Informe de labores 2014

Transcripción

1 Informe de labores Introducción El proceso de rendición de cuentas establecido en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuesto Públicos y su Reglamento, dispone la obligación de todo jerarca y funcionario público de informar con objetividad y transparencia, los resultados de su gestión. Igualmente la Ley General de Control Interno establece como parte de las competencias de las Auditorías Internas, elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, que viene a formar parte de ese marco de rendición de cuentas, para los funcionarios responsables de la administración de recursos públicos, como es el caso de los jerarcas de dichas unidades. Similar condición dispone el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna en su artículo 43, publicado mediante Decreto Ejecutivo N MOPT Alcance Digital N 135 de la Gaceta N 182 del 20 de setiembre del Consecuentes con lo anterior, este informe se elaboró de acuerdo con en el Plan de trabajo para el año 2015, con el objetivo de rendir cuentas sobre el cumplimiento del Plan anual operativo, del año Productos de auditoría 2.1 Informes elaborados A. Control interno y Gestión administrativa 1. A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Evaluación del Plan Anual Operativo y Presupuesto de la Auditoría Interna a Diciembre A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Informe de Labores, A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Implementación de recomendaciones, a diciembre 2013, relativo al trabajo realizado por la Auditoría Interna con sus respectivos adendum 1, 2, 3 y 4. 1

2 4. A.I.-ATI Tipo: Especial Pago de marchamo a vehículos del Consejo de Seguridad Vial. 5. A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Evaluación del Plan Anual Operativo y Presupuesto de la Auditoría Interna a marzo A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Autoevaluación de calidad en la Auditoría Interna, A.I.-DEA Tipo: Especial Manual de procedimientos para la supervisión. (Modificación 1). 8. A.I.-ATI Tipo: Sistemas Resguardo de los respaldos electrónicos de la base de datos del Consejo de Seguridad Vial. 9. A.I.-A.F Tipo: Financiero Revisión de las transferencias del fondo de seguridad vial a la Municipalidad de Pococí. 10. A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Evaluación del Plan Anual Operativo y Presupuesto de la Auditoría Interna a junio A.I.-A.F Tipo: Financiero Verificación de los equipos móviles de hand held. 12. A.I.-A.O Tipo: Operativo Evaluación del proyecto de promoción de la seguridad vial. 13. A.I.-DEA Tipo: Especial Índice general de auditorías internas del sector público A.I.-DEA Tipo: Especial Plan operativo y su correspondiente presupuesto de la Auditoría Interna para el año

3 15. A.I.-ATI Tipo: Sistemas Evaluación del Sistema de citas para las pruebas teóricas y prácticas de conductores. 16. A.I.-A.F Tipo: Financiera Revisión del proceso de conciliación contabilidad-presupuesto A.I.-A.A.-C Tipo: Cumplimiento Evaluación del Plan Anual Operativo y Presupuesto de la Auditoría Interna a setiembre A.I.-DEA Tipo: Especial Conferencias en celebración del Día del Auditor Interno. 19. A.I.-A.O Tipo: Operativo Evaluación del sistema de ingreso y salida de placas detenidas. 20. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Revisión de la Contratación Directa N 2013CD Compra y confección de botas de caña alta para oficial de tránsito femenino. 21. A.I.-DEA Tipo: Especial Informe IV Congreso Ibero-Americano de Seguridad Vial. 22. A.I.-A.O Tipo: Operativo Reparación de vehículos del Cosevi a través de la póliza del Instituto Nacional de Seguros. 23. A.I.-A.F Tipo: Financiera Evaluación de los ingresos por licencias, sobre los diferentes servicios: Curso teórico, prueba práctica y licencias. 24. A.I.-A.O Tipo: Operativo Inventario de bienes en bodega del Consejo de Seguridad Vial. 25. A.I.-A.F Tipo: Financiera Revisión de las transferencias del Fondo de Seguridad Vial a la Municipalidad de Nicoya. 3

4 26. A.I.-A.A Tipo: Cumplimiento Revisión de los pagos por concepto de tiempo extraordinario. 27. A.I.-A.F.-ADV Tipo: Especial Permiso sin goce de salario de Roy Sancho López. 28. A.I.-A.F.-ADV Tipo: Especial Revisión de los Estados Financieros A.I.-A.F.-ADV Tipo: Especial Verificación Índice de Gestión Institucional 2013 (IGI). 30. A.I.-ADV Tipo: Especial Bienes del Consejo de Seguridad Vial. 31. A.I.-A.O.-ADV Tipo: Especial Capacitación de funcionarios de la Dirección General de Policía de Tránsito por la Dirección de Proyectos. 32. A.I.-ADV Tipo: Especial Prescripciones realizadas Depto. Tesorería. 33. A.I.-ADV Tipo: Especial Productos de la Auditoría Externa Carvajal y Colegiados Contadores Públicos Autorizados Período 2013, Contratación Directa N 2013CD A.I.-ADV Tipo: Especial Aprobación previa por parte de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito (DGIT) de los programas, planes y diseños para proyectos relacionados con el tránsito de los cantones, financiados con recursos del fondo de seguridad vial municipal. 35. A.I.-ADV Tipo: Especial Revisión Preliminar efectuada por la Auditoría Interna sobre el ingreso correspondiente al aporte recaudado por el Instituto Nacional de Seguros (INS) a favor del Cosevi, paralelo al Seguro Obligatorio Automotor (SOA). 4

5 36. A.I.-ADV Tipo: Especial Unidades de Impugnaciones de Heredia (ya concluido) y de Cartago no se tienen las previstas de red 37. A.I.-ADV Tipo: Especial Registro de las impugnaciones de las boletas por infracciones de tránsito. B. Denuncias 38. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Abandono de una grúa ubicada en la Delegación de la Policía de Tránsito de Limón. 39. A.I.-A.F.-D Tipo: Especial Investigar la denuncia relacionada al incentivo no reconocido del Oficial Luis Cruz Padilla. 40. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Reparación de la Motocicleta placa asignada al oficial Kennett Ulloa Poveda. 41. A.I.-A.F.-D Tipo: Especial Verificar la supuesta irregularidad que genera la detención de un autobús que opera un servicio de turismo y que involucra a un oficial de tránsito. 42. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Reparaciones realizadas al vehículo placa , equipo , asignado al señor Víctor Rolando Sanabria Herrera. 43. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Revisión del convenio existente entre el Consejo de Seguridad Vial y el Banco de Costa Rica y los bienes utilizados con patrimonio del Cosevi para la acreditación de licencias. 44. A.I.-A.F.-D Tipo: Especial Revisión del fallo en la Resolución final N , ante impugnación presentada en la oficina de impugnaciones de San José. 5

6 45. A.I.-A.O.-D Tipo: Especial Revisión del expediente N en el sistema de impugnaciones. C. Relaciones de Hechos 46. A.I.-A.F.-RH Tipo: Especial Revisión de la Licitación por Registro N Compra de 40 unidades de radios bases de comunicación móviles para la Dirección General de Policía de Tránsito. Cumplimiento de metas Informes Meta Planeados Realizados % Financieros % Operativos % Sistemas % Cumplimiento % Especiales % Total % Como se muestra en términos globales se da un cumplimiento de las metas representando en términos porcentuales un 102%, y en términos absolutos equivale a 46 informes realizados, de los 45 estimados para el período Sobre el particular, como parte de la ejecución de los estudios de auditoría, se emitieron un total de 141 recomendaciones, en el año objeto de estudio. También tenemos que de los 45 estudios programados, se realizaron un total de 28 de conformidad con el Plan Anual de Trabajo (PAT) para el periodo 2014 y 18 que no estaban planeados, pero que de acuerdo con la flexibilidad del mismo fue necesario incorporar y ejecutar en este periodo, en el siguiente cuadro resumen se muestra el detalle. 6

7 Informes Metas Planeados Realizados Según PAT No Planeados Financieros Operativos Sistemas Cumplimiento Especiales Total En cuanto a metas y su relación con los efectivamente planeados, los datos reflejados en el cuadro anterior nos presentan una ejecución de un 65%, puesto que se efectuaron 27 estudios de los 42 inicialmente programados, por lo que existe una variación absoluta de 13 estudios, lo que en términos porcentuales representa un 35%. Lo anterior es originado esencialmente porque fue necesario realizar estudios especiales para atender denuncias que fueron presentadas ante esta oficina. 2.2 Advertencias Se emitieron un total de 17 oficios de advertencia, sobre diversos temas importantes para la gestión del Consejo de Seguridad Vial. Seguidamente se muestra el detalle. Detalle de oficios de advertencia 2014 Descripción Permisos sin goce de salario fraccionados. Incumplimiento en entrega de planes de acción. Revisión de Registro Auxiliar Cartas de Crédito. Inconsistencias en el Índice de Gestión Institucional 2013 (IGI). Implementación del Sistema Interactivo de Participación y Evaluación. Uso de formatos de la AI en la Dirección de Logística. Capacitación de funcionarios de la Dirección General de Policía de Tránsito por la Dirección de Proyectos. Eliminación de documentación de respaldo de prescripciones en el Departamento de Tesorería. Resoluciones de la Junta Directiva firmadas por el Director Ejecutivo. Advertencia sobre productos de la Auditoría Externa Carvajal y Colegiados Contadores Públicos Autorizados Período 2013, Contratación Directa N 2013CD Número A.I.-ADV A.I.-AF-ADV A.I.-AF-ADV A.I.-AF.-ADV A.I.-ADV A.I.-ADV AI-AO-ADV A.I.-ADV A.I.-ADV A.I

8 Detalle de oficios de advertencia 2014 Descripción Ampliación Oficio de Advertencia A.I Productos de la Auditoría Externa Carvajal y Colegiados Contadores Públicos Autorizados Período 2013, Contratación Directa N 2013CD Aprobación previa por parte de DGIT de los programas, planes y diseños para proyectos relacionados con el tránsito de los cantones, financiados con recursos del fondo de seguridad vial municipal. Mal funcionamiento del sitio web en la apertura de las citas para las pruebas prácticas. El Consejo no cuenta con un convenio firmado con el INS para la captación del SOA. Aspectos determinados en el Municipio de Nicoya y la responsabilidad de control del Cosevi. Edificios de impugnaciones de Heredia y Cartago sin las previstas de red ni el espacio adecuado para un punto de acceso con las debidas medidas de seguridad. Deficiencias administrativas en unidades de impugnaciones. Número A.I.-ADV A.I.-ADV A.I.-ATI.-ADV A.I.-ADV A.I.-ADV A.I.ADV A.I.-ADV Legalización de Libros En cumplimiento de la normativa emitida por la Contraloría General de la República se procedió a realizar la apertura de 143 libros legales y de control, que llevan los diferentes departamentos, entre los que destacan Libros de bancos, Libro de Actas de Junta Directiva, Actas de Donaciones de Vehículos, Libro de Actas sobre Entrada y Salida de Placas Detenidas, Libro de Control de uso de Alcoholímetros, Libro Bitácora de Radar Láser, según se desprende del siguiente detalle: Apertura de Libros Dependencia Cantidad Libro Actas Junta Directiva Secretaria Junta Directiva 2 Libro de Bancos Departamento Tesorería 2 Libro de Actas Comisión de Capacitación Unidad de Capacitación 1 Entrada de patinetas, patines y otros Unidad Placas y Vehículos Detenidos detenidos 1 Salida de patinetas, patines y otros Unidad Placas y Vehículos Detenidos detenidos 1 Libro de actas Asesoría Legal Asesoría Legal 1 Libro Entrada y Salida de placas detenidas Unidad Placas y Vehículos Detenidos Delegaciones de Tránsito 12 Libro Control de Accidentes Dirección General Policía Tránsito 1 Control de Accidentes Dirección General Policía Tránsito 1 Libro Asignación de alcoholímetros Dirección General Policía Tránsito 26 8

9 Apertura de Libros Dependencia Cantidad Libro Uso de alcoholímetros Dirección General Policía Tránsito 33 Libro Asignación de radares Dirección General Policía Tránsito 1 Libro Uso de radar Dirección General Policía Tránsito 48 Bitácora de Radar Láser Dirección General Policía Tránsito 9 Libro Entrega y Devolución de Boletas Dirección General Policía Tránsito 4 Total 143 También se procedió con el cierre de 167 libros legales y de control que llevan los diferentes Departamentos, entre los que destacan los siguientes: Apertura de Libros Dependencia Cantidad Libro Actas Junta Directiva Secretaria Junta Directiva 2 Libro de Bancos Departamento Tesorería 3 Libro de actas Asesoria Legal Asesoría Legal 1 Libro Entrada y Salida de placas detenidas Unidad Placas y Vehículos Detenidos 4 Libro Asignación de alcoholímetros Dirección General Policía Tránsito 13 Libro Uso de alcoholímetros Dirección General Policía Tránsito 23 Libro Asignación de radares Dirección General Policía Tránsito 4 Libro Uso de radar Dirección General Policía Tránsito 26 Libro Entrega y Devolución de Boletas Dirección General Policía Tránsito 2 Libro Control de Accidentes Dirección General Policía Tránsito 1 Total Denuncias y quejas u otras solicitudes Durante el periodo 2014 se recibieron un total de 84 denuncias, de las cuales unas fueron archivadas o desestimadas, otras requirieron estudio de auditoría, también fueron trasladadas y otras en trámite de análisis. En el siguiente cuadro se presenta un resumen de las mismas. Detalle Cantidad Total Denuncias Recibidas 84 Informe preliminar (archivadas, desestimadas) 1 Desarrollo estudio auditoría 7 En trámite 1 Trasladadas 75 9

10 3. Ejecución de Presupuesto Teléfonos: / / Fax : De acuerdo con el presupuesto asignado para el cumplimiento de las funciones de esta Unidad y de conformidad con el Plan Anual de Trabajo, los objetivos y metas establecidas, se tiene en forma global una ejecución presupuestaria que asciende a la suma de ,56, que en términos porcentuales equivale a un 87,43%. En el siguiente cuadro se muestra un detalle de la ejecución por subpartidas del presupuesto de la Unidad. Subpartida Aprobado Ejecutado Disponible Impresión, Encuadernación, Otros ,00 0, ,00 Viáticos dentro del país , , ,00 Transporte en el exterior , , ,00 Viáticos en el exterior , , ,64 Seguros , , ,00 Actividades de capacitación , , ,75 Mantenimiento de Edificios y Locales , , ,73 Mantenimiento y reparación de equipo de comunicación ,00 0, ,00 Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario de oficina ,00 0, ,00 Mantenimiento y reparación de equipo Cómputo y sistemas , , ,14 Mantenimiento y reparación otros equipos , , ,80 Otros Servicios no especificados ,00 0, ,00 Tintas, pinturas y diluyentes , , ,91 Repuestos y accesorios , ,60 612,40 Útiles y materiales de oficina y cómputo , , ,67 Productos de papel, cartón e impresos , , ,43 Útiles y materiales de limpieza ,00 0, ,00 Útiles y Materiales de Cocina y Comedor ,00 0, ,00 Otros útiles, materiales y suministros ,00 0, ,00 Equipo de comunicación , , ,50 Equipo y mobiliario de oficina , ,79 3,21 Equipo y programas de cómputo , , ,40 Maquinaria y Equipo Diverso , , ,46 Totales , , ,04 Porcentajes 100% 87,43% 12,57% En resumen; tenemos que el presupuesto aprobado es de ,60, el ejecutado es de ,56, de lo cual resulta un saldo disponible de ,04, lo que representa en términos porcentuales un 100%, un 87,43% y un 12,57%, respectivamente. 10

11 Es importante comentar que el saldo disponible presentado obedece esencialmente a que no fue posible culminar los procesos de contratación relacionados con la subpartida Equipo y programas de cómputo, o bien porque el proveedor no entrego a tiempo los bienes al Almacén de Materiales al cierre del periodo También para dar cumplimiento de la directriz presidencial N 009-H, en cuanto la racionalización los recursos públicos y minimizar sus gastos operativos, se realizaron las previsiones internas y se afectaron las subpartidas, Transporte en el Exterior, Viáticos en el Exterior Actividades de Capacitación. Del mismo modo en oportunidades se tuvieron que suspender giras, ya que el operador del vehículo y los funcionarios de la Auditoría sobrepasaban el límite mensual de viáticos establecido por la administración, lo que entorpeció la ejecución de la subpartida Viáticos dentro del país. Para una mejor comprensión se anexan los siguientes matrices: Anexo 1: Matriz de Avance Cronológico Anexo 2: Matriz de Avance Físico. Anexo 3: Matriz de Avance Financiero por Metas. Anexo 4: Matriz de Avance Financiero por Partidas. 4. Capacitación Como parte del Plan de Capacitación de la Unidad de Auditoría, se participó en los siguientes congresos, cursos, seminarios y talleres: Nombre Total Horas Charla Guía de Aplicación del Modelo de Evaluación del Desempeño 19 Curso de Investigación y Procedimientos Administrativos 90 Auditoría Financiera 80 La Auditoría y las Tecnologías de Información 40 Curso Evaluador y Validador de Calidad 63 Especialista en Capacitación de Adultos 80 Liderazgo Pionero, Emprendedor y Transformacional 24 Liderazgo y Desarrollo del Trabajo en Equipo 204 Curso de Reciclaje (Semana del Medio Ambiente) 6 Charla Viviendo sin Límites 3 Charla Seguridad Vial y su Impacto en la Salud 1 11

12 Nombre Total Horas Charla Relaciones Afectivas 5 Charla Relación entre las enfermedades bucodentales y el Ambiente Laboral 10 Charla Ergonomía 5 Charla Finanzas Saludables 6 Charla Manejo Defensivo 5 VII Congreso ISACA VI Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de Hacienda Pública 16 II Congreso Nacional de Auditoría Panamá 32 Seminario Aplicación Normativa Contable Internacional NICSP 8 Congreso de Auditoría Interna 48 Metodología para uso de la Herramienta SIVARI 42 IV Congreso Ibero-Americano de Seguridad Vial 25 I Congreso de Comunicación 20 Conversatorio Horas Extras 4 Congreso de Ciencias Económicas 64 Auditoría de la Seguridad 40 Gestión de Riesgos Corporativos, Fudamentos y Aplicación Práctica 16 Planificación de la Auditoría Interna con base en riesgos 40 Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (MERLINK) 60 Certificación de Especialistas en Capacitación de Adultos 80 Total horas 1152 Adicionalmente esta Auditoría creo conveniente abordar algunas actividades de capacitación para lo cual organizó varias actividades en coordinación con la Contraloría General de la República relacionadas con los siguientes temas. Actividad de Capacitación Total Horas Principios y fundamentos de la Auditoría de Gestión. 40 Conferencias en celebración del día del Auditor Interno 8 Principios y fundamentos de la Auditoría de Gestión. 40 Retroalimentación 8 El proceso de la Auditoría Interna en el Sector Público y el Control Interno Institucional. Total horas