PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Transcripción

1 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 1 de: OBJETIVO Mantener en buen estado y de manera organizada la documentación de los alumnos que ingresan a la Universidad Autónoma del Carmen (UNACAR). 2.0 ALCANCE Aplica al departamento de admisión e ingreso. 3.0 RESPONSABILIDADES Administrar de manera adecuada la ubicación de cada uno de los expedientes. - Supervisar que la documentación esté en orden, completa y se mantenga en buenas condiciones. - Enviar la documentación al área de Escaneo y Digitalización. - Ingresar a la base de datos (Access Altas), la documentación original del alumno. - Retirar de los colgantes expedientes de alumnos inactivos. - Resguardar expedientes de alumnos inactivos o de baja en el área de archivo muerto. 3.2 Jefe de Admisión e Ingreso - Verificar que las actividades de administración de expedientes se lleven a cabo de manera efectiva ordenada y eficaz. - Supervisar las actividades de escaneo y registro de los documentos en el sistema SUCE+. - Efectuar la autenticación de certificados foráneos cuando sea necesario. - Ingresar los documentos en el sistema universitario de control escolar. - Respaldar y resguardar los expedientes digitales. - Escanear documentos. 3.3 digitalización y foto credencialización. - Escanear documentos. - Subir documentos al sistema SUCE+. Elaboró: María Cristina del Jesús Cuellar Arregoitia Administración y Expedientes Autorizó: M.A. Teresita del Carmen Herrera Zavala Directora de Control Escolar Firma: Firma: F-CAP-GC-01 rev.00

2 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 2 de: Directora de Control Escolar - Presentar casos de documentos falsos o apócrifos al H. Consejo Universitario para su atención. 3.5 H. Consejo Universitario. - Atender casos de documentos falsos o apócrifos. 4.0 DESARROLLO. 4.1 ELABORACIÓN DE EXPEDIENTES 1 Administración de Expedientes Recibe y contabiliza los expedientes de los alumnos de Nuevo Ingreso que entran en el proceso de inscripción a la Dirección de Control Escolar. 1.2 Clasifica los expedientes por escuela, facultad o posgrado, los etiqueta y los ordena alfabéticamente. 1.3 Verifica que los expedientes contengan todos los documentos que se requieren dependiendo del nivel educativo. Separa los expedientes incompletos para su seguimiento. NOTA 1: Los alumnos que no cumplen con la entrega de documentos en los plazos establecidos son dados de baja. - Acuerdo Reglamento de alumnos. - Ley Orgánica. 1.3 Realiza listas con los nombres de los nuevos alumnos y clasifica a los que tienen documentación completa e incompleta. 1.4 Entrega la documentación original al l área de Digitalización y fotocredencializacion

3 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 3 de: ESCANEO 1 digitalización y foto credencialización Recibe expediente, separa los documentos originales y va ingresando uno por uno a la máquina de escaneo, dándole primero vista previa para posteriormente seleccionar el tamaño del documento. 1.2 Selecciona el documento, pone el nombre abreviado que llevará con su respectiva matrícula. Por ejemplo: Acta de nacimiento: ACTANAC Certificado de secundaria:certsec Y así sucesivamente y se le da ESCANEAR. Nota 1: Si tiene reverso el documento, antes de escanear, se le pone REV a la palabra abreviada. Ejemplo: CERTPREPREV Archiva la documentación en una carpeta electrónica y le pone como nombre, el número de la matrícula que le corresponda al alumno. 1.4 Archiva la carpeta que contiene la documentación escaneada y el nombre de la matrícula, la accesa dentro de otra carpeta electrónica, y la va clasificando por escuela, facultad o posgrado, así como por generación a la que pertenezca el alumno. 1.5 Prepara la documentación original para registrarla en el SUCE+

4 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 4 de: DIGITALIZACIÓN 1 Digitalización y fotocredencialización Ingresa al programa SUCE+ y pone su respectivo nombre y contraseña para poder tener acceso a dicho programa. 1.2 Da clic en la pestaña que dice Control Escolar, de ahí despliega la opción - alumnos documentos y digitalización, se pone la matrícula, da Enter en el teclado de la computadora y automáticamente el sistema va a arrojar el nombre del alumno. 1.3 Escribe en el SUCE+, el Programa Educativo al que corresponda el alumno y automáticamente arroja los siguientes datos: La DES, el Plan de Estudios, la Generación, el estatus y el nombre de los documentos que se van a subir al sistema. 1.4 Da clic en el recuadro asignar y el sistema pedirá cargar el documento requerido, después se le da clic en el recuadro de los tres puntitos, se selecciona el que se va a subir y se da abrir hasta que el sistema ponga un anuncio que dice Archivo cargado exitosamente. 1.5 Regresa la documentación original digitalizada al administración de Expedientes.

5 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 5 de: UBICACIÓN DE EXPEDIENTES Ingresa la documentación y datos del alumno en el Sistema ACCESS DE ALTAS, para facilitar la ubicación del expediente. NOTA1: Si el alumno es egresado o tiene matrícula anterior, antes de ingresarlo al Programa ACCESS ALTAS o base de datos, busca su antiguo expediente y hace uno solo. 1 Administración de Expedientes NOTA2: Los datos que se ingresan al Programa ACCESS ALTAS de lado derecho son los siguientes: Matrícula Nombre Facultad o Escuela Carrera Estatus Generación No.Progresivo(Num-Pro) Semestre Nacimiento Observaciones De lado Izquierdo se selecciona con: Una palomita el nombre de la documentación original dejada por el alumno bajo el resguardo de la Dirección de Control Escolar. 1.2 Verifica en los colgantes de expedientes, los espacios vacíos para ubicar los expedientes de los alumnos de nuevo ingreso anexándolos después del último alumno reinscrito.

6 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 6 de: VERIFICACIÒN DE AUTENTICIDAD DEL CERTIFICADO DE PREPARATORIA 1 Jefe de Admisión e Ingreso Recibe del responsable de administración de expedientes académicos fotocopia y listado de los certificados de estudios de escuelas externas a la UNACAR para su autenticación. 1.1 Solicita por oficio o correo electrónico la autenticación de los documentos. Recibe respuesta y turna al administración de expedientes académicos. 2 administración de Expedientes 3 Dirección de Control Escolar Recibe y anexa a los expedientes una copia del oficio de contestación. NOTA 1: En caso de que la constancia de autenticidad indique que el documento es Apócrito, se informa a la DES o escuela y al alumno que se suspende temporalmente hasta que el Consejo Universitario atienda el caso y el Tribunal de Honor y justicia emita Resolución. Turna casos de documentos apócrifos al H. Consejo Universitário. 4.6 BAJAS DEFINITIVAS 1 atención a usuarios 2 Administración de expedientes Recibe del alumno el formato de Solicitud de Baja de Programa Educativo y la envía al Depto. de Admisión e Ingreso. Recibe el formato y busca la información del alumno en el programa Access de altas o bajas, una vez localizada la ubicación del expediente, se llena manualmente un formato llamado Devolución de Originales y se verifica que su expediente contenga copias de su documentación original, de no ser así se le saca copia al documento faltante y se anexa al expediente Entrega personalmente al interesado el respectivo formato con sus datos, y se le pide ponga su nombre completo y firma. Una vez firmado se le entrega el original de dicho formato junto con sus documentos originales. Luego es anexada la copia del formato firmado al expediente que corresponda. Da de baja al alumno en el Programa SUCE+, y ACCESS de Altas, posteriormente lo da de alta en el Programa Access de Bajas Anexa el expediente al archivo muerto, clasificándolo por escuela, facultad y generación.

7 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 7 de: FORMATOS Código F-DCE-DAI-02 F-DCE-DAI-05 Nombre del Formato Devolución de originales Solicitud de baja de programa educativo Almacenamiento Administración de Expedientes Administración de Expedientes Tiempo mínimo de conservación 1 año 1 año 6.0 GLOSARIO - Administración: Es la ciencia social, técnica y arte que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización. - Apócrifo: Falso, supuesto o fingido. - ACCESS ALTAS: Programa electrónico Interno de la UNACAR, cuyo principal objetivo es facilitar la ubicación de los expedientes académicos, el cuál guarda información del alumno, como el número progresivo de ubicación de su expediente Académico y datos como su matrícula, nombre, estatus, escuela o facultad, carrera, generación, así como la información de los documentos originales que ingresa a la Dirección de Control Escolar. - Archivar: En informática, un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algún medio y pueden ser usados por las aplicaciones. - Anexar: Unir o agregar algo a otra cosa con dependencia de ella. - Autenticidad: Calidad y carácter de verdadero y actualizado. - ANUIES: Asociación Nacional De Universidades e Instituciones de Educación Superior. - Verificación: Comprobación de la verdad o autenticidad de algo. - Colgante: Que pende o cuelga. - Depurar: Limpiar, purificar, perfeccionar. - Digitalización: Expresión de una información en dígitos para su tratamiento informático. - Expediente: Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto o negocio. - Escaneo: Pasar un documento por el escáner, someterla a su acción, para tenerlo digitalizado

8 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 8 de: REFERENCIAS Acuerdo 279 Reglamento de Alumnos Ley Orgánica 8.0 MODIFICACIONES N/A 9.0 ANEXOS - Diagramas de flujo - Etiquetas para expedientes - Manual de procedimiento para Escaneo - Manual de Procedimiento para Digitalización - Manual de procedimiento de ACCESS de altas - Formatos