1 - Gesfincas. Gesfincas es un programa sencillo e intuitivo, y no requiere conocimientos especiales de informática, contabilidad o gestión.

Transcripción

1 Gesfincas es la Aplicación Informática para la Administración de Comunidades de Propietarios de Edificios en Régimen de Propiedad Horizontal (pisos, apartamentos, garajes, locales, grandes superficies, etc., gestionados por presupuesto o por gastos) y de Arrendamientos (alquileres de edificios, viviendas, oficinas, etc.) en Propiedad Vertical, más completa y experimentada del mercado (según configuración). El Administrador de Fincas encontrará en este programa la mejor herramienta para realizar su trabajo, toda vez que en ella, además de los módulos de gestión de fincas, se incluye contabilidad (general y adaptada), nóminas (nóminas, Seguros Sociales, I.R.P.F., Sistema RED, etc.) y gestión de su despacho. El Administrador podrá enviar información sobre las Comunidades (convocatorias, actas, estado de cuentas, etc.) y propietarios (saldo y recibos pendientes) a Internet, en el Portal de tu Comunidad: abcdario.com, y recibir y tratar la información que éstos depositen en el Portal (cambio de domiciliación de recibos, petición de certificados, notificaciones, etc.). Gesfincas es el fruto de la experiencia de más de veinte años en los que IESA ha desarrollado un excelente producto, utilizado por varios miles de usuarios con grandes y pequeños volúmenes de gestión (entre los que se encuentran grandes empresas de administración de fincas, administración de patrimonios, etc. y profesionales independientes con volúmenes muy variables). La aplicación le permite gestionar una o cientos de administraciones. Gesfincas no es un programa experimental, es una aplicación experimentada. Gesfincas es un programa sencillo e intuitivo, y no requiere conocimientos especiales de informática, contabilidad o gestión. Gesfincas es un programa que ha servido y sirve a muchos de sus usuarios como tutor para el aprendizaje de la gestión de fincas. 1.1

2 La aplicación se ofrece en las siguientes configuraciones: HORIZONTAL HORIZONTAL + NÓMINAS VERTICAL VERTICAL + NÓMINAS HORIZONTAL + VERTICAL HORIZONTAL + VERTICAL + NÓMINAS Monopuesto o en Red Local para Windows 2000, Xp o superior Todas las versiones incorporan: Contabilidad Adaptada para Fincas Contabilidad según P.G.C. Gestión del Despacho y otros clientes 999 Administraciones Propietarios/Inquilinos por Administración Asociación de propiedades 18 Grupos de Reparto por finca, bloque o portal Contadores de consumo (3 con 6 bloques) Importación de lecturas de contadores desde disquete de la Casa Lectora 10 idiomas para conceptos de recibos Recibos en papel (estándar y diseñables) Recibos en soporte magnético (F. 19 C.S.B. actual A.E.B.) Transferencias en soporte magnético Mailings y etiquetas (estándar y diseñables) Confección de contratos de arrendamiento (mód. Vertical) Acceso inmediato a la información contable Registro básico de gastos. Asientos predefinidos. Plantillas. Registro de contratos. Facturas. Vencimientos. Proveedores Asientos automáticos de movimientos bancarios (Nor. 43 C.S.B.) Contabilización automática de la facturación y recibos Control y reclamación de impagados Liquidación de saldos (Modelos estándar y diseñables) Informes de gastos e ingresos Publicación de información en Internet (ABCDario.com) Facturación de honorarios y suplidos Contabilidad del despacho del Administrador Caja centralizada optativa Editor de textos propio para mailings y documentos personalizados Conexión con otras herramientas (Word, Excel, Lotus, etc.) Confección de Nóminas y Seguros Sociales Confección de impresos fiscales: I.V.A., I.R.P.F. y Arrendamientos Confección de la Declaración informativa de Entidades en Régimen de Atribución de Rentas (mod. 184) Conectividad con Gesinedi y JuntasW Conectividad con los módulos para P D A Agenda de usuario INCLUYE Editor de textos propio Ayudas en línea Turorial Manual de usuario Posibilidad de importar los datos de otras aplicaciones del mercado cuyas estructuras sean compatibles con Gesfincas. Permite al usuario incorporar sus datos de ficheros DBF. Un paquete integrado para la gestión total de la Administración de Fincas HORIZONTAL VERTICAL La gestión más completa de fincas bajo cualquiera de los regímenes de propiedad (Comunidades de Propietarios o Arrendamientos), desde la facturación a las liquidaciones y repartos, con el más exhaustivo control de impagados, bancos, caja, etc. CONTABILIDAD Y si también gestiona contabilidades, además de las correspondientes a las fincas que administre, con su módulo de contabilidad (incluido en todas las configuraciones), podrá realizar este otro tipo de trabajo. NÓMINAS La gestión del personal de sus Comunidades, (Nóminas, Seguros Sociales, I.R.P.F., etc.) o de su Despacho, incluso con Sistema RED., la tiene solucionada con Gesfincas a través del programa IesaNom. ADMINISTRACIÓN La propia gestión de su Despacho, incluida la facturación de honorarios, facturación a otros clientes, contabilidad, etc., están igualmente solucionados con Gesfincas. DESPACHO 24 HORAS EN INTERNET Gesfincas es una herramienta desarrollada con la más moderna tecnología informática, que de forma sencilla e intuitiva le facilita su uso y el acceso a las últimas tecnologías de la información, para que usted pueda ofrecer a sus administrados servicios a través de su propia "oficina virtual" en Internet 1.2

3 Todo controlado y a la vista... Los datos de las Comunidades, Propietarios, Inquilinos y clientes, se registran ampliamente en fichas diseñadas, pero... si necesita guardar más información, dispone de su ficha personalizada. Desde las fichas de datos dispone de acceso rápido a la información sobre la Comunidad, el Propietario, el Inquilino, etc., incluso sobre datos registrados en otras aplicaciones como Gesinedi. La conectividad de la aplicación con Internet, le permite enviar correos electrónicos ( ) a sus propietarios, inquilinos, u otras personas, adjuntando incluso, automáticamente, ficheros de datos relativos a los mismos. Con las mejores herramientas Gesfincas incorpora herramientas (como el Editor de Textos, para la elaboración de cualquier tipo de documento, carta personalizada, circular, plantilla, cartel, páginas HTML, etc.), o la Agenda de Usuario desde la que puede, además de llevar el control de sus asuntos, incorporar automáticamente notas al usuario que desee desde diversas opciones. 1.3

4 Catálogo de Productos Con multitud de informes y listados Gesfincas cuenta con un gran número de listados e informes para que, en cada momento, Vd. o sus administrados dispongan de la información sobre cualquiera de los aspectos de la gestión. Los informes sobe la gestión económica están diseñados para que Vd. pueda seleccionar entre una gran variedad de modelos, de forma que sus administrados reciban la información en la forma que Vd. considere más adecuada, directamente desde el módulo de gestión o a través de la Contabilidad, si desea presentar balances, cuentas de Mayor, etc. Con los modelos prediseñados podrá confeccionar informes relativos al periodo que desee: mensual, trimestral, semestral, anual o entre los meses que necesite. Incluyendo ingresos y gastos, sólo gastos, etc. Con datos relativos a la Comunidad en general, a una división de la Comunidad (portal, escalera, etc.), a un Propietario de Vertical, a los arrendamientos, etc. Con la información clasificada por grupos o capítulos de reparto, por cuentas, etc. Vd. podrá variar el aspecto de los modelos prediseñados si no se ajustan a sus gustos o necesidades, mediante las utilidades que incorpora Gesfincas. Y si lo prefiere, podrá diseñar sus propios modelos. Los modelos de informes económicos de Gesfincas, además de ser impresos mediante impresora láser, de chorro de tinta o matricial, se pueden generar para archivo en disco en diferentes formatos (documento de Word, PDF, txt, Excel, etc.), para su tratamiento con otras herramientas, envío por , etc. De igual forma, gran parte de estos modelos se pueden generar también para su publicación en el Despacho 24 horas del Administrador, un servicio en Internet que Vd. podrá ofrecer a sus clientes. 1.4

5 Para confeccionar informes y documentos de gestión: Circulares, cartas personalizadas, comunicaciones a sus Administraciones y a sus administrados, etc., Gesfincas utiliza su propio Editor de Textos que automatiza estas tareas fusionando la información disponible, incluso el estado contable de los propietarios, por ejemplo. El Editor, mediante el sistema de plantillas, le permite generar sus propios modelos de documentos personalizados, y las opciones de generación de mailings, le facilitan la tarea de fusión de datos con los mismos, o con los prediseñados de la aplicación, así como la obtención de etiquetas o sobres, avisos de recibo o relaciones de certificados, para el grupo de personas que desee. Si precisa realizar escritos de reclamación de impagados, Gesfincas también le permite confeccionarlos, y remitirlos a quienes desee en función de los períodos, cuantías, números de recibos, etc. que determine. Gesfincas dispone de un importante número de listados e informes con diferentes contenidos (Administraciones y Administrados, cuotas, facturaciones, recibos, cobros, rentas, revisiones de rentas, etc.), tanto para el trabajo diario en su despacho como para su presentación en Juntas o Reuniones, o para generar su archivo documental escrito. El Editor de Textos de la aplicación le proporciona todo cuanto Vd. pueda necesitar para la administración de sus fincas, sin tener que recurrir a otros editores del mercado. Los documentos creados con el Editor podrá, además de imprimirlos, guardarlos en diferentes formatos: documento de Microsoft Word, rtf, txt o Htm (para publicaciones en Internet), o exportarlos a fichero con formato PDF. 1.5

6 Con todas las opciones para la gestión de presupuestos, cuotas y recibos Gesfincas cuenta con herramientas que facilitan al usuario la confección de presupuestos directos o en base a presupuestos o gastos anteriores (por finca y/o por bloque, escalera portal, etc.) y la obtención de las cuotas correspondientes a cada propiedad mediante el reparto del presupuesto en función de su participación en uno o varios grupos de reparto (hasta 18), o el registro directo de cuotas precalculadas. Gesfincas le facilita la incorporación automática de cuotas por lecturas de contadores de consumo desde los soportes de las Casas Lectoras, o las puntuales por devolución o reclamación de saldos. El sistema de facturación e imputación de recibos es simple y potente, pudiendo ejecutar los procesos de forma general o individual para una administración o para un administrado. Con Gesfincas podrá imprimir recibos en diferentes modelos prediseñados o en sus propios modelos, con impresora láser, de chorro de tinta, o matricial. Mediante un sencillo proceso podrá generar los soportes magnéticos de cargo para su presentación a la Entidad Financiera (CSB 19), en disquete o por el sistema de banca electrónica, de las cuotas corrientes y/o recibos devueltos. Gesfincas le permite elaborar soportes magnéticos para el pago de recibos por ventanilla (CSB 57), al igual que talones bancarios o soportes de transferencias para la devolución de cuotas (CSB 34). Una buena gestión de cobros e impagados es fundamental para un Administrador de Fincas. Gesfincas dispone de las herramientas necesarias para ello. Desde diferentes procedimientos para la gestión de cobros y devoluciones (incluido el proceso de incorporación de devoluciones desde soporte magnético según CSB 19), a un completo sistema de control de impagados y gestión de reclamaciones. 1.6

7 1.7 Para contables... y no contables El Programa, para la gestión económica, basa su trabajo en la información que recoge la Contabilidad de cada Comunidad (P.H.) o Propietario (P.V.), a través de procesos automáticos que contabilizan las facturaciones, el cobro de recibos, las entregas a cuenta, los impagados, etc., El registro de gastos y operaciones diversas en el Diario de la contabilidad se realiza mediante sencillos escritorios de asientos simples o múltiples, o desde plantillas de apuntes y asientos predefinidos y diseñados por el usuario que semiautomatizan la contabilización. La gestión de facturas y proveedores podrá efectuarla de forma cómoda y fiable, para tener todo controlado. Los movimientos bancarios pueden incorporarse mediante asientos automáticos con los datos del fichero proporcionado por la Entidad (Norma 43 C.S.B.) con los movimientos de cuenta corriente, o por apuntes directos en el Diario desde sencillos escritorios como el de registro de movimientos del extracto bancario, que le permite transcribir el mismo tal cual se lo envía la Entidad, independientemente de que los movimientos se refieran a pagos, ingresos, cobros y devolución de recibos, entregas a cuenta, etc., ya que Gesfincas procesará cada apunte de forma especializada en función del tipo de cada uno de ellos. Gesfincas dispone de múltiples herramientas destinadas al registro de operaciones económicas que facilitan al usuario no contable el trabajo con la aplicación. Entre ellas, el Diario de Operaciones está diseñado especialmente para el registro de operaciones del Despacho y de las Administraciones, sin que el usuario precise formación contable. Un sistema para todos, especialmente recomendado para quienes trabajan con el sistema de caja única. La información económica puede ser extraída mediante informes de los módulos de gestión, o por la explotación del Módulo de CONTABILIDAD, a través del Diario, Mayor, Balances, etc.

8 Con un sistema eficaz y rápido para elaborar las liquidaciones Tanto en la gestión de comunidades como en la de arrendamientos, Gesfincas le ofrece un sistema eficaz y rápido para elaborar las liquidaciones. En el caso de las Comunidades de Propietarios, el sistema incluido en el módulo de Horizontal contempla liquidaciones periódicas y a final de ejercicio (individuales, por finca y/o portal, escalera, etc.), de las que se deriva, además de los correspondientes informes para los propietarios, en el caso de reclamación y/o devolución de saldos, los procesos necesarios para proceder a la misma, bien incorporando los importes en los recibos ordinarios, en una o varias veces, o generando recibos extraordinarios. Cuando los importes resultan a favor de los propietarios, Gesfincas le permite elaborar talones o soportes de transferencia. Si se trata de Comunidades gestionadas por el sistema de gastos, podrá confeccionar las liquidaciones trimestrales o por el período que desee, para obtener las cuotas del siguiente período de facturación. Si su gestión se refiere a arrendamientos, el módulo de Vertical de Gesfincas dispone de las opciones necesarias para contemplar las diferentes formas de trabajo en este tipo de gestión, permitiéndole la confección de las liquidaciones a los propietarios seleccionando la inclusión o exclusión de información referida a la gestión directa del Administrador por las liquidaciones posteriores de I.V.A. o I.R.P.F., así como conceptos suplidos de liquidación directa con el arrendatario. De los resultados de las liquidaciones a los propietarios de arrendamientos se podrá obtener soportes de transferencia o talones bancarios a favor de los mismos. Todos los procesos de liquidación se registran automáticamente en la Contabilidad. 1.8

9 Y la gestión de su despacho resuelta con la misma aplicación Para la gestión de su despacho profesional Gesfincas dispone de un módulo específico desde el que podrá gestionar sus clientes, tanto por la administración de fincas como por otras actividades profesionales. El módulo de Administración le permite hacer sus facturaciones de honorarios y suplidos, gestionar sus cobros y pagos, I.R.P.F., proveedores, etc. y, si se encarga de la lectura de contadores de consumo, con Gesfincas podrá llevar su control y facturación a los propietarios. Cuando contabiliza la facturación de honorarios a sus clientes por la gestión de fincas, los procesos automáticos realizan los apuntes tanto en su contabilidad particular como en todas y cada una de las contabilidades de sus administraciones, lo cual supone un importante ahorro de tiempo y la seguridad de no tener errores u omisiones. El I.V.A. facturado quedará automáticamente registrado en los Libros I.V.A. y en su Contabilidad, desde la que posteriormente podrá elaborar los modelos oficiales para las liquidaciones trimestrales. Todas la versiones incluyen el módulo de Contabilidad El módulo de Contabilidad está incluido en todas las versiones de Gesfincas, ya que los movimientos económicos de la gestión se registran en el mismo. El módulo de Contabilidad (vea el apartado destinado a iesacont) no sólo le permite hacer la gestión de sus administraciones, sino que desde él podrá llevar, además, contabilidades de empresa conforme al P.G.C. Este módulo contiene una contabilidad totalmente profesional, desde la que podrá hacer la más completa gestión contable y fiscal. 1.9

10 Con un magnífico y sencillo programa (IesaNom) para la gestión de personal: Nóminas, Seguros Sociales, I.R.P.F., etc. El programa de Nóminas (opcional) está especialmente diseñado para la gestión de personal incluido en el ámbito de aplicación del Régimen General de la Seguridad Social (excepto Representantes de Comercio, Artistas, Profesionales Taurinos y Jugadores Profesionales). Es un programa multiempresa y multiconvenio, que le permite hacer tanto la gestión de su propio despacho, como de las Comunidades y empresas que gestiona (vea iesanom). Es un programa totalmente profesional y de fácil uso, con el que podrá confeccionar los recibos de salarios (en jornada completa, tiempo parcial o pluriempleo), liquidaciones de atrasos, finiquitos, seguros sociales, contratos, certificaciones de desempleo, certificados de devengos y retenciones, gestión del I.R.P.F., etc. Con él podrá hacer la gestión de afiliación, altas, cotización, etc. mediante el Sistema RED de la Seguridad Social. Las herramientas y utilidades que incorpora le dan todo lo que puede necesitar para su gestión. Con ellas podrá hacer de forma cómoda y sencilla el mantenimiento de devengos (especialmente en revisiones por variaciones en los Convenios Colectivos), antigüedad, bases y tipos de cotización, retenciones a cuenta del I.R.P.F., etc. Mediante la fusión de datos en plantillas del Editor de Textos de la aplicación, podrá confeccionar los contratos de trabajo, solicitudes a la Tesorería de la Seguridad Social de alta, baja o variación de datos, etc. Para el pago de retribuciones podrá obtener soportes magnéticos de transferencias o confeccionar talones. En definitiva, el módulo de nóminas es el complemento ideal en el despacho del Administrador de Fincas. 1.10