Informe de Auditoría Interna

Transcripción

1 Fecha de realización: Auditoría : 3 al 5 de Septiembre de 2013 Tipo de informe: Auditoría completa Auditoría específica Auditoría extraordinaria Información general: Nombre de la dependencia: de la Universidad de Guadalajara Dirección: Enrique Diaz de León No. 782 Col. Moderna CP Guadalajara, Jal. México. Alcance de la auditoría: En específico esta auditoría se realiza para el proceso soporte de Gestión de Recursos Humanos, considerando los puntos de la norma alusivos al control de documentos, registros (4.2.3 y ), propiedad del cliente (7.5.4) y Medición y seguimiento de los procesos (8.2.3) Representante de la dependencia: Cargo: Mtro. Manuel Moreno Castañeda Rector del Equipo auditor: Nombre Iniciales Tipo de auditor Jorge Adalberto Aguirre Lara JAAL Auditor líder Magaly Gómez Hernández MGH Auditor interno Patricia Gpe. Camacho Cortez PCC Auditor interno Documentos de referencia Norma UNE EN ISO 9001:2008, ISO 19011:2002 y la documentación del SIGA Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 1 de 7

2 RESUMEN DE AUDITORÍA Elemento de la norma ISO 9001:2008 NC * AUDITOR 4.1. Requisitos generales 4.2. Requisitos de la documentación Control de Registros X JAAL, PCC, MGH 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la Dirección 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos humanos X JAAL, PCC, MGH 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.3. Diseño y desarrollo 7.4. Compras Control de la producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos, de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto 7.6. Control de los equipos de medición y seguimiento 8.1. Generalidades Satisfacción del cliente Auditoría interna Seguimiento y medición de procesos X JAAL, PCC, MGH Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva Total de No conformidades 3 * Marcar con X los elementos del Sistema Integral de Gestión Académica donde se hayan encontrado No conformidades Identificar con sus siglas el(los) auditor(es) que ha(n) auditado cada elemento del Sistema Integral de Gestión Académica. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 2 de 7

3 Resumen de Auditoria Introducción Para efectos de esta auditoría, y de acuerdo con el lente auditor, se estableció que para determinar la gravedad de las no conformidades (NC), se establece como criterio de hallazgo mayor, aquel que pone en riesgo la integridad del proceso; hallazgo menor, aquel que aún cuando incumple en algún requisito obligado por la norma de referencia y/o el Manual de calidad, no tiene repercusiones graves para el proceso. Esta distinción de los hallazgos se fundamenta en el punto 3.2 Criterios de Auditoria de la Norma ISO 19011:2002; Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. Resumen: Se realizó una auditoria al proceso de soporte de Gestión de Recursos Humanos del 3 al 5 de septiembre de 2013 en un horario de 10:00 a 13:00, siempre se contó con la disponibilidad del personal, así como con los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso. La atención por parte del responsable del proceso y los dueños fue incondicional, de apertura, propiciando el buen desarrollo de la auditoría. Fortalezas: Se denota el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios de acuerdo a la reglamentación aplicable de la Universidad de Guadalajara y procedimientos documentados. El personal auditado demuestra con evidencia de desempeño dominio sobre las funciones del puesto. Se observa una disposición a la calidad en su trabajo, demostrado por expresiones de autocrítica hacia los resultados laborales que obtienen. Se observa una actitud propositiva hacia la mejora continua de los procesos que ejecuta. El responsable del proceso se inclina y adopta una cultura de medición, control y seguimiento de información y datos, lo cual sin duda se revelará en el control de los resultados de los procesos ya que refleja la pertenencia del enfoque de servicio al cliente y el trato humano y colaboración hacia los miembros del proceso. Se destaca el compromiso mostrado por la Coordinación de personal hacia el Sistema de Gestión de calidad, ya que el personal es consciente de cómo contribuye a sus respectivos procesos. Se destaca la eficiencia de los procesos al compartir la herramienta electrónica SIA-RH, como un instrumento que ha contribuido a mejorar la eficiencia en los tiempos de atención en cuestión de movimientos de personal, lo cual se ve reflejado en las mediciones que se realizan en caso del proceso de contratos civiles. Se destaca que el sistema de Gestión de Calidad SIGA, es un sistema sólido que se sigue manteniendo, lo cual es el reflejo del compromiso adquirido con la Calidad. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 3 de 7

4 Debilidades: Conclusiones: (Observaciones) Los procesos de ingreso y de control de asistencia no reflejan la operación actual, ni el uso de herramientas tecnológicas, por lo cual resultan obsoletos. El control de registros no responde a la cultura de sustentabilidad en el cuidado del medio ambiente. Desconocimiento de las bondades y beneficios del uso de un sistema de gestión de la calidad como herramienta de apoyo en el desempeño de las funciones. Reforzamiento de la comunicación interna en cuanto a tener informado al personal sobre los cambios que afectan el Sistema de Gestión de Calidad. No se tiene referencia en el SIGA, sobre un procedimiento que capacite al personal de nuevo ingreso hacia la actividad a realizar; se sugiere valorar la pertinencia de establecer una metodología de inducción a la actividad o puesto, así como de dar a conocer los perfiles de puesto. El responsable de proceso desconoce la metodología implementada para la evaluación de competencias, así como la aplicable para evaluar el clima laboral. No se tiene documentado dentro del SIGA, la periodicidad de revisión de los procesos aplicables para Recursos Humanos. No se tienen planificados los periodos de aplicación de la herramienta de evaluación de competencias, ni tampoco de la aplicación de la encuesta de clima laboral. Valorar la pertinencia de establecer políticas internas, como una manera de que el personal sea consciente de los lineamientos internos del SUV, así como derechos y obligaciones. Aunque se realizan reuniones gerenciales de manera mensual acerca de asuntos relacionados al funcionamiento operativo del SUV, valorar la pertinencia de que el proceso de comunicación baje a los colaboradores, con la intención de dar seguimiento y cierre a acuerdos, con la finalidad de que con dichos canales de comunicación se establezcan mecanismos de interrelación de los procesos y cómo impactan hacia otros, reforzar la responsabilidad de la Coordinación de Personal como un proceso de soporte que proporciona insumos a las demás áreas. Se recomienda atención inmediata a la actualización de los procesos, considerando que algunos como Ingreso del personal administrativo y control de asistencia, podrían ser remplazados o complementados con manuales o instructivos de trabajo. El uso de nuevas aplicaciones (SIA-RH) que controlan el seguimiento de la contratación del personal, hace indispensable un procedimiento de control de contraseñas o claves de acceso. Así como asegurar que existan respaldos de información, con la intención de evitar la pérdida de información por algún siniestro; aunado a ello, establecer dominios de control de acceso de información confidencial, de consulta y compartida. Valorar dentro del procedimiento de Control de Documentos y Registros, manejar el término de versión, en lugar de No. de Revisión, y ajustar la documentación del SIGA. Se debe reforzar el cumplimiento de los requisitos internos para cumplimentar las actividades documentadas en los procesos; ejemplo: Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 4 de 7

5 seguimiento y evidencia de los productos o servicios terminados en el proceso de contratos civiles. Se tendría que considerar la gestión del módulo de reportes con otros criterios de emisión, ya que no se logra precisar el número de trámites por período. Valorar la pertinencia de establecer periodos de revisión, con la finalidad de dar seguimiento a las acciones preventivas o correctivas dentro de los procesos. Valorar la revisión de la herramienta de evaluación de competencias con la intención de ajustarla en caso de que aplique, con la intención de revalorizar si las competencias catalogadas dentro del SIGA son susceptibles de ser evaluadas, es decir; determinar si se ajustan a lo que la organización requiere como competencias necesarias para alguna determinada actividad. Se observa la importancia de determinar objetivos específicos dentro de los procesos de recursos humanos, con la finalidad de que el personal sea consciente de cómo contribuyen de manera personal a que se logre el objetivo general. Determinar responsabilidades para la coordinación del proceso, la Coordinación del SIGA no es sólo responsabilidad de quienes lo coordinan, si no que es la suma de todos los que intervienen en el Sistema de Gestión de Calidad. Reforzar con los dueños de proceso el documentar proyectos de mejora en donde se establezcan etapas en el cumplimiento de actividades o acuerdos. Enfatizar el cumplimiento de los objetivos establecidos dentro del SIGA o en su defecto valorar la pertinencia de ajustarlos a la nueva dinámica de la Coordinación de Personal. Aún a pesar de que no se cuenta con evidencia de revisiones recientes de los procesos de recursos humanos, las actividades se realizan de manera oportuna y no se han visto afectadas. Considerar la pertinencia de establecer un plan de trabajo para realizar revisiones periódicas de los procedimientos documentados, con la finalidad de que sigan acordes a lo establecido en el SIGA. No. De NC 01 Descripción de la No Conformidad De una muestra de 22 expedientes de los cuales 3 ocupaban puestos directivos, 2 puestos de servicio y 17 administrativos, se detectó que el formato FMGR-14 Documentación básica para el expediente de personal se presenta en dos versiones diferentes, por lo que se detecta el uso de documento obsoleto o bien que no se descarga la versión más actualizada del portal del SIGA. Requisito de la Norma ISO 9001:2008 Tipo de No Conformidad Mayor El formato Documentación básica para el expediente de personal FMGR-14 no incluye dentro del listado el registro Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 5 de 7

6 Federal de Causantes (RFC) y la póliza de seguro de vida; documentos que es importante que estén contenidos en el expediente del trabajador. En 15 expedientes del total de 22 revisados existen documentos que podrían ser retirados del expediente, esto se ubica en el apartado de Constancias, ya que engruesa el expediente haciendo más complicado el resguardo de la propiedad del cliente. Se identifican acciones para el tratamiento de los expedientes del personal que causa baja, se localiza un registro Bajas de personal el cual podría estar identificado y controlado como parte del SIGA. En el procedimiento de Control de asistencia GRPR-02 se detecta incumplimiento en actividades descritas como asignación de NIP temporal y credencial de trabajador universitario, esto obedece a que se sigue otra lógica en las actuales actividades de control de asistencia. Se detecta que el documento impreso por cada persona llamado reporte mensual de asistencia no responde a ninguna necesidad o proceso de tipo laboral. Se detecta que el procedimiento de Prestación de servicios profesionales y técnicos Contrato Civiles GRSP-03 en la actividad 13: Gestión y autorización, no se encuentra actualizado en cuanto a referenciar el sistema SIA-RH., así como dentro del procedimiento de Contratos Civiles, hacer referencia a través de una instrucción de trabajo al manejo del sistema /finanzas/civiles/personal/contrato No se muestra evidencia de evaluación de competencias del personal; de la misma manera, no se tiene implementado un programa de capacitación para el personal administrativo. 02 La muestra tomada de 4 expedientes de personal (directivo, administrativo y operativo) arroja que a pesar de que existe la herramienta de evaluación de competencias, no se ha llevado a cabo y paralelamente no se ha establecido una planificación de cursos de capacitación al personal: Mayor Maria del Carmen Coronado Gallardo Maria Elena Montiel Diaz Ismael Ramirez Alvarado Ma. Guadalupe Carranza Villegas. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 6 de 7

7 No se muestra evidencia que dentro de los procesos de soporte de recursos humanos se realice la retroalimentación con el cliente, respecto de conocer la percepción de los clientes internos y externos sobre la prestación del servicio. 03 No se muestra evidencia de la medición de los procesos, no se tiene documentada una periodicidad planificada, así como la evidencia de revisión de indicadores de desempeño de acuerdo con el objetivo del proceso correspondiente. Se desconoce la metodología aplicable para el análisis de datos. Durante la revisión se tomó como evidencia, un registro del sistema interno del proceso de contratos civiles GRSP-03; al generar el reporte correspondiente al número de días hábiles para procesar una solicitud de contratación de personal y generar cheque de la contraprestación del servicio o producto, arroja que en promedio se manejan 13 días hábiles; sin embargo en el registro de Garcia Báez Lucia, dentro del periodo de contratación del 4 de Marzo al 15 de Abril de 2012, marca un periodo de 87 días hábiles para el pago correspondiente; no se muestra un plan de acción o valoración de las causas para analizar el desfase del tiempo Mayor Anexos en expediente impreso Lista de asistencia de Apertura Hojas de Auditorías s Listas de Verificación Informe de No Conformidades Lista de Asistencia de Cierre AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA LIC. JORGE ADALBERTO AGUIRRE LARA FIRMA MTRO. FERNANDO GUILLERMO NAVARRO NAVARRO Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 7 de 7