PROYECTO PARALA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA UNIVERSIDAD MARCELINO CHAMPAGNAT

Transcripción

1 PROYECTO PARALA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA UNIVERSIDAD MARCELINO CHAMPAGNAT Octubre, 2013

2 INTRODUCCIÓN La gestión institucional de la Universidad Marcelino Champagnat en el año 2010, decide convocar a toda la comunidad universitaria para la elaboración del Plan estratégico En dicha oportunidad se reflexionaba sobre la necesidad de gestionar mejor la comunicación interna y externa. Asimismo, generar programas de fortalezcan la comunicación y el buen clima organizacional, pero no se logró concretar un proyecto. Ante la aparición de nuevas y mejores herramientas en tecnologías de información orientadas a la automatización de procesos y al mejoramiento de los servicios, se decidió ese mismo año poner en marcha el proyecto de modernización de la infraestructura tecnológica existente. Posteriormente, en el 2012, el Plan estratégico consideró como objetivo operativo: Implementar el Sistema de Información y Comunicación. (PE 11.2) La comunicación, sin lugar a dudas, es una actividad consustancial en la vida de la Universidad. Es la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan,1986). La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre las personas que intervienen en él. La información es sólo una parte de ese proceso el contenido de lo que se comunica y por sí mismo no produce comunicación. Para N. Luhmann, la información, la expresión comunicativa y la comprensión serían los tres elementos del fenómeno comunicativo. Por consiguiente, para que se desarrolle un proceso comunicativo la información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha de ser comprendida (1995:139) Es por ello que la Universidad decide implementar dos proyectos que, aunque interrelacionados, abordarán dos ámbitos de la comunicación. Por un lado, Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 2

3 el Proyecto de implementación de SIC, que asegure, una comunicación e información más eficaz a partir del soporte de una infraestructura tecnológica y, por otro lado, un proyecto de implementación de programas que fortalezcan la cultura organizacional que ayude a fomentar una comunicación interna propia de nuestra identidad institucional. El Sistema de Información y Comunicación (SIC), dado su carácter sistémico, contribuye a mejorar tanto los procesos académicos como los administrativos mediante el establecimiento de políticas, el mejoramiento de las estrategias comunicativas y dotación de sistemas informáticos y de plataformas virtuales que les sirvan de soporte. De esta manera, ayuda a optimizar la información y comunicación interna y externa. Son objetivos específicos del SIC: Facilitar a los estudiantes y público en general el acceso a información oportuna y actual de las actividades realizadas en la Universidad. Facilitar al personal de la Universidad información clara y comunicación institucional fluida que permita un trabajo más rápido y eficaz. Lograr que los procesos académicos, administrativos y de servicio sean más ágiles. Ayudar en el análisis y en la toma de decisiones de la Universidad a través del data warehouse. Coadyuvar a la formación académica del estudiante a través de una plataforma virtual. Potenciar el equipamiento de TICs necesarios para la producción y administración de sistemas informáticos ofreciendo mejores servicios a la comunidad universitaria. El Proyecto SIC nace como resultado del diagnóstico realizado, que se presenta a continuación y que pretende sistematizar el quehacer dela universidad e implementar los procesos que ameritan mejoramiento. Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 3

4 1. OBJETIVO. Implementar el Sistema de Información y Comunicación en la Universidad Marcelino Champagnat. 2. ALCANCE DEL PROYECTO. Desde el punto de vista de infraestructura, la implementación del Sistema de Información y Comunicación se realizará en las instalaciones de la Universidad, sito en Av. Mariscal Castilla 1270, Santiago de Surco. Desde el punto de vista de los procesos, se abordarán todos aquellos de índole académica y administrativa que tengan vinculación con los proyectos educativos de Pre grado y Post grado. 3. DIAGNÓSTICO. En el Anexo 01, se presenta el diagnóstico realizado para conocer la situación de la UMCH con respecto a los procesos de información y comunicación. 4. METODOLOGÌA. El diseño del Sistema de Información y Comunicación, tendrá como referencia base lo normado por el CONEAU y el Método del Control Bioestructurado de Procesos 1 (Figura 01). Para el CONEAU, la carrera profesional universitaria es considerada como un proceso de formación, por ende, para asegurar su calidad, debe de considerarse que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) implementado debe de tener una metodología adecuada bajo un enfoque sistémico, que permita el mejor control, a todo nivel, de los procesos y procedimientos que la constituyen. Como respuesta a tal requerimiento es que se propone la aplicación del método antes referido. 1 El Control Bioestructurado de procesos. Separata del Curso Especialista en Calidad Educativa ; Dr. Milber Ureña (2011). Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 4

5 Por la complejidad del control de cada uno de los procesos, que se acrecienta por la interrelación existentes entre ellos en un sistema, así como por el número y naturaleza de los mismos, hacen necesario tener un método que facilite la aplicación del control de forma eficiente y eficaz que asegure su calidad y la de los productos obtenidos. Es por ello que el método de Control Bioestructurado de procesos es una alternativa viable con la que el SGC pueda ser más efectivo para el caso particular de una carrera profesional universitaria. El método se basa en la analogía funcional de la estructura del proceso llamado carrera profesional con la estructura de un sistema biológico. En el Cuadro 01, se presenta tal analogía, teniendo como ejemplo el sistema respiratorio. La analogía funcional constituiría la base del enfoque del control efectivo para un proceso como una carrera profesional: si cada proceso análogo a una célula está controlado y con ello aseguramos la calidad del mismo, aseguramos los procesos componentes de la estructura que los alberga y, si hacemos lo mismo con los otros procesos del mismo nivel estructural, se estaría asegurando la calidad del subproceso Enseñanza-aprendizaje. Por ende, asegurando la calidad de los otros tres subprocesos, investigación, extensión universitaria y proyección social, se estaría asegurando la calidad de la carrera profesional. En la Figura 02, se tiene como ejemplo parte de una Bioestructura académica. Cuadro 01: Analogía funcional del sistema circulatorio con la carrera profesional. ESTRUCTURA BIOLÓGICA BIOESTRUCTURA Proceso Sistema respiratorio Carrera profesional 0 Nivel Órgano (Pulmón) Enseñanza-aprendizaje 1 Tejido Admisión 2 Célula Determinación del número de vacantes 3 Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 5

6 Figura 01: Analogía funcional del Sistema de Información y Comunicación. Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 6

7 Figura 02: Parte de una Bioestructura académica. Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 7

8 5. FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN. Cuadro 02: Fases de la implementación. Fases Indicadores 1. Diagnóstico Informe entregado. 2. Identificación de procesos de comunicación. 3. Documentación de procesos. 4. Comunicación del proyecto. 5. Capacitación. 6. Implementación. Procesos de comunicación Implementación de las Tecnologías de información y comunicación. 7. Evaluación del nivel de implementación. Mapa de procesos. Documentos ingresados a la lista maestra del SGC. Plan de comunicación sobre los avances del proyecto. Perfiles creados. Planes de capacitación. administrativo y docentes. Eficacia de la capacitación de administrativos y docentes. Revisiones de documentos relacionados por área. Revisiones a los indicadores del proceso. Medición según plan operativo. Informe de auditoría interna. Medición según plan operativo. Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 8

9 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA IMPLANTAR EL SGC. Cuadro 03: Cronograma de implementación. ACTIVIDADES DURACIÓN COMIENZO FIN 1. Diagnóstico. ago-13 oct Determinar los procesos de comunicación. nov-13 feb Documentar los procesos de comunicación interna y externa que la Universidad considere relevante. mar-14 nov Documentar el proceso para atención a usuarios externos. mar-14 jun Documentar los servicios referidos al trámite administrativo. mar-14 jun Documentar el proceso de comunicación interna: Establecer el plan de comunicaciones para todos los procesos relevantes de la Universidad, como también definir los niveles de acceso de la información por área. jul-14 dic Documentar la inducción a partir de la Bioestructura en los procesos que lo requieran: RRHH, A-E, etc. etc. mar-14 nov Capacitación mar-14 nov Revisión de perfiles mar-14 jul Revisar los perfiles del personal encargado de la atención a los usuarios externos. mar-14 nov Revisar las responsabilidades del personal encargado de la administración de las redes sociales de mar-14 nov-14 pregrado, de egresados, imagen institucional etc, etc Revisar las competencias del personal en el uso de las TICs. mar-14 nov Revisar las competencias comunicativas de los tutores, docentes ya que ellos son quienes tienen más mar-15 nov-15 interacción con los estudiantes Implementación del plan de capacitación administrativo y docente mar-14 nov Evaluación de la eficacia del plan de capacitación nov-15 mar Implementación nov-11 nov Implementación de los procedimientos de comunicación. abr-14 nov Implementación del Plan de TI. nov-11 nov Evaluación oct-12 mar Procedimientos de comunicación oct-12 mar Plan de TI oct-12 mar-16 Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 9

10 7. RESPONSABLE DEL PROYECTO Este proyecto requiere el compromiso de todos los miembros de la institución. Es impulsado y monitoreado desde el RECTORADO con la colaboración de todas las unidades académicas y administrativas, especialmente de: Decanato DEC Escuela de Post grado EPG Oficina de Servicios Académicos y Registro OSAR Oficina de Servicios Administrativos OSA Centro de Estadística e Informática CEIN Oficina de Personal OPE 8. RECURSOS Los recursos tanto para la implementación del Sistema de Información y Comunicación, como para el Plan de Tecnologías de Información, aprobado en sesión de Consejo universitario - agosto 2011, para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y para los planes de capacitación anual, están consignados en el Plan estratégico cuyo financiamiento está aprobado el por resolución Nº 009-A-2012-R/UMCH de fecha El presupuesto estimado es de S/ ,00, teniendo como base el presupuesto presentado en el Plan de Tecnologías de la Información y otros gastos. Cuadro 04: Inversión por fase Actividad Inversión S/. 1. Diagnóstico ,00 2. Determinar los procesos de comunicación ,00 3. Documentar los procesos de comunicación interna y externa 20000,00 que la Universidad considere relevante. 4. Capacitación 15000,00 5. Implementación 359, Evaluación 6000,00 S/ TOTAL ,00 Elaborado por Katia Bravo Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 10