CONTRALORÍA OFICINA GeNERAL DE L.A EK.if3L1CA CONTROL INTERNO

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1 CONTRALORÍA OFICINA GeNERAL DE L.A EK.if3L1CA CONTROL INTERNO NFORME DE CONTROL INTERNO CONFORME A LA LEY 1474 DE 2011 OFICINA DE CONTROL INTERNO Periodo Evaluado: Enero a abril de 2012 Fecha de Elaboración: Mayo 15 de 2012 Subsisterna de Control Estratégicc 111W : , : El Plan Estratégico "Por un control fiscal oportuno y efectivo", en ejecución, tiene en consideración el Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno Nacional y la Ley 1474/11 (en especial lo relativo al fortalecimiento del control fiscal). En armonía con el PE y en cumplimiento de la Ley , la entidad continúa realizando la revisión y los ajustes pertinentes en el mapa de macroprocesos y su caracterización, cadena de valor, estructura organizacional y proyecto de Manual de Competencias. En atención a los recientes cambios normativos, se han impartido cursos de capacitación para mejorar las competencias técnicas del personal al servicio de la entidad. A partir de los resultados del diagnóstico de cultura organizacional realizado en 2011, en 2012 se inició la fase de intervención de la misma en aras de su alineación con los requerimientos sobre el particular del Plan Estratégico. Hasta la fecha 3200 servidores (incluidos todos los directivos), que representa aprox. el 80% de la planta, han diligenciado y recibido de forma confidencial los resultados de la encuesta sobre talentos individuales, a partir de la cual cada uno identificó sus principales fortalezas y debilidades, las cuales están relacionadas con sus tendencias básicas de comportamiento frente a los siguientes aspectos: productividad, calidad de trabajo, iniciativa, trabajo en equipo y solución de problemas. Cada servidor recibió sugerencias para incrementar su efectividad; adicionalmente, información relativa a su respuesta ante el estrés, frustración y/o conflicto relacionados con el trabajo. Se entregó a los directivos el CD con el contenido del Programa Institucional de Reinducción, el cual también está disponible en intranet, para su consulta por parte de todos los servidores. Se inició la ejecución de dicho Programa, el cual será objeto de seguimiento y evaluación. Continúa la gestión encaminada a la mejora de sedes de la entidad, para impactar positivamente el ambiente de trabajo y clima organizacional. Particularmente, se avanza en la atención de las necesidades locativas para la implementación del proceso oral de responsabilidad fiscal. Se organizó el trabajo en equipo a través de las Gerencias Colegiadas para facilitar los aspectos misionales de la Entidad.

2 CONTRALORI (: EN E. LA r, p C. A OFICINA C,IDNIHOL IN Se implementó el procedimiento verbal en los procesos de Responsabilidad F sca Se dio trámite al concurso para proveer cargos. Proceso de ajuste y adaptación institucional derivado de la Ley 1474/1 Subsisten debilidades en administración de riesgos. nsuficiencia de personal para cumplir con las obligaciones impuestas por la Ley a Entidad en relación con Sistema General de Participaciones, Regalías, Entida Promotoras de Salud, Cajas de Compensación y Fondos de Pensiones; y Ley 1474/ Su sisterna de Control de Gesto Existen 102 situaciones declaradas de impacto naciona En relación con la implementación de la Ley 1474/11 en la CGR, en mayo de 2012 la CGR presentó informe a la Comisión Especial de Seguimiento a los Organismos Control de la Cámara de Representantes. Como consecuencia de los cambios impuestos por la L1474/11, la entidad se encuen f a revisando su Manual de Procedimientos (de operación) para su actualización y mejora e los siguientes asuntos: disposiciones de autorregulación, políticas de operación procedimientos, controles e indicadores. Consolidación gradual del aplicativo SIRECI para rendición electrónica de cuentas por parte de los sujetos de control; así como del SIIGEP que recopila la información relevante del macroproceso Control Fiscal Micro. Aplicación de la Guía de Auditoria de la CGR adoptada en 2011, en armonía con políticas de la administración para el ejercicio del control fiscal. Continúa la prueba piloto del aplicativo SICA-Sistema de Información para Control Auditoria, a partir de la cual se identificarán los ajustes a realizar para su adaptación a as necesidades de la CGR y su utilización en la administración de CFMicro. Están en proceso de ajuste y mejora los aplicativos S PAR para apoyo a la atención denuncias ciudadanas y promoción del control ciudadano, y el SIREF Sistema Información de Responsabilidad Fiscal. En algunas gerencias avances.

3 71111)CONTRALOIRÍ OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA. CONTROL INTERNO Debilidades en los mecanismos de seguimiento, supervisión y control de los macroprocesos de Control Fiscal Micro, Enlace con Clientes (atención de denuncias) y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva, acentuadas por el proceso de ajuste y adaptación institucional en la implementación del Estatuto Anticorrupción. Debilidades en la gestión de información, así como en el diseño y uso de indicadores de gestión. Las deficiencias del SIIF II Nación, ajenas a la CGR han traumatizado el proceso contable de la Entidad. Debilidades en la aplicación de las normas y procedimientos de Gestión Documental y Archivística e insuficiencia de recursos financieros para la adecuación física de los archivos de gestión y centra Subs stema de Control de Eva uacsor '-',11:11:111911,::,:v,u,411,11-111,1,11:1: : Dentro de los plazos establecidos, la entidad presentó a las autoridades competentes los siguientes informes de la vigencia 2011: Ejecutivo Anual de Control Interno (calificación de 88,79 sobre 100), Control Interno Contable (con una calificación de 3,7, por causa de los problemas del SIIF, no atribuibles a la entidad). Tales informes fueron preparados por la Oficina de Control Interno a partir de los resultados de su gestión de auditoría interna en la entidad y su respuesta frente a los cuestionarios específicos establecidos por cada autoridad solicitante. Como estrategia de control preventivo, la OCI realizó seguimiento y acompañamiento en tiempo real durante la preparación de la información y rendición electrónica de la cuenta por parte de las instancias responsables de la CGR a la AGR. La OCI presentó el Informe mensual de seguimiento al cumplimiento de las medidas sobre austeridad y eficiencia en el gasto en la CGR, a la Sra. Contralora, AGR y Gerente Administrativo y Financiero CGR, en los cuales se evidencia que al entidad cumple con la normativa general e interna aplicable al respecto. La OCI presentó al DAFP informe trimestral sobre su seguimiento a la labor de la Entidad en relación con el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP). ta partir de sus verificaciones, la OCI produjo y entregó certificación acerca del Reporte de Informaciónsobre Defensa Jurídica de la CGR, con destino a la Agencia Nacional de efensa Judicial del Estado

4 CONTRALORÍA OFICINA NI PA1 A RE Las Gerencias Departamentales Colegiadas presentaron a la OCI su informe semestral autoevaluación del control interno, a partir de cuya consolidación y análisis se harán recomendaciones pertinentes. Desde febrero de 2012, en desarrollo de las funciones y competencias de la OCI, e Oficina viene dando mayor énfasis e importancia a las actuaciones de seguimiento acompañamiento en tiempo real a la gestión institucional, en los temas de mayor importancia estratégica para la entidad, a juicio de la OCI y/o de la Sra. CGR, con propósito de optimizar el control preventivo y la labor de asesoría a cargo de la OCI incrementar el valor agregado de ésta al logro de los objetivo institucionales Particularmente, en atención a requerimientos de la Sra. Contralora, el Director de la 0( ha adelantado varias actuaciones especiales en tiempo real en el nivel desconcentraa así mismo la OCI viene desarrollando seguimiento a la gestión de la recién creada UnidaJ de Investigaciones Especiales contra la Corrupción-UlECC, de lo cual se informa a la Sra Contralora en la medida que se avanza en dicha actuación. La metodología del SCI estableció los siguientes: Clima organizacional. Cultura organizacional caracterizada por la planeación, la ética pública, autocontrol, la calidad y el mejoramiento del servicio, los altos estándares d desempeño y la prevención de riesgos. Calidad de la información y de la comunicación. Resultados de la evaluación de la gestión y resultados de la entidad (criterio tiene el mayor peso relativo de importancia al evaluar el impacto del SC1). Los procedimientos y políticas relacionados con el componente planes de mejoramie del SCI se encuentran en revisión para aumentar su efectividad y valor agregado a organización. El autocontrol e necesario fortalecerlo como parte de la cultura organizacional. Subsis debilidades en el componente autoevaluación del SCI. st era ei tus ema e ro nterno En términos generales, el Sistema de Control Interno funciona adecuadamente: obstante, existen oportunidades de mejora en los siguientes temas transversales a todus los macroprocesos: supervisión, seguimiento y control; cultura de autocontro autoevaluadón (del control y de la gestión); administración de riesgos; comunicació articulación entre procesos; gestión de la calidad, administración y control de información institucional; aplicación de las normas y procedimientos de gest documental y archivística.

5 CONTRALORÍA GENE.IRAL. DE LA REPÚBLICA CON11,0,_ INTERNO Recomendaciones, "Igavd,, Evaluar en julio de 2012 la ejecución hasta la fecha del Plan Estratégico y adoptar los correctivos a que haya lugar. En dicho marco, evaluar, entre otros asuntos: La aplicación hasta la fecha de la L1474/11 en la CGR y adoptar los correctivos a que haya lugar. El avance a la fecha del plan de la entidad en relación con TICs y adoptar los correctivos a que haya lugar. La gestión hasta la fecha desarrollada por la CGR en relación con la Estrategia Gobierno en Línea (GEL), y adoptar las mejoras a que haya lugar para su implementación en el lapso 2012 a Evaluar sobre la posibilidad de desarrollarla como un proyecto de inversión de la entidad. Evaluar el diseño en el segundo semestre de 2012 de un plan para la revisión y mejora del SIGO (que integra MECI y SGC), teniendo en consideración los cambios para la entidad derivados de la L1474/11, Decreto-ley 019 de 2012 (Ley antitrámites), Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, políticas para la reducción del uso del papel en la administración pública, gobierno en línea. Fortalecer los mecanismos de seguimiento y control frente al raslado de hallazgos derivados del control fiscal que ejerce la CGR, con especial énfasis en aquellos de connotación fiscal. Así mismo, frente a la pertinencia, celeridad y eficacia de las actuaciones procesales de los servidores del macroproceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva. Fortalecer los mecanismos de de seguimiento y control frente a la atención de denuncias contra sujetos de control de la CGR. Particularmente, entre otros mecanismos, realizar seguimiento permanente a las acciones implementadas en virtud de la Resolución 0143 de 2011 de la Sra. Contralora General, para la evacuación de las denuncias aun sin atender. ortalecer el Programa de Capacitación que atienda las necesidades prioritarias de la GR en esta materia a la luz del nuevo marco jurídico (L1474/11, Decreto-Ley 019/12, 1437/11, contratación, etc).

6 CONTRALORÍA OFICINA F, L u,l LA 1,2 1.ún t.,c A (,ON koi. N E3.11,40 Continuar y fortalecer las acciones institucionales de corto, mediano y largo plazo pa intervención de la cultura organizacional. Fortalecer los mecanismos de seguimiento a la gestión documenta Evaluar sobre la pertinencia de adelantar un estudio sobre el ejercicio del control fisca el marco de la globalización de la economía. OFICINA DE CONTROL INTERNO Elaboró: José Neheman Gómez Lozada, Asesor de Gestión de la OCI-CGR