Día de descubrimiento familiar

Transcripción

1 RootsTech Día de descubrimiento familiar Guía de planificación: Nivel 3

2 Servicio proporcionado por La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días 2014 por Intellectual Reserve, Inc. Todos los derechos reservados. Impreso en los Estados Unidos de América Aprobación del inglés: 8/14 Aprobación de la traducción: 8/14 Traducción de RootsTech Family Discovery Day Planning Guide: Level 3 Spanish PD

3 Índice de temas 1. Participación a distancia con la conferencia RootsTech 1.1 Invitación 1.2 Historia y trayectoria 1.3 La idea básica 1.4 Un proceso simple 1.5 Los beneficios de participar 2. Fecha del evento 2.1 Opciones de fecha 2.2 Asuntos adicionales para tener en cuenta 3. Requisitos básicos 3.1 Ubicación e instalaciones 3.2 Requisitos técnicos 3.3 Idiomas ofrecidos 4. Primeros pasos: 4.1 Inscripción por internet 4.2 Herramienta de administración para organizadores 5. Comité 5.1 Asignación del comité 5.2 Funciones sugeridas 6. Inscripción para el evento 6.1 Herramienta para inscripción por internet 6.2 Lista de asistencia del organizador 6.3 Herramientas de terceros para el manejo del evento (opcional) 7. Horario del evento 7.1 Información general 7.2 Preparación del horario

4 7.3 Participación de clases y maestros locales 7.4 Participación de los jóvenes 7.5 Almuerzo (opcional) 8. Presupuesto de evento 8.1 Cantidad de presupuesto 8.2 Entrada gratuita 8.3 Necesidades de impresión 9. Promoción del evento 9.1 Promoción entre líderes de barrio y de estaca Calendario de publicidad 9.2 Publicidad en la comunidad local 9.3 Participación de Asuntos Públicos 10. Sociedades genealógicas locales 11. Configuración del lugar 11.1 Área de inscripción 11.2 Configuración de salones 11.3 Carteles 11.4 Centro interactivo (opcional) 12. Personal necesario 12.1 Inscripción y recepción 12.2 Salones de clase 12.3 Laboratorio de computación 12.4 Centro de historia familiar 13. Comentarios y seguimiento 13.1 Evaluaciones y comentarios 13.2 Seguimiento 14. Recursos 14.1 Información sobre el Día de descubrimiento familiar de RootsTech 14.2 Información sobre RootsTech

5 1. Participación a distancia con la conferencia RootsTech 1.1 Invitación El Departamento de Historia Familiar (FamilySearch International) de la Iglesia invita a todas las estacas y los distritos interesados a organizar un Día de descubrimiento familiar local. Las clases, la capacitación y los talleres que se proporcionan proceden de la conferencia RootsTech. Los Días de descubrimiento locales también pueden incluir a oradores en persona, presentaciones y talleres. Los propósitos de los Días de descubrimiento familiar locales consisten en: alentar a las personas de su estaca o distrito a aprender a encontrar y preparar los nombres de sus familiares para la obra del templo, facultarles para que puedan enseñar a su familia a hacer lo mismo, ofrecer ayuda y capacitación con la historia familiar a los miembros de su comunidad, y compartir el excepcional contenido de la conferencia RootsTech con investigadores de historia familiar de su comunidad y de todo el mundo. 1.2 Historia y trayectoria RootsTech es una conferencia de historia familiar que se lleva a cabo anualmente en Salt Lake City, Utah, donde los participantes de todas las edades aprenden a descubrir y compartir sus conexiones y relatos familiares. El Día de descubrimiento familiar de RootsTech es una extensión a distancia de la conferencia Roots- Tech que permite que las estacas de todo el mundo compartan las útiles enseñanzas dadas en Roots- Tech, brinda apoyo a las metas locales del sacerdocio y apresura la obra de salvación en ambos lados del velo. Los Días de descubrimiento familiar de RootsTech deben ser instructivos, divertidos e interactivos de modo que los asistentes puedan trabajar en su árbol genealógico y preparar nombres para las ordenanzas del templo. Le sugerimos que los principios, las ideas y las técnicas que se compartan incluyan o vayan seguidas de oportunidades para que los participantes pongan en práctica lo que hayan aprendido antes de salir del evento. También debe animarse a los asistentes a que enseñen a alguien más lo que hayan aprendido. 1.3 La idea básica a. FamilySearch auspicia la conferencia RootsTech en Salt Lake City. b. Las estacas y los distritos organizan su propio Día de descubrimiento familiar de RootsTech. c. Se ofrece contenido en video por medio de grabaciones que se pueden descargar que provienen directamente de la conferencia RootsTech, junto con otros materiales de capacitación de historia familiar. Se sugieren llevar a cabo laboratorios de computación adicionales y clases locales en vivo como parte de una agenda completa para el evento (véase la sección 7.3). 1.4 Un proceso simple El Departamento de Historia Familiar ofrece herramientas que ayudan a organizar los Días de descubrimiento familiar locales, lo cual incluye: a. El contenido para las sesiones de clases y los talleres. I. Clases grabadas de la conferencia RootsTech y planes de lecciones que pueden adaptarse de forma local. II. Ideas de actividades para los asistentes de todas las edades. b. Los materiales publicitarios personalizables para anunciar el evento a los miembros de la Iglesia y de la comunidad. c. Una herramienta en internet para que los participantes se inscriban. d. Una guía paso a paso y materiales de planificación para organizar y llevar a cabo un evento exitoso.

6 1.5 Los beneficios de participar Cuando nuestro corazón se vuelve a nuestros antepasados, algo cambia dentro de nosotros; nos sentimos parte de algo más grande que nosotros mismos. Nuestros anhelos innatos por tener conexiones familiares se hacen realidad cuando nos entrelazamos con nuestros antepasados mediante las ordenanzas sagradas del templo (Russell M. Nelson, Generaciones entrelazadas con amor, Liahona, mayo de 2010, pág. 92). El Día de descubrimiento familiar de RootsTech puede ayudar a: a. Aumentar la cantidad de nombres de familiares enviados para la obra del templo. b. Fortalecer a las familias y a los jóvenes. c. Aumentar la eficacia de los esfuerzos de retención y reactivación. 2. Fecha del evento 2.1 Opciones de fecha Le instamos a programar el Día de descubrimiento familiar y a agregarlo al calendario de estaca tan pronto como sea posible. Considere los aspectos siguientes al seleccionar una fecha y hora para el Día de descubrimiento familiar de RootsTech. a. El hecho de programar el evento durante las semanas posteriores a RootsTech tiene algunas ventajas: b c I. Habrá tiempo para revisar el contenido y las clases de RootsTech para asegurarse de que son lo que usted espera y añadir personalización local donde sea necesaria. II. Contará con más tiempo para descargar el contenido, organizar el horario y probar la configuración técnica en cada salón de clases. Si se programa el Día de descubrimiento durante el mismo fin de semana de la conferencia Roots- Tech, habrá un mayor entusiasmo al organizar un evento en vivo y recibir el contenido por satélite a través de una transmisión directa. Tenga en cuenta los siguientes elementos si decide llevar a cabo el evento durante el mismo fin de semana de la conferencia RootsTech: I Contará con menos tiempo para descargar el contenido y prepararlo para el evento. II. Necesitará suficiente banda ancha para descargar o transmitir el contenido. III. Contará con menos tiempo para revisar las clases y elegir la mejor opción para su evento. Véase la sección Requisitos técnicos (3.2) para obtener información más específica. 2.2 Asuntos adicionales para tener en cuenta a. Seleccione un día de la semana que permita que la mayor cantidad posible de miembros de la estaca pueda asistir. b. Elija las horas que sean más convenientes para los miembros. c. Trate de no programar el evento en días festivos o cuando haya otros acontecimientos locales. d. Determine una duración que permita que los miembros participen y aprendan, pero que no les quite demasiado tiempo de sus necesidades familiares. Le recomendamos que el evento dure la mitad del día. e. Seleccione una cantidad de tiempo suficiente que le permita a usted y al comité prepararse y examinar el contenido de la conferencia RootsTech.

7 I. Todos los materiales de las clases estarán disponibles la semana posterior al evento RootsTech en vivo que tiene lugar en Salt Lake City (la semana que termina el 21 de febrero de 2015). 3. Requisitos básicos 3.1 Ubicación e instalaciones a. Las instalaciones deben tener suficiente espacio para el número previsto de participantes. Se recomienda planear para aproximadamente de 100 a 300 participantes. (La mayoría de los centros de reuniones tienen capacidad para esa cantidad.) b. Preferiblemente, el lugar debe contar con un área grande en donde todos los asistentes se reúnan en una sesión general antes de separarse en sesiones individuales. c. Los salones de clase deben estar disponibles para sesiones de clase simultáneas. d. Idealmente, el lugar tendrá un centro de historia familiar o un centro interactivo para que los participantes reciban guía práctica con respecto a sus preguntas de historia familiar. e. Además, podría haber un área de indexación durante el evento donde se ofrezca capacitación de indexación, así como la oportunidad de indexar nombres durante el transcurso del evento. 3.2 Requisitos técnicos (véase el folleto Pautas técnicas para obtener más detalles.) a Configuración de cada salón: I. Computadora portátil (de preferencia con Windows 7 o una versión superior). II. Proyector que pueda conectarse a la computadora portátil. (En los salones más pequeños se puede utilizar un televisor o monitor de buena calidad para ver el contenido en video.) III. Pantalla o pared blanca grande donde proyectar el video. IV. Micrófono o podio para los instructores locales. b. Si planea transmitir contenido en vivo junto con la conferencia RootsTech, se necesitarán los siguientes recursos adicionales: I. Conexión a Internet (preferiblemente una conexión por cable, no inalámbrica) para cada uno de los salones donde se presentará contenido transmitido. II. Ancho de banda adecuado. Cada transmisión de video requiere en promedio entre 0,5 y 1 Mbps para descargarse. Si cuenta con capacidad de descarga de 3,5 Mbps mediante el proveedor de servicios de internet, tendrá suficiente ancho de banda. 3.3 Idiomas ofrecidos a. Se ofrecerán los idiomas siguientes en 2015: inglés, español, portugués, alemán, italiano, francés, coreano, chino y japonés. b. Las clases, los sitios web, los materiales de capacitación, las comunicaciones y los materiales publicitarios se ofrecerán en esos idiomas. c. Si el idioma principal de su área no es uno de esos idiomas, todavía puede organizar un Día de descubrimiento familiar, pero tendrá que proporcionar los recursos de traducción o interpretación del contenido de RootsTech y de otros materiales.

8 4. Primeros pasos: 4.1 Inscripción por internet Si la estaca aún no se ha inscrito para auspiciar un Día de descubrimiento familiar, un representante de la estaca autorizado debe comenzar el proceso para inscribir a la estaca. a. Diríjase a y haga clic en el botón azul de inscripción. b. Inicie sesión con el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta LDS Account. c. Proporcione la información requerida y haga clic en Enviar. d. Se le enviará un correo electrónico de confirmación de inmediato y un mensaje de bienvenida en un plazo de siete días. Si no recibe alguno de esos mensajes de correo electrónico, por favor comuníquese con nosotros mediante familyhistoryfair@familysearch.org. 4.2 Herramienta de administración para organizadores 5. Comité Se ofrece un kit de herramientas en línea con recursos adicionales que le ayudará a planear y a ejecutar el Día de descubrimiento familiar. Esta Herramienta de administración para organizadores ofrece recursos de planificación, incluso esta guía de planificación, una sección de preguntas frecuentes, actividades para todas las edades, una herramienta de inscripción en línea y otros recursos de planificación que le ayudarán a llevar a cabo el evento. 5.1 Asignación del comité Se debe llamar o asignar un pequeño comité para ayudar con el evento. Se recomienda considerar de tres a seis personas para el comité de planificación. 5.2 Funciones sugeridas a. Director u organizador I. Supervisar las labores de los miembros del comité y delegar responsabilidades. II. Escoger las clases de RootsTech que se mostrarán y preparar un horario. b. Inscripción I. Administrar la inscripción al evento mediante una página web o por correo electrónico (véase la sección 6). Podrá ver la lista de personas que se hayan inscrito para asistir al evento aquí: lista de participantes II. Comunicarse con los participantes durante las semanas previas al evento (véase la sección 9). III. Responder preguntas y ayudar a contestar preguntas por correo electrónico o por teléfono. IV. Supervisar la recepción o la mesa de inscripción durante el evento (véase la sección 12.1). V. Organizar las opciones de comida (véase la sección 7.5). c. Especialista de tecnología I. Supervisar los aspectos técnicos de cada salón (véase la sección 11.2). II. Descargar el contenido y distribuir los videos a cada computadora portátil que mostrará el contenido en los salones asignados (consulte el folleto Pautas técnicas). III. Adquirir el equipo técnico necesario para el Día de descubrimiento. A menudo, las estacas utilizan el equipo de los barrios y las estacas aledaños, según sea necesario.

9 d. Comunicaciones I. Pedir materiales publicitarios. (Los materiales publicitarios de RootsTech están disponibles para su uso; véase la sección 9.1.) II. Distribuir los materiales publicitarios en los edificios de los barrios y las comunidades locales. III. Comunicarse con los obispos de cada barrio y pedir apoyo. IV. Administrar el calendario de promoción (proporcionado por el equipo de RootsTech a través de la Herramienta de administración para organizadores). V. Publicar información sobre el Día de descubrimiento familiar en boletines de los barrios. e. Manejo de las instalaciones I. Reservar el edificio. II. Organizar los salones (sillas, pantallas, mesa para el proyector, etc.; véase la sección 11). III. Limpiar el edificio (antes y después del evento). IV. Después que concluya el evento, dejar los salones como se encontraban originalmente. f. Personal del centro de historia familiar I. Involucrar a los directores de historia familiar de estaca y coordinar el uso del personal y las computadoras disponibles. II. Promover el centro de historia familiar entre los participantes y proporcionar información de contacto y los pasos a seguir para que los participantes puedan obtener ayuda después del evento. g. Actividades para niños I. Coordinar las actividades para los niños que asistan al Día de descubrimiento familiar de RootsTech. II. Hacer los arreglos necesarios para supervisar los salones de los niños de manera adecuada durante las distintas sesiones del evento. 6. Inscripción para el evento 6.1 Herramienta para inscripción por internet a. Se dirigirá a las personas interesadas en asistir a un Día de descubrimiento familiar local a una página de internet en lds.org/familyhistoryday para que busquen un evento en su área. b. Después de elegir un Día de descubrimiento determinado, se les pedirá que ingresen su información de contacto (nombre, teléfono y dirección de correo electrónico). c. Se enviará un mensaje de correo electrónico automático donde se confirma la fecha, la hora y el lugar, y también se ofrece la información de contacto del organizador por cualquier pregunta o duda que pudiera surgir. 6.2 Lista de asistencia del organizador a. El organizador o un miembro del comité podrá iniciar sesión en la Herramienta de administración para organizadores en cualquier momento y podrá descargar un documento con todas las personas inscritas en el evento. b. Con esa lista, usted debe:

10 I. Realizar ajustes al espacio que se necesite a medida que el número de participantes aumente. II. Comunicarse con los participantes a medida que el evento se acerque. 6.3 Herramientas de terceros para el manejo del evento (opcional) a. Como alternativa, algunas estacas podrían necesitar una herramienta más elaborada para la administración del evento. Esta opción se puede considerar si se está realizando un evento regional de mayor magnitud o si se ha combinado con una sociedad de participación mayor en la comunidad. b. Eventbrite ( es una opción viable que podría funcionar en la mayoría de las áreas. I. Eventbrite es compatible con los siguientes países o lugares: Australia, Canadá, Francia, Alemania, Hong Kong, Irlanda, Italia, Países Bajos, Nueva Zelanda, Portugal, Singapur, España, el Reino Unido y los Estados Unidos. II. Tenga en cuenta: FamilySearch International no ofrecerá soporte para este sitio o cualquier sitio web de terceros. Se recomienda asignar esta tarea a alguien en su comité con conocimientos de tecnología y seguridad en el manejo de esta función para el evento. 7. Horario del evento 7.1 Información general Deseas una forma segura de eliminar la influencia del adversario en tu vida? Dedícate a la búsqueda de tus antepasados (Richard G. Scott, El gozo de redimir a los muertos, Liahona, noviembre de 2012, pág. 94). a. Sugerimos que el Día de descubrimiento familiar sea un evento de familia. Al dar acogida a las familias en el Día de descubrimiento familiar de RootsTech permitirá que todos los miembros de los barrios y las estacas participen de las bendiciones de la historia familiar. Las actividades apropiadas para distintas edades harán que sea más factible que todos los miembros puedan asistir. I. A medida que planee el horario del evento, le sugerimos que incluya algunas actividades en las que participe toda la familia y también actividades para distintas edades, por ejemplo: para niños menores de 3, niños de 3 a 7 años, niños de 8 a 11, jóvenes y adultos. II. Recuerde que los objetivos de aprendizaje para cada grupo son diferentes. a. En el caso de los niños de 3 a 7 años, presente la doctrina e imágenes de la historia familiar. Permita que los niños escuchen historias sobre el legado familiar y que se familiaricen con el concepto del árbol genealógico. Permítales moverse y estar activos a lo largo de las actividades. b. Con los niños de 8 a 11 años, continúe el aprendizaje de la doctrina básica de la historia familiar e implemente actividades en las que los niños utilicen los recursos y materiales que con el tiempo podrán ayudarles con su propia historia familiar. c. Se debe enseñar a los jóvenes y a los adultos a trabajar en la historia familiar. Comparta con ellos la tecnología y las herramientas que les permitan empezar a investigar su propio árbol genealógico y a llevar nombres de antepasados al templo. También puede enseñarles a indexar y ayudarles a preparar los registros que ayudarán a otras personas a trabajar en su historia familiar. III. Aquí encontrará algunas ideas de actividades para niños: lds.org/topics/family-history/ host-a-family-history-fair/activities-for-children.

11 IV. Aquí encontrará algunas ideas de actividades de historia familiar para jóvenes: lds.org/topics/ family-history/host-a-family-history-fair/youth-family-history-events. b. Hemos notado que el comienzo más exitoso de un evento es invitar a un líder local (como el presidente de estaca) para iniciar el evento con algunas palabras y pensamientos sobre la historia familiar. Eso brinda la oportunidad de poner el tono a fin de que el día sea divertido y se centre en la familia. Esta bienvenida se podría dar unos minutos antes de mostrar una parte de una sesión clave de la conferencia RootsTech o antes de otro contenido que se haya planeado. La bienvenida debe ser breve y es una oportunidad para que las familias escuchen juntas un mensaje clave. 7.2 Preparación del horario a. Para preparar el horario del evento, primero determine el número de salones que planea utilizar durante ese día, junto con la capacidad de cada uno de esos salones. b. Antes del evento, asigne a los miembros del comité que ayuden a examinar el contenido en video de la conferencia RootsTech que se ofrece. Determine qué sesiones podrán satisfacer mejor las necesidades de las personas que asistirán al evento, identifique los huecos que existan en la experiencia de aprendizaje e incluya a oradores locales para que ayuden a llenar esos huecos. c. Luego cree un bosquejo del horario básico sin detalles. Por ejemplo, un horario aproximado podría ser algo como esto: Salón sacramental Salón de la Sociedad de Socorro Salón multiusos Salón de la Primaria Salón de clases Salón de clases Salón cultural Centro de historia familiar 10:00 h Bienvenida a la sesión de líderes 10:15 h Capacitación para Capacitación para líderes del sacerdocio consultores 11:30 h Preparación para la llegada de los asistentes 12:30 h. Bienvenida dada por un líder local; video de la sesión de apertura; todos asisten juntos 14:00 h Clase para miembros de la Iglesia principiantes; jóvenes y adultos Clases para miembros; jóvenes y adultos Clase de interés general; jóvenes y adultos Actividades para niños de 3 a 7 años; dos actividades de 20 minutos combinadas con períodos de juego estructurado de 10 minutos Actividades para niños de 8 a 11 años; lección de 30 minutos con multimedia y actividad de 30 minutos Guardería para niños menores de 3 años (colorear, jugar, etc.) Centro interactivo (laboratorio de computadoras) Asistencia individual 15:15 h Clase para miembros de la Iglesia principiantes; jóvenes y adultos Clases para miembros; jóvenes y adultos Clase de interés general; jóvenes y adultos Actividades para niños de 3 a 7 años; dos actividades de 20 minutos combinadas con períodos de juego estructurado de 10 minutos Actividades para niños de 8 a 11 años; lección de 30 minutos con multimedia y actividad de 30 minutos Guardería para niños menores de 3 años (colorear, jugar, etc.) Centro interactivo (laboratorio de computadoras) Asistencia individual 16:30 h Clase interactiva de cómo preservar los recuerdos de personas vivas; adultos, jóvenes y niños Clases para miembros; jóvenes y adultos Clase de interés general; jóvenes y adultos Centro interactivo (laboratorio de computadoras) Asistencia individual

12 d. Al preparar este tipo de horario básico, será capaz de determinar el número de clases y presentaciones para escoger entre el contenido de RootsTech. Podría considerar la idea de repetir algunas clases, particularmente las que son para principiantes, a fin de permitir que los participantes asistan a las clases, visiten el laboratorio de computadoras y realicen las actividades para familias. Si se repiten las clases para principiantes y para jóvenes también podrá permitir que las personas que no puedan estar ahí todo el tiempo participen de acuerdo con sus necesidades. e. Encontrará la lista de las clases grabadas aquí: lds.org/topics/family-history/ host-a-family-history-fair/recorded-classes. f. Una vez que se haya anunciado el horario de clases, debe determinar (a partir de los títulos y las descripciones de las clases) qué clases se adaptan mejor a la audiencia que se espera. Según la popularidad pronosticada de cada clase, determine qué presentaciones se deben realizar en salones más grandes. I. Tenga en cuenta que la mayoría de las personas que asistan serán en alguna medida principiantes en la historia familiar. Considere la idea de organizar pistas para los distintos tipos de asistentes que espera recibir en el Día de descubrimiento familiar, tales como para genealogistas principiantes y para expertos. g. Se publican horarios de ejemplo en la Herramienta de administración para organizadores a fin de darle ideas sobre cómo organizar el orden de las clases del evento. Los horarios de ejemplo tienen como fin ayudarle. Sin embargo, las necesidades locales de los asistentes deben ser su primera consideración. h. Si se ofrecen actividades para los niños en el evento permitirá que más personas asistan a él e incluyan a su familia en el mismo. Aquí encontrará algunas ideas de actividades para niños: lds.org/ topics/family-history/host-a-family-history-fair/activities-for-children. i. Incluya algunas sesiones interactivas en el Día de descubrimiento. Esas sesiones se pueden realizar en el centro interactivo (laboratorio de computadoras) durante el evento. Las sesiones interactivas permiten que los asistentes puedan ver cómo se hace algo, probar a hacerlo y enseñarlo a alguien más antes de salir del evento. j. Haga seguimiento, asegúrese de que los asistentes sepan antes de salir dónde acudir para obtener más ayuda y capacitación con la historia familiar después del evento. Considere la posibilidad de programar sesiones de seguimiento en el centro de historia familiar, al igual que visitas al templo, para que los miembros pueden efectuar la obra que comenzaron con los nombres de sus familiares en el Día de descubrimiento familiar de RootsTech. 7.3 Participación de maestros locales a. Aunque el contenido de la conferencia RootsTech es excepcional, sentimos que una buena mezcla de contenido descargado y clases en vivo impartidas por aficionados y profesionales locales brinda el perfecto equilibrio para el evento. De ese modo se invita mejor al Espíritu y podrá atender las necesidades de los asistentes de su área. Considere la idea de invitar a genealogistas locales o a entusiastas de la historia familiar para que: (1) impartan una clase completa, (2) compartan perspectivas, sentimientos o testimonios en cuanto al tema, (3) muestren un video o simplemente dirijan una sesión de preguntas y respuestas al final de algunas clases, o (4) presenten uno de los planes de lección que puedan personalizar según las necesidades locales. b. Podrá descargar contenido en video de RootsTech, programas de estudio de las clases, reseñas y presentaciones aquí: lds.org/topics/family-history/host-a-family-history-fair/admin/video-links.

13 7.4 Participación de los jóvenes a. Puede considerar la idea de utilizar el contenido de la conferencia RootsTech de Salt Lake City para complementar una conferencia de juventud u otra actividad especial para los jóvenes. Encontrará ideas de cómo involucrar a los jóvenes, al igual que actividades, aquí: lds.org/topics/ family-history/host-a-family-history-fair/youth-family-history-events. 7.5 Almuerzo (opcional) a. Debido a que el Día de descubrimiento es un evento de varias horas, quizá desee ofrecer almuerzo o bocadillos. Las opciones siguientes son apropiadas: I. Cobrar a los participantes por el costo del almuerzo. II. Que la estaca proporcione el almuerzo. Independientemente de cómo maneje esta opción, por favor recuerde que la cantidad que se cobre debe cubrir solamente el costo de la comida. b. Si opta por no ofrecer almuerzo, es recomendable hacerles saber a los participantes que tendrán un descanso para almorzar y que pueden traer su propio almuerzo de casa o comprar algo por allí cerca (si hay lugares disponibles en el área). 8. Presupuesto de evento 8.1 Cantidad de presupuesto El presupuesto del evento debe ser mínimo, dependiendo de la escala del evento que esté planeando. Para la mayoría de los Días de descubrimiento familiar, el presupuesto debería requerir sólo la impresión de los materiales publicitarios, algunos materiales de oficina adicionales, el aumento temporario del ancho de banda y, posiblemente, un almuerzo o bocadillos, si los participantes no cubren el costo del mismo. 8.2 Entrada gratuita El Día de descubrimiento familiar RootsTech debe ser gratuito para los asistentes. La pequeña cantidad de costos asociados debe ser cubierta con el presupuesto de la estaca. 8.3 Necesidades de impresión a. Se ofrecen materiales publicitarios que puede personalizar para su evento. Encontrará esos materiales aquí: lds.org/topics/family-history/host-a-family-history-fair/ promo-kit-and-communication-materials. b. Usted tiene flexibilidad para determinar el tipo y la cantidad de materiales que desee utilizar para promover la asistencia al evento en los diferentes barrios y en la comunidad. La cantidad necesaria dependerá del número de personas en la estaca y en su plan para anunciar el evento. c. La lista siguiente contiene algunos de los materiales de publicidad que están a su disposición. También se indican las cantidades sugeridas de cada artículo. I. Cartel grande para centro de reuniones, 24 x 32 pulgadas (61 x 82 cm), cantidad: 10 II. Cartel pequeño para centro de reuniones, 12 x 18 pulgadas (31 x 46 cm), cantidad: 10 III. Cartel para la comunidad, 12 x 18 pulgadas (31 x 46 cm), cantidad: 10 IV. Folleto de media página para centro de reuniones, 5½ x 8½ pulgadas (14 x 22 cm), cantidad: 1.000

14 V. Folleto de media página para la comunidad, 5½ x 8½ pulgadas (14 x 22 cm), cantidad: 500 VI. Carteles de bienvenida al evento, 12 x 18 pulgadas (31 x 46 cm), cantidad: 3 9. Promoción del evento 9.1 Promoción entre líderes de barrio y de estaca Calendario de publicidad Es importante asegurarse de que los miembros de cada barrio o rama de la estaca reciban notificación en cuanto al evento con bastante anticipación. Se recomienda el siguiente calendario de promoción a fin de obtener óptimos resultados. a. Doce semanas antes del evento: i. Establezca la meta de la cantidad de personas que desee que se inscriban en el Día de descubrimiento. II. Comuníquese con el representante de relaciones públicas del área y proporciónele los detalles del evento. III. Asegúrese de que se incluya el Día de descubrimiento en el calendario de la estaca y de que todos los obispos y presidentes de rama estén al tanto de los detalles del evento. IV. Comunique los detalles del evento a los consultores de historia familiar, directores de indexación y directores de centros de historia familiar. Considere la idea de invitarles a una reunión de planificación a fin de hacer uso de sus habilidades durante el Día de descubrimiento. V. Considere la idea de invitar a las estacas vecinas para que participen en el evento. VI. Pida a los obispos y presidentes de rama que ayuden a comunicar los detalles del Día de descubrimiento en su barrio o rama. Proporcione lo siguiente a cada uno de ellos: 1. Cartel de 12 x 18 pulgadas (31 x 46 cm) para centros de reuniones a fin de que lo pongan en el tablero de anuncios de su barrio. 2. Aproximadamente 75 a 100 copias de un volante de media página para distribuirlo entre los miembros del barrio. 3. Una página de anuncio para los boletines de domingo. b. Ocho semanas antes del evento I. Informe en cuanto a la meta de asistencia a los obispos, consultores de historia familiar de barrio, directores de centros de historia familiar, directores de indexación y representantes del sumo consejo. Pídales que ayuden con la promoción del evento y que inviten a todos. II. Coloque los carteles de 24 x 32 pulgadas (61 x 82 cm) para centros de reuniones en los vestíbulos de los centros de reuniones. III. Coloque los carteles de 12 x 118 pulgadas (31 x 46 cm) para centros de reuniones en los centros de historia familiar locales. c. Seis semanas antes del evento I. Informe a los obispos, consultores de historia familiar de barrio, directores de centros de historia familiar, directores de indexación y representantes del sumo consejo en cuanto a las cifras de inscripción y recuérdeles en cuanto a la meta de asistencia. Anímelos a que ayuden a promocionar el evento. II. Recuerde a los obispos que promocionen el Día de descubrimiento familiar en su barrio con el material proporcionado.

15 III. Distribuya los carteles de 12 x 18 pulgadas (31 x 46 cm) y los volantes de media página para la comunidad en bibliotecas, centros comunitarios, sociedades históricas y otros sitios públicos con tableros comunitarios. 1. Quizá necesite pedir permiso para colocar los carteles en esos lugares. 2. Pregunte en esos sitios si se ofrecen oportunidades de anuncios de servicios públicos con el fin de comunicar detalles del evento en sitios web, en foros, por correo electrónico o por otros medios. IV. Comuníquese con puntos de medios de comunicación locales (periódicos, radio y televisión) y proporcióneles una copia del comunicado de prensa y del encarte de boletín. Pregunte si se ofrecen oportunidades de anuncios de servicios públicos para el evento gratuito. V. El representante de relaciones públicas del área podría ayudarle a promocionar el evento. Caso contrario, utilice los recursos disponibles en el barrio y la estaca para invitar a la comunidad. d. Cuatro semanas antes del evento I. Informe a los obispos, consultores de historia familiar de barrio, directores de centros de historia familiar, directores de indexación y representantes del sumo consejo en cuanto a las cifras de inscripción y recuérdeles en cuanto a la meta de asistencia. Anímelos a que ayuden a promocionar el evento. II. Recuerde a los obispos que promocionen el Día de descubrimiento en su barrio con el material proporcionado. III. Envíe un recordatorio del evento por correo electrónico a los participantes que se hayan inscrito. Anímelos a que inviten a parientes, amigos y vecinos a asistir al evento. Recuérdeles que la invitación es abierta y que habrá clases para todos, sin importar el nivel de experiencia en la historia familiar. e. Tres semanas antes del evento I. Informe a los obispos, consultores de historia familiar de barrio, directores de centros de historia familiar, directores de indexación y representantes del sumo consejo en cuanto a las cifras de inscripción y recuérdeles en cuanto a la meta de asistencia. Anímelos a que ayuden a promocionar el evento. II. Recuerde a los obispos que promocionen el Día de descubrimiento familiar en su barrio con el material proporcionado. III. Haga un seguimiento con los lugares en los que haya distribuido los carteles y los volantes para la comunidad. Vea si es necesario reabastecer los carteles y volantes. Haga un seguimiento de cualquier oportunidad de anuncios de servicios públicos. f. Dos semanas antes del evento I. Informe a los obispos, consultores de historia familiar de barrio, directores de centros de historia familiar, directores de indexación y representantes del sumo consejo en cuanto a las cifras de inscripción y recuérdeles en cuanto a la meta de asistencia. Anímelos a que ayuden a promocionar el evento. II. Recuerde a los obispos que promocionen el evento en su barrio con el material proporcionado. III. Envíe un recordatorio del evento por correo electrónico a los participantes que se hayan inscrito. Anímelos a que inviten a parientes, amigos y vecinos a asistir al Día de descubrimiento familiar. Recuérdeles que la invitación es abierta y que habrá clases para todos, sin importar el nivel de experiencia que tengan en la historia familiar.

16 g. Durante el evento: I. Cuelgue los letreros de bienvenida en las puertas principales de entrada. II. Coloque señales direccionales en todo el edificio para ayudar a los asistentes a saber que han llegado al salón correcto. 9.2 Publicidad en la comunidad local a. El organizar un Día de descubrimiento familiar puede ser una excelente manera de llegar a las personas de la comunidad local. Asegúrese de que la gente sepa que el evento es para todas las edades. b. Es importante hacer publicidad del evento en la comunidad local, además de entre los miembros de la Iglesia. Piense en las juntas comunitarias locales en donde pueda exhibir el volante o cartel. c. Algunos de los lugares en los que podría colocar volantes son: bibliotecas, oficinas de correos, bancos, cooperativas de crédito, restaurantes, tiendas de comestibles, mercados, edificios de oficinas del gobierno local, etc. 9.3 Participación de Asuntos Públicos Pedimos que las estacas se comuniquen con sus representantes de asuntos públicos de área de la Iglesia. Comparta con ellos la fecha y los detalles del evento para que puedan anunciarlo a través de los medios de comunicación y otros canales de difusión pública. 10. Sociedades genealógicas locales Algunas áreas cuentan con sociedades genealógicas locales. Si su estaca lo estima conveniente, quizás desee considerar la posibilidad de comunicarse con tales sociedades a fin de organizar el Día de descubrimiento familiar juntos. Si no está seguro de si existe alguna sociedad genealógica en su área, una búsqueda rápida en internet debe darle el nombre y la información de contacto de las sociedades en los alrededores. 11. Configuración del lugar 11.1 Área de inscripción a. Usted deberá designar cuál será la entrada principal a sus instalaciones y colocar mesas de inscripción en el área. Si existen otras entradas por donde los participantes pudieran ingresar, es recomendable colocar carteles en esas entradas que muestren hacia dónde ir para inscribirse. b. Si anticipa la llegada de un gran número de participantes al mismo tiempo, quizás desee considerar colocar carteles en las mesas de inscripción, pidiendo a los participantes que se inscriban en cuatro líneas, según su apellido (por ejemplo, A-G, H-N, O -S, T-Z). c. Es sumamente recomendable que se cuente con un par de computadoras portátiles en la mesa de inscripción, con una hoja de cálculo o lista similar de todos aquellos que se inscribieron con anticipación. A medida que las personas lleguen, se debe marcar el nombre en la lista como presente. Esta lista será informativa después del evento para ayudar a determinar el número total de personas que asistieron al Día de descubrimiento familiar, el número de personas que se inscribieron pero que no asistieron y el número de personas que no se inscribieron pero que asistieron al evento. d. Tenga algún tipo de tarjeta de identificación o etiqueta con el nombre para todos los participantes. Una etiqueta o pegatina ayudará a que las personas que hubieran entrado por una puerta diferente sepan que hay un proceso de recepción en algún lugar y a que busquen el área de inscripción.

17 e. También en la mesa de inscripción, posiblemente quiera publicar el horario general del evento, o bien, podría tener copias impresas disponibles para cada participante. f. Si se proporcionó la opción para que los participantes compren un almuerzo, considere la idea de darles un boleto de almuerzo en ese momento, el cual utilizarán para obtener su almuerzo durante el descanso para almorzar. i. También debe recolectar el dinero del almuerzo en ese momento, si aún no se ha hecho Configuración de salones a. El especialista en tecnología obtendrá el equipo siguiente para los salones de clase: I. Computadora portátil (de preferencia con Windows 7 o una versión superior). II. Proyector que pueda conectarse a la computadora portátil. III. Pantalla o pared blanca grande donde proyectar el video. IV. Altavoces para amplificar el sonido de la computadora portátil. V. Micrófono o podio para los instructores locales. VI. Mesa para poner la computadora portátil y el proyector. (La mesa debe estar cerca de un tomacorriente para que pueda conectarse la computadora portátil, o bien, se puede enchufar un cable de extensión, de manera tal que el cable no se encuentre en un lugar donde pasen las personas). VII. Un cable de extensión, si fuera necesario para el equipo. b. Además del equipo técnico, también tendrá que considerar lo siguiente: I. Coloque suficientes sillas para los participantes que se unan a la clase. II. Podría cubrir las ventanas en caso de que la luz del sol que entre por las ventanas pudiera molestar a los participantes de la clase. c. La conferencia RootsTech proveerá los materias del programa de estudio de la mayoría de las clases. En la mayoría de las presentaciones, los oradores hacen referencia al programa de estudios. Será importante que los participantes tengan una copia del bosquejo de cada clase que se decida presentar. I. Imprima la cantidad anticipada de bosquejos necesarios para cada clase y colóquelos cerca de la entrada al salón de clase. II. Otra opción es enviar a todos los participantes antes del evento un correo electrónico con una copia digital del programa de estudios de cada clase que se presentará en el evento. Esto ahorraría costos de impresión, pero puede ser un poco confuso para aquellos sin conocimientos de tecnología. III. Cuenta con permiso de los presentadores para imprimir el programa de estudios de las clases a fin de utilizarlos en el Día de descubrimiento familiar. No deben utilizarse ni distribuirse los programas de estudios fuera del Día de descubrimiento familiar. d. Se recomienda que se imprima un horario y se coloque en cada puerta, mostrando las horas y los temas de las clases que estarán disponibles en ese salón en particular. El horario le ayudará a los participantes a determinar si están en el lugar correcto a la hora correcta Carteles a. Carteles de bienvenida El kit incluye carteles de bienvenida que puede imprimir o descargar para imprimirlos localmente. El cartel de bienvenida debe colocarse cerca de la entrada principal.

18 b. Cartel con el horario completo Es una buena idea tener varios carteles por todo el edificio que muestren el horario general del evento. Los carteles deben indicar todas las clases que se llevarán a cabo, así como el lugar y la hora de cada clase. c. Carteles para el área de inscripción El área de inscripción debe tener los siguientes carteles: un cartel de bienvenida, un horario general que muestre todas las clases, los salones y las horas del evento, y un cartel que anuncie la ayuda personalizada que se ofrece en el centro de historia familiar durante todo el tiempo del Día de descubrimiento familiar, si es que dicho centro está disponible. (Para obtener más información sobre la inscripción, consulte la sección 6). e. Cartel para los salones de clase Cada salón de clase debe tener el horario de ese salón cerca de la puerta. Esos carteles ayudarán a los participantes a encontrar la clase que buscan y a asegurarse de estar en el lugar correcto a la hora correcta Centro interactivo (opcional) a. Si opta por ofrecer un laboratorio de computación de práctica durante el Día de descubrimiento familiar, necesitará lo siguiente: I. Mesas largas para colocar las computadoras portátiles y las tabletas. II. Sillas para cada lugar con computadora. (Tenga algunas sillas adicionales disponibles por si amigos o parejas quieren usar la misma computadora). III. Cables de extensión. (Debe sujetar con cinta todos los cables al suelo, o bien, pasarlos por arriba para reducir el riesgo de que alguien se tropiece o trastabille con ellos.) IV. Regletas, con suficientes tomas para enchufar todas las computadoras de una sola vez. V. Un ratón disponible en cada estación como alternativa fácil al panel de ratón de las computadoras portátiles. VI. Nota: El Departamento de Historia Familiar no proporcionará artículos como computadoras, proyectores u otros materiales que puedan necesitarse para el evento. Estos artículos pueden conseguirse de otros barrios o estacas, o bien, los participantes y presentadores pueden llevar su propio equipo. 12. Personal necesario Probablemente necesite un par de personas más para ayudar durante el evento. Esas personas podrían ser misioneros, presidencias de organizaciones auxiliares o personas con llamamientos de historia familiar Inscripción y recepción Durante la hora antes de que comience el Día de descubrimiento familiar habrá mucho tráfico de personas. Asegúrese de contar con suficientes personas en la mesa de inscripción para ayudar a inscribir a los participantes y a reducir las filas Salones de clase Un asistente técnico debe estar presente en cada salón de clase en donde se muestre contenido descargado. Si algo le sucede al vídeo y la transmisión se corta de repente, querrá disponer de alguien con el conocimiento para solucionar el problema y reanudar la sesión rápidamente Laboratorio de computación Si usted decide tener un pequeño laboratorio de computación, querrá asignar a algunos de sus mejores consultores de historia familiar allí para ayudar con preguntas y soporte individual. El laboratorio de computación es también un buen lugar para enviar a las personas que no hayan creado una cuenta LDS Account o una cuenta FamilySearch.

19 12.4 Centro de historia familiar Asegúrese de que los directores de los centros de historia familiar tengan el Día de descubrimiento familiar en sus calendarios y puedan estar allí durante todas las horas para ayudar a los participantes y para promover los servicios prestados en los centros de historia familiar durante la semana. 13. Comentarios y seguimiento 13.1 Evaluaciones y comentarios Considere la posibilidad de entregar encuestas y recogerlas al final del evento a fin de recibir comentarios Seguimiento Considere estas actividades de seguimiento para su evento de historia familiar. a. Puede utilizar las clases impartidas por las Autoridades Generales que no se hayan presentado durante el Día de descubrimiento familiar como fundamento de las lecciones ofrecidas durante devocionales o reuniones de la Iglesia en las semanas posteriores al evento. b. Se pueden organizar eventos para los jóvenes siguiendo las ideas ofrecidas en actividades entre semana, una conferencia de la juventud o un devocional. c. Se pueden ofrecer otros eventos o clases en el centro de historia familiar para las personas que no hayan podido asistir al Día de descubrimiento familiar o como seguimiento de lo que se haya aprendido allí. d. Se pueden programar excursiones al templo para dar a los miembros de la Iglesia la oportunidad de llevar los nombres que encontraron durante el evento o después de éste al templo a fin de efectuar las ordenanzas. 14. Recursos 14.1 Información sobre el Día de descubrimiento familiar de RootsTech a. Soporte por correo electrónico para el Día de descubrimiento familiar de RootsTech: familyhistoryfair@familysearch.org. b. Soporte por teléfono: Diríjase a familysearch.org y haga clic en Recibir ayuda para buscar el número de teléfono de su país y región. c. Inscriba a su estaca para organizar un Día de descubrimiento familiar de RootsTech en org/hostfair. d. Acceda a la herramienta de planificación en línea aquí Información sobre RootsTech a. Para obtener más información acerca de la conferencia anual de historia familiar y tecnología que tiene lugar en Salt Lake City, Utah, visite b. Soporte por correo electrónico para RootsTech: info@rootstech.org. c. Encuéntrenos en Facebook: d. Síganos en