Universidad Valle del Grijalva Facultad de Economía Lic. En contaduría publica. Campus Pichucalco EL CICLO DE COMPRAS

Transcripción

1 EL CICLO DE COMPRAS 2.1 Funciones del ciclo de compras El proceso de compra de una empresa es sin duda un proceso que requiere de un análisis exhaustivo, y de la oferta al mejor postor. Pero cuidando la calidad del material que requerimos, dicho articulo debe adaptase a la necesidad que la empresa demande. Cada empresa sin duda maneja diferentes tipos de procedimientos y métodos, pero todos estos tienen el mismo objetivo comprar. Cabe mencionar que existe organismo gubernamental y privados estos desarrollan otras técnicas de control interno de compras. A Continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. Identificación de la necesidad del material 2. Análisis de la Solicitud de Compras. 3. Investigación y Selección de Proveedores. 4. Negociación con el Proveedor (seleccionado). Contrato Convenios Orden de compra o cargo al contrato 5. Control de la Recepción del Material Comprado. Almacén General Departamento que solicito el producto Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema: AUDITORIA 1

2 Identificación de la necesidad del material (Departamento solicitante cementaciones) (Departamento solicitante cementaciones) Realiza su solicitud del material Analiza la Solicitud de Compras (Departamento de compras y Adquisiones) Autoriza Investigación y Selección de Proveedores. Negociación con el Proveedor (seleccionado). Contrato o convenios Orden de compra o cargo al contrato Control de la Recepción del Material Comprado. Almacén General Departamento que solicito el producto AUDITORIA 2

3 A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas. 1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL MATERIAL En esta etapa corresponde a la necesidad de adquirir un material, cabe mencionar que cualquier área de trabajo puede solicitar un artículo, esto con la finalidad de proseguir sus trabajos, ya que a falta del material los trabajos quedan inconclusos. Una vez identificado el material, se hace una requisición en el que se solicita al área de compra de compra, el material que se requiere, este documento debe de llevar el nombre del encargado del área su firma y sello. SE REQUIERE DESENGRASANTE PARA DESENGRASAR LAS PIPAS DONDE SE TRANSPORTA EL PETRÓLEO 2. ANÁLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRA EL encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área que requiere un determinado producto. El Depto. de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. Se debe tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al área encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el Depto. de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. AUDITORIA 3

4 3. INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES LA INVESTIGACIÓN: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet ( , correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. El organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores. LA SELECCIÓN Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Se tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores. AUDITORIA 4

5 4.- NEGOCIACIÓN CON EL PROVEEDOR: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el área de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, PRE-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. 5- CONTROL DE LA RECEPCIÓN DEL MATERIAL COMPRADO Todos los artículos comprados a un departamento centralizado de recepción en donde serán contados (pesados etc.,) e inspeccionados para sus especificaciones. A continuación, el departamento de recepción prepara un informe de recepción, una copia del cual es enviada al departamento de compras, otra copia puede ser retenida por el departamento de recepción. El departamento de recepción no deberá aceptar ningún artículo sin la debida autorización del departamento. AUDITORIA 5

6 FACTURAS DEL PROVEEDOR Y PAGO Las facturas de los proveedores pueden proceder o seguir al recibo de los artículos solicitados, antes de aprobar la factura de un proveedor, el departamento de compras debe comprara las facturas con al orden de compra y con el informe de recepción Una vez aprobada la factura del proveedor, el departamento de compras debe enviar la factura al departamento de contabilidad, de preferencia con una copia del departamento de recepción. El departamento de contabilidad compara la factura con su copia orden de compra y verificara las extensiones de la factura y las sumas. A continuación se archiva la factura en el archivo de cuentas por pagar abiertas. Antes de pagar una factura, tanto esta como todos los documentos que la apoyan deberá estar aprobados por la persona que autoriza los egresos de caja. 2.2 Objetivos del control interno del ciclo de compras La auditoría está para detectar deficiencias en la aplicación del enfoque por procesos, aunque esta labor es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la documentación. En esta etapa sí podrías dar fe de estas no conformidades, y lo reflejarías en el informe (junto a las no conformidades "de campo"). El enfoque de los auditores en relación con la verificación compras debe ser consciente de la posibilidad de fraude, al igual que de la ocurrencia de un error accidental en la determinación de las cantidades y montos del inventario. Con frecuencia, los errores fraudulentos en el inventario han sido empleados para evadir los impuestos sobre la renta, para ocultar faltantes que surgen de diversas tretas ilegales, y para engañar a los accionistas u otros propietarios inactivos sobre las utilidades y la posición financiera de la compañía. AUDITORIA 6

7 2.3 Identificación de los objetivos de control interno con riesgo de no cumplimiento. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA COMPRAS Y DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS A Continuación se presenta un programa de auditoria para las compras y devoluciones sobre compras: Compras: 1. verifique las sumas y cuadre el registro de los asientos originales e investigue los totales hasta el mayor general de dos meses no consecutivos. 1..Examine las facturas de los proveedores y las pólizas relativas y compárelas con los asientos en el registro de compras ( o en el registro de pólizas) de: Dos meses no consecutivos, como en el 1 y anterior y El ultimo mes del ejercicio mas una muestra al azar, el total de lo cual será aproximadamente igual al 17% del total anual, o Una muestra al azar de aproximadamente el 17%. 3. Verifique las extensiones de acuerdo con el reglon 2 (a), (b) o (c). Anteriores. 4. Siga los pases a las cuentas de los acreedores en el último mes del ejercicio. 5. Examine los registros de recepción de la última semana del ejercicio y siga la recepción de la mercancía hasta los registro de compra. 6. Determine lo adecuado del cierre al último día del ejercicio 7. Observe la distribución incorrecta de las cuentas.- AUDITORIA 7

8 Devoluciones y Rebajas sobre Compras: 1. Verifique las sumas y cuadre los registros de devolución y rebajas e investigue los totales al mayor general de dos meses no consecutivos. 2 Examine las notas de crédito y devoluciones y rebajas y compárelos con los registros de devoluciones y rebajas de. Dos meses no consecutivo Del último mes del ejercicio mas una muestra, el total de la cual será aproximadamente igual al 17% del total el 17%. Una muestra al azar de aproximadamente el 17% 3. Investigue los pases a cargo a las cuentas de los proveedores en el último mes del ejercicio. 4. Examine los registros de embarque de la última semana del ejercicio, para asegurarse que los cargos asentados en las cuentas de los acreedores estuvieron representados por mercancías devueltas. 5. Determine lo adecuado del corte al último día del ejercicio. En el examen de los registros de compras y en los de devoluciones sobre compras y rebajas, y de todos los datos que las fundamentan, el auditor debe asegurarse que los asientos de los registros de compras estén apoyados por ordenes de compra, informes de recepción y facturas de los proveedores, debidamente autorizados y aprobados, y que los créditos por devoluciones y rebajas estén apoyados por las respectivas notas de crédito de los proveedores. Los registros de devolución y rebajas debe cerrase debidamente al final del ejercicio incluyendo todo lo regresado el ultimo día. Deberá compararse el nombre, fecha y cantidad de cada factura y de las pólizas relativas con los mismos conceptos que aparecen en el registro de compras. AUDITORIA 8

9 2.4 Pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA COMPRAS B. CICLO DE COMPRAS, 1. Está centralizada la función de compras? 2. Existe control presupuestario de las compras? 3. Están autorizadas las compras e inversiones previamente a su solicitud? (en el caso de inversiones se analiza la suficiencia presupuestaria). 4. Existe una lista de proveedores autorizados? 5. Se verifican las existencias compradas en cuanto a número y calidad? 6. Se cotejan en recepción las unidades registradas en albarán con las pedidas? 7. Se cotejan en recepción las unidades recibidas con el albarán? 8. Se cotejan las unidades indicadas en factura con el albarán? 9. Se revisa la introducción de existencias y la valoración en el sistema de inventario permanente? 10. Se cotejan los precios con la plantilla pactada? 11. Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería? 12. Se comunica a contabilidad las facturas debidamente autorizadas? 13. Se autoriza, suficientemente, la emisión de notas de cargo a los proveedores en caso de discrepancias? 14. Se concilian las notas de cargo con la nota de abono emitida por el proveedor? 15. Se verifica la entrada de existencias previamente a la autorización de una devolución? 16. Al cierre, se registran las compras con facturas pendientes de recepción. SÍ NO El auditor debe examinar las facturas y las pólizas relativas para ver que los precios sean los correctos así como las extensiones, los totales y la evidencia del recibo de las mercancías o servicios. Cada factura con sus pólizas relativas deberá llevar evidencia de la aprobación del pago. A medida que el auditor examina las facturas de los proveedores y los documentos relacionados, deberá cerciorarse de que lo pagado este así marcado con un sello, de manera que no puedan ser representadas para su pago mas de una ves, investigando facturas duplicadas. AUDITORIA 9

10 Unas de las fases más importantes del examen de las adquisiciones del inventario es, asegurase de que todos los artículos comprobados en el ultimo día del ejercicio estén anotados con el correcto debe o haber y si no se han vendido estén incluidos en el inventario, los artículos en camino sobre los cuales tengan propiedad el cliente; también debe incluirse en el inventario y en las cuentas por pagar. Las facturas recibidas, pero cuyos artículos no se han recibido, deberán registrarse e incluirse en el inventario si son propiedad del cliente. Las mercancías recibidas, de las cuales no se haya recibido la factura deberán incluirse en el inventarío creando un pasivo AUDITORIA 10

11 2.5 Evaluación de control interno Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras Se presenta para un mejor conocimiento de la operación del departamento de compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente analizada en cada punto del proceso. Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN: Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE PAGINAS SECRETARIA FECHA: DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA ADMINISTRATIVA. FUNCIONES O RESPONSABILIDADES I. REALIZA : 1. La planeación de las compras locales, nacionales e internacionales. 2. Estudios de precios. 3. Selección de proveedores y transportadores. 4. Negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio. 5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios. 6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos. II. INVESTIGA: Fuentes de aprovisionamiento y transporte. Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores. III. ACTUALIZA: Los precios de los productos en el mercado. El registro de proveedores El registro de cotizaciones Catalogo de precios y suministros AUDITORIA 11

12 IV. FIRMA: 1. Ordenes de compra 2. Constancia de cumplimiento de compras 3. Documentos relacionados por personal a su cargo. V. PARTICIPA: 1. En comités administrativos 2. En comités de presupuestos 3. En comités de aprovisionamiento de materiales y compras. 2.6 Boletín de N.P.A. : Cómo detecto que un procedimiento no está enfocado a procesos? Ésta tiene difícil respuesta, porque ISO 9001:00 y familia no ofrece una orientación clara al respecto. Lo usual es presentar el mapa de procesos, los indicadores establecidos, y otros parámetros del proceso como respuesta, pero esto sólo soluciona la parte del control de los procesos, y no su ejecución. Los requisitos de la Norma en los procesos de compras, en él puedes encontrar algunas de las claves que valoro importantes desde el punto de vista del proceso de compra como parte de un engranaje. Las rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de que no se ha diseñado un sistema orientado a procesos (al menos en esa parte). Una ruptura se produce cuando la ejecución cambia de manos (o de cabeza) y no se transmite toda la información y los recursos apropiados para que el flujo continúe sin degenerar. AUDITORIA 12

13 Ejemplos: Una persona compra un material y después no hay ningún sistema formal que proporcione la información necesaria para verificar lo que se ha comprado. Lo ideal sería que la misma persona que compra, fuera después la que recibe y verifica el material. Operativamente eso no es eficaz (ya lo predijo Adam Smith), y tenemos que cambiar de manos. El enfoque a procesos debe asegurar coordinación total entre compra e inspección. Otro punto a vigilar es la conexión entre la compra y las necesidades de compra. Aquí también es habitual cambiar de manos (si la empresa es grande): uno determina qué hay que comprar, y otro compra. En este caso también sería ideal que fuera la misma persona, pero esto a veces tampoco es eficaz: quién mejor que nosotros mismos para comprar lo que necesitamos? Es como mandar a un vecino a hacernos la compra al supermercado (se acabaron las decisiones de última hora). AUDITORIA 13