ÍNDICE 3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DIRECTOR 15

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1 0 ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN OBJETIVOS DEL MANUAL OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO 2. MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS MISIÓN 2.2 VISIÓN 3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS MISIÓN 4.2 VISIÓN 5. FUNCIONES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 10 DIRECCION 7.1 DIRECTOR ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DIRECTOR SUBDIRECTOR ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL SUBDIRECTOR 20 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 7.5 JEFE UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO AUXILIAR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 31

2 1 7.8 ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACÉN DE SUMINISTROS 7.10 ENCARGADO DE INVENTARIO ENCARGADO DE INFORMÁTICA ENCARGADO DE INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENCARGADO DE ARCHIVO MENSAJERO CONDUCTOR DE VEHÍCULO 50 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 7.16 JEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS AUDITOR INTERNO JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ESPECIALES AUDITOR INTERNO 67 DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVOS Y DE PROCESOS 7.22 JEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS AUDITOR INTERNO JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORIAS DE GESTIÓN AUDITOR INTERNO NÓMINA DE PUESTOS 89

3 2 INTRODUCCION En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 77, del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo No , se presenta el Manual de Organización y Funciones de la Auditoría Interna, que contiene la organización y funciones de la dependencia; así como, la descripción de funciones y requisitos del puesto de los funcionarios y empleados, con el objeto de suministrar un instrumento de consulta y orientación para el desarrollo de las actividades. En tal sentido, en el desarrollo del Manual se tomó en consideración la visión y misión de la dependencia, sus objetivos, marco jurídico, estructura organizacional y descripción de puestos. Este Manual debe contribuir de manera sustantiva, a mejorar los procesos de gestión de la institución, a través de su contribución en aspectos como los que se mencionan a continuación: 1. Determinar las funciones y estructura organizacional de la dependencia, para cumplir eficientemente con las atribuciones que le competen; 2. Establecer las atribuciones, grado de autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo; 3. Determinar los requisitos de calificación, cualidades y habilidades personales, técnicas y profesionales para cada puesto de trabajo; 4. Proporcionar las bases para el establecimiento y desarrollo de un sistema de salarios; 5. Reclutar y seleccionar al personal idóneo para la dependencia, en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio; 6. Fomentar la formación, capacitación y adiestramiento para cumplir con el perfil del personal de esta dependencia; 7. Propiciar la productividad del personal y su respectivo puesto de trabajo, para alcanzar la eficacia y eficiencia en los resultados de los trabajos asignados; 8. Proporcionar las bases para la evaluación del funcionamiento y desempeño del quehacer de la dependencia; así como, los diversos puestos de trabajo; y, 9. Contar con un instrumento técnico y legal, de uso y aplicación obligatoria para los funcionarios y empleados de esta dependencia. El Manual de Organización y Funciones se desarrolla a partir del puesto oficial de las distintas áreas que conforman la estructura organizacional, identificando adicionalmente al puesto funcional, las actividades que deben realizarse, conocimientos y experiencia requeridos para cada puesto, con el propósito que una persona pueda desarrollar las funciones del puesto de trabajo con eficacia y eficiencia; sumando sus conocimientos, cualidades, y destrezas al equipo de trabajo que integra la Institución. En la medida que se contribuya a mantener una estructura organizacional adecuada y se cumplan con los requisitos contenidos en la descripción de las funciones y puestos correspondientes, este Manual facilitará la misión y visión de la Auditoría Interna, obteniendo resultados concretos del servicio prestado, tanto a entidades del Sector Público, como al país en general.

4 3 1. OBJETIVOS DEL MANUAL GENERAL Poner a disposición de los funcionarios y empleados de la Auditoría Interna, una descripción ordenada y sistemática de las funciones, responsabilidades y requisitos de calificación y destrezas del personal de acuerdo a las especificidades del trabajo a realizar en cada actividad; complementarias a las establecidas en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. ESPECÍFICOS 1. Disponer de un compendio que reúna la estructura organizacional y funciones; así como, descripción de funciones de cada puesto de trabajo de esta dependencia, que permita su conocimiento, comprensión y aplicación; 2. Proveer al personal de auditoría, de un instrumento técnico que utilice como guía en la ejecución de sus labores, coadyuvando con ello a establecer condiciones uniformes de administración, comportamiento laboral, entendimiento operativo y de adecuación funcional de conformidad con las leyes vigentes; 3. Que este Manual se aplique bajo criterios técnicos, legales, prácticos y estandarizados para que los funcionarios y empleados de esta dependencia, ejecuten sus actividades en cumplimiento con lo que se establece en el mismo, y las desarrollen con eficacia y eficiencia; 4. Uniformar en un sólo documento las funciones que deben desarrollar los funcionarios y empleados, identificando las vinculaciones entre los diferentes departamentos y unidad, para facilitar la coordinación y evitar las posibles duplicaciones; 5. Que se cumpla con la misión, visión y funciones de la dependencia; así como, las atribuciones y requisitos que requiera el puesto correspondiente; 6. Apoyar la inducción de personal contratado para que tenga información exacta y clara de sus atribuciones y desarrollo de las actividades que debe realizar; 7. Sentar las bases para una evaluación de desempeño en cumplimiento de lo descrito en el Manual para cada puesto; y, 8. Presentar un documento práctico de consulta, para las personas que necesiten tener conocimiento sobre la organización y funciones de la dependencia y atribuciones de cada puesto.

5 4 2. MISIÓN Y VISIÓN DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS 2.1 MISIÓN Generar y administrar los recursos financieros y patrimoniales del Estado, de manera eficaz, equitativa y transparente, para alcanzar el bien común. 2.2 VISIÓN Ser ejemplo de administración y gestión pública, que por sus resultados, impacta positivamente en el desarrollo de Guatemala.

6 5 3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS

7 MISIÓN Asesorar a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y sus dependencias, evaluando el control interno y verificando que las actividades, registros y operaciones, se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias internas y externas, mediante la realización de auditorías financieras, administrativas, especiales, de gestión y otras específicas, con base en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; presentando el correspondiente informe que debe contener hallazgos, recomendaciones y comentarios. 4.2 VISIÓN Ser el ente que preste apoyo a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y sus dependencias, mediante la evaluación permanente del control interno, que permita evidenciar que la información financiera y administrativa, se realiza con eficacia, eficiencia, economía y transparencia.

8 7 5. FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, responsable de verificar y analizar permanentemente los registros contables y financieros que realizan las dependencias del Ministerio, con el propósito de promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas de la administración de los recursos. FUNCIONES De conformidad con lo establecido en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, son funciones generales de Auditoría Interna, las siguientes: 1. Realizar periódicamente, auditorías financieras, administrativas, especiales y de gestión en las distintas dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con los planes de trabajo del Ministerio y otras específicas que requiera el Despacho Ministerial, con el fin de fortalecer el desempeño de las funciones que se desarrollan; 2. Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contraloría General de Cuentas, previendo la ejecución de auditorías especiales ordenadas por el Despacho Ministerial; 3. Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia del Ministerio, con el fin de obtener resultados eficientes; 4. Realizar las actividades con estricto apego a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, leyes, acuerdos y normas que rijan la organización y actividad de cada dependencia del Ministerio, así como las de ejecución del gasto público; 5. Prestar apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio, relacionado con intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales, todas a solicitud de dichas dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; 6. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas, que afectan los intereses del Estado; 7. Practicar auditorías a los Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría;

9 8 8. Realizar auditorías oportunas de Control Interno, con el objetivo de fortalecerlo, recomendando la implementación de nuevos sistemas, de conformidad con las necesidades y avances tecnológicos; 9. Presentar informes al Despacho Ministerial con respecto a los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, formulando las recomendaciones respectivas; 10. Evaluar el proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No ; 11. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para las unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y, 12. Desarrollar otras funciones que le asigne la Ley y el Despacho Ministerial. 6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para el cumplimiento de sus atribuciones, la Auditoría Interna se estructura de la manera siguiente: 1. Dirección 2. Subdirección 3. Unidad de Servicios Administrativos Internos 4. Departamento de Auditorías Financieras 5. Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos

10 9 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS DESPACHO MINISTERIAL DIRECCIÓN UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS FINANCIERAS DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Y DE PROCESOS Sección de Auditorías Financieras Sección de Auditorías Administrativas Sección de Auditorías Especiales Sección de Auditorías de Gestión

11 10 7. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

12 11 DIRECCIÓN

13 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Director Técnico II Director de Auditoría Interna Dirección Ministro de Finanzas Públicas Subdirector Secretaria de Dirección Jefes Departamento de Auditorías Jefes Sección de Auditorías Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditoría Interna FUNCIONES El Director es el funcionario superior de la dependencia y responsable ante el Despacho Ministerial de la administración de la misma. Sus funciones son las siguientes: 1. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría Interna; 2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría, Plan Operativo Anual, Memoria Anual de Labores, Informes de Auditoría y otras actividades; 3. Elevar a consideración del Despacho Ministerial para su aprobación, el Plan Anual de Auditoría; 4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Subdirector; 5. Presentar al Despacho Ministerial para su aprobación, el presupuesto anual de gastos, para la realización de sus actividades durante el siguiente año fiscal; 6. Promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas sobre el uso y administración de los recursos de las dependencias del Ministerio; 7. Promover la observancia de la legislación, normas y políticas a las que esté sujeto el Ministerio; así como el cumplimiento de sus objetivos, metas y presupuesto aprobado; 8. Autorizar las comisiones y aprobar los nombramientos de auditoría; 9. Informar a la dependencia auditada, los resultados de las auditorías practicadas;

14 Informar al Despacho Ministerial, los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, las recomendaciones correspondientes y su implementación; 11. Resolver las consultas que en materia de su competencia, le formule el personal de Auditoría Interna y dependencias de este Ministerio; 12. Mantener comunicación y coordinación con el Despacho Ministerial y con la Contraloría General de Cuentas, en asuntos relacionados con su competencia; 13. Aprobar los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a la consideración del Despacho Ministerial para su aprobación; 14. Promover y aprobar la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna; 15. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago. 16. Velar y fomentar la capacitación y profesionalización del recurso humano de Auditoría Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditoría Interna; 18. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para las Unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Despacho Ministerial. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. Un año de experiencia como Subdirector Técnico II o Asesor Profesional Especializado IV. Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo.

15 14 Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de análisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.

16 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asistente Profesional IV Asistente Administrativo del Despacho de Auditoría Interna Dirección Director de Auditoría Interna Ninguno FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Director de Auditoría Interna, en preparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Dirección; 2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Director de Auditoría Interna; 3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo; 4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; 5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del Director; 6. Llevar registro y control del archivo permanente de la Auditoría Interna; 7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otros documentos relacionados; 8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado; 9. Atender al público en general que requiera información; 10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al Director; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Subdirector de Auditoría Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;

17 Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del Director; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: Secretaria Bilingüe. Acreditar el séptimo semestre de la Carrera de Administración de Empresas o carreras afines. Dos años de experiencia como Asistente Profesional II o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discreción en el desempeño de sus funciones. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.

18 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Subdirector Técnico II Subdirector de Auditoría Interna Dirección Director de Auditoría Interna Secretaria de Subdirección Jefes Departamento de Auditorías Jefes Sección de Auditorías Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditoría Interna FUNCIONES El Subdirector sustituye al Director en caso de ausencia temporal, ocupa la jerarquía inmediata inferior a la del Director, por lo que debe apoyarlo en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Coordinar con los Jefes de Departamento la elaboración del Plan Anual de Auditoría y con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el Plan Operativo Anual y elevarlos a consideración del Director; 2. Elaborar la Memoria Anual de Labores con base en los Informes de Auditoría, intervenciones y otras actividades, presentados por los Departamentos de Auditoría y Unidad de Servicios Administrativos Internos, y elevarla a consideración del Director; 3. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, la elaboración del presupuesto anual de gastos, para la realización de las actividades de la Auditoría durante el siguiente año fiscal; 4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Director; 5. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría y otras intervenciones, considerando los criterios de importancia relativa, revisión selectiva, administración del riesgo, relación costo- beneficio y estándares técnicos desarrollados; 6. Coordinar las Auditorías Internas en las diferentes dependencias del Ministerio, tomando en consideración las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa;

19 18 así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar el uso adecuado de los recursos y su administración; 7. Verificar selectivamente la documentación y papeles de trabajo que respalde los Informes de Auditoría; 8. Mantener el registro y control de la ejecución de las auditorías practicadas, para información oportuna a las autoridades competentes que la soliciten; 9. Velar y fomentar conjuntamente con el Director por la capacitación y profesionalización del recurso humano de la Auditoría Interna; 10. Velar que el personal cumpla debidamente sus obligaciones, a través del Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; 11. Velar porque los Auditores Internos observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Asistir en representación del Director, a comisiones y actividades que se le deleguen; 13. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago, por delegación del Director. 14. Elaborar Informes Gerenciales de Auditoría Interna; 15. Coordinar con los Jefes de Departamento, la elaboración de los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director, para su aprobación; 16. Promover y coordinar con los Jefes de Departamento y de Unidad, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditoría Interna; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director.

20 19 PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado IV. Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de análisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.

21 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: Asistente Profesional II Asistente Administrativo del Despacho de la Subdirección Dirección Subdirector de Auditoría Interna Ninguno FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Subdirector de Auditoría Interna, en preparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Subdirección; 2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Subdirector de Auditoría Interna; 3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo; 4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; 5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del subdirector; 6. Apoyar a la Asistente Administrativo de la Dirección, para llevar el registro y control del archivo permanente de la Auditoría Interna; 7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otros documentos relacionados; 8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado; 9. Atender al público en general que requiera información; 10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al subdirector; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Director de Auditoría Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;

22 Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del subdirector; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: Secretaria Bilingüe. Acreditar el quinto semestre de la Carrera de Administración de Empresas o carreras afines. Dos años de experiencia como Secretaria Ejecutiva IV o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discreción en el desempeño de sus funciones. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.

23 22 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

24 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Director / Subdirector de Auditoría Interna Subalternos: Personal que conforma la Unidad de Servicios Administrativos Internos FUNCIONES Es el responsable de coordinar las actividades logísticas de los Despachos de Dirección y Subdirección, Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna; así como las funciones que desempeña el personal a su cargo, relacionadas con la ejecución presupuestaria, financiero contables, compras, suministros, mantenimiento de equipo, entre otras; velando por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados a la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar el anteproyecto del presupuesto de egresos y el Plan Operativo Anual, de la Auditoría Interna; 2. Supervisar las actividades del personal de la Unidad a su cargo; 3. Velar porque los procedimientos y registros contables, financieros, administrativos y computarizados, se realicen en forma eficiente y con apego a las leyes que los rigen; 4. Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, bienes muebles, equipo de oficina, cómputo y vehículos automotores al servicio de la Auditoria Interna; 5. Ejercer control sobre la correcta ejecución del presupuesto y aplicación de los procesos relacionados a los gastos financieros, compras, contratación de servicios, administración de los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno, de conformidad con la normativa que lo regula y amparados con la documentación respectiva; 6. Coordinar la administración del Fondo Rotativo Interno; 7. Controlar el registro de cheques emitidos a través de conciliaciones bancarias mensuales; 8. Coordinar que los pagos autorizados por el Director, se realicen oportunamente y cumpliendo los requisitos legales;

25 24 9. Velar porque exista un adecuado registro de entrada, trámite y salida de la correspondencia y expedientes a cargo de la Auditoría Interna; 10. Velar porque en la Auditoría Interna, se atiendan únicamente llamadas telefónicas de índole oficial; así como del buen funcionamiento de la planta y los teléfonos internos; 11. Coordinar y supervisar las tareas de mensajería, conductor de vehículos para transportar a los Auditores Internos o personal autorizado para realizar comisiones oficiales; 12. Velar por el uso racional de las máquinas fotocopiadoras y su mantenimiento, implementando para el efecto los controles correspondientes; 13. Supervisar que el Encargado de Informática, asegure el buen funcionamiento, y actualización de programas y vacunas del sistema computarizado al servicio de la Auditoría Interna; 14. Certificar las fotocopias que se reproducen de la documentación oficial resguardada en los archivos de la Auditoría Interna y, otros documentos no oficiales que puedan servir de prueba o evidencia a los Auditores Internos, en la realización de las auditorías que se practican de acuerdo al Plan Anual de Auditorías; 15. Velar por el buen funcionamiento de los sistemas y fortalecimiento de los controles internos, financieros, administrativos, informáticos e implementarlos cuando no existan; 16. Velar porque la Caja Fiscal se elabore correctamente y se presente oportunamente a la Contraloría General de Cuentas; 17. Elaborar cuatrimestralmente la programación presupuestaria de la Auditoría Interna, coordinar y supervisar el proceso de compras y contrataciones autorizadas por la Dirección; 18. Atender y velar para que el personal de contabilidad, atienda y cumpla las instrucciones emanadas de la Dirección Financiera, relacionadas a la ejecución y control del presupuesto; 19. Velar porque se elabore y actualice el inventario de los activos fijos y fungibles, la elaboración de tarjetas de responsabilidad y resguardos por cada empleado de la Auditoría Interna, debiendo presentar anualmente a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado el informe correspondiente;

26 Aprobar y velar porque se ingrese en la Aplicación de Inventarios de Activos Fijos del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB- (Inventario) los registros correspondientes a los Activos Fijos de la Auditoría Interna; 21. Ordenar y supervisar que en forma semestral, se realice el inventario de los activos fijos y bienes fungibles, así como de los CDS que contienen los programas, software, antivirus y licencias; 22. Velar porque el Encargado del Almacén de Suministros, realice inventario en forma mensual de la existencia de útiles de oficina y materiales; así como, que el registro y control de los mismos por medio de tarjeta kardex, se encuentren actualizados, con base a las facturas, Constancias de Ingresos a Almacén y a Inventario y Requisiciones; 23. Ingresar y aprobar dentro del Sistema de Gestión SIGES- las distintas Órdenes de Compra que se generen para el pago por la adquisición de bienes y/o servicios efectuadas por la Auditoría Interna; 24. Ingresar y aprobar en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, el Comprobante Único de Registro -CUR- con Clase de Registro Comprometido y Devengado (Pago Nómina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones); 25. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de la Unidad; así como normas, procedimientos administrativos y técnicos que sean necesarios para incrementar la eficiencia y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; y, 26. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Unidad a su cargo; 27. Velar porque el personal de la Unidad a su cargo, observe el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas y Decreto No del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil y su Reglamento; 28. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal de la Unidad; así como, la inducción correspondiente; 29. Aplicar las medidas disciplinarias en los caso que proceda, al personal de la Unidad, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; y, 30. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector, y todas aquellas que a la Unidad de Servicios Administrativos Internos corresponda;