2.12 Conclusión y análisis post-mortem

Transcripción

1 2.12 Conclusión y análisis post-mortem La conclusión del proyecto dentro del PMP Correspondería a la etapa 8: 8. Gestión ordenada de la conclusión del proyecto Desarrollo de una punch list Concluir un proyecto tiene una componente artística importante. Muchos de los desafíos a los que se enfrenta el Project Manager derivan en cuestiones emocionales o con fuerte carga personal Ello pone a prueba la capacidad de liderazgo del Project Manager. 435 ProMa BdCMM MEC

2 Project Management Process (PMP) El ciclo de vida de un proyecto Definición de objetivos Análisis de alternativas Identificación de soluciones Identificación de tareas WBS Diagrama de flujo Precedencias ND Estimación de tiempos Cronograma Camino critico Presupuesto Relación con el Entorno Comunicación 8 Conclusión Documentación Gestión de Recursos Materiales Recursos humanos Control Información Gestión de riesgos Plan de calidad Fase de definición Fase de planificación Fase de ejecución Fase de conclusión 436 ProMa BdCMM MEC EL CASO ÁLVARO Gestión ordenada de la conclusión Cuándo empieza la conclusión de mi proyecto? Cuando realizo una lista de terminación (punch list) Cuándo concluye mi proyecto? Mi cliente escritura la compra venta después de un minucioso examen de toda la vivienda del cual se levanta acta Cuándo concluye mi responsabilidad? Transcurren 10 años, según la Ley de la Edificación, respecto de los vicios ocultos de construcción. 437 ProMa BdCMM MEC

3 Con relativa frecuencia, los proyectos se concluyen de forma prematura es decir durante el desarrollo (en medio de) las diferentes actividades No en todos los casos la razón de la conclusión prematura es el fracaso del proyecto En contra de lo que pueda parecer, si existe razón (empresarial) para ello, muchas veces es mejor concluir prematuramente que alargardilatar-dejar morir el proyecto. Smart Management Algunas causas (equivocadas) para no tomar esa decisión, son No haber establecido inicialmente un procedimiento de reevaluación técnica, económica y funcional a lo largo de la vida del proyecto. Falling Asleep at the Wheel Haber planteado el proyecto de manera que el coste residual de la cancelación prematura sea inasumible El miedo al fracaso El orgullo, tanto del equipo como frente al resto de la organización Presiones sociales, inercia administrativa, motivación de los stakeholders, etc. 438 ProMa BdCMM MEC Acciones preventivas para evitar la finalización prematura de un proyecto Cómo evitar cerrar anticipadamente un proyecto exitoso? Atención al exceso de compromiso (commitment). Es necesario distinguir entre querer acabar y ser prisionero de un falso entusiasmo Dese un respiro y contemple el proyecto con perspectiva Intente mejorar al máximo el sistema de comunicación promoviendo la honestidad de la información Recuerde que cuatro ojos ven mas que dos Asegúrese que los diferentes papeles están bien interpretados Qué se debe hacer con un proyecto fracasado? Reduzca el coste (social, económico, ) del fracaso del proyecto?. 439 ProMa BdCMM MEC

4 Los desafíos a la hora de concluir un proyecto (I) Técnicos: Los relacionados con la puesta en marcha de nuevos productos o diseños Identificación y consensuado de los resultados (deliverables) pendientes Pérdida de control sobre los costes de proyecto Dificultades a la hora de asegurar un histórico de datos útil del proyecto del equipo de proyecto: Pérdida de la funcionalidad de todos/algunos miembros del equipo una vez completadas sus tareas Ausencia de interés del equipo hacia ciertas tareas consideradas administrativas i ti Pérdida de atención/eficiencia de los miembros del equipo en transición hacia nuevas actividades Miedo al despido, y en consecuencia al desempleo. 440 ProMa BdCMM MEC Los desafíos a la hora de concluir un proyecto (II) del cliente: Mantenimiento de la identificación/compromiso con el producto y el proyecto Ausencia de un procedimiento de transferencia (hand-off) claro Cambio del personal responsable/a cargo del producto en los puntos críticos de transición Ausencia de personal clave. 441 ProMa BdCMM MEC

5 Diez aspectos clave a tener en cuenta a la hora de concluir satisfactoriamente un proyecto (I) Asegúrese que el proyecto proporciona (como producto/resultado) aquello queseprometió Evitar sorpresas de última hora! Lidere proactivamente al grupo en una etapa del trabajo necesariamente confusa Recuerde que su equipo de trabajo está próximo a la desintegración Asegure la finalización a tiempo de los flecos (odds and ends) Confección de una punch list de actividades Prepare la transición ió hacia la siguiente i fase a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto Asegúrese que existe consenso respecto al criterio según el cual se establece que el proyecto ha llegado a su fin. 442 ProMa BdCMM MEC Diez aspectos clave a tener en cuenta a la hora de concluir satisfactoriamente un proyecto (II) Obtenga la aceptación del cliente y verifique su satisfacción con el resultado: Realice una última reunión de evaluación con el cliente Asegúrese que el proyecto recoge adecuadamente toda la información as-built En general, se trata de la documentación que explica como se llevó a cabo el proyecto Transmita lo que ha aprendido Análisis de las lecciones aprendidas Agradezca la contribución de quienes les ayudaron En muchas ocasiones, el reconocimiento profesional significa más para la gente que cualquier otro tipo de incentivo Cierre el proyecto de manera ortodoxa desde un punto de vista administrativo. 443 ProMa BdCMM MEC

6 Algunos comentarios sobre las punch list Se trata de una estrategia universal y generalizable a cualquier tipo de proyecto Con frecuencia, muchas de las actividades (flecos) que en ellas aparecen, no figuraban en el plan inicial de proyecto Una buena estrategia para concluir satisfactoriamente el proyecto consiste en desarrollar un mini plan de trabajos (proyecto) alrededor de la punch list. 444 ProMa BdCMM MEC El síndrome del erizo Porqué los erizos no aprenden? + =!No hay aprendizaje, transmisión de conocimiento ni feedback en el mundo de los erizos!. 445 ProMa BdCMM MEC

7 Cómo transmitir lo que se ha aprendido? Es recomendable orientar el análisis del aprendizaje realizado a los problemas que hayan ido surgiendo: Cuál fue el problema y su impacto? Cuál fue la causa del problema? Porqué no se identificó el problema? ( Atención!) Puede ser evitado este problema en un futuro? Si no se puede eliminar, Cómo puede detectarse? A veces resulta difícil aprender de los proyectos: Se abusa de la idea que todos los proyectos son diferentes Hay dificultad en identificar las razones reales del rendimiento del proyecto Los proyectos son eventos transitorios pocas organizaciones tienen personal destinado al análisis de los proyectos cerrados No es inmediato extrapolar sucesos o situaciones a otros proyectos. 446 ProMa BdCMM MEC Reglas clave del análisis y transmisión de experiencias Cómo conducir efectivamente un análisis de lo que se ha aprendido? No espere al final del proyecto para solicitar un input Considere la posibilidad de aceptar inputs anónimos Mantenga actualizados los registros e informaciones Examine por igual los éxitos y los fracasos Sea sensible! Cómo ayudar a los demás a que saquen partido de nuestras experiencias? No explique lo que ha aprendido refiriéndose en exclusiva al contexto de su proyecto. Sea más general Realice el proceso a lo largo del ciclo de vida del proyecto No se quede sólo en qué-es-lo-que-fue-bien y qué-es-lo-que-fue-mal. 447 ProMa BdCMM MEC

8 Cómo hacer una buena lista de lecciones aprendidas? Que sea extensiva. No se deben evitar los puntos conflictivos i Haga autocrítica Debe ser profesional, no personal Utilice datos y hechos objetivos Escriba un informe claro y conciso Puede ser recomendable ayudarse en algún miembro neutral ajeno al equipo de proyecto. Podríamos haberlo hecho un poco mejor ProMa BdCMM MEC Cómo organizar una buena reunión post mortem? Los principales aspectos a tener en cuenta son: Rendimiento vs. objetivos Rendimiento vs. plazo Rendimiento vs. calidad Rendimiento vs. presupuesto Se puede estructurar la reunión: Según las fases del proyecto (definición, planificación, desarrollo ) Según la línea temporal de acontecimientos Por departamentos involucrados. 449 ProMa BdCMM MEC

9 Propuesta de agenda de una reunión post mortem Lecciones clave Qué es lo que funcionó? ( Sea específico!) Qué es lo que fue mal? Atención especial a las causas y los síntomas Trate de aislar las actitudes específicas, métodos, procedimientos, que causaron los problemas Cómo respondió el equipo a los diversos problemas? Recomendaciones Bien por niveles de responsabilidad o departamentos. Es importante registrar las más importantes para futuros proyectos Checklist para futuros proyectos Ruegos y preguntas. ( cena de fin de proyecto?). 450 ProMa BdCMM MEC Es importante emplear lo aprendido para realizar cambios en la metodología de gestión de los proyectos 451 ProMa BdCMM MEC

10 Ponga en práctica lo que haya aprendido 452 ProMa BdCMM MEC El checklist de un buen cierre de proyecto (I) Respecto al cliente: Se han entregado todos los deliverables? Se han instalado/probado todos los productos? Están listos los manuales de procedimiento/operación? Se ha (in)formado al personal del cliente? Se ha acordado el nivel de seguimiento (follow-up) y soporte del proyecto? Se ha realizado la entrega/aceptación formal del producto por el cliente? Se ha verificado la satisfacción del cliente? Cuestiones organizativas: Se ha compilado lo que se ha aprendido del proyecto? Ha sido comunicado a la organización? Se han elaborado los informes técnicos finales? Se ha evaluado la eficiencia del proyecto? Se ha realizado una revisión final de la gestión del proyecto? (post mortem) Se ha recopilado y organizado toda la información histórica del proyecto?. 453 ProMa BdCMM MEC

11 El checklist de un buen cierre de proyecto (II) Respecto al personal: Se han reconocido/premiado el rendimiento del equipo? Se han redactado los informes de autoevaluación? Están los miembros del equipo reasignados? Cuestiones administrativas y otras: Se ha recopilado el material sobrante de proyecto? Se ha liquidado la oficina (temporal) de proyecto? Se han enviado las últimas facturas? Se han seguido los últimos pagos? Se han cerrado todos los partes de trabajo y los códigos de actividades?. 454 ProMa BdCMM MEC