INGA. ANDREA CARVAJAL JIMÉNEZ INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS PREPARADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

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1 ESTRATÉGICO DE LAS PROPUESTAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: PREPARADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL INGA. ANDREA CARVAJAL JIMÉNEZ INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS VALIDADO POR : REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL LICDA. MARÍA ISABEL ESPINOZA HERNÁNDEZ ING. JAVIER BERMÚDEZ BARAHONA LIC. JOSÉ FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 19/08/11

2 PÁGINA 2 DE Introducción Este procedimiento dicta los parámetros para realizar la revisión del alineamiento estratégico de las propuestas de procedimientos generadas por las diversas unidades organizativas encargadas de la emisión de procedimientos que conforman la institución. Dicha revisión debe realizarse con el fin de que se logre orientar a los encargados para que los productos finales correspondan a las necesidades de las diferentes funciones del Ministerio de Salud, y al mismo tiempo guarden concordancia con los parámetros establecidos de forma, contenido y alineación estratégica. 2. Objetivo Garantizar el alineamiento estratégico de las propuestas de procedimientos mediante la orientación a las Unidades Organizativas encargadas de la emisión de procedimientos durante la elaboración o modificación de los mismos. 3. Productos Producto Final: Procedimiento alineado estratégicamente y conforme con los requerimientos de forma y contenido. Productos Intermedios: Observaciones realizadas al documento. Informe de oportunidades de mejora. Herramienta de alineamiento estratégico aplicada. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en su nivel central. 5. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el glosario del manual de procedimientos del Ministerio de Salud. Alineamiento estratégico Instrumento Marco estratégico Oportunidad de mejora

3 6. Referencias MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 3 DE 22 Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, MS.NI.GN.09 Cómo elaborar un procedimiento? rma 0 Criterios Directores para el diseño de procesos institucionales, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, Responsables Código 8.1 Actividad Revisar que se encuentre la documentación completa del proceso 8.2 Revisar el diagrama del proceso Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso Incorporar las observaciones al diagrama del proceso Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento 8.6 Revisar el formato del documento 8.7 Revisar los apartados contenidos en el documento 8.8 Realizar la lectura analítica del documento Aplicar la herramienta de alineamiento estratégico para el documento Elaborar el Informe de oportunidades de mejora Realizar la reunión de retroalimentación para el procedimiento Remitir los documentos de alineamiento estratégico Analizar las observaciones realizadas al documento 8.14 Incorporar la observaciones al documento de gestión Unidad Organizativa Responsable Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad Organizativa responsable del proceso que se está revisando Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad de Desarrollo Unidad Organizativa responsable del proceso que se está revisando Unidad Organizativa responsable del proceso que se está revisando

4 PÁGINA 4 DE Procedimiento 8.1. Revisar que se encuentre completa la documentación del proceso La Unidad de Desarrollo debe realizar la revisión del diagrama del proceso presentados por la Unidad Organizativa responsable del proceso, dicha entrega debe realizarse de forma digital (enviados vía correo electrónico) y debe contener: El diagrama en formato de Office Excel En caso de que el documento encontrado no cumpla con el formato de diagrama establecido la Unidad de Desarrollo debe rechazar la revisión y comunicar a la Unidad Organizativa responsable del proceso respondiendo el correo en el cual debe indicar cuál es el formato establecido y debe aclarar que no se debe dar trámite a la solicitud hasta cuando no se reciba la documentación completa Revisar el diagrama del proceso La Unidad de Desarrollo debe revisar el diagrama del proceso de forma digital. Se debe revisar que se apegue a los lineamientos de formato establecidos en el documento MS.NI.GN.09 Cómo elaborar un procedimiento? rma 0. Adicionalmente, debe revisar la secuencia lógica de las actividades y la asignación de responsabilidades. En caso de que el diagrama del proceso requiera ser mejorado, la Unidad de Desarrollo debe ejecutar la actividad 8.3, en caso contrario comunica a la Unidad Organizativa responsable que el diagrama elaborado cumple con los requisitos, por lo cual debe proceder a la elaboración del procedimiento o protocolo y posteriormente a su envío a la Unidad de Desarrollo, pasando a la actividad Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso La Unidad de Desarrollo debe reunirse con la Unidad Organizativa encargada del proceso, a fin de explicar personalmente cuáles fueron las oportunidades de mejora detectadas en el diagrama del proceso, dicha reunión se debe coordinar con anticipación y aclarar las dudas que se presenten. La Unidad de Desarrollo debe propiciar el debate para llegar al consenso de cuáles serán la modificaciones realizadas al diagrama. En cada reunión que se realice, la Unidad de Desarrollo debe llenar la bitácora de reuniones que se muestra en el Anexo 3: Bitácora de reunión de retroalimentación y entregar el archivo del diagrama revisado 8.4. Incorporar las observaciones al diagrama del proceso La Unidad Organizativa responsable debe incorporar las observaciones realizadas en la reunión de retroalimentación al diagrama del proceso, y debe enviar los documentos del procedimiento de vuelta a la actividad 8.1 Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento; hasta cuando se consideren satisfactorios los cambios realizados tanto por la Unidad de

5 PÁGINA 5 DE 22 Desarrollo como por como por la Unidad Organizativa encargada del proceso, se debe proceder con la actividad 8.5 Revisar el formato del documento Revisar que se encuentre completa la documentación del procedimiento La Unidad de Desarrollo debe realizar la revisión de los documentos presentados por la Unidad Organizativa responsable del proceso, dicha entrega debe realizarse de forma digital (enviados vía correo electrónico o disco compacto) y debe contener: El procedimiento en formato de Office Word El diagrama en formato de Office Excel Los anexos en formato digital En caso de que alguno de los documentos se encuentre ausente o incompleto, la Unidad de Desarrollo debe rechazar la revisión y comunicar a la Unidad Organizativa responsable del proceso respondiendo el correo en el cual debe indicar cuáles son los documentos faltantes y debe aclarar que no se debe dar trámite a la solicitud hasta cuando no se reciba la documentación completa Revisar el formato del documento La Unidad de Desarrollo debe realizar la revisión del documento de forma digital. Se debe revisar el formato del documento sometido a evaluación en su totalidad, dicho formato debe apegarse a las pautas establecidas en el documento MS.NI.GN.09 Cómo elaborar un procedimiento? rma 0. En caso de que se encuentren faltas en el formato, se debe indicar mediante la inclusión de comentarios en todos aquellos puntos que se necesiten con el fin de mostrar las oportunidades de mejora Revisar los apartados contenidos en el documento Con base en lo especificado en el documento MS.NI.GN.09 Cómo elaborar un procedimiento? rma 0, la Unidad de Desarrollo debe revisar que el documento contenga la totalidad de los apartados requeridos en un procedimiento. En caso de que se encuentren inconsistencias, se debe indicar en cada falta mediante la inclusión de comentarios donde sean requeridos Realizar la lectura analítica del documento La Unidad de Desarrollo debe realizar una lectura cuidadosa y detallada del documento en su totalidad, con el fin de detectar los puntos donde se encuentre cualquier pérdida de secuencia en las actividades, debe revisar además que en la redacción se visualicen las unidades organizativas por nivel de gestión que participan; que las responsabilidades de cada nivel de gestión dentro de una actividad sean claramente identificables y que se visualicen los límites con el fin de evitar confusiones. Adicionalmente se deben visualizar las decisiones que hay que realizar según el caso (ejemplos: si hay que realizar revisiones de información, verificación de documentos, validaciones entre otros) y detallar las acciones a seguir luego de la tomar la decisión.

6 PÁGINA 6 DE 22 En caso de que en el procedimiento, en el apartado denominado Referencias se haga mención a algún(os) documento(s) aparte; la Unidad de Desarrollo debe revisar estas fuentes con el fin de confirmar que dicha referencia sea válida y aplicable según cada caso que se esté analizando. Simultáneamente, se debe detectar cualquier falta de ortografía y/o incongruencia en la redacción del texto. En todos los casos de oportunidades de mejora detectadas se debe indicar mediante la inclusión de comentarios donde sean requeridos Aplicar la herramienta de alineamiento estratégico para el documento La Unidad de Desarrollo debe aplicar la herramienta de alineamiento estratégico que constituye una evaluación basada en los criterios directores para el diseño de procesos apegado a los lineamientos establecidos en el Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud; dicha herramienta se muestra en el Anexo 1: Herramienta de alineamiento estratégico, escogiendo para cada ítem la respuesta que esté acorde a lo analizado en el procedimiento que se está sometiendo a revisión. En caso de que el documento se encuentre alineado estratégicamente, se debe notificar a la Unidad Organizativa responsable del proceso en revisión mediante correo electrónico, y finalizar el proceso, para que el documento alineado continúe el procedimiento MS.NI.NG.12 Emisión y control de los manuales de procedimientos. En el caso contrario, la Unidad de Desarrollo debe continuar con la ejecución de la actividad 8.9 Elaborar el informe de oportunidades de mejora Elaborar el informe de oportunidades de mejora La Unidad de Desarrollo debe elaborar el informe de oportunidades de mejora, en el cual se debe plasmar las oportunidades de mejora encontradas, tanto generales como específicas, así como las observaciones adicionales encontradas. Se debe procurar que la redacción de este informe sea sencilla y concisa para facilitar la interpretación por parte del lector. Para elaborar dicho informe se debe utilizar la plantilla que se muestra en el Anexo 2: Plantilla de informe de oportunidades de mejora Realizar la reunión de retroalimentación La Unidad de Desarrollo debe reunirse con la Unidad Organizativa encargada del proceso, a fin de explicar personalmente cuáles fueron las oportunidades de mejora detectadas en el proceso, y aclarar las dudas que se presenten. En caso de que a raíz del debate realizado surjan modificaciones a las oportunidades de mejora, la Unidad de Desarrollo debe añadir dichas modificaciones donde corresponda. En cada reunión que se realice, la Unidad de Desarrollo debe llenar la bitácora de reuniones que se muestra en el Anexo 3: Bitácora de reunión de retroalimentación Remitir los documentos de alineamiento estratégico La Unidad de Desarrollo debe remitir la versión digital del documento revisado, así como el informe de oportunidades de mejora y la herramienta de alineamiento estratégico por medio de correo electrónico a la Unidad Organizativa responsable del proceso

7 PÁGINA 7 DE Analizar las observaciones realizadas al documento La Unidad Organizativa responsable del proceso bajo análisis, debe analizar las observaciones realizadas por la Unidad de Desarrollo al documento, en caso de que a la hora de realizar las correcciones se presenten dudas adicionales, debe solicitar la colaboración a la Unidad de Desarrollo para solventar las dudas Incorporar las observaciones al documento La Unidad Organizativa responsable debe incorporar las observaciones realizadas, a fin de que el documento quede conforme con los requerimientos de formato y contenido, así como alineado estratégicamente. Una vez incorporadas las modificaciones propuestas, la propuesta de procedimiento se debe enviar a la actividad 8.1, ya que la Unidad de Desarrollo se debe cerciorar que las modificaciones efectuadas logren alinear estratégicamente la propuesta de procedimiento.

8 PÁGINA 8 DE Indicadores de gestión e impacto Indicadores de gestión Tiempo promedio de duración de revisión del alineamiento de una propuesta de procedimiento: Promedio de los tiempos utilizados en la revisión de cada una propuestas en un trimestre. Indicadores de impacto Porcentaje de propuestas de procedimientos alineadas desde la primera revisión: Porción de propuestas que se encuentran alineadas según los resultados de la primera revisión en relación con el total de propuestas revisadas en un trimestre.

9 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 9 DE Diagrama de Flujo Código: Diagrama de Flujo Proceso de nivel 3: ESTRATÉGICO DE LAS PROPUESTAS DE PROCEDIMIENTOS Unidad organizativa: Unidad de Desarrollo Inga. Andrea Carvajal Versión 1 27/10/2010 Hoja 1 de 1 Actividades Código Descripción UDO Unidad Organizativa Unidad Organizativa Detalle Flujo de Información INICIO 8.1 Revisar que se encuentre la documentación completa del proceso Se encuentra información faltante? Si Incluye el procedimiento, el diagrama del proceso y los anexos (tanto incluidos en el proceso como la versión digital) 8.2 Revisar el diagrama del proceso El diagrama del proceso debe ser mejorado? Si 8.3 Realizar reunión de retroalimentación para la elaboración del diagrama del proceso Incorporar las observaciones al diagrama del proceso Revisar que se encuentre la documentación completa del procedimiento Si Se encuentra información faltante? 8.6 Revisar el formato del documento 8.7 Revisar los apartados contenidos en el documento 8.8 Realizar la lectura analítica del documento 8.9 Aplicar la herramienta de alineamiento estratégico para el documento Utilizando la herramienta mostrada en el Anexo 1: Herramienta de alineamiento estratégico Los documentos se encuentra alineados? Si 8.10 Elaborar el Informe de oportunidades de mejora Utilizando el formato mostrado en el Anexo 2: Plantilla de informe de oportunidades de mejora 8.11 Realizar la reunión de retroalimentación para el procedimiento 8.12 Remitir los documentos de alineamiento estratégico Vía correo electrónico 8.13 Analizar las observaciones realizadas al documento Existen dudas o consultas acerca de la revisión realizada Si Realizar la evacuación de las dudas 8.14 Incorporar la observaciones al documento

10 PÁGINA 10 DE Anexos Anexo 1: Herramienta de alineamiento estratégico Instrumento de alineamiento de documentación prioritaria del Ministerio de Salud Objetivo Guiar la revisión de los manuales de procedimiento y organización con el fin de garantizar que los criterios directores de diseño definidos por las autoridades de la institución se cumplan y se encuentren alineados con el Marco Estratégico del Ministerio de Salud. Responsables de la Aplicación La aplicación de este instrumentos es responsabilidad de la Unidad de Desarrollo Instrucciones: 1.El instrumento se utiliza para la evaluación de cada uno de los manuales, es decir, se debe completar una herramienta de alineamiento para cada procedimiento de nivel 0, 1 y 2. En el manual de organización se debe completar una herramienta de alineamiento para cada una de las unidades organizativas. 2.El responsable de la aplicación debe contar con conocimiento sobre los criterios directores de diseño de procesos, el Modelo Conceptual y Estratégico de la Recoría de la Producción Social de la Salud, así como el Marco y Plan Estratégico del Ministerio de Salud. Además, en caso de tener dudas debe evacuarlas antes de la aplicación y estar seguro de que entiende como se operativizan en los manuales los criterios y aspectos mencionados. 3. Se debe inciar con el manual de nivel 0 y continuar con los de nivel 1 y 2, hasta completar un proceso completo (incluyendo los tres niveles de gestión). 4. Primero el responsable debe leer de forma completa el manual a analizar con el fin de entenderlo de manera global, y de ser necesario, aclarar las inquietudes de fondo con alguno de los participantes en el diseño del mismo. 5. Posteriormente, lo vuelve a leer, pero esta vez va completando el instrumento, y de ser necesario, anontando las observaciones en las partes del manual que requieren ajustes posteriores. Además debe identificar los aspectos de formato que requieren corrección. 6. Se dispone de tres opciones de respuesta: Cumple, cumple, aplica. Se debe marcar con una equis (X) o con un check (J ). Cumple: significa que el crietrio, aspecto estratégico o de formato se encuentra operativizado explícitamente en el manual. cumple: significa que no se evidencia la incoporporación del criterio o aspecto en el manual analizado. aplica: se utiliza cuando los criterios directores o aspectos estratégicos van dirigidos a un proceso específico que no tiene relación con el que se está analizando. 7 D é d li d l i t t l t l bl d h l i ti lid l l t t

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12 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 12 DE 22 Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de Salud Información General mbre del manual a evaluar (incluir Código): : Responsable de la aplicación del instrumento: Fecha: Lista de Verificación # Aspectos de Revisión Forma de operativizarlos en los manuales de Cumplimiento Observaciones Lineamientos Directores Cumple Cumple aplica 1 El ejercicio del liderazgo como ente rector: Convencer antes de ordenar Hay llamadas a actores sociales y a responsables institucionales, quedando explícito en el manual como un paso obligatorio. Se establecen, en el proceso de concertación de actores sociales, actividades de conciliación de intereses y coordinación de acciones. Incluye procesos de GI En la primera actividad del proceso se visualiza el uso de planes y ajustes del proceso de Planificación Intrainstitucional como insumo para realizar el diagnóstico de necesidades 2 3 Orientación al impacto: Resultados en función de nuestra misión Rendición de cuentas: Generar capacidad para asegurar que los funcionarios públicos respondan por sus acciones mediante información, justificación y eventuales consecuencias de errores Se da la formulación de políticas y lineamientos de gestión institucional Se evidencia la integración del SEVRI a los procesos de planificación intrainstitucional Hay controles explícitos de calidad y alineamiento en la elaboración e integración de planes estratégicos y operativos. Se presentan explícitamente las relaciones de articulación con otros procesos de rectoría, por medio del proceso de Atención al Cliente Interno y Externo Se presentan relaciones de vinculación entre los procesos de gestión intrainstitucional a ejecutar en cada unidad i ti Los manuales cuentan con indicadores de impacto y gestión Se visualiza de manera explícita la ejecución de acciones correctivas inmediatas durante la ejecución de las actividades Aplica para los procesos de conducción y orientaciòn estratégica institucional, dirección intrainstitucional Solo para el proceso de PI Se evidencian en el diagrama con un tríangulo. En el texto debe quedar explícito que la actividad es para garantizar el alineamiento y ajuste del proceso con los resultados esperados en función del marco y plan estratégico. Solo aplica para procesos de Rectoría Eso lo incluiria en lo de Mejora continua 4 Los manuales incorporan la gestión de auditoría especifica y el mejoramiento continuo como actividades obligatorias. Mejora continua: Cumplimiento de metas y rendimiento del uso de En la actividad de Autoevaluación de proceso se visualiza el los recursos. seguimiento y evaluación de resultados (cumplimiento y rendimiento) Incluye el seguimiento y control de los indicadores 5 Desconcentración operativa Se evidencia la desconcentración de actividades de acuerdo con el rol asignados a cada nivel de gestión (central, regional, local) en que se ejecutan las actividades. Se especifica la unidad organizativa responsable de ejecutar cada actividad

13 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 13 DE 22 Aspectos de Revisión # Forma de operativizarlos en los manuales Lineamientos Directores 6 Promoción de la Salud y Participación Social Inteligente para la no Exclusión Al menos en el objetivo del proceso, se debe especificar que se hace con enfoque de promoción de la salud, de derechos y posicionamiento de la cultura de la no exclusión Se incluyen actividades de participación de actores sociales clave con enlace al proceso de concertación de actores sociales. de Cumplimiento Cumple Cumple aplica Observaciones para los procesos de Rectoría de la Se visualiza el abordaje de los factores salutogénicos y patogénicos que determinan la salud de la población 7 Posicionamiento de la imagen institucional Se visualizan acciones para garantizar que el accionar de todos los funcionarios sea coherente con el posicionamiento de imagen deseado y la estrategia institucional. Los procesos de Mercadotecnia de la Salud y de Mercadotecnia institucional estén articulados entre sí, de manera que ambos se complementen. Se presenta articulación entre los procesos de Mercadotecnia institucional, planificación institucional y desarrollo organizacional, para garantizar el alineamiento de las comunicaciones. Aplica para los procesos de Mercadotecnia Intrainstitucional, Desarrollo y Gestión de Recursos Humanos Aplica entre los procesos de Mercadotecnia de Institucional y Mercadotecnia de la Salud Aplica entre los procesos de Mercadotecnia de Institucional, Planificación Institucional y Desarrollo. Los procesos de Mercadotecnia institucional y el de Desarrollo deben estar explicitamente articulados con el de Gestión de Recursos Humanos para garantizar la implementación de la cultura organizacional 8 Realizar las acciones con enfoque hacia el cliente interno y externo Los manuales Incorporan actividades de identificación de necesidades y expectativas de los clientes externos o internos. La responsabilidad de atención al cliente de diseñar, aplicar y retroalimentar respecto a la aplicación de instrumentos de identificación de necesidades y de medición de la satisfacción con la participación activa desde el punto de vista técnico de las personas o equipos responsables del Los manuales establecen enlaces obligatorios con el proceso de atención al cliente interno y externo. El proceso de Atención al cliente incorpora identificación de necesidades y expectativas, y evaluación y mejoramiento del servicio brindado (Ventanilla única y contraloría de servicio) 9 Puntos de control Se planifican actividades de evaluación sistemática de la calidad de productos, procesos y sistemas para la gestión intrainstitucional Aplica para los procesos de control interno, auditoria interna, Desarrollo Oganizacional, Planificación Intrainstitucional, atención al cliente interna y externa, supervision Simplificación de trámites y flujos de proceso Asignación de autoridad y responsabilidad El proceso de atención al cliente interno y externo no conlleva trámites excesivos (Cada paso del proceso agrega valor al mismo). En el manual hay claridad en la asignación de la autoridad y responsabilidad de acuerdo con las competencias. Queda claro la unidad organizativa responsable de la actividad y los aportes que otras unidades organizativas deben brindar para garantizar la calidad del proceso y sus productos.

14 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 14 DE 22 Aspectos de Revisión de Cumplimiento # Aspectos relacionados con el Forma de operativizarlos en los manuales Observaciones Modelo, Marco y Plan Cumple Cumple aplica Estratégico del MS Bases conceptuales del Modelo 3.1. Producción social de la salud 3.2. Promoción de la salud 3.3. Enfoque de Derechos Sector Salud 3.5. Sistema Nacional de Salud 3.6. Sistema de Producción Social de la Salud Al menos en la introducción y objetivo de cada proceso o unidad organizativa de rectoría se hace referencia a uno o más de estos conceptos Cuando alguno de estos conceptos se utiliza en el manual la definición y contexto corresponden a lo que establece el Modelo. Cuando el concepto se utliza se hace referencia explícita al Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud. Componentes del Modelo Conceptual y Estratégico 4.1. Misión del Sistema Nacional de Salud 4.2. Funciones generales del Sistema Se hace referencia a las funciones sustantivas y su Nacional de Salud desarrollo en el manual de procedimientos corresponde con 4.3. Funciones sustantivas para el su definición según el Modelo. ejercicio de la rectoría 4.4. Cadena de valor de las funciones sustantivas para el ejercicio de la rectoría Estrategias para la Operativización de la Rectoría de la Producción Social de la Salud 5.1. Desconcentración y descentralización 5.2. Participación social inteligente para la no exclusión 5.3. Ámbitos en que el Ministerio de Salud ejerce la rectoría Se visualiza claramente el rol del nivel central (político estratégico, tecnico normativo), regional (enlace) y local (operativo) Lo que se establece en los manuales de procesos de rectoría de la salud, no contradice la estrategia maestra del Ministerio de Salud. Aplica para procesos de Rectoría de la Salud Aplica para procesos de Rectoría de la Salud Aplica para procesos de Rectoría de la Salud 15 Marco Estratégico Misión Visión Estrategia maestra Valores institucionales Objetivos estratégicos Con el contenido y desarrollo de los procedimientos se logra el cumplimiento de todos o al menos la mayoria de los objetivos del manual. Existen procedimientos que aseguren la revisión, evaluación y ajustes perídicos del Marco Estratégico del Ministerio de Salud Lo que se establece en los manuales no contradice a alguno de estos aspectos. Aplica para el proceso de Planificación Intraintitucional 16 Objetivos específicos relacionados con el proceso Los objetivos especificos del Plan Estratégicos se encuentran vinculados con los procesos

15 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 15 DE 22 Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de Salud mbre del manual a evaluar (incluir Código): Responsable de la aplicación del instrumento: Información General : Fecha: Basada rma Cero Aspectos a Conciderar de Cumplimiento Cumple Cumple aplica Observaciones Logo Color Azul: centrado. Portada mbre del Procedimiento Código Verdana 20, negrita, alineado a la derecha Verdana 18, negrita, alineado a la derecha de Gestión Verdana 12, negrita, alineado a la derecha Tabla de información general Área de gestión Preparado por: validado por : Revisado por: Verdana 12, alineado a la derecha Revisar que se presente la siguiente información: Incluir aquí el nombre completo de los Equipo de Mejora Continua integrantes de los equipos Equipos de Mejora Continua Entidad oganizacional a la que mbre del Funcionario Puesto del Funcionario Incluir aquí el nombre completo de los Este espacio es para firma del funcionario Aprob ado por: Versión Nº: mbre del Funcionario Puesto del Funcionario Fecha de Emisión: Este espacio es para firma del funcionario Existe el apartado Introducción Se visualiza que la redacción de la introducción está en función del producto Objetivo Productos Alcance Existe el apartado Existe el apartado, Redactado en función de los productos Se identificaron los productos intermendios (si aplica) o el producto final según la necesidad del proceso Establece el o los niveles de gestión que aborda el proceso, además el cuadro correspondiente a este apartado se lleno satisfactoriamente.

16 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 16 DE 22 Aspectos a Conciderar En el apartado: Se establece claramente la o las unidades organizacionales involucradas en la ejecución del procedimiento de Cumplimiento Cumple Cumple aplica Observaciones El cuadro correspondiente a este apartado se lleno satisfactoriamente. Responsabilidad En cuanto a la definición de los responsables: existe concordancia entre lo que se inidica en cuadro con respecto a cada actividad. En la descripción de las actividades: se evidencia las acciones que debe ejecutar cada una unidades organizativas en los tres niveles de gestión Cumple con la siguiente simbología: Acción Decisión Diagrama Conector Inicio Fin El diagrama se encuentra inserto en el documento del proceso El emcabezado cuenta con el logo del MS, color azul Formato (hacer link) En el diagrama utilizado se identifica la unidad organizativa o nivel de gestión que realiza la actividad. Cada una de las actividades del diagrama corresponde a en nombre y contenido a las establecidas en el manual. Código Responde a la naturaleza del proceso Indicadores Cuenta con indicadores de gestión Cuenta con indicadores de Impacto Descripción de actividades Se ha utilizado redacción en tercera persona los verbos se utilizan en presente Las actividades redactadas en sustantivo derivado del verbo se desarrollan en un procedimiento de otro nivel, en caso contrario el verbo debe estar en infinitivo

17 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 17 DE 22 de Cumplimiento Aspectos a Conciderar Cumple Cumple aplica Observaciones introducción, objetivo, alcance, definiciones, referencias, responsables, procedimiento, indicadores y flujo de proceso, se deben presentar como títulos numerados en letra Arial, número 14, en negrita, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos. Las actividades o etapas del procedimiento deben presentarse con título numerado, en letra Arial, cursiva, número 12, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos. Formato Si en el contenido del procedimiento es necesario subdividir las actividades, éstas deben presentarse como título numerado, en letra Arial, cursiva, número 11, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos. El título de los anexos debe estar centrado en letra Arial, número 18 y negrita. Cuando se utilice una palabra en inglés, ésta debe indicarse entre comillas, por ejemplo software o hardware. Texto Encabezado Pie de página El texto se presenta justificado, en letra Arial, número 11, con interlineado sencillo y espaciado anterior de 6 puntos y posterior de 0 puntos. se debe dejar espacios adicionales entre cada párrafo. Se presenta el de Gestión correcto Se presenta el nombre "Manual de Procedimientos y Protocolos" El Código es el correcto Se encuentra en recuadro de doble linea la frase "DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD"

18 PÁGINA 18 DE 22 Instrumento para la revisión, evaluación y ajuste de documentación prioritaria del Ministerio de Salud Información General mbre del manual a evaluar (incluir Código): : Responsable de la aplicación del instrumento: Fecha: Aspectos a Conciderar Otros Aspectos de Cumplimiento Cumple Cumple aplica Observaciones Los archivos asociados a un procedimiento de cualquier nivel se encuentra dentro de una carpeta El nombre de la Carpeta esta identificada de las siguiente forma: Código del proceso y nombre del proceso Carpeta electrónica Los archivos electrónicos estan identificado de la siguiente forma: Código del proceso y nombre del proceso Los archivos electrónicos relacionados con los anexos del procedimientos se encuentran identificados de la siguiente forma: Anexo X mbre del anexo. Formato de Anexos El encabezado de los anexos cuentan con el logo del Ministerio de Salud Todos los anexos que se mencionan en la prosa del proceso estan insertados al final del documento Los formularios se encuentran códificados Formularios El encabezado cumple con los lineamientos establecidos por el proceso de Gestión Documental

19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 19 DE 22 Anexo 2: Plantilla de informe de oportunidades de mejora Ministerio de Salud República de Costa Rica INFORME DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Asunto: Revisión realizada por: Para contactar Código y nombre del proceso: Unidad organizacional responsable: Fecha: Cuadro Resumen Revisión y análisis del proceso.. mbre del funcionario Correo electrónico 1. FUENTES DE INFORMACIÓN Herramienta de la norma cero Proceso MS.NI.GN.09 Cómo elaborar un procedimiento? Instrumento de alineación de documentación prioritaria del Ministerio de Salud 2. OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS 2.1 GENERALES 2.2 ESPECÍFICAS Portada Introducción

20 PÁGINA 20 DE Objetivo Productos Alcance Definiciones Referencias Responsables Procedimiento Indicadores Diagrama Anexos 3. OBSERVACIONES ADICIONALES

21 PÁGINA 21 DE 22 Anexo 3: Bitácora de reunión de retroalimentación Reunión # X Unidad de Desarrollo -DDEI Fecha: XX/XX/XX Asunto o Proyecto: Objetivo: Lugar Hora de Inicio Hora de Finalización I. Agenda Actividad Tiempo Responsable Equipo de trabajo II. Asistencia Equipo de trabajo Equipo de trabajo Equipo de trabajo Equipo de trabajo mbre Cargo Asistencia Presente Presente Presente Presente Presente III. Asuntos discutidos y acuerdos Observaciones Elaborado por: XXX

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