MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA

Transcripción

1 EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA

2 I N T R O D U C C I O N En la asistencia médica la cncepción de CALIDAD se ha definid cm un fenómen multidimensinal y cmplej que incluye varis y diverss cncepts. En frma genérica la buena asistencia medica se define cm la practica racinal basada en las ciencias medicas y aplicación de tds ls servicis de la medicina mderna a las necesidades de la pblación; de ells se desprende que la asistencia medica de calidad incrpra un métd científic que detecta ls prblemas mediante diagnstic crrects e instaura la terapia aprpiada cn el bjet de satisfacer las necesidades del paciente. El cntrl de la calidad de la asistencia médica analiza ls tres cmpnentes de la misma; estructura, prces y resultad, estableciend una relación funcinal: una buena estructura aumenta las psibilidades de un buen prces, y un buen prces aumenta las psibilidades de un buen resultad. El mntaje del Sistema Obligatri de Garantía a la Calidad en Salud, cnsta de una serie de etapas a través de las cuales se crean cndicines prpicias para el surgimient de prcess autgestinaris de evaluación y mejramient de la calidad en la rganización. 2

3 En primer lugar le crrespnde a la Gerencia de la Institución realizar ls ajustes de estructura rganizacinal para crear la dependencia a la cual asignara la respnsabilidad de ls prcess de evlución y mejramient de la calidad. La categría jerárquica y la planta de cargs de esta repartición dependerán de la estructura rgánica de la ESE HRNO de su magnitud cm rganización y de la dispnibilidad de recurss. Es recmendable que esta dependencia se ubique a nivel de staff cn respect a la Gerencia, en lugar de depender de ella en frma directa. De esta manera se asegura la independencia de las actuacines y se define de entrad, su perfil en la rganización: el ente asesr y n punitiv. Una vez creada la dependencia y el plan de cargs, se prcederá a establecer un sprte nrmativ que le trgue legitimidad administrativa, est implica que se deben definir claramente sus bjetivs, cmpetencias y funcines dentr de la rganización y en l psible avalarls mediante un act administrativ. En segund lugar se deben establecer las cndicines para que el ente cread n se cnvierta en una figura de papel. Es precis mvilizar una serie de recurss (planta física, materiales, equips, etc.) y definir el talent human necesari para emprender el desarrll del sistema. En la selección de la persna persnas que integraran este equip deben primar ls aspects técnics pr encima de cualquier tra cnsideración. La tercera etapa marca inici de las labres del equip de calidad. La tarea inicial de este grup cnsiste en asesrar a la rganización para diseñar y aplicar un 3

4 Plan de Desarrll Institucinal que respnda a la realidad y a las necesidades de la entidad, l cual implica desarrllarse a través de un prces estratégic y participativ, es decir, un trabaj cmprmetid que invlucre a tda la rganización, incluyend a ls usuaris, en la realización de un diagnstic primari de calidad, en rden de priridades. A partir de este diagnstic primari se definen ls bjetivs generales y específics del mejramient de calidad. El pas siguiente cnsiste en establecer un cnjunt de prcess de auditria en salud, ls cuales cnstituyen en l sucesiv, una de las tareas fundamentales del equip de calidad. El bjetiv básic es el realizar el seguimient de ls Planes de Desarrll Institucinal: Ds de las actividades claves del prces de auditria de las entidades aseguradras, será la verificarn del cumplimient de ls requisits mínims esenciales en tda la red de servicis y la evaluación del sistema de referencia y cntrarreferencia. A partir de estas actividades y evaluacines se prcederá a cncretar cn la alta gerencia una serie de gestines tendientes a intervenir ls prblemas priritaris de calidad. La Auditria en salud cncebida de esta manera deja de ser actividad desrdenada, que quiere decir abarcar tds ls frentes, para cnvertirse en un prces planificad y sistematizad rientad pr bjetivs clars y apyads en una infrmación prtuna y cnfiable, cm instrument básic para el lgr de las metas. 4

5 El resultad de la auditria n puede ser infrmes frís, cargads de resultads negativs y de prpuestas y sancines; en su lugar ls equips de auditria deben ser prmtres del cambi, generadres de planes de mejramients y asesres para su cabal implantación. En la medida en que se van lgrand ls bjetivs iniciales, será necesari cubrir tras arreas, establecer nuevas priridades, mdificar ls instruments de evaluación, aumentar el nivel de exigencia de ls estándares, etc. Finalmente cabe recrdar que la búsqueda respnsabilidad exclusiva de ls equips de auditria en salud. de la calidad n debe ser La calidad de una institución de salud debe ser una meta y un cmprmis de tds ls funcinaris de la institución. 5

6 NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CE-O-01 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) 1 Slicitar el carné de seguridad scial, dcument de identidad para verificar activación en LA BASE DE DATOS dadas pr las diferentes EPS, y así determinar el tip de cntratación sstenida cn la ESE HRNO. 2 Al n presentar ningún tip de carné de seguridad scial, se le prestara el servici CON TARIFA PARTICULAR. 3 Si el usuari está afiliad a una EPS cn cntrat pr capitación, se prcederá a asignar la cita pr Odntólg. 4 5 Ls afiliads a la EPS, que tengan un tip de cntrat pr event, se le slicitara la respectiva autrización para brindarle una atención prtuna en defect se remite a su IPS de referencia. Infrmar de la dispnibilidad y prtunidad de citas y ls dntólgs que labran en dicha área para que sea de elección pr el usuari. OFICINA DE CITAS ( Auxiliar de Citas) 6 Seleccinar el día, la hra y el dntólg de preferencia. 7 Antar en el LIBRO DE CITAS, registrand el nmbre del paciente, identificación, empresa, día y hra de la cita. 8 Infrmar al usuari el lugar de la atención de acuerd al dntólg en la cita asignada. 9 Hacer énfasis al usuari de la puntualidad de la cita para evitarles incnvenientes en su atención. 10 Enviar el usuari a pagar su cuta mderadra respectiva en ls cntrats cn EPS_C. 6

7 NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-01 Parte Prceder al diligenciamient de la apertura de la histria clínica de acuerd a la nrma legal vigente, si el usuari es de primera vez. 12 Trasladarse al archiv del área y buscar las histrias clínicas crrespndientes de ls usuaris cncids que han cnsultad previamente. (Auxiliar de Odntlgía) 13 Recepcinar, revisar, rganizar las histrias clínicas y dejar td preparad en el cnsultri del dntólg que va atender las citas asignadas Una vez atendids ls pacientes, se prcede a sacar ftcpia del carne, el dcument de identidad y la autrización en ls cntrats pr events. Realizar la respectiva facturación de la cnsulta dntlógica una vez atendids ls pacientes cn base a ls prcedimients realizads cn carg a la EPS_S/EPS_C y slicitar el recib de pag de la cuta mderadra para ls afiliads del régimen cntributiv. OFICINA DE FACTURACION (Cajera/Facturadra) 7

8 NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) 1 2 Slicitar el carné de seguridad scial, dcument de identidad para verificar su activación en la base de dats suministrada pr las EPS y así determinar el tip de cntratación sstenida cn la ESE. Si el usuari está afiliad a una EPS y tiene cntrat pr capitación, se prcederá a asignar la cita pr dntólg. 3 Si el usuari es afiliad a una EPS, cuy tip de cntrat es pr event, se le slicitara la respectiva autrización para brindarle una atención prtuna en defect se remite a su IPS de referencia. OFICINA DE CITAS (Auxiliar de Citas) 4 Si el usuari n presenta ningún tip de carné, se prcederá a brindarle atención si l desea cn TARIFA PARTICULAR. 5 Slicitar ftcpia del carne, el dcument de identidad y la autrización en ls cntrats pr events. 6 Enviarl al cnsultri de dntlgía que crrespnda. 7 8 Diligenciar la parte de identificación de la histria clínica dntlógica, si el usuari cnsulta pr primera vez, de acuerd a las nrmas técnicas legales vigentes. Buscar la histria clínica en el archiv, si el usuari ya ha cnsultad anterirmente, de acuerd a las nrmas que rigen el manej de archiv. (Auxiliar de Odntlgía ) 9 Pasar la histria clínica al cnsultri dntlógic crrespndiente, dnde será atendid. 8

9 NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02 Parte Enviar ls pacientes a la ficina de facturación cn el Frmat de Actividades Realizadas, una vez atendids pr el dntólg. 12 Recepcinar, revisar, rganizar las histrias clínicas de ls pacientes atendids para archivarlas. (Auxiliar de Odntlgía) 13 Slicitar a ls pacientes entregar cpia de la facturación realizada Una vez atendids ls pacientes, se prcede a sacar ftcpia del carne, el dcument de identidad y la autrización en ls cntrats pr events. Realizar la respectiva facturación de la cnsulta dntlógica una vez atendids ls pacientes cn base a ls prcedimients realizads cn carg a la EPS_S/EPS_C y slicitar el recib de pag de la cuta mderadra para ls afiliads del régimen cntributiv. OFICINA DE FACTURACION (Cajera/Facturadra) 16 Enviar a ls pacientes al cnsultri de dntlgía a presentar cpia de la facturación realizada. 9

10 NOMBRE DEL PROCESO: ATENCION POR ODONTOLOGIA. CODIGO: CEO-03 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) 1 2 Recepcinar las histrias clínicas y clcarlas en ls cnsultris crrespndientes. Cnfirmar la asistencia del usuari, verificar su pag de la cuta mderadra en el usuari del régimen cntributiv y registrar su asistencia en el libr de citas. (Auxiliar Odntlgía ) 3 Llamar y recibir al paciente de acuerd a la hra asignada en la cita. 4 Realizar la atención slicitada, de acuerd a las nrmas técnicas legales vigentes. 5 Registrar tds ls events en la histria clínica y la atención en el RIPS crrespndiente, de acuerd a las nrmas legales vigentes. 6 Tmar una de las siguientes cnductas: Tratamient indicad según l encntrad en su cnsulta de primera vez cn sus respectivas recmendacines cntrles. Remisión ambulatria a un segund tercer nivel de atención según el cas. Remisión al servici de urgencia de nuestra IPS, para su valración y/ hspitalizacin según el cas. Requiere examen de ayuda diagnóstica. (Odntólg General) 7 Según la cnducta tmada se prcederá a realizar l siguiente: Si el tratamient es ambulatri, se diligenciara la histria clínica dntlógica según las nrmas técnicas establecidas, dándle la educación según el cas. Incluye el dntgrama de primera vez. 10

11 NOMBRE DEL PROCESO: ATENC ION POR ODONTOLOGO GENERAL. CODIGO: CEO-03 Parte 2. 8 Si requiere remisión ambulatria se diligenciará el FORMATO DE REMISION-CONTRARREMISION, de acuerd a las nrmas establecidas en el sistema de referencia y cntrarreferencia y se enviara a la IPS de referencia. Si necesita remisión de urgencia y/ hspitalizacin se le infrmara a la auxiliar de dntlgía y se ntificara al servici de urgencia y/ hspitalizacin al medic de turn y l enviara cn las recmendacines según el cas. Si requiere examen de apy diagnstic, diligenciar la slicitud del examen registrand nmbre cmplet del usuari, fecha, diagnstic, empresa y ls estudis que slicita según el cas. Enviar al paciente a la ficina de facturación una vez se haya atendid cn el Frmat de Actividades realizada. (Odntólg General) Realizar el respectiv cpag a ls usuaris del vinculad, si la cnducta tmada es tratamient ambulatri de enddncia, exdncia u peratria, de acuerd a la afiliación al sistema de seguridad scial. Si es particular pagara la tarifa establecida. Sacar ftcpia del carne crrespndiente y del dcument de identidad y realizar la facturación. Entregar cpia del recib de caja. Enviar al paciente para dntlgía. FACTURACION (Cajera) Recibir el paciente cn la facturación y crrbrar que l facturad sea el tratamient rdenad. Antar en el frmat de inasistencia, si el usuari n asiste a la cita asignada Remitir a la ficina de Auditria Medica, la lista de inasistentes para darle el manej que ell exige. Retirar las histrias clínicas de ls cnsultris médics para su revisión, rganización y psterir prces de archiv una vez terminada cmpletamente la atención del usuari. (Auxiliar Odntlgía) 11

12 NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS. CODIGO: CEO-04 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) Valrar al usuari que asiste al servici de cnsulta externa según la evlución clínica y/ respuesta al tratamient instaurad anterirmente. Definir la cnducta, estableciend si las cndicines actuales del paciente amerita atención intrahspitalaria de baja mediana cmplejidad. Diligenciar el frmat de Remisión si amerita atención de segund nivel de atención. Registrar tda la infrmación pertinente en la histria clínica del paciente, dejand clar ls mtivs pr l cual amerita la atención intrahspitalaria. Registrar la atención en el RIPS crrespndiente Educar al usuari y/ familiares acerca de la necesidad de la atención intrahspitalaria. Infrmar al paciente y/ familiares, la cnducta tmada y verificar la activación del paciente al Sistema de Seguridad Scial. Realizar en el frmat de órdenes médicas la hspitalizacin y enviarla al medic general de turn las respectiva rdenes médicas intrahspitalarias del paciente, según el cas y hacer seguimients junts. Registrar en un recetari cn riginal y cpia, cada un de ls estudis de apy diagnóstic y ls medicaments e insums necesaris para el tratamient intrahspitalari. Entregar a la auxiliar de dntlgía, la carpeta de la histria clínica del paciente, junt cn el frmat de órdenes médicas, fórmula médica debidamente diligenciada y demás sprtes crrespndientes para ser entregad en el servici hspitalari. (Odntólg ) 12

13 NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS CODIGO: CEO-04 Parte Recibir la histria clínica cmpletamente diligenciada de acuerd a la nrma legalmente establecida, junt cn el frmat de órdenes médicas y fórmula medica debidamente diligenciada. Llevar la histria clínica junt al paciente al servici hspitalari crrespndiente y hacer entrega de ell a la auxiliar de enfermería de turn, quien iniciara el prces de admisión al servici de hspitalizacin de acuerd al manual de prces nrmatizad. (Auxiliar de dntlgía) Entregar al paciente en el servici hspitalari pr parte de la Auxiliar de Odntlgía y presentársel al Medic de Turn y/ Auxiliar de enfermería del servici para su internación. SERVICIO HOSPITALARIO (Auxiliar Enfermería) Realizar la admisión del paciente cn base al prces nrmatizad en el servici hspitalari. 13

14 NOMBRE DEL PROCESO: REMISION AMBULATORIA DEL PRIMER NIVEL A NIVELES SUPERIORES DE ATENCION. CODIGO: CEO-05 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) 1 Valrar al usuari que asiste al servici de cnsulta externa según la evlución clínica y/ respuesta al tratamient instaurad. 2 Definir la cnducta, estableciend si las cndicines del paciente amerita atención de mediana alta cmplejidad Diligenciar el frmat de Remisión-Cntra remisión, según ls lineamients establecids pr la nrma (identificación del paciente, Resumen de la patlgía, Impresión Diagnóstica, manej realizad, justificación de la remisión, especialidad a la que se remite), si se determina que el paciente amerita una atención dntlógica de mediana de alta cmplejidad. Registrar tda la infrmación pertinente en la histria clínica del paciente, dejand clar ls mtivs pr l cual amerita la atención en niveles superires de atención. Registrar la atención en el RIPS crrespndiente ( Odntólg) 6 Educar al usuari y/ familiares acerca de la necesidad de la atención en nivel superir. 7 Slicitar al especialista cnsultad en el frmat, que a través de la valración que realice, determine si las cndicines del paciente amerita su atención y seguimient en su defect realizar la respectiva cntra remisión de acuerd a l establecid en dich prces. 8 Infrmar al paciente y/ familiares de la red de servici dispnible de acuerd a la vinculación del paciente al Sistema de Seguridad Scial. 9 Enviarl a la IPS de referencia y/ a la Crdinación de la EPS de acuerd a la especialidad slicitada y la vinculación al Sistema de Seguridad Scial. 14

15 NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA. CODIGO: CEO-06 N ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Respnsable) 1 2 Slicitar las histrias clínicas de ls pacientes de cnsultas prgramadas y las enviadas para cnsultas priritarias remitidas del prces del TRIAGE en urgencias. Diligenciar la histria clínica, de acuerd a las nrmas técnicas legales vigentes, si el usuari cnsulta pr primera vez. (Auxiliar de Enfermería) 3 Slicitar las histrias clínicas para respnder adelantar pass inherentes al prces de garantía a la calidad, glsas y demás prcess administrativs que requiera su us. AUDITORIA MEDICA GERENCIA- 4 Buscar la histria clínica en el archiv, si el usuari ya ha cnsultad anterirmente, de acuerd a las nrmas que rigen el manej de archiv. 5 Lcalizar las histrias clínicas de pacientes que hayan estad recientemente hspitalizad que n se encuentren en el archiv de la IPS, pr r parte de la auxiliar de enfermería de servicis hspitalaris, quien se encargara de buscarla y entregarla a la dependencia que la slicit. (Auxiliar de Archiv) 6 Registrar en el LIBRO DE SALIDA Y ENTRADA de histrias clínicas, cada una de las histrias clínicas slicitadas pr ls funcinaris que tienen acces al manej de la misma. Deben registrar fecha y hra de salida, númer de la histria clínica, dependencia a dnde va la HC especificand para que medic si es cnsulta externa, firma del funcinari de archiv que entrega y firma del funcinari que recibe. 15

16 NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA CODIGO: CEO-06 Parte 2 7 Entregar a la auxiliar de enfermería y ficinas que tienen acces al manej de la misma, cada una de las histrias clínicas slicitadas, previamente enumeradas, cntabilizadas y registrada su salida de la dependencia de archiv. CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archiv 8 9 Manejar las histrias clínicas, de acuerd a la nrmatividad legal vigente cn respect a la custdia y cnservación de la misma. Entregar las histrias clínicas en el términ máxim de 48 hras, una vez realizada la diligencia pr la que fue slicitada. AUDITORIA MEDICA- AUXILIAR DE ENFERMERIA Recibir las histrias clínicas, previa verificación de la buena cnservación, rganización y presentación de la misma. Registrar en el libr de salida y entrada de histrias clínicas, la fecha de entrega, la dependencia que l hace y la firma del funcinari que recibe la histria clínica. CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archiv) 12 Custdiar las histrias clínicas según ls parámetrs establecids para el manej del archiv. 16