ACTA DE ENTREGA. Contrato # 2 del 20/03/2013 CL Fecha: 31 de diciembre de 2013 ATI ADVANCED TECHNOLOGY INFORMATION LTDA

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Lucía Quiroga Contreras
hace 7 años
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1 ACTA DE ENTREGA Contrato # 2 del 20/03/2013 CL Fecha: 31 de diciembre de 2013 Contratante: ASOHOFRUCOL Representante: Giovanni Velasquez Cargo: Supervisor del contrato Coordinador Administrativo e mail: giovanni.velasquez@asohofrucol.com.co Contratista: ATI ADVANCED TECHNOLOGY INFORMATION LTDA Representante: Isabel López Macías Cargo: Representante Legal Gerente de Proyectos e mail: ilopez@ati ltda.com Por medio de este documento se realiza el acta de entrega del contrato # 2 con fecha del 20/03/2013 CL acorde a la clausula tercera del documento en mención: ETAPA CONCEPTO UNIDA DE MEDIDA CANTIDAD ETAPA 1 A Inventario y rotulación Metros lineales de archivo 55 B Base de datos (archivo plano) Archivo 1 C Listados de consulta Documento en PDF 1 ETAPA 2 D Organización Metros lineales de archivo 55 E Foliación Metros lineales de archivo 55 F Base de datos actualizada (archivo plano) Archivo 1 G Listados de consulta Documento en PDF 1 ELEMENTOS DE ARCHIVO H Cajas de Archivo Ref. 213 o X 200 Caja 712 I Unidades documentales conformadas por: Carpetas y Ganchos Ganchos Legajadores Plásticos Marca Rank Gancho de 2 piezas Cartulinas Legajadoras en yute 90 gramos, color natural Juego de 2 cartulinas Cartulinas bond bristol de 150 gramos Juego de 2 cartulinas Adhesivos para rotulación impresos A continuación se describen cada uno de los ítems mencionados: 1. DETALLE ENTREGABLES A. Inventario y rotulación Se realizó el inventario preliminar y la rotulación de la totalidad de unidades documentales remitidas a ATI el día 13/04/2013 dando como resultado 1994 unidades documentales empacadas en 339 cajas, la finalización del del proceso fue el día 14/06/2013 y se notificó mediante comunicación escrita el 21/06/2013. PG. 1

2 A1 Labor de empaque y transporte 18/04/ /04/2013 Autorizaciones para el empaque y transporte de material Documento en PDF A2 Inventario y rotulación 21/06/2013 Entrega reporte de almacenamiento R ML Documento en PDF Se debe tener presente que los metros lineales en la etapa de organización aumenta debido a que en la etapa de inventario el material se encuentra sin intervenir (es decir no se ha dividido en máximo 250 folios). B. Base de datos inventario y rotulación Se remitió por e mail el archivo en Excel compilado con el inventario de la entrega realizada en diciembre de 2012 y abril de 2013, a su vez se dejo acceso a través de la dirección ltda.com link NetFile. B1 Archivo Excel 02/07/2013 Envío por e mail archivo en Excel para Documento Excel consulta B2 Actualización aplicativo para consultas 03/07/2013 Actualización de la información en NetFile Virtual C. Listado inventario y rotulación Se remitió por correo el reporte de almacenamiento incluyendo listados de consulta. C1 Listado inventario y rotulación 21/06/2013 Entrega reporte de almacenamiento R Documento PDF D E. Organización y foliación Se realizó el procesamiento, organización y foliación de 55 metros lineales dando un total de unidades documentales empacadas en 220 cajas referencia 213. D Organización 30/12/2013 Organización de 55 ML de archivo de las 55 ML series de Proyectos principalmente E Foliación 30/12/2013 Foliación de 55 ML de archivo de las series de Proyectos principalmente 55 ML PG. 2

3 Unidades documentales Cajas F. Base de datos actualizada Organización Se adjunta CD con Base de datos actualizada una vez finalizado el procesamiento, organización y foliación de 55 metros lineales dando un total de unidades documentales empacadas en 220 cajas. F1 Base de datos 30/12/ /12/2013 Se remiten 2 bases de datos para verificación a Laura Jimenez y Adriana Solano: Asohofrucol: 29 registros FNFH: 1890 registros Resultado de la verificación es la solicitud de corrección de 3 registros que figuraban en Asohofrucol y corresponden al FNFH, aprobando la base de datos en su totalidad. E mail F2 Base de datos 31/12/2013 Base de datos Asohofrucol unidades documentales (21 Documento Excel registros correspondientes a 21 unidades documentales empacadas en 3 cajas 1 ML) F3 Base de datos 31/12/2013 Base de datos Asohofrucol unidades documentales Documento Excel compilada (1015 correspondientes a la entrega 1 y 2) F4 Base de datos 31/12/2013 Base de datos FNFH unidades documentales (1898 Documento Excel registros correspondientes a 1898 Unidades documentales empacados en 217 Cajas 54 ML) F5 Base de datos 31/12/2013 Base de datos FNFH unidades documentales compilada (4127 registros correspondientes a la entrega 1 y 2) Documento Excel F6 Base de datos 31/12/2013 Base de datos Asohofrucol testigos compilado (67 registros) Documento Excel F7 Base de datos 31/12/2013 Base de datos FNFH testigos (372 registros) Documento Excel F8 Base de datos 31/12/2013 Base de datos FNFH testigos compilado (618 registros) Documento Excel PG. 3

4 G. Listados de consulta Organización Se adjunta CD con los Listados actualizados una vez finalizado el procesamiento, organización y foliación de 55 metros lineales dando un total de unidades documentales empacadas en 220 cajas. G1 Listado 31/12/2013 Listado orden alfabético unidades documentales Asohofrucol Documento PDF (1 Página) G2 Listado 31/12/2013 Listado orden numérico unidades documentales Asohofrucol Documento PDF (1 Página) G3 Listado 31/12/2013 Listado orden alfabético unidades documentales FNFH (28 Documento PDF Páginas) G4 Listado 31/12/2013 Listado orden numérico unidades documentales FNFH (28 Documento PDF Páginas) G5 Listado 31/12/2013 Testigos FNFH Formatos (372 Páginas) Documento PDF G6 Listado 31/12/2013 Testigos FNFH Listado orden numérico (6 Páginas) Documento PDF G7 Listado 31/12/2013 Testigos FNFH Listado orden alfabético (6 Páginas) Documento PDF H. archivo Cajas El material intervenido se empacó en 712 cajas de archivo inactivo referencia 213. H1 H2 24/10/2013 Empaque del material intervenido en 492 cajas referencia /12/2013 Empaque del material intervenido en 220 cajas referencia 213. Cajas Cajas I. archivo Fólder, Ganchos y Adhesivos Se modificaron las especificaciones y cantidades de los elementos de contratados así: ELEMENTOS DE ARCHIVO I Unidades documentales conformadas por: Carpetas Ganchos Adhesivos * Folder de tapa separada, cartón del valle 1.0 mm plastificado en las caras exteriores con refuerzo en papel kraft, perforaciones redondas, tamaño 37x23, laminado interior bristol 150. * Ganchos Legajadores Plásticos Marca Rank Gancho de 2 piezas * Adhesivos para rotulación impresos. El material intervenido se organizó en unidades documentales cada una con Fólder, gancho legajador y adhesivo de rotulación acorde a las especificaciones conformando unidades documentales de las cuales ATI entregó los elementos para conformar y Asohofrucol entregó los elementos para conformar las 487 adicionales. Del material entregado sobraron fólder y ganchos de los cuales 36 folder y 259 ganchos se separaron por defectos de calidad (errores de plegado y laminado de los folder y rotura de ganchos). PG. 4

5 Entregas realizadas por Asohofrucol Fecha de entrega Fólder Ganchos 18/11/ /12/ Total Elementos sobrantes Concepto Estado Cantidad unitaria Cantidad Total Fólder Bueno 1077 Defecto de calidad Ganchos Legajadores x 20 Bueno 854 Defecto de calidad I1 I2 I3 I4 19/06/2013 Modificación de las especificaciones de materiales y cambio de cantidades E mail 24/10/2013 Armado de unidades documentales con fólder, gancho Fólder Gancho 31/12/2013 legajador y adhesivo. Adhesivos Armado de unidades documentales con fólder, gancho Fólder Gancho legajador y adhesivo. Adhesivos 18/11/2013 Entrega de elementos de por parte de Asohofrucol. Documento PDF 11/12/ OBSERVACIONES ATI realiza la entrega a satisfacción de la totalidad de los entregables descritos en el contrato # 2 con fecha del 20/03/2013 CL dando como cumplido el contrato en mención. Aun así conservará en sus instalaciones las cajas bajo el servicio de almacenamiento de archivos, sin que esto implique que se extiende la vigencia o responsabilidad alguna sobre el contrato objeto de esta acta de entrega. Se separaron los informes de actividades de contratistas de las unidades documentales del proyecto 1313 de ECA`S y se unificaron con las carpetas de los contratos. De esta labor se conformaron 111 unidades documentales y quedaron pendientes por ubicar y unificar. Ver Anexo 1. En la labor de organización se separaron 25 unidades documentales ubicadas en 4 cajas referencia 213 que corresponde a Eliminación según lo informado por Asohofrucol. Ver Anexo ANEXOS Un (1) Cd con 23 archivos con el siguiente contenido: 1 Listado de informes de actividades 2 Unidades eliminación A1 Autorizaciones PG. 5

6 A2 Inventario RA B1 Archivo inventariado C1 Inventario RA F1 Aprobación Bd F2 Asohofrucol Unidades documentales F3 Asohofrucol Unidades documentales compilado F4 FNFH Unidades documentales F5 FNFH Unidades documentales compilado F6 Asohofrucol Testigos compilado F7 FNFH Testigos F8 FNFH Testigos compilado G1 Listado Alfabético Ud Asohofrucol G2 Listado Numérico Ud Asohofrucol G3 Listado Alfabético Ud FNFH G4 Listado Numérico Ud FNFH G5 Testigos FNFH Formatos G6 Testigos FNFH Numérico G7 Testigos FNFH Alfabético H1 Especificaciones de elementos H4 Entrega elementos de Se firma este documento manifestando el recibido a satisfacción de todos los ítems nombrados, el día 31 de diciembre de 2013, dando como cumplida la totalidad del objeto del contrato citado en el encabezado. El presente documento se firma en dos copias de un mismo tenor. Giovanni Velasquez Isabel López Macías Supervisor del contrato Representante legal ASOHOFRUCOL ATI ADVANCED TECHNOLOGY INFORMATION LTDA Identificación No Identificación No PG. 6

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