El arte de preguntar y la lluvias de ideas

Transcripción

1 El arte de preguntar y la lluvias de ideas Antes de comenzar propiamente con la lluvia de ideas es recomendable empezar a recabar información acerca del problema; para informarnos es recomendable aplicar el arte de preguntar, que consiste en utilizar algunas preguntas para ampliar la visión acerca del problema o la situación. Se considera a Alex Osborn el creador de la lluvia de ideas (conocida en inglés como brainstorming), él aseguraba que a través de determinadas preguntas se puede abordar y explorar cualquier problema (Reyes, 2004). Entre las preguntas más aconsejables a utilizar, se encuentran: Qué es? Es la pregunta más creativa de todas, ya que al responderla nos permite visualizar las diferentes conductas humanas y las formas para expresarlas. Para qué? Esta pregunta nos ayuda a formular de mejor manera los problemas y expandir las posibilidades de solución y de aplicación de los conceptos. Cómo? Esta es otra de las preguntas más importantes, pues nos ayuda a entender de mejor forma la situación o problema que se analiza. Otras preguntas que se pueden realizar son las siguientes: Cuándo?, qué clase de?, con qué?, por qué?, cuáles?, en qué?, para cuál?, acerca de qué?, por medio de qué?, con quién?, de dónde?, hacia dónde?, para qué?, por cuánto tiempo?, a quién?, en qué medida?, todos?, a qué distancia?, es importante?, en qué otro lugar?, es más difícil?, cuántas veces? Veamos un ejemplo de aplicación de la técnica de la pregunta: por María Eugenia Buenrostro Cómo? Ejemplo: Cómo incrementaría la motivación de los trabajadores? 1. Planteamiento del problema: explorar diferentes escenarios para recabar información acerca de: cómo se motiva a los trabajadores de mi empresa? 2. Preguntas a plantear: Cuándo están motivados los trabajadores? Por qué aumenta su motivación? Por cuánto tiempo están motivados? Con quién incrementan la motivación? Todos se motivan? Por medio de qué se motivan? 1

2 Tras responder a estas preguntas, la visión del problema estará más abierta y tendremos mayores perspectivas para abordarlo y será entonces que podremos realizar una lluvia de ideas mucho más acotada a la situación o problema a resolver. Recomendaciones para llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas: Se recomienda un equipo de aproximadamente ocho a diez personas que tengan diferentes características (edad, género, formación académica, área de experiencia, etc.). Se debe desarrollar en un lugar cómodo, con buena iluminación y ventilación, amplio para poder caminar, sillas cómodas, ergonómicamente hablando, etc. Disponer de espacio de tiempo: al menos se recomienda que una sesión de lluvia de ideas se realice en un tiempo de 2 horas. CERO interrupciones. Se recomienda tener apagados teléfonos celulares, no usar computadoras, etc. Actitud positiva y proactiva, que haya muchas propuestas por parte del equipo. Anotar todas y cada una de las ideas. No se evalúa ninguna idea. Es decir: no hay que burlarse, ni cuestionar, ni decir que esa idea es ridícula o una utopía, ya que esto sería un obstáculo o un inhibidor claro en la creatividad. Metodologías para hacer una lluvia de ideas. Pregunta Por qué cinco veces. Si el problema es la motivación de los trabajadores como lo planteamos en el ejemplo, al aplicar esta metodología se haría de la siguiente forma: Por qué los trabajadores no están motivados? Lógicamente se obtendrá una respuesta; una vez que se obtenga la respuesta, entonces, a esa respuesta se le pone el prefijo Por qué? Y así sucesivamente. Aplicar lo que algunos autores consideran que son las seis preguntas universales: Qué?, Dónde?, Cuándo?, Cómo?, Por qué? y Quién? Siguiendo con el mismo ejemplo: Qué es motivación para los trabajadores?, Dónde se sienten motivados?, Cuándo se sienten motivados?, Cómo es que se motivan?, Por qué se sienten motivados?, Quién los motiva? a) Mapa mental Se elabora un mapa mental de la situación o problema a analizar, poniéndolo en el centro, en este caso sería la motivación de los trabajadores. 2

3 De acuerdo con Thompson (1994), en un proceso de lluvia de ideas se recomienda utilizar la técnica de Negación del problema, que consiste en abordar una situación con diferentes perspectivas: Motivación de lostrabajadores Qué es motivación para los trabajadores? Cómo es que se motivan? Cuándo se sienten motivados? Dónde se sienten motivados? Por qué se sienten motivados? Quién los motiva? 1. Define el problema de manera negativa, por ejemplo si lo que deseas es vender más, busca todas las formas en las que puedas vender menos. 2. Define lo que no es, lo que nadie ha hecho. 3. Piensa en diferentes escenarios: qué pasa si lo agrandas, lo achicas, lo subes de precio, lo bajas, lo regalas, lo rentas, etc. 4. Cambia la dirección de tu perspectiva (piensa como el jefe, o piensa como el mensajero, o como el obrero). 5. Analiza todo lo positivo de una situación negativa y todo lo negativo de una situación positiva. b) Solución creativa de problemas (CPS, por sus siglas en inglés: Creative problems solving). Es un método para resolver problemas de manera creativa, el cual ofrece un esquema ordenado para utilizar el pensamiento crítico y creativo, está pensado especialmente para que se analice un problema en grupo. Consiste de seis etapas: 3

4 Etapa Etapa 1. Formular el objetivo Etapa 2. Recoger la información necesaria para abordar el problema Etapa 3. Reformular el problema Etapa 4. Generación de ideas Etapa 5. Seleccionar y reforzar Etapa 6. Establecer un plan para la acción Descripción de la etapa Aquello que se desea lograr o bien, describir el problema que se busca analizar Datos, sensaciones, sentimientos, percepciones, etc. Buscar la manera de describir el problema con otras palabras o desde otra perspectiva. Aquí se puede utilizar, por ejemplo, la técnica de lluvia de ideas. Se eligen entre todo el equipo las mejores ideas. Se detallan las acciones específicas que se seguirán para afrontar el problema o la situación que se está analizando. c) PNI (Positivo, Negativo e Interesante/Interrogante). En la evaluación de ideas una de las técnicas que puedes utilizar es la de PNI (Positivo, Negativo e Interesante/Interrogante). La técnica es muy sencilla; básicamente consiste en hacer el siguiente ejercicio: Paso 1. Se determina la mayor cantidad de aspectos positivos de cada una de las ideas que se generaron en la sesión de trabajo en equipo de brainstroming (lluvia de ideas). Paso 2. Se pide que se haga ese mismo ejercicio definiendo la mayor cantidad de aspectos negativos de cada idea. Los aspectos interesantes e interrogantes se refieren básicamente a lo que queremos saber de un hecho, situación u objeto, es decir, lo que nos causa curiosidad; la intención es que de cada idea planteemos preguntas de lo que nos gustaría saber más o profundizar más acerca de un tema que no dominamos. d) Técnica CTF. Considere todos los Factores y Variables La técnica de considerar todos los Factores consiste en hacer tres planteamientos de cualquier situación que se presente: 1. Cuáles serían las consecuencias a corto plazo? 2. Que pasaría en el largo plazo? 3. Qué utilidad tiene el anticipar lo que puede ocurrir? Siempre existen variables que se deben considerar a la hora de tomar decisiones, por ejemplo: el precio de una mesa, el dinero disponible, la decoración de la casa, el tamaño de la mesa y de la casa, el diseño de la mesa, los materiales de fabricación, los gustos de cada uno. Al considerar diversos factores y variables se obtienen muchos beneficios: Se evitan errores. 4

5 Se evalúa mejor lo que pensamos. Se piensa antes de actuar. Se pueden prever las cosas. Nos ayuda a regular la impulsividad. Nos ayuda a ser más reflexivos en nuestra vida diaria, y a tener una actitudmás crítica. Al final de cuentas nos permitirá desarrollar estrategias más adecuadas. e) CPP. Consecuencias, Prioridades y Puntos de vista. El considerar las prioridades de las cosas nos permite jerarquizar nuestras preferencias y ordenarlas para fijar la atención en lo más importante y evitar confusiones al momento de tomar decisiones. Existe un proceso para considerar las prioridades y es el siguiente: Paso 1. Se analiza la situación o problema. Paso 2.Se obtienen tantas ideas como sea posible (factores, objetivos, consecuencias, etc.). Paso 3. Se seleccionan las ideas más importantes, o más urgentes, o que más nos gustan, o que mayor impacto tendrán o las más adecuadas (de acuerdo a presupuestos, si la implementación no es muy complicada). Paso 4. Se escoge la idea que se considera como la más completa por su grado de impacto, urgencia y factibilidad. Paso 5. Se inicia el proceso de implementación de la idea. Esto es desarrollar la o las estrategias con su respectivas tácticas (acciones concretas) estableciendo alcance, responsable, fecha de inicio y término. Ver un problema o situación desde diferentes puntos de vista, nos ayuda a comprender los problemas ajenos, hace más flexibles a las personas, contrarresta el egoísmo. Nos ayuda a convivir con otras personas. El considerar otros puntos de vista implica ponernos en el lugar del trabajador, del consumidor, del proveedor, del fabricante, 5

6 f) Seis sombreros para pensar. Edward De Bono es un reconocido investigador de temas relacionados con la creatividad e innovación en las empresas; es autor del libro de Seis sombreros para Pensar (2004); este libro, lo que nos muestra es el proceso de pensamiento, separando los elementos tales como emociones, información, lógica, esperanza y creatividad. De esta forma, elimina la confusión - principal dificultad a la hora de pensar-. Cada sombrero representa uno de los elementos del pensamiento: - Blanco: neutro y objetivo, basado en hechos y números. - Rojo: la visión emocional. - Negro: cuidado y precaución. - Amarillo: optimismo, pensamiento positivo. - Verde: crecimiento fértil, creatividad y nuevas ideas. - Azul: calma, organización. Los sombreros son herramientas de visualización que se pueden emplear para identificar cada una de las funciones del cerebro. Veamos más a detalle cómo podemos aplicar la metodología de los seis sombreros para pensar. El sombrero blanco El blanco: la falta de color indica una estructura neutral de la mente. El sombrero de pensar blanco está basado en hechos y números. Está diseñado para ser práctico. Funciona en forma similar a las computadoras - arroja sólo hechos, no opiniones-. Para evitar saturarse -por la enorme cantidad de hechos que se pueden manejar, hay que limitarse a pedir sólo la información que realmente necesita solicite hechos específicos. El sombrero rojo Recuerde que los hechos deben ser tratados en dos niveles: hechos que se creen son ciertos y aquellos que son verificables. Este sombrero es el opuesto al blanco. Rojo es el color del amor, la rabia y los sentimientos. El sombrero rojo reconoce que nuestros sentimientos forman parte integral de nuestro proceso de pensamiento. Nos facilita expresar emociones e intuiciones, pero no requiere que las defendamos. 6

7 El sombrero negro El sombrero negro simboliza cuidado y precaución. Es en líneas generales el más usado. Con este sombrero, uno puede identificar las dificultades potenciales y evitarlas a tiempo. Puede ayudarle a decidir si proceder de acuerdo al plan o proyecto estipulado. Se deben considerar los riesgos, las amenazas, las consecuencias a corto y a largo plazo. El sombrero amarillo El color amarillo simboliza el sol y el resplandor, indicando optimismo. El sombrero amarillo provee el contrapeso al sombrero negro, permitiendo realizar una evaluación positiva de su plan o idea. El sombrero verde Ponte el sombrero verde cuando quieras pensar de manera creativa. El verde es el color de la fertilidad y del crecimiento. Cuando uno habla con este sombrero puesto, surgen las alternativas y soluciones posibles para los problemas o conflictos anticipados por el sombrero negro. El sombrero azul Este sombrero es frío y su color, azul como el cielo, indica autoridad. Proporciona un rol permanente para el líder del grupo. Con este sombrero, la persona se convierte en el facilitador, el responsable de definir el objetivo, establecer el enfoque y asegurarse que las reglas sean cumplidas. Los consejos y estudios de casos pueden ser usados para crear un clima de pensamiento más claro, mejorar la comunicación y mejorar la creatividad en cualquier empresa. 7

8 Referencias Bibliográficas De Bono. Edward (2004). Seis sombreros para pensar. D. F., México: Editorial Granica. De Bono, Edward (2004). Resumen ejecutivo del libro Los Seis sombreros para pensar. Recuperado el 15 de septiembre de 2009, de Reyes, Primitivo (2004, 18 de abril). Técnicas de creatividad. Escuela Superior de Comercio y Administración del Instituto Politécnico Nacional. Recuperado el 8 de octubre de 2009, de Thompson, Charles (1994). La Gran Idea: guía práctica del pensamiento creativo. Barcelona, España: Editorial Granica. 8