Sistemas e Información

Transcripción

1 Jorge Roberto Volpentesta Sistemas e Información Un enfoque socio-sistémico de la gestión de datos, información y conocimiento de las organizaciones

2 CDD Jorge Roberto Volpentesta 650 Sistemas e Información 1a. ed. - Buenos Aires: Osmar D. Buyatti - Librería Editorial, p.; 22,5 x 15,5 cm. ISBN Sistemas Administrativos. 2. Sistemas de Información. I. Título 2014 by Osmar D. Buyatti Viamonte 1509 (C1055ABC) Buenos Aires - Argentina Tel:(fax) (54-11) / / libros@osmarbuyatti.com Diseño de tapa: AIS Composición y armado: Jonathan M. Lavaise - Andrés I. Silva Edición: Noviembre 2014 Hecho el depósito que marca la Ley Reservado todos los derechos de la presente edición para todos los países. Este libro no se podrá reproducir total o parcialmente por ningún método gráfi co, electrónico, mecánico o cualquier otro, incluyendo sistemas de fotocopia y duplicación, registro magnetofónico o de alimentación de datos, sin expreso consentimiento de la editorial. Su infracción está penada por las leyes y Tirada: 500 ejemplares I.S.B.N IMPRESO EN ARGENTINA PRINTED IN ARGENTINA Se terminó de imprimir en el mes de Noviembre 2014, en Gráfica Su Impres Stella Maris Navarro, Tucuman 1480, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

3 PREFACIO El riesgo, amalgama el conocimiento con el no-conocimiento dentro del horizonte semántico de la probabilidad. Ulrich Beck La Sociedad del Riesgo Total Este libro habla del conocimiento y de los elementos que lo nutren: los datos y la información. Pero lo hace desde una mirada dirigida a la gestión de las organizaciones y, dentro de ellas, las empresas en especial. Y si de gestión empresaria se trata, a ésta fácilmente puede asociársela con muchas acciones que están dirigidas a disminuir el riesgo del que habla el autor citado, cuyo pensamiento expone que ese riesgo deviene de un equilibrio dinámico entre poseer o no el conocimiento. La realidad muestra que las empresas se encuentran en un mundo cada vez más interconectado e interdependiente, en el cual se producen acontecimientos macroeconómicos, políticos y sociales que impactan fuertemente en su accionar. Ese mundo está en continua transformación, y dentro de los cambios producidos, el riesgo del que habla Beck se debatía hasta no hace mucho tiempo entre lo contingente y aleatorio, por un lado, y lo seguro y cierto, por el otro. La concepción del riesgo -y su correspondiente determinación matemática- aun cuando no alejaba totalmente los fantasmas de una realidad impredecible y poco fiable, al menos prometía una probabilidad de ocurrencia de los sucesos: se estaba en condiciones de calcular el peligro que podía presentar el futuro. Ese futuro sobre el cual sólo se tiene una certeza: que nunca va a ser igual que el pasado. Pero el presente y con más razón el mañana, se muestran con disyunciones y discontinuidades así como de profundas, inesperadas. Las últimas crisis económicas que llevaron a gran parte de los países del mundo a una situación tan grave de la que Editorial Osmar D. Buyatti 5

4 aún algunos no han podido salir, ha demostrado que los estados soberanos poseen una incapacidad manifiesta para realizar movimientos anticipatorios y preventivos. Es por eso que hoy más que nunca, y retornando al ámbito de la empresa, para su gestión resulta fundamental el control y manejo de los datos, la información y, en especial, el conocimiento. Es evidente que el futuro será cada vez más impredecible e inabarcable, motivo por el cual las empresas deben extremar sus esfuerzos para dominar y controlar estos elementos esenciales que, aun cuando no puedan asegurarles certeza, sin ellos sería más difícil el tránsito por el devenir de los tiempos futuros. Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 24 de marzo de Jorge Roberto Volpentesta

5 ÍNDICE Prefacio... 5 INTRODUCCIÓN Por qué es importante leer esta introducción Aproximación al conocimiento de las organizaciones a través de sus procedimientos Eficacia, eficiencia y efectividad Productividad Lo administrativo y lo estratégico La información y el conocimiento en las organizaciones Conocimiento explícito y tácito Sistema administrativo y sistema de información La información que se necesita para gestionar organizaciones Utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones El sistema social y el sistema técnico Influencia del enfoque analítico El profesional en ciencias económicas y las tic Mensaje a los lectores Editorial Osmar D. Buyatti 7

6 CAPÍTULO I CONCEPTOS SOBRE DATOS, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Datos, información y conocimiento Datos...55 Información Conocimiento Sistema de comunicación La información y su interpretación Estilo cognitivo Factores situacionales y personales Ambiente organizacional Fuentes de información Características de la información Dimensión tiempo Oportunidad Actualidad Período Frecuencia Dimensión contenido Relevancia e integridad Precisión Alcance Singularidad Dimensión forma Presentación Detalle Medio Atracción Accesibilidad Claridad El flujo de la información en la organización Demora del mensaje Jorge Roberto Volpentesta

7 Resumen de información Filtrado de información Absorción de la incertidumbre Sesgo en la presentación Economía de la información Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO II LOS SISTEMAS El enfoque de sistemas Definición de sistema Conceptos clave de la teoría general de sistema Elementos Entradas Salidas Proceso Retroalimentación Ambiente o contexto Límites Subsistemas Propósitos u objetivos Interrelación e interdependencia Recursos Totalidad Atributos Entropía Homeostasis Sinergia Equifinalidad Complejidad Editorial Osmar D. Buyatti 9

8 Organización y estructura Naturaleza de los sistemas Diferentes tipos de sistemas Sistemas abiertos y sistemas cerrados Sistemas predictibles y sistemas probalilísticos Sistemas hombre-máquina Sistemas con propósitos y sistemas sin propósitos Sistemas deterministas Sistemas animados Sistemas sociales Sistemas ecológicos Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO III LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA Evolución del concepto de organización La organización como sistema Enfoque de sistema cerrado Enfoque de sistema abierto Características particulares de las organizaciones como sistemas abiertos. 132 Modelos de organización como sistema Concepto sociotécnico de la organización Enfoque situacional o contingente Las consecuencias por la introducción de nuevas tecnologías Actividades de la organización Enfoque de la cadena de valor Enfoque tradicional de las actividades organizacionales La información por niveles organizativos Las decisiones en la organización Tipos de decisiones Jorge Roberto Volpentesta

9 Proceso de toma de decisiones Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO IV EL SISTEMA ADMINISTRATIVO El rol de la administración en las organizaciones El sistema administrativo Funciones del sistema administrativo La eficiencia de los sistemas administrativos El sistema administrativo y la información Relación entre el sistema administrativo y el sistema de información Componentes del sistema administrativo El sistema administrativo y las nuevas tecnologías de la información Los procedimientos administrativos Resumen y conclusión sobre el sistema administrativo Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO V EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Definiciones Componentes de un sistema de información Recursos de hardware Recursos de software Recursos de redes y comunicaciones Recursos de datos Recursos humanos Actividades fundamentales de los sistemas de información Editorial Osmar D. Buyatti 11

10 Entrada de los recursos de datos Recolección de datos Almacenamiento de los recursos de datos Archivo de datos Clasificación de datos Recuperación Procesamiento de datos en información Salida de los productos de información Compresión de los datos Transmisión de datos Exposición de datos Control del desempeño del sistema Clasificación de los sistemas de información Sistemas de información según los niveles organizacionales Sistema de procesamiento de transacciones: tps, transactions processing systems Sistema de información administrativa: mis, management information systems Sistema de apoyo a la toma de decisiones: dss, decision support systems Sistema de información ejecutiva: eis, executive information systems Sistemas de información según las funciones organizativas Sistema de apoyo de ventas y marketing Sistema de apoyo de producción Sistema de apoyo de finanzas Sistema de apoyo de recursos humanos Sistema de apoyo de contabilidad Estructura de un sistema de información Estructura de un sistema de información según el enfoque de la cadena de valor Cuestiones importantes relacionadas con los sistemas de información Extensión La integración de los sistemas de información Jorge Roberto Volpentesta

11 Coordinación Transformación de los datos en información Apoyo a las actividades de la organización Aumento de la eficiencia Los sistemas de información y el sistema contable Los sistemas de información y la estructura de las organizaciones Los sistemas de información y las estrategias competitivas Los sistemas de información y la tecnología informática Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO VI INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información integrados Integración en base a los procesos operativos de negocios Sistemas de planificación de recursos empresariales: ERP Sistemas de administración de relaciones con el cliente: CRM Sistemas de administración de la cadena de abastecimiento: SCM Sistemas de planeamiento de materiales -MRP- y sistemas de planeamiento de los recursos de producción -MRP II Integración en base a los procesos de toma de decisiones Inteligencia de negocios Sistemas de soporte de decisión en grupo Sistemas expertos Sistemas de información geográfica Integración en base a la realización de actividades y funciones específicas Workflow Sistemas colaborativos Sistemas de gestión de procesos de negocios Sistemas de administración del conocimiento Editorial Osmar D. Buyatti 13

12 3.5. Sistemas de gestión documental Diseño asistido por computadora Otras aplicaciones de las TIC Portales Computación en la nube Comercio electrónico Comercio electrónico de empresa a consumidor B2C Comercio electrónico de empresa a empresa Capacidades, procesos, funcionalidades y elementos de información del comercio electrónico Comercio electrónico sobre plataformas digitales móviles Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO VII TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Tecnología de la información Hardware Unidad central de procesamiento Memoria principal Dispositivos y medios de entrada Dispositivos de presentación de la información Memoria secundaria Clasificación de las computadoras Software Software de aplicación Software de sistema Software de administración de sistemas Software de desarrollo de sistemas Derechos de uso y licencias Redes, comunicaciones y telecomunicaciones Jorge Roberto Volpentesta

13 Red de computadoras Tipos de redes Medios de transmisión Técnicas de conmutación Protocolos El protocolo de internet TCP/IP La conexión a internet Intranet y extranet Recursos de datos Jerarquía de datos Manejo tradicional de archivos Bases de datos Estructuras de datos Diseño de bases de datos. Modelado de datos Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO VIII ESTUDIO Y DESARROLLO DE SISTEMAS Definiciones Diferentes enfoques sobre el estudio de sistemas Mejoramiento y rediseño de sistemas Cambio organizacional Mejoramiento de sistemas Rediseño de sistemas Objetivo y actividades del estudio de sistemas Amplitud de actividades del estudio de sistemas Actividades relacionadas con la estructura Actividades relacionadas con los procedimientos y las decisiones Etapas del estudio y desarrollo de sistemas Características del estudio y desarrollo de sistemas Editorial Osmar D. Buyatti 15

14 Identificación de problemas El estudio de sistemas y las tecnologías de la información Trabajo en equipo Desinterés del personal clave Resistencia al cambio Conflicto de intereses Apego al sistema antiguo Implementación del sistema Alcance del trabajo de los hombres de sistemas La cuestión sobre los límites El proceso del estudio y desarrollo de sistemas Razones para comenzar un estudio y desarrollo de sistemas Resolución de problemas en los sistemas existentes Detección de amenazas Aprovechamiento de oportunidades Motivaciones de la dirección Parámetros a utilizar en el estudio y desarrollo de sistemas Capacidad Velocidad de procesamiento Volumen de trabajo Seguridad en la captación Recuperación de información Comunicación Transmisión de información Coordinación entre sectores Costos Relación beneficio-costo Conocimiento de los costos Competitividad Buscar y mantener clientes Mejorar acuerdos con los proveedores Apoyar el desarrollo de nuevos productos Alejar competidores Jorge Roberto Volpentesta

15 Control interno Objetivos y elementos del control interno El control interno y la auditoría interna Principios de control interno Replanteo de los principios de control interno en función de los procesos rediseñados y de cambios en las estructuras organizacionales Otros enfoques de control interno Componentes, objetivos y niveles de la organización COSO II Objetivos Componentes COBIT Opciones en la incorporación de sistemas de información Desarrollo interno Desarrollo externo Adquisición de aplicaciones estandarizadas Outsourcing o subcontratación Metodologías para el estudio y desarrollo de sistemas Diferentes métodos de desarrollo Metodologías de desarrollo de sistemas Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO IX ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO Y DESARROLLO DE SISTEMAS Introducción Actividades y herramientas de relevamiento de información Entrevistas Requisitos y condiciones de las entrevistas Tipos de entrevistas Editorial Osmar D. Buyatti 17

16 Cuestionarios Revisión de registros y documentación Observación personal Actividades y herramientas de registración de la información Árboles de decisión Tablas de decisión Tablas de entrada limitada Tablas de entrada extendida Tablas de entrada mixta Consideraciones finales Lenguaje estructurado Estructura secuencial Estructura decisional Estructura iterativa Diagramas Tipos de diagramas Diagramas de bloque Diagramas de encadenamiento sectorial Cursogramas Diagramas de sistemas Técnica combinada de diagramación de cursogramas Manuales administrativos Diferentes tipos de manuales administrativos Elaboración de un manual administrativo Manual de procedimientos y normas Actividades y herramientas de análisis Técnica del interrogatorio Preguntar por qué? Cinco veces Análisis del campo de fuerzas Actividades y herramientas de programación Diagrama horizontal de barras Diagramas de red Jorge Roberto Volpentesta

17 Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO X SISTEMAS APLICADOS Introducción Actividades de ventas Principios relativos a la estructura Principios relativos a los procedimientos Ejemplo práctico Actividades de cobranzas Principios relativos a la estructura Principios relativos a los procedimientos Principios relativos al personal Ejemplo práctico Fundamentaciones del circuito Actividades de compras Principios relativos a la estructura Principios relativos a los procedimientos Ejemplo práctico Actividades de pago Principios relativos a la estructura Principios relativos a los procedimientos Principios relativos al personal Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación Editorial Osmar D. Buyatti 19

18 CAPÍTULO XI METODOLOGÍA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADA Definición de la metodología del ciclo de vida ampliada Etapas y fases de la metodología del ciclo de vida ampliada Etapa de síntesis Investigación sistémica Identificar y definir el objetivo del estudio Integrar el equipo Formular el panorama sincrético Evaluar la factibilidad del estudio Aceptar o rechazar el trabajo Actividades a realizar y herramientas a utilizar en el desarrollo de la etapa de síntesis Entrevistas Observación y visitas Revisión de documentos, antecedentes e información del ambiente Programación del trabajo por PERT, CPM o GANTT Etapa de relevamiento de la información Investigación detallada Características de la información reunida Información básica a reunir Actividades a realizar y herramientas a utilizar en el desarrollo de esta etapa Etapa de análisis Análisis, evaluación y determinación de requerimientos Guía para el análisis Estructura de la actividad de análisis Guía para la evaluación Capacidad Comunicación Costos Competitividad Jorge Roberto Volpentesta

19 Control interno Selección de las mejores alternativas Requerimientos del nuevo sistema Etapa de diseño Diseño general Características del diseño Estudios de factibilidad Diseño detallado Secuencia del diseño Diseño del sistema social Prueba del sistema Etapa de implementación Planeamiento y programación de la implementación Programación de las actividades Elaboración de instrucciones de implementación Capacitación y perfeccionamiento del personal Conversión del sistema Trabajo en paralelo Reemplazo directo Sistema piloto Arranque por fases Etapa de seguimiento Seguimiento y mantenimiento Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPITULO XII OTRAS METODOLOGÍAS PARA EL ESTUDIO Y DESARROLLO DE SISTEMAS Metodología del análisis estructurado El análisis estructurado y el flujo de datos Lenguaje gráfico Editorial Osmar D. Buyatti 21

20 Herramientas del análisis estructurado Diagrama lógico de flujo de datos Guías generales para graficar diagramas lógicos de flujo de datos Diccionario de datos Características de los datos Contenido de un diccionario de datos Uso del diccionario de datos Variación en la forma de notación del diccionario Diseño estructurado Síntesis del uso de las herramientas del análisis estructurado Metodología del diseño evolutivo con desarrollo de prototipos Etapas de la metodología del diseño evolutivo Determinación de los requerimientos básicos Construcción de un prototipo Revisión, evaluación y modificaciones Terminación del prototipo Ventajas y características de esta metodología Metodologías orientadas a objetos Conceptos básicos Ventajas de las metodologías orientadas a objetos Diagrama de actividades Diagrama de secuencia Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación CAPÍTULO XIII SEGURIDAD EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ASPECTOS ÉTICOS, SOCIALES Y LEGALES RELACIONADOS CON LAS TIC Seguridad informática Conceptos generales Riesgos, vulnerabilidades y amenazas Jorge Roberto Volpentesta

21 1. Provocadas por circunstancias ambientales naturales Generadas por factores relacionados con la operación de los sistemas Ocasionadas por personas al cometer errores y omisiones no intencionales Provocadas de manera intencional Controles Firewalls Encriptación Certificado digital Sistemas tolerantes a fallas Defensas antivirus Auditoría de sistemas Plan de seguridad y de contingencia Los aspectos éticos, sociales y legales de las tecnologías de la información Consideraciones éticas y sociales Delitos informáticos Privacidad Propiedad intelectual Piratería de software Consideraciones laborales y de salud Consideraciones legales Ley De protección de derechos de autor Ley De delitos informáticos Ley De protección de datos personales Ley De confidencialidad sobre información Ley Sobre firma electrónica y firma digital Ley De servicio de internet Lecturas seleccionadas Guía de autoevaluación BIBLIOGRAFÍA Editorial Osmar D. Buyatti 23