UNIDAD 7: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES INICIALES DE LA EMPRESA UNIDAD 9: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE COMPRA DE MERCADERÍAS

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1 UNIDAD 7: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES INICIALES DE LA EMPRESA CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA ANTES DE CONTABILIZAR MÉTODO A UTILIZAR PARA CONTABILIZAR CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA Y OPERACIONES INICIALES TÍPICAS UNIDAD 8: EL IVA EN LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA UNIDAD 9: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE COMPRA DE MERCADERÍAS PROCESO BÁSICO DE UNA COMPRA DE MERCANCÍA ASIENTO BÁSICO DE UNA COMPRA DE MERCADERÍAS NORMA DE REGISTRO Y VALORACIÓN DE LAS COMPRAS (NRV nº 12 PGCPYMES): GASTOS DE TRANSPORTE DESCUENTOS INTERESES POR APLAZAMIENTO ANTICIPO SOBRE COMPRAS PROBLEMÁTICA CONTABLE DE LOS ENVASES Y EMBALAJES A DEVOLVER A PROVEEDORES 1

2 UNIDAD 10: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE VENTA DE MERCADERÍAS PROCESO BÁSICO DE UNA VENTA DE MERCANCÍA ASIENTO BÁSICO DE UNA VENTA DE MERCADERÍAS NORMA DE REGISTRO Y VALORACIÓN DE LOS INGRESOS POR VENTAS (NRV nº 16 PGCPYMES): GASTOS DE TRANSPORTE DESCUENTOS INTERESES POR APLAZAMIENTO ANTICIPO SOBRE VENTAS PROBLEMÁTICA CONTABLE DE LOS ENVASES Y EMBALAJES A DEVOLVER POR CLIENTES 2

3 Unidad de Trabajo 7: Registro contable de las operaciones iniciales de la empresa CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA ANTES DE CONTABILIZAR 1. Las anotaciones en el libro diario se hacen en forma de asientos. Los asientos tienen la siguiente estructura: Debe Haber Fecha Importe (nº de cuenta) nombre de la cuenta a nombre de la cuenta (nº de cuenta) Importe 2. No todos los documentos que llegan o emite la empresa, deben contabilizarse. Inicialmente los únicos documentos que se contabilizan son: las facturas recibidas y emitidas, las nóminas de los trabajadores, las declaraciones con Hacienda (modelos de hacienda 110, 115, 300 etc. ), modelo de pago a la Seguridad Social (modelo TC-1), y todos los documentos bancarios acreditativos del cobro o pago de importes. 3. Nunca debe contabilizarse un Pedido o un Albarán. 4. Siempre para contabilizar un asiento hay que tener delante el documento (la factura, la nómina.). 5. Las anotaciones en el libro Mayor se realizarán con la siguiente estructura: Debe (nºcta) Nombre de la cuenta Haber 3

4 MÉTODO A UTILIZAR PARA CONTABILIZAR Pasos a seguir: 1º Identificar las cuentas que intervienen (utilizando del Cuadro de Cuentas del Plan General Contable de pymes) 2º Anotar dichas cuentas en el debe (parte izquierda) o en el haber (parte derecha) del libro diario tendiendo presente el convenio de cargo y abono de las mismas. 3º Anotar los importes. Una vez anotadas las cuentas (en el Debe o Haber) anotamos los importes, de tal manera que, la suma de todos los importes del Debe tiene que ser igual a la suma de todos los importes de Haber (principio de la partida doble). Otro método: 1º En las facturas recibidas: la parte superior de la factura (importe sin IVA y el propio IVA) se contabilizarán en el debe (parte izquierda). En cambio el importe a pagar de la factura se contabilizará en el haber (parte derecha). 2º En las facturas emitidas por nuestra empresa: la parte superior de la factura (importe sin IVA y el propio IVA) se contabilizarán en el haber (parte derecha). En cambio el importe a cobrar de la factura se contabilizará en el debe (parte izquierda). EJEMPLO: Vamos a contabilizar la factura de una compra de mobiliario pagando en efectivo. 1º Identificar las cuentas: Intervienen tres cuentas: La cuenta asociada al Mueble en contabilidad es la cuenta (216) Mobiliario El IVA de facturas que recibimos es la cuenta (472) Hacienda Pública IVA Soportado. (El IVA de las facturas que emitimos es la cuenta (477) Hacienda Pública IVA Repercutido). La cuenta asociada a dinero en efectivo, es la cuenta (570) Caja. 4

5 2º Anotar las cuentas en el debe o haber: (216) Mobiliario es un bien, por lo tanto un Activo. Este Activo aumenta (tenemos un nuevo mueble); según el convenio de cargo y abono, los aumentos de Activo se contabilizan en el debe. (216) Mobiliario en el Debe (472) Hacienda Pública IVA Soportado; el IVA siempre debe ponerse debajo del concepto contabilizado, en nuestro caso debajo de Mobiliario, por lo tanto: (472) Hacienda Pública IVA Soportado en el Debe (570) Caja es un bien, un Activo. Este activo disminuye (al pagar tenemos menos dinero en caja); según el convenio de cargo y abono, las disminuciones de Activo se contabilizan en el Haber. (570) Caja en el Haber 3º Anotar los importes: se anotarán los importes que aparecen en la factura debiendo comprobar siempre que la suma del debe (parte izda) es igual a la suma del haber (parte dcha) FACTURA Mueble 500 IVA 18% Efectivo 500 (216) Mobiliario 90 (472) H.P. IVA Soportado a Caja (570) 590 5

6 CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA Y OPERACIONES INICIALES TÍPICAS La parte de la Contabilidad que vamos a estudiar en estas fichas es la llamada Contabilidad Financiera o de gestión. Los asientos de constitución de la empresa son estudiadas en la Contabilidad de Sociedades, nosotros no la estudiaremos, pero una forma rápida y simple de contabilizar la constitución de una empresa es la siguiente: a) Cuando se realiza la aportación por los socios: Escritura de Constitución Aportaciones socios Socio A: Vehículo valorado en y Empaquetadora valorada en Socio B: Ingreso en cuenta corriente Socio C: Ordenadores e impresoras por (218) Elemento de Transporte (213) Maquinaria (572) Bancos (217) Equipos para Procesos de Inf. a Capital social (100) Aclaración: Si se constituye una sociedad anónima (S.A.) o limitada (S.L.), las aportaciones se recogen en la cuenta (100) Capital Social Si se constituye una empresa individual, las aportaciones se recogen en la cuenta (102) Capital Si se constituye una cooperativa, un club o una entidad sin ánimo de lucro, (101) Fondo Social. 6

7 b) Trámites administrativos relacionados con la constitución de la empresa Las facturas de notarios, asesores, Registro Mercantil, Hacienda o cualquier otro trámite administrativo necesario para la constitución de la empresa se contabilizarán: Si es de una gestoría, o cualquier factura con IVA. FACTURA IVA 18% a 30 días (113) Reservas Voluntarias 180 (472) H.P. IVA Soportado a Acreedores por prestación de servicios (410) Si es un pago a Hacienda u Organismo Público de algún impuesto o tasa (sin IVA) MODELO DE HACIENDA Fecha entrega modelo A pagar (113) Reservas Voluntarias a Bancos (572) 200 Aclaración: Los modelos de Hacienda que son a pagar, se pagan en el banco Si es de un notario considerado profesional independiente, habrá que tenerse en cuenta la retención (se verá en pág. 9) Aclaración: El PGC Pymes establece que los gastos derivados de la constitución de la empresa se contabilizarán como menor importe de las reservas. Nosotros utilizaremos la cuenta (113) Reservas voluntarias. 7

8 c) Operaciones iniciales de la empresa Las facturas de contrato de suministro de electricidad, gas, teléfono.se contabilizarán: FACTURA 200 IVA 18% a 30 días 200 (628) Suministros 36 (472) H.P. IVA Soportado a Acreedores por prestación de servicios (410) 236 Las facturas por la adquisición de máquinas, vehículos, muebles de oficina (inmovilizado material) necesarios para la puesta en funcionamiento de la empresa se contabilizarán: FACTURA Ordenador 800 Impresora 200 IVA 18% días 1000 (217) Equipos para Proc Informac 180 (472) H.P. IVA Soportado a Proveedores de Inmovilizado (523) a c/p Aclaración: Las adquisiciones de muebles, vehículos, maquinas, edificios se contabilizarán en cuentas del subgrupo 21 o inmovilizado material. Son cuentas que empiezan todas por 21 (ejemplo Maquinaria (213), Elementos de Transporte (218), etc. En las facturas de cualquier inmovilizado material, el importe que se deja a deber se contabilizará en la cuenta (523) Proveedores de Inmovilizado a C/P. Si la forma de pago es a más de 365 días se utilizará la cuenta (173) Proveedores de Inmovilizado L/P 8

9 Factura del alquiler de un local: CASO A) DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL INQUILINO (ARRENDATARIO) FACTURA reten.19% IVA 18% % Contado 40% a 30 días (621) Arrendamientos y cánones 540 (472) H.P. IVA Soportado a Bancos (572) a Acreedores por prestación de servicios (410) a H.P. acreedor por retenciones practicadas. (4751) 570 CASO B) DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL PROPIETARIO (ARRENDADOR) FACTURA reten.19% IVA 18% % Contado 40% a 30 días 570 (473) H.P retenc y pagos cta (440) Deudores (572) Bancos a Ingresos por arrend. (752) a H.P. IVA Reperc. (477) 540 Los alquileres de inmuebles urbanos destinados a actividades económicas profesionales (no los destinados a vivienda) están sujetos a retención a cuenta (19%, puede cambiar cada año). Será el propietario del inmueble el que incluirá este concepto (con signo negativo) en la factura además del IVA, y será el inquilino (arrendatario) el que deberá ingresar en Hacienda el importe de las retenciones a través del modelo 115 (se presentará trimestralmente salvo las grandes empresas que lo presentan mensualmente). Al final del año el inquilino debería enviar al propietario una declaración jurada en la que indique el importe que ha ingresado en Hacienda por las retenciones efectuadas. 9

10 Factura de un profesional independiente (notario): FACTURA (623) Serv. Prof. Independientes 180 (472) H.P. IVA Soportado a Bancos (572) 594 a Acreedores por prestación de servicios (410) 396 a H.P. Acreedor por retenciones practicadas (4751) reten.19% IVA 18% % Contado 40% a 30 días Los servicios de determinados profesionales (notario) están sujetos a retención a cuenta (19%). El profesional incluirá este concepto en la factura junto al IVA, y será el destinatario de la factura el que deberá ingresar en Hacienda el importe de las retenciones a través del modelo 110 (se presentará trimestralmente salvo las grandes empresas que lo presentan mensualmente). NOTA: Recordemos que si la factura del notario corresponde a la constitución de la empresa se utilizaría la cuenta (113) Reservas voluntarias y no la (623) Servicios de profesionales independientes. 10

11 Unidad de Trabajo 8: El IVA en la contabilidad de la empresa El estudio detallado del IVA es materia propia del módulo Gestión administrativa de compraventa, sin embargo daremos aquí unas breves nociones para su correcta contabilización. El IVA es un impuesto indirecto que soporta el consumidor final; la empresa actúa como intermediario entre éste y Hacienda. Cuando una empresa compra inmovilizado, mercaderías, o paga el recibo de la luz, teléfono, etc., el importe total de la factura recibida comprende el valor del bien o servicio más el IVA correspondiente. Este IVA se denomina IVA SOPORTADO y es pagado por la empresa. De igual manera, cuando el empresario vende o presta un servicio, en la factura emitida figurará el valor del bien o servicio más el IVA correspondiente. Este IVA se denomina IVA REPERCUTIDO y es cobrado por la empresa. Trimestralmente (mensualmente si la cifra de negocios del periodo anterior superó ,04 ), el empresario debe hacer su liquidación de IVA, es decir, comparar el IVA Soportado con el IVA Repercutido, de tal manera que: Si IVA Soportado < IVA Repercutido la empresa deberá ingresar en Hacienda la diferencia (Hacienda es acreedora) Si IVA Soportado > IVA Repercutido Hacienda tendrá que devolver a la empresa la diferencia (Hacienda es deudora); sin embargo no lo hará inmediatamente: la diferencia queda pendiente y la empresa podrá compensarla en las liquidaciones siguientes. Sólo en el último trimestre del año la empresa puede optar por solicitar la devolución o compensar en las liquidaciones del año siguiente. Las cuentas que utilizaremos en la contabilidad del IVA son las siguientes: (472) HP IVA Soportado (477) HP IVA Repercutido (4750) HP, acreedora por IVA (4700) HP, deudora por IVA 11

12 Ejemplo: Supongamos que en el primer trimestre del año: IVA Soportado = IVA Repercutido = de marzo (477) H.P. IVA Repercutido a H.P. IVA Soportado (472) a H.P. Acreedora por IVA (4750) (4750) H.P. Acreedora por IVA a Bancos (572) 700 En el segundo trimestre: IVA Soportado = IVA Repercutido = (477) H.P. IVA Repercutido 30 de junio 500 (4700) H.P. deudora por IVA a H.P. IVA Soportado (472) x La cuenta (4700) se compensará en futuras liquidaciones. 12

13 En el tercer trimestre: IVA Soportado = IVA Repercutido = de septiembre (477) H.P. IVA Repercutido a H.P. IVA Soportado (472) a H.P. deudora por IVA (4700) 500 a H.P. Acreedora por IVA (4750) x (4750) H.P. Acreedora por IVA a Bancos (572) En el cuarto trimestre: IVA Soportado = IVA Repercutido = (477) H.P. IVA Repercutido 30 de junio 200 (4700) H.P. deudora por IVA a H.P. IVA Soportado (472) x Como estamos en el último trimestre, se puede optar por solicitar la devolución o compensar esta diferencia en las liquidaciones del año próximo. 13

14 Unidad de Trabajo 9: Registro contable de las operaciones de compra de mercaderías PROCESO BÁSICO DE UNA COMPRA DE MERCANCÍA 1) Comprobar nuestras existencias (stocks) para determinar si hay necesidades de alguna materia prima. 2) Realizar un pedido al proveedor. En cuanto a los pedidos que realicemos conviene: a. Que sean por escrito y utilizando como medio de comunicación el fax b. Tener confeccionada una plantilla para los pedidos realizados c. Solicitar que el proveedor nos confirme por escrito (confirmación de pedido) nuestro pedido indicándonos plazo de entrega, precio, cantidad y forma de pago. d. Tener una carpeta donde archivar los pedidos realizados y las confirmaciones recibidas. 3) Recepción de la mercancía solicitada. Comprobaremos que: a. La mercancía viene con su albarán y que está en buen estado b. La mercancía entregada es la especificada en el albarán. c. El albarán coincide con el pedido realizado. 4) Registrar la entrada de toda la mercancía en nuestras fichas de almacén 5) Recibir la factura. Comprobaremos: a. Si la fecha y nuestros datos(domicilio, CIF...) son correctos b. Si se ajusta a lo especificado en el albarán (puntear) c. Si los precios y posibles descuentos son los negociados d. Si los plazos de pago son correctos. 6) Contabilizar la factura en el libro diario 7) Anotar en un cuadro o libro de tesorería (o de previsión de cobros y pagos) la fecha de pago, importe, documento de pago y a quién tenemos que pagar. 14

15 8) Archivar la factura - Si para cada proveedor, acreedor o cliente tenemos una carpeta: o Guardar una copia de la factura en la carpeta que corresponda. o Guardar otra copia en un archivador que servirá como libro de IVA. (dos carpetas, 1ª facturas recibidas y 2ª fact emitidas) - Si no queremos una carpeta para cada proveedor, cliente o acreedor: o Guardar las facturas en un archivador que servirá como libro de IVA. (una carpeta para facturas recibidas y otra carpeta para facturas emitidas) ASIENTO BÁSICO DE UNA COMPRA DE MERCADERÍAS FACTURA IVA 18% (600) Compra Mercaderías Proveedores (400) (472) H.P.IVA Soportado 90 días Explicación del Asiento 1º Identificar las cuentas. Cuando compramos una mercancía para venderla o transformarla y luego venderla, se contabiliza en la cuenta (600) Compra de Mercaderías. Al ser una factura que recibimos el IVA es la cuenta H.P. IVA Soportado. El importe a pagar se contabilizará en la cuenta (400) Proveedores. 2º Anotar las cuentas en el debe o haber La cuenta (600) Compra de Mercaderías, es una cuenta del grupo 6 (se contabilizan siempre en el debe excepto la 606, 608 y 609 que se contabilizan en el haber). La cuenta (472) H.P. IVA Soportado debajo del concepto contabilizado. Por lo tanto se anotará en el debe. La cuenta (400) Proveedores es una obligación (tenemos que pagar) y además aumenta (si no debíamos nada ahora debemos ) P, por lo tanto se contabilizará en el haber. 3º Anotar los importes, la suma del debe = suma del haber. 15

16 CON DOS FORMAS DE PAGO FACTURA IVA 18% (600) Compra Mercaderías Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60%x3.540) Proveedores (400) (40%x3.540) 60% Contado 40% a 30 días Aclaración 1: Si en una factura aparecen dos o más formas de pago, por ejemplo 30 y 60 días (que no sea caja o bancos), se contabilizarán en la misma cuenta la suma de todos los importes. En nuestro ejemplo si la forma de pago fuese 45 y 90 días se contabilizaría en el haber: Proveedores (400) Aclaración 2: Si hemos aceptado un efecto (por ejemplo, una letra de cambio) librado por el proveedor, utilizaremos la cuenta (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. Aclaración 3: En la empresa, a la hora de contabilizar una factura con importes que se pagan al contado, nunca deben contabilizarse directamente a la cuenta bancos o caja, siempre debe utilizarse la cta proveedores (400) o acreedores (410). Cuando nos llegue la xerocopia del banco (justificante bancario que nos informa de un cargo en nuestra cuenta) contabilizamos en el libro diario el pago. (A efectos de aprendizaje se puede contabilizar según aparece indicado en el asiento). Fecha cargo en el banco (400) Proveedores a Bancos (572) 16

17 NORMA DE REGISTRO Y VALORACIÓN DE LAS COMPRAS (NRV nº 12 PGCPYMES) El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares así como los intereses incorporados al nominal de los débitos, y se añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias. No obstante lo anterior, podrán incluirse los intereses incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo. Es decir: Importe facturado por el vendedor - Descuentos y rebajas - Intereses incorporados al nominal (salvo los intereses por aplazamiento con vencimiento no superior a un año si el efecto financiero de no actualizar los flujos de efectivo no fuese significativo + Gastos adicionales hasta su ubicación para su venta PRECIO DE ADQUISICIÓN Veamos con detalle los posibles componentes del precio de adquisición de mercaderías: 17

18 GASTOS DE TRANSPORTE CASO A) GASTOS DE TRANSPORTES EN LA MISMA FACTURA QUE LA COMPRA DE MERCADERIAS FACTURA Transp IVA 18% % Contado 40% a 30 días (600) Compra Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60% x 5.900) a Proveedores (400) (40% x 5.900) CASO B) GASTOS DE TRANSPORTE EN OTRA FACTURA FACTURA DE LA COMPRA IVA 18% % Contado FACTURA DEL TRANSPORTE IVA 18% días (600) Compra de Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60%x4.720) a Proveedores (400) (40%x4.720) (600) Compra de Mercaderías 180 (472) H.P. IVA Soportado a Acreedores por prestación de servicios (410)

19 DESCUENTOS Clases de descuentos Por pronto pago Por volumen de pedido, (Rappels) Originados por incumplimientos de las condiciones del pedido Comerciales CASO A) DESCUENTOS EN LA MISMA FACTURA QUE LA COMPRA DE MERCADERIAS FACTURA Dto IVA 18% % Contado 40% a 30 días (600) Compra Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60% x 3.540) a Proveedores (400) (40% x 3.540) Aclaración: Según establece la NRV nº 12 los descuentos incluidos en factura, se contabilizarán como menor importe de la cuenta (600) Compra de Mercaderías. 19

20 CASO B) DESCUENTOS EN OTRA FACTURA Los descuentos comerciales (rebajas, promociones, lanzamiento de un nuevo producto, descuento por aniversario, etc ) van siempre dentro de la factura de la compra, pero el resto de los descuentos pueden ir en factura distinta. 1. DESCUENTO POR PRONTO PAGO Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (606) Descuentos sobre compras por pronto pago recoge los descuentos y asimilados que le concedan a la empresa sus proveedores, por pronto pago, no incluidos en factura. Su movimiento es el siguiente: a) Se abonará por los descuentos y asimilados concedidos, con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 40. b) Se cargará por el saldo al cierre del ejercicio, con abono a la cuenta 129 FACTURA DE LA COMPRA IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACTURA DE ABONO Dto pp IVA 18% (600) Compra de Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60%x4.720) a Proveedores (400) (40%x4.720) (400) Proveedores a Dto. cps. pronto pago (606) a H.P. IVA Soportado (472) días 20

21 2. DESCUENTO POR VOLUMEN DE PEDIDO O RAPPEL Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (609) Rappels por compras recoge los descuentos y similares que se basen en haber alcanzado un determinado volumen de pedidos. Su movimiento es el siguiente: a) Se abonará por los rappels que correspondan a la empresa, concedidos por los proveedores, con cargo a cuentas del subgrupo 40 ó 57. b) Se cargará por el saldo al cierre del ejercicio, con abono a la cuenta 129 FACTURA DE LA COMPRA IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACTURA DE ABONO rappels IVA 18% (600) Compra de Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60%x4.720) a Proveedores (400) (40%x4.720) (400) Proveedores a Rappels s/ compras (609) a H.P. IVA Soportado (472) dias 21

22 3. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL PEDIDO Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (608) Devoluciones de compras y operaciones similares recoge las remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la recepción de la factura. Su movimiento es el siguiente: a) Se abonará por el importe de las compras que se devuelvan y, en su caso, por los descuentos y similares obtenidos, con cargo a cuentas del subgrupo 40 ó 57. b) Se cargará por el saldo al cierre del ejercicio, con abono a la cuenta 129 FACTURA DE LA COMPRA IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACTURA DE ABONO (600) Compra de Mercaderías a Bancos (572) (472) H.P.IVA Soportado (60%x4.720) a Proveedores (400) (40%x4.720) (400) Proveedores a Devoluciones s/ compras y operaciones similares (608) a H.P. IVA Soportado (472) 180 Dto IVA 18% días 22

23 OBSERVACIONES: Aunque las cuentas de descuentos pertenezcan al Grupo 6, no funcionan como un gasto, pues nacen por el Haber. Podríamos pensar que son un ingreso, pero realmente son un menor gasto. Al realizar la compra hemos de soportar el IVA correspondiente. De igual forma, cuando nos conceden un descuento, también nos deben descontar la parte correspondiente de IVA. INTERESES POR APLAZAMIENTO Intereses de aplazamiento Con vencimiento en menos de 12 meses Incluir los intereses en el precio de adquisición (VALOR NOMINAL) Considerar los intereses como gastos financieros (COSTE AMORTIZADO) Con vencimiento en más de 12 meses Considerar los intereses como gastos financieros (COSTE AMORTIZADO) 23

24 Ahora analizaremos la valoración de las compras cuando existen intereses por aplazamiento no superiores a un año: Ejemplo: COSMOS S.A. realiza el día 30/04/20X0 una compra de y ha acordado con su suministrador el pago de la misma dentro de 6 meses, por lo que éste le ha cargado en factura 250 de intereses. Opción a) Incorporar los intereses al precio de adquisición y al nominal de las deudas 30/04/20X (600) Compra Mercaderías (472) H.P.IVA Soportado a Proveedores (400) /10/20X (400) Proveedores a Bancos (572) Opción b) Considerar los intereses como gastos financieros (la deuda se valora por el Coste amortizado) 30/04/20X (600) Compra Mercaderías (472) H.P.IVA Soportado a Proveedores (400) /10/20X0 250 (662) Intereses de deudas a Proveedores (400) 250 x (400) Proveedores a Bancos (572) El criterio del Coste amortizado implica calcular el tipo de interés efectivo de la operación. En este caso no es necesario calcularlo, ya que la operación se va a liquidar en el mismo ejercicio y, por lo tanto, todos los intereses serán gastos financieros del mismo. 24

25 ANTICIPO SOBRE COMPRAS Cuando se paga por anticipado es necesario que el proveedor emita un recibo en el que se especifique, además de los datos del pagador y comprador, el concepto de a cuenta de futuras compras o a cuenta de un pedido determinado. También se puede sustituir el recibo por una factura emitida por el proveedor siendo el concepto Pago anticipado del pedido nº... (la factura es la mejor opción). La cantidad pagada por anticipado se registra en una cuenta de activo de forma provisional hasta que verdaderamente se realiza la compra, momento en el que se saldará. Los anticipos a proveedores por operaciones gravadas por el IVA se ven afectados por éste. El proveedor está obligado a emitir factura por el importe del anticipo y el IVA correspondiente. En el momento de la compra tan solo se ha de abonar el IVA restante hasta el importe total de la misma. RECIBO o FACTURA Anticipo IVA 18% Fecha recibo (407) Anticipo a proveed 180 (472) H.P.IVA Soportado a Bancos (572) FACTURA (600) Compra de mercad. a Anticipo a proveed (407) (472) H.P. IVA Soportado a Proveedores (400) Mercancía Anticipo IVA 18% días 25

26 PROBLEMÁTICA CONTABLE DE LOS ENVASES Y EMBALAJES A DEVOLVER Envases: Recipientes o vasijas normalmente destinadas a la venta junto con el producto que contienen. Embalajes: Cubiertas o envolturas, generalmente irrecuperables, destinadas a resguardar productos o mercancías que han de transformarse. Cuando en una operación de compra se requiera la entrega de embalajes o envases sobre los cuales exista la posibilidad de devolución, se registrará el valor de los mismos de forma independiente al valor de las mercancías compradas, en la cuenta 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores. La recepción de los envases y/o embalajes se contabilizará con su IVA correspondiente. De esta forma, cuando los envases y embalajes son devueltos, será devuelto también el IVA que se pagó por ellos en el momento de la compra. FACT. COMPRA Merc Envases IVA 18% (600) Compra de Mercaderías (406) Env. y embjes. a devolver a proveedores 900 (472) H.P.IVA Soportado a Proveedores (400) A) SI DEVOLVEMOS LOS ENVASES Debemos solicitar al Proveedor que nos emita una factura de abono (Incluir IVA) FACT. ABONO. Devolución de envases IVA 18% (400) Proveedores a Env.y embjes a devolver prov.(406) 600 a H.P. IVA Soportado (472)

27 B) SI DECIDIMOS QUEDARNOS CON LOS ENVASES O SE ROMPEN, PIERDEN. 400 (602) Compra de otros aprov. a Env y embjes a devolver prov.(406) 400 Aclaración: Si decido quedarme con ellos, se deterioran o simplemente se han extraviado deberé contabilizar la compra utilizando la cuenta (602) Compra de otros aprovisionamientos. NO Contabilizar el IVA. Ya lo he contabilizado cuando recibí la factura de la mercancía (primer asiento). 27

28 Unidad de Trabajo 10: Registro contable de las operaciones de venta de mercaderías PROCESO BÁSICO DE UNA VENTA DE MERCANCÍA 1) Tomar nota de un pedido en nuestra hoja de pedidos.(cantidad, precio, forma de pago y plazo de entrega) 2) Comprobar si hay stocks suficiente para atender el pedido: a. Si hay suficiente stock, dar copia del pedido al encargado del almacén para que prepare la mercancía b. Si no hay suficiente stock, dar copia del pedido al encargado de producción para que fabrique el producto; en el caso de que sea una mercancía que nos suministra un tercero realizar un pedido al proveedor. 3) Cuando esté preparada la mercancía, confeccionar el albarán teniendo en cuenta la hoja de pedido y las instrucciones del encargado del almacén (unidades, pesos, referencia del producto,...) El albarán deberá tener al menos 3 copias, una para nosotros, una para el cliente y otra para el transportista que nos la deberá remitir firmada por el cliente una vez que ha entregado la mercancía. Dar orden de carga de la mercancía. Una vez cargada la mercancía el transportista deberá firmar todas las copias del albarán entregándole la copia del cliente y la suya. Contenido del albarán: Nuestros datos y los datos del cliente (no olvidar el C.I.F.) Fecha y número de albarán. Datos del transportista y lugar de entrega de la mercancía Descripción de la mercancía y cantidad 4) Registrar la salida de toda la mercancía en nuestras fichas de almacén. 5) Confeccionar la factura a partir de los datos del albarán. Al menos 2 copias, una para nosotros y otra para el cliente. Nuestros datos y los datos del cliente (no olvidar el C.I.F.) Fecha y número de factura. Descripción de la mercancía, cantidad, precio, descuentos si los hay, IVA, y forma de pago. 6) Contabilizar la factura en el libro diario. 7) Anotar en un cuadro o libro de tesorería (o de previsión de cobros y pagos) la fecha de cobro, importe, documento de cobro y a quién tenemos que pagar. 8) Archivar la factura o Si para cada cliente, proveedor o acreedor tenemos una carpeta: Guardar una copia de la factura en la carpeta que corresponda. Guardar otra copia en un archivador que servirá como libro de IVA (dos carpetas: 1ª facturas recibidas y 2ª facturas emitidas) o Si no queremos una carpeta para cada proveedor, cliente o acreedor: Guardar las facturas en un archivador que servirá como libro de IVA. (una carpeta para facturas recibidas y otra carpeta para facturas emitidas) 28

29 ASIENTO BÁSICO DE UNA VENTA DE MERCADERÍAS FACTURA Merc IVA 18% a 30 días (430) Clientes a Venta de Mercaderías (700) H.P.IVA Repercutido (477) 540 Explicación del Asiento 1º Identificar las cuentas. Cuando vendemos una mercancía, se contabiliza en la cuenta (700) Venta de Mercaderías. Al ser una factura que emitimos, el IVA es la cuenta (477) H.P. IVA Repercutido. El importe a cobrar se contabilizará en la cuenta (430) Clientes. 2º Anotar las cuentas en el debe o haber La cuenta (700) Venta de Mercaderías, es una cuenta del grupo 7 (se contabilizan siempre en el haber excepto la 706,708 y 709 que se contabilizan en el debe). La cuenta (477) H.P. IVA Repercutido debajo del concepto contabilizado. Por lo tanto se anotará en el haber. La cuenta (430) Clientes es un derecho (tenemos que cobrar) y además aumenta (ahora vamos a cobrar más, ) A, por lo tanto se contabilizará en el debe. 3º Anotar los importes, la suma del debe = suma del haber. Recordar: En las facturas emitidas, la parte superior de la factura se contabilizan en el Haber, y la parte inferior (importe a cobrar) en el Debe 29

30 CON DOS FORMAS DE COBRO FACTURA Merc IVA 18% % Contado 40% 30 días (572) Bancos a Venta de Mercaderías (700) (60%x3.540) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 540 Aclaración 1: Si en una factura aparecen dos o más formas de pago, por ejemplo 30 y 60 días (que no sea caja o bancos), se contabilizarán en la misma cuenta la suma de todos los importes. En nuestro ejemplo, si la forma de pago fuese 45 y 90 días se contabilizaría en el debe: (430) Clientes Aclaración 2: Si hemos librado un efecto (por ejemplo, una letra de cambio) aceptado por el cliente, utilizaremos la cuenta (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. Aclaración 3: En la práctica, a la hora de contabilizar una factura con importes que se cobran al contado nunca deben contabilizarse directamente a la cuenta bancos o caja; siempre debe utilizarse la cuenta (430) Clientes. Cuando nos llegue la xerocopia del banco (justificante bancario que nos informa de un cargo en nuestra cuenta) contabilizamos en el libro diario el cobro. (A efectos de aprendizaje se puede contabilizar según aparece indicado en el asiento). (572) Bancos a Clientes (430) 30

31 NORMA DE REGISTRO Y VALORACIÓN DE LOS INGRESOS POR VENTAS (NRV nº 16 PGCPYMES) Los ingresos procedentes de la venta de bienes y de la prestación de servicios se valorarán por el valor razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, derivada de los mismos, que, salvo evidencia en contrario, será el precio acordado para dichos bienes o servicios, deducido: el importe de cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares que la empresa pueda conceder, así como los intereses incorporados al nominal de los créditos. No obstante, podrán incluirse los intereses incorporados a los créditos comerciales con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo. Es decir: Valor razonable = precio acordado - Descuentos y rebajas - Intereses incorporados al nominal (salvo los intereses por aplazamiento con vencimiento no superior a un año si el efecto financiero de no actualizar los flujos de efectivo no fuese significativo INGRESOS POR VENTAS Observamos, a diferencia de lo que ocurría con las compras, que no se alude a los posibles gastos que se ocasionen con motivo de la venta. Esto es así porque se contabilizan a parte en cuentas del subgrupo 62 (principio de no compensación de ingresos y gastos). 31

32 GASTOS DE TRANSPORTE CASO A) VENTA DE MERCADERIAS CON FACTURA DE TRANSPORTE FACTURA DE VENTA Merc IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACTURA DE SEUR Transp IVA 18% días (572) Bancos a Venta de Mercaderías (700) (60%x 4.720) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 720 (40%x 4.720) (624) Transportes 180 (472) H.P. IVA Soportado a Acreedores por prestación de servicios (410) CASO B) VENTA DE MERCADERIAS COBRANDO AL CLIENTE LOS PORTES (TRANSPORTE) FACTURA Merc Transp IVA 18% % Contado 40% a 30 días (572) Bancos a Venta de Mercaderías (700) (60%x 5.900) a Prestación de Servicios (705) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 900 (40%x5.900) 32

33 DESCUENTOS CASO A) DESCUENTOS EN LA MISMA FACTURA QUE LA VENTA DE MERCADERIAS FACTURA Merc dcto IVA 18% % Contado 40% a 30 días (572) Bancos (60%x 3.540) a Venta de Mercaderías (700) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 540 (40%x 3.540) Aclaración: Según establece la NRV de las ventas los descuentos incluidos en factura, se contabilizarán como menor importe de la cuenta (700) Venta de Mercaderías. CASO B) DESCUENTOS EN OTRA FACTURA Los descuentos comerciales (rebajas, promociones, lanzamiento de un nuevo producto, descuento por aniversario, etc ) van siempre dentro de la factura de la venta, pero el resto de los descuentos pueden ir en factura distinta. 1. DESCUENTO POR PRONTO PAGO Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago recoge los descuentos y asimilados que concedan la empresa a sus clientes, por pronto pago, no incluidos en factura. Su movimiento es el siguiente: a) Se cargará por los descuentos y asimilados concedidos, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 43. b) Se abonará por el saldo al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta

34 FACT. VENTA Merc IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACT. ABONO. Dto pp IVA 18% (572) Bancos (60%x 3.540) a Venta de Mercaderías (700) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 540 (40%x 3.540) (706) Dto s/ventas pronto pago 180 (477) H.P. IVA repercutido a Clientes (430) días 2. DESCUENTO POR VOLUMEN DE PEDIDO O RAPPEL Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (709) Rappels sobre ventas recoge los descuentos y similares que se basen en haber alcanzado un determinado volumen de pedidos. Su movimiento es el siguiente: a) Se cargará por los rappels que correspondan o sean concedidos a los clientes, con abono a las cuentas de los subgrupos 43 ó 57 que correspondan. b) Se abonará por el saldo al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta 129 FACT. VENTA Merc IVA 18% % Contado 40% a 30 días FACT. ABONO. rappels IVA 18% días (572) Bancos (60%x 4.720) a Venta de Mercaderías (700) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 720 (40%x 4.720) (709) Rappels s/ ventas 180 (477) H.P. IVA repercutido a Clientes (430)

35 3. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL PEDIDO Según establece la 5ª Parte del PGC PYMES (Definiciones y relaciones contables) la cuenta (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares recoge las remesas devueltas por clientes, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la emisión de la factura. Su movimiento es el siguiente: a) Se cargará por el importe de las ventas devueltas por clientes y, en su caso, por los descuentos y similares concedidos, con abono a las cuentas de los subgrupos 43 ó 57 que correspondan. b) Se abonará por el saldo al cierre del ejercicio, con cargo a la cuenta 129 FACT. VENTA Merc IVA 18% % Contado (572) Bancos 40% a 30 días (60%x 4.720) a Venta de Mercaderías (700) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) 720 (40%x 4.720) FACT. ABONO (708) Devoluciones s/ventas y op. sim. 180 (477) H.P. IVA Repercutido a Clientes (430) Dto IVA 18% días 35

36 OBSERVACIONES: Aunque las cuentas de descuentos pertenezcan al Grupo 7, no funcionan como un ingreso, pues nacen por el Debe. Podríamos pensar que son un gasto, pero realmente son un menor ingreso. Al realizar la venta hemos de repercutir el IVA correspondiente. De igual forma, cuando concedemos un descuento, también debemos descontar la parte correspondiente de IVA. INTERESES POR APLAZAMIENTO Intereses de aplazamiento Con vencimiento en menos de 12 meses Incluir los intereses en los ingresos por ventas (VALOR NOMINAL) Considerar los intereses como ingresos financieros (COSTE AMORTIZADO) Con vencimiento en más de 12 meses Considerar los intereses como ingresos financieros (COSTE AMORTIZADO) Ahora analizaremos la valoración de las ventas cuando existen intereses por aplazamiento no superiores a un año. 36

37 Ejemplo: COSMOS S.A. realiza el día 30/04/20X0 una venta de y ha acordado con el cliente el cobro de la misma dentro de 6 meses, por lo que le ha cargado en factura 250 de intereses. Opción a) Incluir los intereses en los ingresos por ventas 30/04/20X (430) Clientes a Venta de Mercaderías (700) a H.P.IVA Repercutido (477) /10/20X (572) Bancos a Clientes (430) Opción b) Considerar los intereses como ingresos financieros (el crédito se valora por el Coste amortizado) 30/04/20X (430) Clientes a Venta de Mercaderías (700) a H.P.IVA Repercutido (477) /10/20X0 250 (430) Clientes a Ingresos de créditos (762) 250 x (572) Bancos a Clientes (430) El criterio del Coste amortizado implica calcular el tipo de interés efectivo de la operación. En este caso no es necesario calcularlo, ya que la operación se va a liquidar en el mismo ejercicio y, por lo tanto, todos los intereses serán ingresos financieros del mismo. 37

38 ANTICIPO SOBRE VENTAS Cuando se cobra por anticipado es necesario emitir un recibo en el que se especifique, además de los datos del cobrador y pagador, el concepto de a cuenta de futuras compras o a cuenta de un pedido determinado. También se puede sustituir el recibo por una factura, que emitiremos al cliente, siendo el concepto Pago anticipado del pedido nº... (la factura es la mejor opción). La cantidad cobrada por anticipado se registra en una cuenta de pasivo de forma provisional, (438) Anticipo de clientes, hasta que se lleve a cabo la compra. Los anticipos de clientes están gravados por el IVA como ocurría con los de proveedores. Al recibir el anticipo, de su importe total hay que desglosar el IVA correspondiente. Así en el momento de la venta tan solo se abona el IVA restante hasta el importe total de la venta. RECIBO o FACT. Anticipo IVA 18% FACTURA. Mercancía Anticipo IVA 18% Fecha recibo 1180 (572) Bancos a Anticipo de clientes (438) a H.P.IVA Soportado (477) (438) Anticipo de clientes a Venta de Mercaderías (700) (430) Clientes a H.P.IVA Repercutido (477) días 38

39 PROBLEMÁTICA CONTABLE DE LOS ENVASES Y EMBALAJES A DEVOLVER POR CLIENTES Cuando en una operación de venta existan envases o embalajes susceptibles de devolución, el valor de los mismos será registrado en la cuenta 436. Envases y embalajes a devolver por clientes. Tanto la venta de mercaderías como la venta de los envases y embalajes están gravadas por el IVA. Por lo tanto, cuando éstos sean devueltos, será devuelto también su IVA correspondiente. Los envases y embalajes se contabilizarán en el haber de la cuenta 437 en el momento de su entrega al cliente, y serán descontados con un apunte en el debe de dicha cuenta por el valor de la cantidad devuelta. FACT. VENTA Envases IVA 18% días (430) Clientes a Venta de Mercaderías (700) a Env y embalajes a devolver por clientes (437) a H.P.IVA Repercutido (477) 900 A) SI NOS DEVUELVEN LOS ENVASES Debemos emitir al cliente una factura de abono (Incluir IVA) FACT. ABONO. Devolución de envases IVA 18% (437) Env y embalajes a devolver por clientes 108 (477) H.P. IVA Repercutido a Clientes (430)

40 B) SI EL CLIENTE DECIDE QUEDARSE CON LOS ENVASES O SE ROMPEN, PIERDEN. X 400 (437) Env y embalajes a devolver por clientes a Venta de env. y embalajes (704) 400 Aclaración: Los envases y embalajes no devueltos por el cliente los contabilizaremos como una venta en la cuenta (704) Ventas de envases y embalajes. NO Contabilizar el IVA. Ya lo he contabilizado cuando emití la factura de la mercancía (primer asiento). 40