Ejemplo Práctico Artículo Indicadores. Diciembre 2009

Transcripción

1 Ejemplo Práctico Artículo Indicadores Diciembre 2009

2 PASOS PARA IMPLEMENTAR KPIs 1. ESTRATEGIA Y OBJETIVOS 2. MEDICIÓN DE LO IMPORTANTE 3. DEFINICIÓN DE INDICADORES 4. TIPO Y FORMATO 5. METAS Y ALINEACIÓN

3 1) Estrategia. Ejemplo Mapa de Objetivos Estratégicos El MOE debe ser uno de los Entregables Principales de una planeación estratégica, el MOE con 4 perspectivas, es parte de la metodología de Balanced Scorecard Cuando no se tiene una planeación estratégica u objetivos estratégicos, se puede iniciar detectando los FCE de las 4 perspectivas, pero en procesos se tendrá que hacer un mapeo de los mas importantes, también se puede hacer por área organizacional. Financiera Cliente Procesos Internos Crecim y Aprend. Mapa de Objetivos Estratégicos (MOE) para Generar Valor 2. Crecer en ventas 5. Mejorar la prospección de clientes 8. Cumplir con manual de procedimientos 11. Mejorar la selección del personal 1. Incrementar la rentabilidad 3. Minimizar Cartera Vencida 6. Mejorar la satisfacción de nuestros clientes 9. Cumplir plan de producción y 12. Mejorar capacidad y habilidad gente 4. Optimizar el Flujo de Efectivo 7. Hacer relaciones de largo plazo con nuestros clientes 10. Aumentar confiabilidad de inventarios 13.Mejorar satisfacción del personal

4 1) Estrategia. Mapeo de Procesos Clave Ejemplo Mapeo Procesos Cadena de Valor Producción Control de Calidad Planeación de Operaciones Mercadotecnia Mantenimiento Almacenes e inventarios Distribución Venta y Relación con el cliente Ejemplo Mapeo Procesos Soporte Contabilización Pago a proveedores Reclutamiento y Selección Capacitación y Desarrllo Cobranza Soporte de Sistemas Compensación Legal

5 Ejempo: FCE de un Proceso Mantenimiento 2) Medición Importante. Factores Clave de Éxito 9. Cumplir plan de producción y 1. Tener y cumplir plan de 12. Mejorar capacidad y habilidad gente 2. El preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad 4. Utilizar software de 5. Herramienta y refacciones completas 6. Personal calificado y capacitado Si nos preguntamos por que no estamos cumpliendo nuestro plan de preventivo, encontraremos los principales FCE que serán las causas raíz de nuestro problema u objetivo. En realidad es un ejercicio de análisis causa-raíz.

6 Ejempo: FCE de un Proceso 2) Medición Importante. Factores Clave de Éxito 9. Cumplir plan de producción y Nivel Estratégico Director General y Director de Manufactura Ejemplo Indicador: % de cumplimiento a plan mensual de 1. Tener y cumplir plan de 2. El preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad Mantenimiento 4. Utilizar software de 5. Herramienta y refacciones completas 6. Personal calificado y capacitado Nivel Operativo Gerentes, Coordinadores, Supervisores Ej. Indicador: % de Utilización de Software 12. Mejorar capacidad y habilidad gente Se tendrá que revisar, cuáles de estos FCE es IMPORTANTE medir y a que nivel se debe medir. A nivel dirección se medirá 1 o 2 indicadores de 1 o 2 FCE para el objetivo 9, y en los demás niveles de la organización se podrán definir/medir otros indicadores para los demás FCE. Este mismo ejercicio se tiene que hacer desde una perspectiva financiera, del cliente y de nuestra gente. Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos

7 3) Indicadores. Definición de Indicadores 9. Cumplir plan de producción y FCE 1. Tener y cumplir plan de Nombre Indicador Fórmula Frecuencia U.M. Puestos % de cumplimiento a plan mensual de Órdenes Cerradas / Órdenes Planeadas Mensual % Director General, Director Manufactura, Gerente de Planta, Gerente de Mtto. 2. El preventivo sea mayor que correctivo % de hrs hombre para mtto preventivo Horas dedicadas a órdenes de mtto preventivo /total de hrs de órdenes de mtto Mensual % Gerente de Planta, Gerente de Mtto. 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad Carga de trabajo Hrs planeadas en órdenes de trabajo totales / Hrs hombre disponibles Semanal % Gerente de Mtto. 6. Personal calificado y capacitado % de personal certificado técniamente Personas certificadas / total de personal Mensual % Director General, Dir. Manufactura, Ger. de Planta, Ger. de Mtto (cada quien de acuerdo al no. de personas que dependen de él). Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos (forman parte del MOE) y Operativos (Alineados al MOE, pero diferentes)

8 9. Cumplir plan de producción y 5) Metas. Definición de Metas FCE 1. Tener y cumplir plan de 2. El preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad Nombre Indicador Fuente / Base Datos PB Meta Puestos % de cumplimiento a plan mensual de % de hrs hombre para mtto preventivo Software ManTotal Mensual % Para cada puesto se tendrá que definir una meta de acuerdo a su estatus actual y su oportunidad de mejora (AMARRE), la sumatoria de las Software ManTotal Mensual % metas de los puestos de abajo tendrá que ser la meta del jefe o superior. Si se tienen varias plantas de producción, la suma de todas las plantas tendrá que ser la meta del director de manufactura. Carga de trabajo Excel Mantenimiento Semanal % 6. Personal calificado y capacitado % de personal certificado técniamente BD RH Capacitación - Excel Mensual % Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos

9 4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control Este es un ejemplo de un panel de control para un puesto gerencial, como este mismo lo deben tener todos los puestos clave en la organización, deben estar alineados los indicadores y las metas entre los diferentes niveles de la empresa. Se debe definir los rangos de cumplimiento-semáforo (rojo, amarillo y verde). Depende de la frecuencia del indicador si se puede ver semanal o mensual, es importante siempre ver el acumulado, e identificar los rojos y sus causas, así como su efecto que tiene en los demás indicadores (análisis causa-raíz).

10 4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control Días de cartera vencida DIAS CARTERA VENCIDA PB MAYO META Importante poder ver de manera individual la tendencia de cada indicador del panel de control, de preferencia en un gráfico donde podamos compararnos contra mismo periodo año anterior o contra un Periodo Base y una Meta.

11 5) Metas. Desdoblamiento de Metas

12 El éxito de una persona o de una empresa, está en su capacidad de soñar y de hacer sus sueños realidad. Hacemos que suceda. Juntos.