Seminario de Preparación de los Medios Magnéticos Nacionales Evite Sanciones

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1 Seminario de Preparación de los Medios Magnéticos Nacionales Evite Sanciones ERNST & YOUNG - LEGIS 26 de enero de 2012

2 Agenda académica I. Introducción II. III. IV. Diferencias entre la información de medios magnéticos que se reportaron por el año 2010 y la que se debe reportar por el año Obligados a informar en medios magnéticos y fechas de presentación por el año gravable Información contable y fiscal requerida para elaborar los medios magnéticos V. Caso práctico de la elaboración de los medios magnéticos (formatos) VI. VII. Pasos a seguir para prevalidar la información a archivos XML Como se presenta la información virtualmente Page 2

3 Agenda académica VIII. Sanciones aplicables relacionadas con la obligación de reportar medios magnéticos. IX. Cómo utiliza la DIAN, la información de medios magnéticos en la fiscalización. Page 3

4 I. Introducción Con fecha 31 de octubre de 2011, la DIAN expidió las resoluciones 11423, 11424, 11425, 11426, 11427, 11428, 11429, y a través de las cuales señaló el grupo de personas naturales, jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que debían presentar información exógena tributaria por el año gravable Los plazos para presentar los medios magnéticos de las personas catalogadas por la DIAN como Grandes Contribuyentes comienzan el 27 de marzo y terminan el 16 de abril de 2012, dependiendo el último dígito del NIT. Los plazos para presentar la información en medios magnéticos ante la DIAN, para el grupo de personas jurídicas y naturales, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT comienza el 25 de abril y termina el 31 de mayo de Page 4

5 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Sujetos obligados a presentar informaciónpor el año gravable ingresos brutos $ Ley 1429 de Las personas jurídicas o sociedades de hecho: Beneficiarios de la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y/o descuentos tributarios. Independiente del monto de ingresos percibidos en el periodo. Las demás personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2011 por un valor total acumulado igual o superior a $ Page 5

6 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Los obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que hayan recibido ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, sea superior a $ Se consolida Formato 1002 en el Formato 1001 IVA mayor valor de costo o gasto deducible IVA mayor valor del costo o gasto no deducible Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente asumida Renta Retención en la fuente practicada Iva Régimen común Retención en la fuente asumida IVA Régimen Simplificado Retención en la fuente practicada Iva no domiciliados Page 6

7 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar Formato 1001 Cargos Diferidos Concepto Compras. Concepto Honorarios Concepto Comisiones Concepto Servicios Concepto Arrendamientos Concepto Intereses y rendimientos financieros Concepto Otros conceptos Concepto Amortización impuesto al patrimonio Inversiones en Medio Ambiente Concepto Compras Concepto Honorarios Concepto Comisiones Concepto Servicios Concepto Arrendamientos Concepto Intereses y rendimientos financieros Concepto Otros conceptos Page 7

8 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar Formato 1001 Siniestros pagados Concepto El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta Concepto El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta, Retenciones en la fuente Concepto Autorretenciones por ventas Concepto Autorretenciones por servicios Concepto Autorretenciones por rendimientos financieros Concepto Otras autorretenciones Concepto Retenciones practicadas a título de timbre Concepto La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, Page 8

9 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar 1001 Otros conceptos Concepto Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador Concepto Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador. Concepto El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitado como deducción. Page 9

10 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar Formato 1005 y 1006 Impuesto a las ventas descontable Impuesto a las ventas generado Page 10

11 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar Formato 1007 Ingresos Page 11

12 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevo Formato Ingresos recibidos para terceros - 22 Columnas Compañía A Compañía B Formato 1007 Formato 1647 Formato 1007 Venta $ Ingreso $ Ingreso $ Ingreso $ Page 12

13 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar Formato 1046 Contratos de asociación para exploración y explotación minera Page 13

14 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Nuevos conceptos a reportar en el Formato Contratos de Mandato o Administración Delgada Page 14

15 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Detalle adicional Formato Descuentos Ley 1429/2010 Conceptos 8308 al 8312 Descuento Impuestos pagados exterior Concepto 8313 Descuento Contribución Sector Eléctrico Concepto 8314 Page 15

16 II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución de 2011 Detalle adicional Formato INCRGO Conceptos 8004 a 8029 Rentas Exentas Conceptos 8126 a 8138 Deducciones Conceptos 8214 a 8250 y 8255 a 8264 Page 16

17 III. Fechas de presentación por el año gravable GRANDES CONTRIBUYENTES Último dígito NIT Plazo Mar 4 28-Mar 5 29-Mar 6 30-Mar 7 09-Abr 8 10-Abr 9 11-Abr 0 12-Abr 1 13-Abr 2 16-Abr Page 17

18 III. Fechas de presentación por el año gravable PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES: Dos últimos dígitos del NIT Plazo 2012 Dos últimos dígitos del NIT Plazo 2012 Dos últimos Dígitos del NIT Plazo a Abr 62 a May 98 a May 30 a Abr 66 a May 02 a May 34 a Abr 70 a May 06 a May 38 a Abr 74 a May 10 a May 42 a May 78 a May 14 a May 46 a May 82 a May 18 a May 50 a May 86 a May 22 a May 54 a May 90 a May 58 a May 94 a May Page 18

19 IV.Información contable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Estados financieros auditados por parte del Revisor Fiscal o Contador Público. Estados financieros por terceros BALANCE P Y G Activos Pasivos Ingresos Gastos Costos Page 19

20 IV.Informacióncontable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Características de la información Nombre del tercero Razón social Número de NIT incluido dígito de verificación Valor de las operaciones por cada tercero (activos, pasivos, ingresos, gastos y costos) Valor de las retenciones practicadas por todo concepto por terceros Régimen Común Régimen Simplificado No domiciliados Valor base e IVA descontable acumulado en el año en operaciones por concepto de compras de bienes y servicios con proveedores Valor base e IVA generado acumulado en el año de las ventas realizadas a clientes Dirección por terceros tanto de proveedores como de clientes, informando la ciudad y país a la que corresponda la dirección Page 20

21 IV.Informacióncontable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Conciliaciones entre la contabilidad y la declaración de renta A. Conciliación entre el patrimonio contable vs fiscal Conciliaciones bancarias Valor patrimonial inversiones que cotizan en bolsa Provisión de cartera Provisión de inventarios Valorizaciones Pasivos estimados y provisiones Ajuste saldo a pagar o a favor de la declaración de renta. Page 21

22 IV.Informacióncontable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Conciliaciones entre la contabilidad y la declaración de renta B. Conciliación entre la utilidad comercial vs fiscal Impuesto de Industria y Comercio (Pagado vs. Causado) Otros impuestos (Timbre, patrimonio, vehículos, GMF) Honorarios asistencia técnica, servicios técnicos y consultoría (sin retención en la fuente) Gastos en el exterior en exceso de la renta líquida Perdidas fiscales y excesos de renta presuntiva Otros gastos no deducibles (Multas y sanciones, costos y gastos de ejercicios anteriores, etc.) Page 22

23 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN Los reportes (formatos) solo requieren firma por parte del representante legal (Personas Jurídicas) o la persona natural obligada a informar, esto es no deben ser avalados por parte del revisor fiscal o contador público. Los terceros ubicados en el exterior de acuerdo con el texto de la resolución se informan uno a uno en el concepto respectivo, con la identificación fiscal tributaria del país de residencia o domicilio, con tdoc=42, cuando en dicho país no se use identificación fiscal se informaran con el Nit Genérico autorizado en la resolución, esto es, hasta el tdoc=43. Es importante resaltar que los terceros del exterior que se les haya asignado el Nit Genérico autorizado por la resolución 11429, se debería identificar con el mismo Nit Genérico entodos los distintos formatos (Socios, accionistas, CxC, CxP, Gastos, Costos, etc.) Page 23

24 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN Los valores en todos los formatos, se deben informar en PESOS, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas (ejemplo las que expide CerticamaraS.A.) No se aceptan excusas para la transmisión virtual extemporaneade la información en los siguientes casos: Daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos Daños en el mecanismo de firma con certificado digital Olvido de las claves asociadas al mecanismo de firma digital Pérdida del mecanismo de firma digital (si se pierde se debe pedir cambio con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento) Page 24

25 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN Si una sociedad se liquida después de octubre 31 de 2011, se le pedirá los formatos que tenga que presentar antes de cancelar el RUT. Ahora bien si se liquido antes del 31 de octubre de 2011, pero no se había cancelado el RUT se deben presentar los formatos que tenga que presentar a la DIAN. Si durante el año 2011 se produjeron Fusiones de sociedades, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2011 la(s) sociedad(es) que desaparece (n) en el proceso de fusión. Y si hubo Escisión de sociedades, la obligación recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2011 alcanzó a realizar la sociedad escindida ver concepto DIAN de Enero 25 de 2007 Page 25

26 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN La dirección que se reporta en cada formato por cada tercero, debe ser la que tenía el tercero en la fecha en que se realizaron las operaciones. Cuando se reporten NIT s tanto para Personas Jurídicas como Naturales el dígito de verificación es opcional (Si se conoce se reporta, de no tenerlo se puede reportar sin el digito de verificación). Con relación al monto de los ingresos brutos por $ a 31 de diciembre de 2010, los cuales son referencia para saber si la Persona Natural o Persona Jurídica estaría obligada a presentar información en medios magnéticos a la DIAN, precisamos que los ingresos brutos que se han de verificar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaración de renta del año 2010 en la sección de rentas ordinarias como los denunciados en la sección de ganancias ocasionales. (Parágrafo del Artículo 1 de la Resolución y concepto DIAN de 2009). Page 26

27 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN Los reportes (formatos) que exige la DIAN en la práctica deberían cruzar con los valores que se llevaron a las declaraciones tributarias presentadas en el año 2011, esto es, retención en la fuente, impuestos sobre las ventas IVA, impuesto sobre la renta e ingresos y patrimonio. Ahora bien, en caso de realizar correcciones a la declaraciones antes mencionadas, se tendrían que corregir los formatos a que haya lugar, por consiguiente la DIAN podría imponer sanciones por no haber entregado información errónea (Artículo 651 del E.T. y Concepto de noviembre de 2005) Page 27

28 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos A continuación expondremos como diligenciar los formatos que deben ser reportados a la DIAN de forma virtual de acuerdo con lo dispuesto en la resolución del 31 de octubre de 2011, de la siguiente manera: Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados (artículo 3, literal a) Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas (artículo 4, literal b y e) Información de retenciones en la fuente que le practicaron (artículo 5, literal c) Información de los descuentos tributarios solicitados (artículo 6, literal d) Información de ingresos recibidos en el año (artículo 7, literal f) Información del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado (artículo 8, literal e y f) Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2011 (artículo 9, literal h) Page 28

29 V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 2011 (artículo 10, literal i) Información de las declaraciones tributarias (artículo 11, literal k) Información de consorcios y uniones temporales (artículo 12) Información de contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales (artículo 13) Información de contratos de mandato o de administración delegada (artículo 14) Información de Ingresos recibidos para terceros (artículo 17, literal g) CASO PRACTICO Page 29

30 VI.Pasos a seguir para prevalidar la información a archivos XML A continuación presentamos los pasos que se deben seguir para prevalidar la información a archivos en XML: Microsoft Office Word Document Page 30

31 VII.Como se presenta la información virtualmente a la DIAN A continuación presentamos los pasos a seguir para la presentación de los medios magnéticos por medio del portal de la DIAN Microsoft Office Word Document Page 31

32 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Artículo 651 E.T. No se suministre dentro del plazo establecido. Contenido presente errores. No corresponda a lo solicitado. Page 32

33 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Hasta del 5% de las sumas que no se suministró la información, se suministró en forma errónea o se hizo en forma extemporánea. Multa hasta de $ No sea posible establecer la base o la información no tuviere cuantía, hasta del 0.5% de los ingresos netos. Si no existieren ingresos, hasta del 0.5% del patrimonio bruto del contribuyente o declarante. Page 33

34 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Art. 1 Res de 2005 Cuando existe base de imposición Información exigida y no suministrada 5% Información suministrada en forma extemporánea 5% Información suministrada sin el cumplimiento de las características técnicas 4% Información suministrada con errores de contenido 3% Page 34

35 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Art. 2 Res de 2005 Cuando no existe base de imposición No Suministrarla o hacerlo con extemporaneidad 0,5% Sin el cumplimiento de las características técnicas 0.4% Con errores de contenido 0.3% Page 35

36 VIII.Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Desconocimiento de Costos Rentas Exentas Deducciones Descuentos Pasivos Impuestos descontables Retenciones Page 36

37 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Termino de imposición de aplicación de la sanción Art. 638 E.T. Concepto DIAN noviembre 2009 Cuando la sanción se imponga mediante Resolución Independiente, deberá formularse el Pliego de Cargos correspondiente, dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración de Renta y Complementarios (Contribuyentes) o de Ingresos y Patrimonio (No contribuyentes), del período durante cual ocurrió la irregularidad sancionable. Page 37

38 VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Sentencia Consejo de Estado de 2008 De otra parte, en la sentencia C 160 de 29 de abril de La Corte Constitucional resolvió la exequibilidad del articulo 651 del Estatuto Tributario, sin embargo, anotó que la imposición de la sanción debía obedecer a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, lo cual implica que solo los errores en la información que causan un daño al Estado son susceptibles de sanción a diferencia de aquellos que son inocuos, vale decir que lo determinante no es el error per se sino que tenga la entidad suficiente para dificultar u obstaculizar la labor fiscalizadora propia de la Administración o que afecte intereses de terceros, caso en el cual, el error trasciende de su apreciación puramente objetiva al reproche particularizado Page 38

39 IX. Cómo utiliza la DIAN, la información de medios magnéticos en la fiscalización Verifica que hayan sido presentado los medios Ingresa a la DIAN MUISCA Programa de Omisos Programa de Inexactos Compara información exógena contra las declaraciones presentadas Inexactitud de la información presentada Page 39