MANUAL DE. Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 15 líneas

Transcripción

1 MANUAL DE Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 15 líneas

2 Introducción: Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi BANCOS. Incluye entre otros temas, información de lo que usted necesita conocer para iniciar a utilizar nuestro sistema bancario. CONTPAQ i BANCOS es el sistema con el que su dinero siempre está a la vista, ya que le ayuda a controlar sus ingresos y egresos y a integrar la información de sus comprobantes fiscales digitales, facilitando la administración de sus cuentas bancarias y el flujo de efectivo. Este manual es un suplemento al Manual Electrónico de capacitación que se encuentra integrado en su sistema, por lo cual no es una sustitución de dicho manual, sino una guía práctica del mismo.

3 INDICE CAPITULO Ejecutando el programa por primera vez Ventana de ingreso al sistema Ingreso al sistema Creando una empresa Guardando configuración de la empresa Catálogo de Empresas Cerrando la aplicación... 8 CAPITULO Redefinir una empresa creada Pestaña Generales Pestaña 2 Fechas y periodos Pestaña 3 Cuentas y su estructura Manejo de cuentas (1) Estructura de las cuentas (2) Segmento de negocios (3) Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) Pestaña 4 Pólizas y su captura Periodos abiertos (1) Manejo de pólizas y movimientos (2) Captura rápida (3) Presupuestos (4) Pestaña 5 IVA Pestaña 6 Documentos bancarios Configuración General Ejercicios y periodos bancarios Presupuestos por categorías Leyenda para abono en cuenta del beneficiario

4 Conciliación bancaria Interfaz a la empresa comercial Pestaña 7 Correo CSD/FIEL Configuración del día de trabajo Cambiar periodo y ejercicio Tipo de documento Conceptos Cargar Conceptos de IETU Cargar diarios especiales Cargar tipos de pólizas Cargar segmentos de negocios Cuentas de gastos y retenciones Monedas Tipos de cambio CAPITULO Control de gastos Visión general Control de gastos- Ejecución de reportes CAPITULO Contabilidad Catálogo de cuentas Creación de cuentas Pre pólizas Bajar pólizas Cargar pólizas Contabilización masiva de documentos Desglose masivo de causación de IVA CAPITULO Catálogos Beneficiarios/Pagadores Pestaña 1 Generales Pestaña 2 Fiscal Pestaña 3 Contabilidad... 43

5 Pestaña 4 Datos Adicionales Importación de clientes/ proveedores de Adminpaq Cuentas bancarias Pestaña 1 Datos Generales Pestaña 2 Contabilidad Pestaña 3 Comercial Pestaña 4 Saldos Pestaña 5 Titulares Pestaña 6 Formatos Pestaña 7 Datos Adicionales Saldos de cuentas bancarias Cuentas agrupadoras Categorías Presupuestos por categorías Bancos CAPITULO Documentos Cheques Documentos pagados Categorías Otros datos Egreso Ingresos Ingreso No depositado Depósitos Flujo de Efectivo Calendario Financiero Conciliación Bancaria CAPITULO Reportes Auxiliar de bancos Auxiliar de bancos cuenta agrupadora Auxiliar por beneficiario/pagador... 67

6 7.5. Saldos mensuales por categoría Comparativo real vs presupuestado Conciliación bancaria CAPITULO Extras y Utilerías Usuarios Dar de alta a un nuevo usuario Usuarios Conectados Utilerías Reconstrucción de saldos Reconstruir dígitos del número de cheque Mantenimiento a la base de datos Saldo cero a la base de datos Reconstruir asociación en el ADD Cambio de idioma... 77

7 CAPITULO Ejecutando el programa por primera vez Para accesar al sistema, con el mouse se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQi BANCOS Que se encuentra en su escritorio. Otra opción es seleccionar el icono con el mouse y posteriormente oprimir la tecla Enter 1.2. Ventana de ingreso al sistema Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi BANCOS, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada. Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema. El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso. 1 NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación. 1

8 1.3. Ingreso al sistema Posteriormente al ingresar al sistema de CONTPAQi CONTABILIDAD, se mostrará la ventana del sistema. También se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas. Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla.

9 1.4. Creando una empresa Los sistemas CONTPAQi Bancos y CONTPAQi Contabilidad comparten bases de datos, de tal forma que una empresa creada en Contabilidad o Bancos puede verse desde cualquiera de los dos módulos. Como consecuencia los parámetros de creación de una empresa son los mismos en los 2 sistemas. Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos: Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, o presionar la combinación de teclas Ctrl + E Se abre una ventana que se llama Catálogos de Empresas y se le da un clic al icono de Nueva Empresa En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de Nueva Empresa que se describe a continuación.

10 Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de bancos. Y se describe a continuación: 1- Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa 2 -RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no lo pone, no podrá guardar la empresa creada. 3 -Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con las agrupadoras del SAT.:

11 NOTA: Si utilizamos este catálogo la estructura será es decir XXX-XX-XXX 4-Estructura: Si seleccionamos la opción ninguno podemos manipular la estructura del catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción alguna. Separando con - guiones medios cada nivel. 5-Valores: El catálogo de cuentas puede trabajar con valores numéricos o alfanuméricos, esta opción solo puede seleccionarse al crear la empresa. 6-Niveles: En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas la forma que queremos agrupar las cuentas contables. Cada segmento NO es un nivel El usuario tiene que indicar en las cuentas creadas cual será la cuenta de nivel superior. Ventajas: Con una estructura pequeña se pueden trabajar subniveles. Desventajas Si las cuentas no son agrupadas correctamente, los estados financieros pueden mostrarse en forma incorrecta (si esto ocurre se tendrá una notificación) Cada segmento SI es un nivel El sistema automáticamente al crear nuevas cuentas asignara el nivel superior a la cuenta creada. Ventajas: Sin tener tanta precaución se tiene un catálogo de cuentas mejor controlado Desventajas: Se debe tener una estructura más grande para cada nivel o subnivel que se quiera manejar A partir de la cuenta de mayor los segmentos sí son niveles Pueden existir subniveles en tanto no se marque una cuenta con la categoría MAYOR, a partir de ella cada nivel requerirá una mayor estructura 7-Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ahí el sistema en automático genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero para que los ejercicios sean de enero a diciembre. 8-Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de período mensual, CONTPAQi CONTABILIDAD siempre creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se adapte a sus necesidades.

12 Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de cada uno de los periodos. NOTA: Esto solo se puede modificar al crear la empresa. 9-Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar. 10-Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opción manejar periodos abiertos CONTPAQi CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un año atrás, siempre y cuando existan los periodos en la base de datos. 11-Ubicación de los archivos de la empresa: Ø Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema Ø Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y todos sus movimientos, el campo puede ser editado

13 Ø Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor. Ø Archivos de Salida: Cuando pidamos algún reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes Guardando configuración de la empresa Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con éxito. Al darle aceptar vemos la ventana de Catálogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de crear. Para cerrar esta ventana solo le damos un clic en el icono de cerrar Catálogo de Empresas

14 Para abrir el catálogo de Empresas hay que darle un clic al icono de la Casita, también en el menú de Empresas y seleccionar empresas o usar la combinación de teclas <CTRL + E> Y nos muestra la siguiente ventana: 1.Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente 2.Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema 3.Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra información 4.Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho 5.Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema 6.Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada 7.Cerrar: Cierra la ventana del Catalogo de Empresas NOTA: Para abrir una empresa con el botón de abrir, primero hay que seleccionarla con el mouse dándole un clic, otra forma de abrir la empresa es dándole doble clic, o seleccionándola con un clic y presionar la tecla Enter de su teclado Cerrando la aplicación

15 Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir. ejecución del programa. Esta es la manera correcta de finalizar la Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir. CAPITULO 2

16 2.1. Redefinir una empresa creada Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al icono de la casita, darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter. Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos la opción de Redefinir Empresa Se muestra la siguiente ventana: Para redefinir una empresa tenemos 6 pestañas para hacerlo: 1-Generales 2- Fechas y periodos 3- Cuentas y su estructura 4.Pólizas y su captura 5- IVA 6-Docuemntos bancarios 7- Correo 8-CSD/FIEL Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice Nombre de la empresa, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el cambio Pestaña Generales

17 Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes. Y se divide en 4 partes que son: 1-Datos generales de la empresa Aquí va el R.F.C, nombre registro de cámara, etc. 2. Datos del representante legal Aquí capturamos los datos del representante legal. 3-Domicilio Aquí capturamos la dirección de la empresa. 4-Ubicación de los datos de los archivos de la empresa Aquí nos muestra la ruta por default de donde se guardara la información de esta empresa Pestaña 2 Fechas y periodos En esta pestaña podremos ver la fecha de inicio de la historia, que tipo de periodo estamos usando, desde cuando tiene información esta empresa, es decir; el inicio de la historia, entre otras fechas.

18 Pestaña 3 Cuentas y su estructura Esta pestaña se divide en 4 secciones, que se describen a continuación Manejo de cuentas (1) Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada: Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de cualquier póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara descuadrada, incluso cuadra la póliza si se presenta una falla en la energía eléctrica, (si la cuenta de cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales). Si esta opción es deshabilitada todas las pólizas tendrán que ser cuadradas obligatoriamente.

19 Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada efectivamente en bancos. Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi CONTABILIDAD de cambiar el número de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el número a una cuenta afectara todo el histórico cantable de la misma sin necesidad de abrir póliza por póliza. Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a mostrar si tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos consultar y dar de alta cuentas si conocemos el número de esta. Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la cuenta deseada Asumir siguiente cuenta: Sirve para a búsqueda de cuentas. Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: si se desea que la asignación del agrupador del SAT sea obligatoria o no, al registrar cuentas contables. Por omisión, dicha opción se encuentra habilitada Estructura de las cuentas (2) Aquí nos muestra la estructura del catálogo de cuentas y si estamos manejando valores numéricos o alfanuméricos, además de cómo estamos usando los niveles del catálogo de cuentas. También podemos cambiar la estructura del catálogo de cuentas. La estructura del catálogo de cuentas puede ser cambiada, el requisito es que debe aumentarse, esto se logra presionando el botón cambiar estructura, nos muestra el menú de cambio de estructura en el cual conformaremos la nueva estructura y posteriormente damos clic en el botón procesar Segmento de negocios (3)

20 Segmentos de negocio es una herramienta muy útil de CONTPAQi CONTABILIDAD, la cual nos permite manejar aéreas, proyectos, departamentos, sucursales etc. De una forma muy fácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio) En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van a ser asignados Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) Como lo mencionamos anteriormente, la cuenta de flujo de efectivo nos sirve para la parte fiscal en el sistema, esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento y deberá ser una cuenta agrupadora, para incluir todas las cuentas dependientes como cuentas de flujo de efectivo. Cambiar cuenta de flujo de efectivo Presionar el botón cambiar la cuenta Asignar la nueva cuenta de flujo de efectivo, misma que previamente debe crearse en nuestro catálogo de cuentas. Procesar Pestaña 4 Pólizas y su captura En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y movimientos

21 Periodos abiertos (1) Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos permita modificar. Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la casilla Manejo de pólizas y movimientos (2) Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma asignará el consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el usuario captura el número de póliza. Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean iguales en cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada póliza, a esta sumatoria se le conoce como cifra de control. Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos estadísticos, es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, también pueden servir para agrupar cuentas. Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden. Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que podemos hacer para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son guardadas en un libro diario, sin embargo existe la posibilidad de crear múltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra variedad de reportes, ejemplo pólizas de ingresos del libro diario sucursal uno. Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un diario pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en un libro diario diferente.

22 Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podrá quedarse sin libro diario Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la póliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede tener una referencia independiente Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicación a detalle) Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser impresas en un formato más amigable a la lectura si habilitamos esta opción. Al imprimir póliza, incluir información relacionada: Nos muestra la información de IVA y del XML. Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos adjuntar archivos tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opción los archivos serán guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la máquina del usuario del sistema Captura rápida (3) Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada, pero aun no forma parte de los estados financieros, si esta opción es habilitada, todas las pólizas generadas estarán sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede usarse como filtro para autorización de la captura de pólizas. Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automáticamente si una póliza esta descuadrada, si estamos intentando capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente. Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el número de la cuanta contable, el sistema únicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres capturados. Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí habilitamos o deshabilitamos que nos salga la ventana del ADD en cada póliza. Mostrar ventana de pago al capturar la póliza de egresos: Al tener habilitada esta opción nos muestra la ventana de egresos para la captura de la información del pago. Mostrar la ventana de Asociar comprobantes a movimientos en automático: Al tenerla habilitada en la póliza al capturar los movimientos se abrirá la ventana del ADD (Administrador de documentos digitales) para poder asociar el XML a través de los movimientos de la póliza Presupuestos (4) Con la opción marcada cuando se usen los presupuestos acumulada a las cuentas superiores Pestaña 5 IVA

23 Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el manejo y control del IVA, IETU y DIOT. Se encuentra dividido en: Causación de IVA Definición de Base Gravable. Devolución y control de IVA Explicación detallada en páginas subsecuentes Pestaña 6 Documentos bancarios Tenemos varias opciones que se describen a continuación: Configuración General 1 Permitir captura de benef/pag desde documentos: Nos permite generar beneficiarios y pagadores al momento de emitir un documento, sin necesidad de entrar al catálogo correspondiente y al mismo tiempo este beneficiario o pagador es guardado en su catálogo.

24 Crear conceptos desde documentos: De la misma forma que los beneficiarios y pagadores los conceptos pueden ser creados y guardados al momento de generar un movimiento. Control de Autorizaciones: Permite establecer montos máximos en los movimientos y si estos exceden requerir una autorización por el usuario facultado para ello. Dígitos para número de cheques Se establece cuantos dígitos deseamos utilizar en el consecutivo de números de cheque Ejercicios y periodos bancarios 2 Se manejan dos opciones para el manejo de periodos: Debido a que es la misma base contable, se puede utilizar dicha configuración, de lo contrario tenemos que informar cual es el ejercicio y periodo vigente. Así como si deseamos modificar periodos anteriores y futuros o únicamente el ejercicio vigente. Como dato informativo se muestra el inicio de la historia, (No se puede ingresar movimientos anteriores a esta fecha) Presupuestos por categorías 3 Las categorías son un concepto que se asigna a los movimientos, estas categorías nos sirven: 1 Para tener un reporte de ingresos o egresos agrupado 2 Para generar un presupuesto de ingresos o egresos Con esta configuración, si se manejan categorías se pueden restringir movimientos que excedan el importe acumulado de la categoría seleccionada Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4 Si indicamos un importe mínimo para abono en cuenta, por ejemplo $2, MN y en la Leyenda para abono en cuenta ponemos: Para abono en cuenta del beneficiario, ésta leyenda aparecerá en el momento en que elaboremos un cheque por este importe o superior al mismo Conciliación bancaria 5 Cuando se emite un documento ya sea ingreso o egreso, el sistema lo considera como efectivamente realizado para efectos fiscales, con esta opción si algún documento queda en tránsito al realizar la conciliación bancaria, el sistema automáticamente cambia el periodo de acumulación o acredita miento para base fiscal Interfaz a la empresa comercial 6 En esta versión pueden ser configurados hasta 3 autorizaciones para que pueda ser pagado un CFD o CFDi proveniente del sistema administrativo (AdminPAQ) Pestaña 7 Correo

25 En esta versión puede asignar el asunto, el cuerpo y la firma, lo cual servirá para que automáticamente se generen dichos datos al enviar sus documentos a los correos seleccionados CSD/FIEL Se agregó la opción de configurar los datos del certificado del sello digital para el timbrado de retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de la contabilidad electrónica, desde la pestaña CSD/FIEL Configuración del día de trabajo El menú configuración día de trabajo, le permite definir la fecha en la cual usted podrá iniciar a trabajar en su sistema de CONTPAQi BANCOS.

26 2.3. Cambiar periodo y ejercicio Con esta opción usted podrá cambiar más de dos ejercicios hacia atrás, cuando éstos tengan documentos bancarios dados de alta Tipo de documento Tipos de documento, permiten definir documentos con características propias, basados en un documento modelo. El sistema de CONTPAQi BANCOS, tiene precargados diferentes tipos de documentos y usted puede crear nuevos documentos, dependiendo de las necesidades de su empresa. Solo basta darle un clic en el submenú de catálogo y se muestra la ventana en donde y darle un clic al boton F3 nos muestra todos los documentos que maneja el sistema de CONTPAQi Bancos, como se muestra en la imagen.

27 2.5. Conceptos Al capturar una póliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma ágil, en el menú Configuración conceptos, catalogo esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar este listado al crear una nueva póliza. El catálogo de conceptos se crea dando un número de código al concepto y un nombre que será el que incluirá a sus pólizas. Ejemplo: dé de alta el concepto: renta de oficinas Cargar Conceptos de IETU Si se tienen dados de alta los conceptos de IETU en otra empresa, se pueden bajar y cargar también a esta empresa por medio de esta opción.

28 2.7. Cargar diarios especiales Si se tienen dados de alta los diarios especiales en otra empresa, se pueden bajar y cargar también a esta empresa por medio de esta opción Cargar tipos de pólizas Si se tienen dados de alta los tipos de pólizas en otra empresa, se pueden bajar y cargar también a esta empresa por medio de esta opción.

29 2.9. Cargar segmentos de negocios Si se tienen dados de alta los segmentos de negocios en otra empresa, se pueden bajar y cargar también a esta empresa por medio de esta opción Cuentas de gastos y retenciones Con esta opción usted podrá asociar las cuentas de gastos y retenciones, creados desde el sistema de CONTPAQ i CONTABILIDAD.

30 Basta con darle un clic en el botón F3 en cada concepto para poder seleccionar la cuenta contable que le corresponde Monedas En esta opción Ud. podrá dar de alta las monedas que necesite para poder trabajar con su sistema. Por default el sistema ya cuenta con la moneda de peso mexicano y dólar americano.

31 Para dar de alta la moneda EUROS, simplemente de clic en el ícono nuevo y proceda a registrar la nueva moneda, llenando los campos que se solicitan, al terminar de clic en guardar Tipos de cambio Con esta opción usted podrá registrar los tipos de cambio de las diferentes monedas extranjeras registradas en su sistema. Solos hay que seleccionar la moneda dándole un clic en el botón F3 y capturar el tipo de cambio una vez que termine de le un clic en el botón de guardar. CAPITULO Control de gastos Visión general

32 Sus gastos están bajo control, ya que con el nuevo módulo de control de gastos puede: a. Controlar las reposiciones de gastos, caja chica y comprobaciones de viáticos b. Generar documentos bancarios a partir de una reposición y/o comprobación de gastos c. La póliza contable y la información de proveedores para la DIOT la creas a partir de los Comprobantes d. Identificar las partidas del gasto por categorías y por su tipo de gasto, con cubos de información e. Llevar el saldo de los diferentes responsables del gasto Para utilizar el módulo de control de gastos, primero debe dar de alta el(los) beneficiarios pagadores, desde el menú catálogo, y seleccionamos beneficiarios pagadores Posteriormente seleccione el beneficiario pagador y habilite el ícono de responsable del gasto, desde el menú catálogo, beneficiarios pagadores y por ultimo de un clic en el botón de guardar. Posteriormente ingrese al menú de control de gastos, y de un clic a documentos de gastos y seleccione el responsable del gasto presionando con un clic el boton de F3, también seleccione el tipo de gatos y el concepto.

33 Posteriormente, de capturar la referencia y dar doble Enter nos muestra la ventana de detalle. Proceda a registrar el detalle de los gastos generados y de clic en guardar y cerrar También se puede deshabilitar el ícono de captura completa, a fin de registrar aquéllos gastos que no generaron impuestos, tales como propinas y de Enter para registrar dichos gastos

34 3.2. Control de gastos- Ejecución de reportes Ingrese al módulo de control de gastos, y seleccione el responsable del gasto, desde el menú control de gastos y de clic en ejecutar reporte Y el resultado es el siguiente:

35 Para sacar el reporte en Excel lo hacemos desde el menú de control de gastos, Reporte de control de gatos por Excel Al sacar el reporte en Excel este es el resultado CAPITULO 4

36 4.1. Contabilidad En este menú usted podrá consultar y/o registrar: cuentas contables en el catálogo de cuentas, pre-pólizas, bajar pólizas, llevar a cabo la contabilización y/o eliminación masiva de sus documentos y efectuar el desglose masivo de la causación de IVA Catálogo de cuentas Recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ i CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales, por lo cual el catálogo de cuentas que se tenga registrado en el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD es el mismo que tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, dicho catálogo se encuentra dividido en dos secciones árbol de cuentas e información de cuentas. Árbol de cuentas Información de cuentas 4.3. Creación de cuentas

37 Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos. Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta Nombre: El nombre de la cuenta Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la nueva cuenta Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara el mismo tipo de cuenta y naturaleza. Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados financieros. De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran total de la cuenta, por ejemplo: ACTIVO. De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un gran total de la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE Como se verá en el reporte de Balance General

38 Activo Titulo (Encabezado y gran total) Circulante Subtitulo (Sub encabezado y total) Cuenta Bancos Mayor (Acumula, cuentas afectables) Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada 4.4. Pre pólizas Las pre pólizas son documentos modelo que usted elabora, para facilitar el registro de gastos fijos, recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ i CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales, por lo cual las pre pólizas generadas en el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, son las mismas que tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, a continuación se explica a detalle cómo crear pre pólizas en nuestros sistemas

39 Paso 1: En una póliza seleccionada, de clic en guardar como pre póliza. Paso 2: En la ventana que sale le podemos cambiar el nombre para poder identificar a la pre-póliza más fácilmente y también le podemos agregar una letra como acceso directo para ejecutarla con esa combinación de teclas. Y le damos en procesar para generar la pre-póliza. PASO 3: Nos aparece el mensaje de confirmación de que sea creado con éxito la pre-póliza, Qué si deseamos consultarla?, le damos un clic en el botón de SI. Se genera la pre póliza y se procede a su configuración.

40 Código: Es el numero consecutivo de la pre-póliza Nombre: Aparece el nombre que le dimos al momento de crear la pre-póliza Acceso directo: Nos aparece la combinación de teclas de <CTRL + > la letra que hayamos capturado. Fecha: Aquí podemos escoger que fecha tendrá la pre-póliza cuando se ejecute. Tipo: Aquí podemos cambiarle el tipo de póliza, ya se ingresó, egreso, diario etc. Numero: Es el número que tendrá la póliza ya generada, se recomienda Concepto: Aquí viene el concepto de la póliza que se puede modificar sin problema. Zona de movimientos: Aquí se listan igual que en las pólizas los movimientos que la componen y al dar doble clic a cada movimiento se abre la ventana de movimientos para su modificación. NOTA: Cada opción del punto 2 tiene una opción que se llama POR CAPTAR, quiere decir que si seleccionamos esa opción cuando ejecutemos la pre-póliza, en el campo que se haya dejado por captar se detendrá en la ejecución hasta que nosotros escribamos el valor correspondiente.

41 Se procede a configurar la pre póliza Honorarios, con los siguientes parámetros: Fecha: La fecha es por captar; Tipo: Egresos, Número: El número es por captar, Concepto: Pago de honorarios. Se procede a configurar cada uno de los asientos contables de la pre póliza Honorarios, con los siguientes parámetros: Movimiento 1: Porcentaje del importe base (100%) Movimiento 2: IVA 16% del importe base Movimiento 3: Retención ISR (10%) del importe base Movimiento 4: Retención IVA (2/3) del importe base NOTA: Para poder modificar el cargo y el abono para poder cambiar estos valores solo basta con darle un clic a la flecha hacia abajo Movimiento 5: diferencia del total (F-9). Así quedaría la pre-póliza ya modificada: Solo se le da un clic en el boton de Guardar para guardar la póliza modificada Bajar pólizas Con esta opción usted podrá exportar sus pólizas a un archivo de salida, como resultado se genera un archivo de salida, con el nombre y ruta seleccionados

42 4.6. Cargar pólizas Con esta opción usted podrá importar sus pólizas desde un archivo de entrada, como resultado se agrega la información contenida en el archivo de entrada Contabilización masiva de documentos Con esta opción usted podrá llevar a cabo la contabilización masiva de todos sus documentos, que genere en su sistema de CONTPAQi BANCOS, y se muestra la siguiente ventana:

43 En esta ventana se puede cambiar la fecha inicial y final para que nos muestre los documentos en el filtro y así poder seleccionar cuales se contabilizan al darle un clic al boton de procesar. Posteriormente, se genera la contabilización masiva de documentos y se informa que el proceso ha terminado con éxito y de clic en ver bitácora. Y nos mostrara algo como la siguiente ventana de bitácora Si se cuenta con el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, dar clic en el listado de pólizas, puede observar que ya se encuentran contabilizadas las pólizas que se contabilizaron desde CONTPAQi Bancos

44 4.8. Desglose masivo de causación de IVA Con esta opción usted podrá efectuar el desglose masivo de la causación de IVA. Seleccione la fecha inicial y final y de clic en seleccionar todo, a fin de efectuar el desglose masivo de la causación de IVA y de clic en procesar Nos mostrara los movimientos en esas fechas y con la opción de Podemos seleccionar la tasa del IVA que se asignara a los documentos que seleccionemos. Después lo único que hay que hacer es darle un clic en el botón de Procesar para que se realice el proceso.

45 Bitácora del proceso de Desglose masivo de causación de IVA. Nos mostrara una ventana que nos indicara los datos del proceso y que se realizó con éxito, le damos un clic para ver la bitácora.

46 CAPITULO Catálogos Con esta opción usted podrá consultar y/o registrar: beneficiarios/pagadores; importar clientes/proveedores de AdminPAQ; traspasar auxiliares entre beneficiarios y pagadores; dar de alta sus cuentas bancarias; ver los saldos de sus cuentas bancarias; generar cuentas agrupadoras; dar de alta categorías, asignar presupuestos a éstas y consultar los bancos registrados en el sistema CONTPAQ i BANCOS Beneficiarios/Pagadores

47 Personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y egresos registradas en el sistema de Bancos. El catálogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestañas que se detallan a continuación: Pestaña 1 Generales Código: es el número con el cual el sistema identificara al beneficiario o proveedor Nombre: Nombre del Beneficiario o proveedor, este nombre aparecerá en los documentos generados y en los reportes Registro: Fecha de alta en el sistema En esta pantalla se deben capturar datos como RFC CURP Teléfonos. Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo

48 cual únicamente hay que indicar que tipo de operación deseamos registrar. Tipo: Aquí se marca la opción que se desee si beneficiario/proveedor, Pagador7cliente o responsable de gasto Pestaña 2 Fiscal El catálogo de Padrón de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta, puesto que de el depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema Tipo de Tercero: Se clasifica de acuerdo a la actividad del proveedor este dato es tomado para el carga bach de DIOT A-29 De la misma forma se debe seleccionar Tipo de operación de cada uno de los proveedores. En caso de seleccionar 05-Proveedor Extranjero (En tipo de tercero) Número de ID Fiscal. Campo de identificador fiscal de proveedor extranjero Nombre del Extranjero. Nombre del proveedor en el país de procedencia País de residencia. Seleccionar país del proveedor Nacionalidad. Indicar nacionalidad del proveedor El IVA de la importación relacionado con estos proveedores será colocado en dicha columna en el archivo carga Bach Control de IVA: Indicar la tasa o tasas de impuesto con la que realizaremos operaciones con cada uno de los proveedores, el botón asumir indica con cual tasa el sistema calculara

49 automáticamente las operaciones realizadas. En el caso de existir retenciones indicar el porcentaje, según corresponda IVA o ISR Pestaña 3 Contabilidad En esta pestaña se le asigna a este beneficiario/pagador la cuenta contable que le corresponde, solo basta seleccionar la cuenta del catálogo de cuantas al dar un clic en F3 para que se despliegue Pestaña 4 Datos Adicionales Como su nombre lo indica, en esta pestaña encontraremos campos extra para almacenar datos referentes al cliente o proveedor. Además de encontrar campos para guardar los datos para pagos electrónicos 5.3. Importación de clientes/ proveedores de Adminpaq Con esta opción, usted podrá importar sus clientes y proveedores que tenga registrados en el sistema de AdminPAQ.

50 De seleccionar la pestaña catálogo de clientes proveedores, de clic en importar clientes/proveedores de AdminPAQ y posteriormente en registrar clientes/proveedores en CONTPAQi y se indicará que los clientes/proveedores fueron registrados con éxito 5.4. Cuentas bancarias Son Cuentas bancarias en moneda nacional o extranjera de las cuales registraremos sus movimientos. Para eso nos vamos al menú de catálogos y seleccionamos Cuentas bancarias.

51 El catálogo de cuentas bancarias consta de 7 pestañas, que se describen a continuación: Pestaña 1 Datos Generales Número de cuenta: No. De cuenta bancaria que estamos dando de alta o consultando Nombre: Descripción con la cual identificaremos a esta cuenta

52 Banco: Seleccionar banco a la cual pertenece esta cuenta Moneda: Se selecciona la moneda que será esta cuenta Usar referencia para conciliación de depósito: si usamos depósitos referenciados y capturamos este dato en nuestros depósitos el sistema automáticamente conciliara los depósitos Permitir actualizar el tipo de cambio del documento cuando se cambia la fecha del mismo: Si la moneda es extranjera tiene un tipo de cambio diario, si marcamos esa casilla el sistema actualizara el documento con el tipo del cambio de la fecha que se le haya cambiado Llevar control de rangos de números de cheque: únicamente se encuentran disponibles en el sistema los cheques que comprenden dicho rango. Numeración automática: Automáticamente el sistema nos indicara el consecutivo de los cheques a emitir Pestaña 2 Contabilidad Cuenta: Número de cuenta contable que deseamos afectar, en caso de contabilidad automatizada. Puede existir de ser necesario una cuenta complementaria Referencia y Concepto: se puede elegir entre varias opciones, esta será la referencia y

53 concepto en la póliza contable Pestaña 3 Comercial Esta pestaña se usa cuando se tiene interfaz con el sistema comercial Pestaña 4 Saldos Resumen con los movimientos y saldos a la fecha del día de trabajo. Nos muestra saldos contables y bancarios de la cuenta seleccionada, aquí se ve reflejado el saldo inicial y el movimiento que ha tenido dependiendo de los cargos y abonos que se hayan realizado Pestaña 5 Titulares Datos de titulares de la cuenta además de los datos bancarios, sucursal y ejecutivo de la cuenta bancaria

54 Pestaña 6 Formatos Se refiere a los formatos (Caídas) con los que deseamos imprimir los tipos de operaciones. Cheques, Depósitos, Ingresos, Egresos, Ingresos no depositados Pestaña 7 Datos Adicionales Existen en CONTPAQi Bancos 4 campos para datos extra, cuatro para importes y una fecha, los cuales pueden ser utilizados en el momento que se requieran Saldos de cuentas bancarias

55 Saldos de cuentas bancarias, más que un catálogo, es una herramienta en la cual podemos observar muy rápidamente los movimientos por mes de un ejercicio En esta vista podemos ver el movimiento de cada periodo de una cuenta determinada o de todas Cuentas agrupadoras Esta función sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de cuentas que se encuentran agrupadas. Ejemplo de agrupadores: Agrupador por moneda (Pesos, Dólares) Agrupador banco (Banamex, Bancomer) En este caso se creó un agrupador llamado Banamex, el cual agrupa a dos cuentas bancarias de esta empresa. Con esto podemos pedir un reporte de movimientos de las cuentas del agrupador Banamex y nos mostrara automáticamente los movimientos de ambas cuentas Y así se vería la vista de las cuentas agrupadas

56 5.7. Categorías Las categorías son agrupadores para los movimientos, y se encuentran en un catálogo, con ellas podemos agrupar los conceptos de ingresos o egresos de nuestras operaciones sin importar con que cliente o proveedor se realizaron, además a estas categorías puede asignarse un presupuesto mensual o anual y comprarlo con la operación real.

57 Código: Consecutivo para la categoría Nombre: Identificador de la categoría Moneda: moneda en la cual serán registradas las operaciones de esta categoría. Tipo. Ingreso o egreso (Seleccionara a qué tipo de movimientos afectará) Tipo de presupuesto (Puede ser anual o mensual) 5.8. Presupuestos por categorías A la categoría se le puede asignar un presupuesto, ya sea mensual o anual a partir del cual se puede comparar lo presupuestado vs lo real. Solo hay que seleccionar la categoría que se crearon en el paso anterior dándole un clic en el boton F3 y capturar los presupuestos para cada mes Bancos CONTPAQi Bancos trae por default un catálogo de los 22 principales bancos que operan

58 en México, si es necesario crear uno o algunos más se realizará en esta parte, solo hay que entrar al menú de catálogos, bancos. Clic al botón nuevo, asignar código al banco, y capturar nombre del Banco. Después darle un clic en el botón de guardar. A partir de este momento el Banco estará disponible en el catálogo de cuentas bancarias, para que estas se encuentren Identificadas con un banco. CAPITULO 6

59 6.1. Documentos Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos: Ingresos Ingresos Ingresos no depositados Egresos Egresos Depósitos Cheques 6.2. Cheques Se describe la ventana de documentos, en este caso de Cheque. Cuenta: Seleccionar número de cuenta de egreso Tipo: Por default (Cheque emitido) Fecha: Fecha de emisión del documento Importe: Monto por el cual se generara el cheque (automáticamente se generará el importe en letra) Número: Automáticamente nos indicará el consecutivo

60 Páguese a: Seleccionar el código del Beneficiario en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento. También cuenta con 4 pestañas: Documentos pagados Aquí se mostraran los documentos (facturas) que se pagaron con este cheque, siempre y cuando se tenga la interfaz con el sistema comercial Categorías Aquí se puede llevar el control por subcategorías de ese pago Otros datos En esta pestaña vemos fechas y permisos del cheque. Fecha de aplicación: Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente al siguiente día de la fecha de

61 corte de la conciliación. Proyectado: Indica si es un posible egreso que aún no es efectivo Autorizado: indica que el documento no tiene restricción de emisión Impreso: Indica que documento ya fue impreso Conciliado: Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco Asociado: Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas. Activar o desactivar si se desea imprimir leyenda Para abono en cuenta El icono Traspaso, lo encontraremos en los documentos de egreso, su función el registro de movimientos entre cuentas, al oprimir dicho botón indicaremos cual de nuestras cuentas es la cuenta destino y el sistema automáticamente generará el ingreso en la citada cuenta Egreso Se describe la ventana del documento de Egresos Cuenta: Seleccionar número de cuenta de egreso

62 Tipo: Por default (Egreso bancario) Fecha: Fecha de emisión del documento Importe: Monto por el cual se generara el egreso Folio: Automáticamente nos indicará el consecutivo Beneficiario: Seleccionar el código del Beneficiario en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario. Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento. También tiene las 4 pestañas, solo veremos la pestaña 3 de Otros Datos.

63 Fecha de aplicación: Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente al siguiente día de la fecha de corte de la conciliación Proyectado: Indica si es un posible egreso que aún no es efectivo Autorizado: indica que el documento no tiene restricción de emisión Conciliado: Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco Asociado: Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas Ingresos A continuación se describe la ventana de Ingresos

64 Cuenta: Seleccionar número de cuenta de Ingreso Tipo: Por default (Ingreso bancario) Fecha: Fecha de emisión del documento Importe: Monto por el cual se generara el ingreso Folio: Automáticamente nos indicará el consecutivo Pagador: Seleccionar el código del pagador en caso de no saber el código también se puede buscar por nombre en el campo del pagador. Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento. Pestaña 3 Otros datos Fecha de aplicación: Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente al siguiente día de la fecha de corte de la conciliación. Proyectado: Indica si es un posible egreso que aun no es efectivo Conciliado: Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco Asociado: Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ

65 Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas Ingreso No depositado Como su nombre lo indica es efectivo que ya tenemos en nuestro poder, pero aún no está depositado en la cuenta bancaria, por tal motivo este importe aun no forma parte del saldo bancario. Cuenta: Seleccionar número de cuenta de Ingreso Tipo: Por default (Pago en efectivo del cliente) Fecha: Fecha de recepción del efectivo o documento no depositado Importe: Monto por el cual se generara el ingreso Folio: Automáticamente nos indicará el consecutivo Pagador: Seleccionar el código del pagador en caso de no saber el código también se

66 puede buscar por nombre en el campo del pagador Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento. Pestaña 3 Otros datos Fecha de depósito: Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente al siguiente día de la fecha de corte de la conciliación Depositado: Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco Asociado: Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de equivalencia de monedas Depósitos Con este movimiento realizaremos el depósito de los ingresos no depositados y con esta acción afectarán el saldo bancario

67 Cuenta: Seleccionar número de cuenta de Ingreso Tipo: Por default (Depósito) Fecha: Fecha de depósito en bancos Importe: Monto por el cual se generara el ingreso Folio: Automáticamente nos indicará el consecutivo Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento. En la parte inferior nos mostrara el sistema el listado de los movimientos pendientes por depositar, al marcarlo para depósito el importe a depositar se actualizará Pestaña 3 otros datos