TEMA. La estructura organizativa. [7.1] Cómo estudiar este tema? [7.2] Concepto, elementos y ciclo de vida de la estructura

Transcripción

1 La estructura organizativa [7.1] Cómo estudiar este tema? [7.2] Concepto, elementos y ciclo de vida de la estructura [7.3] Variables que intervienen en el diseño de la estructura [7.4] Modelos de estructuras básicos [7.5] Modelos de estructuras más evolucionados TEMA

2 Esquema TEMA 7 Esquema

3 Ideas clave 7.1. Cómo estudiar este tema? Para estudiar este tema lee el tema 6 (páginas ) del manual de referencia de la asignatura: Introducción a la Administración de Empresas (6ª edición) de Álvaro Cuervo García (director) y Camilo J. Vázquez Ordás (coordinador). En este tema estudiaremos el diseño organizativo de la empresa. En el lenguaje empresarial se usan indistintamente los términos: diseño organizativo, estructura organizativa o, simplemente, estructura. Consideraremos en primer lugar: A qué se llama estructura organizativa, cuáles son sus elementos y cómo varía la estructura a medida que la empresa recorre su ciclo de vida. Las variables que tenemos que definir o concretar para diseñar una estructura. Luego analizaremos distintos modelos de estructuras organizativas. Para hacer este estudio las dividiremos en: Estructuras básicas, cuyos modelos se inspiran en los trabajos de Mintzberg (1984). Estructuras más evolucionadas, cuyos modelos se han formulado en la segunda mitad de los años Concepto, elementos y ciclo de vida de la estructura La estructura organizativa define cómo se agrupan, interaccionan y coordinan los miembros de una organización. Según el tipo de estructura, también puede definir: la jerarquía, el flujo de trabajo de las operaciones más importantes de la organización y las relaciones con el cliente. TEMA 7 Ideas clave

4 En la estructura coexisten elementos formales (formalmente definidos y comunicados a la organización) y elementos informales (que funcionan de hecho por un ajuste natural de las personas de la organización). En una estructura pueden distinguirse: Los individuos, que son la unidad básica de estudio de la organización. Las agrupaciones de individuos. Las relaciones formales entre los grupos de individuos. Toma buena nota de que para definir una estructura hay que tomar dos decisiones fundamentales: La estructura evoluciona, por lo general, en función de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentre la organización. A las etapas de: les corresponde una evolución de la estructura, que pasa por los siguientes estadios: 7.3. Variables que intervienen en el diseño de la estructura Existen dos grupos de variables formales que ayudan a establecer las pautas de diseño de la estructura de la organización. TEMA 7 Ideas clave

5 Variables que definen los puestos de trabajo La especialización es el grado en el que las actividades de una organización se dividen en actividades que exigen una especialización del trabajador. Puede ser horizontal y vertical. La estandarización/formalización es el grado de definición de las actividades de un trabajador y su concreción por escrito. La centralización/descentralización mide el grado de autonomía para tomar decisiones de un puesto de trabajo. Cuanto más abajo en la jerarquía se lleve el poder de decisión, la organización estará más descentralizada. Variables que definen la configuración de la estructura La departamentalización es el grado de agrupación de los individuos en unidades. Esta agrupación puede ser: por funciones, geográfica, por negocios, por clientes, por mercados, por proyectos o por procesos de negocio. La jerarquía mide el número de niveles de mando o autoridad de la organización. El alcance de control mide el número de subordinados que está a las órdenes de un superior. TEMA 7 Ideas clave

6 El soporte administrativo integra a todo el personal que no está directamente involucrado en las operaciones de la empresa (por oposición al personal que lo está o de línea). También se le llama staff administrativo o, simplemente, staff Modelos de estructuras básicos Aunque el modelo de estructura de Mintzberg y sus cinco componentes (ver apartado 6.4 del manual de la asignatura) es un clásico de la literatura de gestión de empresas, hoy apenas se aplica a las empresas. Una clasificación más actual de los modelos de organización sería: Estructuras funcionales, en las que la agrupación de actividades y tareas se hace por funciones. También se les llama estructuras u organizaciones verticales. Un ejemplo de este tipo de estructuras son las organizaciones multidivisionales. A continuación se presenta un ejemplo de estructura funcional de una empresa de fabricación. Estructuras por resultados, en las que la agrupación de actividades y tareas se hace por productos, mercados o áreas geográficas. Estructuras matriciales, en las que la agrupación de actividades y tareas se hace por funciones y productos, o por funciones y proyectos (la estructura responde a la dualidad de la estrategia de la organización, que, por ejemplo, además de buscar una fuerte especialización funcional, persigue la realización en tiempo y en coste de un paquete de proyectos). A continuación se presenta un ejemplo de estructura matricial. TEMA 7 Ideas clave

7 Estructuras por procesos u organizaciones horizontales, que son un caso particular de estructuras matriciales por funciones y procesos (en vez de proyectos, como es el caso de la figura anterior). La estructura vertical tradicional o funcional se complementa con otra estructura lateral que comprende todos los mecanismos de coordinación que se habilitan para que la información se mueva con facilidad entre los rectángulos o cajas del organigrama, a través del espacio en blanco entre las cajas; y también, de las fronteras de la organización. Esta capacidad lateral de la organización se puede construir con mecanismos que surgen naturalmente o que se implantan a propósito: roles de enlace, colaboración espontánea, equipos, roles de coordinación y estructuras matriciales. Estos mecanismos se diferencian por la complejidad de su implantación (medida en tiempo y energía), por su coste, por su grado de dependencia de la organización informal y por su capacidad inherente de procesamiento de información (y por tanto, de tratamiento de trabajos entre los que la interdependencia es máxima). El mecanismo de coordinación más complejo y costoso, pero a la vez, con mayor capacidad de procesamiento de información y de tratamiento de trabajos en los que la interdependencia es notable, son las estructuras matriciales. Estas estructuras se han aplicado normalmente a la coordinación de funciones y mercados geográficos, o a la coordinación de funciones y productos, o a la de funciones y proyectos. Pero también pueden aplicarse a la coordinación de funciones y procesos. TEMA 7 Ideas clave

8 En este caso la estructura matricial adquiere el más pleno sentido como mecanismo de coordinación lateral u horizontal y se puede llegar a decir que es la solución más natural a los problemas de coordinación entre departamentos o funciones. (Berenguer, J.M., 2007) 7.5. Modelos de estructuras más evolucionados En los últimos años se han propuesto nuevos modelos de organizaciones, algunos de ellos con una fuerte presencia de las tecnologías de la información (TIC). Entre estos modelos son dignos de destacar: La organización virtual, en la que empleados, suministradores y clientes están alejados geográficamente, aunque unidos por las TIC. Dan origen a una red más o menos estable de proveedores, fabricantes y canales de distribución. En medios informáticos este tipo de organización se conoce como organización extendida. La organización por procesos, en la que se da preferencia estratégica a las operaciones de la empresa (sus procesos de negocio) que son más visibles y valorados por los clientes. Adoptan, como se ha visto, estructuras matriciales y se basan en la gestión de equipos de proceso dirigidos por un propietario del proceso. A este tipo de organizaciones también se les llama en la literatura científica organizaciones sin fronteras. La organización spin-off, que surgen como resultado de una idea generada en el medio académico (spin-off universitario) o en el empresarial. La nueva organización se suele mantener durante cierto tiempo en el útero de la organización madre. TEMA 7 Ideas clave

9 Lo + recomendado Lecciones magistrales Los retos de las estructuras matriciales Las estructuras matriciales son el mecanismo más complejo de ejecución y más caro de coordinación de todos los existentes, pero, a la vez, el más capaz de procesar información. En esta conferencia se analiza este particular tipo de estructura organizativa y sus roles característicos: el jefe máximo, los directores matriciales y el directivo con dos jefes. En estas estructuras se presentan algunas de las facetas más innovadoras de la gestión de empresas: la actitud de servicio, la defensa de las propias causas y el arbitraje de conflictos entre unidades. El vídeo está disponible en el aula virtual. TEMA 7 Lo + recomendado

10 No dejes de leer Las organizaciones virtuales frente a los sistemas tradicionales Revista de Investigación en Gestión de la Innovación y Tecnología, nº 28, mayo de Los avances en las tecnologías de la información, así como la mayor hostilidad del entorno competitivo, han influido notablemente en el diseño de los procesos organizativos actuales. Esta situación ha provocado que las empresas se planteen la idoneidad de externalizar, en mayor o menor medida, distintos procesos, lo que conduce hacia un fenómeno conocido como virtualización de los sistemas productivos y su resultado: las organizaciones virtuales. El artículo está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web: No dejes de ver Fabula de la estructura organizacional Pequeña fábula que ironiza sobre la formación de las estructuras jerárquicas excesivamente burocratizadas. Para los directores de una empresa es un peligro real lo que en este cuento se describe. El video está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web: TEMA 7 Lo + recomendado

11 + Información A fondo Modelos convencionales de diseño organizacional Presentación en PowerPoint que resume con claridad las características de tres tipos de organizaciones: por productos, matricial y virtual. El artículo está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web: Modelos de diseño organizativo José Luis Tato describe distintos diseños organizativos, incidiendo en sus fortalezas y debilidades. Trata los modelos tradicionales: agrupación funcional, agrupación según output, organización híbrida, organización matricial. Y además nos introduce en nuevos tipos de organizaciones: virtuales y federales. El artículo está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web: El entorno empresarial. La empresa, su organización y su funcionamiento Revista Complutense de Educación. Vol. 10, nº 1, pp Este artículo de Santiago Pereda y Francisca Berrocal explica la división en niveles y las formas de departamentalización de las empresas. Además, analiza cómo la estructura burocrática ha sido la que tradicionalmente han elegido las empresas competitivas y cómo los rápidos y profundos cambios que se han producido en el entorno socioeconómico, laboral y competitivo de las empresas les han llevado a la necesidad de adoptar estructuras más flexibles para poder mantener su competitividad. Finalmente, describe cómo este cambio de estructuras ha transformado el valor que se concede a las personas que conforman la empresa y la forma de gestionarlas. TEMA Información

12 El artículo está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web: Bibliografía Se recomienda consultar la bibliografía del tema 5 (página 187) del manual de la asignatura. Como fuente complementaria se recomienda: MAYNAR, P. La economía de la empresa en el espacio de la educación superior, McGraw-Hill. Madrid Se recomienda la lectura de los apartados 2.6.2, y TEMA Información

13 Actividades Ejemplos de estructuras organizativas Esta actividad consiste en que localices en internet, usando un buscador como Google y elaborando la estrategia de búsqueda adecuada, un ejemplo de cada uno de los tipos de organizaciones siguientes: 1) funcional, 2) matricial y 3) por procesos. Con los ejemplos de estructuras localizados, elabora un pequeño documento en dónde, junto a cada estructura, resumas las ventajas e inconvenientes de cada uno de los tres tipos. Es muy importante que cites las empresas a las que corresponden las estructuras y que cites la fuente de dónde la has recogido (páginas web, artículos, etc.). La mejor estructura para una spin-off Un amigo, investigador universitario de mucho prestigio y solvencia, te comenta que va a crear una spin-off académica cuya misión es la de comercializar un mini-robot de uso industrial que ha desarrollado en su laboratorio de la universidad. Ya cuenta con un primer prototipo comercializable, si bien reconoce que tendrá que dotarle progresivamente de más funcionalidades (habla, reconocimiento de órdenes orales, etc.). También te dice que ha decidido subcontratar la fabricación de las distintas partes mecánicas del robot y su ensamblaje, así como la integración del software, que a diferencia del hardware, ha decidido que siempre será competencia de la nueva sociedad. En la primera etapa del spin-off considera que no puede delegar la comercialización del producto a ninguna empresa, sobre todo porque el mercado al que va dirigido, el de las centrales nucleares, es muy especializado y hay pocas personas (además de él) que dominen toda la casuística científica de la aplicación del robot. TEMA 7 - Actividades

14 De partida ha decido que formará a cinco antiguos alumnos suyos para que realicen la labor comercial y que otro grupo de siete serán los encargados de la innovación y del desarrollo del software. Tu amigo acaba rogándote que le aconsejes sobre el tipo de estructura organizativa más adecuada para su nuevo spin-off. Se te pide que dibujes el organigrama de la sociedad hasta el segundo nivel de mando y expliques someramente las responsabilidades de cada uno de los directivos. TEMA 7 - Actividades

15 Test 1. En el diseño organizativo de una empresa coexisten A. Individuos y recursos. B. Elementos formales e informales. C. Infancia, crecimiento y madurez. D. Ninguna de las tres anteriores. 2. Entre las variables que definen los puestos de trabajo figuran A. Innovación. B. Especialización. C. Centralización. D. Ninguna de las tres anteriores. 3. Entre las variables que definen la configuración de la estructura figuran A. El staff. B. La jerarquía. C. El alcance de control. D. La departamentalización. 4. Una organización multidivisional pura y sencilla se corresponde generalmente con una estructura A. Integrada. B. Especializada. C. Funcional. D. Ninguna de las tres anteriores. 5. En una organización, la departamentalización puede ser A. Por unidades de negocio. B. Por el staff. C. Por mercados. D. Geográfica. TEMA 7 - Test

16 6. El alcance de control mide: A. El nivel en la cadena de mando. B. El número de subordinados a las órdenes de un director. C. El número de jefes que tiene un empleado. D. El número de directores funcionales que tiene una organización. 7. Cómo se construye la capacidad lateral de una organización? A. Con mecanismos de coordinación como roles de enlace o la colaboración espontánea. B. Con mecanismos de normalización como las normas. C. Con mecanismos de formalización como la descripción por escrito de puestos de trabajo. D. Ninguna de las tres anteriores. 8. Una estructura matricial contempla: A. Productos y servicios. B. Funciones y productos. C. Procesos y proyectos. D. Funciones y procesos. 9. En cuáles de estos modelos organizativos tienen especial influencia las TIC? A. La organización funcional. B. La empresa extendida. C. La organización virtual. D. Ninguna de las tres anteriores. 10. A qué nivel de la jerarquía equivale aproximadamente el puesto de propietario de proceso? A. Director general. B. Presidente del Consejo de Administración. C. Director funcional. D. Mando intermedio. TEMA 7 - Test