AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7

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1 Contenido Introducción... 3 Generalidades:... 5 Plan de Cuentas... 6 Contabilidad... 7 Propiedades, Planta y Equipos Activos Amortizables Configurar Ajustes Fechas de Control: Establecer Criterios: Cuentas Contables por Defecto: Tabla del INPC Ajuste Inicial (Año Base) Procedimiento: Balance General (Inicial) Actualizar Saldos Contabilidad: Incluir Saldos Manualmente Antigüedad de las Cuentas LISTADO DATOS Calcular el Ajuste Inicial Actualizar Depreciaciones y Amortizaciones: Condiciones Post Cálculo: Reversar Cálculo: Informes del Ajuste Inicial Ajuste Inicial (REI Inicial Actualizado) Ajuste de las Partidas no Monetarias Balance General Actualizado Propiedades, Planta y Equipos: Activos Amortizables: Página 1

2 Conciliación de Activos: Ajuste Regular Procedimiento: Balance de Comprobación Actualizar Saldos Contabilidad: Incluir Saldos Manualmente Método de Inventario Método de Inventario Continuo Método de Inventario Periódico: Cargos y Créditos Diferidos Configurar el Estado del Flujo del Efectivo Antigüedad de las Cuentas Ficheros vs. Posición Monetaria (REME) Antigüedad del Inventario Continuo Estado de la Posición Monetaria Reme del Ejercicio Contabilizar Ajustes Actualizar Depreciaciones y Amortizaciones: Condiciones Post Cálculo: Reversar Cálculo: Comprobantes Financieros Informes del Ajuste Regular Página 2

3 Introducción Cuando la economía del país sufre del fenómeno de la hiperinflación, Las Empresa deben corregir los EEFF por efecto de la inflación bajo la NIC29. En Venezuela se han publicado boletines bajo la BA-VEN-NIF que indican que, aun cuando no exista hiperinflación, también las Empresas deben corregir sus EEFF cuando la inflación supere un (1) dígito. Este fenómeno se le llama Alta Inflación. En cualquiera de los casos, esta herramienta le permite corregir los EEFF ajustados por inflación usando los INPC que publique el Banco Central de Venezuela, tomando como base de información la que el Usuario incluya en los formularios que se diseñaron para tales efectos. Metodología: Cada Año, luego de un cierre contable y fiscal, es necesario corregir los EEFF por efecto de inflación. Si no ha realizado estos ajustes, deberá definir cual año es el primer ejercicio que va a Ajustar, y si ese periodo no es el primer año de la Empresa, deberá calcular el Año Base o realizar el Ajuste Inicial. Como parte de esta solución, le suministramos al Usuario este manual con la finalidad de que sirva de guía o de ejemplo para lograr ajustar por inflación cualquier empresa y periodos contables anuales. AJUSTE FINANCIERO FINANCIERO: Basado en la NIC29 y NIC7 Desarrollado bajo ambiente Windows, es la más fácil y amigable herramienta que le permitirá Reexpresar los Estados Financieros de cualquier empresas sin limitación alguna de Empresas ni ejercicios. Incluye los 4 Estados Financieros Bàsicos: - Estado de la Situación Financiera. - Estado Integral de Resultados. - Estado del Flujo del Efectivo (NIC7) - Estado de situación patrimonial. El Módulo se divide en 2 procesos importantes: - La Reexpresiòn (Inicial) Año Base. También llamados REI. - La Reexpresión (Regular) de los EEFF. Para todos los efectos, los denominaremos Ajuste Inicial y Ajuste Regular. Página 3

4 Recomendamos que el Usuario tenga conocimientos previos de la NIC29 ; ya que en los procesos deberá indicar criterios e identificar movimientos que son requeridos para realizar los cálculos. A continuación una comparación de los procesos que se realizan en ambos tipos de Ajustes: Ajuste Inicial Ajuste del Balance General - Partidas No Monetarias Ajuste Regular Ajuste del Balance General - Partidas No Monetarias Ajuste de Ganancias y Pérdidas - Ingresos - Costo de Ventas - Gastos. - REME Este manual se divide en tres (3) partes: Capítulo 1 : Generalidades. Capítulo 2: Ajuste Inicial. Capítulo 3: Ajuste Regular Cada parte explica el contenido de cada proceso, procedimientos y recomendaciones que debe realizar; sin embargo, recomendamos que se realice los cursos presenciales y vea los video tutoriales, ya que en este manual no se explica del todo como realizar el ajuste financiero, sino que le sirve como guía o referencia en cómo realizarlo. Estamos seguros que aprovechará al máximo esta herramienta, igualmente tiene a su disposición nuestro FORO por Internet en nuestra página Web para que plantee cualquier pregunta o consulte algunas de ellas almacenadas en este foro. Si necesita un soporte puntual o comunicarse con nuestro departamento por medio de nuestro correo electrónico: soporte@sgtcontable.com Página 4

5 Generalidades: Corresponden a todas las opciones generales que deben ser definidas antes de realizar el Ajuste Financiero, Inicial o Regular. Las opciones que debe definir o tener disponibles sus registros o valores, son las siguientes: Plan de Cuentas. Configurar Ajustes. INPC Propiedades, Planta y Equipos. Activos Amortizables. Página 5

6 Plan de Cuentas El Plan de Cuentas Contable es necesario para todo el proceso de cálculos de Ajustes Financieros, ya que los ajustes se basan en la estructura del plan de cuentas contables para lograr presentar Estados Financieros con estructura contable. Si no procesa la contabilidad en el Sistema SGTContable, podrá importar el Plan de cuentas contables sugerido y utilizarlo, incluyendo los saldos históricos de las cuentas, como un asiento de apertura en el módulo de contabilidad o en los formularios donde se actualizan los saldos de las cuentas para el ajuste inicial o regular. Si necesita saber cómo crear o mantener el Plan de Cuentas, revise el instructivo Contabilidad General. En el ejercicio del curso, utilizamos el PLAN SUGERIDO NIC (ACTIVOS CORRIENTES). Página 6

7 Contabilidad Para realizar el Ajuste Financiero (Inicial o Regular) no es obligatorio procesar la contabilidad en el Sistema; ya que en los formularios de: Balance General (Ajuste Inicial) y Balance de Comprobaciòn (Ajuste Regular) podrà indicar los Saldos manualmente; no obstante recomendamos que utilice el módulo de contabilidad y genere un comprobante contable de saldos iníciales por cada ejercicio, y haga el cierre contable, para luego disponer de los saldos al cierre, para luego actualizar los saldos en los balances en el Ajuste Inicial o regular. En las imágenes siguientes podrán observar los comprobantes creados para realizar el ajuste inicial y regular de la Empresa Modelo.(Módulo de Contabilidad). Si necesita conocer como incluir comprobantes contables, le recomendamos el manual del Módulo de Contabilidad. Cabe destacar que la informaciòn contable es utilizada para realizar los Ajustes Fiscales y Financieros, es por ello que el Usuario tiene la ventaja de aprovechar al máximo la misma base de información en todos los niveles para realizar ambos cálculos. Imagen del Lista de Comprobantes Contables al cierre del Página 7

8 Detalle del Asiento de inicio del Detalle del Asiento de inicio del Página 8

9 Propiedades, Planta y Equipos. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 Corresponden a todos los registros de Propiedades, Planta y Equipos (Depreciables o no) que tiene registrada la empresa en la Contabilidad a la fecha de cierre del ejercicio. El menú le ofrece varias opciones que le permitirán verificar si están actualizados y cuadran con los saldos contables. Para el mantenimiento de estos registros, recomendamos que revise el manual de Propiedades, Planta y Equipos (Activos Fijos). Importante: Solo se realizan cálculos aquellos Registros que están bajo del estatus Activo Para el Ajuste Inicial y Regular, recomendamos que verifique las opciones resaltadas con el recuadro: Incorporaciones: o Registre las nuevas Propiedades, Planta y Equipos que correspondan según la contabilidad de la Empresa a la fecha de cierre del ejercicio. o Solo se ajustan por inflación aquellos Propiedades, Planta y Equipos que están como estatus Activo. Página 9

10 Esta imagen corresponde a todos los Propiedades, Planta y Equipos registrados al cierre del No obstante, en el 2010 se visualizan todos los Activos registrados. Página 10

11 Desincorporaciones: o Realice el registro de todos aquellos Activos que se han desincorporado en el ejercicio. o En los ajustes regulares, La desincorporación, genera el Ajuste Financiero de reverso que corresponda a la fecha de desincorporación. o Los Activos Desincorporados no se ajustan por Inflación: Esta imagen corresponde al Activo que se desincorpora en el AJUSTE REGULAR. Actualizar Depreciaciones: Este proceso es necesario ejecutarlo al final de cada año, de tal forma que se actualicen las Depreciaciones de todos los Propiedades, Planta y Equipos antes de realizar el Ajuste Financiero. Por medio de este proceso se garantizan que todos los Propiedades, Planta y Equipos Depreciables, sean actualizados y calculadas sus depreciaciones a la fecha de cierre. Página 11

12 Importante: Antes de desincorporar un activo, debe primero calcular su depreciación (manualmente) a la fecha cuando fuè desincorporado. En el módulo de Contabilidad está la opción de Contabilizar las Depreciaciones, en caso de necesitar ejecutarlo. Conciliación Contable: o Emita el Reporte de Conciliación con la finalidad de que verifique que no existan diferencias entre los saldos contables versus las fichas incorporadas. La comparación implica cuentas separadas del Costo, Depreciación Acum. y Depreciación Gasto. o De encontrar diferencias en este reporte, realice los ajustes o cambios que sean necesarios. Las diferencias puede ser por: 1. Los datos y valores de las fichas están incorrectos: 2. Los saldos contables son incorrectos. Página 12

13 Activos Amortizables. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 Corresponden a todos los Activos (Amortizables o no) que tiene registrada la empresa en la Contabilidad a la fecha de cierre del ejercicio. El menú le ofrece varias opciones que le permitirán verificar si están actualizados y cuadran con los saldos contables. Para el mantenimiento de estos registros, recomendamos que revise el manual de Activos Amortizables. Importante: Los Ajustes Financieros se genera el asiento de Ajuste Financiero de todos aquellos Activos Fijos que estén bajo del estatus Activo Para el Ajuste Inicial y Regular, recomendamos que verifique las opciones resaltadas con el recuadro: Incorporaciones: o Registre los nuevos Activos Amortizables que correspondan según la contabilidad de la Empresa a la fecha de cierre del ejercicio. o Solo se ajustan por inflación aquellos Activos Amortizables que están como estatus Activo. Página 13

14 Esta imagen corresponde a todos los Activos Amortizables registrados al cierre del No obstante, en el 2010 se visualizan todos los Activos registrados. Desincorporaciones: o Realice el registro de todos aquellos Activos que se han desincorporado en el ejercicio. o Los Activos Desincorporados no se ajustan por Inflación: o Si requiere desincorporar una ficha, realice los mismos pasos que del Activo Fijo, o consulte el manual de Activos Amortizables o no. Actualizar Amortizaciones: Este proceso es necesario ejecutarlo al final de cada año, de tal forma que se actualicen las Amortizaciones de todos los Activos Fijos antes de realizar el Ajuste Financiero. Página 14

15 Por medio de este proceso se garantizan que todos los Activos Amortizables, sean actualizados y calculadas sus amortizaciones a la fecha de cierre. Importante: Antes de desincorporar un activo, debe primero calcular su amortización (manualmente) a la fecha cuando fuè desincorporado. En el módulo de Contabilidad está la opción de Contabilizar las Amortizaciones, en caso de necesitar ejecutarlo. Configurar Ajustes. Esta opción está ubicada en Ficheros y permite establecer parámetros basados en los criterios del Usuario, como también el punto de partida en el Sistema. Las opciones son las siguientes: Fechas de Control: Fecha Cierre del Ajuste Inicial Financiero (Año Base o REI Inicial): Esta fecha debe indicarla el Usuario para establecer el punto de partida o de Inicio para el proceso de Cálculo Inicial. o Es importante que determine cuando corresponde calcular el Año Base o Ajuste Inicial. Tome en cuenta lo siguiente: 1. Defina que ejercicios va a Reexpresar los EEFF. Partiendo de estos ejercicios, el año base es el Ejercicio anterior al primer ejercicio a Reexpresar. Ejemplo: Se Reexpresaran los Ejercicios 2013 y El Año Base es el Si es el primer ejercicio de la Empresa y se requiere Reexpresarlo para contar con un Ejercicio Reexpresado, entonces no existe Año Base; Página 15

16 motivo por el cual, no se indica fecha del Ajuste Inicial o Año Base. Establecer Criterios: Ajusta con INPC Promedio del Ejercicio a Cuentas de Resultados?: Si / No Aplicable en el Ajuste Regular: En la NIC29 es frecuente que se use el INPC promedio del ejercicio cuando se ajustan las partidas o cuentas de Ganancias y Pérdidas. Es por ello que el usuario debe responder si utiliza o no este INPC Promedio. Respuesta Si: El Sistema le crea un solo movimiento de antigüedad las Cuentas (de Ganancias y Pérdidas ) con el Saldo neto de la cuenta ajustado con el INPC Promedio del Ejercicio. - Es útil esta opción cuando existen empresas cuyos movimientos deingresos, costos y gastos son uniformes en todos los meses; motivo por el cual, aplicar INPC promedio no distorsiona los resultados. - No es recomendado para Empresas con operaciones estacionarias. Repuesta No: El Usuario debe crear los movimientos de antigüedad de las cuentas de Ganancias y Pérdidas por capas mensuales. - En el caso Empresas estacionarias, cuyas operaciones de compras o de ventas son por temporadas. Se recomienda que se incluyan los movimientos por capas mensuales a los fines de aplicar razonablemente las variaciones producto de la inflación. o Utiliza los Saldos de la Contabilidad? Si /No o Respuesta: Si: Permite actualizar los Saldos de las Cuentas Contables en los formularios de Balance General (Ajuste Inicial) y Balance de Comprobación (Ajustes Regulares). o Respuesta No: Deberá entonces incluir los Saldos manualmente en los formularios de Balance de Inicio, sin embargo estos formulario son muy fáciles de incluir sus saldos. Tiene Inventario la Empresa? Si/ No o Respuesta Si: Activa la opción siguiente llamada Método de Inventario Utilizado. Debe indicar que tipo de método de Inventario que contabiliza. (Periódico o Continuo) o Respuesta No: Desactiva las opciones donde se definen los Inventarios y la opción siguiente. Página 16

17 Método de Inventario Utilizado: Periódico: Activa la opción de ficheros llama Método de Inventario Periódico y desactiva el Continuo. Continuo: Activa la opción de ficheros llama Método de Inventario Continuo y desactiva el Periódico. Los Métodos de Inventario, también se pueden denominar como el Método de la determinación del Costo de Venta. Importante: El Sistema validará los datos, si los mismos no han sido indicados en sus respectivos ficheros y formularios de movimientos, en caso de no tener Inventario la Empresa, debe indicar No en la opción que hace esta pregunta, ya que el Sistema no solicitará tal información. Cuentas Contables por Defecto: Corresponden a las cuentas contables utilizadas al momento de generarse los asientos de ajustes en los Regulares, entre las cuales tenemos: Utilidades no Distribuidas: REME del Ejercicio: Reserva Legal: Ubíquese en cada campo de la cuenta. Utilice la tecla de función F6 para localizar la cuenta y selecciónela. Utilidades no Distribuidas: Es la cuenta que se utiliza con mayor frecuencia, ya que soporta los Ajustes del Estado de Ganancias y Pérdidas y el REI acumulado actualizado. También es necesaria indicarla para el desglose o detalle en el Estado del Movimiento del Patrimonio. REME del Ejercicio: Es la cuenta que soporta el Resultado Monetario del Ejercicio en los Regulares. Esta cuenta debe pertenecer al grupo de Ganancias y Pérdidas, ya que afecta el resultado del ejercicio. Reserva Legal: Esta cuenta es necesaria indicarla para el desglose o detalle en el Estado del Movimiento del Patrimonio. Página 17

18 Tabla del INPC Esta tabla es de libre mantenimiento y de la misma dependen los resultados del Ajuste Financiero en cualquiera de los tipos de Ajustes (Inicial o Regular). Esta tabla está ubicada en las opciones de Macro o en Ficheros. Ambas ubicaciones se localizan estando ubicado en el módulo NIC29/NIC7. Por lo general esta tabla está actualizada hasta el cierre del último ejercicio para le fecha de la instalación del Sistema, sin embargo el Usuario tiene la labor de actualizarla periódicamente. Página 18

19 Ajuste Inicial (Año Base) AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 En este capítulo, explicaremos como realizar el Ajuste Inicial o Año Base que a bien necesite realizar los cálculos con esta herramienta. La metodología para realizar el Ajuste Financiero, indica que cada ejercicio debe ser Reexpresado, siempre y cuando exista Hiperinflación o Alta Inflación. Debe tomar en cuenta que el Ajuste Inicial es un procedimiento previo a realizar, antes de calcular un Ajuste Regular. Para determinar cuándo realizar el Ajuste Inicial primero tenemos que determinar los ejercicios el cual se requieren Reexpresar de forma Regular. o El Primer Ejercicio a Calcular o Reexpresar. El Ejercicio de Constitución: No se realiza el Ajuste Inicial Se realiza el Ajuste Regular. Ejercicios posteriores al de constitución. Debe realizar primero el Ajuste Inicial, Luego se realiza el Ajuste Regular. o Los Ejercicios siguientes a Calcular o Reexpresar. No se realiza el Ajuste Inicial. El Sistema lo determina. Página 19

20 Procedimiento: A Continuación los pasos que debe hacer para realizar el Ajuste Inicial, correspondiente al instructivo. AJUSTE INICIAL: 1. Definiciones Iniciales Plan de Cuentas Configurar Ajustes Tablas de INPC 2. Saldos de Contabilidad Contabilidad Balance General. 3. Fichas de Activos no Monetarios 3.1. Propiedades, Planta y Equipos 3.2. Activos Amortizables. 4. Partidas no Monetarias 4.1. Antigüedad de las Cuentas 5. Procesos y Resultados 5.1. Calcular Ajustes Informes. Las opciones del Ajuste Inicial solo podrán ser visualizadas luego de definir la fecha del Ajuste Inicial en Configurar Ajustes. Como fecha de ejemplo indicaremos el que es la fecha del Ajuste Inicial de la Empresa que se visualiza en las imágenes de este instructivo. Página 20

21 Balance General (Inicial) AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 Para el ajuste Inicial, el formulario solo incluye las cuentas del Balance General (Cuentas Reales). Las opciones disponibles para el mantenimiento de este formulario son las siguientes: - Actualizar desde Contabilidad: - Filtros de los Saldos - Incluir Saldos Manualmente. Actualizar Saldos Contabilidad: Este botón estará activo, siempre y cuando, esté definido en Configurar Ajustes, la opción Actualizar Saldos de Contabilidad. Si mantienes la contabilidad en el sistema SGTContable, use este botón para actualizar los saldos de manera automática. Si mantienes la contabilidad en otro sistema o deseas usar esta herramienta sin tener que actualizar saldos en el módulo de Contabilidad, use los botones de mantenimiento de este formulario y actualice los saldos manualmente. Es importante identificar las Partidas no Monetarias, a los fines de ser reconocidas por el Sistema al momento de solicitar los datos y valores en los procesos. Página 21

22 Filtros de los saldos. El formulario dispone de botones que permite filtrar y visualizar la información del formulario en 2 formas: Sólo con Saldos: Al seleccionar esta opción, sólo mostrará las cuentas que tienen saldo y podrá visualizar y navegar dentro del cuerpo del formulario. o Sólo podrá modificar montos a aquellas cuentas que tengan saldos y por ende están filtradas. o Si desea indicar un saldo a una cuenta que no esté en el grupo filtrado, deberá desactivar este filtro por medio de la siguiente opción llamado Todas las Cuentas. Todas las Cuentas: Al seleccionar esta opción, no existirá filtro alguno y podrá seleccionar cualquier cuenta para su modificación o inclusión de montos o saldos, incluso mostrará las nuevas cuentas incluidas desde el Plan de Cuentas. Incluir Saldos Manualmente Cuando no se mantiene la contabilidad en el Sistema, debe actualizar los saldos manualmente usando los botones de mantenimiento del formulario. Para tales efectos, debe tomar en cuenta la información en el cuerpo del formulario, tales como: Cuerpo del Formulario: Dentro del formulario se visualiza todo el plan de cuentas contable para seleccionar por cada cuenta contable el Saldo final histórico. Sólo aceptan monto a aquellas cuentas de detalle o auxiliar, las cuales tienen un color resaltante (marrón) que las diferencia de las cuentas de nivel (negro). Las Columnas que identifican a todas las cuentas contables dentro el formulario son las siguientes: Código: Corresponde a la Cuenta contable, las cuales están ordenadas por nivel. Descripción: Nombre de la cuenta contable. Partida S/N: Indica si la Cuenta es una Partida Monetario o No Monetaria por medio de S o N. Tipo: Si la Partida es No Monetaria, se puede visualizar que tipo de ajuste corresponde. Saldo: Por medio de esta columna se le indica o modifica por cada cuenta auxiliar el Monto correspondiente al Saldo final de la Cuenta. Página 22

23 Antigüedad de las Cuentas Corresponde al formulario diseñado especialmente para indicar la antigüedad de cada Partida no Monetaria distinta a los Ficheros (Activos Tangibles e Intangibles). El objetivo para este formulario es incluir el origen de los saldos de las partidas no monetarias que se muestran en la rejilla. El procedimiento es muy sencillo, ya que el Sistema muestra únicamente las Partidas no Monetarias, según el Balance General previamente incorporado y sólo el Usuario se limitará en indicar el desglose de dichas cuentas. El formulario se visualiza en 2 partes. - Listado - Datos. LISTADO Muestra todas las Partidas no Monetarias sujetas al detalle de su antigüedad. El formulario correspondiente al Listado, presenta la información de las cuentas en diferentes columnas que identifican su situación antes o después de ser actualizadas. Las columnas son las siguientes: - Código: Código de la Cuenta Contable. - Descripción: Nombre de la Cuenta Contable. - Anexo: Número de control que permite ubicar los registros asociados a esta cuenta en los reportes de antigüedad de la cuenta. - Saldo al Cierre: Saldo final histórico de la cuenta. - Saldo Reexpresado: Saldo histórico ya aplicado el ajuste. - Ajuste Neto: Diferencia entre el Saldo Histórico y el Reexpresado. - Saldo no Distribuido: Si alguna de las cuentas no ha sido especificada su antigüedad o desglose de la misma, esta columna muestra cualquier diferencia no identificada. Cuando la cuenta ha sido totalmente discriminado su saldo histórico, el valor de este campo es cero. Página 23

24 - Para cubrir con el procedimiento de cálculo o determinación del REI Inicial, todas las cuentas mostradas en este formulario deben estar totalmente discriminados su detalle de antigüedad, en este caso el Saldo no Distribuido debe ser igual a cero, de no ser así el resultado final no es el correcto. Si desea buscar una cuenta en este formulario, utilice las opciones en la parte inferior, las cuales son: Código: Indique el código de la cuenta y seleccione el Botón de Buscar. Descripción: Indique el nombre de la cuenta y seleccione el Botón de Buscar. Buscar: Permite encontrar una cuenta contable, según sea la selección de las 2 opciones antes indicadas. DATOS Corresponde al detalle de cada cuenta contable relacionada en la sección de Listado del Formulario. Para cumplir con los Principios establecidos en la DPC10 con respecto a la determinación del REI Inicial, todas las Partidas Monetarias y No Monetarias del Balance General deben ser actualizados sus valores históricos o nominales al cierre del ejercicio actual, a valores Constantes del Ejercicio posterior a Reexpresar, por tal motivo el Sistema le presenta este formulario para que indique por cada cuenta contable el detalle del saldo final de la cuenta presentada, dentro del formulario están las opciones mediante el cual el Usuario establecerá su criterio en cuanto al monto, fecha de origen y tipo de INPC a aplicar. La sección de Datos del Formulario está dividida en 2 partes: Página 24

25 Encabezado y Cuerpo Encabezado: Corresponden a los datos de identificación de la cuenta contable, Botones de Mantenimiento del Detalla del Formulario, como también otros datos y valores significativos, entre los cuales tenemos: o Cuenta Contable y Nombre de la Cuenta. o Fecha de Cálculo: Fecha fin del Ejercicio siguiente. (*) o INPC Final: Valor del IPNC a la fecha final del Ejercicio o Anexo: Número de control de esta Cédula de trabajo, mediante el cual permite ser ubicada la información por este mismo número en los reportes de Antigüedad de las Cuentas. (*) Recuerde que la fecha de cálculo no es la fecha de cierre de este ejercicio, sino del siguiente ejercicio, ya que estamos determinando el REI Inicial a valores constantes del ejercicio siguiente, debido que en la reexpresión del siguiente ejercicio es indispensable el valor actualizado del REI, por tal motivo todos los valores histórico o nominales de este año serán actualizados con el INPC del siguiente año, y de esta forma serán los demás ejercicios siguientes, pero con la diferencia de que el Usuario no tendrá que determinar el REI, ya que el Sistema los determina de forma automática. Las opciones de Mantenimiento del Cuerpo se encuentran en el Encabezado, y son las Siguientes: Agregar: Permite agregar un registro en el formulario. Editar: Permite cambiar cualquiera de los registros incorporados, incluso con el botón derecho del Mouse puede eliminar un registro completo. Salir: Al finalizar de incluir o modificar registro utilice la opción Salir. Cuerpo: Corresponde al detalle de la Antigüedad de cada Cuenta Contable del Listado. Dentro de este recuadro debe indicar la información de la Cuenta seleccionada de acuerdo a los principios o criterio establecidos en la DPC10 cuando se procede a determinar el REI inicial. Página 25

26 Recuerde que este formulario es controlado por los botones de mantenimiento del encabezado y explicados anteriormente. Los Campos a incluir los datos según las columnas disponibles por cada ítem o detalle de la Partida no Monetaria, son los siguientes: - Descripción: Detalle resumido de la transacción. (El Usuario) - Fecha Origen: Fecha de la operación o del registro. (El Usuario) - Tipo INPC: Origen o Promedio (El Usuario) (*) - INPC Inicial: Valor del INPC según la fecha de Origen(El Sistema) - Factor de Corrección: resultado entre el INPC Final del encabezado y el INPC Inicial del Cuerpo. (El Sistema) - Valor Histórico: Monto que representa el registro. (El Usuario) - Valor Reexpresado: Resultado de la aplicación del Valor Histórico multiplicado por el Factor del IPC: - Ajuste Inicial: Diferencia entre el Valor Reexpresado menos el Valor Histórico. Es importante destacar que el Sistema le facilita al Usuario la reexpresión de los valores incorporados, ya que dispone de los INPC para realizar el cálculo, y por medio de la fecha de origen y tipo de INPC, el Sistema devuelve el factor correspondiente para ser aplicado al Monto a Reexpresar. En virtud de lo planteado, el Usuario sólo se limita en indicar los valores según su criterio y el Sistema le retornará el resultado correspondiente. (*) Los Tipos de INPC se aplican de acuerdo al origen del Saldo, Ejemplo: - INPC Origen: Todas las Partidas no Monetarias que tengan un Origen definido o determinado, debe aplicar el tipo de Factor Origen, tales como: Inventario, Inversiones, Cargos y Créditos Diferidos, Capital Social, etc. - INPC Promedio: Corresponden a las Cuentas de Capital cuyos saldos se originan de las Cuentas de Resultados, tales como Superávit, Reserva Legal, etc., debe utilizar tipo de INPC Promedio y la fecha del mismo debe ser la fecha de cierre del Ejercicio de Origen. Entonces podemos definir que todos los registros a incluir se utilizan el Tipo de INPC Origen, con la excepción de que no estén clasificados como INPC Promedio según los ejemplos antes indicados. Al finalizar de incluir todos los registros que componen el Saldo de las Partidas no Monetarias, procede con ejecutar el Cálculo de Ajuste Inicial. Luego de haber ejecutado ese proceso no podrá realizar cambios, al menos que reverse el proceso de Cálculo del Ajuste Inicial. Página 26

27 Calcular el Ajuste Inicial AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 Corresponde al último proceso necesario para realizar el Ajuste Inicial y determinar el REI Actualizado del Ejercicio. El proceso es muy simple, sólo deberá activar el botón CALCULAR y se ejecutará el proceso. Finalizado el proceso, utilice el botón SALIR. El proceso de cálculo es importante porque actualiza todos los valores de las Partidas no Monetarias y Monetarias para el REI Inicial actualizado, además se establece un control del proceso concatenados con las Reexpresiones de los siguientes ejercicios. Una vez finalizado este proceso, continúe con la emisión de los Informes pertinentes y de verificación. Actualizar Depreciaciones y Amortizaciones: Cuando no se han actualizado las Depreciaciones y/o Amortizaciones de los fichas de Activos, el sistema le presenta estos procesos para que los ejecute. De clic a todos estos procesos hasta el final. Condiciones Post Cálculo: El Sistema no le permitirá al usuario modificar datos o valores de los Ficheros o Formularios, una vez se haya ejecutado el proceso de Calcular. De ser necesario, ejecute el proceso de Reversar. De igual forma, los botones de Incluir y Modificar de los Formularios en Movimientos, no se Página 27

28 visualizan, si se ha ejecutado el proceso de Calcular. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 En caso de necesitar reversar este proceso, utilice el botón Reversar. Reversar Cálculo: Este botón solo está activo si se ha Calculado el Ajuste Inicial. Ejecute este proceso si necesita reversar los asientos de Ajustes Financieros. Importante: Revise que no existan Cálculos de Ajustes Financieros en períodos posteriores, ya que de existir, tendrá que reversarlos para poder reversar este proceso. Página 28

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30 Informes del Ajuste Inicial. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 El Ajuste Inicial como proceso general cuenta con reportes que le permitirán comprobar los resultados que conforman una Partida no Monetaria, incluso el Reporte Final que determina el REI Inicial puede determinar el número de control llamado anexo que lo identifica el reporte de los Ajustes de las Partidas No Monetarias. Los Reportes Disponibles son los siguientes: Ajuste Inicial (REI Inicial Actualizado) o o o Por medio de este reporte se determina el Resultado por Exposición a la Inflación (REI) del Balance General Actualizado a la fecha de cierre del ejercicio siguiente a Reexpresar. Se pueden distinguir las Partidas Monetarias actualizadas con el factor de corrección del ejercicio siguiente a Reexpresar. Este reporte se emite en tamaño carta y horizontal y tiene la opción de ser exportado al Excel de manera directa para que el Usuario lo adapta a sus necesidades. El resultado por exposición por Inflación (REI) es actualizado a valores constantes del ejercicio siguiente (resaltado en la gráfica); es por ello que este resultado es contabilizado en el siguiente ejercicio regular. Luego de este Ajuste Inicial, los siguientes ejercicios no es necesario calcularlo, ya que el Sistema lo determina automáticamente. Página 30

31 Ajuste de las Partidas no Monetarias. o Por medio de los rangos de Cuenta y Anexo imprime en tamaño carta y vertical las cédulas mediante el cual se detalla la antigüedad de las Partidas no Monetarias reexpresadas según el detalle y criterio incorporado por el Usuario. Balance General Actualizado. o Con Ajustes: Permite visualizar el Balance General Actualizado con el detalle de los Ajustes realizados y los anexos asociados a las cuentas objeto de ajuste. Este Balance lo puede exportar a Excel de forma automática, de tal forma que el diseño puede ser cambiado por el Usuario a sus necesidades. o 2 Columnas: Presenta sólo los Saldos Reexpresados en 2 columnas como modelo de Balance General de presentación. Este Balance lo puede exportar a Excel de forma automática, de tal forma que el diseño puede ser cambiado por el Usuario a sus necesidades. Propiedades, Planta y Equipos: Emite una hoja de trabajo con el detalle de las Propiedades, Planta y Equipo a la fecha de cierre actualizados a valores constantes del siguiente ejercicio. o El reporte se emite en tamaño oficio horizontal. Activos Amortizables: Emite una hoja de trabajo con el detalle de los Activos Amortizables a la fecha de cierre actualizados a valores constantes del siguiente ejercicio. o El reporte se emite en tamaño oficio horizontal. Conciliación de Activos: Permite visualizar las diferencias o similitudes de saldos entre las cuentas contables de los Activos Fijos según el Balance General con respecto a los valores determinados por las fichas asociadas a las cuentas contables respectivas. Página 31

32 Ajuste Regular En este capítulo, explicaremos como realizar el Ajuste Regular de cada ejercicio que a bien necesite realizar los cálculos con esta herramienta. La metodología para realizar el Ajuste Financiero, indica que cada ejercicio debe ser Reexpresado, siempre y cuando exista Hiperinflación o Alta Inflación. Debe tomar en cuenta que existen dos (2) escenarios posibles para realizar el Ajuste Regular de un Ejercicio: a) Que sea el año de la constitución de la Empresa de la Empresa. a. No le corresponde Ajuste Inicial. b. Debe realizar este Ajuste Regular. b) Que sea un Ejercicio posterior. a. Debe realizar el Ajuste Inicial o Año Base previamente. i. Este Ajuste Inicial se realiza una sola vez en el Sistema. ii. Los Ejercicio posteriores Regulares, el Sistema calcula automáticamente el REI Inicial que es el resultado del Año Base. b. Debe realizar este Ajuste Regular. Página 32

33 Procedimiento: A Continuación los pasos que debe hacer para realizar el Ajuste Regular, correspondiente a este instructivo. AJUSTE REGULAR: 1. Definiciones Iniciales Plan de Cuentas: 1.2. Configurar Ajustes Tabla de INPC 2. Saldos de Contabilidad Contabilidad Balance de Comprobación. 3. Establecer Criterios 3.1. Método de Inventario Cargos y Créditos Diferidos Configurar Edo Flujo del Efectivo. 4. Fichas de Activos no Monetarios Propiedades, Planta y Equipos 4.2. Activos Amortizables. 5. Partidas no Monetarias 5.1. Antigüedad de las Cuentas Antigüedad del Inventario Continuo 5.3. Ficheros Vs Posición Monetaria Estado de la Posición Monetaria (REME) 6. Procesos y Resultados 6.1. Contabilizar Ajustes Comprobantes Financieros Informes. Las opciones del Ajuste Regular solo podrán ser visualizadas luego de definir la fecha del Ajuste Inicial en Configurar Ajustes. Para iniciar con el instructivo indicaremos fecha de ejemplo el que es la echa del Ajuste Regular de la Empresa que se visualiza en las imágenes de este instructivo. Página 33

34 Balance de Comprobación. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 El Formulario del Balance de Comprobación, está diseñado para que el Usuario incluya los Saldos de todas las Cuentas a la fecha final del ejercicio sin haberlo cerrado. Este procedimiento lo realiza por medio de líneas y columnas a través del Plan de Cuentas disponible en el formulario. Las opciones disponibles para el mantenimiento de este formulario son las siguientes: - Actualizar desde Contabilidad: - Filtros de los Saldos - Incluir Saldos Manualmente. Página 34

35 Actualizar Saldos Contabilidad: AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 Este botón estará activo, siempre y cuando, esté definido en Configurar Ajustes, la opción Actualizar Saldos de Contabilidad. Si mantienes la contabilidad en el sistema SGTContable, use este botón para actualizar los saldos de manera automática. Si mantienes la contabilidad en otro sistema o deseas usar esta herramienta sin tener que actualizar saldos en el módulo de Contabilidad, use los botones de mantenimiento de este formulario y actualice los saldos manualmente. Es importante identificar las Partidas no Monetarias, a los fines de ser reconocidas por el Sistema al momento de solicitar los datos y valores en los procesos. Filtros de los saldos. El formulario dispone de botones que permite filtrar y visualizar la información del formulario en 2 formas: Sólo con Saldos: Al seleccionar esta opción, sólo mostrará las cuentas que tienen saldo y podrá visualizar y navegar dentro del cuerpo del formulario. o Sólo podrá modificar montos a aquellas cuentas que tengan saldos y por ende están filtradas. o Si desea indicar un saldo a una cuenta que no esté en el grupo filtrado, deberá desactivar este filtro por medio de la siguiente opción llamado Todas las Cuentas. Todas las Cuentas: Al seleccionar esta opción, no existirá filtro alguno y podrá seleccionar cualquier cuenta para su modificación o inclusión de montos o saldos, incluso mostrará las nuevas cuentas incluidas desde el Plan de Cuentas. Incluir Saldos Manualmente Esa opción se utiliza cuando los Saldos de la Contabilidad no están disponibles, por tal motivo el Usuario debe incorporar los Saldos en este formulario manualmente. Para incluir los Saldos del Balance General existen las siguientes opciones de Mantenimiento del Formulario: Editar: Por medio de esta opción podrá entrar el formulario e incluir, modificar o Página 35

36 alterar los Saldos de las cuentas respectivas. Es la única opción de mantenimiento de este formulario. Al finalizar de incluir o de actualizar los saldos, utilice la opción Grabar. Grabar: Se utiliza al finalizar de incluir los Saldos, de tal forma que permite determinar si el la suma de todos los Saldos sea igual a cero, esta diferencia se ve al final del formulario. En caso de existir una diferencia al final del formulario, debe encontrar y corregir donde está dicha diferencia, ya que no cuadraría el Balance General, lo cual implicaría una inconsistencia en las cifras y por ende lo resultados no son fiables ni consistentes. Cuerpo del Formulario: El Formulario muestra una rejilla con las cuentas contables del plan de cuentas. Esta rejilla se divide en varias columnas: - Cuenta: Código de la cuenta contable. - Descripciòn: Nombre de la cuenta contable. - Mon: Muestra si la cuenta Monetaria. De ser positivo muestra la letra S de ser negativo nuestra la letra N. - Saldo Anterior: Lo actualiza el Sistema, trayéndolo del Ejercicio anterior. - Saldo Actual: Debe actualizarlo el Usuario manualmente o por medio del proceso de actualización de saldos del Módulo de contabilidad. - Diferencia: La determina el Sistema y corresponde a la resta entre el Saldo actual y el Saldo anterior. Método de Inventario Cuando la Empresa tiene Inventario de cualquier tipo, debe ser ajustado por inflación. De tener inventario, es importante tener definido el método contable en contabilizar el inventario y el costo de ventas. Tales como: Método de Inventario Continuo Método de Inventario Periódico. El Usuario debe definir el método de inventario que utiliza en Configurar Ajustes e indicar las cuentas contables que según cada método. Solo son visualizados el formulario del método de Inventario que el corresponda a la Empresa. Importante: Las definiciones de las cuentas de inventario se realizan en el primer Ajuste Regular, sin embargo, si el plan de cuentas ha sufrido cambios en relación a estas cuentas, recomendamos revisar en cada Ajuste Regular, ya que si no se incluyen nuevas cuentas de Inventario en estas definiciones, serán excluidas de todo cálculo. Página 36

37 Método de Inventario Continuo Corresponde a una base de datos, mediante el cual se definen cuales son las Cuentas relacionadas para conformar el Costo de Ventas. Corresponde a todos los tipos de configuraciones de Costos de Ventas necesarios, tales como: Para las Empresas de Compra/Venta de Mercancías. - Costo de la Mercancía Vendida. Para las Empresas de Producción o Manufactura. - Costo de Producción. - Costo de Venta. - Costo de Producción y de Venta. Para las Empresas de Servicios. - Costo venta de Materiales y Suministros. - Costo de Servicios suministrados. La metodología de Costos bajo el método de Inventario Continuo tiene sus diferencias con el Método Periódico, en lo que respecta la configuración de las cuentas, ya que no existen las cuentas de Inventario Inicial y Final, sino una sola cuenta llama Costo de Ventas, Costo de Producción y de Ventas o Costo de Servicios, según sea la actividad de la Empresa y criterio del uso de las cuentas de Costos. Cada tipo de Costos configurados bajo el método de Inventario Continuo deben estar relacionadas las cuentas del Inventario en el Activo con la Cuenta de Costo de Venta, de Producción o de Servicio según sea el caso. Ejemplo: Costos de la Mercancía Vendida: - Cuentas de Costos: o Costo de la Mercancía Vendida. - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Mercancías. o Inventario de Mercancías en consignación. o Inventario de Mercancías en Transito. o Etc. Nótese que todas las cuentas asociadas al Costo de Ventas de Mercancías son las Cuentas de Inventario que están segregadas por razones de control contable, pero todas son de Mercancías, donde todas convergen en un solo Costo de Ventas. Costo de Ventas (Productos Terminados): - Cuentas de Costos: o Costo de Ventas - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Insumos Página 37

38 o Inventario de Materiales y Suministros. o Productos en Proceso o Productos Terminados. o Etc. AJUSTE FINANCIERO NIC29/NIC7 El Costo de Ventas de una Empresa manufacturera es integral, ya que todos los elementos Inventarios conforman el Costo de Ventas de forma consolidada. En caso de separar diferentes Costos de Ventas, sería por Línea de producto con sus cuentas de Inventarios de fabricación asociadas. Es obvio que el método de Inventario Continuo siempre capitaliza la compra y los gastos de fabricación, transfiriéndose de una cuenta a otra los procesos de fabricación del mismo, y lo único que se carga a Costo de Ventas es el costo de los Productos Terminados el momento de ser vendidas. En este caso necesitamos configurar las cuentas de Inventario que finalmente determinan el Costo de Ventas para así ajustar también las compras y gastos que fueron capitalizados, ya que afectan la posición monetaria o REME del ejercicio, y de esta forma por diferencia de ajustes entre el Inventarios anterior actualizado, el Inventario actual reexpresado y las Compras del Ejercicio actualizadas, no da como resultado el Costo de Ventas reexpresado y por ende el Ajuste neto del Costo de Venta. El procedimiento donde se determina y reexpresa el Costo de Ventas es explicado en la opción de Antigüedad de las Cuentas bajo el título de Costo de Ventas (Inv. Continuo). Al final o después de haber contabilizado los Ajustes, podrá notar que en el Estado de Ganancias y Pérdidas, El Costo de Ventas Actualizado y en el Balance General las cuentas de Inventario tienen también el ajuste respectivo. Todo esto lo hace el Sistema de manera sincronizada tomando en cuenta las configuraciones del Inventario bajo el Método Continuo establecido por el Usuario. Si no se establecen estas configuraciones, las cuentas de Inventario del Activo y las del Costo de Ventas serán cuentas normales según la Antigüedad de la Cuenta, donde el Sistema las ajustará como cuentas individuales y no como relacionadas, lo cual daría como resultado de ajuste del Costo de Ventas incorrecto, ya que no se tomaría en cuenta el Inventario Final del Ejercicio anterior actualizado, ni las Compras de Ejercicio actualizadas, debido a que el Sistema no tiene la información de cuales son las Cuentas que son necesarias para ajustar el Costo de Ventas. Entonces podemos definir que el Ajuste del Costo de Ventas bajo el Método de Inventario Continuo es responsabilidad del Usuario en Establecer los parámetros antes indicados, de tal forma que sean ajustadas correctamente según su género y grupos de Inventarios. A continuación el Formulario mediante el cual se define el Costo de Ventas bajo el Método de Inventario Continuo según el grupo de Cuentas de Inventario relacionadas contablemente. Esta opción dispone de un formulario compuesto de 2 partes: - Listado. - Datos. Página 38

39 LISTADO Permite visualizar los tipos de Configuraciones del Costo de Ventas realizado, presentando los campos básicos informativos previamente creados, entre las cuales tenemos: - Código: Código de la Configuración definida. - Descripción: Nombre o título de la Configuración definida. Si tiene varias Configuraciones del Costo de Ventas realizada, puede utilizar el Botón de Buscar previamente haber indicado el Código o Nombre para realizar la búsqueda. Para crear o modificar una Configuración de Costo de Ventas, debe utilizar las teclas de mantenimiento del fichero disponibles en el lado derecho del formulario, donde será presentado el recuadro de DATOS. DATOS En este recuadro se definen las cuentas agrupadas según el criterio del Usuario para ajustar el Costo de Ventas. Este recuadro se divide en varias partes: Encabezado. Cuerpo. Página 39

40 Encabezado: Permite definir las cuentas principales que constituyen el Costo de Ventas bajo el método de Inventario Continuo por medio de los siguientes campos: - Código: Se refiere al Código de Cuenta Contable del Costo de Ventas. - Descripción: Se refiere al Nombre de la Cuenta Contable seleccionada. o Es la cuenta utilizada en el Grupo de Costo del Estado de Ganancias y Pérdidas. o Si necesita editar el Plan de Cuentas utilice la tecla de función F6 y sólo mostrará cuentas de Ganancias y Pérdidas. Después de haber indicado la cuenta de Costo de Ventas, ahora le asignaremos las cuentas relacionadas pertenecientes al Balance General por medio de las opciones de Cuerpo del Formulario. Estas cuentas sólo pueden ser incluidas, modificadas o eliminada por medio de los Botones, AGREGAR, EDITAR Y SALIR: Agregar: Permite incorporar un renglón o registro, en este caso una cuenta de Inventario. Editar: Permite modificar o Eliminar (con el botón derecho del Mouse) un Renglón o Registro previamente incluido, en este caso una cuenta de Inventario. Salir: Finaliza el proceso de mantenimiento del cuerpo. Cuerpo: Corresponde al detalle de las cuentas de Inventario pertenecientes al Balance General asociadas o relacionadas con las cuentas de Costos indicadas en el encabezado. o Para indicar una cuenta de Inventario utilice el Botón de Agregar e indica la cuenta. o Si necesita editar el Plan de Cuentas utilice la tecla de función F6 y sólo mostrará cuentas del Balance General. o Si necesita modificar un renglón, utilice el Botón de Editar. o Si necesita eliminar un reglón, utilice el Botón de Editar y seguidamente de clic Página 40

41 derecho en el mismo renglón para que se active el Botón de eliminar el registro. o Puede incorporar las cuentas de Inventario que considere necesarias y correspondan a la determinación del Costo de Venta asociados al título. Botones de Mantenimiento y de Navegación: Corresponde a las opciones mediante el cual controla la creación y mantenimiento del fichero, entre los cuales tenemos: - Botones de Navegación: Permite navegar por el fichero de tal forma que permita localizar un registro por medio de los botones siguientes: o Primero. o Anterior. o Siguientes. o Ultimo. - Botones de Mantenimiento: Permite definir o alterar los ficheros correspondiente al Costo de Ventas definido, entre los cuales tenemos: o Nuevo. o Modificar. o Eliminar. o Guardar. o Salir. Si desea conocer más en cómo funcionan estos botones, consulte el manual del Sistema de Generalidades. Método de Inventario Periódico: Corresponde a una base de datos, mediante el cual se definen cuales son las Cuentas relacionadas para conformar el Costo de Ventas. Corresponde a todos los tipos de configuraciones de Costos de Ventas necesarios, tales como: Para las Empresas de Compra/Venta de Mercancías. - Costo de la Mercancía Vendida. Para las Empresas de Producción o Manufactura. - Materia Prima. - Productos en Proceso. - Productos Terminados. - Accesorios y Repuestos. Para las Empresas de Servicios. - Materiales y Suministros. - Accesorios y Repuestos. Cada tipo de Costos configurados bajo el método de Inventario Periódico deben estar relacionadas las cuentas del Inventario en el Activo con las Cuentas de Inventario Inicial y Final Página 41

42 de Costos, ejemplo: MERCANCIAS Costos de la Mercancía Vendida: - Cuentas de Costos: o Inventario Inicial de Mercancías o Inventario Final de Mercancías. - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Mercancías. o Inventario de Mercancías en consignación. o Etc. Nótese que todas las cuentas asociadas al Costo de Ventas de Mercancías son las Cuentas de Inventario que están segregadas por razones de control contable, pero todas son de Mercancías, donde todas convergen en un solo Costo de Ventas. PRODUCCION: En el caso de Costos de Producción debe crear los formularios de todas las cuentas de inventario que intervienen en el Costo de Producción y Ventas. Materia Prima o Insumos: - Cuentas de Costos: o Inventario Inicial de Materia Prima e Insumos. o Inventario Final de Materia Prima e Insumos. - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Materia Prima. o Inventario de Materiales y Suministros. o Material de Empaque o Etc. En caso de necesitar separar Costo de Materias Primas de los Insumos, sería de la siguiente manera: Materia Prima: - Cuentas de Costos: o Inventario Inicial de Materia Prima o Inventario Final de Materia Prima. - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Materia Prima o Etc. Costo de Material de Empaque y Suministros de fabricación: - Cuentas de Costos: o Inventario Inicial de Materiales y Suministros o Inventario Final de Materiales y Suministros. - Cuentas de Inventario asociadas: o Inventario de Materiales y Suministros. o Etc. Página 42