una solución ERP institucional, la asesoría durante el proceso de selección del contratista que la implementará, así como la interventoría técnica, administrativa y financiera durante la ejecución del proyecto. El plazo de ejecución del contrato es nueve (9) meses, contados a partir de la firma del acta de inicio, distribuidos de la siguiente forma: Consultoría. Tres (3) meses para el levantamiento de la

9 3. Vigencia del Contrato 4. Lugar de Ejecución 5. Forma de pago ficha técnica y la selección del contratista que la implementará. Interventoría. Seis (6) meses durante la ejecución y liquidación del contrato de adquisición de la herramienta ERP. El contrato tendrá vigencia a partir de su perfeccionamiento, durante su ejecución y cuatro (4) meses más. COPNIA NACIONAL: Calle 78 N 9-57 Piso 13 Bogotá D.C El valor del contrato será cancelado por el COPNIA, al contratista, previa presentación de la cuenta de cobro o factura debidamente legalizada, así: 50% del valor de la consultoría, al desarrollo de las actividades y entrega de los documentos establecidos en los numerales del al % del valor de la consultoría, al desarrollo de las actividades y entrega de los documentos establecidos en los numerales del al Seis (6) Pagos mensuales durante el período de ejecución de la interventoría del proyecto, previo informe de ejecución a satisfacción de las actividades realizadas y según cronograma de ejecución acordado entre las partes. Incluye etapa de liquidación del contrato. 6. Obligaciones del Contratista Lo anterior, previo diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor, como constancia de recibo a satisfacción y la acreditación del pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. Además de las obligaciones derivadas de la esencia y naturaleza del contrato, reguladas por las normas vigentes, cumplirá con las siguientes: 1. Desarrollar las actividades objeto del alcance del contrato de consultoría e interventoría para el desarrollo del proyecto. 2. Desarrollar las actividades necesarias para la correcta

10 identificación de las necesidades funcionales y técnicas del ERP, conforme a la metodología establecida en las especificaciones técnicas. 3. Conocer en detalle del proyecto, el cual cubre la implementación de una solución ERP (Enterprise Resource Planning). 4. Elaborar los estudios previos con las características técnicas y funcionales del ERP a contratar que incluyan las necesidades de la Entidad y la interoperabilidad o integración con otros sistemas de información tales como el gestor documental 5. Apoyar al COPNIA en la selección del oferente 6. Proponer al COPNIA estrategias del manejo del cambio que minimicen el impacto del proyecto en la Entidad 7. Elaborar un cronograma de las actividades a desarrollar durante la ejecución del contrato, de acuerdo con el desarrollo de la consultoría e interventoría. 8. Evaluar y conceptuar la documentación presentada por el contratista que suministra la solución ERP durante el proceso de selección y ejecución del contrato. 9. Efectuar la Interventoría técnica, administrativa, financiera y contable para la implementación de la herramienta ERP (Enterprise Resource Planning) seleccionada en la fase precontractual. 10. Realizar evaluaciones semanales sobre el avance del proyecto ERP, con el fin de establecer los incumplimientos al cronograma, presentando el informe correspondiente al supervisor del contrato. 11. Elaborar todos los informes y documentos relacionados con la ejecución del contrato. 12. Documentar todas las comunicaciones al Contratista por escrito, enviando copia al COPNIA 13. Llevar a cabo el seguimiento de los aspectos técnicos, e informar periódicamente su estado. 14. Realizar reuniones con el Contratista tanto al inicio del contrato como durante su ejecución. 15. Proveer el recurso humano especializado, con la experiencia requerida y durante el tiempo necesario, para el cumplimiento del objeto contractual. 16. Constatar que el Contratista objeto de la interventoría, mantenga durante la ejecución del contrato el recurso humano, técnico, físico y demás ofrecidos en la propuesta. 17. Informar de inmediato y por escrito, la ocurrencia de

11 situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que puedan afectar el desarrollo del proyecto. 18. Comunicar las sugerencias, reclamaciones y consultas del Contratista, con el fin de resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y remitir al COPNIA las que estén fuera de su alcance. 9. Interventor y/o Supervisor 19. Realizar el recibo definitivo del proyecto y suscribir el Acta correspondiente de acuerdo con las especificaciones técnicas del pliego y la oferta. 20. Presentar las cuentas de cobro o facturas con el cumplimiento, de todos los requisitos y entregables acordados en el contrato y durante la ejecución del proyecto. 21. Acreditar que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales. 22. Cumplir con las demás especificaciones técnicas relacionadas en el anexo técnico y pliego de condiciones. Para la ejecución del contrato el Director General designará a un funcionario como supervisor. 3 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN De acuerdo con el objeto a contratar, el presente proceso de selección se adelanta con fundamento en la Ley 80 de 1993, el numeral 3 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 219 del Decreto 019 de 2012, que establece el concurso de méritos como el procedimiento que corresponde a la modalidad de selección para consultoría, reglamentada en el Capítulo III del Título III del Decreto 734 de De acuerdo con lo establecido en el artículo del Decreto 734 de 2012, La selección se llevará a cabo por el sistema de Concurso de Méritos Abierto, y el tipo de propuesta técnica será Simplificada (PTS), ya que el Consejo suministrará los requerimientos técnicos, la metodología para su ejecución y el plan de cargas y trabajo de la misma. Lo anterior, acorde con lo dispuesto en la Resolución No.1525 de fecha 14 de agosto de 2013, Por la cual el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA se acoge al período de transición otorgado por el Decreto 1510 de ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO

12 Para realizar el análisis técnico del proceso se solicitó cotización técnica y económica a las siguientes empresas: VICTOR MONJE, SOFTWARE INTERNACIONAL Y AZURIAN, de las cuales las dos (2) últimas cumplieron con los requerimientos técnicos exigidos por el COPNIA. De acuerdo con las cotizaciones recibidas, se realizó el siguiente análisis económico para determinar el presupuesto oficial del proceso: 4.1 Presupuesto del proceso de Selección. Descripción Cant Global AZURIAN SOFTWARE INTERNACIONAL PROMEDIO INCLUIDO IVA CONSULTORÍA 1 $ $ $ INTERVENTORÍA 1 $ $ $ SUBTOTAL $ $ $ IVA $ $ $ TOTAL COTIZACIÓN $ $ $ Disponibilidad presupuestal. Acorde con lo anterior, se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de contratación la suma de CIENTO CINCUENTA Y DOS MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ ) INCLUIDO IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 897 del 29 de Noviembre de El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado so pena de rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establece en forma detallada las características y especificaciones técnicas de los elementos a adquirir 5 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo del Decreto 734 de 2012, en los procesos de selección por Concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el citado Decreto y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. En concordancia con lo anterior, para el presente proceso de selección se estima que es determinante para la evaluación y adjudicación considerar la experiencia del proponente de manera

13 específica en concordancia con el personal que se destinará para la ejecución del contrato que se pretende. La exigencia de la acreditación de la experiencia específica del proponente, garantiza que el futuro contratista cuente con experiencia técnica suficiente en la ejecución de contratos relacionados con el objeto del proceso de selección. En relación con el personal requerido para la ejecución del contrato, se considera necesaria la evaluación del personal principal que impacta sustancialmente el desarrollo de las actividades del contrato, por lo que se requiere garantizar que al inicio del contrato se cuente con el personal idóneo para su ejecución. Adicionalmente y dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 816 de 2003, la Entidad considera ecuánime y oportuno incentivar la participación de bienes y servicios de origen nacional. 6 SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES RIESGO ENTIDAD CONTRATISTA Incumplimiento de los compromisos adquiridos. X Cambios normativos durante la ejecución de la consultoría. X X Modificación o cambios del personal mínimo propuesto para la ejecución del contrato. X Incorporación de nuevos desarrollos tecnológicos que deban implementarse para la efectiva ejecución del X contrato. Variación de precios generados por los cambios en la Tasa Representativa de Mercado del dólar. X Dificultad en el acceso a las fuentes de información X Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en un 100% según la asignación, de igual forma la cuantificación de los mismos se realizará en el momento en que se presenten. 7 ANÁLISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR. Garantía: El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, una garantía única para entidades

14 Estatales que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una Compañía de Seguros establecida legalmente en Colombia que cubra los riesgos, en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación: RIESGO % SOBRE EL VALOR VIGENCIA Cumplimiento del contrato 20 Del Contrato La del contrato y cuatro (4) meses más. Calidad del servicio. 20 Del Contrato La del contrato y un (1) año más. Salarios y prestaciones sociales 10 Del Contrato La del contrato y tres (3) años más Corresponde al contratista el pago de las primas, relativo al otorgamiento de las Garantías exigidas para el respectivo contrato. El Contratista debe mantener vigente la póliza y debe ajustar los amparos siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato. 8 CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Los criterios de selección objetiva para comparar las propuestas obedecen estrictamente a los siguientes criterios de experiencia: N CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO 1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE 50 Puntos 2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE PROFESIONALES 50 Puntos PUNTAJE MÁXIMO 100 Puntos 8.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: Una vez verificada la documentación que sustenta la experiencia de cada uno de los proponentes el puntaje total del concursante resultará de sumar los puntos que haya obtenido en los aspectos: Experiencia especifica del proponente y Experiencia Específica del Equipo de Trabajo EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE. La valoración de la experiencia específica del proponente podrá llegar hasta un puntaje máximo de 50 puntos, así: EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Haber ejecutado un (1) proyecto o contrato cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos y/o consultoría e interventoría de ERP, en entidad pública o privada; adicional a aquel con el cual se pretende acreditar experiencia general del proponente, durante los últimos cinco (5) años. Haber ejecutado dos (2) proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos y/o consultoría e interventoría de ERP, en entidad pública o privada; adicional a aquel con el cual 15 Puntos 30 Puntos

15 se pretende acreditar experiencia general del proponente, durante los últimos cinco (5) años. Haber ejecutado tres (3) o más proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos y/o consultoría e interventoría de ERP, en entidad pública o privada; adicional a aquel con el cual se pretende acreditar experiencia general del proponente, durante los últimos cinco (5) años. PUNTAJE MAXIMO 50 Puntos 50 Puntos Requisitos mínimos de los contratos acreditados: a) El oferente debe acreditar de uno (1) a tres (3) contratos ejecutados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto o actividades estén relacionadas con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, y/o consultoría e interventoría de proyectos ERP (Enterprise Resource Planning), mediante la presentación de certificaciones de empresas del sector público o privado, que hayan sido suscritos durante los últimos 10 años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. b) Cada uno de los contratos acreditados debe estar terminado y/o liquidado con anterioridad a la fecha de cierre del presente Concurso de Méritos Abierto. c) El valor de la sumatoria de la totalidad de los contratos acreditados debe ser igual o superior al presupuesto oficial estimado para este proceso. d) Las certificaciones de cada uno de los contratos acreditados deben contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la empresa contratante, nombre del contratista, número del contrato, objeto u obligaciones del contrato, fecha de suscripción, fecha de terminación y/o de liquidación, valor del contrato, concepto de cumplimiento (regular, bueno, satisfactorio, excelente), y firma de quien expide la certificación. En el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el concursante deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes que permitan tomar la información que falte en la certificación. Reglas generales para la evaluación: a) Si el concursante es un Consorcio o una Unión Temporal se tendrán en cuenta las certificaciones aportadas por cualquiera de sus

16 integrantes. Para la evaluación se sumarán las experiencias de cada uno de ellos. b) En el evento que el concursante presente certificaciones de experiencia donde haya participado en Consorcio o Unión Temporal, para efectos de la calificación de este factor, se tomarán las actividades y los valores certificados en forma proporcional al porcentaje de participación del concursante en el Consorcio o Unión Temporal del cual acredite la experiencia. En este caso, el concursante debe en la certificación de experiencia indicar el porcentaje de su participación en el respectivo Consorcio o Unión Temporal. c) En ningún caso los oferentes podrán para efectos de la evaluación acumular la experiencia de terceras personas. d) Sólo se evaluarán las certificaciones de contratos que indiquen que los servicios fueron prestados, como mínimo en forma satisfactoria. Se entiende por satisfactoria: excelente, muy buena, buena, a satisfacción EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO: La valoración de la experiencia específica del equipo de trabajo podrá llegar hasta un puntaje máximo de 50 puntos. La evaluación de la experiencia específica del equipo de trabajo ofrecido por el concursante para la ejecución del contrato que resulte de este proceso de selección, se evaluará de acuerdo con las siguientes tablas de calificación: EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO CARGO PUNTAJE Director e Interventor del Proyecto 15 Puntos Arquitecto Empresarial 15 Puntos Consultor de Procesos 20 Puntos TOTAL PUNTAJE PERSONAL OFRECIDO 50 Puntos En el evento que el contratista no ofrezca el personal mínimo exigido con las calidades señaladas para la ejecución del contrato que se pretende celebrar, dará lugar a la calificación de la propuesta como "NO CUMPLE TÉCNICAMENTE" y por consiguiente no podrá ser evaluada. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO 5 PUNTOS 10 PUNTOS Puntaje Máximo 15 PUNTOS

17 Director e Interventor del Proyecto Arquitecto Empresarial Consultor de procesos Acreditar la participación en un (1) proyecto o contrato cuyos objeto o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica 5 PUNTOS Acreditar la participación en un (1) proyecto o contrato cuyos objeto o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. 5 PUNTOS Acreditar la participación de uno (1) de los consultores de procesos en un (1) proyecto o contrato cuyos objeto o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica Acreditar la participación en dos (2) proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. 10 PUNTOS Acreditar la participación en dos (2) proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. 10 PUNTOS Acreditar la participación de dos (2) de los consultores de procesos en dos (2) proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. Acreditar la participación en tres (3) o más proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. Puntaje Máximo 15 PUNTOS Acreditar la participación en tres (3) o más proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica Puntaje Máximo 20 PUNTOS Acreditar la participación de los tres (3) consultores de procesos en tres (3) proyectos o contratos cuyos objetos o actividades estén relacionados con la definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos, en entidad pública o privada; adicionales a aquel utilizado para acreditar la experiencia específica. EXPERIENCIA Y EQUIPO DE TRABAJO Para cumplir a cabalidad las obligaciones derivadas para esta contratación, se requiere una persona natural o jurídica con los siguientes requisitos:

18 a) Experiencia: Debe acreditar al menos o como mínimo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto o actividades estén directamente relacionadas con el servicio de definición u optimización o levantamiento o arquitectura de procesos informáticos y/o consultoría e interventoría de ERP, en entidad pública o privada, que sumen al menos el 100% del presupuesto de la presente contratación por este concepto. b) Grupo de trabajo: El proponente deberá garantizar, la permanencia del recurso humano necesario y suficiente para llevar a cabo las actividades que den cumplimiento al objeto del contrato durante la etapa del proyecto que así lo requiera. El grupo de trabajo estará conformado por profesionales cuyos cargos estarán alineados con los perfiles del numeral Criterios Para La Evaluación Del Equipo De Trabajo El equipo de trabajo propuesto por el oferente se evaluará de acuerdo con los siguientes criterios, con relación a los requisitos de formación académica y de experiencia del Recurso Humano relacionados en los Requerimientos Técnicos Mínimos. a) Calificaciones profesionales: Se evaluarán por la formación académica y especialización de acuerdo con los perfiles profesionales requeridos por e l C O P N I A, atendiendo para ello lo estipulado en las normas vigentes sobre la materia. b) Certificación de Experiencia del Recurso Humano Expedida por el Oferente: Para el caso en que el recurso humano propuesto, preste sus servicios a la firma Oferente, se deberá anexar a la oferta una certificación firmada por el representante legal de la empresa, en donde se acredite la experiencia del recurso humano incorporado al proyecto. Nota: Para los profesionales vigilados por el COPNIA la experiencia se contabilizará a partir de la expedición de la tarjeta profesional. c) Para la evaluación el contratista debe adjuntar: la hoja de vida, los títulos de idoneidad y las certificaciones de experiencia requeridas y que acrediten la formación académica y la experiencia profesional y laboral del recurso humano incorporado al proyecto. d) Para el cálculo de la experiencia en meses y/o años se tendrá en cuenta el tiempo efectivo calendario prestado y cuando se acredite experiencia simultánea, es decir, en caso de traslapo se contabilizará una sola vez dicho período.

19 e) Para efectos de la evaluación, las fechas de inicio y terminación de contratos que aparecen en las certificaciones, serán válidas con día, mes y año; en caso de no contener el día se contabilizará como del último día del mes; si faltare el mes se contabilizará como del último mes del año. f) El concursante seleccionado deberá presentar la Tarjeta Profesional de cada una de las personas que integran el equipo de trabajo ofrecido, para la suscripción del contrato que resulte de este proceso de selección, según se exija en la normatividad aplicable a la respectiva disciplina. g) El COPNIA se reserva la facultad de solicitar información complementaria a la acreditada por el concursante para la evaluación de este factor. h) Dentro del equipo de trabajo propuesto por el oferente, no será tenido en cuenta el personal que ostente la calidad de Representante Legal, dado el rol que desempeña y la dedicación requerida por la Entidad. i) El oferente se compromete a asignar y mantener al servicio del proyecto el personal que relacionó como mínimo obligatorio y por el cual se le otorgó puntaje y en caso de cambio, para el personal que lo reemplace deberá acreditar las mismas características y perfil de experiencia y de formación mínimas iguales o superiores a las establecidas en el Pliego de Condiciones y ofrecidas en su propuesta. 9 INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE EN COLOMBIA. La presente contratación NO esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para Colombia Por cuanto se encuentra incluido en las "Exclusiones de aplicabilidad y excepciones" de las compras públicas los contratos hasta por $ (US$ ), por ser los que se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. De acuerdo con lo anterior, las contrataciones hasta por el monto señalado se encuentran excluidas del capítulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del acuerdo. NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación

20 Vo. Bo. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS Profesional de Gestión Sistemas