Implantación de un Sistema de Información Contable en una PYME. Automatización de tareas.

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1 Facultad de Ecnmía y Empresa Trabaj de fin de grad Implantación de un Sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Yesica Miñnes Martins Tutres: Fernand J. Aguiar Maragt Mª América Álvarez Dmínguez Grad en Administración y Dirección de Empresas Añ 2015 Trabaj de Fin de Grad presentad en la Facultad de Ecnmía y Empresa de la Universidad de La Cruña para la btención del Grad en ADE

2 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Resumen El prpósit principal de este trabaj es la implantación de un Sistema de Infrmación Cntable para una empresa-cas dedicada a la venta de prducts gallegs a través de tiendas prpias y franquiciadas. Cn este sistema buscams autmatizar ls apuntes cntables que se repiten cn más frecuencia en la perativa del día a día de nuestra empresa, cm sn las ventas de cada una de las tiendas, ls pags de las tiendas la cntabilización de las nóminas de nuestrs empleads. Pr tr lad, aparte de generar autmáticamente apuntes cntables, vams a necesitar btener infrmación de gestión para que ls directivs de la empresa puedan evaluar la situación de la misma y tmar las decisines prtunas. La herramienta que usarems cntinuamente va a ser la hja de cálcul de Excel, en cncret sus funcines para crear tablas dinámicas y grabar macrs, y la metdlgía de trabaj ha cnsistid en varias reunines a l larg del cuatrimestre cn ls tutres, ls cuales han llevad a cab un papel de supervisres y ns han ayudad dándns las rientacines prtunas sbre cm rientar el trabaj. Palabras clave: sistema de infrmación, cntabilidad, TPV, autmatización, dats de entrada, tabla expandida, asients cntables, macrs, CntaSl, hja de cálcul. Abstract The main purpse f this wrk is the implementatin f an Accunting Infrmatin System fr a cmpany dedicated t the sale f Galician prducts thrugh its wn stres and franchises. With this system we seek t autmate accunting entries that are repeated mre ften in day-t-day peratins f ur cmpany, such as sales f ur stres, shps payments r payrll accunting fr ur emplyees. On the ther hand, apart frm autmatically generate accunting entries, we will need t btain management infrmatin fr managers f ur cmpany t assess the situatin f ur cmpany and take apprpriate decisins, and methdlgy f wrk cnsisted f several meetings during fur-mnth perid with ur tutrs, wh have carried ut a supervisry rle and helped us giving apprpriate guidance n hw t guide the wrk. Keywrds: infrmatin system, accunting, POS, autmatin, data input, expanded table, macrs, CntaSl, spreadsheet. Yesica Miñnes Martins 2

3 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Índice 0. Intrducción y bjetivs Escenari La empresa-cas Herramientas Fuentes de infrmación Prces de implantación de un SIC en una PYME Análisis de la infrmación que el SIC ha de suministrar Aplicación (sftware) cntable para la llevanza de la cntabilidad Persnalización del cuadr de cuentas Prcedimients de cntabilización y entrada de dats al SIC Mecanisms de cntrl y verificación Infrmes de gestión El entrn del SIC Prcess de cntabilización autmática Maestrs Tiendas Franquicias Znas Familias Días de la semana Cuentas Pags tienda Tarjetas Sindicats Nóminas Cntabilización autmatizada a partir de ls dats prcedentes del TPV Ventas de franquicias en firme cuand enví la mercancía (infrmación btenida del almacén) Estudi del asient Dats de entrada Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Ventas de franquicias en firme cuand vende la mercancía Estudi del asient Dats de entrada Yesica Miñnes Martins 3

4 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Ventas de franquicias en depósit cuand vende la mercancía Estudi del asient Dats de entrada Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Ventas de mercancías pr tiendas prpias Estudi del asient Dats de entrada Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Pags tiendas Estudi de ls asients Dats de entrada Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Cntabilización nóminas Estudi del asient Dats de entrada Tabla expandida Hja de cnfiguración y asients Infrmes de gestión Cnclusines Bibligrafía Anexs Yesica Miñnes Martins 4

5 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Índice de figuras* Figura 1: Distribución de las tiendas... 9 Figura 2: Lcalización filtrs de cntrl ex-ante Figura 3: Esquema Sistema de Infrmación Empresarial Figura 4: Pass para la creación de la cntabilización autmática Figura 5: Estudi del asient franquicias en firme almacén Figura 6: Pass técnics para la creación de la cntabilización autmática Figura 7: Pass para grabar una macr Figura 8: Estudi del asient franquicias en firme Figura 9: Estudi de ls asients franquicias en depósit Figura 10: Estudi de ls asients tiendas prpias Figura 11: Estudi de ls asients pags tiendas Figura 12: Estudi de ls asients cntabilización de las nóminas *Tdas las figuras sn de elabración prpia Yesica Miñnes Martins 5

6 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Índice de tablas* Tabla 1: Cuadr de cuentas (Ej: Ventas: Id Familia+Id Tienda) Tabla 2: Ejempls filtrs de cntrl Tabla 3: Maestr tiendas Tabla 4: Maestr franquicias Tabla 5: Maestr znas Tabla 6: Maestr familias Tabla 7: Maestr días de la semana Tabla 8: Maestr cuentas Tabla 9: Maestr pags tienda Tabla 10: Maestr tarjetas Tabla 11: Maestr sindicats Tabla 12: Maestr nóminas Tabla 13: Dats entrada franquicias firme almacén Tabla 14: Tabla expandida franquicias en firme almacén Tabla 15: Hja cnfiguración franquicias en firme almacén Tabla 16: Asients franquicias en firme almacén Tabla 17: Dats entrada franquicias en firme Tabla 18: Tabla expandida franquicias en firme Tabla 19: Hja de cnfiguración franquicias en firme Tabla 20: Asients franquicias en firme Tabla 21: Dats de entrada franquicias en depósit Tabla 22: Tabla expandida franquicias en depósit Tabla 23: Hja de cnfiguración franquicias en depósit Tabla 24: Asients franquicias en depósit Tabla 25: Dats de entrada tiendas prpias Tabla 26: Tabla expandida tiendas prpias Tabla 27: Hja de cnfiguración tiendas prpias Tabla 28: Asients tiendas prpias Tabla 29: Dats de entrada pags tiendas Tabla 30: Tabla expandida pags tiendas Tabla 31: Asients pags tiendas Tabla 32: Hja de cnfiguración pags tiendas Tabla 33: Dats de entrada nóminas Tabla 34: Tabla expandida nóminas Tabla 35: Hja de cnfiguración nóminas Tabla 36: Asients nóminas Tabla 37: Infrmes de gestión ventas días de la semana Tabla 38: Infrmes de gestión departament de cmpras *Tdas las tablas sn de elabración prpia Yesica Miñnes Martins 6

7 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 0. Intrducción y bjetivs El bjetiv fundamental de este trabaj es el de pner en práctica ls cncimients adquirids en el Grad centrándns en las asignaturas de Cntabilidad y Sistemas de Infrmación para el desarrll de un pryect prfesinal, la implantación de un sistema infrmativ cntable en una empresa. En efect, la prpuesta hecha pr ls tutres de ambas materias resultó de interés para mí pr l nveds que supne esta cmbinación de cncimients así cm pr cnstituir una tarea cn un marcad carácter prfesinal. En este trabaj partims de la infrmación dispnible en la empresa para psterirmente prcesarla cn el fin de cubrir las necesidades de infrmación tant desde el punt de vista legal, cntabilidad financiera, cm de gestión. Así, en primer lugar, y cn carácter general, abrdams el entrn en que se desarrlla el Sistema de Infrmación Cntable (en l sucesiv, SIC), para prfundizar psterirmente en ds aspects específics relativs a la implantación de un SIC: 1. La cntabilización autmática de cierts hechs cntables que reflejan peracines que tienen lugar cn una alta frecuencia en la empresa. Cnsiderams que dicha autmatización será imprtante en la medida que supndrá un ahrr de cste al tiemp que permitirá evitar errres, l que a su vez redundará en una mejra de una cualidad fundamental de la infrmación cntable, la fiabilidad de la infrmación. En este trabaj hems autmatizad cierts hechs-prttip de nuestra empresacas cn herramientas OAS. 2. La elabración de la infrmación para la gestión, ns centrams en la gestión de ventas, para l que determinarems el cntenid de ls infrmes de gestión, cuadr de mand de nuestra empresa, entendiend que este cncept de ventas incluye las ventas que realizan tdas nuestras tiendas (prpias y franquiciadas) al cnsumidr final, n exclusivamente la venta cntable fiscal. Yesica Miñnes Martins 7

8 1.1 La empresa-cas El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 1. Escenari La empresa tip para la que vams a implantar el SIC es una PYME y se va a dedicar a la venta de prducts gallegs ls cuales dividirems en ds categrías: Prducts de alimentación: Prducts del mar: pescads y mariscs. Prducts del camp: hrtalizas, frutas, miel, quess, leche... Bebidas: vins, cervezas, licres, agua ardiente Prducts de artesanía: Cerámicas hechas a man. Encaje de Camariñas. Prducts derivads del cuer Para ell cntarems cn un almacén prpi, lcalizad en la prvincia de A Cruña, y un ttal de veinticinc tiendas, de las cuales trece sn tiendas prpias y dce sn tiendas franquiciadas. Dentr de las tiendas franquiciadas distinguirems ds tips: 1. Las franquicias en firme. Se caracterizan prque recae sbre el franquiciad la respnsabilidad de cmprar ls prducts que deberá pagar independientemente de si ha vendid n la mercancía, además n tendrá pción a devlver la mercancía que n vende. Cm cnsecuencia, a este tip de franquicias, la empresa le va a ceder un mayr prcentaje de margen sbre el preci de venta al públic (PVP), sin IVA, ya que las franquicias incluidas en esta categría asumen un mayr riesg que las que vams a cnsiderar a cntinuación, las franquicias en depósit. 2. Las franquicias en depósit. En este cas el riesg es menr ya que la empresa es la que decide qué mercancía se le envía al franquiciad, este n deberá pagarla hasta que la venda y, además tendrá la psibilidad de devlverla. Este tip de franquicias van a tener un margen menr sbre el PVP en cmparación cn las anterires. Yesica Miñnes Martins 8

9 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. A ambs franquiciads les vams a cbrar un prcentaje sbre el PVP, sin IVA, en cncept de Ryaltie regalía, cn mtiv del us de nuestra imagen y de nuestr saber hacer (knw hw). Además tendrán derech y bligación de usar un sftware que ns permita cntrlar las tiendas y que, a la vez, funcinará cm TPV (terminal de punt de venta). Ests TPV n sól recgerán infrmación sbre las ventas ls pags que se realicen en las tiendas sin que, además, recgerán tra infrmación relevante cm puede ser el stck dispnible las hras trabajadas pr ls empleads. De las dce franquicias que tenems en nuestra empresa, nueve de ellas sn en firme y tres en depósit. El cnjunt de nuestras tiendas las clasificarems en tres znas: Figura 1: Distribución de las tiendas En cuant a la rganización funcinal de nuestra empresa, vams a distinguir ls siguientes departaments: Ventas, frmad pr: Un subdirectr que cntrlará la evlución de las ventas en las tiendas que pertenecen a la zna de Galicia y tr que cntrlará la zna de Madrid y Barcelna/Bilba. Se nmbrará siempre a un encargad para cada una de las tiendas. Yesica Miñnes Martins 9

10 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Cmpras, frmad pr: Un encargad de la gestión de las cmpras de prducts del camp y del mar, tr para las bebidas y tr para ls prducts de artesanía. Servicis generales, frmad pr: Un encargad de cntratar el transprte y rganizar las entregas de mercancía a nuestras tiendas prpias. Un encargad de gestinar ls suministrs de nuestras tiendas prpias. Un encargad de gestinar td l relacinad cn ls alquileres de las tiendas prpias y del almacén. Dentr del almacén, que tenems situad en A Cruña, ns encntrarems cn un encargad de la gestión y rganización del almacén, esta persna deberá indicarle a ls encargads de cmpras l que falta sbra en el almacén, para que realicen su trabaj. 1.2 Herramientas Las herramientas fundamentales que utilizarems para el diseñ de nuestr SIC van a ser básicamente prgramas infrmátics que ns ayuden a prcesar tda la infrmación que recibims y ns interese cntabilizar. En primer lugar utilizarems la hja de cálcul de Excel ya que cnsiderams que es la más cncida a nivel de usuaris y es accesible para cualquier PYME. Pr tr lad utilizarems, pr sugerencia de nuestrs tutres, el prgrama de cntabilidad CntaSl principalmente prque ns permite realizar imprtacines desde el Excel y su utilización para nstrs es gratuita. 1.3 Fuentes de infrmación Tal y cm mencinams anterirmente, el bjetiv de este trabaj es el de diseñar un SIC que se ajuste a las necesidades de nuestra empresa partiend de la infrmación que dispnems, la cual puede prceder de ds tips de fuentes: 1. La prcedente de fuentes externas: - TPV de las tiendas: las ventas de nuestras tiendas franquiciadas. - Prveedres: ns harán llegar las facturas que psterirmente tendrems que cntabilizar. - Nóminas: la asesría labral ns prprcinará ls dats necesaris para la cntabilización de las nóminas de ls empleads. Yesica Miñnes Martins 10

11 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Bancs: ns harán llegar ls recibs y salds de las cuentas crrientes l que ns permitirá llevar a cab la crrespndiente cnciliación. 2. La prcedente de fuentes internas: - Almacén: sn las ventas que realiza el almacén a nuestrs franquiciads. - TPV: sn ls registrs de ventas de las tiendas prpias. - RRHH: las tiendas ns tendrán que infrmar del númer de empleads y de las hras trabajadas pr cada un de ells. - Inmvilizad: infrmación acerca su vida útil, amrtizacines - Otrs: tr tip de infrmación que tengams en la base de dats crprativa cm puede ser el históric de ventas. Tres sn ls diferentes tips de sprtes en ls que pdems recibir las anterires fuentes de infrmación: - Papel: ns referims a las facturas cnvencinales, en papel, que ns llega pr crre rdinari ns entregan en man. - Digital n estructurad: sn aquells frmats electrónics que nuestra hja de cálcul n puede prcesar cm pueden ser archivs PDF escanes de facturas en papel. - Digital estructurad: es infrmación cn frmat electrónic que nuestra hja de cálcul puede prcesar fácilmente cm sn ls archivs csv txt. En este trabaj vams a tratar infrmación cntenida en este sprte. 2. Prces de implantación de un SIC en una PYME 2.1 Análisis de la infrmación que el SIC ha de suministrar El primer pas para empezar a diseñar nuestr SIC será el de analizar qué infrmación necesitams que ns suministre y para ell vams a clasificarla en ds grups: 1. Infrmación legal: necesitams cncer la nrmativa que rdea a nuestra PYME para que el SIC ns prprcine ls librs cntables y estads financiers que sean bligatris presentar. Yesica Miñnes Martins 11

12 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 2. Infrmación de gestión y cuadr de mand: Esta infrmación la encntrams en las bases de dats de nuestra empresa y en casines cincide cn la cntabilidad financiera. Pr ell, va a ser necesari estudiar cóm vams a gestinar la cntabilidad financiera y persnalizar el cuadr de cuentas, para así btener infrmación desglsada en función de a quien vaya dirigida, y de esta manera generar ls infrmes de gestión sin tener que almacenar ls dats pr duplicad. 2.2 Aplicación (sftware) cntable para la llevanza de la cntabilidad En este epígrafe deberíams realizar un ampli estudi de tds ls prgramas de cntabilidad existentes, per pr cuestión de tiemp y espaci n l hems hech en este trabaj. Pr ells, nuestrs tutres ns han sugerid el us del prgrama CntaSl cm ya se ha cmentad anterirmente. Entre tras funcines dicha aplicación ns permite imprtar mvimients de nuestra hja de cálcul, persnalizar el cuadr de cuentas, ya sea desde el mism prgrama imprtándl de la hja de cálcul y, además, ns permite crear asients de frma predefinida. 2.3 Persnalización del cuadr de cuentas El Plan General de Cntabilidad de PYMES (Real Decret 1515/2007, de 16 de nviembre) ns permite persnalizar el cuadr de cuentas existente desglsand las cuentas según las necesidades de nuestra empresa. En el cas de nuestra empresa hems decidid persnalizar el cuadr cn cuentas de diez dígits ya que de esta frma pdrems btener infrmación desglsada tant para la gestión interna, cm pueden ser las ventas de cada tienda zna, cm para aquella infrmación que debems presentar a agentes externs: clientes, prveedres, gasts e ingress El cuadr de cuentas persnalizad l pdems cnsultar dentr del archiv Cntabilidad autmatizada en la hja PGC y está desglsad atendiend a las siguientes categrías: - Pr tienda: caja, papelería, transprtes, limpieza, inmvilizad, alquileres, reparacines, impuests, cmunidad de vecins y ls arques de caja. Yesica Miñnes Martins 12

13 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Pr familia: cmpras. - Pr tienda y familia: ventas. - Pr franquiciad: clientes, deudres y ryaltie. - Pr tip de IVA: tdas las cuentas de IVA sea sprtad repercutid. - Pr tarjeta: cmisión. - Pr entidad bancaria: bancs para ls cbrs en efectiv. - Pr tienda y emplead: salaris, dietas, IRPF, Seguridad Scial, remuneracines pendientes, anticips de remuneracines. - Pr cuta sindical, tienda y emplead: sindicats. Tabla 1: Cuadr de cuentas (Ej: Ventas: Id Familia+Id Tienda) 2.4 Prcedimients de cntabilización y entrada de dats al SIC Partiend de la cnsideración de que el trabaj de un cntable para una PYME supne la antación de un gran vlumen de peracines que en muchas casines se presentan cn una alta frecuencia, pdems plantearns autmatizar ests prcess cn el fin de ahrrar tiemp y a la vez ganar fiabilidad en ls prcess. Tenems tres frmas diferentes de llevar a cab la cntabilidad de nuestra PYME: 1. Cntabilización manual tradicinal: que cnsiste en el tecle de frma manual en el prgrama de cntabilidad de cada un de ls asients a cntabilizar. Es la manera mens segura y más lenta de cntabilización. Esta frma debería ser la utilizada para cntabilizar hechs pc ctidians. 2. Cntabilización semiautmática que puede ser de ds tips, un de ells cnsiste en la creación de asients predefinids en el prgrama de cntabilidad CntaSl para aquellas peracines que se realicen cn más frecuencia en la empresa Otra psibilidad es realizar la cntabilización cn la hja de cálcul creand una hja que reprduzca de la frma más exacta psible, pr ejempl, una factura Yesica Miñnes Martins 13

14 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. dejand únicamente libre aquells huecs en ls que se debe intrducir infrmación (Base impnible, imprte ttal ) y autmáticamente se creará una segunda hja que hará el apunte cntable, de frma autmática. La gran ventaja que frece este tip de cntabilización es que el cntable puede dedicarse a tras tareas mientras una persna n cualificada puede realizar la cntabilización de las peracines más frecuentes simplemente tecleand ls dats. 3. Cntabilización autmática permite aprvechar dats que ya se han teclead previamente (dats de entrada) para cntabilizarls sin tener que pasar pr el prces de tecle. Este mecanism ns prprcinará más rapidez y seguridad ya que evitarems muchs errres de tecle dble cntabilización. El SIC que querems implantar en este trabaj será básicamente de tip autmátic prque cnsiderams que es la frma más rápida y fiable de llevar la cntabilidad de nuestra empresa. 2.5 Mecanisms de cntrl y verificación Otr punt imprtante que deberems integrar en nuestr SIC, es el de incrprar algún filtr de cntrl que ns ayude a detectar si estams incurriend en errres ya sean de tecle, dble cntabilización la detección de dats mal recibids ya que es de suma imprtancia la verificación de la infrmación cntable destinada a usuaris externs. Figura 2: Lcalización filtrs de cntrl ex-ante Para detectarls vams a distinguir ds tips de filtr un analizará ls dats antes de realizar el apunte cntable, filtr ex-ante, y el tr cntrlará ls apuntes una vez registrads, filtrs ex-pst. Cm cnsecuencia de la cmplejidad y falta, tant de tiemp cm de espaci, en un epígrafe psterir crearems un par de ejempls de ests filtrs y nmbrarems trs psibles filtrs que pdrían resultar interesantes. Yesica Miñnes Martins 14

15 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Dentr de nuestr SIC, ls filtrs de cntrl ex-ante se situarían en ls símbls rjs que se aprecian en la figura 2, es decir, antes de intrducir ls dats en el sistema. 2.6 Infrmes de gestión Esta infrmación está rientada al us intern de la empresa, se parte de la infrmación dispnible en las bases de dats de nuestra empresa y se presentara a través de tablas dinámicas, distinguiend a quién van dirigidas, serán tratadas más adelante. 3. El entrn del SIC L que buscams es diseñar un SIC que se alimente de la infrmación que ns prcede de las fuentes externas e internas y, tras prcesar tda esa infrmación, sea capaz de prprcinarns tds ls estads financiers que debems presentar y la infrmación de gestión que necesitems para la rganización de nuestra empresa tal y cm se muestra en la figura 3. Figura 3: Esquema Sistema de Infrmación Empresarial A cntinuación vams a explicar y mencinar algún ejempl de ls diferentes filtrs de cntrl que pdems incrprar a nuestr SIC cn el bjetiv de reducir a l máxim psible tds ls errres en ls que pdams incurrir al llevar a cab la cntabilización. Yesica Miñnes Martins 15

16 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 1. Filtrs ex-ante: cnsiste en analizar la infrmación que ns llega del exterir antes de prceder cn la cntabilización, pr ejempl, un filtr que cntrle que tant las cifras de ventas cm las de algunas facturas (luz, agua, teléfn ) n superen un determinad valr en función de ls dats histórics dispnibles en la empresa. 2. Filtrs ex-pst: se realizarán una vez finalizada la cntabilización para cmprbar que n se hayan prducid errres de tecle, dble cntabilización, etc. Pr ejempl, la cmprbación de la cincidencia entre el imprte de la cuenta bancs de ls cbrs cn tarjeta y ls extracts bancaris que ns envía la entidad, cmprbar que se hayan cntabilizad, y n estén duplicadas, tdas las ventas y facturas recibidas, etc. Para cncluir este epígrafe vams a indicar cm se pdrían pner en marcha un par de filtrs ex-ante que incluirems en nuestr SIC y que serán ls encargads de verificar ls imprtes de las ventas y ls identificadres de ls franquiciads. Ests filtrs ls pdems bservar en la tabla 2. Tabla 2: Ejempls filtrs de cntrl - Cntrl imprte: cn la fórmula SI indicams a la hja de cálcul que si el valr de Venta (IVA inc.) es superir a salte el avis REVISAR y en cas cntrari que deje la celda en blanc. Para finalizar, cn el frmat cndicinal, resaltarems las celdas que cntengan el text REVISAR. - Cntrl tienda: este cntrl l utilizarems en la tabla expandida de las franquicias en firme. A través de la fórmula SI indicams que si el Id franquiciad es igual a 92, 93, (tds identificadres de las franquicias en firme) n haga saltar ningún avis y en cas cntrari debe pner REVISAR. Para finalizar, aplicams el mism frmat cndicinal que en el filtr anterir. Yesica Miñnes Martins 16

17 4.1 Maestrs El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 4. Prcess de cntabilización autmática Ls maestrs que vams a describir a cntinuación sn un punt imprtante de nuestr trabaj ya que a través de ells vams a pder descifrar tda la infrmación que recibims de ls TPV de cada una de las tiendas (ls dats de entrada). Una vez descifrada la infrmación pdrems cmenzar a crear cntabilidad autmatizada de las ventas a ls franquiciads, tant en depósit cm en firme, las ventas prpias de la empresa, determinads pags que realicen de frma habitual las tiendas y las nóminas Tiendas En esta hja aparecen, además de tdas las tiendas que tenems, sean prpias franquicias, tra infrmación, cm puede verse en la tabla 3, cuyas clumnas incluyen l siguiente: Tabla 3: Maestr tiendas Id Tienda: es el númer identificativ de cada una de las tiendas que tenems. Nmbre: es el nmbre identificativ de cada tienda. Yesica Miñnes Martins 17

18 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Id Zna: es el númer identificativ de las znas en las cuales tenems repartidas nuestras tiendas. Este identificadr l encntrarems en el maestr Zna. M2: sn ls metrs cuadrads de cada tienda. Id Franquiciad: es el númer identificadr de cada un de nuestrs franquiciads. La relación de franquiciads la encntrarems en el maestr Franquicias. Cta. Caja: este es el númer de cuenta cntable de cada una de las cajas de las tiendas, desglsad pr el Id Tienda. Banc Efectiv: en esta clumna aparece el nmbre de la entidad bancaria en la que cada tienda va a depsitar el diner de sus cajas. Esta entidad es diferente para cada una, ya que se busca la más cercana a la tienda pr cuestines de seguridad y rapidez. Id Banc Efectiv: es el identificadr de cada una de las entidades mencinadas en el punt anterir. Este númer l encntrarems en el maestr Tarjetas. Cta. Banc Efectiv: es el númer de cuenta cntable del banc, en el cual cada tienda irá a depsitar td el diner prcedente de las ventas en efectiv. Cta. Banc Tj: es el númer de cuenta cntable del Banc en el cual se ingresan tds ls cbrs efectuads cn tarjeta. Días de desplazamient: sn ls días que tardan de media nuestras tiendas prpias en llevar el diner de caja al banc Franquicias En este maestr (tabla 4) aparece la relación de tds nuestrs franquiciads y sus características. Tabla 4: Maestr franquicias En la primera tabla bservams la siguiente infrmación: Id Franquiciad: es el númer identificativ de cada un de nuestrs franquiciads. Yesica Miñnes Martins 18

19 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Nmbre: es el nmbre de cada un de nuestrs franquiciads. Tip: el tip de franquiciad puede ser de ds tips: D: Franquiciads en depósit. F: Franquiciads en firme. % Ryaltie: es el prcentaje sbre las ventas, que le cbrams a cada un de nuestr franquiciads en cncept de Ryaltie. % Venta: Es el prcentaje sbre las ventas que les cbrams a nuestrs franquiciads en depósit. Cta. Cliente: es la cuenta acreedra de nuestrs franquiciads, desglsada pr el Id Franquiciad. Cta. Deudr: es la cuenta deudra de nuestrs franquiciads., desglsada pr el Id Franquiciad. Cta. Ryaltie: es la cuenta del ingres del Ryaltie de cada un de nuestrs franquiciads, desglsada pr el Id Franquiciad. Además, también se recge (tabla inferir), infrmación acerca del IVA que se va a aplicar a ls ingress pr Ryaltie, diferenciand Ryaltie (IVA) (% de IVA aplicad al ingres pr Ryaltie) y la Cta. IVA Ryaltie (la cuenta cntable del IVA pr Ryaltie, desglsada pr tip de IVA) Znas En este maestr (tabla 5) se indican las znas en las que se encuentran nuestras tiendas (Id Zna: identifica la zna y Nmbre: nmbre de la zna) Tabla 5: Maestr znas Familias El maestr denminad familias (tabla 6) recge la relación de ls prducts que vendems en las tiendas junt cn ls dats del IVA crrespndiente. Yesica Miñnes Martins 19

20 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 6: Maestr familias Así incluye el Id Familia:, númer identificadr de cada un de nuestrs prducts, y el nmbre del prduct que le crrespnde, Descripción, el % IVA, que se aplicará según el prduct, y la Cuenta IVA, que es el númer de cuenta del IVA repercutid de cada un de ls prducts que vendems desglsad pr tip de IVA Días de la semana En este maestr (tabla 7) se asigna un númer diferente para cada un de ls días de la semana. Incluye el identificadr del día (Id día) y el nmbre (Nmbre), se utilizará para la elabración de las tablas dinámicas que generan la infrmación destinada a la gestión interna. Tabla 7: Maestr días de la semana Cuentas Este maestr (tabla 8) ns prprcina ds tips de infrmación, en la primera tabla aparecen las cuentas cntables que utilizarems cn más frecuencia: Descripción, identifica el nmbre de la cuenta, Cuenta, ls tres primers dígits de la cuenta y el Desglse, el identificadr que indica cóm se deben desglsar ls númers de cuenta. La tabla segunda incluye para cada identificadr de desglse (Desglse), l que supne cada desglse (Descripción). Tabla 8: Maestr cuentas Yesica Miñnes Martins 20

21 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. En este cas, el maestr n recge las cuentas de 10 dígits sin de 3 para después indicar cm tendríams que hacer el desglse para crear la cuenta de 10 dígits, así la cuenta de ventas en tiendas prpias la desglsarems pr tienda y familia (ya que cm refleja la tabla 8 el identificadr del desglse a aplicar es el 11, a ls ingress pr Ryaltie les crrespnde un identificadr de desglse 12, que cm puede verse en la tabla de la derecha, de la tabla 8, es pr tienda y franquiciad) Pags tienda En este maestr se ns muestran ls pequeñs pags que realizan las tiendas y algunas de sus características: Tabla 9: Maestr pags tienda En la tabla 9, apreciams unas clumnas similares a las de las tablas anterires sól que relativas a ls pags. Así, se recge el identificadr del pag (Id Pag), el cncept del pag (Cncept), el númer de cuenta cn tres dígits que será la cntrapartida al desembls (Cuenta cntable), si dicha cuenta se carga abna (Sign del apunte), el númer identificativ de cóm se desglsará dicha cuenta (Desglse), el prcentaje de IVA (% IVA), el númer de la cuenta IVA sprtad desglsad pr tip de IVA (Cta. IVA sp.), y, pr últim, la clumna Observacines, recge alguna peculiaridad cncreta para cada un de ls pags. Además, también se incluye (tabla 9 parte inferir) para el Id Pag cuál es el Tip de pag, es decir la frma en que pagams ess cncepts a ls acreedres Tarjetas En este maestr apreciams ds tablas distintas (tabla 10): Yesica Miñnes Martins 21

22 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 10: Maestr tarjetas La primera ns muestra ls tips de tarjetas cn las que ls clientes pueden efectuar sus pags, figuran el númer identificativ de cada tarjeta (Id Tarjeta) y su Nmbre, el % Cmisión que incluye el prcentaje sbre las ventas que ns cbra el banc pr realizar el cbr cn tarjeta y, pr últim, la Cta. Cmisión, númer de cuenta cntable de la cmisión desglsad según el tip de tarjeta. En la segunda tabla incluye el númer identificadr de cada un de ls bancs en ls que tenems cuentas abiertas (Id Banc) y su nmbre (Nmbre) Sindicats Este maestr ns muestra infrmación relativa a ls sindicats a ls cuales pueden estar inscrits nuestrs empleads. Tabla 11: Maestr sindicats Al igual que en las tablas anterires, primer figura el númer identificativ de cada sindicat (Id Sindicat), y el Nmbre del sindicat, las tras ds clumnas recgen la Cuta sindicat, imprte que se paga mensualmente y la Cuenta Acreedra, que se desglsa pr el identificadr del sindicat Nóminas Este maestr (tabla 12) l necesitarems para la cntabilización de las nóminas de nuestrs empleads. Yesica Miñnes Martins 22

23 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 12: Maestr nóminas Al igual que las tablas anterires, figura el númer de identificación en este cas del emplead (Id Emplead) y su nmbre (Nmbre) las siguientes clumnas recgen las cuentas necesarias para antar la nómina de ls empleads (cm verems a cntinuación) y, pr últim, el Id Tienda (identificadr pr tienda). Respect a las cuentas asciadas a la nómina tdas ellas desglsadas pr Id tienda e Id emplead figuran: Sueld: es el imprte net que cbrará el emplead en cncept del sueld. Cta. Salari: es la cuenta de suelds y salaris, Cta. Dietas: es el númer de cuenta cntable del gast pr dietas, Cta. IRPF: es el númer de cuenta acreedra de la hacienda pública pr retencines Cta. S. Scial: es el númer de cuenta acreedra de la seguridad scial, Cta. Gasts S.S: es el númer de cuenta del gast de la seguridad scial a carg de la empresa, Cta. Remun. Pte: es el númer de cuenta cntable de la cuenta acreedra pr remuneracines pendientes de pag Cta. Anticip: es el númer de cuenta del anticip de remuneracines. Cta. Banc: es el númer de cuenta del banc de la tienda cn el cual pagams las nóminas. Dich númer de cuenta l buscams, cn la fórmula BUSCARV buscand el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Efectiv. El Id Sindicat y la Cta. Sindicat que figuran en el maestr sindicats se han descrit al indicar dich maestr. Yesica Miñnes Martins 23

24 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 4.2 Cntabilización autmatizada a partir de ls dats prcedentes del TPV Ls pass que vams a seguir para generar la cntabilización autmática de ls apuntes cntables sn ls que se describen en la figura 4: Ventas de franquicias en firme cuand enví la mercancía (infrmación btenida del almacén) Estudi del asient En este punt vams a estudiar el apunte cntable (figura 5) de las ventas que realiza el almacén a ls franquiciads en firme: Figura 4: Pass para la creación de la cntabilización autmática Figura 5: Estudi del asient franquicias en firme almacén La fecha de este asient cincide cn el del enví de la mercancía a la tienda. Mvimient 1: Clientes. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta deudra del franquiciad, cuy númer de cuenta se btiene dentr del maestr Franquicias en la clumna Cta. Cliente, su imprte será el de la Venta (IVA incluid.). Mvimient 2: Ingres pr ventas. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de ingres pr ventas, cuy númer se btiene del maestr Cuentas y la clumna Cuenta, su imprte se btiene de Yesica Miñnes Martins 24

25 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. dividir el imprte de la cuenta Clientes entre (1+%IVA) crrespndiente, según el prduct que se trate. Esta peración la redndeams a ds decimales para evitar descuadres. Mvimient 3: IVA repercutid. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de IVA repercutid; el númer de cuenta l encntrarems en el maestr Familias en la clumna Cuenta IVA. Su imprte se btiene restándle al imprte de Clientes el imprte del ingres pr ventas Dats de entrada Sn ls dats que dispndrems para cmenzar a cntabilizar la venta, ls btenems en frma de tabla y prviene del TPV del almacén. Ests dats ls encntrarems en la hja VentasALMFranquiciasFirme del Excel Cntabilidad Autmatizada : Tabla 13: Dats entrada franquicias firme almacén Fecha: es la fecha del enví de la mercancía. Id Tienda: es el númer identificativ de la tienda a la cual se envía la mercancía. Id Familia: es el númer identificativ del prduct que se envía. Venta: es el imprte de las mercancías incluid el IVA. Núm. Factura: es el númer de la factura que emite el almacén al enviar la mercancía a las tiendas Tabla expandida La tabla expandida sn las clumnas que insertams, a cntinuación de ls dats de entrada, para psterirmente pder generar ls asients. La tabla expandida generada para btener ls asients es la siguiente: Yesica Miñnes Martins 25

26 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 14: Tabla expandida franquicias en firme almacén Id franquiciad: es el identificadr de la franquicia a la cual le vendems la mercancía. L lcalizams cn la fórmula BUSCARV buscand el Id tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Id Franquiciad. % IVA: es el prcentaje de IVA que le crrespnde al prduct. Se btiene cn la fórmula BUSCARV buscand del Id Familia que ns prprcina el TPV dentr del maestr Familias en la clumna % IVA. Venta sin IVA: es la base impnible de la Venta (IVA inc.) que ns prprcina el TPV. L calcularems dividiend Venta (IVA inc.) entre (1+ %IVA ), esta peración la redndearems a ds decimales para evitar descuadres en ls asients pr redndes. Imp. IVA: es el imprte de IVA repercutid pr la venta. L calculams multiplicand la Venta sin IVA pr el % IVA. Esta peración la redndeams a ds decimales. Cta. Clientes: es el númer de cuenta de clientes, desglsad pr el Id franquiciad. L lcalizarems cn la fórmula BUSCARV buscand el Id Franquiciad dentr del maestr de Franquicias en la clumna Cta. Cliente. Cta. Ventas: es el númer de cuenta de ventas. L crearems escribirems cncatenad cn el Id Familia e Id Tienda. Yesica Miñnes Martins 26

27 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Cta. IVA: es el númer de cuenta del IVA repercutid, desglsad según el tip de IVA. Para lcalizar el númer, cn la fórmula BUSCARV buscams el Id Familia dentr del maestr Familias en la clumna Cta. IVA. Cncept Clientes: es el nmbre cn el que vams a identificar el mvimient de la cuenta Clientes. Este nmbre l crearems escribiend Clientes. ALM Franq. cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Cncept Ventas: es el nmbre cn el que vams a identificar el mvimient de ventas. Para crearl escribirems: Ventas. ALM Franq. cncatenad cn el Id Franquiciad, Id Prduct e Id Tienda. Cncept IVA Repercutid: es el nmbre cn el que vams a identificar el IVA repercutid en las ventas. En este cncept indicarems: IVA Rep. ALM Franq. cncatenad cn el Id franquiciad e Id Tienda. Tip IVA: letra cn la cual nuestr prgrama de cntabilidad, CntaSl, recncerá si el IVA que estams cntabilizand el Repercutid R Sprtad S. Nº de IVA: númer crrelativ que utiliza el prgrama de cntabilidad CntaSl para enumerar cada un de ls IVA que cntabilizams. Mneda: escribims la letra E para indicarle a CntaSl que la mneda que estams utilizand es el Eur Hja de cnfiguración y asients Tras btener la tabla expandida, vams a seguir siempre ls siguientes pass, que se muestran en la figura 6, para crear nuestra cntabilidad autmatizada. Figura 6: Pass técnics para la creación de la cntabilización autmática Para grabar las macrs persnalizadas que cntendrán la tabla expandida seguirems ls siguientes pass y que, a su vez, mstrams de frma técnica en la figura 7: 1. Ns situams en la celda A1. 2. Pulsams el btón Grabar Macr, intrducims su nmbre y aceptams. 3. Ns situams en las celdas que querems grabar intrduciend las fórmulas crrespndientes. 4. Detenems grabación. Yesica Miñnes Martins 27

28 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Figura 7: Pass para grabar una macr El siguiente pas cnsiste en cumplimentar la hja de cnfiguración, siguiend el rden que se indica: 1) Ordenar a la hja de cnfiguración de dónde tiene que recger ls dats que necesita para crear la tabla expandida y ls asients: Hja cn ls dats de entrada: en esta celda escribirems el nmbre de la hja en la que se encuentran ls dats de entrada. Dats de salida: en esta celda escribirems el nmbre que mstrará la nueva hja que cntendrá incrprand ls asients previs a la exprtación a CntaSl. Primer númer de asient: es el númer de asient que querems que le asigne el prgrama CntaSl al primer asient que va a cntabilizar. Prcedimient a ejecutar previamente: en esas celdas escribirems el nmbre delas macrs persnalizadas que hems grabad en el primer punt. 2) Pulsams el btón Prcess previs que ejecutará las macrs persnalizadas y arrastrams la primera fila. De esta frma btendrems la tabla expandida. 3) Parametrización de ls dats necesaris para, que a través del btón Prcesar, se creen ls asients. Ls dats que debems intrducir sn: Yesica Miñnes Martins 28

29 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Fecha: en esta clumna debems indicar la letra de la clumna de la tabla expandida en la cual se encuentra la fecha de la venta. Asient: en esta clumna escribims el códig #1 para indicar que se trata del primer asient, el #2 para el segund asient Orden: le asignarems un númer, crrelativ, de rden a cada mvimient dentr del asient. Al primer mvimient de cada asient le crrespnde el rden 1. Cuenta: indicarems la letra de la clumna de la tabla expandida en la que está el númer de cuenta que le crrespnde a cada mvimient. Cncept: indicarems la letra de la clumna de la tabla expandida en la que se encuentra el nmbre de cada mvimient. Debe: en esta clumna indicarems la letra de la tabla expandida en la que se encuentra el imprte a cntabilizar al debe del asient. Haber: en esta clumna indicarems la letra de la tabla expandida en la que se encuentran ls imprtes al haber. 4) Ejecutams la macr Prcesar y se creará autmáticamente una nueva hja que cntendrá ls asients. La hja de cnfiguración para las ventas de almacén en las franquicias en firme es la que se muestra en la tabla 15, denminándse las macrs grabadas Macr1 y Macr2 cuya cnfiguración se muestra en ls Anexs. Tabla 15: Hja cnfiguración franquicias en firme almacén Siend ls asients btenids ls que mstrams en la tabla 16: Yesica Miñnes Martins 29

30 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 16: Asients franquicias en firme almacén Ventas de franquicias en firme cuand vende la mercancía Estudi del asient El apunte cntable que querems autmatizar es el que se muestra en la figura 8: Figura 8: Estudi del asient franquicias en firme La fecha del asient es la misma en la que se prduce la venta Mvimient 1: Deudres - Debe: aparecerá reflejad el imprte de Ryaltie que ns debe pagar el franquiciad, el númer de cuenta l btenems dentr del maestr Franquicias en la clumna Cta. Deudr. El imprte l btendrems a partir de un prcentaje de la venta, cuy cálcul señalarems en la descripción de la tabla expandida, y sumándle el imprte del IVA Ryaltie, que encntrarems dentr del maestr Franquicias en la clumna Ryaltie (IVA). Mvimient 2. Ingres pr Ryaltie - Haber: en este apunte se refleja nuestr ingres pr Ryaltie net de impuest. El númer de cuenta l encntrarems dentr del maestr Cuentas y en la clumna Cuenta. Su imprte sería el prcentaje sbre la venta que necesitams en el registr de deudres pr Ryaltie y su cálcul l explicarems en la tabla expandida. Mvimient 3: IVA repercutid pr Ryaltie Yesica Miñnes Martins 30

31 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Haber: en este apunte, antarems el IVA repercutid crrespndiente al Ryaltie, el númer de cuenta l encntrams dentr maestr Franquicias en la clumna Cta. IVA Ryaltie. El imprte l calcularems pr la diferencia que exista entre el imprte de Clientes y el de Ingres pr Ryaltie Dats de entrada Prceden del TPV de las franquicias en firme y aparecerá en la hja denminada VentasTPVFranquiciasFirme : Tabla 17: Dats entrada franquicias en firme Además de ls cncepts de Fecha, Id Tienda e Id Familia, Venta (IVA incl.) descrits anterirmente, se incluye la F.Pag, identificadr de la frma de pag de la mercancía y el Id. Tarjeta, identificadr del tip de tarjeta cn la que se realizó el cbr Tabla expandida La tabla expandida generada para la autmatización del apunte es la que se muestra en la tabla 18: Yesica Miñnes Martins 31

32 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 18: Tabla expandida franquicias en firme Ls cncepts y la btención de ls dats incluids cm sn el % IVA Venta, Venta (sin IVA), Id Franquiciad y Cta. Deudres sn iguales a ls descrits en las ventas de almacén a franquiciads. % Ryaltie: es el prcentaje sbre la venta que debe pagar el franquiciad en cncept de Ryaltie. Dich valr l btenems cn la fórmula BUSCARV buscand el Id Franquiciad dentr del maestr Franquicias en la clumna % Ryaltie. Ryaltie (Sin IVA): es el imprte del mvimient ingres pr Ryaltie del asient. L calculams multiplicand el imprte de la Venta (Sin IVA) pr el % Ryaltie. De nuev, redndearems esta peración a ds decimales. % IVA Ryaltie: es el prcentaje de IVA a aplicar al Ryaltie (Sin IVA). Este prcentaje l encntrams dentr del maestr Franquicias en la tabla inferir y cuya clumna se denmina Cta. IVA Ryaltie. IVA Ryaltie: es el imprte de IVA que le crrespnde al Ingres pr Ryaltie. L calculams multiplicand el Ryaltie (Sin IVA) pr el % IVA Ryaltie. Le aplicams de nuev la fórmula redndear. Ryaltie (Cn IVA): es el imprte del mvimient de deudres, l btenems sumándle al Ryaltie (Sin IVA) el IVA Ryaltie. Yesica Miñnes Martins 32

33 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Cta. Ryaltie: es el númer de cuenta del Ingres pr Ryaltie, desglsad pr el Id franquiciad. Para buscarl usarems la fórmula BUSCARV buscand el Id Franquiciad dentr del maestr de Franquicias en la clumna Cta. Ryaltie. Cta. IVA Ryaltie: es el númer de cuenta del IVA repercutid del Ryaltie, para lcalizarl ns trasladarems al maestr Franquicias en la clumna Cta. IVA Ryaltie. Cncept deudres: es el nmbre identificadr del mvimient deudres. L denminarems Deudres Franq. Firme cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Cncept Ing. Ryaltie: es el nmbre identificadr del mvimient Ingres pr Ryaltie. L nmbrarems: Ing. Ryaltie Franq. Firme cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Familia. Cncept IVA Rep.: es el nmbre identificativ del mvimient IVA repercutid pr Ryaltie. L nmbrarems IVA Rep. Franq. Firme cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Tras btener la tabla expandida grabarems las macrs persnalizadas Macr3 y Macr4, cntenidas en el Anex, para que cn el btón Prcess previs se genere autmáticamente la tabla expandida Hja de cnfiguración y asients La hja de cnfiguración para las ventas (Tabla 19) de nuestrs franquiciads en firme y sus asients crrespndientes (Tabla 20) sn ls siguientes: Tabla 19: Hja de cnfiguración franquicias en firme Yesica Miñnes Martins 33

34 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 20: Asients franquicias en firme Ventas de franquicias en depósit cuand vende la mercancía Estudi del asient Ls apuntes cntables que vams a realizar en este epígrafe es el siguiente: Figura 9: Estudi de ls asients franquicias en depósit La fecha de ambs asients cincide cn la de la venta de la mercancía pr parte del franquiciad. Asient 1: Ingres pr la venta Mvimient 1: Clientes. - Debe: aparecerá la cuenta Cliente del franquiciad. El imprte de Clientes se btiene multiplicand el imprte de la venta pr el prcentaje sbre las ventas que le cbrams a cada un de nuestrs franquiciads. Mvimient 2: Ingres pr ventas. - Haber: aparecerá la cuenta de ingres pr ventas. El imprte l btendrems de la división entre el imprte de la cuenta Clientes, calculad en el punt anterir, entre (1+ %IVA ). Mvimient 3: IVA repercutid. - Haber: aparecerá la cuenta de IVA repercutid. El imprte l btendrems pr la diferencia entre el mvimient Clientes y el Ingres pr ventas. Yesica Miñnes Martins 34

35 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Asient 2: Ingres pr Ryaltie Mvimient 1: Deudres. - Debe: aparecerá reflejad el imprte de Ryaltie que ns debe pagar el franquiciad. El imprte se btendrá a partir de un prcentaje de la venta sin IVA al que se le añadirá el imprte del IVA del Ryaltie. Su cálcul de trata en la generación de la tabla expandida. Mvimient 2: Ingres pr Ryaltie - Haber: en este apunte aparecerá el ingres pr Ryaltie net de impuest. El imprte l btenems dividiend la Venta (IVA inc.) entre (1+ %IVA ) y después aplicándle el prcentaje del Ryaltie que le crrespnda. Mvimient 3: IVA repercutid pr Ryaltie - Haber: en este apunte, antarems el IVA repercutid crrespndiente al ingres pr Ryaltie. El imprte l calcularems pr la diferencia entre el imprte de Clientes e Ingres pr Ryaltie Dats de entrada Ests dats prvienen de ls TPV de las tiendas franquiciadas en depósit y aparecerán en la hja VentasTPVFranquiciasEnDepósit. Esta tabla (tabla 21) ns prprcina ls misms dats que la de las ventas de ls franquiciads en depósit. Tabla 21: Dats de entrada franquicias en depósit Tabla expandida Añadims las clumnas que se muestran en la tabla 22 para generar la tabla expandida: Yesica Miñnes Martins 35

36 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 22: Tabla expandida franquicias en depósit Describims a cntinuación ls cncepts y la btención de ls dats que n han surgid en ls hechs cntables previs. % Venta (Cn IVA): es el imprte del prcentaje sbre las ventas que le cbrams al franquiciad en depósit cuand vende la mercancía. Para calcularl multiplicarems la Venta (IVA inc.) pr el % Venta que btendrems cn la función BUSCARV buscand el Id franq. dentr del maestr Franquicias. Aplicams de nuev la fórmula redndear. Yesica Miñnes Martins 36

37 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. % Venta (Sin IVA): Es el imprte de ingress pr ventas que le crrespnde al franquiciad. Para calcularl dividirems el % Venta (Cn IVA) entre (1+ IVA Venta ). De nuev, redndeams a ds decimales. IVA Venta del %: es el imprte de IVA crrespndiente a la venta del franquiciad. Para calcularl le restarems al % Venta (Cn IVA) el % Venta (Sin IVA) y redndeams a ds decimales. Cncept Clientes: a la cuenta clientes la denminarems: Clientes Franq. D cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Cncept Ventas: al ingres pr ventas l denminarems: Vtas. Franq. D cncatenad cn el Id Franquiciad, Id Tienda e Id Prduct. Cnc. IVA Venta: el IVA repercutid en las ventas l denminarems: IVA Rep. Venta Franq. D cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Cncept Deudres: el mvimient deudres l nmbrarems: Deudres Franq. D cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Cncept Ryaltie: el ingres pr Ryaltie l denminarems: Ing. RyaltieFranq. D cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Familia. Cnc. IVA Ryaltie: el IVA pr Ryaltie l nmbrarems: IVA Rep. Venta Franq. D cncatenad cn el Id Franquiciad e Id Tienda. Tras crear la tabla expandida, grabarems las macrs persnalizadas Macr5 y Macr6, cuya cnfiguración pdems cnsultar en el Anex Hja de cnfiguración y asients La hja de cnfiguración para las ventas de ls franquiciads en depósit y sus asients sn ls siguientes: Tabla 23: Hja de cnfiguración franquicias en depósit Yesica Miñnes Martins 37

38 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 24: Asients franquicias en depósit Ventas de mercancías pr tiendas prpias Estudi del asient En este punt vams a analizar el apunte cntable (figura 10) de las ventas generadas en las tiendas prpias diferenciand las cmpras cbradas en efectiv de las de tarjeta: Figura 10: Estudi de ls asients tiendas prpias La fecha para ls asients 1 y 2 es el día de la venta de la mercancía. Asient 1: Ventas cn tarjeta Mvimient 1: Bancs - Debe: en este apunte antarems el mvimient de la cuenta Banc al cbrar una venta cn tarjeta. El númer de cuenta l extraems de la clumna Cta. Banc Tj del maestr. El imprte será l que se le cbra al cliente pr las ventas mens la cmisión bancaria. Su cálcul l explicarems en la creación de la tabla expandida. Yesica Miñnes Martins 38

39 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Mvimient 2: Cmisión - Debe: incluye el imprte de la cmisión que ns cbra el banc pr usar el servici de cbr cn tarjeta. El númer de cuenta de la cmisión la encntrams en el maestr Tarjetas y en la clumna Cta. Cmisión.El imprte se calcula multiplicand el imprte de la venta (IVA incluid) pr el prcentaje de la cmisión. Mvimient 3: Ingres pr ventas - Haber: en este apunte antams el imprte de la venta neta de impuest. El imprte l calcularems dividiend el imprte de Ventas (IVA inc) entre (1+ %IVA ). Esta peración la redndeams a ds decimales. Mvimient 4: IVA repercutid de la venta - Haber: recge el imprte del IVA de la venta, su imprte será el prduct del imprte del ingres pr ventas pr el prcentaje de IVA que le crrespnda y redndeams a ds decimales. Asient 2: Ventas en efectiv (1) Mvimient 1: Caja - Debe: en este apartad antarems el imprte íntegr cbrad en las tiendas al realizar una venta. El númer de cuenta l encntrarems en el maestr Tiendas en la clumna Cta. Caja. El imprte es el que ns prprcina el TPV: Ventas (IVA inc). Mvimient 2: Ingres pr ventas - Ingres pr ventas.haber: en este apunte antarems el imprte de la venta neta de impuest. El imprte l calcularems dividiend las Ventas (IVA inc) entre (1+ % IVA ) que le crrespnda. Mvimient 3: IVA Repercutid pr la venta - Haber: en este apartad vams antar el imprte de IVA crrespndiente cn la venta. El imprte l calcularems multiplicand el ingres pr ventas pr el % IVA crrespndiente. La fecha se btiene sumándle a la fecha de la venta ls Días Desplazamient que le crrespnda a cada tienda. La fecha, para el asient 3, se btiene sumándle a la fecha de la venta ls Días Desplazamient que le crrespnda a cada tienda. Asient 3: Ventas en efectiv (2) Mvimient 1: Banc Yesica Miñnes Martins 39

40 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Debe: incluye el imprte íntegr pr la venta que ingresarán ls empleads en el banc. El númer de cuenta l encntrams en el maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Efectiv. El imprte aparece en la clumna Ventas (IVA inc) de ls dats de entrada. Mvimient 2: Caja - Haber: recge el imprte que retirams de caja para ingresar en el banc. El númer de cuenta l encntrarems en el maestr Tiendas en la clumna Cta. Caja. El imprte cincide cn el imprte de la clumna Ventas (IVA inc) de ls dats de entrada Dats de entrada Prceden de ls TPV de las tiendas prpias y aparecerá cm tabla en la hja VentasTPVPrpias y cntiene la misma infrmación que la de las ventas para ls franquiciads en firme y en depósit Tabla expandida Tabla 25: Dats de entrada tiendas prpias La tabla expandida para este hech cntable es la que muestra la tabla 26: Yesica Miñnes Martins 40

41 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 26: Tabla expandida tiendas prpias Venta Efectiv: indicarems a través de la fórmula SI, que cuand la F. Pag sea igual a 1, (efectiv), pnga el imprte de las Ventas (IVA inc), y en cas cntrari que deje la celda en blanc. Venta Efec. Sin IVA: indicarems la Venta Efectiv una vez deducid su imprte de IVA. Para calcular este imprte, le indicarems cn la fórmula SI que cuand la F. Pag sea igual a 1 divida el imprte de la Venta Efectiv entre (1+ % IVA ) y en cas cntrari que deje la celda en blanc y redndeams a ds decimales. Venta Tarjeta: indicams cn la fórmula SI, que cuand la F. Pag sea igual a 2, (tarjeta), pnga el imprte de las Ventas (IVA inc), y en cas cntrari que deje la celda en blanc. Venta Tarj.Sin IVA: en esta clumna pndrems el imprte Venta Tarjeta una vez deducid su IVA. El imprte l btendrems indicand cn fórmula SI que cuand la F. Pag sea igual a 2 divida la Venta Tarjeta entre (1+ % IVA ). Esta peración la redndearems a ds decimales. Yesica Miñnes Martins 41

42 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. % IVA: es el prcentaje de IVA que le crrespnde al prduct. Se btiene cn la fórmula BUSCARV buscand el Id Familia dentr del maestr Familias en la clumna % IVA. Cta. IVA Tarj: es el númer de cuenta del IVA para ls pags cn tarjeta. Este númer l lcalizams indicand cn la función SI, que si la F. Pag es igual a 2 busque, cn la frmula BUSCARV, el Id Familia dentr del maestr Familias en la clumna Cta. IVA. Cta. IVA Efectiv: es el númer de cuenta del IVA de ls pags en efectiv. Lcalizarems este númer indicand a través de la función SI, que si la F. Pag es igual a 1 busque, cn la frmula BUSCARV, el Id Familia dentr del maestr Familiar en la clumna Cta. IVA. Imp. IVA Tarj: es el imprte del IVA de las ventas cn tarjeta. Para calcular este imprte indicarems cn la fórmula SI, que si la F. Pag es igual a 2, haga la diferencia entre Venta Tarjeta y Venta Tarj. Sin IVA. Esta resta la redndearems a ds decimales. Imp. IVA Efec: es el imprte de IVA de las ventas en efectiv. Para calcularl indicarems cn la fórmula SI, que si la F. Pag es igual a 1, haga la diferencia entre Venta Efectiv y Venta Efec. Sin IVA. Esta peración la redndearems a ds decimales. Cta. Ventas Tarj: es el númer de cuenta de las ventas cbradas cn tarjeta. La crearems indicand que SI la F. Pag es igual a 2 pnga cncatenad cn el Id Familia e Id Tienda. Cta. Venta Efec: es el númer de cuenta de las ventas que cbrams en efectiv. La crearems indicándle que SI la F. Pag es igual a 1 pnga cncatenad cn el Id Familia e Id Tienda. Cta. Banc tarjeta: es el númer de cuenta del banc en el cual se ingresan tds ls pags que se realizan cn tarjeta. L buscarems indicand cn la fórmula SI que cuand la F. Pag sea igual a 2, busque, cn la fórmula BUSCARV, el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Tj. Cta. Banc Efectiv: es el númer de cuenta del banc en el que se ingresa el diner prcedente de ls cbrs en efectiv. L lcalizarems indicand cn la fórmula SI, que cuand la F. Pag sea igual a 1 busque, cn la fórmula BUSCARV, el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Efectiv. Yesica Miñnes Martins 42

43 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Cta. Caja: es el númer de cuenta de cada una de las cajas de nuestras tiendas prpias. Para lcalizarl indicarems que cuand la F. Pag sea igual a 1 busque, cn la función BUSCARV, el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Caja. Imp. Caja: es el imprte de la venta en efectiv, incluid el IVA, que tenems en caja. Para calcularl indicarems que SI la F. Pag es igual a 1, sume el imprte de la Venta Efec. Sin IVA y el Imp. IVA Efectiv. % Cmisión: es el prcentaje sbre la Venta Tarjeta que el banc ns cbra cm cmisión pr prestarns el servici de cbr cn tarjeta. L lcalizarems indicand que cuand la F. Pag sea igual a 2 busque, cn la función BUSCARV, Tarjeta dentr del maestr Tarjetas en la clumna % Cmisión. Cta. Cmisión: es el númer de cuenta de la cmisión que ns cbra el banc. L btendrems indicand cn la fórmula SI, que cuand la F. Pag sea igual a 2 busque, cn la función BUSCARV, Tarjeta dentr del maestr Tarjetas en la clumna Cta. Cmisión. Imp. Cmisión: es la cmisión que ns cbra el banc. L calcularems, indicand cn la fórmula SI, que cuand la F. Pag sea igual a 2 multiplique la Venta Tarjeta pr el % Cmisión. Esta multiplicación la redndearems a ds decimales. Imp. Banc Tarj.: es el imprte que se ingresa en el banc pr las ventas cn tarjeta una vez deducida la cmisión. L btendrems indicand cn la función SI, que cuand la F. Pag sea igual a 2, sume Venta Tarj. Sin IVA mas Imp. IVA Tarj y a esa suma, le reste el Imp. Cmisión. Estas peracines las redndearems a ds decimales para evitar descuadres. Imp. Banc Efec.: es el imprte de las ventas en efectiv que ingresams en el banc. L calcularems indicand que SI la F. Pag es igual a 1, sume el imprte de la Venta Efec. Sin IVA mas Imp. IVA Efec. Cncept Venta Efectiv: es la denminación de las ventas en efectiv. L nmbrarems Venta Efec. Tienda cncatenad cn el Id Tienda e Id Familia SI la F. Pag es igual a 1. Fecha aplazamient: fecha en la que ls empleads van a ingresar el diner de caja prcedente de las ventas en efectiv. La btendrems indicand que SI la F. Pag es igual a 1 sume a la Fecha ls Días desplazamient que lcalizarems cn la función BUSCARV buscand el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Días desplazamient. Yesica Miñnes Martins 43

44 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. En cuant a las clumnas que incluyen cncepts pdems cnsiderar que en general se cncatenan cn Id Tarjeta e Id Tienda y según el cas cndicinad a SI la F.Pag es igual a 1 2. Pr ejempl, Cnc. Bancs Tarj.: es la denminación del banc en el que se ingresan ls cbrs cn tarjeta. L denminarems Bancs Tarj. cncatenad cn el Id Tarjeta e Id Tienda SI la F. Pag es igual a 2, y en cas cntrari dejarems la celda vacía. Cnc. Banc Efec.: es la denminación del banc en el que ingresams las ventas en efectiv. L denminarems Bancs Efec. Tienda cncatenad cn el Id Tienda SI la F. Pag es igual a 1. El siguiente pas es la grabación de las macrs persnalizadas que hems denminad Macr7 y Macr8, cuya cnfiguración pdems bservar en el Anex, y ejecutams el btón Prcess previs Hja de cnfiguración y asients La hja de cnfiguración para las ventas de ls franquiciads en depósit y sus asients las pdems apreciar en las tablas 27 y 28 respectivamente. Tabla 27: Hja de cnfiguración tiendas prpias Yesica Miñnes Martins 44

45 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 28: Asients tiendas prpias Pags tiendas Estudi de ls asients Ls apuntes cntables que buscams autmatizar sn ls que se muestran en la figura 11: Figura 11: Estudi de ls asients pags tiendas La fecha de cada un de ls asients es el día en que se prduce la peración que se está cntabilizand. Asient 1: Anticips a empleads Mvimient 1: Anticips a empleads - Debe: aparecerá la cuenta de anticip pr remuneracines. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cuenta Cntable. El imprte del anticip aparece en la clumna Imprte de ls dats de entrada. Mvimient 2: Efectiv - Haber: aparecerá la cuenta efectiv que le crrespnda a la tienda.el númer de cuenta se btiene de la clumna Cta Caja dentr del maestr Tiendas a partir del Id tienda. El imprte es el mism que el del mvimient 1. Yesica Miñnes Martins 45

46 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Asient 2: Devlución de anticip Mvimient 1: Efectiv - Debe: aparecerá la cuenta efectiv que le crrespnda a la tienda, su númer se btiene igual que en el mvimient anterir, y el imprte aparece en la clumna Imprte de ls dats de entrada. Mvimient 2: Devlución del anticip - Haber: aparecerá la cuenta de devlución de remuneracines. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cuenta Cntable. El imprte de la devlución es el mism del mvimient 1. Asient 3: Gasts generales Mvimient 1: Gast - Debe: aparecerá reflejada la cuenta del gast crrespndiente. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cuenta Cntable. Su valr es el que aparece en la clumna Imprte cuand su imprte sea inferir a seis eurs, en cas cntrari, es el Imprte una vez deducid su IVA crrespndiente. Mvimient 2: IVA Sprtad - Debe: aparecerá reflejada la cuenta del IVA sprtad. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cta. IVA Sp.. El imprte sól l calcularems cuand el Imprte del gast sea superir a seis eurs. Mvimient 3: Efectiv - Haber: aparecerá reflejada la cuenta efectiv de la tienda, ya se ha tratad cm se btiene el númer de cuenta y el imprte es la suma del gast e IVA sprtad. Asient 4: Arque faltante Mvimient 1: Otras pérdidas en gestión crriente - Debe: aparecerá reflejada la cuenta de la pérdida crrespndiente. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cuenta Cntable. El imprte es el que aparece en la clumna Imprte. Mvimient 2: Efectiv - Haber: aparecerá reflejada la cuenta efectiv de la tienda, su btención ya se ha vist y su imprte es el mism que el del mvimient 1. Yesica Miñnes Martins 46

47 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Asient 5: Arque sbrante Mvimient 1: Efectiv - Debe: aparecerá reflejada la cuenta efectiv de la tienda, cuya btención e imprte se cnsigue igual que en el asient anterir. Mvimient 2: Otrs ingress en gestión crriente - Haber: aparecerá reflejada la cuenta del ingres crrespndiente. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Pags tienda en la clumna Cuenta Cntable. El imprte es el que aparece en el mvimient Dats de entrada La tabla 29 ns muestra ls dats de entrada dispnibles para este apunte cntable: Tabla 29: Dats de entrada pags tiendas Fecha: es la fecha en la que tiene lugar el apunte cntable. Id Pag: es el númer identificativ del pag que vams a identificar. Su significad l vams a lcalizar en el maestr Pags tienda. Imprte: es el imprte que pagams. Id Tienda: es el númer identificadr de la tienda que realiza el pag. Su significad l pdems cnsultar en el maestr Tiendas. Id emplead: es el númer identificadr del emplead que pide el anticip realiza devlución de remuneracines Tabla expandida La tabla expandida generada para la cntabilización de ls pags de las tiendas es la siguiente: Yesica Miñnes Martins 47

48 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Yesica Miñnes Martins 48

49 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 30: Tabla expandida pags tiendas Nmbre gast/ing y Cta. Gast/Ing: sn respectivamente las denminacines del tip de gast ingres que vams a cntabilizar y el númer cntable para cada un de ls pags. Ambs se buscan cn la función BUSCARV, buscand el Id Pag dentr del maestr Pags Tienda. La cuenta cntable, del gast ingres, se desglsa pr Id Tienda. % IVA: es el prcentaje en cncept de IVA que le crrespnde a cada un de ls gasts. Sól cntabilizarems el IVA de ls gasts cuand su imprte supere ls seis eurs, ya que para ls gasts de menr cuantía, generalmente n dispnems de factura. Lcalizarems este prcentaje, cn la función BUSCARV, buscams el Id Pag dentr del maestr Pags Tienda y ns muestre la clumna % IVA. Cta. IVA: es el númer de cuenta del IVA sprtad. Para lcalizarl le indicarems a la hja de cálcul, a través de la fórmula SI, que cuand la clumna Imp. Efectiv gasts esté vacía deje la casilla vacía y en cas cntrari, SI el valr de Imp. Efectiv gasts es mayr que seis, cn la función BUSCARV, busque el Id Pag dentr del maestr Pags Tienda y pnga la clumna Cta IVA sp.. Cta. Efectiv: es el númer de cuenta cntable que le crrespnde al diner en efectiv de las cajas de las tiendas. Dich númer l lcalizams cn la función Yesica Miñnes Martins 49

50 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. BUSCARV, buscand el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Caja. Imp. Anticip: es el imprte que cntabilizarems cm anticip de remuneracines a nuestrs empleads. Para btenerl le indicarems a nuestra hja de cálcul, cn la función SI, que cuand el Id Pag sea igual a 1 (Anticip a empleads), pnga la clumna Imprte y en cas cntrari deje la casilla crrespndiente en blanc. Cnc. Anticip: recge la denminación del mvimient anticip a empleads. L denminarems: Anticip emplead cncatenad cn el Id emplead cuand el Id Pag sea igual a 1. Cta. Debe Anticip y Cta Haber anticip: la primera es el númer de cuenta del anticip pr remuneracines y la segunda es el númer de cuenta de efectiv de caja cn el que pagams el anticip. Ests númers de cuenta se lcalizan cn la función SI, indicand que cuand el Id Pag sea igual a 1 muestre la clumna Cta. Gast/Ing., muestre la clumna Cta Efectiv, respectivamente, y en cas cntrari deje la clumna en blanc. Imp. Devlución ant., Cta. Haber. Devl y Cta. Debe Devlución, sn respectivamente el imprte a cntabilizar cuand nuestrs empleads ns devuelven ls anticip, númer de cuenta cntable que le crrespnde la devlución del anticip y el mvimient del efectiv cnsecuencia de la devlución. Para btenerls indicarems que SI el Id Pag es igual a 2 ns muestre la clumna Imprte la clumna Cta Pag/ingres la clumna Cta Efectiv, respectivamente y en cas cntrari deje la casilla en blanc. Cnc.Efectiv Antip., Cnc.Devlución, Cnc.Gt.Devl: sn las denminacines del efectiv de caja cn el que pagams ls anticips, la denminación del mvimient de la devlución de anticips y, pr últim, del mvimient de devlución del anticip, respectivamente. Para btener el primer, indicarems que SI el Id Pag es igual a 1 pnga Efectiv emplead cncatenad cn el Id emplead y, en cas cntrari, deje la clumna en blanc. Ls trs ds se btendrán indicand si el Id Pag es igual a 2 pnga efectiv Tienda cncatenad cn el Id Tienda Devlución anticip cncatenad cn el Id emplead y, en cas cntrari, que deje la casilla en blanc respectivamente. Imp. Efectiv gasts: en esta clumna mstrarems el imprte brut Imprte de ls gasts cuand el Id Pag sea igual a 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10, en cas cntrari deberá dejarla casilla en blanc. Yesica Miñnes Martins 50

51 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Imp. Gasts (Sin IVA): es el imprte de ls gasts net de impuest. Para btenerl indicarems a través de la fórmula SI, que cuand la clumna Imp. Efectiv gasts esté en blanc, ns muestre la clumna Imp. Efectiv gasts también en blanc y, en cas cntrari, indicarems que SI el Imp. Efectiv gasts es menr a seis pnga la clumna Imp. Efectiv gasts en cas cntrari que redndee a ds decimales la división Imp. Efectiv gasts entre (1+% IVA). Imp.IVA gasts: es el imprte de IVA sprtad para ls gasts superires a seis eurs. Para btener este dat indicarems, cn la función SI, que cuand el Imp. Efectiv gasts esté en blanc, deje la casilla en blanc y en cas cntrari, de nuev cn la fórmula SI, que si el Imp. Efectiv gasts es mayr a seis haga la diferencia entre el Imp. Efectiv gasts y el Imp. Gasts (Sin IVA) y, en cas cntrari, deje la casilla en blanc. Cta. Gasts: es el númer de cuenta cntable de cada un de ls gasts. L lcalizarems cn la fórmula SI indicand que si el Id Pag es igual a 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10 pnga la clumna Cta. Pag/Ing. y,en cas cntrari, deje la casilla en blanc. Cnc. Gasts y Cnc. IVA Gasts: sn las denminacines de ls gasts y del IVA sprtad de ls gasts si su imprte brut es mayr de seis eurs. Para crearls indicarems que SI el Id Pag el Imprte Efectiv de gasts es igual a 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10 escriba Gast cncatenad cn el Nmbre Gast/Ing y el Id Tienda e IVA sprtad Tienda cncatenad cn el Id Tienda, respectivamente, y en cas cntrari deje la casilla en blanc. Cta. Efectiv: es el númer de cuenta cntable del mvimient efectiv en la cntabilización del gast. L lcalizarems indicand que SI el Id Pag es igual a 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10, pnga Efectiv Tienda cncatenad cn el Id Tienda, y en cas cntrari deje la casilla en blanc. Imp. Faltante e Imp. Arq. Sbrante: sn ls imprtes que se cntabilizarán cuand hay un descuadre en caja pr falta de diner cuand se ingresa cm cnsecuencia de un descuadre de caja a nuestr favr. Se btendrán indicand si el Id Pag es igual a 11 a 12, respectivamente, pnga la clumna Imprte y en cas cntrari deje la casilla en blanc. Cta. Efectiv Arq. Faltante y Cta. Efec. Arq. Sbrante: sn el númer de cuenta cntable de la caja en la cual se prduce la pérdida pr descuadre el ingres pr arque sbrante. Para lcalizar este númer de cuenta le indicams que SI el Id Yesica Miñnes Martins 51

52 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Pag es igual a 11 12, respectivamente, pnga la clumna Cta. Efectiv y en cas cntrari deje la casilla en blanc. Cnc. Efec. Arq. Faltante y Cnc. Efec. Arq. Sbrante: sn las denminacines del mvimient de efectiv del asient arque faltante y sbrante, respectivamente. L denminarems Efectiv Tienda cncatenad cn el Id Tienda SI el Id Pag es respectivamente y, en cas cntrari, que deje la casilla en blanc. Cta. Pérdida Arque. y Cta. Ingr. arque: sn ls númers de cuentas cntables que crrespnden a la pérdida al ingres pr el descuadre de caja. Se lcalizan indicand que SI el Id Pag es igual a pnga la clumna Cta. Gast/Ing., respectivamente, y en cas cntrari deje la celda en blanc. Cnc. Pérdi. Arque y Cnc. Ingres arque: es la denminación de la pérdida pr el descuadre de caja. L denminams Otras pérdidas en gestión crriente Tienda Ingres arque sbrante Tienda cncatenad cn el Id Tienda SI el Id Pag es igual a 11 12, respectivamente y, en cas cntrari, dejará la celda en blanc. Tip IVA: es el tip de IVA que estams cntabilizand. En el cas de ls gasts estams cntabilizams IVA Sprtad S. A cntinuación grabarems la tabla expandida creada cm Macr9 y Macr10 para pder btenerla de frma autmática. Pdrems cnsultar la cnfiguración de estas macrs en el Anex Hja de cnfiguración y asients La hja de cnfiguración para las ventas de ls franquiciads en depósit y sus asients se muestran a cntinuación: Yesica Miñnes Martins 52

53 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 32: Hja de cnfiguración pags tiendas Cntabilización nóminas Tabla 31: Asients pags tiendas Estudi del asient El bjetiv de este punt es el estudi de la cntabilización de las nóminas de nuestrs empleads (Figura 12). Ests sn s apuntes cntables que buscams autmatizar: Figura 12: Estudi de ls asients cntabilización de las nóminas Yesica Miñnes Martins 53

54 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. La fecha de cada un de ls asients es el día en que se prduce cada una de las peracines a cntabilizar. Asient 1: Nómina del mes Mvimient 1: Suelds y salaris - Debe: aparecerá reflejada la cuenta de suelds y salaris, el númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Salari. El imprte es el que aparece en la clumna Salari de ls dats de entrada. Mvimient 2: Hacienda pública acreedra pr retencines practicadas. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta hacienda pública acreedra.el númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. IRPF. El imprte es el que aparece en la clumna Retención IRPF de ls dats de entrada. Mvimient 3: Organisms de la Seguridad Scial acreedra. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de la seguridad scial acreedra del trabajadr. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. S. Scial. El imprte será el que aparece en la clumna S. Scial Trabajadr de ls dats de entrada. Mvimient 4: Anticip de remuneracines. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de anticip de remuneracines. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Anticip. El imprte es el que aparece en la clumna Anticip de ls dats de entrada. Mvimient 5: Cuta sindicat. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta cuta sindicat. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Sindicat. El imprte será el que aparece en la clumna Cuta Sind. de ls dats de entrada. Mvimient 6: Remuneracines pendientes de pag - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de remuneracines pendientes de pag. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Remun. Pte. El imprte de l btenems restándle al Salari la Retención IRPF, S.Scial Trabajadr, Anticip y Cuta Sind. Asient 2: Dietas Mvimient 1: Gast pr dietas Yesica Miñnes Martins 54

55 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta Otrs servicis. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Dieta. El imprte de las dieta será el imprte de la clumna Dietas de ls dats de entrada. Mvimient 2: Remuneracines pendientes de pag. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de remuneracines pendientes. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Remun. Pte. El imprte de las dieta será el imprte de la clumna Dietas de ls dats de entrada. Asient 3: Pag nómina Mvimient 1: Remuneracines pendientes de pag. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta de remuneracines pendientes de pag. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Remun. Pte. El imprte de la remuneración pendiente está calculada en el mvimient 6 del asient Nómina del mes. Mvimient 2: Bancs. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de bancs de cada tienda cn la cual vams a pagar las nóminas a nuestrs empleads. El númer de cuenta se btiene buscand el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Efectiv. El imprte de bancs es la suma del Salari, Retención IRPF, S.Scial Trabajadr, Anticip, Cuta Sind. y Dietas. Asient 4: Carg de la seguridad scial empresa Mvimient 1: Gast seguridad scial empresa. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta gast Seguridad Scial empresa. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. Gast S.S. El imprte de este gast es el que aparece en la clumna S. Scial Empresa Mvimient 2: Organisms de la Seguridad Scial acreedra. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de la seguridad scial acreedra a carg de la empresa. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. S. Scial. El imprte de la seguridad scial a carg de la empresa es el que aparece en la clumna S. Scial Empresa. Asient 5: Pag a Hacienda pr retencines practicadas. Yesica Miñnes Martins 55

56 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Mvimient 1: Bancs. - Haber: aparecerá reflejada la cuenta de bancs de cada tienda cn la cual vams a pagar las retencines. El númer de cuenta se btiene buscand el Id Tienda dentr del maestr Tiendas en la clumna Cta. Banc Efectiv. El imprte de bancs es la suma de la Retención IRPF, S.Scial Trabajadr, S. Scial Empresa y Cuta Sind. Mvimient 2: Hacienda pública acreedra pr retencines practicadas. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta hacienda pública acreedra. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. IRPF. El imprte de la hacienda pública será el que aparece en la clumna Retención IRPF de ls dats de entrada. Mvimient 3: Organisms de la Seguridad Scial acreedra a carg del trabajadr. - Debe: aparecerá reflejada la cuenta de la seguridad scial acreedra del trabajadr. El númer de cuenta se btiene dentr del maestr Nóminas en la clumna Cta. S. Scial. El imprte será el que aparece en la clumna S. Scial Trabajadr de ls dats de entrada. Mvimient 4: Cuta sindicat. - Debe: incluye la cuenta cuta sindicat; el númer se btendrá del maestr de Nóminas, clumna Cta. Sindicat. El imprte será el que aparece en la clumna Cuta Sind. de ls dats de entrada. Mvimient 5: Organisms de la Seguridad Scial acreedra a carg de la empresa. - Debe: recge la cuenta de la seguridad scial acreedra a carg de la empresa. El númer de cuenta se btiene de la clumna Cta.S.Scial del maestr Nóminas el imprte aparece en la clumna S. Scial Empresa de ls dats de entrada Dats de entrada Sn ls dats que de partida que tenems para cntabilizar las nóminas (tabla 33). Esta infrmación la btenems en frma de tabla en la hja denminada CntabilizaciónNómina y cntiene las siguientes clumnas: Yesica Miñnes Martins 56

57 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 33: Dats de entrada nóminas Fecha: es la fecha en la cual vams a cntabilizar la nómina. Id emplead: es el identificadr del emplead. Salari: es el sueld brut del emplead. Dietas: es el imprte de dietas que cbrará el emplead. Retención IRPF: es el imprte de retención que le debems pagar a la Hacienda Pública. S.Scial Trabajadr: es el imprte de retención que deberá pagar el emplead a la Seguridad Scial. S.Scial Empresa: es el imprte de retención que deberá pagar la empresa a la Seguridad Scial pr el trabajadr. Anticip: es el imprte de salari anticipad al emplead. La descripción de Cuta Sind. e Id Sindicat ya se hiz al tratar el maestr Sindicats Tabla expandida La tabla expandida que hems generad para la cntabilización de las nóminas es la tabla 34 que mstrams a cntinuación: Yesica Miñnes Martins 57

58 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 34: Tabla expandida nóminas Las cuentas relativas a ls empleads que se describen a cntinuación se btendrán buscand cn la función BUSCARV el Id emplead dentr del maestr de nóminas: - Cta. Salari: es el númer de cuenta cntable de suelds y salaris. - Cta. IRPF: es el númer de cuenta de la retención a favr de la Hacienda Pública. - Cta. S. Scial: es el númer de cuenta de las retencines efectuadas a favr de la Seguridad Scial. - Cta. Dieta: es el númer de cuenta de las dietas que debems a ls empleads. - Cta. Anticip: es el númer de cuenta del anticip de remuneracines. - Cta. Sindicat: es el númer de cuenta de la cuta sindicat. - Cta. Remun. Pte: es el númer de cuenta de las remuneracines pendientes de pag. Yesica Miñnes Martins 58

59 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. - Cta. Banc: es el númer de cuenta cntable de la cuenta crriente cn la que se pagan las nóminas a ls empleads. - Cta. Gast SS Empresa: es el númer de cuenta cntable del gast pr retención a la Seguridad Scial a carg de la empresa. Remune. Pte: es el imprte pendiente de pag al cntabilizar la nómina. L btenems restándle al Salari la Retención IRPF, S.Scial Trabajadr, Anticip y Cuta Sind. Remu. Pte. Pag nómina: es el imprte de remuneracines pendientes de pag en el mment de efectuar el pag de las nóminas. Este imprte l btenems de la suma de: Remune. Pte y Dietas. Pag retencines Hacienda: es el imprte a pagar a Hacienda cm cnsecuencia de las retencines practicadas. Dich imprte es la suma de: Retención IRPF, S.Scial Trabajadr, S.Scial Empresa y Cuta Sind. y redndeams a ds decimales. En cuant a las distintas clumnas que incluyen ls cncepts de las cuentas, incluyen la denminación de la cuenta y se cncatena cn el Id emplead, pr ejempl, Cnc. Salaris: recge la denminación de la cuenta suelds y salaris. La denminarems Suelds y salaris cncatenada cn el Id emplead. Id Tienda: es el identificadr de la tienda en la que trabaja el emplead. L lcalizarems buscand la Cta. Banc dentr del maestr Nóminas en la clumna Id Tienda. Cnc. Banc: es la denminación de la cuenta bancaria cn la que pagams las nóminas. La denminarems Bancs Tienda cncatenad cn el Id Tienda. A cntinuación, grabarems la tabla expandida creada cm macr persnalizada Macr11 y Macr12 las cuales pdems cnsultar en el Anex Hja de cnfiguración y asients A cntinuación se muestra la hja de cnfiguración para la cntabilización de las nóminas y sus asients (tablas 35 y 36 respectivamente): Yesica Miñnes Martins 59

60 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. Tabla 35: Hja de cnfiguración nóminas Tabla 36: Asients nóminas Yesica Miñnes Martins 60

61 El sistema de Infrmación Cntable en una PYME. Autmatización de tareas. 5. Infrmes de gestión Cm ya se ha cmentad una de las utilidades que ns prprcina la autmatización de ls hechs cntables es que permite la btención de infrmación desglsada para psterirmente crear ls infrmes de gestión. A partir de la tabla expandida se pueden crear tablas dinámicas que se generan a partir de ls dats entrada y ls maestrs anterirmente descrits. Las tablas que hems elabrad se pueden visualizar en el archiv de Excel Tablas dinámicas, a md de ejempl incluims ds, que se pueden dirigir a diferentes usuaris interns de la infrmación. La tabla 37 estará dirigida tant a ls directres de zna cm a ls encargads de tienda ya que les permite cncer las ventas de cada zna y/ tienda en ls diferentes días de la semana. Tabla 37: Infrmes de gestión ventas días de la semana Otra tabla necesaria es la dirigida al departament de cmpras (tabla 38) cn la que buscams cncer el vlumen de ventas de cada prduct para cada una de las znas y/ tiendas cn el fin de saber que prducts se cnsumen en mayr medida y cuales mens. Tabla 38: Infrmes de gestión departament de cmpras Yesica Miñnes Martins 61